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MODELO DE MADUREZ
SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL
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Presentación
Marco de aplicación
Resultados
Detalle de puntajes
Representación gráfica
Análisis
Enunciados
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
División de Fiscalización Operativa y Evaluativa
Secretaría Técnica
PRESENTACION
Las organizaciones actuales, públicas o privadas, se desempeñan en un contexto caracterizado por el cambio constante y, en consecuencia,
día a día deben enfrentarse a nuevos retos. En el ámbito del control interno, este ha pasado de tener un énfasis en los asuntos contables,
financieros y de mera vigilancia, a ser un sistema que se enfoca en temas estratégicos y en la capacidad de las instituciones para lograr los
objetivos que se han trazado, convirtiéndose en una herramienta de gran importancia.
En concordancia con estas tendencias, en Costa Rica se han promovido el establecimiento de normas legales e institucionales en aras del
mejoramiento de la gestión pública, mediante un mejor uso de los fondos públicos, en un contexto de mayor flexibilidad, transparencia,
rendición de cuentas y atención a la ciudadanía. En ese sentido, la Ley General de Control Interno (Nº 8292), se ha configurado la referencia
legal básica para una comprensión uniforme de la temática de control interno en el ámbito del Sector Público; de igual manera, las normas de
control interno emitidas por la Contraloría General de la República, integran el marco fundamental para el accionar de las instituciones
públicas.
En un afán de contribuir con el desarrollo y fortalecimiento de los sistemas de control interno de las instituciones del Sector Público, la
Contraloría General de la República elaboró un "Modelo de madurez del sistema de control interno institucional", con el que se pretende dotar
a las entidades y órganos de un instrumento para identificar el estado de madurez en que se encuentra su sistema de control interno.
Este Modelo ofrece una visión global del sistema de control interno institucional, permitiendo identificar el estado de desarrollo en que se
encuentran cada uno de sus componentes funcionales, a saber: ambiente de control, valoración del riesgo, actividades de control, sistemas
de información y seguimiento, los cuales interactúan entre sí para promover el logro de los objetivos institucionales. Para tales efectos, se
establecen cinco posibles estados de madurez que en su orden evolutivo son: incipiente, novato, competente, diestro y experto.
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
División de Fiscalización Operativa y Evaluativa
Secretaría Técnica
MARCO DE APLICACIÓN
Objetivo:
Contribuir al fortalecimiento de los sistemas de control interno institucionales, mediante la determinación del grado de avance en la
consolidación y la mejora continua de dicho sistema.
Naturaleza:
El modelo de madurez del sistema de control interno institucional es una herramienta de diagnóstico que permitirá a la administración activa
conocer el estado de su sistema de control interno, por lo que se constituye en un insumo importante para la autoevaluación del sistema de
control interno que debe realizar anualmente, según lo establecido en el inciso b) del artículo 17 de la Ley General de Control Interno.
Es una herramienta que se propone como una mejor práctica para las instituciones y que se integre como parte de los demás instrumentos
que poseen para el seguimiento del sistema de control interno.
Alcance:
El modelo de madurez del sistema de control interno institucional, permite conocer el grado de avance de ese sistema desde una óptica
global, en donde se considere a la institución como un todo; o bien, a nivel de cada unidad orgánica que conforma la institución, en el caso de
que se aplique de manera individual a una instancia particular.
Estructura:
El modelo comprende los componentes funcionales del sistema de control interno y los posibles estados que describen la evolución de cada
uno de ellos.
Los componentes funcionales son (1) el ambiente de control, (2) la valoración del riesgo, (3) las actividades de control, los sistemas de
información y (5) el seguimiento del sistema de control interno.
El modelo de madurez comprende una hoja separada por componente funcional del sistema de control interno. En cada hoja se incluye la
definición del componente respectivo, así como cuatro atributos que le son característicos; respecto de los atributos se presentan los rasgos
que podrían asumir en cinco posibles estados, conforme a la siguiente escala evolutiva:
Incipiente:
Existe evidencia de que la institución ha emprendido esfuerzos aislados para el establecimiento del sistema de control interno; sin
embargo, aún no se ha reconocido su importancia. El enfoque general en relación con el control interno es desorganizado.
Novato:
Se han instaurado procesos que propician el establecimiento y operación del sistema de control interno. Se empieza a generalizar el
compromiso, pero éste se manifiesta principalmente en la administración superior.
Competente:
Los procedimientos se han estandarizado y documentado, y se han difundido en todos los niveles de la organización. El sistema de
control interno funciona conforme a las necesidades de la organización y el marco regulador.
Diestro:
Se han instaurado procesos de mejora continua para el oportuno ajuste y fortalecimiento permanente del sistema de control interno
Experto:
Los procesos se han refinado hasta un nivel de mejor práctica, se basan en los resultados de mejoras continuas y la generación de
iniciativas innovadoras. El control interno se ha integrado de manera natural con las operaciones y el flujo de trabajo, brindando
herramientas para mejorar la calidad y la efectividad, y haciendo que la organización se adapte de manera rápida.
Implementación
De acuerdo con los deberes establecidos en la Ley General de Control Interno, al jerarca y a los titulares subordinados les corresponde
definir, de conformidad con la naturaleza y complejidad de la institución, la forma en que se aplicará la herramienta, cuya periodicidad de
aplicación debe ser al menos de cada dos años.
Para ello, las autoridades competentes deben definir al menos lo siguiente:
- Un responsable que asuma el rol de líder para la aplicación de la herramienta.
- La participación del jerarca y de los titulares subordinados en la aplicación de la herramienta.
- La participación de los demás funcionarios de la institución en la aplicación de la herramienta
- El período para la aplicación de la herramienta.
- La fecha límite para la comunicación de resultados del diagnóstico.
- El uso de los resultados del diagnóstico en el proceso de autoevaluación anual del sistema de control interno.
Responsables
Como parte de sus responsabilidades en cuanto al control interno, el jerarca y los titulares subordinados son los responsables de aplicar la
herramienta del modelo de madurez del sistema de control interno; así también, de utilizar los resultados que se obtengan como insumo
importante para la definición de las acciones de fortalecimiento del sistema de control interno institucional.
Referencia normativa
Ley General de Control Interno
Normas de control interno para el Sector Público
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
División de Fiscalización Operativa y Evaluativa
Secretaría Técnica
El Modelo de madurez del sistema de control interno institucional es una herramienta de diagnóstico para determinar el
grado de avance en la consolidación y la mejora continua de dicho sistema.
El Modelo comprende cinco secciones que se identifican con cada uno de los componentes funcionales del sistema de
control interno, a saber: ambiente de control, valoración del riesgo, actividades de control, sistemas de información y
seguimiento. Cada sección se presenta de manera separada, en una pestaña individual de la hoja de Microsof Excel; se
recomienda cubrir las temáticas de cada una de las pestañas en el orden en que se presentan en este archivo.
PASO 1:
Cada pestaña se identifica con el nombre del respectivo componente funcional del sistema de control interno. En cada
caso, se consideran cuatro atributos contentivos de características que describen la evolución de cada componente
específico con base en cinco posibles estados: incipiente, novato, competente, diestro y experto. Por ello, para cada criterio
se ofrecen cinco posibles descripciones, identificadas como opciones A, B, C, D y E, en el mismo orden de los posibles
estados, a los cuales corresponden. El usuario debe identificar la descripción que se ajusta de manera completa a las
condiciones prevalencientes en la institución en términos del criterio que se esté analizando; habiéndolo hecho, debe
posicionarse en la celda en blanco que aparece a la derecha de la descripción respectiva, y digitar una "X".
Cabe aclarar que aunque las condiciones prevalecientes en una institución indiquen que hay avances que la podrían ubicar
en el siguiente nivel de madurez, se debe seleccionar la opción que contiene las descripciones que se cumplen en su
totalidad (es decir, el nivel que ya se ha superado), pues no se podrá seleccionar el siguiente hasta tanto todas sus
características se cumplan. El pasar de un nivel a otro, significa que se han superado las condiciones contempladas en el
nivel anterior.
