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HERRAMIENTAS
MODERNAS
DE COSTOS Y GESTIÓN
COSTOS ESTÁNDAR Y ABC
AUTOR: Matha Inés Moreno Medel
ÍNDICE
1. Herramientas modernas de costos y gestión
1.1. Historia y definición
1.2. Indicadores de gestión
1.3. Administración y presupuesto basado en actividades
1.4. Cuadro de mando integral (Balanced Score Card)
1.5. Centro de servicios compartidos
1.6. Ciclo del negocio
1.7. Cadena de valor
1.8. Contabilidad del consumo de recursos (Resource consumption Accounting)
1.9. Establecer una metodología para la implementación de estas herramientas
1.10. Análisis de resultado
• Glosario de términos
• Referencias
• Referencias bibliográficas
• Lista de figuras
• Lista de tablas
2 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
1. Herramientas
modernas
de
costos
y
gestión
1.1. Historia y definición
Para
hablar
de
herramientas
modernas
de
costos
y
de
gestión
hay
que
iniciar
con
las
herramientas
de
calidad
que
se
empezaron
a
utilizar
desde
1968
por
Kaoru
Ishikawa;
quien
empezó
a
aplicarlas
en
procesos
de
equipo
y
quien
decía
que
a
través
de
ellas
se
podía
solucionar
el
94%
de
los
problemas
de
una
empresa,
sobre
todo
en
las
áreas
productivas.
(Ishikawa,
1986);
estas
herramientas
más
adelante
se
denominaron
“las
siete
herramientas
básicas
de
la
calidad”
y
son
utilizadas
como
métodos
para
evaluar
la
mejora
continua
a
través
de
la
solución
de
problemas
específicos;
estas
son:
• Diagrama
causa
efecto:
detecta
las
causas
y
los
efectos
de
un
problema
que
puede
estar
afectando
el
proceso.
Figura
1.
Diagrama
Causa
–
Efecto,
Espina
de
pescado
o
Diagrama
de
Ishikawa
Fuente:
Florian,
T.
(s.f.)
COSTOS ESTÁNDAR Y ABC 3
Lista de chequeo: formato pre establecido con las tareas que hay que realizar, en la realización
de actividades o procesos, mantiene el control para su realización.
Figura
2.
Hoja
de
Comprobación,
Hojas
de
Verificación,
o
listas
de
chequeo.
Fuente:
Cherezovhttp,
K.
(s.f.).
4 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
Gráficos
de
control:
permite
analizar
el
comportamiento
de
un
indicador
en
varios
periodos
y
permite
determinar
las
tendencias.
Figura
3.
Gráficos
de
Control.
Fuente:
Panyakhom,
D.
(s.f.)
COSTOS ESTÁNDAR Y ABC 5
Histograma: representación gráfica donde se analiza las distribuciones de frecuencias.
Figura
4.
Histograma.
Fuente:
zagandesign.
(s.f.).
Diagrama
de
Pareto,
curva
cerrada
o
Distribución
A-‐B-‐C:
organiza
datos
de
forma
descendente,
a
través
de
éste
se
da
prioridad
a
los
datos
de
mayor
incidencia
en
el
proceso
o
problema
analizado.
6 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
Figura
5.
Diagrama
de
Pareto
Fuente:
Oksana,
N.
(s.f.)
Diagrama
de
dispersión:
ayuda
a
identificar
las
posibles
relaciones
entre
dos
o
más
variables.
Figura
6.
Diagrama
de
Dispersión
Fuente:
aalbedouin.
(s.f.).
COSTOS ESTÁNDAR Y ABC 7
Estratificación: es la clasificación de elementos de un universo analizado a través de
características comunes.
Figura
7.
Estratificación
Fuente:
Malevich,
M.
(s.f.).
