República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular Para la Educación Universitaria

Colegio Universitario de Caracas
Programa Nacional de Formación en Administración
Cátedra: Proyecto Socio Integrador III (PRO-27039)

PROPUESTA DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO

PARA LA MEJORA DE LA GESTIÓN
DE LA COORDINACIÓN DE COMPRAS.
CASO: VENEZUELA PRODUCTIVA - LAS MERCEDES

Tutora: Lcda. Xiomara Caraballo

Autores:

Cuenca Gleidimar V- 24.758.825

Galarraga Yurmary V-20.363.231
García Lisbeth V- 13.422.434
González Erickmar V- 22.036.597
Ramírez José V-17.492.491

Sección: 1330641
Grupo N° 05
Caracas, 2018
 ÍNDICE

DEDICATORIA ...................................................................................................... iv
AGRADECIMIENTOS ............................................................................................. v

INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 1

MOMENTO I............................................................................................................ 3
DIAGNÓSTICO SITUACIONAL .............................................................................. 3

MOMENTO II........................................................................................................... 9
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .................................................................... 9
II.1- Objetivos de la Investigación ...................................................................... 11
II.1.1- Objetivo General ................................................................................... 11
II.1.2- Objetivos Específicos ........................................................................... 11
II.2- Justificación ................................................................................................ 12
II.3- Alcance y Delimitación ................................................................................ 14
II.3.1- Alcance ................................................................................................. 14
II.3.2- Delimitación .......................................................................................... 14

MOMENTO III........................................................................................................ 14
MARCO TEÓRICO ............................................................................................... 16
III.1- Antecedentes de la Investigación .............................................................. 16
III.2- Bases Teóricas .......................................................................................... 18
III.3- Bases Legales ........................................................................................... 30

MOMENTO IV ....................................................................................................... 37
MARCO METODOLÓGICO .................................................................................. 37
IV.1- Tipo de Investigación ................................................................................. 37
IV.2- Diseño de la Investigación ......................................................................... 38
IV.3- Nivel de Investigación ................................................................................ 39
IV.4- Población ................................................................................................... 40
 IV.5- Muestra ..................................................................................................... 40
IV.6- Técnicas e Instrumento de Recolección de Datos ..................................... 40
IV.7- Análisis o Procesamiento de Datos ........................................................... 41
IV.8- Validación del Instrumento ........................................................................ 42

MOMENTO V ........................................................................................................ 44
LA PROPUESTA .................................................................................................. 44

ANEXOS ............................................................................................................... 45
Anexo 1: Estructura Organizativa de la Empresa de Distribución de Productos e
Insumos “Venezuela Productiva, C.A.” .............................................................. 45
Anexo 2: Formato del Cuestionario (Borrador) ................................................. 46
Anexo 3: Formato de la Propuesta del Sistema Administrativo (Borrador) ....... 47
 DEDICATORIA

En estos tiempos donde las expectativas que tenemos de las cosas son cada
vez mayores debido a los cambios que se están viendo en el país, en todos los
niveles, muchas veces nos hizo pensar en no continuar con nuestros estudios por
creer y pensar que es la solución más fácil a todos los problemas que se
presentaron; por eso, hoy le dedicamos este logro muy especialmente:

A Dios, por permitirnos vivir este momento, por llenarnos de salud cada día,
por ser nuestra guía espiritual en nuestras vidas y en nuestra carrera, por
encaminarnos hacia el camino del éxito dándonos fuerza y sabiduría para lograr
alcanzar nuestras metas y no dejarnos desfallecer.

A nuestros padres, que en todo momento nos han apoyado y han vivido con
nosotros el estudio de nuestra carrera, por guiarnos por el camino del bien, por los
momentos incondicionales vividos; gracias a ellos, por los consejos recibidos día a
día, por sobre todas las cosas, por darnos la vida. Los amamos.

Al Colegio Universitario de Caracas, por darnos la oportunidad de estudiar en

esta casa de estudios y por haber contribuido con nuestra formación académica.

A todos los profesores que formaron y aún forman parte de nuestra profesión
y que nos impartieron sus consejos y conocimientos para nuestra formación
profesional.

Y a todas aquellas personas que de alguna u otra manera estuvieron cerca

apoyándonos.

Los Autores.

iv
 AGRADECIMIENTOS

Queremos expresar un profundo agradecimiento a quienes con su ayuda y

apoyo nos alentaron a continuar con el logro de esta gran realidad.

Agradecemos a nuestros padres, a nuestros hermanos, a todos nuestros

familiares, que nos acompañaron en todo momento en el desarrollo de nuestras
actividades y en este camino hacia el logro de la culminación de nuestra profesión.

Agradecemos a nuestra tutora, la profesora Xiomara Caraballo, quien nos ha

apoyado en todo momento, por su dedicación, su paciencia, sus consejos y
constancia.

A la Empresa Venezuela Productiva; por brindarnos su colaboración y ayuda

en la realización de nuestro proyecto y a quienes agradecemos por abrirnos las
puertas de su empresa, y plantearnos su problemática.

A todos nuestros compañeros, que de una u otra forma han compartido con
nosotros momentos inolvidables, por su colaboración y por participar con nosotros
en el logro de nuestras metas y objetivos.

A nuestros amigos más cercanos, quienes siempre nos han estado

brindando su apoyo incondicional, que han compartido con nosotros nuestras
vivencias en la carrera, y que con sus risas y alegrías nos han enseñado que la
vida tiene momentos hermosos y este es uno de ellos.

A todos aquellas personas que forman parte y aún comparten con nosotros
nuestra formación, muchísimas gracias a todos.

Los Autores.

v
 INTRODUCCIÓN

A lo largo de nuestra formación como administradores y en nuestra corta

experiencia laboral, hemos tomado conciencia de la importancia de cada proceso
administrativo para el éxito de una organización, de cómo una correcta planeación,
garantiza mejores resultados, y de cómo el control además de culminar todo el
ciclo administrativo, funciona como reto alimentador de todo el proceso.

A medida que la sociedad progresa, la necesidad de realizar procedimientos

de forma sistemática y ordenada se ha convertido en algo absolutamente
indispensable. En las organizaciones de hoy, el desarrollo eficaz de las funciones
empleadas en cualquier departamento, radica en el cómo se efectúan todos
aquellos procesos que se emplean para lograr los objetivos que se quieran.

La siguiente investigación fue realizada en la Empresa de Distribución de

Productos e Insumos “Venezuela Productiva, C.A.”, una organización cuyo
objetivo es lograr un servicio de excelencia al cliente, donde se tenga canales de
distribución de productos de alta calidad y finalmente ser la opción de rentabilidad
para obtener productos de calidad a precios accesibles.

A través de este proyecto se pudo descubrir que esta empresa, no cuenta

con un sistema administrativo que permita agilizar los procesos en la Coordinación
de Compras, es decir, no posee ninguna herramienta que permita ubicar de forma
digital las órdenes de pago y órdenes de compras que se encuentran archivadas
de manera física. Por ello, esta investigación tiene como propósito diseñar una
propuesta para la creación de un sistema que permita mejorar los procesos
administrativos en dicha Coordinación.

Se debe tomar en cuenta que el buen manejo de las compras constituye un

factor importante para el éxito o fracaso de una empresa, cualquiera sea su
especialidad, tamaño o complejidad, puesto que a través de los proveedores se
adquiere una gran cantidad de compromisos por recibir los materiales para la
venta o para el proceso de un producto terminado.

1
 Tomando en consideración lo antes expuesto, no solo se requiere de
información precisa, sino también de controles que permitan establecer las
actividades propias que las organizaciones deben realizar coordinándolas de
manera lógica y así cumplir de forma efectiva los objetivos que persiguen y poder
reafirmarse en el mercado.

Se espera que este proyecto, además de contribuir en nuestra formación, se

convierta en una herramienta de mejoramiento empresarial para la Empresa de
Distribución de Productos e Insumos “Venezuela Productiva, C.A.”.

Cabe destacar que la presente investigación se encuentra estructurada de la

siguiente manera:

- Momento I: se dará a conocer el diagnóstico situacional de la empresa, a

través de su reseña histórica, misión, visión, valores, ubicación y, las
actividades realizadas y estructura organizacional de la Coordinación
pertinente.

- Momento II: se detalla la información relacionada con el planteamiento del

problema; también se enuncia el objetivo general como específicos, los
cuales orientan los aspectos a manejarse en el proyecto, luego se
encuentra la justificación conjunto con el alcance y delimitación del
trabajo.

- Momento III: se explica el marco metodológico, donde se observa cuál fue

el tipo, diseño y nivel de la investigación, población y muestra, técnicas e
instrumentos de recolección de datos, análisis o procesamiento de datos,
y validación del instrumento.

- Momento IV: se describe el marco teórico, en el cual se encuentra la

información referente a los antecedentes, que se refieren a aquellos
trabajos de investigación o cualquier otro tipo de fuente documental que
anteceden a este; y luego se exponen las bases teóricas, lo cual sirve de
referencia.

2
 MOMENTO I

DIAGNÓSTICO SITUACIONAL

Los Ministerios de Venezuela son órganos directos del Presidente de la

República Bolivariana de Venezuela y del Ejecutivo Nacional, que se crean con la
misión de formulación, adopción, seguimiento y evaluación de las políticas,
estrategias, planes generales, programas y proyectos en las materias de su
competencia y sobre las cuales ejercen su rectoría, de conformidad con
la Constitución y las leyes de la República.