PASO 2:
Cuando se hayan completado las cinco pestañas relativas a los cinco componentes funcionales del sistema de control
interno, se podrá pasar a la pestaña que se denomina "Puntajes", en la cual podrá observar los puntajes obtenidos, con
indicación, mediante un sistema de colores, del nivel de atención que debe prestarse a cada uno. A partir de allí, las
pestañas de "Gráfico" y "Análisis" presentan una interpretación visual de los resultados y una indicación de los factores
que deben alcanzarse para pasar al próximo nivel de madurez, según el modelo definido; con base en ello, es conveniente
que la administración de cada institución proceda a profundizar en los aspectos de mayor relevancia y definir las acciones
pertinentes. Conviene señalar que se ha determinado la atención máxima para el nivel más bajo de madurez (incipiente), y
éste va disminuyéndose de manera gradual hasta llegar a la atención leve cuando se alcanza la madurez más alta
(experto).
Posteriormente, la Administración deberá definir las acciones concretas a emprender, para lo cual se incluye una columna
específica en la citada pestaña "Análisis".
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
MODELO DE MADUREZ DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL
1.1 Compromiso
¿En qué El jerarca y los titulares subordinados deben apoyar constantemente el sistema de control interno y demostrar su
consiste? compromiso con el diseño, la implantación, el fortalecimiento y la evaluación del sistema.
Señale la opción que describa mejor la situación actual de su entidad, colocando una "X" en la celda
Opciones
correspondiente en la columna de la derecha:
A - Existe un limitado compromiso por parte de algunas autoridades institucionales (jerarca y titulares subordinados)
con respecto al control interno institucional.
- El control interno es entendido de diferentes maneras por el jerarca y los titulares subordinados.
- Las regulaciones sobre control interno son establecidas de manera aislada por los titulares subordinados, en
relación con los asuntos que consideran sensibles.
B - El compromiso con el control interno es demostrado en las actuaciones de algunos miembros de las autoridades
institucionales (jerarca y titulares subordinados).
- Se han realizado actividades para divulgar los alcances y la importancia del sistema de control interno, en las
que han participado algunos funcionarios de la institución.
- Se han definido, a nivel institucional por parte de las autoridades superiores, los alcances del sistema de control
interno.
C - El jerarca y los titulares subordinados demuestran, en su gestión diaria, su compromiso con el control interno.
Esto incluye acciones concretas de apoyo al funcionamiento y fortalecimiento de la actividad de auditoría interna.
- Los funcionarios de la institución tienen claridad sobre la importancia del control interno para la consecución de
los objetivos institucionales.
- El jerarca y los titulares subordinados han definido a nivel institucional y en cada unidad orgánica, las
regulaciones para el funcionamiento sistemático del control interno.
D - El jerarca y los titulares subordinados ejercen liderazgo en el fortalecimiento constante del sistema de control
interno.
- Los funcionarios asumen su responsabilidad por el cumplimiento del control interno en sus actividades cotidianas
y contribuyen al fortalecimiento de este.
- Las regulaciones institucionales para el funcionamiento y el fortalecimiento del sistema de control interno han
sido divulgadas entre los funcionarios correspondientes.
1.2 Ética
La ética en el desempeño institucional como parte del ambiente de control, debe fortalecerse mediante la
¿En qué
implantación y fortalecimiento de medidas, intrumentos y demás elementos en materia ética, lo cual debe
consiste?
integrarse en los sistemas de gestión.
Señale la opción que describa mejor la situación actual de su entidad, colocando una "X" en la celda
Opciones
correspondiente en la columna de la derecha:
A - La ética es percibida por los funcionarios de la institución como un comportamiento correcto, de acuerdo con sus
creencias y valores.
- Los funcionarios de la institución reconocen la importancia de algunos valores institucionales.
- La ética es considerada como una responsabilidad de las autoridades institucionales.
B - Los funcionarios de la institución conocen y aplican las medidas existentes para el fortalecimiento de la ética.
- El jerarca y los titulares subordinados han establecido algunas medidas formales, tales como: declaración de
visión, misión, valores, código de ética u otros similares; para promover y fortalecer la ética institucional.
- Se han incorporado controles para asegurar comportamientos éticos, en la gestión institucional respecto a
algunas actividades específicas.
C - Se están planificando y realizando actividades de divulgación para lograr un conocimiento generalizado de los
factores formales de la ética vigentes en la organización.
- Se han establecido y fortalecido los factores formales de la ética, a saber: declaración de visión, misión, valores,
código de ética u otros similares; así también los referidos al clima organizacional, valores compartidos, creencias
y otros factores que se dan de manera informal en la institución.
- Se ha incoporado la ética en los sistemas de gestión de mayor impacto institucional y con mayor riesgo de actos
de corrupción.
D - Todos los funcionarios de la institución conocen la visión, misión, valores, código de ética y demás elementos que
oficialmente, por medio de las autoridades competentes, se han instaurado en la entidad.
- El jerarca y los titulares subordinados sistemáticamente fortalecen y divulgan todo los elementos relacionados
con la ética institucional.
- La ética es una consideración funadamental en el funcionamiento de los sistemas de gestión de toda la
institución.
E - Todos los funcionarios de la institución asumen con plena conciencia las responsabilidades éticas en todos sus
ámbitos de acción.
- El jerarca y los titulares subordinados son líderes y ejemplo respecto e la ética institucional.
- Se han instaurado mecanismos que promueven el constante compromiso y fortalecimiento de la ética
institucional, así como la anticipación de condiciones que le afefcten y la generación de iniciativas innovadoras.
1.3 Personal
El funcionamiento exitoso del sistema de control interno requiere que el personal de la institución reúna las
¿En qué
competencias y los valores requeridos para el desempeño de los puestos y la operación de las actividades de
consiste?
control correspondientes a los diversos puestos.
Señale la opción que describa mejor la situación actual de su entidad, colocando una "X" en la celda
Opciones correspondiente en la columna de la derecha:
A - Sólo una parte del personal posee los requisitos necesarios para el desempeño de las responsabilidades
encomendadas.
- La administración de recursos humanos se circunscribe a labores de contratación y remuneración del personal.
C - El personal de la institución cuenta con las habilidades y conocimientos requeridos para el puesto asignado.
- El jerarca y los titulares subordinados han asumido sus responsabilidades respecto de la administración de
recursos humanos, con el apoyo técnico y profesional de la unidad orgánica a cargo de dicha labor.
D - La institución cuenta con un equipo humano que dispone de la actualización y formación continuas, para el
desempeño de su cargo, de acuerdo con las necesidades institucionales.
- Los procesos de administración de recursos humanos se evalúan y mejoran de manera continua.
E - La retención y motivación de los funcionarios de la institución muestran niveles que propicien la conservación del
capital humano y el logro de objetivos institucionales.
- El jerarca y los titulares subordinados, en conjunto con la unidad de apoyo a la administración de recursos
humanos, promueven continuamente el mejoramiento constante de las competencias de todos los funcionarios, de
acuerdo con los puestos de trabajo asignados.
1.4 Estructura
La estructura orgánica debe propiciar el logro de los objetivos institucionales, y en consecuencia, apoyar el
¿En qué sistema de control interno, mediante la definición de la organización formal, sus relaciones jerárquicas, líneas de
consiste? dependencia y coordinación; asimismo, debe ajustarse según lo requieran la dinámica institucional, del entorno y
de los riesgos relevantes.
Señale la opción que describa mejor la situación actual de su entidad, colocando una "X" en la celda
Opciones correspondiente en la columna de la derecha:
A - Existe conformidad con la estructura organizacional, pese a que en algunas ocasiones se advierte la necesidad
de modificar algunas relaciones de coordinación, autoridad y responsabilidad en procura de una gestión
institucional más eficiente.