En
1972,
la
Union
of
Japanese
Scientists
and
Engineers,
difundió
otras
herramientas
que
podrían
utilizar
los
directivos
de
las
empresas
con
el
fin
de
profundizar
datos
cuantitativos
para
solucionar
problemas;
en
1977
el
comité
dio
a
conocer
los
resultados
de
su
trabajo
investigativo,
con
un
conjunto
de
siete
herramientas
denominadas
las
“siete
nuevas
herramientas
del
control
de
calidad”;
que
permiten
la
planificación,
establecer
metas
y
solución
de
problemas
y
empezaron
a
conocerse
como
“las
siete
herramientas
de
gestión”
y
ellas
son:
• Diagrama de Afinidad: permite categorizar datos de acuerdo a las relaciones naturales
entre ellos.
• Diagrama de Relaciones: permite analizar un problema donde las causas están
relacionadas complejamente.
• Diagrama de Árbol o Diagrama Sistemático: se utiliza para solucionar problemas de
conteo y probabilidad.
• Diagrama de Matriz: muestra la conexión entre ideas, problemas, causas, procesos,
métodos, objetivos.
• Matriz de Priorización: clasifica la información de acuerdo a su ponderación y
aplicación de criterios definidos.
8 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
• Diagrama
de
proceso
de
decisión:
se
analizan
las
actividades
o
fases
a
desarrollar
para
cumplir
un
objetivo
o
una
meta,
identifica
los
puntos
críticos
donde
pueden
presentarse
contingencias
y
se
establecen
planes
de
acción
para
minimizar
el
impacto.
• Diagrama
de
Flechas:
establece
el
orden
en
que
debe
realizarse
un
proceso
o
las
actividades
y
permite
planificar
y
controlar
su
desarrollo.
• Posteriormente,
surgen
otras
herramientas
de
la
calidad
y
otros
métodos
de
análisis,
planificación
y
acción
como:
• Diagrama
de
Flujo:
es
la
representación
gráfica
de
un
proceso.
• Tormenta
de
ideas
o
lluvia
de
ideas
o
brainstorming:
es
una
técnica
de
pensamiento
creativo
en
un
equipo
de
trabajo,
acerca
de
una
problemática
planteada
y
sus
posibles
soluciones.
• Técnica
de
Grupo
Nominal:
permite
identificar
problemas
presentados
en
un
equipo
de
trabajo,
estudia
las
necesidades
y
posibles
soluciones
1.2. Indicadores de gestión
Son
herramientas
utilizadas
para
medir,
controlar,
hacer
gestión,
seguimiento
y
evaluación
periódica
en
los
procesos
y
actividades
de
las
empresas
y
de
las
variables
de
mayor
incidencia.
Un indicador sintetiza cuantitativamente una variable que permite identificar el
comportamiento en un periodo de factores importantes de una empresa, es una medida
estadística de un conjunto de parámetros y permite identificar actividades, procesos y factores
que no cumplen con los estándares establecidos en los planes de acción implementados y sirve
para diagnosticar y proyectar planes futuros.
Las características de un indicador son:
• Ámbito de medición: el que se mide.
• Nivel de medición: detalle de la medición.
COSTOS ESTÁNDAR Y ABC 9
Son medidas utilizadas para evaluar el cumplimiento de objetivos en un proyecto y en una
organización; miden el desempeño y los resultados obtenidos y están asociados a resultados
cuantificables por alguna unidad de medida; entre los más conocidos están:
De resultado:
• Ventaja
competitiva.
• Desempeño.
De medio:
• Financieros.
• Flexibilidad.
• Recursos.
• Calidad
innovación.
Económicos:
• Eficiencia.
• Efectividad.
• Los
indicadores
permiten
medir
atributos
de
una
organización
entre
ellos:
10 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
Figura
8.
Atributos
de
una
organización
Fuente: elaboración propia
1.3. Administración y presupuesto basado en actividades
Como
lo
mencionado
en
las
unidades
anteriores,
la
fuente
fundamental
de
los
Costos
Basados
en
Actividades
(ABC)
es
la
administración
(ABM)
y
presupuesto
(ABB)
también
Basados
en
Actividades.
