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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: 1GD-FR-0010
Fecha: 06/07/2018
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
Versión: 4 POLICÍA NACIONAL

ENTIDAD REMITENTE: NO APLICA OBJETO DEL INVENTARIO REGISTRO DE ENTRADA

UNIDAD POLICIAL: DEPARTAMENTO DE POLICIA BOYACA Transferencia Primaria Eliminación DÍA MES AÑO N.T.

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ESTACION DE POLICIA TUNJA Transferencia Secundaria Entrega de Cargo, Dependencia y/o Unidad 18 6 2018 8

CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: Fondo Acumulado Fusión o Supresión

FRECUENCIA DE No. UBICACIÓN

FECHAS EXTREMAS UNIDAD DE CONSERVACIÓN
No. DE NOMBRE DE LAS SERIE, SUBSERIE, O No. DE CONSULTA No. TOPOGRAFICA
CÓDIGO TÍTULO DE LA CARPETA ID. HISTÓRICO SOPORTE OBSERVACIONES
ORDEN ASUNTO IDENTIFICACIÓN INICIAL FINAL FOLIOS
Carpeta Volumen Caja Otro ALTA MEDIA BAJA B E ENT BJ
D M A D M A
1 MINUTA DE GUARDIA __ __ 19 02 1998 01 02 1999 1 8 12 _ X PAPEL GLOSARIO PRINCIPAL DETERIORO ,REGULAR ESTADO

2 MINUTA DE GUARDIA __ __ 25 01 1999 18 06 1999 2 8 12 _ X PAPEL REGULAR ESTADO DE CONSERVACION

3 MINUTA DE GUARDIA __ __ 26 05 1999 22 07 1999 3 8 12 _ X PAPEL REGULAR ESTADO DE CONSERVACION

4 MINUTA DE GUARDIA __ 22 07 1999 10 09 1999 4 8 12 _ X PAPEL REGULAR ESTADO DE CONSERVACION

5 MINUTA DE GUARDIA __ __ 10 09 1999 12 10 1999 5 8 12 _ X PAPEL REGULAR ESTADO DE CONSERVACION

6 MINUTA DE GUARDIA __ __ 12 10 1999 25 10 1999 6 8 12 _ X PAPEL REGULAR ESTADO DE CONSERVACION

7 MINUTA DE GUARDIA __ __ 25 10 1999 08 11 1999 7 8 12 _ X PAPEL REGULAR ESTADO DE CONSERVACION, DETERIORO EN LA PASTA

8 MINUTA DE GUARDIA __ __ 08 11 1999 08 01 1999 8 8 12 _ X PAPEL REGULAR ESTADO DE CONSERVACION

JEFE DE LA DEPENDENCIA O UNIDAD CONVENCIONES:

Elaborado por:_EMILIO BARRERA RAMÍREZ_____________________________ Entregado por:_Alexander Ramirez Panqueva_________________________ Recibido por:____ALBERTO HOLGUIN DUARTE________________________ AG Archivo de Gestión
AC Archivo Central
Cargo:______Auxiliar de Archivo____________________Grado:_________PT____ Cargo:_______Jefe Grupo Soporte y Apoyo___________Grado:_____TE__ Cargo:___JEFE GRUPO GESTIÓN DOCUMENTAL_______Grado:__SC_____ Nombres:___ALBERTO HOLGUIN DUARTE_____ Grado:____SC_____ AH Archivo Histórico
B Bodega
Firma:______________________________________________________________ Firma:________________________________________________________ Firma:___________________________________________________________ Firma:_____________________________________________________
E Estante
Fecha:___15 DE JUNIO DE 2018__________________________________ Fecha:________18 DE JUNIO DE 2018________________________________ Fecha:_____18 DE JUNIO DE 2018_____________________________ ENT Entrepaño
Fecha:___12 DE JUNIO DE2018________________________________________
BJ Bandeja
N/T Número de Transferencia
 INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO

Para el correcto diligenciamiento del presente formato se tendrán en cuenta las siguientes instrucciones.

1 Los siguientes campos de identificación del formato no deberán ser modificados: Página, código, fecha, versión, nombre del proceso, nombre del formato, logosímbolo de la Institución y demás casillas.

2 ENTIDAD REMITENTE: se diligencia el nombre completo de la Entidad, Organismo o Departamento Administrativo, al que pertenece la información producto de la transferencia primaria o secundaria a la Policía Nacional, cuando aplique. (evitando el uso de las siglas) Ejemplo: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE SEGURIDAD.