- La estructura organizacional contempla medidas básicas de control que se expresan de manera limitada en la
asignación de autoridad y responsabilidad y la separación de funciones incompatibles.
B - Algunos miembros de las autoridades institucionales (jerarca y titulares subordinados) realizan esfuerzos
aislados para revisar la estructura orgánica en términos de las labores que realiza la institución.
- Algunos titulares subordinados han realizado ajustes a los procesos a su cargo, incluyendo la asignación de
autoridad y responsabilidad, la delegación y rotación de labores, la separación de funciones incompatibles y los
mecanismos de coordinación.
C - El jerarca y los titulares subordinados han instaurado procesos para procurar una estructura orgánica que sea
adaptativa con base en las circunstancias, las necesidades y los objetivos de la institución, así como los riesgos
que le plantea su entorno.
- El jerarca y los titulares subordinados han introducido ajustes en la estructura organizacional para armonizarla
con los objetivos institucionales.
Los funcionarios de la institución conocen oportunamente la información sobre ajustes en la estructura orgánica y
participan en la implementación de los cambios definidos.
E - Se evalúa constantemente la efectividad de la estructura como mecanismo para potenciar la gestión y responder
efectivamente a los riesgos, y en consecuencia se realizan oportunamente los ajustes pertinentes.
- Se han instaurado mecanismos para promover la generación e implementación de iniciativas innovadoras y
proactivas en relación con la estructura orgánica.
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Seleccionar una E11:E15)=0;"Se
opción abajo leccionar";SI(C
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Enunciados
Novato
Diestro
Experto
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MODELO DE MADUREZ DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL
B - Se realizan actividades de difusión y capacitación sobre valoración de riesgo entre los funcionarios de diversos
niveles.
- El jerarca y los titulares subordinados tienen la percepción de que la valoración del riesgo agrega valor a la
organización.
- El jerarca y los titulares subordinados han emitido orientaciones básicas sobre las acciones que deberán
efectuarse a corto plazo para llevar a cabo una valoración inicial de los riesgos institucionales.
D - El significado del concepto de riesgo se actualiza en función de los cambios en El entorno y de la normativa
aplicable.
- Se cuenta con mecanismos instaurados para la divulgación oportuna de los cambios en el marco orientador y
demás asuntos relacionados con el Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional.
- La política, la estrategia y la normativa institucionales de valoración de riesgos se actualizan y se ajustan
periódicamente de acuerdo con las necesidades de la institución.
E - Se han instaurado procesos para la investigación constante sobre valoración del riesgo y las metodologías
correspondientes, y se promueve la generación de iniciativas innovadoras y su implementación.
- La convicción sobre la importancia la valoración de los riesgos ha calado profundamente en el accionar
institucional, lo que ha generado una actitud proactiva e investigativa para la mejora constante de los esfuerzos
sobre el particular.
- La política, la estrategia y la normativa institucionales de valoración de riesgos se actualizan y se ajustan
periódicamente conforme avanza el conocimiento sobre el tema y en procura del aprovechamiento de
oportunidades de mejora de la gestión.
B - El jerarca y los titulares subordinados han identificado al menos los eventos que podrían afectar de forma
significativa el cumplimiento de los objetivos establecidos, así como sus causas internas y externas y las posibles
consecuencias.
- Con base en su experiencia y en las discusiones que llevan a cabo, las autoridades institucionales priorizan los
riesgos con fundamento en criterios básicos no oficializados, a fin de determinar y aplicar medidas que permitan
atacar sus causas y, en caso necesario, enfrentar sus consecuencias.
- Las autoridades institucionales procuran dar seguimiento a los eventos riesgosos, a fin de lograr acuerdos sobre
la atención que debe brindárseles y las acciones que deben emprenderse en relación con ellos.
C - El jerarca y los titulares subordinados conocen los riesgos relevantes y las medidas que se han tomado para
administrarlos.
- Los parámetros de aceptabilidad de riesgos institucionales son aplicados para analizar y priorizar los riesgos con
base en su nivel, dado por la combinación de su probabilidad de ocurrencia y la magnitud de su eventual impacto.
- Los riesgos se revisan periódicamente con base en los parámetros de aceptabilidad de riesgos, a fin de
determinar variaciones en su nivel, medido por la combinación de su posibilidad de ocurrencia y la magnitud de su
eventual impacto.
Señale la opción que describa mejor la situación actual de su entidad, colocando una "X" en la celda
Opciones
correspondiente en la columna de la derecha:
A - La información sobre riesgos consta únicamente en la documentación elaborada por algunos titulares
subordinados acerca de los análisis que han efectuado en relación con las situaciones que afectan las labores de
la unidad orgánica que dirigen.
- La documentación de los riesgos se efectúa sin haber definido los elementos mínimos que debe contemplar.
- La documentación de los riesgos es mantenida por las autoridades institucionales, y sólo eventualmente se
comparte con otras instancias.
B - Se cuenta con información sobre los eventos que podrían afectar de forma significativa el cumplimiento de los
objetivos establecidos, así como sus causas internas y externas y las posibles consecuenciasla cual está a
disposición de los funcionarios de la institución.
- Se cuenta con una definición de los elementos mínimos que deben documentarse acerca de los riesgos.
- La institución ha establecido algunos mecanismos de coordinación y comunicación en relación con el Sistema
Específico de Valoración del Riesgo Institucional.
C - Se documentan los elementos mínimos sobre los riesgos (probabilidad y consecuencia de materialización de los
riesgos, nivel de riesgos y medidas de administración), y dicha documentación está disponible para los
funcionarios de la institución.
- La institución ha establecido y aplica de manera sistemática, mecanismos de documentación y comunicación
sobre riesgos.
- Se han definido los usos de la información que genera la revisión de riesgos.
D - Se revisa, ajusta y difunde periódicamente la información disponible sobre los riesgos y sus elementos
fundamentales, con la participación de diferentes instancias de la entidad, a quienes se reconoce como "dueños
de las actividades" y, en consecuencia, como fuentes de información sobre el comportamiento de los riesgos y la
eficacia de su documentación.
- Los mecanismos de documentación y comunicación se evalúan para determinar su efectividad.
- La información sobre los riesgos institucionales está disponible, es completa y se ajusta a las necesidades de los
usuarios.
E - Se cuenta con mecanismos, políticas y procedimientos que garantizan razonablemente la revisión y actualización
permanente de la información sobre los riesgos institucionales, la cual se evalúa y se ajusta de acuerdo con los
requerimientos del entorno.
- Se han instaurado procesos para la documentación de riesgos, que promuevan la generación de iniciativas
innovadoras.
- Se han instaurado procesos para la comunicación de riesgos, que promuevan la generación de iniciativas
innovadoras.
Sección 3 Enunciados
nternas como externas relevantes para
cómo se deben administrar dichos
modelo de madurez contempla los
ministración de la información / 2.3 -
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Novato
Competente
Diestro
Experto
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
MODELO DE MADUREZ DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL
Señale la opción que describa mejor la situación actual de su entidad, colocando una "X" en la celda
Opciones
correspondiente en la columna de la derecha:
A Las actividades de control se han establecido con base en prácticas tradicionales, y sólo en algunos casos se
considera su costo.
B Las actividades de control se dirigen a algunos eventos que podrían afectar negativamente el logro de los
objetivos institucionales.
C Las actividades de control reúnen las características requeridas, a saber: integración a la gestión, respuesta a
riesgos, costo-beneficio, viabilidad, documentación y divulgación.
D Continuamente se evalúa el funcionamiento de las actividades de control en la gestión, procurando que sus
características se mantengan.