En
primera
instancia,
se
parte
del
presupuesto
que
tiene
como
objetivos
la
planeación
de
las
actividades
en
dinero
y
en
volúmenes
para
periodos
determinados,
el
control
de
los
ingresos
y
egresos
y
la
medición
de
los
resultados
obtenidos,
cuantitativa
y
cualitativamente,
para
esto
es
necesario
establecer
responsabilidades,
en
los
procesos
y
sobre
cada
una
de
las
actividades.
El
presupuesto
y
la
administración
basada
en
actividades
parte
del
mismo
principio
de
los
costos
basados
en
actividades;
por
esta
razón
en
este
capítulo
no
se
profundizará
este
tema;
en
este
momento
se
profundizará
en
la
planeación
estratégica
que
permite
mejorar
el
cálculo
y
gestión
en
cualquier
proceso,
área
o
plan
empresarial
partiendo
de
cualquier
elemento
del
costo.
COSTOS ESTÁNDAR Y ABC 11
Con el fin de tener un eficiente control es necesario cuantificar tiempo, productos, clientes,
mercados, valor y producción.
El
sistema
ABC/ABM
parte
de
la
premisa
que
las
distintas
actividades
son
las
que
consumen
recursos
y
originan
los
costos;
por
esta
razón
es
necesario
recaudar
información
sobre
el
rendimiento
de
cada
una
de
las
actividades
y
poder
realizar
la
planeación
estratégica
de
la
organización
desde
cada
una
de
las
actividades
que
dan
valor
a
la
organización
por
ser
fundamentales
en
el
cumplimiento
del
objeto
social.
1.4. Cuadro de mando integral (Balanced Score Card)
Es
una
metodología
para
la
medición
del
desempeño
empresarial
y
el
mejoramiento
continuo;
fue
desarrollado
por
Robert
Kaplan
y
David
Norton
en
1992;
esta
metodología
permite
planear
en
función
de
la
visión
y
las
estrategias,
convirtiéndolas
en
acciones
específicas
y
fácilmente
evaluables
a
través
de
indicadores
y
control
de
resultados;
su
proyección
es
lineal
donde
se
deben
evaluar
estos
resultados
con
el
esquema
causa
–
efecto;
en
esta
metodología
se
evalúan
los
siguientes
contextos
de
la
empresa:
• Perspectiva financiera: metas financieras en cuanto a nivel de ventas, margen de
utilidad, costos de producción, entre otros.
• Perspectiva del cliente: expandir, adquirir, satisfacer y retener a los clientes a través de
calidad del producto y del servicio.
• Perspectiva de los procesos internos: se mide la eficiencia y efectividad de los
productos y servicios para lograr la satisfacción del cliente y los objetivos financieros.
• Perspectiva de aprendizaje e innovación: capacidad efectiva y eficiente para el
cumplimiento de las estrategias planteadas a través de la capacitación del personal,
procesos de mejoramiento continuo y sentido de pertenencia del mismo.
• Este control se realiza generalmente con un sistema de semáforo donde se muestran
en color verde los indicadores que se están cumpliendo a satisfacción, en amarillo los
que están en riesgo y en rojo los que no se están logrando.
1.5. Centro de servicios compartidos (CSC)
Es
un
modelo
operativo,
donde
las
empresas
buscan
mejorar
los
niveles
de
servicio
reduciendo
costos
e
incrementando
controles;
las
empresas
se
especializan
en
un
servicio
de
alta
calidad
y
lo
prestan
a
diferentes
unidades
de
negocios
o
empresas
con
el
fin
de
consolidar
funciones,
actividades
y
evitar
duplicidad;
las
funciones
que
comúnmente
se
integran
son:
recursos
humanos,
tecnología,
compras,
finanzas,
servicios
generales,
jurídica,
mercadeo,
servicio
al
cliente,
abastecimiento.