Los órganos superiores de dirección del nivel central de la Administración

Pública Nacional son: el Presidente de la República Bolivariana de Venezuela,
el Vicepresidente Ejecutivo de la República Bolivariana de Venezuela, el Consejo
de Ministros, los vicepresidentes sectoriales, los ministros, los viceministros, los
jefes de Gobierno y las autoridades regionales.

El Ministerio del Poder Popular para las Industrias Básicas y Minería

(MIBAM) fue creado el 18 de enero de 2005, según decreto Presidencial 3.430. “El
MIBAM nace para poner todo el potencial que nuestro país posee, el hierro, el
aluminio, la madera, el oro y otros minerales metálicos y no metálicos al servicio
de un sector transformador nacional. Es decir, este Ministerio nace para impulsar
el desarrollo endógeno”

El Ministerio del Poder Popular de Industrias de Venezuela nace vía decreto

nacional el 26 de noviembre de 2011 que reemplaza al Ministerio del Poder
Popular para las Industrias Básicas y Minería. Entre sus funciones principales del
ministerio está en formular, regular, ejecutar, hacer seguimiento y evaluación de
las políticas, planes y proyectos, para promover la creación de pequeñas y
medianas industrias dentro de Venezuela.

En fecha 13 de febrero de 2013 es publicado en Gaceta Oficial de la

República Bolivariana de Venezuela Nº 40.109, el Decreto Presidencial Nº 9.383

3
mediante el cual se autoriza al Ministerio del Poder Popular para Industrias, la
constitución de una empresa del Estado bajo la forma de Compañía Anónima, la
Empresa de Distribución de Productos e Insumos “Venezuela Productiva, C.A.”.

Posteriormente, el 22 de junio de 2016 mediante Decreto N° 2.357 publicado

en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, se crea el Ministerio
del Poder Popular de Industrias Básicas, Estratégicas y Socialistas y la Empresa
de Distribución de Productos e Insumos “Venezuela Productiva, C.A.” queda
adscrita queda adscrita al mismo, sin traspaso del control estatutario.

Actualmente, mediante el Decreto N° 2.513 publicado en Gaceta Oficial de la

República Bolivariana de Venezuela el 28 de octubre de 2016, se ordenó la
reorganización administrativa y funcional de las Empresas del Estado Empresa de
Distribución de Productos e Insumos “Venezuela Productiva, C.A.”, es decir la
adscripción de la totalidad de las acciones de Venezuela Productiva, que
pertenecen a la República Bolivariana de Venezuela, del Ministerio del Poder
Popular para la Industria y Comercio, a la Vicepresidencia Sectorial de Economía.

En fecha 20 de mayo de 2016 el Presidente de la República Bolivariana de

Venezuela, nombro al ciudadano Teniente Coronel Antonio Pérez Suarez como
Representante Legal de la Empresa esto según decreto N° 2.330 y en Gaceta
Oficial N° 40.908 de fecha 20 de mayo de 2016.

La Empresa de Distribución de Productos e Insumos “Venezuela Productiva,

C.A.”, nace con la visión de distribuir productos e insumos, impulsando la creación
de nuevos canales de distribución a fin de garantizar el acceso de nuestro pueblo
a bienes y servicios de calidad a precios justos, que coadyuven a la consolidación
de un nuevo modelo productivo, que propugne "la mayor suma de felicidad
posible, la mayor suma de seguridad social y la mayor suma de estabilidad
política" para nuestro pueblo.

En su misión está el “Comercializar con alta calidad de servicio y de forma

masiva, insumos y productos hechos en Venezuela por las empresas adscritas al
Ministerio del Poder Popular de Industrias Básicas, a fin de distribuirlos a todo el

4
territorio nacional, impulsando así, la mayor suma de felicidad posible para nuestro
pueblo”.

Su visión se enfoca en “Posicionarnos como una empresa comercializadora

que satisfaga las necesidades de nuestro pueblo, consolidando el modelo
económico productivo socialista sustentable, mediante la implementación de
nuevos modos de distribución, con criterio de justicia social y servicio de alta
calidad para masificar el acceso a productos e insumos hechos en Venezuela,
siendo reconocido por la alta calidad humana y profesional de nuestra gente”.

Entre sus valores, los cuales son la esencia moral de la empresa y

representan la convicción de su personal, se encuentran:

- Disciplina: al observar y cumplir estrictamente el orden legal establecido

interna y externamente; es la actuación en forma ordenada y
perseverante, agregando siempre un esfuerzo extra, para convertir los
retos y las metas en logros.

- Integridad: actuando conforme a las normas éticas y sociales en las

actividades relacionadas con el trabajo, no ocultando información
relevante, respetando a la confidencialidad de la información personal y
de la organización, y no utilizando el beneficio propio.

- Compromiso: con la misión y visión de la organización, teniendo la

voluntad de hacer un esfuerzo considerable en beneficio de esta.

- Honestidad: al actuar con la verdad en todos y cada uno de los actos

hacia los beneficiarios, proveedores y comunidad en general, imprimiendo
un sentido de confianza, fiabilidad y transparencia en nuestro trabajo.

- Respeto: contribuyendo el mantenimiento de un ambiente de trabajo

cordial y amable reconociendo y aceptando los derechos y las diferencias
de las demás personas, brindando un trato considerable y cortés a la
persona que día a día nos relacionamos.

- Pro-actividad: trabajando en pro del desarrollo personal e institucional,

creando nuevas y mejores formas de hacer las cosas, manteniendo

5
 siempre una actitud flexible hacia el cambio que conlleve a seguir
fortaleciendo la capacidad de aprendizaje continuo.

- Responsabilidad: el desempeñar sus funciones con disposición y

diligencia, valorando la importancia y consecuencia de sus actos.

- Solidaridad: al actuar con equidad orientando la labor hacia la

comunidad ofreciendo apoyo y colaboración a las demás personas,
trabajando con sentido de fraternidad y unión que no solo conlleve a la
obtención de logro y metas personales, sino propendiendo además el
cumplimiento de objetivos que promuevan el desarrollo y progreso
institucional.

La Empresa de Distribución de Productos e Insumos “Venezuela Productiva,

C.A.”, está encargada de la compra y venta al mayor y detal de productos de línea
blanca, vehículos, aseo personal, ropa, entre otros. Se encuentra ubicada en la
Torre Las Mercedes, Piso 9, Chuao, Municipio Baruta del Estado Miranda,

Esta empresa está constituida por tres niveles: Superior, de Apoyo y

Sustantivo. En el nivel Superior se encuentra la Vicepresidencia Sectorial de
Economía, la cual cuenta con una Junta Directiva y ésta a su vez, con una
Presidencia, conformada por la Auditoría Interna, la Comisión de Contrataciones
Públicas y la Dirección de Despacho. Seguimos con el nivel de Apoyo, allí se
encuentra la Vicepresidencia, la cual está conformada por la Oficina de Atención al
Ciudadano, la Oficina de Planificación y Presupuesto, la Consultoría Jurídica, la
Oficina de Gestión Comunicacional, la Oficina de Gestión Humana, la Oficina de
Políticas Públicas, la Oficina de Asuntos Internacionales, la Oficina de Tecnologías
de la Información y la Comunicación, y la Oficina de Gestión Administrativa. Por
último tenemos el nivel Sustantivo, donde se encuentra la Gerencia General de
Operaciones, y la misma está conformada por la Gerencia de Comercialización, la
Gerencia de Postventa, la Gerencia de Logística, la Gerencia de Innovación y
Proyectos, la Gerencia de Infraestructura, la Gerencia de Almacén y las Tiendas.
Ver Anexo 1.

6
 El objeto estudio de la problemática a evaluar se encuentra en la Gerencia
de Gestión Administrativa (nivel de Apoyo), específicamente en la Coordinación de
Compras, la cual tiene por objetivo realizar las adquisiciones necesarias en el
momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado de
todos los productos a través de diversos proveedores. Esta Coordinación cuenta
con un equipo de trabajadores conformados por cinco personas, entre ellas se
encuentra un abogado (coordinador), un contador público (analista), un licenciado
en administración (analista), un T.S.U en administración (analista) y un bachiller
(analista), quienes son los encargados de realizar y conformar los expedientes de
compras o servicios.

Al momento de realizar una compra se tienen que seguir varios pasos antes
de llegar a la orden de compra. Primero debe llegar un requerimiento a la
Coordinación donde se especifique el producto a comprar. Posteriormente se debe
realizar un presupuesto base que es la estimación de cuánto se podría gastar por
la adquisición de dicho producto. Luego se realizan invitaciones a tres
proveedores a participar, donde se debe indicar qué se requiere y la cantidad
solicitada. Pasado cuatro días, se reciben las ofertas de los oferentes y se procede
a hacer un análisis de las cotizaciones, donde se determina la mejor oferta por
calidad y precio. Determinado cuál fue el proveedor con la mejor oferta se procede
a notificarle que fue seleccionada su empresa como la ganadora. Luego se realiza
la orden de compra. El proveedor entrega los insumos junto con la nota de entrega
y la factura original. Se procede a realizar la orden de pago. Se emite el cheque
para pagar la compra. Se realiza la evaluación de desempeño por el Servicio
Nacional de Contratista donde se califica al proveedor si cumplió con lo indicado.
Finalmente se entrega el cheque junto con la evaluación al proveedor y se archiva
el expediente de compra.