E Se han instaurado mecanismos para la investigación e innovación de temas atinentes a las actividades de control
propias de la institución, lo que permite que éstas se ajusten de manera dinámica oportuna, conforme cambian los
riesgos institucionales.
SELECCIONAR UNA OPCION
B - Las actividades de control están documentadas mediante políticas, procedimientos, normas, lineamientos u otros
similares.
- La mayor parte de las actividades de control vigentes se han comunicado a los funcionarios de la institución.
C - La preparación, actualización y difusión de la documentación relativa a las actividades de control es una práctica
normal y debidamente regulada en la institución.
- Las actividades de control son de conocimiento de los funcionarios de la institución, y su documentación se
mantiene disponible para su consulta por los funcionarios de la institución que deseen consultarla.
D - El jerarca y los titulares subordinados han establecido y aplican mecanismos adecuados para mantener
actualizada y comunicar oportunamente, la información relativa a las actividades de control. Existe apertura de las
autoridades superiores para recibir comentarios y sugerencias para el fortalecimiento de dichas actividades.
- Las nuevas actividades de control y las actualizaciones de las existentes se comunican oportunamente a los
funcionarios encargados de su aplicación. La documentación relativa a las actividades de control vigentes se tiene
disponible en medios de acceso general para su consulta y retroalimentación por los funcionarios.
E - La documentación de las actividades de control se depura y actualiza constantemente, con la participación activa
de los funcionarios atinentes, bajo el liderazgo de las autoridades institucionales (jerarca y titulares subordinados).
- Existe plena conciencia sobre la importancia de que los funcionarios conozcan las actividades de control y su
documentación, para que puedan hacer aportes de valor para su fortalecimiento constante. Por ello,
constantemente se aplican métodos innovadores en procura de que el proceso de documentación y comunicación
de las actividades de control sea participativo y generalizado.
Sección 4 Enunciados
r la seguridad de que se llevan a cabo
nsecución de los objetivos del sistema
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Competente
Diestro
Experto
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MODELO DE MADUREZ DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL
B - Se han establecido mecanismos para la comunicación de la información pertinente a los diferentes usuarios.
- Los sistemas de información contemplan la mayor parte de las actividades institucionales, y en el desarrollo de
algunos de ellos se han incorporado componentes digitales, tomando como referencia la necesidad de una gestión
documental que permita satisfacer los requerimientos de la institución.
D - Los sistemas de información permiten obtener, procesar, almacenar y recuperar información relevante sobre la
gestión y el entorno institucionales, así como comunicarla a los usuarios que la requieren.
- Los sistemas de información están incorporados en el accionar institucional, tanto a nivel operativo como
estratégico, y se someten constantemente a revisiones para incorporarles las mejoras pertinentes.
E - Los sistemas de información permiten una gestión de la información externa e interna con un nivel óptimo de
seguridad en cuanto a su calidad y oportunidad, como medio para la toma de decisiones por todos los usuarios.
- Los sistemas de información incorporan los mecanismos y previsiones necesarias para la incorporación de
iniaciativas innovadoras y proactivas.
Señale la opción que describa mejor la situación actual de su entidad, colocando una "X" en la celda
Opciones correspondiente en la columna de la derecha:
A Se cuenta con algunos controles en el proceso de generación de la información, definidos mediante esfuerzos
aislados por parte de algunos titulares subordinados.
B El jerarca y los titulares han definido y divulgado controles para asegurar la calidad de la información y su
comunicación. Entre dichos controles se cuentan la definición de accesos a los sistemas de información que
utilizan recursos tecnológicos, y la asignación de responsabilidades sobre la custodia de los acopios físicos de
información, las cuales estas han sido asumidas por los funcionarios correspondientes.
C Los sistemas de información conllevan la definición de controles desde su diseño hasta su operación. Ello
garantiza que posean los mecanismos de control apropiados para la generación de información confiable,
oportuna y útil.
D Los controles establecidos en los sistemas de información se monitorean de manera permanente; y se adoptan
oportunamente las mejoras necesarias, así como las medidas necesarias para garantizar la calidad, la
disponibilidad y la comunicación de la información con la oportunidad requerida.
E Los sistemas de información cuentan con los controles necesarios para disminuir los riesgos de pérdida de
información y de fallas en la recopilación, el procesamiento, el mantenimiento y la comunicación de información
son mínimos. Además, la institución cuenta con mecanismos que propician la respuesta y anticipación oportunas,
a las condiciones cambiantes del entorno que afectan dichos sistemas.
Sección 5 Enunciados
sistente y oportuna se ejecuten las
onsecución de los objetivos
ión:
- Control de los sistemas de información
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Competente
Diestro
Experto
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MODELO DE MADUREZ DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL
C El seguimiento del sistema de control intero es asumido por el jerarca, los titulares subordinados y los
funcionarios, cada quien en el ámbito de sus competencias.
D El seguimiento del sistema de control interno forma parte de las actividades diarias del jerarca, los titulares
subordinarios y los funcionarios, y se promueven revisiones independientes por parte de otras instancias.
E El jerarca y los titulares subordinados han asumido un liderazgo compartido respecto del seguimiento del sistema
de control interno; y han instaurado lo mecanismos necesarios para la innovación y mejora continua del sistema.
CONTINUAR
D Las regulaciones cubren todos los aspectos relacionados con el seguimiento continuo y periódico interno y
externo, así como con la implementación y la verificación de las mejoras que se determinen, sean éstas de
carácter operativo o estratégico.
E El seguimiento del sistema de control interno es un proceso estructurado que incorpora revisiones de diversos
tipos y herramientas flexibles. Los esfuerzos realizados en torno a este componente del control interno han
contribuido a que se convierta en parte de la cultura institucional.
CONTINUAR
Señale la opción que describa mejor la situación actual de su entidad, colocando una "X" en la celda
Opciones
correspondiente en la columna de la derecha:
A Existen labores aisladas de seguimiento del sistema de control interno con un alcance limitado a algunos controles
específicos, las cuales se ponen de manifiesto mediante la vigilancia que, de manera rutinaria, ejercen los titulares
sobre el cumplimiento de algunas actividades.
B El jerarca y los titulares subordinados vigilan las actividades bajo su control con una visión de corto plazo y en
procura del cumplimiento de las obligaciones legales que establece el ordenamiento.
C El seguimiento del sistema de control interno y sus mecanismos se han integrado a las actividades institucionales,
y en lo procedente se han incorporado en la documentación de los puestos y procesos. En ese sentido, los
funcionarios aplican las actividades de seguimiento que les corresponden, y en esos esfuerzos son supervisados
por los titulares subordinados, quienes a su vez realizan un seguimiento general sobre las unidades institucionales
a su cargo, con la orientación del jerarca.
D El seguimiento del sistema de control interno se ha convertido en un proceso formal para una valoración y mejora
permanente del sistema de control interno en el que todos los participantes asumen sus responsabilidades.
E El seguimiento del sistema de control interno se realiza con un enfoque estratégico, y cubre el control de las
actividades cotidianas, revisiones puntuales y el monitoreo de las mejoras acordadas
CONTINUAR
Señale la opción que describa mejor la situación actual de su entidad, colocando una "X" en la celda
Opciones
correspondiente en la columna de la derecha:
A La contribución del seguimiento a la mejora del sistema de control interno es mínima.
B El seguimiento y permite detectar algunas oportunidades de mejora del sistema de control interno.
C El seguimiento del sistema de control interno constituye una herramienta que permite la valoración y mejora de
dicho sistema y de su contribución a la gestión institucional.
D Mediante la ejecución cotidiana de labores de seguimiento en el desarrollo de las actividades institucionales,
constantemente se introducen mejoras sustanciales en el desempeño organizacional y en el sistema de control
interno. Adicionalmente, se realizan valoraciones específicas del sistema de control interno, y se implementan las
mejoras necesarias.