3 UNIDAD POLICIAL: denominación de la unidad a la cual pertenece la dependencia productora según la estructura orgánica. Se debe escribir el nombre completo de la unidad (evitando el uso de las siglas) Ejemplo: SECRETARIA GENERAL.

4 DEPENDENCIA PRODUCTORA: hace referencia a la designación según estructura orgánica, de la Oficina y/o Dependencia donde se producen los documentos. No se debe utilizar las siglas de la dependencia. Ejemplo: GRUPO ADMINISTRACIÓN Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL.

5 CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: corresponde al número asignado a la Unidad y/o Dependencia de acuerdo a la codificación establecida en las Tablas de Retención Documental.

6 OBJETO DEL INVENTARIO: se define la finalidad del porque se está elaborando o diligenciando el inventario documental, se debe marcar con una equis (X) la opción que corresponda.(Transferencia Primaria, Transferencia Secundaria, Fondo Acumulado, Eliminación, Entrega de Cargo, Dependencia y/o Unidad y Fusión o Supresión)

7 REGISTRO DE ENTRADA: se diligencia solo para transferencias primarias y secundarias, debiendo digitar la fecha de entrada de la transferencia (día, mes, año). En N.T. se debe escribir el número que le corresponde a la transferencia de acuerdo con el formato de cronograma de transferencias anual o al orden de llegada a las instalaciones.

8 NÚMERO DE ORDEN: debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos; que generalmente corresponde a una unidad de conservación (carpeta, libro u otro).

9 CÓDIGO: hace referencia al número de identificación de las series y subseries documentales, producto de la codificación definida en las Tablas de Retención Documental.

10 NOMBRE SERIE, SUBSERIE O ASUNTO: nombre de la serie, subserie documental al que corresponde al tipo expediente, producto de la denominación en las Tablas de Retención Documental o asunto según la valoración del fondo documental que corresponda.

11 TITULO CARPETA: definido por cada productor documental con base en el asunto específico de la carpeta, nombre o denominación del expediente.

12 No. DE IDENTIFICACIÓN: se debe insertar la información correspondiente al número de cédula del funcionario a quien corresponde la Historia Laboral, el número del proceso disciplinario o administrativos y/o el número del contrato.

13 ID. HISTÓRICO: datos únicos de identificación del acervo documental que es custodiado en el Archivo Histórico.

14 FECHAS EXTREMAS: hace referencia a la fecha inicial y final de cada unidad de conservación descrita así DD/MM/AA. Cuando la documentación no tenga fecha se consignará S/F (Sin Fecha).

15 UNIDAD DE CONSERVACIÓN: indique el No. de la unidad de conservación en la casilla correspondiente. Ejemplo: carpeta (1) volumen (1-2 o 2-2) y caja (1) en la casilla de (otro) se escribirá el formato en el que se encuentre la información ejemplo (CD, diskette, LP, USB, DVD etc.) Por cada orden.

16 FRECUENCIA DE CONSULTA: se debe consignar si la documentación registra un alto, medio o bajo índice de consulta; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de documentos.

17 No. DE FOLIOS: corresponde a la totalidad de folios que contiene el expediente.

18 SOPORTE: peso del Archivo o soporte en el que se encuentra la información (papel, magnético, CD, DVD, video, etc.).

19 No. DE UBICACIÓN TOPOGRÁFICA: Se debe describir la ubicación numérica, alfabética o alfanumérica de la bodega, estante, entrepaño o bandeja en que se encuentra ubicada la información con el fin de dar una descripción exacta de ubicación de la misma.

OBSERVACIONES: Se consignan los daños que afecten la integridad del documento, así como los inconvenientes que se evidencien en cuanto a su organización. Cuando el expediente, libro u otro soporte presenten demasiadas novedades, se elaborará una comunicación oficial en al cual se describirán las novedades encontradas y en este espacio se referenciará el número de la comunicación oficial, que siempre deberá
20
acompañar el presente inventario documental para efectos de verificaciones posteriores.

21 ELABORADO POR: Se escribirán los nombres y apellidos, cargo, grado, firma de la persona encargada de elaborar el inventario, así como la fecha de elaboración del mismo.