En la coordinación de compras este proceso se ha visto afectado debido al

descontrol administrativo que existe en él. Actualmente, los expedientes de
compras solo se archivan de forma aleatoria sin orden, y al momento de ser
solicitados es difícil ubicar ya que no se sabe en qué estante se encuentran, por
tanto en ocasiones suelen traspapelarse documentación que posee cada

7
expediente, es decir si hay un pliego de adquisición de pinturas muchas veces en
ese mismo expediente hay documentación de algún servicio u otra compra, o
simplemente algún documento que no tenga que ver con la contratación, también
debido al desorden suelen perderse facturas o encontrarse fueras de las carpetas,
aunado a ello cabe destacar que no están ordenadas cronológicamente por fecha
ni número de orden de compra o número de carpeta, muchas veces y por no
poseer un buen espacio para un archivo que nos permita almacenarlas y ubicarlas
fácilmente.

8
 MOMENTO II

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Las organizaciones hoy en día se han propuesto a implementar y efectuar

procesos administrativos para el buen desempeño y eficiencia de las funciones
comerciales para así poder prestar servicios adecuados y luego de esta manera
tener un control adecuado en las funciones que correspondan.

En ellas es importante contar con los procesos administrativos ya que estos

se convierten en Manuales de Organización y, de Normas y Procedimientos, en
los cuales se definen los objetivos, misión, visión, funciones, tareas y cómo los
datos deben ser procesados en la empresa, necesarios para el proceso de toma
de decisiones y el registro de sus operaciones.

La existencia de tales procedimientos, es de vital importancia, ya que

suministran orientaciones sobre la manera más fácil y rápida de ejecutar las
actividades dentro de las instituciones.

Es por ello que actualmente, las organizaciones cuentan con sistemas que
les permitan, disponer de procedimientos administrativos; además, estos deben
ser confiables y eficientes para así lograr el mayor desempeño de los objetivos
propuestos por la misma, ya que la correcta aplicación de estos procedimientos
permite establecer los mecanismos necesarios para el registro y control de las
funciones a desempeñar, que a su vez determinan los grados de eficiencia en la
actividad productiva o prestación de servicios.

Dependiendo de sus propósitos, tienen la necesidad de realizar compras

respectivas para el cumplimento de sus objetivos, ya sea prestar un servicio o
compra y venta de un producto, esta acción amerita de un proceso de compra
para que se pueda obtener el mejor de los beneficios al realizarla y contar con los
requisitos respectivos.

9
 El proceso de compra, es el proceso para tomar decisiones, mediante la cual
las empresas compradoras establecen la necesidad de comprar productos y
servicios y de identificar, evaluar y elegir entre alternativas de marcas y
proveedores.

Por consiguiente, lo importante de tener procesos administrativos dentro de

las organizaciones, es que se tendrá control en la obtención de información
segura, oportuna y confiable, como también promover la eficiencia de operaciones
de adquisición o compra.

Mujica, M. (2007) señala que “En Venezuela, las empresas del sector privado
e instituciones del Estado, se enmarcan en pro de reestructurar sus procesos, lo
cual implica generar mecanismos que les permitan acceder permanentemente al
conocimiento, estando abiertos a los cambios continuos”. (Pág. 41). En ese
sentido, los responsables de estas acciones deben adaptarse hacia la evolución
del mundo empresarial, pues la sociedad actual demanda respuestas rápidas,
claras y seguras.

No obstante, en el caso específico de la Empresa de Distribución de

Productos e Insumos “Venezuela Productiva, C.A.”, siendo una empresa
comercializadora de productos de línea blanca, vehículos, aseo personal, ropa,
entre otros, a nivel nacional, que posee una trayectoria de cuatro años en el
mercado venezolano, con metas fijadas en el buen desenvolvimiento de sus
funciones conjuntamente con la prestación de un servicio de calidad a sus
clientes; debe aplicar constantemente estrategias que le permitan adaptarse a las
realidades del mercado venezolano para así poder garantizar una permanencia
continua en el mismo.

Actualmente, en esta empresa el proceso de compras se realiza de forma

informal y manual, no cuenta con una herramienta para verificar, en forma digital,
cualquier documento que contenga un expediente de compra; es decir, no existe
un sistema administrativo que nos permita encontrar dónde se encuentran
archivadas las órdenes de pago y las órdenes de compras, simplemente se
archivan de forma de física sin ningún control, a manera que no se sabe dónde

10
están los documentos a al momento de que lo soliciten .Esto acarrea un gran
desorden administrativo y desconocimiento de información entre las unidades
administrativas que conforman la Gerencia de Gestión Administrativa:
Contabilidad, Tesorería, Cuentas por Cobrar y hasta la misma Compras, ya que
cuando alguna de estas áreas solicita la información para la verificación del pago,
la misma no se puede entregar a tiempo porque se desconoce dónde están
ubicados los archivos. Igualmente, esta problemática ocasiona que se traspapelen
los cheques y no se puedan entregar las evaluaciones de desempeño u otro
documento al momento solicitado.

Esta problemática también afecta al Departamento de Almacén, puesto a que

ellos no tienen un control o no conocen qué compras se han realizado, pues no se
realiza un control perceptivo de nada, de tal manera no se puede saber con
certeza que posee el inventario y que bienes entran o salen de la empresa

Por otra parte, debemos tener en cuenta que tenemos que estar sujetos a lo
que nos dice la Ley de Contrataciones Públicas, el deber ser es que todo
expediente este avalado por su debida orden de compra, y sea verificado y
aprobado por las distintas Gerencias y/o Coordinaciones involucradas.

II.1- Objetivos de la Investigación

II.1.1- Objetivo General

Proponer un sistema administrativo para la mejora de la gestión de la
Coordinación de Compras en la Empresa de Distribución de Productos e Insumos
“Venezuela Productiva, C.A.”.

II.1.2- Objetivos Específicos

- Identificar los procesos y procedimientos que realiza la Coordinación de
Compras en la Empresa de Distribución de Productos e Insumos
“Venezuela Productiva, C.A.”

11
 - Determinar las competencias de los trabajadores que laboran en la
coordinación de compras.

- Diseñar un sistema administrativo para la mejora de la gestión de la

Coordinación de Compras en la Empresa de Distribución de Productos e
Insumos “Venezuela Productiva, C.A.”

II.2- Justificación

Los procesos administrativos dentro de toda organización son de suma

importancia y fundamentales para garantizar la estabilidad, eficacia, productividad
y buen funcionamiento de la misma, de esta manera se debe prestar atención a
éstos, ya que a medida que evoluciona las actividades económicas los controles
sobre estos deberán ser cumplidas.

Es por ello, que desarrollar un sistema administrativo que permita mejorar los
procesos en el área de Compras de la Empresa de Distribución de Productos e
Insumos “Venezuela Productiva, C.A.”, contribuirá a regular sus actividades.

De igual manera, a nivel empresarial, esta herramienta nos permitirá agilizar

los procesos administrativos dentro de cada área o departamento. Por otro lado,
nos ayudará en la eficiencia y eficacia a la hora de cumplir con lo solicitado por
cualquier Unidad Administrativa, pues se dará respuesta en tiempo oportuno; esto
contribuirá con la responsabilidad que tenemos y el compromiso hacia los
proveedores. A través del entorno, contribuirá con la mejora de procesos con las
otras coordinaciones, pues es un sistema que permitirá establecer la
responsabilidad de todas las áreas. Y para finalizar, aportará a los estudiantes
conocimiento de cómo se va innovando en las organizaciones o empresas en
cuanto a procesos administrativos y la evolución que tienen.

Cabe señalar que, esta investigación se vincula con la Ley del Plan de la
Patria, el cual se compone por quince (15) motores productivos y que busca en
conocer los avances hacia el ejercicio de la Soberanía Popular; entonces el reto
es impulsar una Agenda Productiva, cuya forma y contenido es querer avanzar en

12
el ámbito social y profundizar en el sistema democrático, diseñando mecanismos
para la participación del pueblo. A continuación, se mencionan los motores
productivos que se identifican con la Empresa de Distribución de Productos e
Insumos “Venezuela Productiva, C.A.”:

- Motor industrial: El motor Industria -conformado por Cadena de

hierro/aluminio; químico/farmacéutico; textil; papel; empaques; soda ASH;
vidrio; cerámica; revestimientos; cemento, entre otros. El desarrollo
industrial prevé buscar la generación de productos elaborados a través
del procesamiento de materia prima.

- Motor comunal y social: Con la participación del poder del pueblo, se

busca promover prácticas económicas desde las distintas organizaciones
populares para impulsar una economía diversificada.

- Motor banca y finanzas: Este motor permite proveer las estrategias

financieras que necesita el país para apalancar los sectores productivos
de la economía.

- Motor exportaciones: El Gobierno Bolivariano trabaja para que el proceso

de comercialización de productos venezolanos en el exterior para que se
haga más simple los procesos de intercambio comercial, sin burocracia ni
corrupción.

- Motor de industrias básicas y socialistas: Busca impulsar la economía

venezolana con la generación de divisas alternativas al petróleo que
necesita Venezuela para crear riquezas, este motor impulsará a los
demás motores y será su eje central.

13
II.3- Alcance y Limitaciones

II.3.1- Alcance
La presente investigación tiene como alcance evaluar el incumplimiento de
procesos y procedimientos en cuanto a los archivos de órdenes de pago y órdenes
de compras en el año 2017 por parte de la Empresa de Distribución de Productos
e Insumos “Venezuela Productiva, C.A.”, para así crear un sistema que permita
mejorar los procesos administrativos en la Coordinación de Compras. Ya queda en
manos de quienes conducen esta área administrativa, para su implementación y
seguimiento a partir de esta herramienta.

