FORMACION DE AUDITORES

INTERNOS
ISO 9001:2015 ISO 14001:2015 OHSAS 18001:2007
EL PROCESO DE AUDITORIA
 DESARROLLO DE LAS NORMAS
ISO 19011

ISO 19011:2002
Publicada por primera vez y tomada como referencia por muchas
organizaciones alrededor del mundo para ejecutar prácticas de
auditoria.
ISO 19011:2011
Segunda edición de la norma, anula la primera. Se espera siga siendo un
importante referente para la ejecución de prácticas de auditoria. Guía para
la ejecución de auditoria en sistemas de gestión por parte de
certificadoras.

Nota.- La Norma ha sido preparada por el Comité Técnico ISO/TC 176,

Gestión y aseguramiento de la Calidad, Sub comité SC 3, Tecnologías
de apoyo.
 DEFINICIÓN

¨Proceso sistemático, independiente y

documentado, para obtener evidencias de la
auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el
fin de determinar la extensión en que se
cumplen los criterios de auditoria¨
(3.1 ISO 19011)
 TIPOS DE
AUDITORIA
PRIMERA PARTE SEGUNDA PARTE TERCERA PARTE
ORGANIZACION CLIENTE CERTIFICADORA

AUDITORIA INTERNA AUDITORIA EXTERNA AUDITORIA EXTERNA

OBJETIVOS
Determinar si el SGC:
• Es conforme con los
requisitos.
• Se ha implementado y se
mantiene de manera eficaz.
Para:
• Evaluar el Sistema de
Gestion
• Identificar oportunidades
de mejora.
OBJETIVOS
• Evaluar la adecuación para
cumplir eficazmente los
requisitos del solicitante.
• Verificar la aplicación de
disposiciones contractuales.
Para:
• Evaluar y seleccionar
proveedores.
• Mantener relaciones Ganar-
Ganar.
OBJETIVOS
• Evaluar la capacidad para
cumplir con los requisitos
de la norma en referencia
Para:
• Certificación o
reconocimiento por un
tercero.
 TIPOS DE AUDITORIA
AUDITORIAS ENFOQUE DE
INTERNAS CLIENTE

PRIMERAPARTE SEGUNDAPARTE

ORGANISMO
ACREDITADOR
AUDITORIAS

ORGANISMO
CERTIFICADOR
TERCERA
PARTE
CLIENTE
 OBJETIVOS DE UNA AUDITORIA
Objetivos:
a) determinar el grado de conformidad del sistema de gestión del auditado
b) evaluar la capacidad del sistema del gestión para asegurar los
requisitos reglamentarios y contractuales
c) evaluar la eficacia del sistema de gestión para lograr los objetivos
especificados
d) identificar áreas de mejora potencial del sistema de gestión
 ¿POR QUÉ NECESITAMOS AUDITAR?
Para proporcionar información a la Alta Dirección sobre el
desempeño del Sistema de Gestión Integrado Evaluado.

Una Auditoría realizada efectivamente debe:

Proporcionar información real sobre la cual puedan
basarse las decisiones de la Gerencia.
Eliminar ideas preconcebidas e información sesgada.
Promover la comunicación entre los diferentes niveles
dentro de la organización.
 REQUISITOS FUNDAMENTALES PARA UNA
AUDITORÍA EFECTIVA:

 Apoyo de la Alta Dirección

  Auditores entrenados
  Independencia de los auditores
 Acceso a documentos
  Acceso a todos los niveles gerenciales
  Procedimiento de auditoría definido
 PRINCIPIOS DE AUDITORÍA

a) Integridad

b) Presentación imparcial

c) Debido cuidado profesional

d) Confidencialidad

e) Independencia

f) Enfoque basado en evidencia

 PRINCIPIOS DE AUDITORÍA

a) Integridad: El fundamento de la profesionalidad.