22 ENTREGADO POR: Se escribirán los a nombres y apellidos, cargo, grado, firma de la persona encargada de entregar el inventario, así como la fecha de entrega del mismo.

23 RECIBIDO POR: Se escribirán los nombres y apellidos, cargo, grado, firma de la persona encargada de recibir el inventario, así como la fecha de recepción del mismo.

24 Vo. Bo. DEL JEFE DE LA DEPENDENCIA: Se escribirán los nombres y apellidos, cargo, grado, firma del jefe de la dependencia o unidad donde se elaboró el inventario para efecto de verificación y control por parte del mismo.

NOTA: Cuando el inventario documental supere 2 folios, se dejará el mismo formato diligenciando las firmas de quien elaboró, revisó y Visto Bueno en cada una de ellas. Es de aclarar que la información contenida en este inventario se deberá manejar en medio magnético y con claves de seguridad con el fin de evitar la manipulación de la información.

ELABORADO POR: APROBADO POR:

REVISADO POR:

TES17. LAURA BIBIANA BRICEÑO RINCÓN Capitán. TATIANA MARCELA LÓPEZ BELTRÁN
Responsable Análisis Estadístico Jefe Grupo Administración y Conservación Documental Coronel. PABLO ANTONIO CRIOLLO REY
Secretario General
Subintendente.BAYRON JOSÉ HERRERA SALCEDO Mayor. HERNAN MAURICIO TORRES ROZO
Analista de Gestión Documental Jefe Grupo Soporte y Apoyo

Mayor. JENNY PATRICA MORALES PUENTES

Jefe Área Archivo General

FECHA: 12 JUNIO 2018 FECHA: 15 JUNIO 2018 FECHA: 18 JUNIO 2018

Página 1 de 1
Código: 1GD-FR-0010
Fecha: 06/07/2018
Versión: 4

ENTIDAD REMITENTE:

UNIDAD POLICIAL:

DEPENDENCIA PRODUCTORA:

CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA:

No. DE NOMBRE DE LAS SERIE,

CÓDIGO
ORDEN SUBSERIE, O ASUNTO

2
3
4
5
6
7
8
9

Elaborado por:_EMILIO BARRERA Entregado por:_Alexander Ramirez Panqueva________

RAMÍREZ_____________________________
Cargo:_______Jefe Grupo Soporte y Apoyo__________
Cargo:______Auxiliar de
Archivo____________________Grado:_________PT____ Firma:________________________________________
Firma:_______________________________________________ Fecha:___15 DE JUNIO DE 2018__________________
_______________

Fecha:___12 DE JUNIO
DE2018________________________________________
RAMÍREZ_____________________________
Cargo:_______Jefe Grupo Soporte y Apoyo__________
Cargo:______Auxiliar de
Archivo____________________Grado:_________PT____ Firma:________________________________________
Firma:_______________________________________________ Fecha:___15 DE JUNIO DE 2018__________________
_______________