E El proceso de seguimiento se mejora constantemente, con lo que se incrementan sus aportes al valor, a la gestión
y al sistema de control interno institucionales, así como la identificación de nuevos modos de gestión y de control.
CONTINUAR
PENDIENTE
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opción abajo
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PENDIENTE
PENDIENTE
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PENDIENTE
Novato
Competente
Diestro
Experto
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Análisis Enunciados
NSTITUCIONAL
Ambiente de control
20
Seguimiento del SCI 10 Valoración del riesgo
0
Análisis Enunciados
Análisis Enunciados
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
División de Fiscalización Operativa y Evaluativa
Secretaría Técnica
ANÁLISIS DE RESULTADOS
Puntaje Atención
Asunto Grado de madurez
obtenido requerida
Gráfico Enunciados
Condiciones esperadas
Estado siguiente
para alcanzar el estado siguiente
Novato Criterio
Grado de madurez
Incipiente Novato Competente Diestro Experto
Componente y atributo
1 Ambiente de control
1.1 Compromiso - Existe un limitado compromiso por - El compromiso con el control interno - El jerarca y los titulares - El jerarca y los titulares - Se realizan actividades para
El jerarca y los titulares subordinados deben parte de algunas autoridades es demostrado en las actuaciones de subordinados demuestran, en su subordinados ejercen liderazgo en el promover la generación e
apoyar constantemente el sistema de control institucionales (jerarca y titulares algunos miembros de las autoridades gestión diaria, su compromiso con el fortalecimiento constante del sistema implementación de iniciativas
interno y demostrar su compromiso con el subordinados) con respecto al control institucionales (jerarca y titulares control interno. Esto incluye acciones de control interno. innovadoras y proactivas en relación
diseño, la implantación, el fortalecimiento y la interno institucional. subordinados). concretas de apoyo al funcionamiento - Los funcionarios asumen su con el sistema de control interno
evaluación del sistema. - El control interno es entendido de - Se han realizado actividades para y fortalecimiento de la actividad de responsabilidad por el cumplimiento institucional.
diferentes maneras por el jerarca y los divulgar los alcances y la importancia auditoría interna. del control interno en sus actividades - Los funcionarios tienen una actitud
titulares subordinados. del sistema de control interno, en las - Los funcionarios de la institución cotidianas y contribuyen al proactiva respecto del mejoramiento
- Las regulaciones sobre control que han participado algunos tienen claridad sobre la importancia fortalecimiento de este. constante del control interno,
interno son establecidas de manera funcionarios de la institución. del control interno para la consecución - Las regulaciones institucionales para mediante aportes que agregan
aislada por los titulares subordinados, - Se han definido, a nivel institucional de los objetivos institucionales. el funcionamiento y el fortalecimiento efectividad a dicho sistema y valor a la
en relación con los asuntos que por parte de las autoridades - El jerarca y los titulares del sistema de control interno han sido gestión institucional.
consideran sensibles. superiores, los alcances del sistema subordinados han definido a nivel divulgadas entre los funcionarios - Se cuenta con mecanismos que
de control interno. institucional y en cada unidad correspondientes. permiten la evaluación y el
orgánica, las regulaciones para el fortalecimiento constantes del sistema
funcionamiento sistemático del control de control interno institucional.
interno.
1.2 Ética - La ética es percibida por los - Los funcionarios de la institución - Se están planificando y realizando - Todos los funcionarios de la - Todos los funcionarios de la
La ética en el desempeño institucional como funcionarios de la institución como un conocen y aplican las medidas actividades de divulgación para lograr institución conocen la visión, misión, institución asumen con plena
parte del ambiente de control, debe comportamiento correcto, de acuerdo existentes para el fortalecimiento de la un conocimiento generalizado de los valores, código de ética y demás conciencia las responsabilidades
fortalecerse mediante la implantación y con sus creencias y valores. ética. factores formales de la ética vigentes elementos que oficialmente, por medio éticas en todos sus ámbitos de acción.
fortalecimiento de medidas, intrumentos y - Los funcionarios de la institución - El jerarca y los titulares en la organización. de las autoridades competentes, se - El jerarca y los titulares
demás elementos en materia ética, lo cual reconocen la importancia de algunos subordinados han establecido algunas - Se han establecido y fortalecido los han instaurado en la entidad. subordinados son líderes y ejemplo
debe integrarse en los sistemas de gestión. valores institucionales. medidas formales, tales como: factores formales de la ética, a saber: - El jerarca y los titulares respecto e la ética institucional.
- La ética es considerada como una declaración de visión, misión, valores, declaración de visión, misión, valores, subordinados sistemáticamente - Se han instaurado mecanismos que
responsabilidad de las autoridades código de ética u otros similares; para código de ética u otros similares; así fortalecen y divulgan todo los promueven el constante compromiso y
institucionales. promover y fortalecer la ética también los referidos al clima elementos relacionados con la ética fortalecimiento de la ética institucional,
institucional. organizacional, valores compartidos, institucional. así como la anticipación de
- Se han incorporado controles para creencias y otros factores que se dan - La ética es una consideración condiciones que le afefcten y la
asegurar comportamientos éticos, en de manera informal en la institución. funadamental en el funcionamiento de generación de iniciativas innovadoras.
la gestión institucional respecto a - Se ha incoporado la ética en los los sistemas de gestión de toda la
algunas actividades específicas. sistemas de gestión de mayor impacto institución.
institucional y con mayor riesgo de
actos de corrupción.
Grado de madurez
Incipiente Novato Competente Diestro Experto
Componente y atributo
1.3 Personal - Sólo una parte del personal posee - Las políticas y procedimientos - El personal de la institución cuenta - La institución cuenta con un equipo - La retención y motivación de los
El funcionamiento exitoso del sistema de los requisitos necesarios para el institucionales en materia de recursos con las habilidades y conocimientos humano que dispone de la funcionarios de la institución muestran
control interno requiere que el personal de la desempeño de las responsabilidades humanos, propician la contratación de requeridos para el puesto asignado. actualización y formación continuas, niveles que propicien la conservación
institución reúna las competencias y los encomendadas. nuevos funcionarios con los - El jerarca y los titulares para el desempeño de su cargo, de del capital humano y el logro de
valores requeridos para el desempeño de los - La administración de recursos conocimientos y habilidades para los subordinados han asumido sus acuerdo con las necesidades objetivos institucionales.
puestos y la operación de las actividades de humanos se circunscribe a labores de cargos respectivos. responsabilidades respecto de la institucionales. - El jerarca y los titulares
control correspondientes a los diversos contratación y remuneración del - La administración de recursos administración de recursos humanos, - Los procesos de administración de subordinados, en conjunto con la
puestos. personal. humanos contempla la planificación, con el apoyo técnico y profesional de recursos humanos se evalúan y unidad de apoyo a la administración
reclutamiento, selección, motivación, la unidad orgánica a cargo de dicha mejoran de manera continua. de recursos humanos, promueven
promoción, evaluación del labor. continuamente el mejoramiento
desempeño, capacitación y otras constante de las competencias de
actividades relacionadas con la todos los funcionarios, de acuerdo con
gestión de recursos humanos. los puestos de trabajo asignados.