El alcance social de esta investigación, beneficia a todos los departamentos

de esta empresa, ya que les permite obtener información necesaria para cumplir a
cabalidad con todas las normas y procedimientos que se deben seguir para
alcanzar un buen manejo en el control interno y procesos de compras, y así lograr
un equilibrio en todas las áreas de la organización.

II.3.2- Limitaciones
En el desarrollo de la presente investigación, se encontraron las siguientes
limitaciones:

- Deficiente acceso a la información del proceso de compras.

- Poca disponibilidad de las personas involucradas al sistema.

- Otro elemento que tampoco debe dejar de ser mencionado, son los
recursos económicos, siempre escasos e insuficientes tanto para la
recopilación de información a través de diversos medios (libros, internet,
fotocopias de documentos, etc.) como la elaboración del material de
recopilación de datos.

- Y por último y no menos importante, la Empresa de Distribución de

Productos e Insumos “Venezuela Productiva, C.A.” por ser una institución

14
pública, podría existir resistencia al cambio y a la implementación de
nuevos sistemas o requerimientos.

15
 MOMENTO III

MARCO TEÓRICO

III.1- Antecedentes de la Investigación

Los antecedentes de la investigación constituyen según Tamayo y Tamayo

(2006): “Una síntesis conceptual de las investigaciones o trabajos realizados sobre
el problema formulado con el fin de determinar el enfoque metodológico de la
misma investigación” (P.54). A continuación se ofrecen algunos trabajos de
investigación que se relacionan con el presente proyecto.

Esteban, I. (2009), en su trabajo de pasantías titulado “Manual de Normas y

Procedimientos del Departamento de Compras de la empresa Un Mundo de
Limpieza, C.A”, para optar al título de Licenciado en Contaduría Pública en la
Universidad José Antonio Páez, el cual su objetivo principal está centrado en el
diseño de un manual de normas y procedimientos para el departamento de
compras. Dentro de una población de ocho personas que conforman el
departamento de compras en la empresa, la muestra se llevó a cabo con tres
personas de la misma, donde el diagnóstico se realizó por medio de la
observación y la entrevista con la finalidad de identificar las fallas que tienen
mayor impacto, y el diseño y la correcta aplicación de las normas y
procedimientos, lo cual permitió mejorar las actividades del departamento de
compras y de esta manera llevar a cabo de una manera eficiente los
procedimientos requeridos por la ejecución de actividades.

La relación que tiene con respecto a la presente investigación es que aporta

la importancia que tienen los manuales de procedimientos como medio de control
en la Coordinación de Compras para mejorar todas las actividades, a través del
marco metodológico que fue de gran ayuda para el desarrollo de las estrategias de
la propuesta de creación de un sistema para el mejoramiento de los procesos de
compras en la Empresa de Distribución de Productos e Insumos “Venezuela
Productiva, C.A.”.

16
 Hernández, M, Pinto, J y Quintero. L (2009). Elaboraron un trabajo de
investigación titulado “Lineamientos Estratégicos para optimizar los procesos
contables en la Empresa Costabike C.A”, realizado en la Universidad de Carabobo
para obtener el título de Licenciado en Contaduría Pública. Tenía como finalidad
establecer lineamientos estratégicos que permitan la optimización de los procesos
contables dentro de la empresa. Presentado como un trabajo de Campo
Descriptivo. Se empleó como instrumento de recolección de datos el Cuestionario.
De los datos obtenidos se presentaron una serie de conclusiones, como la falta de
un manual de normas y procedimientos que establezcan funciones y actividades
contables y administrativas, procesos contables no definidos, así como falta de
orientación al control administrativo y contable, para lo cual se desarrollaron
lineamientos estratégicos para solventar las debilidades.

Este trabajo guarda relación con el presente ya que nos brinda información
con las estrategias que pueden ser utilizadas para la mejora de los procedimientos
administrativos en general y profundizar en los procesos de compras dentro de la
Empresa de Distribución de Productos e Insumos “Venezuela Productiva, C.A.”.

Falquez, E. (2012), para optar al título de Ingeniería de Contabilidad y

Auditoría en la Universidad Politécnica Salesiana de Guayaquil, en su Trabajo de
Grado titulado “Diseño de los Manuales de Procedimientos para las Áreas de
Compras y Ventas de Mercaderías de la Distribuidora AJ”, se refiere al análisis de
los procesos que lleva actualmente la empresa en estudio como son la compra y
venta de mercancía, y en el desarrollo de la misma se verifica que hay en
existencia un manual de procedimientos para las unidades pero hay
desconocimiento del personal del mismo, por esto se plantea el diseño de un
manual para estandarizar las actividades que desempeñan los trabajadores de la
Distribuidora AJ y mejorar los procesos de revisión y supervisión por parte de la
administración.

El aporte de este trabajo consistió en describir y explicar cómo influye el

conocimiento del personal que labora en los departamentos de una organización,
ya que aumenta tanto la agilidad en el entrenamiento de los trabajadores

17
existentes, así como los de nuevos ingresos, como el volumen de las operaciones
y las transacciones y una supervisión eficaz de la organización.

III.2- Bases Teóricas

Tamayo, M. (2009) define las Bases Teóricas como: “La ampliación de la

descripción del problema que integra la teoría con la investigación y sus relaciones
mutuas; en una palabra, es la teoría del problema y tiene como fin ayudarnos a
precisar y a organizar los elementos contenidos en la descripción del problema, de
tal forma que puedan ser manejados y convertidos en acciones concretas”. (Pág.
208).

El objetivo de las bases teóricas es enriquecer el problema planteado

mediante un conjunto de conocimientos sólidos y actualizados, que permita
orientar la búsqueda de información científica, a través de una conceptualización
adecuada de los términos. La fundamentación teórica, durante el desarrollo de la
investigación está sustentada por la literatura de diferentes autores que
proporcionan teorías aplicadas al problema de investigación, con la finalidad de
obtener como resultado una perspectiva teórica que permita abordar el problema
con más claridad.

Bienes

Es el plural de la palabra bien; se refieren a cualquier cosa, tangible o

intangible, que sea útil para el hombre y le satisfaga, directa o indirectamente,
algún deseo o necesidad individual o colectiva, o que contribuya al bienestar de
los individuos.

Comercialización

Es la actividad como tal que se realiza en el comercio. Es el intercambio o

“Trueque” que se aplica cuando una persona quiere adquirir un producto y a

18
cambio entrega una cantidad de dinero impuesta. Es todo ese conjunto de
actividades que pueden llegar a tener un complejo procedimiento, todo depende
de la magnitud de la transacción.

Compras

Según Catacora (1997): “En toda empresa comercial o industrial en que la

fuente de ingresos la constituye las mercancías, es indispensable tener
información sobre sus movimientos y existencia. Para el registro o información
contable del movimiento de mercancía debe considerarse los siguientes aspectos:

- Forma de operar o de llevar a cabo sus operaciones.

- Monto real probable de operaciones.

- Número, valor y variedad de los artículos que se manejen.

- Información deseada o necesaria para los dirigentes de la empresa.”

(Pag.18).

Por consiguiente, se podría decir que las compras son aquellos bienes que
se introducen a la empresa o inventario como mercancía para volver a venderlos a
los clientes y de esta manera obtener un beneficio monetario.

Funciones del Departamento de Compras

Según Montoya, A. (2009), las funciones que debe cumplir el Departamento

de Compras son las siguientes:

- Atender oportunamente a los proveedores (sin discriminaciones entre

grandes o pequeños).

- Recibo de muestras y cotizaciones.

- Análisis de la definición de nuevos productos en forma oportuna y

aceptación de nueva lista de precios.

- Negociar descuentos y condiciones de pagos.

19
 - Visitar la competencia, el medio, proveedores, almacenes, bodega y
despacho de mercancías.

- Determinación de precios de ventas acordes con los márgenes de utilidad

y precios de la competencia.

- Estar informados de las disposiciones legales registros, patentes,

vencimientos, IVA.

- Verificar el cumplimiento de las órdenes de compras en lo relacionado a

las fechas, cantidades y calidades.

- Conocer los niveles de inventarios y fijar acciones que permitan optimizar

el manejo de los mismos.

- Resolver oportunamente todos los asuntos planteados por otras áreas

inherentes a su función.

Importancia del Departamento de Compras en la Organización

Toda empresa, por pequeña o grande que sea se necesita comprar múltiples
y variados productos. La persona encargada de la empresa tendrá que hacerlo, es
por esto, que el departamento de compras se relaciona absolutamente con todos
los demás (sin excepciones), y tendrá que convivir de la forma más armoniosa
posible.

Tiene una función claramente interna, solucionar y satisfacer las

necesidades de sus clientes internos, atendiendo las peticiones que le lleguen y
una función claramente externa: buscar los proveedores adecuados y negociar, si
procede, las mejores condiciones para la empresa.

También se puede hablar que tiene una función económico-financiera,

económico ya que debe cuidar y proteger los costos y gastos que en la empresa
se produzcan y financiera debido a que se debe negociar las mejores condiciones
de financiación de los productos y/o servicios comprados.

20
 El departamento y las funciones de compras pueden ser contempladas
desde una visión estratégica en tanto que participen los programas y los planes
que se establezcan a corto, mediano y largo plazo, y táctica ya que deberá
proceder con la operativa del día a día, solucionando todo aquello que se requiera
al momento.