Fecha:___12 DE JUNIO
DE2018________________________________________

Para el correcto diligenciamiento del presente formato se tendrán en cuenta las siguientes instrucciones
1 Los siguientes campos de identificación del formato no deberán ser modificados: Página, código, fecha, versión
2 ENTIDAD REMITENTE: se diligencia el nombre completo de la Entidad, Organismo o Departamento Administr
3 UNIDAD POLICIAL: denominación de la unidad a la cual pertenece la dependencia productora según la estruc
4 DEPENDENCIA PRODUCTORA: hace referencia a la designación según estructura orgánica, de la Oficina y/o
5 CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: corresponde al número asignado a la Unidad y/o Dependen
6 OBJETO DEL INVENTARIO: se define la finalidad del porque se está elaborando o diligenciando el inventario
7 REGISTRO DE ENTRADA: se diligencia solo para transferencias primarias y secundarias, debiendo digitar la f
8 NÚMERO DE ORDEN: debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asie
9 CÓDIGO: hace referencia al número de identificación de las series y subseries documentales, producto de la c
10 NOMBRE SERIE, SUBSERIE O ASUNTO: nombre de la serie, subserie documental al que corresponde al tipo
11 TITULO CARPETA: definido por cada productor documental con base en el asunto específico de la carpeta, no
12 No. DE IDENTIFICACIÓN: se debe insertar la información correspondiente al número de cédula del funcionario
13 ID. HISTÓRICO: datos únicos de identificación del acervo documental que es custodiado en el Archivo Históric
14 FECHAS EXTREMAS: hace referencia a la fecha inicial y final de cada unidad de conservación descrita así DD
15 UNIDAD DE CONSERVACIÓN: indique el No. de la unidad de conservación en la casilla correspondiente. Ejem
16 FRECUENCIA DE CONSULTA: se debe consignar si la documentación registra un alto, medio o bajo índice de
17 No. DE FOLIOS: corresponde a la totalidad de folios que contiene el expediente.
18 SOPORTE: peso del Archivo o soporte en el que se encuentra la información (papel, magnético, CD, DVD, vide
19 No. DE UBICACIÓN TOPOGRÁFICA: Se debe describir la ubicación numérica, alfabética o alfanumérica de la
OBSERVACIONES: Se consignan los daños que afecten la integridad del documento, así como los inconvenie
20
inventario documental para efectos de verificaciones posteriores.
21 ELABORADO POR: Se escribirán los nombres y apellidos, cargo, grado, firma de la persona encargada de ela
22 ENTREGADO POR: Se escribirán los a nombres y apellidos, cargo, grado, firma de la persona encargada de e
23 RECIBIDO POR: Se escribirán los nombres y apellidos, cargo, grado, firma de la persona encargada de recibir
24 Vo. Bo. DEL JEFE DE LA DEPENDENCIA: Se escribirán los nombres y apellidos, cargo, grado, firma del jefe
NOTA: Cuando el inventario documental supere 2 folios, se dejará el mismo formato diligenciando las firmas de quien elab
ELABORADO POR:
FECHA: 12 JUNIO 2018

TES17. LAURA BIBIANA BRICEÑO RINCÓN

Responsable Análisis Estadístico

Subintendente.BAYRON JOSÉ HERRERA SALCEDO

Analista de Gestión Documental
 PROC

FORMATO Ú

NO APLICA

DEPARTAMENTO DE POLICIA BOYACA

ASUNTOS DISCIPLINARIOS

TÍTULO DE LA CARPETA No. DE IDENTIFICACIÓN

INVESTIGACION DIS. OF. NOVEDAD 001216.

Entregado por:_Alexander Ramirez Panqueva_________________________

Cargo:_______Jefe Grupo Soporte y Apoyo___________Grado:_____TE__

____ Firma:________________________________________________________
_________ Fecha:___15 DE JUNIO DE 2018__________________________________

____
 Cargo:_______Jefe Grupo Soporte y Apoyo___________Grado:_____TE__
____ Firma:________________________________________________________
_________ Fecha:___15 DE JUNIO DE 2018__________________________________

____

formato se tendrán en cuenta las siguientes instrucciones.

l formato no deberán ser modificados: Página, código, fecha, versión, nombre del proceso, nombre del formato, logosímbolo de la Insti
mbre completo de la Entidad, Organismo o Departamento Administrativo, al que pertenece la información producto de la transferencia
nidad a la cual pertenece la dependencia productora según la estructura orgánica. Se debe escribir el nombre completo de la unidad (e
erencia a la designación según estructura orgánica, de la Oficina y/o Dependencia donde se producen los documentos. No se debe uti
CTORA: corresponde al número asignado a la Unidad y/o Dependencia de acuerdo a la codificación establecida en las Tablas de Rete
inalidad del porque se está elaborando o diligenciando el inventario documental, se debe marcar con una equis (X) la opción que corre
olo para transferencias primarias y secundarias, debiendo digitar la fecha de entrada de la transferencia (día, mes, año). En N.T. se de
orma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos; que generalmente corresponde a una unidad de co
entificación de las series y subseries documentales, producto de la codificación definida en las Tablas de Retención Documental.
: nombre de la serie, subserie documental al que corresponde al tipo expediente, producto de la denominación en las Tablas de Retenc
ductor documental con base en el asunto específico de la carpeta, nombre o denominación del expediente.
ar la información correspondiente al número de cédula del funcionario a quien corresponde la Historia Laboral, el número del proceso d
ación del acervo documental que es custodiado en el Archivo Histórico.
a fecha inicial y final de cada unidad de conservación descrita así DD/MM/AA. Cuando la documentación no tenga fecha se consignará
No. de la unidad de conservación en la casilla correspondiente. Ejemplo: carpeta (1) volumen (1-2 o 2-2) y caja (1) en la casilla de (otr
onsignar si la documentación registra un alto, medio o bajo índice de consulta; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y reg
d de folios que contiene el expediente.
el que se encuentra la información (papel, magnético, CD, DVD, video, etc.).
debe describir la ubicación numérica, alfabética o alfanumérica de la bodega, estante, entrepaño o bandeja en que se encuentra ubica
os que afecten la integridad del documento, así como los inconvenientes que se evidencien en cuanto a su organización. Cuando el e
ficaciones posteriores.
mbres y apellidos, cargo, grado, firma de la persona encargada de elaborar el inventario, así como la fecha de elaboración del mismo.
REVISADO POR:
mbres y apellidos, cargo, grado, firma de la persona encargada de entregar el inventario, así como la fecha de entrega del mismo.
s y apellidos, cargo, grado, firma de la persona encargada de recibir el inventario,
Capitán. TATIANA así como la fecha
MARCELA LÓPEZ deBELTRÁN
recepción del mismo.
A: Se escribirán los nombres y apellidos, cargo, grado, firma del Jefe
jefe de la dependencia
Grupo o unidad
Administración donde se elaboró
y Conservación el inventario para ef
Documental
os, se dejará el mismo formato diligenciando las firmas de quien elaboró, revisó y Visto Bueno en cada una de ellas. Es de aclarar que
Mayor. HERNAN MAURICIO TORRES ROZO
Jefe Grupo
FECHA: 15 Soporte y Apoyo
JUNIO 2018