1.4 Estructura - Existe conformidad con la estructura - Algunos miembros de las - El jerarca y los titulares - Se cuenta con mecanismos formales - Se evalúa constantemente la
La estructura orgánica debe propiciar el logro organizacional, pese a que en algunas autoridades institucionales (jerarca y subordinados han instaurado para la evaluación periódica de la efectividad de la estructura como
de los objetivos institucionales, y en ocasiones se advierte la necesidad de titulares subordinados) realizan procesos para procurar una estructura estructura orgánica. mecanismo para potenciar la gestión y
consecuencia, apoyar el sistema de control modificar algunas relaciones de esfuerzos aislados para revisar la orgánica que sea adaptativa con base - El jerarca y los titulares responder efectivamente a los riesgos,
interno, mediante la definición de la coordinación, autoridad y estructura orgánica en términos de las en las circunstancias, las necesidades subordinados realizan acciones y en consecuencia se realizan
organización formal, sus relaciones responsabilidad en procura de una labores que realiza la institución. y los objetivos de la institución, así concretas para implementar cambios oportunamente los ajustes
jerárquicas, líneas de dependencia y gestión institucional más eficiente. - Algunos titulares subordinados han como los riesgos que le plantea su en la estructura orgánica para que se pertinentes.
coordinación; asimismo, debe ajustarse según - La estructura organizacional realizado ajustes a los procesos a su entorno. convierta en una herramienta eficaz - Se han instaurado mecanismos para
lo requieran la dinámica institucional, del contempla medidas básicas de control cargo, incluyendo la asignación de - El jerarca y los titulares para la gestión. promover la generación e
entorno y de los riesgos relevantes. que se expresan de manera limitada autoridad y responsabilidad, la subordinados han introducido ajustes implementación de iniciativas
en la asignación de autoridad y delegación y rotación de labores, la en la estructura organizacional para innovadoras y proactivas en relación
responsabilidad y la separación de separación de funciones armonizarla con los objetivos con la estructura orgánica.
funciones incompatibles. incompatibles y los mecanismos de institucionales.
coordinación. Los funcionarios de la institución
conocen oportunamente la
información sobre ajustes en la
estructura orgánica y participan en la
implementación de los cambios
definidos.
2.2 Herramienta para la administración de la Algunas autoridades institucionales El jerarca y los titulares subordinados Se cuenta con una herramienta para La herramienta para la administración La herramienta para la administración
información (jerarca y titulares subordinados) han emitido una definición de los la administración de la información de la información se evalúa y ajusta de la información provee
Debe establecerse una herramienta para la administran de manera aislada la alcances de la herramienta para la sobre riesgos, cuyo alcance es constantemente a las necesidades de oportunamente al jerarca y a los
gestión y documentación de la información que información sobre los riesgos que administración de la información sobre congruente con lel marco orientado de los usuarios y a las tendencias del titulares subordinarios, alertas de
utilizará y generará el Sistema Específico de analizan, utilizando los recursos los riesgos institucionales. valoración del riesgo. entorno. nuevos riesgos o de cambios en los
Valoración del Riesgo Institucional, la cual informáticos disponibles en las riesgos existentes.
podrá ser de tipo manual, computadorizada o unidades orgánicas correspondientes.
una combinación de ambos.
2.3 Funcionamiento del Sistema Específico de - Algunas autoridades institucionales - El jerarca y los titulares - El jerarca y los titulares - Se da una participación activa de - La valoración de riesgos está
Valoración del Riesgo Institucional (jerarca y titulares subordinados) subordinados han identificado al subordinados conocen los riesgos diversos actores institucionales en inmersa en las actividades diarias, y
Deben ejecutarse actividades para la realizan una valoración intuitiva de menos los eventos que podrían relevantes y las medidas que se han procesos regulares de identificación y permite anticipar condiciones que
identificación, análisis, evaluación, algunos riesgos que afectan las afectar de forma significativa el tomado para administrarlos. análisis de los riesgos relevantes, podrían incidir en la consecución de
administración y revisión de los riesgos por actividades de las unidades orgánicas cumplimiento de los objetivos - Los parámetros de aceptabilidad de como medio para ajustar o actualizar los objetivos institucionales, así como
áreas, sectores, actividades o tareas, de que dirigen. establecidos, así como sus causas riesgos institucionales son aplicados las medidas de administración emprender las acciones
conformidad con las particularidades de la - Las autoridades institucionales internas y externas y las posibles para analizar y priorizar los riesgos respectivas. correspondientes.
institución. tienen una noción intuitiva de cuáles consecuencias. con base en su nivel, dado por la - Las autoridades superiores - Se cuenta con mecanismos, políticas
son los riesgos más relevantes, y - Con base en su experiencia y en las combinación de su probabilidad de participan de manera directa en el y procedimientos que propician un
definen, en consecuencia con esa discusiones que llevan a cabo, las ocurrencia y la magnitud de su análisis y la administración de los análisis constante de los riesgos, a fin
noción, los controles que deben autoridades institucionales priorizan eventual impacto. riesgos que merecen atención de ajustar oportunamente las medidas
aplicarse. los riesgos con fundamento en - Los riesgos se revisan prioritaria, en tanto que tales de administración vigentes.
- Las autoridades institucionales están
criterios básicos no oficializados, a fin periódicamente con base en los actividades se ejecutan, en relación - Constantemente y de manera
atentas a la eficacia de los controlesde determinar y aplicar medidas que parámetros de aceptabilidad de con otros riesgos, por parte de sistemática se evalúa la información
que han aplicado en relación con los permitan atacar sus causas y, en caso riesgos, a fin de determinar diferentes niveles, con base en el que suministra el Sistema Específico
riesgos que han determinado de necesario, enfrentar sus variaciones en su nivel, medido por la conocimiento que se ha logrado de Valoración del Riesgo Institucional
manera intuitiva. consecuencias. combinación de su posibilidad de generalizar en la entidad. y se ajustan las medidas para la
- Las autoridades institucionales ocurrencia y la magnitud de su - Se da seguimiento al nivel de riesgo, administración de riesgos.
2.4 Documentación y comunicación - La información sobre riesgos consta -procuran
Se cuenta darcon información
seguimiento sobre los
a los -eventual
Se documentan
impacto. los elementos -a Se
losrevisa, ajusta
factores y difunde
de riesgo, y al grado de - Se cuenta con mecanismos, políticas
Deben establecer actividades permanentes únicamente en la documentación eventos
eventos que podrían
riesgosos, a afectar de forma
fin de lograr mínimos sobre los riesgos periódicamente la información
ejecución, la eficacia y la eficiencia de y procedimientos que garantizan
del proceso de valoración del riesgo referidas a elaborada por algunos titulares significativa
acuerdos sobre el cumplimiento
la atención quede los
debe (probabilidad y consecuencia de disponible
las medidas sobre
paralos riesgos y sus de
la administración razonablemente la revisión y
la documentación y comunicación, que subordinados acerca de los análisis objetivos establecidos,
brindárseles así como
y las acciones sus
que deben materialización de los riesgos, nivel de elementos
riesgo. fundamentales, con la actualización permanente de la
consisten en el registro y la sistematización de que han efectuado en relación con las causas internas
emprenderse enyrelación
externas y las
con ellos. riesgos y medidas de administración), participación de diferentes instancias información sobre los riesgos
información asociada con los riesgos, así como situaciones que afectan las labores de posibles consecuenciasla cual está a y dicha documentación está disponible de la entidad, a quienes se reconoce institucionales, la cual se evalúa y se
la preparación, distribución y actualización de la unidad orgánica que dirigen. disposición de los funcionarios de la para los funcionarios de la institución. como "dueños de las actividades" y, ajusta de acuerdo con los
información sobre los riesgos. - La documentación de los riesgos se institución. - La institución ha establecido y aplica en consecuencia, como fuentes de requerimientos del entorno.
efectúa sin haber definido los - Se cuenta con una definición de los de manera sistemática, mecanismos información sobre el comportamiento - Se han instaurado procesos para la
elementos mínimos que debe elementos mínimos que deben de documentación y comunicación de los riesgos y la eficacia de su documentación de riesgos, que
contemplar. documentarse acerca de los riesgos. sobre riesgos. documentación. promuevan la generación de
- La documentación de los riesgos es - La institución ha establecido algunos - Se han definido los usos de la - Los mecanismos de documentación iniciativas innovadoras.
mantenida por las autoridades mecanismos de coordinación y información que genera la revisión de y comunicación se evalúan para - Se han instaurado procesos para la
institucionales, y sólo eventualmente comunicación en relación con el riesgos. determinar su efectividad. comunicación de riesgos, que
se comparte con otras instancias. Sistema Específico de Valoración del - La información sobre los riesgos promuevan la generación de
Riesgo Institucional. institucionales está disponible, es iniciativas innovadoras.
completa y se ajusta a las
necesidades de los usuarios.