La búsqueda, evaluación y selección de proveedores será una de las tareas

que desde el departamento se deben realizar, tarea sin duda de las más
importantes que garanticen un suministro continuado, de acuerdo a las
especificaciones y requerimientos establecidos que respondan a el mantenimiento
en el nivel de calidad ofrecido a los clientes.

Gestión

Es la asunción y ejercicio de responsabilidades sobre un proceso (es decir,

sobre un conjunto de actividades) lo que incluye la preocupación por la disposición
de los recursos y estructuras necesarias para que tenga lugar; la coordinación de
sus actividades (y correspondientes interacciones); y sus semejantes.

Manual

Los manuales son documentos que contienen información válida y

clasificada sobre una determinada materia de la organización.

Chiavenato (1988), establece que un manual es “un conjunto de

instrucciones, debidamente ordenadas y clasificadas, que proporcionan
información rápida y organizada sobre prácticas administrativas. Contiene datos e
información respecto a procedimientos, instrucciones, normas de servicio etc.”
(p.90)

21
Importancia de los Manuales

A lo largo del quehacer diario en toda clase de organización, se adoptan

reglas, normas de servicio, instrucciones, órdenes y formas de hacer las cosas,
que los empleados deben conocer para realizar en forma satisfactoria su trabajo.

Estas instrucciones son comunicadas a las personas en el momento

oportuno, en muchos casos verbalmente, pero con el paso del tiempo aun cuando
consten en soportes escritos, informáticos magnéticos o cualesquiera que sean,
son archivadas y, por lo general, caen en el olvido por falta de consulta, por no
saber dónde están o por desconocimiento por parte de nuevas personas.

Con el tiempo las normas y reglamentos cambian, algunos son reemplazados

por otros y su contenido se hace cada vez más disperso. No hay control y los
empleados no saben en realidad cuáles están en vigencia y cuáles no, tienen
dudas de cómo proceder en su trabajo ocasionando con ello: pérdida de tiempo,
trabajos incompletos o incorrectos, bajas en los parámetros de control de calidad y
lo que es peor errores que no son percibidos de inmediato y son trasladados y
continuados por otros empleados y que con el paso del tiempo ocasionan pérdidas
irreparables que desvirtúan a la empresa o institución.

Objetivos de los Manuales

- Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o

sectorial).

- Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa para

establecer responsabilidades, evitar duplicidad de trabajo y detectar
omisiones.

- Propiciar la uniformidad del trabajo para su correcta ejecución.

- Ahorrar tiempo y esfuerzos en la realización de labores encomendadas al

personal, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

- Facilitar el reclutamiento y la selección de personal.

22
 - Agilizar el estudio de la organización.

- Promover el uso racional de los recursos humanos, materiales,

financieros y tecnológicos disponibles.

- Funcionar como medio de coordinación con otras organizaciones.

- Establecer el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles

jerárquicos de la organización.

- Servir a la organización como instrumentos de diagnóstico y análisis

administrativo.

- Funcionar como medio informativo para los usuarios externos de la

organización (proveedores, consultores, auditores y otros)

- Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y ejecución de los

cambios requeridos en la organización.

Procedimientos

Las empresas, para poder ejecutar sus actividades de manera eficiente,

necesitan poner en práctica técnicas y métodos que conllevan a desarrollar las
operaciones que les permitirá adaptarse a las necesidades de la empresa y su
entorno, para así alcanzar los objetivos y metas propuestas por esta.

Dentro de estas técnicas se encuentran los procedimientos como medios de

trabajo que facilitan la efectividad de las operaciones dentro de las organizaciones.
Es así, que Gómez, (1997), define a un procedimiento como “Una sucesión
cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se
constituyen en una unidad en función de la realización de una actividad o tarea
específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación”. (P.127).

23
Importancia de los Procedimientos

En relación a la importancia de los procedimientos dentro de las

organizaciones, Gómez (1997:135), señala que estos son considerados como guía
de las actividades del personal. La experiencia ha dado pruebas fehacientes de
que los procedimientos mejoran el rendimiento de las organizaciones por las
siguientes razones:

- Permiten una eficiente administración, englobada a varios sectores de

responsabilidad a la vez.

- Siempre existe la posibilidad de perfeccionar los sistemas y

procedimientos y con ellos mejorar las actividades de la organización.

La vinculación de esta base con respecto a la presente investigación se

relaciona en que mediante los procedimientos, el personal involucrado en los
procesos de compras podrá conocer el detalle de las funciones que les son
asignadas a la Coordinación.

Proceso Administrativo

Kinicki (2003), afirma que el proceso administrativo “Es el conjunto de fases o

etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que
se interrelacionan y forman un proceso integral” (P.32). De acuerdo a ello, se
podría decir que no es más que la integración de pasos o etapas necesarios para
llevar a cabo una actividad o el logro de un objetivo.

Etapas del Proceso Administrativo

Según el autor Stoner, J (1990:50) identifica las siguientes etapas:

- Planificación: implica que los administradores piensen con antelación en

sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o
lógica, y no en corazonadas.

24
 - Organización: Organización es la estructuración técnica de las relaciones
que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los
elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de
lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

- Dirigir: Es el elemento de la administración en el que se logra la

realización efectiva de lo planeado, por medio de la autoridad del
administrador, ejercida a base de decisiones

- Control: Se puede definir como el proceso de vigilar actividades que

aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y
corrigiendo cualquier desviación significativa.

Las bases planteadas se relacionan con la investigación, dado que aporta

información relevante en cuanto a la planificación y programación administrativa,
lo cual sirve como base para mejorar las funciones administrativas dentro de la
empresa, en busca de propósitos como la capacidad de integración, liderazgo,
capacidad de motivación y proporcionar el trabajo en equipo, la cual incide de
manera favorable en la gestión contable de la organización.

Proceso de Compra

Catacora (1997) plantea que los procesos de compras se inician u originan

con la necesidad de un bien o servicio y concluye o finalizan con la adquisición y
pago de estos.

Los procesos son los siguientes:

- Recepción de la solicitud de la requisición; la emisión de una solicitud de

requisición surge de un departamento o unidad funcional de la empresa
por una necesidad especifica.

- Emisión de la orden de compra, el departamento de compra revisa la

solicitud de requisición y escoge a varios proveedores de su maestro y
genera la orden de compra.

25
 - Aprobación de la orden de compra, considera los niveles de aprobación
de acuerdo con las políticas de cada organización.

- Enviar la orden de compra al proveedor, luego de considerar conocer los

materiales y los proveedores que los suministran, realizar compra en base
a los requerimientos específicos de calidad y cantidad, controlar que lo
solicitado se reciba oportunamente y realizar los posibles reclamos por
faltantes o defectos de calidad.

- Recepción de la mercancía, bien o servicios, recibe del bien o servicio

seguido deber dar una nota de conformidad con lo recibido, existe una
dependencia que se encarga de recibir los bienes para lo cual debe de
estar en conocimiento de lo que se solicitó y se genera una nota de
informe o recepción.

- Registro de la entrada de los bienes o servicios, una vez recibido el bien o

servicio se procede a darle entrada al bien o servicio de manera contable.

Productividad

Es la relación entre la cantidad de productos obtenida por un sistema

productivo y los recursos utilizados para obtener dicha producción. También puede
ser definida como la relación entre los resultados y el tiempo utilizado para
obtenerlos: cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado deseado,
más productivo es el sistema. En realidad la productividad debe ser definida como
el indicador de eficiencia que relaciona la cantidad de recursos utilizados con la
cantidad de producción obtenida.

Producto

Es un objeto que se ofrece en un mercado con la intención de satisfacer

aquello que necesita o que desea un consumidor.

26
Servicio

Es un conjunto de actividades que buscan satisfacer las necesidades de un

cliente. Los servicios incluyen una diversidad de actividades que se pueden
planificar desempeñadas por un gran número de personas (funcionarios,
empleados, empresarios) que trabajan para el estado (servicios públicos) o para
empresas particulares (servicios privados); entre estos pueden señalarse los
servicios de: electricidad, agua potable, limpieza, teléfono, telégrafo, correo,
transporte, educación, cibercafés, sanidad, asistencia social, etc. Se define un
marco donde las actividades se desarrollarán con la idea de fijar una expectativa
en el resultado de estas. Es el equivalente no material de un bien. Un servicio se
diferencia de un bien (físico o intangible) en que el primero se consume y se
desgasta de manera brutal puesto que la economía social nada tiene que ver con
la política moderna; es muy importante señalar que la economía nacional no existe
siempre en el momento en que es prestado.

Sistemas

Dice Chiavenato (1993), que: “Los sistemas existen para lograr uno o más
objetivos. Un objetivo es una situación deseada un resultado a alcanzar. Un
sistema es eficaz cuando alcanza adecuadamente los objetivos para los cuales
fue creado. La eficiencia está ligada a los fines, a los resultados, a los objetivos
logrados”. (p.50).

Navarro (1988) define sistema de la siguiente manera: “es un conjunto

organizado formado un todo, en el cada una de sus partes está conjuntada a
través de una ordenación lógica que encadena sus actos a un fin común”. (p.17).

Toda empresa está orientada hacia el logro de las metas y objetivos, donde
se combinan cada uno de sus componentes como: Recurso humano, económico y
materiales, los cuales operan de manera secuencial y organizada que toma como
base la adaptación a los cambios y requerimientos de orden exterior e interior.