12 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
Los
centros
de
servicios
compartidos
se
pueden
implementar
insourcing
es
decir,
al
interior
de
la
misma
compañía
o
en
un
grupo
empresarial
o
un
grupo
económico
o
outsourcing
u
offshore,
o
enviándolos
al
exterior
de
la
empresa
o
el
grupo,
fuera
del
país,
o
puede
ser
también
mezclando
las
dos
opciones.
Figura
9.
Costos
y
Beneficios
del
implementar
CSC
Fuente:
Producción
propia
Recomendaciones para la implementación de centros de servicios compartidos:
• Establecer los beneficios de la implementación.
• Contar con un equipo de trabajo que conozca las actividades en las diferentes áreas
que van a consolidarse.
• Adecuado liderazgo en las unidades a intervenir.
• Establecimiento de roles y responsabilidades compartidas.
• Capacitación permanente.Búsqueda de la calidad del servicio en las diferentes unidade
COSTOS ESTÁNDAR Y ABC 13
Figura 10. Unificación de funciones en CSC
Fuente: Producción propia
1.6. Ciclo
del
negocio,
gestión
de
procesos
de
negocio
o
Business
Process
Management
(BPM)
Esta
herramienta
se
soporta
en
la
tecnología
y
permite
medir,
controlar
y
proyectar;
tiene
como
finalidad
automatizar,
administrar
y
optimizar
procesos;
busca
facilitar
el
trabajo
del
ser
humano
a
través
de
herramientas
y
poder
operar
mejor
los
procesos
del
negocio;
en
el
análisis
para
su
implementación
son
necesarias
las
siguientes
fases:
diseño,
modelado,
ejecución,
monitoreo
y
optimización.
Cada
una
de
las
etapas
requiere
ser
documentada,
se
deben
establecer
formatos
que
faciliten
la
gestión,
los
procesos
y
la
comunicación
entre
los
involucrados
a
diferente
nivel
del
proceso,
los
clientes
y
los
proveedores.
14 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
Figura
11.
Fases
de
implementación
del
BPM
Fuente:
Producción
propia
1.7. Cadena de valor
Herramienta
estratégica
que
consiste
en
controlar
los
recursos
y
las
competencias
que
aportan
al
objeto
social
de
la
empresa
o
del
negocio;
las
actividades
que
no
dan
valor
se
pueden
delegar
externamente
y
lo
importante
en
el
éxito
es
la
interrelación
entre
las
áreas
internas
y
las
que
se
han
externalizado.
Esta
herramienta
muestra
una
serie
de
actividades
estratégicas
que
se
denominan
“procesos
del
negocio”
donde
se
establecen
estrategias
que
los
diferencian
de
la
competencia
y
que
hacen
la
empresa
diferenciadora
con
sus
clientes
dándoles
valor
y
que
la
destacan;
no
obstante,
no
se
puede
olvidar
que
estos
procesos
se
soportan
en
otras
actividades
y
mapas
de
actividades.
Figura 12. Cadena de Valor empresa de producción tradicional
Fuente: Producción propia
COSTOS ESTÁNDAR Y ABC 15
1.8. Contabilidad del consumo de recursos, Resource consumption Accounting (RCA)
Este
método
permite
examinar
el
flujo
del
volumen
de
cada
actividad
y
su
relación
con
la
cantidad
de
proceso
a
través
de
la
cadena
de
valor
de
una
empresa;
la
empresa
debe
realizar
asignaciones
apropiadas
de
cada
uno
de
los
gastos
a
los
objetos
o
actividades
que
reciben
su
beneficio;
permite
transferir
automáticamente
volumen
de
ventas
a
volumen
de
actividades
solicitados
por
el
centro
de
costos;
permite
planificar
adecuadamente
con
datos
reales
de
costos
primarios;
se
puede
identificar
falta
de
capacidad
o
inactividad
de
recursos
o
recursos
ociosos.
