CÓDIGO:

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA EST1-P-005

PROCEDIMIENTO VERSIÓN: 1
FECHA DE
GESTIÓN DEL CAMBIO VIGENCIA
11/May/2014

1. OBJETIVO
Gestionar oportunamente los cambios que puedan presentarse en la Agencia Nacional de
Minería, de forma planificada y controlada, con el fin de garantizar se mantiene la integridad
del Sistema Integrado de Gestión.

2. ALCANCE
Este procedimiento es de aplicación obligatoria en todos los procesos de cambio que
puedan presentarse a los sistemas de gestión, procesos, programas, planes, sitios de
trabajo, equipos, servicios y productos.

Inicia con la identificación del cambio y finaliza con el seguimiento, control y ajuste del plan
de cambios.

3. DEFINICIONES
3.1 CAMBIO
El conjunto de variaciones de diferente orden que sufren las organizaciones y que se
traducen en un nuevo comportamiento organizacional. Por ejemplo: fusión con otra
Entidad, eliminación o creación de nuevas funciones de la Entidad, apertura de nueva sede,
cambio en la estructura organizacional, recorte presupuestal, tercerización de un proceso,
incorporación de herramientas tecnológicas para el desarrollo de los procesos, entre otros.

3.2 PROCESO
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.

3.3 PROYECTO
Proceso único consistente en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con
fechas de inicio y de finalización, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con
requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos.

4. CONDICIONES GENERALES
4.1 Elementos de entrada

Los elementos que deben ser tenidos en cuenta como entradas, para la ejecución del
presente procedimiento, están dadas por:
- La generación de nuevos procesos,
- Identificación de nuevos requisitos legales,
- Nuevos servicios, equipos, tecnología, insumos,
- Cambios en estructura organizacional,
- Cambios en administración,
- Cambios en infraestructura, entre otros.

Los responsables de esta identificación serán, entre otros: Presidente, Vicepresidentes,

Líderes y Responsables por ejecución de los Procesos.

4.2 Aprobación del plan de cambios

En el momento de presentarse un cambio en cualquiera de las entradas definidas en el

numeral anterior, debe diligenciar el formato para planificación y análisis de cambios (EST1-
P-005-F-001), el cual deberá ser enviado al Representante de Dirección, para ser estudiado
y aprobado conjuntamente con la alta dirección.

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS
Documentos Internos:
 Formato para planificación y análisis de cambios / EST1-P-005-F-001
Documentos Externos:
 NA

6. DETALLE DE ACTIVIDADES

CONTROLES Y/O
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
RELACIONADOS
Identificar el cambio
Dueño del proceso o
En caso de que amerite aplicar la
responsable del
gestión de cambio, el solicitante
1 proceso, interesado No aplica
inicia el requerimiento de cambio,
en la gestión del
en donde se describe el propósito
cambio
del cambio y su justificación.
Analizar los elementos
impactados del Sistema Integrado
Dueño del proceso o
de Gestión
responsable del Formato para
Se realiza análisis del cambio,
2 proceso, interesado planificación y análisis de
identificando si se requiere:
en la gestión del cambios
- Cambiar el mapa de procesos de
cambio
la Organización
- Adquirir o cambiar nuevos
 equipos, maquinaria, cambiar
infraestructura (física o
tecnológica).
- Actualizar el normograma
- Actualizar el mapa de riesgos
- Crear o eliminar un cargo en la
Entidad
- Contar con más presupuesto
para el Sistema de Gestión
- Modificar o eliminar algún
manual, procedimiento,
instructivo del Sistema Integrado
de Gestión
- Otro tipo de cambios
Aprobar plan de cambios
Evaluar el plan de cambios, por la
Representante de la Dirección del
SIG, con el fin de aprobar la
implementación del plan
establecido. Incluye el
nombramiento del líder de Representante de la Punto de Control
3
implementación del plan de Dirección del SIG Acta del comité
cambios. El Representante de la
Dirección del SIG evalúa la
criticidad y el impacto del cambio,
con el fin de determinar qué
planes deben ser aprobados por la
Alta Dirección de la ANM.
¿Se requieren ajustes del plan de Dueño del proceso o
cambios? responsable del
4 Si se requieren pasar a actividad 5, proceso, interesado No aplica
si no se requieren ajustes, pasar a en la gestión del
actividad 6. cambio
Ajustar plan de cambios
Se debe detallar el plan de
Dueño del proceso o
actividades para implementación
responsable del Formato para
del cambio, teniendo en cuenta
5 proceso, interesado planificación y análisis de
los responsables de ejecución de
en la gestión del cambios
las actividades, los recursos
cambio
aprobados y el tiempo estimado
de duración.
Divulgar el cambio
Dueño del proceso o
Se debe socializar los tiempos y Registros de asistencia a
6 responsable del
actividades, a los implicados de divulgaciones
proceso, interesado
ejecutar el plan de cambios.
 en la gestión del
cambio
Implementar el cambio
Dueño del proceso o
El Líder de Implementación del
responsable del
Cambio será el responsable del
7 proceso, interesado No aplica
proceso de cambio y este le
en la gestión del
informará cualquier novedad al
cambio
Representante de la Dirección.
Realizar seguimiento, control y
ajuste al plan de cambios
Se debe valorar si se están Representante de la
8 Punto de Control
consiguiendo los resultados Dirección del SIG
esperados y reportar el avance de
la ejecución del plan de cambios.
9 FIN
FLUJOGRAMA

7. ANEXOS
NA

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

1 09/May/2014 Creación del documento

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Alex Mauricio Nombre: Gladys Pinzon Daza Lisbeth Triana
Nombre: Nombre:
Castaño Quintero Coordinador Grupo Casas
Cargo:
Cargo: Gestor T1 G 10 Planeación Vicepresidente
Fecha: 04/Mar/2014 Fecha: 10/Apr/2014 Cargo: Administrativa y
Financiera
Fecha: 11/May/2014

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