3 Actividades de control
3.1 Características de las actividades de Las actividades de control se han Las actividades de control se dirigen a Las actividades de control reúnen las Continuamente se evalúa el Se han instaurado mecanismos para
control establecido con base en prácticas algunos eventos que podrían afectar características requeridas, a saber: funcionamiento de las actividades de la investigación e innovación de temas
Las actividades de control deben reunir las tradicionales, y sólo en algunos casos negativamente el logro de los integración a la gestión, respuesta a control en la gestión, procurando que atinentes a las actividades de control
siguientes características: se considera su costo. objetivos institucionales. riesgos, costo-beneficio, viabilidad, sus características se mantengan. propias de la institución, lo que
a) Integración a la gestión documentación y divulgación. permite que éstas se ajusten de
b) Respuesta a riesgos manera dinámica oportuna, conforme
c) Contribución al logro de los objetivos a un cambian los riesgos institucionales.
costo razonable (costo-beneficio)
d) Viabilidad técnica y jurídica
e) Documentación en manuales de
procedimientos, descripciones de puestos u
otros documentos similares
f) Divulgación entre los funcionarios que deben
aplicar las actividades de control en el
desempeño de sus cargos
Grado de madurez
Incipiente Novato Competente Diestro Experto
Componente y atributo
3.2 Alcance de las actividades de control Las actividades de control vigentes en Las actividades de control Se cuenta con actividades de control Existen actividades de control para Se aplican mecanismos para la
Las actividades de control deben cubrir todos la institución se orientan a la establecidas se refieren, referidas al mantenimiento y la todos los alcances de la gestión búsqueda de medios innovadores
los ámbitos de la gestión institucional y protección de algunos activos y a la fundamentalmente, a la administración verificación de documentación y institucional, en sus ámbitos operativo para garantizar el cumplimiento de los
contribuir al logro de los objetivos del sistema prevención de fraude. y custodia de los activos y al registros sobre la gestión institucional. y estratégico, las cuales se evalúan objetivos, los cuales se traducen en
de control interno. mantenimiento de algunos registros. constantemente. actividades de control analizadas y
documentadas.
3.3 Formalidad de las actividades de control - Sólo algunas actividades de control - Las actividades de control están - La preparación, actualización y - El jerarca y los titulares - La documentación de las actividades
Los requisitos de las actividades de control de están documentadas en breves documentadas mediante políticas, difusión de la documentación relativa subordinados han establecido y de control se depura y actualiza
control incluyen su documentación y descripciones de funciones y puestos; procedimientos, normas, lineamientos a las actividades de control es una aplican mecanismos adecuados para constantemente, con la participación
comunicación, para lo cual se tiene como otras se han dispuesto mediante u otros similares. práctica normal y debidamente mantener actualizada y comunicar activa de los funcionarios atinentes,
condición previa que sean oficializadas instrucciones a funcionarios - La mayor parte de las actividades de regulada en la institución. oportunamente, la información relativa bajo el liderazgo de las autoridades
mediante su aprobación por las autoridades específicos. control vigentes se han comunicado a - Las actividades de control son de a las actividades de control. Existe institucionales (jerarca y titulares
institucionales competentes. - La documentación de las actividades los funcionarios de la institución. conocimiento de los funcionarios de la apertura de las autoridades superiores subordinados).
de control es mantenida por los jefes institución, y su documentación se para recibir comentarios y sugerencias - Existe plena conciencia sobre la
de cada unidad, y sólo se dan a mantiene disponible para su consulta para el fortalecimiento de dichas importancia de que los funcionarios
conocer a los funcionarios que deben por los funcionarios de la institución actividades. conozcan las actividades de control y
aplicarlas. que deseen consultarla. - Las nuevas actividades de control y su documentación, para que puedan
3.4 Aplicación de las actividades de control - Se aplican solo algunas actividades - Algunos funcionarios aplican las - Las actividades de control se han las
- Laactualizaciones
aplicación de lasdeactividades
las existentes
de hacer aportes de de
- Las actividades valor para como
control su
Las actividades de control deben estar de control obligatorias para proseguir actividades de control establecidas. integrado a los procesos se comunican
control oportunamente
contempla a los
el comportamiento fortalecimiento constante.
parte de los procesos Por ello,
institucionales,
integradas a los procesos institucionales, y su con algún trámite específico. - El jerarca y los titulares institucionales. funcionarios encargados de
de los riesgos institucionales. su constantemente se aplican
incorporan elementos métodosla
que permiten
aplicación convertirse en una práctica normal, - Los supervisiores o jefes son los subordinados han instaurado - Los funcionarios responsables de aplicación.
- El jerarca La documentación
y los titulares relativa innovadores
innovación y ensu procura de que el
mejora continua.
casi cultural, por parte de los funcionarios de la encargados de asegurarse de que se mecanismos para asegurar la ejecutar las actividades de control a las actividades
subordinados hande control vigentes
establecido y proceso de documentación
- La cultura vigente es tal que y propicia
institución. cumplan las actividades de control aplicación de las actividades de están atentos a su efectividad y se tienemecanismos
aplican disponible enpara
medios de
la ejecución comunicación
un autocontrol de
a lalas actividades
vez conscientedey
vigentes, lo que realizan control. comunican sus recomendaciones a acceso
de general
revisiones para su consulta
periódicas de las y control sea participativo
automático, que garantiza y
periódicamente. los titulares subordinados retroalimentación
actividades por los funcionarios.
de control. generalizado. la seguridad de que
razonablemente
correspondientes. se contemple en los procesos la
suficiencia y la validez de las
actividades de control vigentes, así
como que se emprendan las acciones
pertinentes para su fortalecimiento.
Grado de madurez
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Componente y atributo
4 Sistemas de información
4.1 Alcance de los sistemas de información - Se recopila, procesa y comunica - Se han establecido mecanismos - El diseño y el desarrollo de los - Los sistemas de información - Los sistemas de información
Los sistemas de información deben asegurar información para cumplir con algunos para la comunicación de la sistemas de información en la permiten obtener, procesar, almacenar permiten una gestión de la
razonablemente la recopilación, el requerimientos específicos que se información pertinente a los diferentes organización se fundamentan en una y recuperar información relevante información externa e interna con un
procesamiento y el mantenimiento de presentan a la institución. usuarios. estrategia formal debidamente sobre la gestión y el entorno nivel óptimo de seguridad en cuanto a
información sobre el entorno, la institución y su - Algunos titulares subordinados han - Los sistemas de información armonizada con los objetivos institucionales, así como comunicarla su calidad y oportunidad, como medio
desempeño, así como la comunicación de esa realizado esfuerzos aislados para el contemplan la mayor parte de las institucionales. a los usuarios que la requieren. para la toma de decisiones por todos
información a las instancias internas y externas procesamiento, generación y actividades institucionales, y en el - Los sistemas de información cubren, - Los sistemas de información están los usuarios.
que la requieran. comunicación de información relativa desarrollo de algunos de ellos se han de manera integrada, la mayor parte incorporados en el accionar - Los sistemas de información
a las actividades a su cargo. incorporado componentes digitales, de las actividades que se realizan en institucional, tanto a nivel operativo incorporan los mecanismos y
tomando como referencia la la institución. Como parte de ellos, el como estratégico, y se someten previsiones necesarias para la
necesidad de una gestión documental archivo institucional funciona de constantemente a revisiones para incorporación de iniaciativas
que permita satisfacer los manera técnica y profesional. incorporarles las mejoras pertinentes. innovadoras y proactivas.
requerimientos de la institución.