Mayor. JENNY PATRICA MORALES PUENTES

Jefe Área Archivo General

O
 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

OBJETO DE

Transferencia Primaria

Transferencia Secundaria

Fondo Acumulado

FECHAS EXTREMAS UNIDAD DE CONSERVACIÓN

ID. HISTÓRICO INICIAL FINAL
Carpeta Volumen Caja
D M A D M A

17 08 1993 24 09 1993 1 1 1

Recibido por:____ALBERTO HOLGUIN DUARTE________________________

____
Cargo:___JEFE GRUPO GESTIÓN DOCUMENTAL_______Grado:__SC_____
E__
Firma:___________________________________________________________
___
Fecha:________18 DE JUNIO DE 2018________________________________
___
 Cargo:___JEFE GRUPO GESTIÓN DOCUMENTAL_______Grado:__SC_____
E__
Firma:___________________________________________________________
___
Fecha:________18 DE JUNIO DE 2018________________________________
___

INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO

oceso, nombre del formato, logosímbolo de la Institución y demás casillas.

enece la información producto de la transferencia primaria o secundaria a la Policía Nacional, cuando aplique. (evitando el uso de las s
e debe escribir el nombre completo de la unidad (evitando el uso de las siglas) Ejemplo: SECRETARIA GENERAL.
onde se producen los documentos. No se debe utilizar las siglas de la dependencia. Ejemplo: GRUPO ADMINISTRACIÓN Y CONSER
a la codificación establecida en las Tablas de Retención Documental.
debe marcar con una equis (X) la opción que corresponda.(Transferencia Primaria, Transferencia Secundaria, Fondo Acumulado, Elimin
de la transferencia (día, mes, año). En N.T. se debe escribir el número que le corresponde a la transferencia de acuerdo con el formato
ue generalmente corresponde a una unidad de conservación (carpeta, libro u otro).
da en las Tablas de Retención Documental.
ducto de la denominación en las Tablas de Retención Documental o asunto según la valoración del fondo documental que corresponda
nación del expediente.
ponde la Historia Laboral, el número del proceso disciplinario o administrativos y/o el número del contrato.

o la documentación no tenga fecha se consignará S/F (Sin Fecha).

volumen (1-2 o 2-2) y caja (1) en la casilla de (otro) se escribirá el formato en el que se encuentre la información ejemplo (CD, diskette
tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de documentos.

e, entrepaño o bandeja en que se encuentra ubicada la información con el fin de dar una descripción exacta de ubicación de la misma.
dencien en cuanto a su organización. Cuando el expediente, libro u otro soporte presenten demasiadas novedades, se elaborará una c
io, así como la fecha de elaboración del mismo.
ario, así como la fecha de entrega del mismo.
í como la fecha
ARCELA LÓPEZ deBELTRÁN
recepción del mismo.
ia o unidad
ación donde se elaboró
y Conservación el inventario para efecto de verificación y control por parte del mismo.
Documental
o Bueno en cada una de ellas. Es de aclarar que la información contenida en este inventario se deberá manejar en medio magnético y
AURICIO TORRES ROZO
y018
Apoyo