 Trabajo con honestidad, diligencia, responsabilidad,
imparcialidad y competencia
 Cumplimiento de requisitos legales aplicables

b) Presentación imparcial: La obligación de informar con veracidad y

exactitud.

c) Debido cuidado profesional: La aplicación de

diligencia y juicio al auditar.
 PRINCIPIOS DE AUDITORÍA
d) Confidencialidad: Seguridad de la información.

e) Independencia: Es la base para la imparcialidad de la auditoría y

objetividad de las conclusiones.
 Los auditores deben ser independientes de la actividad
auditada y estar libres de sesgo y conflicto de intereses.

f) Enfoque basado en evidencia: Un proceso de auditoria

sistémico permitirá obtener conclusiones certeras y fiables.
 La evidencia de la auditoría debería ser verificable.
 PROCESO DE EJECUCION
DE UNA AUDITORIA
PROGRAMA DE
AUDITORIA

PLAN DE AUDITORIA
Doc de
trabajo R. Apertura

EJECUCION DE
AUDITORIA Levantamiento de
información

R. Cierre
INFORME DE AUDITORIA

La auditoria se completa cuando todas las actividades del plan de

FIN auditoria han sido finalizadas.
PROGRAMA DE AUDITORIAS..
 PROGRAMA DE AUDITORIA
FORMATO SG-F-04

Versión: 1
Fecha:
PROGRAMADEAUDITORIASINTERNAS 09.07.20
12
Rev: RED
Aprob: GG
AÑO: FECHADEACTUALIZACION:

PROCESOS ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SETIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE COMENTARIOS

- Dependerá del tamaño y naturaleza del auditado, así como de la

naturaleza, complejidad y nivel de madurez del sistema de gestión a
auditar.
- Los programas de auditoria suelen ser Anuales o Semestrales
PLAN DE AUDITORIAS INTERNAS…
 CONTENIDO DEL PLAN DE
AUDITORÍA
• Objetivo y alcance
• Criterios
• Equipo Auditor
• Lugar y fecha
• Duración de las actividades y designacion de
responsabilidades
• Reuniones de enlace y retroalimentación
• Reuniones de apertura y cierre

Itinerario de las actividades que va a ejecutar el equipo auditor, para

la auditoria en mencion
 EJEMPLO

El plan de auditoria
es elaborado por el
Auditor Líder
DOCUMENTOS
 Listas deverificación;
DE TRABAJO
 Herramienta del equipo auditor
 Ayuda en la entrevista
 Permite estructurar la evaluación
 Permite administrar el tiempo
 Es una lista de recordatorio
 Despersonaliza la auditoría
 Uniformiza el proceso
 No limitarse estrictamente a ella
 No sirve para interrogar
 No es un check list
 Planes de muestreo de auditoría;
 Formularios para registrar información.
* Los documentos de trabajo deben retenerse al menos hasta el final de la auditora.
 MODELO DE LISTA DE
VERIFICACIÓN
Puntos de Verificación Documentos Req. Notas

Identificación del producto PC-001 8.5.2

Controles de preservación PC-002 8.5.4
(temperautra, humedad, atmósfera
controlada)

Mecanismos de manipulación PC-002 8.5.4

definidos.
Verificar forma de almacenamiento PC-002 8.5.4.
(altura de las rumas de producto)
 ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN QUE
DEBEN SER AUDITADOS

PERSONAS DOCUMENTACIÓN

PROCESO MATERIALES,
ITEMS Y EQUIPOS
EJECUCION DE AUDITORIA….
REUNION DE APERTURA 1

RECOPILACION DE
2
INFORMACION

CONCLUSIONES DE No conformidades
AUDITORIA Observaciones
3
Oportunidad de Mejora

REUNION DE CIERRE 4
 1. REUNIÓN DE APERTURA

 Presentar al equipo  Explicar sobre entrega del

 Objetivo, Alcance y Criterios informe de auditoria
 Confirmar Plan de auditoria  Confirmar logística y
 Explicar la métodologia de requisitos de seguridad
auditoria (fuentes de  Dar oportunidad a preguntas
levantamiento de informacion)
 Explicar sobre muestreo
 Confidencialidad
 Explicar como se califican los
 hallazgos
 2. RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Fuentes de Información Criterios de evaluación

 Entrevistas La existencia
 Revisión de documentos Funciona correctamente
 Muestreo de registros Es efectivo
 Observación
PISTA DE LA
AUDITORÍA
 Escoja una tarea
 Identifique las características principales del sistema auditado y
evalúelas
 Escoja registros pertinentes
 ¿Se ejecutan todos los controles?
 ¿Se monitorea su implementación?
A. ENTREVISTAS

Las preguntas deben:

 Apuntar a la información relevante

 No sugerir respuestas
 Incorporarse en la conversación regular

Tipos de preguntas: Abiertas- Cerrados-

Aclaratorios
 PREGUNTAS
ABIERTAS
 ¿Qué? ¿por qué? ¿dónde? ¿quién? ¿para qué? ¿cómo?
 Dirija una respuesta informativa
 ¡No son ilimitadas, pueden cambiar una conversación de rumbo!
 Una manera de evitar diluirse:
¡Muestrame!
 PREGUNTAS CERRADAS Y
DIRECTAS
 Preguntas cerradas – respuesta: Si/No
 Pregunta directa - respuesta: pocas palabras
 Se intenta dirigirse a información muy específica
 Desventajas:
 No dan mucha información
 Si se usan muy seguido dan la sensación de interrogatorio
 PREGUNTAS
ACLARATORIAS

 Realizadas para clarificar información y evitar malentendidos

 Permiten completar la idea
 Desventajas: Si se usan muy seguido crean la impresión de que
uno no escucha
 Consumen mucho tiempo
 Si no está preparado para escuchar por completo, no las haga
B.REVISIÓN DE
DOCUMENTOS
 Manual de SGI
 Procedimientos de Identificación
de peligros/aspectos
 Procedimientos de Trabajo
 Planes de Monitoreo
 Procedimientos de Producto no
conforme
 Planes de Emergencia
 Registros
C. MUESTREO DE REGISTROS

 No hay tiempo de chequear todo

 Escoja ejemplos representativos
 No hay un porcentaje establecido
 Representación de acciones
 Cubrir período relevante
 Mirada al control
D. OBSERVACIONES

 Observe la
evidencia física:
 Tareas
 Personas
 Maquinas
 Herramientas
 Edificios
 Condiciones
 Equipos de medicion
 Equipos de proteccion
 OBSERVACIONES
Todas las herramientas y máquinas con las que trabaja la gente
 OBSERVACIONES:
Insumos, Materias primas, productos químicos, productos no conformes y
otras sustancias que usa la gente con las cuales trabaja y procesa.
3. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA
Labor de auditoría

Evidencia de Criterios de
auditoria auditoria

Hallazgos de auditoria

CONCLUSION: CONFORME O NO
CONFORME
 TERMINOS RELACIONADOS

No Conformidad:
incumplimiento de un requisito
 EN UNA AUDITORIA DE TERCERA PARTE…..
HALLAZGO CLASIFICADO DESCRIPCION IMPLICANCIA

NC MAYOR Incumplimiento total a un SE IMPIDE LA

requisito de la norma CERTIFICACION
Incumplimiento a lo
pactado con el cliente, sin
haber sigo gestionado por
la organización
NC MENOR Incumplimiento parcial a SI SE PUEDE CERTIFICAR
un requisito de la norma
Incumplimiento a un
procedimiento , que no
afecta la conformidad del
producto
OBSERVACION Desviacion de “forma” mas SI SE PUEDE CERTIFICAR
que de fondo
EN UNA AUDITORIA DE PRIMERA PARTE….
 4. REUNIÓN DE CIERRE
 Agradecer
 Presentar al equipo auditor
 Recordar el objetivo, alcance y criterios
 Presentación de los resultados Fortalezas / Debilidades
 Explicar con exactitud las no Conformidades
 Estar preparado para justificar las no conformidades
 Informar que el proceso es por muestreo y se garantiza la
confidencialidad
 Alcances sobre el seguimiento a las no conformidades
 Agradecer Atenciones
INFORME DE
AUDITORIA
ESTRUCTURA DEL INFORME

 Alcance y objetivos de la auditoría

 Identificación de los auditores
 Personas contactadas
 Fecha de la auditoría
 Normas de referencia
 Describir la muestra tomada para cada proceso
 Describir Fortalezas y Debilidades
 Descripción de las no conformidades encontradas
 Adjuntar: SAC y Observaciones
 INFORME DE AUDITORÍA
¿QUÉ NO DEBE INCLUIRSE ?
 Opiniones Subjetivas
 Información Confidencial no correspondiente
 Crítica hacia individuos
 Declaraciones ambiguas
 Detalles triviales
 Hallazgos no mencionados en la reunión de cierre
 REDACTANDO NO
CONFORMIDADES…
CORRECTA REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES

Las no conformidades deberán registrarse y las

evidencias de auditoria que las apoyan

• Problema SAC
• Evidencia
• Requisito incumplido
 S O L I C I T UD D E AC C I O N C O R R E C T I V A/ P R E V E N T I V A ( S AC P )
TI P O : CORRECTIVA Nº: 02
PREVENTIVA ENTENDAMOS
PROCEDENCIA : AUDITORÍA INTE RNA HALLAZGO DE PERSONAL LAS SAC`S
QUEJA DEL CLIENTE INVESTIGACIÓN DE LOS GE RE NTE S