27
Importancia de los Sistemas

James A. (1995) indica que: “la finalidad de un sistema es la razón de su

existencia; por lo tanto para alcanzar sus objetivos, los sistemas interaccionan con
su medio ambiente, el cual está formado por todos los objetos que se encuentran
fuera de las fronteras de los sistemas. Los sistemas que interactúan con su medio
ambiente se denominan sistemas abiertos, en contraste, aquellos que no
interactúan con su medio ambiente se conocen como sistemas cerrados.

El elemento de control está relacionado con la naturaleza de los sistemas,

sean cerrados o abiertos, de allí que los sistemas trabajan mejor si poseen un
nivel de control aceptable.

El concepto de interacción con el medio ambiente, que es lo que caracteriza

a los sistemas abiertos, es esencial para el control. Recibir y evaluar la
retroalimentación, permite al sistema determinar que también está operando. En
contraste, los sistemas cerrados sostienen su nivel de operación simple y cuando
posean información de control adecuado y no necesiten nada de su medio
ambiente. Sin embargo, esta condición no puede sostenerse por mucho tiempo
puesto que no existen realmente sistemas cerrados aun cuando es importante
debido a que ilustra un objetivo en el diseño de sistema.

Los componentes que forman unos sistemas pueden ser a su vez sistemas
más pequeños, es decir, pueden estar formados por subsistemas con niveles que
interactúan entre sí”. (P 21-22).

Características de los Sistemas

- “La característica inicial de un sistema está compuesta por partes que

ejercen interacción, cada una de las cuales revisten intereses propios; sin
esas interacciones, el estudio de sistemas sería relativamente poco
interesante, pues son ellos los que enriquecen mucho el comportamiento
de un sistema y hacen de su análisis una tarea muy compleja.

28
 - Los componentes de un sistema están integrados por sub-partes y estas
a su vez, están ligadas mediante diversas interfases.

- La descripción completa del comportamiento del sistema exige la

descripción del comportamiento de cada componente, así como las
interrelaciones de esos componentes.

- Los límites de un sistema son necesariamente arbitrarios, o sea, cualquier

rama de la jerarquía de un sistema puede ser considerada como un
sistema en sí mismo”. (Kendall y Kendall, 1997, P 27-28)

Sistema Administrativo

Conforme las empresas adoptaron nuevos sistemas, surge la necesidad de

racionalizar los esfuerzos, costo y recursos determinados a evaluar aquellos
elementos que van incidir en las actividades principales de las organizaciones
para unificar los criterios referentes o cómo van a ser los procesos de recopilación,
planeación, ejecución, registros y finalmente, analizar la información procesadas;
todo con el fin de encaminar las labores de la organización a la búsqueda de un fin
común.

Al respecto, Terry (1986) establece la siguiente definición: “Es una serie de

procedimientos integrados, diseñados para cumplir una actividad principal con el
propósito de reunir, planificar, registrar, procesar y proporcionar la información que
sea originada por las distintas transacciones que faciliten la ejecución de las
tareas, operaciones de dichas Organizaciones”. (p.50).

Objetivos de los Sistemas Administrativos

“Proporcionar datos que faciliten la ejecución de tareas, operaciones y

funciones de una organización, esta información que es requerida por la gerencia
es sólo una parte de todo el elector que el sistema puede suministrar por lo tanto
los sistemas administrativos deben de proporcionar informes para todos los
niveles a personas autorizadas dentro y alrededor de la organización”. (Ibíd. p37).

29
III.3- Bases Legales

Como lo expresa Martins (2003), “la fundamentación legal o bases legales se

refiere a la normativa jurídica que sustenta el estudio. Desde la Constitución de la
República Bolivariana de Venezuela, las Leyes Orgánicas, las resoluciones,
decretos, entre otros”. También se podía poner que las bases legales se refieren a
la Orden Ejecutiva o Resoluciones que dispongan la creación de un organismo,
programa o la asignación de recursos.

Las leyes que rigen nuestro país constituyen bases importantes para el
funcionamiento de nuestras instituciones, por esta razón y con base al principio de
legalidad establecido en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela
en su Artículo 137: “La Constitución y la ley definen las atribuciones de los
órganos que ejercen el Poder Público, a las cuales deben sujetarse las actividades
que realicen.”; a continuación se enuncian los extractos de las normas de carácter
legal y sub-legal, cuyos contenidos poseen normas con carácter vinculante que
están relacionadas con la investigación.

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999)

- Artículo 87: “Toda persona tiene derecho al trabajo y el deber de

trabajar. El Estado garantizará la adopción de las medidas necesarias a
los fines de que toda persona puede obtener ocupación productiva, que le
proporcione una existencia digna y decorosa y le garantice el pleno
ejercicio de este derecho. Es fin del Estado fomentar el empleo. La ley
adoptará medidas tendentes a garantizar el ejercicio de los derechos
laborales de los trabajadores y trabajadoras no dependientes. La libertad
de trabajo no será sometida a otras restricciones que las que la ley
establezca. Todo patrono o patrona garantizará a sus trabajadores y
trabajadoras condiciones de seguridad, higiene y ambiente de trabajo
adecuados. El Estado adoptará medidas y creará instituciones que
permitan el control y la promoción de estas condiciones.”

30
 - Artículo 88: “El Estado garantizará la igualdad y equidad de hombres y
mujeres en el ejercicio del derecho al trabajo. El Estado reconocerá el
trabajo del hogar como actividad económica que crea valor agregado y
produce riqueza y bienestar social. Las amas de casa tienen derecho a la
seguridad social de conformidad con la ley.”

Ley de Reforma Parcial del Decreto Nº 5.929 con Rango, Valor y Fuerza de
Ley de Contrataciones Públicas

Este Decreto Ley está publicado en la Gaceta Oficial de la República

Bolivariana de Venezuela Nº 39.165 de fecha 24 de abril del año 2009. Este
instrumento jurídico tiene por objeto regular la actividad del Estado para la
adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras, con la
finalidad de preservar el patrimonio público, fortalecer la soberanía, desarrollar la
capacidad productiva y asegurar la transparencia de las actuaciones de los
órganos y entes sujetos a esta ley.

- Artículo 14: “Todos los documentos, informes, opiniones y demás actos

que se reciban, generen o consideren en cada modalidad de selección de
contratistas establecido en el presente Decreto con Rango, Valor y
Fuerza de Ley, deben formar parte de un expediente por cada
contratación. Este expediente deberá ser archivado, por la unidad
administrativa financiera del órgano o ente contratante, manteniendo su
integridad durante al menos tres (3) años después de ejecutada la
contratación.”

- Artículo 15: “Culminada la selección de contratista, los oferentes tendrán

derecho a solicitar la revisión del expediente y requerir copia certificada
de cualquier documento en él contenido. Se exceptúan de lo dispuesto en
este artículo, los documentos del expediente declarados reservados o
confidenciales conforme a la ley que rige los procedimientos
administrativos.”

31
- Artículo 29: “Para presentar ofertas en todas las modalidades regidas por
el presente Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley, cuyo monto
estimado sea superior a cuatro mil Unidades Tributarias (4.000 U.T.) para
bienes y servicios, y cinco mil Unidades Tributarias (5.000 U.T.) para
ejecución de obras, los interesados deben estar inscritos en el Registro
Nacional de Contratistas. La inscripción en el Registro Nacional de
Contratistas no será necesaria, para aquellos interesados en participar en
la modalidad de Concurso Abierto Anunciado Internacionalmente; así
como también, para los que presten servicios altamente especializados
de uso esporádico; pequeños productores de alimentos o productos
básicos declarados como de primera necesidad.”
- Artículo 30: “Las personas naturales y jurídicas inscritas en el Registro
Nacional de Contratistas tendrán la obligación de actualizar anualmente
sus datos en el respectivo Registro. Quedarán suspendidos del Registro
Nacional de Contratistas, quienes hayan dejado de actualizar sus datos.”
- Artículo 31: “Los órganos o entes contratantes deben remitir al Registro
Nacional de Contratistas información sobre la actuación o desempeño del
contratista, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la
notificación de los resultados en la ejecución de los contratos de obras,
adquisición de bienes o prestación de servicios.”
- Artículo 32: “Cuando la inscripción fuere negada, o cuando el solicitante
esté inconforme con la clasificación que se le haya asignado, puede
recurrir el acto de conformidad con la ley que regule la materia de
procedimientos administrativos.”
- Artículo 33: “La interposición de cualquier recurso no suspenderá la
ejecución del acto impugnado.”

- Artículo 34: “Las decisiones dictadas por la máxima autoridad del órgano
o ente contratante o las dictadas por la máxima autoridad del Servicio
Nacional de Contrataciones agotan la vía administrativa y contra ellas
sólo podrá acudirse a la vía jurisdiccional.”

32
- Artículo 35: “Como mecanismo para el mejoramiento continuo de la
calidad, los órganos o entes contratantes deben evaluar la actuación o
desempeño del contratista en la ejecución de las categorías de contratos
que se establezcan en el Reglamento del presente Decreto con Rango,
Valor y Fuerza de Ley. La unidad contratante del órgano o ente, dentro de
los veinte (20) días hábiles siguientes a la finalización de cada contrato,
notificará al contratista los resultados de la evaluación, quien podrá
ejercer los recursos administrativos señalados en la Ley que regula la
materia de Procedimientos Administrativos.”