ICA MORALES PUENTES

neral
 OBJETO DEL INVENTARIO

Eliminación DÍA

Entrega de Cargo, Dependencia y/o Unidad 18

Fusión o Supresión

NSERVACIÓN FRECUENCIA DE CONSULTA No. UBICACIÓN TOPOGRA

No.
SOPORTE
Otro ALTA MEDIA BAJA FOLIOS B E

X 57 PAPEL

JEFE DE LA DEPENDENCIA O UNIDAD

Nombres:___ALBERTO HOLGUIN DUARTE_____ Grado:____SC_____

Firma:_____________________________________________________

Fecha:_____18 DE JUNIO DE 2018_____________________________

 Nombres:___ALBERTO HOLGUIN DUARTE_____ Grado:____SC_____

Firma:_____________________________________________________

Fecha:_____18 DE JUNIO DE 2018_____________________________

CIAMIENTO

(evitando el uso de las siglas) Ejemplo: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE SEGURIDAD.

RAL.
STRACIÓN Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL.

Fondo Acumulado, Eliminación, Entrega de Cargo, Dependencia y/o Unidad y Fusión o Supresión)
e acuerdo con el formato de cronograma de transferencias anual o al orden de llegada a las instalaciones.

mental que corresponda.

ón ejemplo (CD, diskette, LP, USB, DVD etc.) Por cada orden.

ubicación de la misma.
ades, se elaborará una comunicación oficial en al cual se describirán las novedades encontradas y en este espacio se referenciará el n

r en medio magnético y con claves de seguridad con el fin de evitar la manipulación de la información.
APROBADO POR:
FECHA: 18 JUNIO 2018

Coronel. PABLO ANTONIO CRIOLLO REY

Secretario General
 POLICÍA NACIONAL

REGISTRO DE ENTRADA

MES AÑO N.T.

6 2018 8

BICACIÓN TOPOGRAFICA
OBSERVACIONES
ENT BJ

LA CARPETA SE ENCUENTRA EN BUEN ESTADO DE

CONCERVACION, PROCESO OFICIO NOVEDAD 001216,
MUERTE POLICIAL AG. NOGUERA RODRIGUEZ ABRAHAN.

CONVENCIONES:
AG Archivo de Gestión
AC Archivo Central
AH Archivo Histórico
B Bodega
E Estante
 ENT Entrepaño
BJ Bandeja
N/T Número de Transferencia

acio se referenciará el número de la comunicación oficial, que siempre deberá acompañar el presente

CRIOLLO REY
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Código: 1GD-FR-0010
Fecha: 06/07/2018
Versión: 4

ENTIDAD REMITENTE: NO APLICA

UNIDAD POLICIAL: DEPARTAMENTO DE POLICIA BOYACA

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ESTACION DE POLICIA TUNJA

CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA:

NOMBRE DE LAS
No. DE
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, O TÍTULO DE LA CARPETA
ORDEN
ASUNTO
1 MINUTA DE GUARDIA
2
3
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5
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8

Elaborado por:_EMILIO BARRERA Entregado por:_Alexander Ramirez

RAMÍREZ_____________________________ Panqueva_________________________
Cargo:______Auxiliar de Cargo:_______Jefe Grupo Soporte y
Archivo____________________Grado:_________PT____ Apoyo___________Grado:_____TE__
Firma:____________________________________________________ Firma:______________________________________
__________ ________
Fecha:___12 DE JUNIO Fecha:___15 DE JUNIO DE
DE2018________________________________________ 2018__________________________________
RAMÍREZ_____________________________ Panqueva_________________________
Cargo:______Auxiliar de Cargo:_______Jefe Grupo Soporte y
Archivo____________________Grado:_________PT____ Apoyo___________Grado:_____TE__
Firma:____________________________________________________ Firma:______________________________________
__________ ________
Fecha:___12 DE JUNIO Fecha:___15 DE JUNIO DE
DE2018________________________________________ 2018__________________________________