4.2 Calidad de la información Algunos sistemas de información Se han instaurado algunos procesos Los sistemas de información generan En el diseño y la mejora constante de Los sistemas de información se basan
Los sistemas de información deben recopilar, generan la información necesaria para para la generación de información que la información requerida para el los sistemas de información en procesos que consideran la
procesar y generar información que responda la atención de ciertos requerimientos responda a las necesidades de los cumplimiento de los objetivos contemplan las necesidades según los dinámica del entorno y la anticipación
a la necesidad de los diversos usuarios, con un específicos. diferentes usuarios. institucionales. fines institucionales, y se realizan los e innovación necesarias para la
enfoque de efectividad y de mejoramiento La información generada por los ajustes pertinentes en procura de una consecución de los fines
continuo, y teniendo en cuenta los atributos de sistemas reúne los atributos de mayor utilidad y flexibilidad de la institucionales.
confiabilidad, oportunidad y utilidad que esa confiabilidad, oportunidad y utilidad. información.
información debe reunir.
4.3 Calidad de la comunicación Se han definido algunos canales de Se cuenta con canales de La información se comunica Se han instaurado procesos para el La comunicación de la información se
La información debe comunicarse a las comunicación para enviar la comunicación formalmente oportunamente a las instancias seguimiento constante de la realiza a las instancias competentes,
instancias pertinentes, en forma y tiempo información requerida por las establecidos para la atención de los pertinentes. Al respecto, se cuenta con efectividad de la comunicación de la de manera ágil, oportuna y correcta, y
propicios, con un enfoque de efectividad y instancias internas únicamente. requerimientos de información tanto regulaciones precisas sobre la información, y oportunamente se permite a la institución desarrollar
mejoramiento continuo, y utilizando canales y internos como externos. comunicación de información toman las acciones para incorporar las métodos novedosos de gestión,
medios que garanticen razonablemente su confidencial. mejoras necesarias. organización y rendición de cuentas.
oportunidad y seguridad.
4.4 Control de los sistemas de información Se cuenta con algunos controles en el El jerarca y los titulares han definido y Los sistemas de información conllevan Los controles establecidos en los Los sistemas de información cuentan
Deben establecerse, aplicarse y proceso de generación de la divulgado controles para asegurar la la definición de controles desde su sistemas de información se con los controles necesarios para
perfeccionarse los controles pertinentes para información, definidos mediante calidad de la información y su diseño hasta su operación. Ello monitorean de manera permanente; y disminuir los riesgos de pérdida de
que los sistemas de información garanticen esfuerzos aislados por parte de comunicación. Entre dichos controles garantiza que posean los mecanismos se adoptan oportunamente las información y de fallas en la
razonablemente la calidad de la información y algunos titulares subordinados. se cuentan la definición de accesos a de control apropiados para la mejoras necesarias, así como las recopilación, el procesamiento, el
de la comunicación, la seguridad y una clara los sistemas de información que generación de información confiable, medidas necesarias para garantizar la mantenimiento y la comunicación de
asignación de responsabilidades y utilizan recursos tecnológicos, y la oportuna y útil. calidad, la disponibilidad y la información son mínimos. Además, la
administración de los niveles de acceso a la asignación de responsabilidades comunicación de la información con la institución cuenta con mecanismos
información y datos sensibles, así como la sobre la custodia de los acopios oportunidad requerida. que propician la respuesta y
garantía de confidencialidad de la información físicos de información, las cuales anticipación oportunas, a las
que ostente ese carácter. estas han sido asumidas por los condiciones cambiantes del entorno
funcionarios correspondientes. que afectan dichos sistemas.
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5.2 Formalidad del seguimiento del sistema de Para unidades organizacionales El jerarca ha emitido disposiciones de El jerarca y los titulares subordinados Las regulaciones cubren todos los El seguimiento del sistema de control
control interno específicas, existen disposiciones tipo general sobre la obligación de los han instaurado regulaciones formales aspectos relacionados con el interno es un proceso estructurado
El seguimiento del sistema de control interno sobre el seguimiento que deben titulares subordinados de dar sobre el seguimiento del sistema de seguimiento continuo y periódico que incorpora revisiones de diversos
debe observar un proceso estructurado ejercer sobre el control interno seguimiento al sistema de control control interno, requiriendo que éste interno y externo, así como con la tipos y herramientas flexibles. Los
debidamente oficializado mediante las aplicable a algunas de las actividades interno, con la colaboración de los se realice vigilando la eficacia de las implementación y la verificación de las esfuerzos realizados en torno a este
disposiciones administrativas pertinentes, en que realizan. funcionarios que corresponda. actividades de control en las mejoras que se determinen, sean componente del control interno han
relación con el alcance, la periodicidad, las operaciones diarias y que se lleve a éstas de carácter operativo o contribuido a que se convierta en
responsabilidades, los mecanismos y las cabo una autoevaluación anual del estratégico. parte de la cultura institucional.
herramientas correspondientes. sistema de control interno y se elabore
un plan de mejoras.
5.3 Alcance del seguimiento del sistema de Existen labores aisladas de El jerarca y los titulares subordinados El seguimiento del sistema de control El seguimiento del sistema de control El seguimiento del sistema de control
control interno seguimiento del sistema de control vigilan las actividades bajo su control interno y sus mecanismos se han interno se ha convertido en un interno se realiza con un enfoque
El seguimiento del sistema de control interno interno con un alcance limitado a con una visión de corto plazo y en integrado a las actividades proceso formal para una valoración y estratégico, y cubre el control de las
debe abarcar el funcionamiento, la suficiencia algunos controles específicos, las procura del cumplimiento de las institucionales, y en lo procedente se mejora permanente del sistema de actividades cotidianas, revisiones
y la validez del sistema, su contribución al cuales se ponen de manifiesto obligaciones legales que establece el han incorporado en la documentación control interno en el que todos los puntuales y el monitoreo de las
desempeño institucional y al logro de los mediante la vigilancia que, de manera ordenamiento. de los puestos y procesos. En ese participantes asumen sus mejoras acordadas
objetivos, y el grado en que los componentes rutinaria, ejercen los titulares sobre el sentido, los funcionarios aplican las responsabilidades.
funcionales se han establecido e integrado en cumplimiento de algunas actividades. actividades de seguimiento que les
el accionar institucional. Asimismo, debe corresponden, y en esos esfuerzos
comprender actividades permanentes y son supervisados por los titulares
periódicas, y la implantación de las mejoras subordinados, quienes a su vez
que se determinen. realizan un seguimiento general sobre
las unidades institucionales a su
cargo, con la orientación del jerarca.
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5.4 Contribución del seguimiento del sistema La contribución del seguimiento a la El seguimiento y permite detectar El seguimiento del sistema de control Mediante la ejecución cotidiana de El proceso de seguimiento se mejora
de control interno a la mejora del sistema mejora del sistema de control interno algunas oportunidades de mejora del interno constituye una herramienta labores de seguimiento en el constantemente, con lo que se
Como resultado del seguimiento del sistema es mínima. sistema de control interno. que permite la valoración y mejora de desarrollo de las actividades incrementan sus aportes al valor, a la
de control interno, deben determinarse las dicho sistema y de su contribución a la institucionales, constantemente se gestión y al sistema de control interno
mejoras que procedan, las cuales se gestión institucional. introducen mejoras sustanciales en el institucionales, así como la
calendarizan en un plan de implementación desempeño organizacional y en el identificación de nuevos modos de
que, a su vez, será objeto de verificación en sistema de control interno. gestión y de control.
términos de su aplicación conforme a lo Adicionalmente, se realizan
planeado y de la efectividad de las medidas valoraciones específicas del sistema
adoptadas para fortalecer el sistema de control de control interno, y se implementan
interno. las mejoras necesarias.
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