OTROS: … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …
S E C C I O N 1: D E S C R I P C I Ó N D E L A N O C O N F O R M I D A D / P O S I B L E N O C O N F O R M I D A D

N o r m a / R equi s i to: ISO/ 9 0 0 1 : 2 0 1 5 / 8.4 C o m p r a s

D o c u m e n t o d e R eferenc i a / N º d e R ev i s i ón: P L -1 9 -P R-1 2 Co m p r as -L ocal es/Rev. 00 ZONA DE
DECLARACION
DE LA NC
F E C H A : 00/11/02 G E R E N C I A / A R E A : Logística
E M I S O R : P ier r e N o d o yu n a R E S P O N S ABL E : Penelope Glamour
FIRMA: FIRMA:

S E C C I O N 2: A N A L I S I S D E C A U S A S
Nº D es c ri pc i ón R e s p o n s a b le
ZONA DE
INVESTIGACION
DE CAUSAS
FECHA: GERENTE/ JEFE AREA: F IR M A :
S E C C I O N 3: A C C I O N C O R R E C T I V A / P R E V E N T I V A
Nº D es c ri pc i ón P l a zo

ZONA DE CORRECCION
ACCIONES
FECHA: GERENTE/ JEFE AREA: S E CCION FIRM A:
CORRECTIVAS
4: V E R I F I C A C I O N D E L A N O C O N F O R M I D A D

ZONA DE
VERIFICACION DE
LA EFECTIVIDAD
FECHA: EMITIO LA SACP: FI R M A : DE ACCIONES
CORRECTIVAS Y
PREVENTIVA
EJEMPLO DE REDACCIÓN
 ALGUNAS CONSIDERACIONES

NUNCA debemos colocar causas o las acciones

correctivas en la zona de no conformidades por
que existe una zona para cada fase del análisis.

Ejemplo:
¨Se observo que se viene realizando la prueba de
viscosidad en condiciones no controladas de
temperatura porque no cuentan con un aire
acondicionado que debería instalarse en una zona
protegida...¨
 ALGUNAS CONSIDERACIONES

NUNCA debemos declarar una no conformidad

como una crítica, no se emiten juicios de valor.

Ejemplo:
¨Se observó que están llevando mal la evaluación
del desempeño…..¨

¿Qué es mal? Quién define lo malo o bueno?

 ALGUNAS CONSIDERACIONES
NUNCA debemos declarar una no conformidad como una apreciación
personal:

Ejemplo:

¨Me parece que el encargado de sistemas es desordenado al realizar….¨

Las NC no son declaraciones de un punto de vista particular del auditor, se

basan en evidencia objetiva y se respaldan en los estándares
de referencia
 SEGUIMIENTO DE AUDITORÍA (6.7)

La acción correctiva siempre debe contemplar:

Implementar mecanismos temporales para minimizar los

efectos de la no conformidad (corrección)
Realizar una investigación de causas acorde al problema
Eliminar las no conformidades (acción correctiva) Definir el
tiempo de implementación y responsables
 REPORTE DE NO CONFORMDAD Y ACCIÓN
CORRECTIVA
Auditor
Auditado
Identificar, anotar, Acuerdo
comunicar

Preparar NC Investigar Causa

Proponer acción
Acuerdo correctiva

Revisar efectividad Implementar, verificar,

notificar
PARTICIPANTES EN UNA
AUDITORIA…
 COMPETENCIA DE LOS AUDITORES

AUDITOR LIDER

EXPERTO

EQUIPO AUDITOR

OTROS: GUIAS Y OBSERVADORES

 COMPETENCIAS DE LOS AUDITORES
Habilidades
Ético – imparcial, sincero, honesto y discreto
De mentalidad abierta
Un Diplomático-Amable
auditor Con capacidad de comunicación (oral y escrita)
debe ser: Observador
Perceptivo
Preparado
Paciente
Interesado
Versátil – capaz de adaptarse a diferentes situaciones
Tenaz – persistente, orientado a la consecución de los objetivos
Decidido
Seguro de si mismo – actúa y funciona en forma independiente a la vez que
se relaciona eficazmente con otros
Puntual
 COMPETENCIAS DE LOS AUDITORES
Características no deseables

Mente cerrada
argumentativo
Indisciplinado
Prejuicioso
Obstinado
Deseo de ser agradable
Tímido
Impaciente
Aceptar todo por las apariencias
Ingenuo
Mal receptor
MUCHAS GRACIAS