- Artículo 64: “Para esta modalidad el tiempo entre la invitación a participar

y el acto de recepción y apertura de ofertas será de al menos cuatro (4)
días hábiles para adquisición de bienes y servicios y seis (6) días hábiles
para contratación de obras. Los lapsos para la evaluación de las ofertas
deben ser de al menos tres (3) días hábiles para adquisición de bienes y
servicios y seis (6) días hábiles para la contratación de obras. Estos
lapsos deben fijarse, en cada caso, teniendo especialmente en cuenta la
complejidad de la ejecución de obra, del suministro del bien o de la
prestación del servicio.”

- Artículo 65: “Los oferentes deben obligarse a sostener sus ofertas

durante el lapso indicado en el pliego de condiciones. Deben presentar
además, junto con sus ofertas, caución o garantía por el monto fijado por
el órgano o ente contratante, de acuerdo a lo establecido en el
Reglamento, para asegurar en caso de que se adjudique, el
mantenimiento de la oferta hasta el otorgamiento del contrato. En la
Consulta de Precios se podrá exigir caución o garantía de sostenimiento
de la oferta.”

- Artículo 66: “En la calificación, examen, evaluación y decisión, el órgano

o ente contratante debe sujetarse a las condiciones de la contratación,
según la definición, ponderación y procedimiento establecidos en el pliego
de condiciones. El acto por el cual se descalifique a un oferente o rechace

33
 una oferta deberá ser motivado por los supuestos expresamente
establecidos en el presente Decreto, con Rango, Valor y Fuerza de Ley,
su Reglamento y en el pliego de condiciones.”

- Artículo 71: “La Comisión de Contrataciones en el proceso posterior del

examen y evaluación de las ofertas, debe rechazar aquellas que se
encuentren dentro de alguno de los supuestos siguientes:

1. Que incumplan con las disposiciones del presente Decreto con Rango,
Valor y Fuerza de Ley.

2. Que tengan omisiones o desviaciones sustanciales a los requisitos

exigidos en el pliego de condiciones.

3. Que sean condicionadas o alternativas, salvo que ello se hubiere

permitido en los pliegos de condiciones.

4. Que diversas ofertas provengan del mismo proponente.

5. Que sean presentadas por personas distintas, si se comprueba la

participación de cualquiera de ellas o de sus socios, directivos o
gerentes en la integración o dirección de otro oferente en la
contratación.

6. Que suministre información falsa.

7. Que aparezca sin la firma de la persona facultada para representar al

oferente.

8. Que se presente sin el compromiso de responsabilidad social.”

- Artículo 73: “Se puede proceder por Consulta de Precios:

1. En el caso de adquisición de bienes o prestación de servicios, si el

contrato a ser otorgado es por un precio estimado de hasta cinco mil
unidades tributarias (5.000 UT.).

2. En el caso de ejecución de obras, si el contrato a ser otorgado es por

un precio estimado de hasta veinte mil unidades tributarias (20.000
UT.).

34
 Adicionalmente, se procederá por Consulta de Precios,
independientemente del monto de la contratación, en caso de obras,
servicios o adquisiciones de bienes, que por razones de interés general
deban ser contratados y ejecutados en un plazo perentorio que se
determinará de acuerdo a la naturaleza del plan excepcional aprobado
por el Ejecutivo Nacional. En aquellos casos que los Planes
Excepcionales sean propuestos por los órganos de la administración
pública nacional, deberán contar con la revisión previa de la Comisión
Central de Planificación, antes de ser sometido a consideración del
Ejecutivo Nacional.”

- Artículo 74: “En la Consulta de Precios se deberá solicitar al menos tres

(3) ofertas; sin embargo se podrá otorgar la adjudicación si hubiere
recibido al menos una de ellas, siempre que cumpla con las condiciones
del requerimiento y sea conveniente a los intereses del órgano o ente
contratante.”

Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas

- Artículo 32: “Los expedientes deben contener los siguientes

documentos:

1. Solicitud de la Unidad Usuaria o requirente.

2. Documento que autoriza el inicio del procedimiento o acta de Inicio de

la modalidad a aplicar.

3. Pliego de Condiciones o condiciones de la contratación.

4. Actos Motivados.

5. Llamado o Invitación a los participantes.

6. Modificaciones o Aclaratorias del Pliego de Condiciones si las hubiere.

7. Acta de recepción de los documentos para calificación u ofertas.

8. Ofertas recibidas.

35
9. Informe de análisis y recomendación de la adjudicación o declaratoria
de desierta.

10. Documento de Adjudicación.

11. Notificación al beneficiario de la adjudicación y otros oferentes si fuere

el caso.

12. Contrato generado por la adjudicación.

13. Cualquier otro relacionado con el procedimiento de selección aplicado.

Así mismo, en la administración del contrato se deben incorporar los

documentos que se relacionen con:

1. Garantías.

2. Actas de inicio, suspensión, terminación y recepción provisional o

definitiva de los bienes, servicios y obras, si fuere el caso.

3. Documentos relacionados con modificación de los contratos, si fuere

el caso.

4. Formularios para el pago o valuaciones.

5. Aprobaciones de pago.

6. Pagos realizados.

7. Finiquito.

8. Liberación de garantías.

9. Evaluación de actuación o desempeño del contratista.

10. Cualquier otro relacionado con la administración del contrato y

evaluación posterior.”

36
 MOMENTO IV

MARCO METODOLÓGICO

IV.1- Tipo de Investigación

Al realizar esta investigación basada en una propuesta para la creación de

un sistema que permita mejorar los procesos administrativos en la Coordinación
de Compras de la Empresa de Distribución de Productos e Insumos “Venezuela
Productiva, C.A.”; se debe tener presente una estrategia metodológica que permita
afianzar el camino hacia la resolución del problema planteado utilizando técnicas
de documentación y análisis de datos con el fin de alcanzar mayor exactitud y
confiabilidad.

El desarrollo de esta investigación, se enmarca dentro del esquema

denominado Proyecto Factible, definida en el Manual de Trabajo de Grado de
Especializaciones, Maestrías y Tesis Doctórales de la UPEL (2002) como: “El
proyecto factible consiste en la investigación, elaboración y desarrollo de una
propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas,
requerimientos, necesidades de organizaciones o grupos sociales; puede referirse
a la formulación de políticas, programas, tecnologías, métodos o procesos. El
proyecto debe tener apoyo en una investigación de tipo documental, campo o un
diseño que incluya ambas modalidades”. (p.6).

Igualmente, este proyecto está basado en una Investigación Acción

Participativa (IAP), la cual es un método de estudio y acción de tipo cualitativo que
busca obtener resultados fiables y útiles para mejorar situaciones colectivas,
basando la investigación en la participación de los propios colectivos a investigar.
Así, se trata de que los grupos de población o colectivos a investigar pasen de ser
“objeto” de estudio a “sujeto” protagonista de la investigación, controlando e
interactuando a lo largo del proceso investigador (diseño, fases, evolución,

37
acciones, propuestas), y necesitando una implicación y convivencia del personal
técnico investigador en la comunidad a estudiar.

La IAP busca entender el mundo al tratar de cambiarlo, colaborativa y

reflexivamente. Una alternativa al positivismo en la ciencia, esta larga tradición
hace hincapié en principios de investigación colectiva y experimentación basados
en evidencia e historia social. Dentro de un proceso de IAP, "las comunidades de
investigación y acción desarrollan y dirigen preguntas y problemas significativos
para aquellos que participan con co-investigadores" (Reason and Bradbury, 2008,
p. 1).

Como en otros métodos de intervención social, como es el caso de la IAP, su

finalidad principal es la acción. Una acción con la participación activa de la gente y
con el propósito de resolver los problemas de la misma gente, que se pueden
resolver a nivel local.

Los profesionales de IAP realizan un esfuerzo en conjunto para integrar tres

aspectos básicos de su trabajo: participación (la vida en la sociedad y
democracia), acción (compromiso con la experiencia y la historia), e investigación
(solidez en el pensamiento y el desarrollo del conocimiento). La IAP no es un
monolítico cuerpo de ideas y métodos sino una orientación pluralista de nuevos
conocimientos y cambios sociales.

IV.2- Diseño de la Investigación

Se considera que el diseño de la investigación aplicada en este estudio está

definido en la modalidad de Investigación No Experimental, en donde Hurtado
(2001), expresa como: “aquella en las cuales el investigador no ejerce control, ni
manipulación alguna sobre las variables en estudio”. (p.87); ya que su aplicación
metodológica se realizará dentro del campo de desarrollo del objeto de estudio en
la Coordinación de Compras de la Empresa de Distribución de Productos e
Insumos “Venezuela Productiva, C.A.”.

38
 Es por esto, que de acuerdo a lo anterior, se puede decir que el diseño de la
Investigación es de Campo. Es así, que el autor Arias, F (2006) indica que la
investigación de campo “es aquella que consiste en la recolección de datos
directamente de los sujetos investigados o de la realidad donde ocurren los
hechos sin manipular o controlar variable alguna.” (P.31).

De acuerdo a los planteamientos de Sabino (1992), se deduce que los

estudios de campo permiten al investigador asegurarse de las condiciones en que
se han encontrado los datos, posibilitando su modificación en el caso de que
surjan dudas acerca de su calidad, lo cual garantiza un nivel de confiabilidad para
el conjunto de información obtenida, de igual manera, para este autor este diseño
de investigación permite que los datos sean recogidos directamente en el lugar de
los hechos.