Para el correcto diligenciamiento del presente formato se tendrán en cuenta las siguientes instrucciones.
1 Los siguientes campos de identificación del formato no deberán ser modificados: Página, código, fecha, versión, no
2 ENTIDAD REMITENTE: se diligencia el nombre completo de la Entidad, Organismo o Departamento Administrativo
3 UNIDAD POLICIAL: denominación de la unidad a la cual pertenece la dependencia productora según la estructura
4 DEPENDENCIA PRODUCTORA: hace referencia a la designación según estructura orgánica, de la Oficina y/o De
5 CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: corresponde al número asignado a la Unidad y/o Dependencia
6 OBJETO DEL INVENTARIO: se define la finalidad del porque se está elaborando o diligenciando el inventario doc
7 REGISTRO DE ENTRADA: se diligencia solo para transferencias primarias y secundarias, debiendo digitar la fech
8 NÚMERO DE ORDEN: debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos
9 CÓDIGO: hace referencia al número de identificación de las series y subseries documentales, producto de la codifi
10 NOMBRE SERIE, SUBSERIE O ASUNTO: nombre de la serie, subserie documental al que corresponde al tipo exp
11 TITULO CARPETA: definido por cada productor documental con base en el asunto específico de la carpeta, nomb
12 No. DE IDENTIFICACIÓN: se debe insertar la información correspondiente al número de cédula del funcionario a q
13 ID. HISTÓRICO: datos únicos de identificación del acervo documental que es custodiado en el Archivo Histórico.
14 FECHAS EXTREMAS: hace referencia a la fecha inicial y final de cada unidad de conservación descrita así DD/MM
15 UNIDAD DE CONSERVACIÓN: indique el No. de la unidad de conservación en la casilla correspondiente. Ejemplo
16 FRECUENCIA DE CONSULTA: se debe consignar si la documentación registra un alto, medio o bajo índice de co
17 No. DE FOLIOS: corresponde a la totalidad de folios que contiene el expediente.
18 SOPORTE: peso del Archivo o soporte en el que se encuentra la información (papel, magnético, CD, DVD, video, e
19 No. DE UBICACIÓN TOPOGRÁFICA: Se debe describir la ubicación numérica, alfabética o alfanumérica de la bod
OBSERVACIONES: Se consignan los daños que afecten la integridad del documento, así como los inconveniente
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presente inventario documental para efectos de verificaciones posteriores.
21 ELABORADO POR: Se escribirán los nombres y apellidos, cargo, grado, firma de la persona encargada de elabor
22 ENTREGADO POR: Se escribirán los a nombres y apellidos, cargo, grado, firma de la persona encargada de entre
23 RECIBIDO POR: Se escribirán los nombres y apellidos, cargo, grado, firma de la persona encargada de recibir el i
24 Vo. Bo. DEL JEFE DE LA DEPENDENCIA: Se escribirán los nombres y apellidos, cargo, grado, firma del jefe de la
NOTA: Cuando el inventario documental supere 2 folios, se dejará el mismo formato diligenciando las firmas de quien elaboró,
ELABORADO POR:
FECHA: 12 JUNIO 2018

TES17. LAURA BIBIANA BRICEÑO RINCÓN

Responsable Análisis Estadístico

Subintendente.BAYRON JOSÉ HERRERA SALCEDO

Analista de Gestión Documental
 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

OLICIA BOYACA Transferencia Primaria

TUNJA Transferencia Secundaria

Fondo Acumulado

FECHAS EXTREMAS
No. DE
ID. HISTÓRICO INICIAL FINAL
IDENTIFICACIÓN
D M A D M A

Recibido por:____ALBERTO HOLGUIN DUARTE________________________

amirez
___________
Cargo:___JEFE GRUPO GESTIÓN DOCUMENTAL_______Grado:__SC_____
Soporte y
Firma:___________________________________________________________
____TE__
Fecha:________18 DE JUNIO DE 2018________________________________
_______________________________

________________
___________
Cargo:___JEFE GRUPO GESTIÓN DOCUMENTAL_______Grado:__SC_____
Soporte y
Firma:___________________________________________________________
____TE__
Fecha:________18 DE JUNIO DE 2018________________________________
_______________________________