1.9. Establecer una metodología para la implementación de estas herramientas
Analizadas
diversas
herramientas
de
gestión
se
debe
evaluar
cuál
o
cuáles
aplicar
para
la
estructura
y
necesidades
de
la
empresa;
es
necesario
enfocarse
en
una
que
sea
la
más
acorde
a
esas
necesidades;
en
este
punto
se
debe
establecer
cuál
o
cuáles
objetivos
estratégicos
pretende
abordar
y
de
esta
forma
encaminar
los
recursos
para
su
implementación
y
control;
una
vez
seleccionada
se
debe
realizar
capacitación
a
todas
las
personas
de
la
empresa
y
asignarles
funciones
y
responsabilidades;
adicionalmente,
es
necesario
implementar
controles
que
permitan
un
adecuado
seguimiento
en
el
proceso
de
implementación
y
luego
de
seguimiento.
1.10. Análisis de resultados
Una vez implementada una herramienta es necesario que se estén analizando
permanentemente los resultados con el fin de detectar oportunidades de mejora y establecer
correctivos; el análisis del resultado de los indicadores permite identificar procesos o áreas
críticas; adicionalmente, es necesario estudiar cada uno de los indicadores que no han logrado
la meta para establecer si estos fueron establecidos con un estándar muy alto y de ser necesario
se deben replantear; en cuanto a los indicadores que llevan un lapso de tiempo que se logra
obtener la meta, también es necesario establecer un nuevo estándar con el fin de poder
evidenciar la mejora continua.
El
análisis
de
estos
resultados
permite
a
la
Dirección
de
la
Empresa
determinar
si
la
herramienta
implementada
ha
permitido
a
la
empresa
trabajar
en
función
de
sus
objetivos
estratégicos,
mejorando
la
calidad
del
servicio
y
minimizando
costos;
de
esta
forma
el
margen
de
rentabilidad
aumenta
debido
a
la
optimización
de
los
recursos
invertidos.
16 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
GLOSARIO
DE
TÉRMINOS
Diagrama
causa
efecto:
Herramienta
de
gestión
empresarias
que
permite
detectar
las
causas
y
los
efectos
de
un
problema
que
puede
estar
afectando
el
proceso.
Diagrama de dispersión: Herramienta de gestión empresarias que permite identificar las
posibles relaciones entre dos o más variables.
Diagrama de Pareto : Herramienta de Gestión que organiza datos de forma descendente, a
través de este se da prioridad a los datos de mayor incidencia en el proceso o problema
analizado.
Estratificación
Herramienta
de
gestión
que
clasifica
elementos
de
un
universo
analizado
a
través
de
características
comunes.
Gráficos de control: Herramienta de Gestión donde se analiza el comportamiento de un
indicador en varios periodos y permite determinar las tendencias.
Histograma: Herramienta de Gestión que Representa gráficamente donde se analiza las
distribuciones de frecuencias.
Lista
de
chequeo:
Formato
pre
establecido
con
las
tareas
que
hay
que
realizar,
en
la
realización
de
actividades
o
procesos,
mantiene
el
control
para
su
realización
Tasa
interna
de
retorno
(TIR)
Determina
la
tasa
de
descuento
a
la
cual
el
valor
presente
de
los
ingresos
de
efectivo
esperados
en
un
proyecto
que
es
igual
al
valor
presente
de
los
egresos
de
efectivo
individualmente
valor
presente
neto
(VPN):
Determina
la
ganancia
o
pérdida
en
u.m.,
esperada
en
un
proyecto
específico,
al
descontar
todos
los
ingresos
y
egresos
futuros,
trayéndolos
a
valor
presente
COSTOS ESTÁNDAR Y ABC 17
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COSTOS ESTÁNDAR Y ABC 19
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