Por otra parte, la investigación también se enfocará hacia un diseño

Documental o Bibliográfico; en este sentido en el presente estudio se recurrió a
diversas fuentes de investigación sobre el tema tales como libros, informes,
revistas, y otros documentos los cuales aportaron conceptos y teorías básicas
sobre lo que es el proceso de compras y su importancia. Las primeras fuentes a
las que recurre el investigador se conoce como fuentes de información primarias,
la cual brinda la posibilidad de formar un repertorio bibliográfico concreto y definido
sobre el tema.

IV.3- Nivel de Investigación

La presente investigación puede considerarse de tipo Descriptiva; porque

tiene como propósito la descripción de un evento o fenómeno tal cual ocurre en
realidad.

Señala Tamayo Tamayo (1993); la investigación descriptiva: “La

investigación descriptiva comprende la descripción, registro, análisis e
interpretación de naturaleza actual, composición o procesos de los fenómenos. El
enfoque se hace sobre conclusiones dominantes, o sobre como una persona,
grupo o cosa, se conduce o funciona en el presente... trabaja sobre realidades de
39
hecho y su característica fundamental es la de presentarnos una interpretación
correcta”. (p.35).

IV.4- Población

En la presente investigación la población, va a estar conformada por las

personas que laboran en el área donde se desarrolla el trabajo en estudio.

Según Tamayo Tamayo (1993) expone: “Una población está determinada por
sus características definitorias por tanto, el conjunto de elementos que posea esta
característica se denomina población o universia. Población es la totalidad del
fenómeno a estudiar donde las unidades de población poseen una característica
común, la cual se estudia y da origen a los datos de la investigación”. (p.92).

Por lo tanto, la población del trabajo en estudio se conformó con la totalidad

de las personas que laboran en la Coordinación de Compras de la Empresa de
Distribución de Productos e Insumos “Venezuela Productiva, C.A.”, la cual está
integrada por cinco empleados.

IV.5- Muestra

La muestra es un subconjunto de la población. Son los sujetos involucrados

en el estudio; es decir, es la unidad contextual que aporta la información.

Al respecto Sabino (1992) define a la muestra en un sentido bien amplio

como, “una parte del todo llamado universo y que sirve para representarlo”.
(p.118).

En la presente investigación, el tipo de muestreo es Probabilístico al azar

simple, ya que la selección de los elementos que la conforman será realizada al
azar, permitiendo que todos los individuos que integran la población tengan la
misma posibilidad de integrarla.

IV.6- Técnicas e Instrumento de Recolección de Datos

40
 Las técnicas de recolección de datos constituyen estrategias que permiten
llevar a cabo el levantamiento de la información con el objeto que sea posible
determinar las necesidades existentes en la empresa objeto de estudio.

El principal método de recolección de información a ser utilizado por el

equipo de investigación es de la Observación Directa; esta modalidad le dará al
investigador la facilidad de percibir la realidad del objeto de investigación,
directamente del escenario en el que se desarrolla; esta técnica de recolección de
información, representa un método sistemático y confiable, ya que permite obtener
información clara y precisa acerca del desarrollo de cada una de las actividades
que se ejecutan dentro de la Coordinación de Compras de la Empresa de
Distribución de Productos e Insumos “Venezuela Productiva, C.A.”, a través de la
cual se evaluarán las variables que inciden directamente la evolución óptima de
las compras.

Por otra parte se utilizará el cuestionario como otro instrumento para

recolectar información, el cual estará compuesto por cinco preguntas de tipo
cerradas, las respuestas estarán condicionadas a un sí o a un no, y redactadas de
manera sencilla para que sean comprendidas con facilidad por parte de los
encuestados. Ver Anexo 2.

De acuerdo a Tamayo Tamayo (1992); expresa que el cuestionario: “Es un

instrumento de gran utilidad en la investigación científica ya que constituye una
forma concreta de la técnica de observación, logrando que el investigador fije su
atención en ciertos aspectos y se sujeta a determinadas condiciones”. (p.115).

Cabe señalar que los datos que se recogerán para su respectivo análisis,
serán directamente con las personas que manejan las actividades de compras
dentro de la Empresa de Distribución de Productos e Insumos “Venezuela
Productiva, C.A.”.

IV.7- Análisis o Procesamiento de Datos

41
 En todo trabajo de investigación es importante obtener las diversas formas
con las que se puede procesar los datos que se obtienen luego de la utilización de
las técnicas e instrumentos de recolección de datos.

En tal sentido Tamayo Tamayo (1992); enuncia que: “El procesamiento de

datos, cualquiera que sea la técnica empleada para ello no es otra cosa que el
registro de los datos obtenidos por los instrumentos empleados, mediante una
técnica analítica en la cual se comprueba la hipótesis y se obtiene las
conclusiones”. (p.103).

La información será presentada a través del medio escrito; es decir, por ser
esta técnica uno de los o métodos más explicativos para este tipo de
investigación, por lo que se escribe la información, se analiza y se hará énfasis a
las especificaciones o aspectos referentes a la finalidad de la investigación,
posteriormente será seleccionada la información recopilada a través de un orden
de importancia previamente establecido; ya que no toda la información recolectada
es evidentemente descriptiva del proceso en estudio. Una vez recopilada la
información y previo su análisis, será necesario utilizar un procesamiento
matemático y sistemático para realizar su interpretación; se verifica el tratamiento
que se le dará a los datos, a fin de si se pueden clasificar, codificar, graficar y
tabular para ser sometidos a análisis e interpretación con base a frecuencias y
porcentajes, como parte del proceso estadístico, lo que permite emitir
conclusiones y recomendaciones.

IV.8- Validación del Instrumento

Los instrumentos serán primeramente validados por expertos, los cuales los
evaluarán de acuerdo a los siguientes aspectos: coherencia con los objetivos de la
investigación y correspondencia de las preguntas con el propósito planteado.

La validez del instrumento de recolección de datos se estableció a través de

la aprobación del contenido en el cual Sabino, C. (1992), define: “es una consulta
a un de expertos, para que revisen y organicen los elementos pertinente al campo
de estudio”. (p.26).
42
 Se procederá a la consulta de expertos en el área de proceso de compras
quienes evaluarán el contenido del mismo y considerarán su pertenencia. Los
mismos revisarán cada uno de los ítems contenidos en el instrumento aplicado
con la finalidad de determinar la validez del mismo.

43
 MOMENTO V

LA PROPUESTA

En el presente capítulo se desarrolló una propuesta de mejora de los

procesos que se llevan a cabo dentro de la Coordinación de Compras de la
Empresa de Distribución de Productos e Insumos “Venezuela Productiva, C.A.”.

En vista de que esta empresa busca un crecimiento dentro del mercado

venezolano es necesario que cuente con herramientas que les faciliten a sus
trabajadores la forma de llevar a cabo sus actividades optimizando los tiempos de
respuesta al momento de cumplir los objetivos planteados.

Es por ello que surge la propuesta de desarrollar un sistema administrativo

que permita mejorar la gestión que existe en Compras, que a su vez servirá de
guía para la ejecución de actividades y será una herramienta de apoyo en los
niveles jerárquicos de la organización.

Este sistema que nos permitirá ubicar los expedientes de las órdenes de
compras, será de fácil acceso para buscarlas, nos permitirá llevar un control de
orden cronológico por carpetas. Será una herramienta digital que nos permitirá
saber cuántas compras se han hecho por proveedor.

También, será de gran utilidad ya que contará con un módulo buscador

donde podemos seleccionar el documento que estamos buscando de esta manera
se podrá tener acceso al documento, bien sea por fecha de realización, por
nombre de proveedor, o por número de orden de compra u orden de pago. Al
seleccionar el tipo de documento que estamos buscando, automáticamente nos
dirá en qué número de carpeta física se encuentra; nos ayudará a agilizar los
procesos en la Coordinación y acortar el tiempo de espera. Aunado a ello, se
llevará un control absoluto del archivo, el cual será de fácil acceso. Ver Anexo 3.

Este sistema será creado a través de la aplicación ACCESS del paquete

Microsoft Office.

44
 ANEXOS

Anexo 1: Estructura Organizativa de la Empresa de Distribución de Productos e

Insumos “Venezuela Productiva, C.A.”

45
Anexo 2: Formato del Cuestionario (Borrador)

SOPORTE

CUESTIONARIO

Propuesta de un Sistema Administrativo para la

mejora de Gestión de la Coordinación de Compras

1) ¿Xxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx?

SI NO

2) ¿Xxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx?

SI NO

3) ¿Xxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx?

SI NO

4) ¿Xxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx?

SI NO

5) ¿Xxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx?

SI NO

46
Anexo 3: Formato de la Propuesta del Sistema Administrativo (Borrador)

47
48
 Empresa de Distribución de
Productos e Insumos
“Venezuela Productiva, C.A.”

MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA

COMPLEMENTARIO DE EXPEDIENTES DE COMPRAS
(SICEXCOM)

Caracas, 2018

49
Doc nº 00000XXX Fecha: xx/xx/2018
Hora: XX:XX am

Empresa de Distribución de
Productos e Insumos
“Venezuela Productiva, C.A.”

Usuario: XXXXXXX

Expediente de Compra
SERVICIO
De la 0000001 hasta la 0000210

Núm. Fecha Núm. Núm. de

Orden de Tipo Proveedor Concepto Monto Total Estatus Orden de
Registro Carpeta
Compra Pago
20/8/201 Recarga de
0000001 Servicio Xxxxxx, C.A 245.890 Bs Procesada 000456 16
6 Cartuchos
29/8/201 Mtto de
0000210 Servicio Xxxxxx, C.A 1.500.000 Bs Anulada 001540 80
7 Alfombras

50