________________ INSTRUCCIONES PARA EL DILI

entes instrucciones.
código, fecha, versión, nombre del proceso, nombre del formato, logosímbolo de la Institución y demás casillas.
partamento Administrativo, al que pertenece la información producto de la transferencia primaria o secundaria a la Policía Nacional, cuando
uctora según la estructura orgánica. Se debe escribir el nombre completo de la unidad (evitando el uso de las siglas) Ejemplo: SECRETAR
nica, de la Oficina y/o Dependencia donde se producen los documentos. No se debe utilizar las siglas de la dependencia. Ejemplo: GRUP
Unidad y/o Dependencia de acuerdo a la codificación establecida en las Tablas de Retención Documental.
nciando el inventario documental, se debe marcar con una equis (X) la opción que corresponda.(Transferencia Primaria, Transferencia Sec
s, debiendo digitar la fecha de entrada de la transferencia (día, mes, año). En N.T. se debe escribir el número que le corresponde a la trans
cada uno de los asientos descritos; que generalmente corresponde a una unidad de conservación (carpeta, libro u otro).
ales, producto de la codificación definida en las Tablas de Retención Documental.
ue corresponde al tipo expediente, producto de la denominación en las Tablas de Retención Documental o asunto según la valoración del f
cífico de la carpeta, nombre o denominación del expediente.
cédula del funcionario a quien corresponde la Historia Laboral, el número del proceso disciplinario o administrativos y/o el número del cont
en el Archivo Histórico.
vación descrita así DD/MM/AA. Cuando la documentación no tenga fecha se consignará S/F (Sin Fecha).
correspondiente. Ejemplo: carpeta (1) volumen (1-2 o 2-2) y caja (1) en la casilla de (otro) se escribirá el formato en el que se encuentre la
medio o bajo índice de consulta; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de documentos.

nético, CD, DVD, video, etc.).

a o alfanumérica de la bodega, estante, entrepaño o bandeja en que se encuentra ubicada la información con el fin de dar una descripción
sí como los inconvenientes que se evidencien en cuanto a su organización. Cuando el expediente, libro u otro soporte presenten demasia
ona encargada de elaborar el inventario, así como la fecha de elaboración del mismo.
REVISADO POR:
rsona encargada de entregar el inventario, así como la fecha de entrega del mismo.
encargada de recibirTATIANA
Capitán. el inventario, así como
MARCELA la fecha
LÓPEZ de recepción del mismo.
BELTRÁN
grado, firmaJefe
del jefe
Grupode Administración
la dependenciayoConservación
unidad dondeDocumental
se elaboró el inventario para efecto de verificación y control por parte del mismo.
firmas de quien elaboró, revisó y Visto Bueno en cada una de ellas. Es de aclarar que la información contenida en este inventario se debe
Mayor. HERNAN MAURICIO TORRES ROZO
Jefe Grupo
FECHA: 15 Soporte y Apoyo
JUNIO 2018

Mayor. JENNY PATRICA MORALES PUENTES

Jefe Área Archivo General
TIÓN DOCUMENTAL

NVENTARIO DOCUMENTAL

OBJETO DEL INVENTARIO

imaria Eliminación

ecundaria Entrega de Cargo, Dependencia y/o Unidad

do Fusión o Supresión

UNIDAD DE CONSERVACIÓN FRECUENCIA DE CONSULTA

No.
Carpeta Volumen Caja Otro ALTA MEDIA BAJA FOLIOS
X
X
X
X
X
X
X
X

____________________ JEFE DE LA DEPENDENCIA O UNIDAD

_____Grado:__SC_____
Nombres:___ALBERTO HOLGUIN DUARTE_____ Grado:____SC_
_____________________
Firma:__________________________________________________
_____________________
Fecha:_____18 DE JUNIO DE 2018__________________________
_____Grado:__SC_____
Nombres:___ALBERTO HOLGUIN DUARTE_____ Grado:____SC_
_____________________
Firma:__________________________________________________
_____________________
Fecha:_____18 DE JUNIO DE 2018__________________________

UCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO

ás casillas.
cundaria a la Policía Nacional, cuando aplique. (evitando el uso de las siglas) Ejemplo: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE SEGURID
o de las siglas) Ejemplo: SECRETARIA GENERAL.
de la dependencia. Ejemplo: GRUPO ADMINISTRACIÓN Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL.
ental.
sferencia Primaria, Transferencia Secundaria, Fondo Acumulado, Eliminación, Entrega de Cargo, Dependencia y/o Unidad y Fusión o Supr
número que le corresponde a la transferencia de acuerdo con el formato de cronograma de transferencias anual o al orden de llegada a las
arpeta, libro u otro).

tal o asunto según la valoración del fondo documental que corresponda.

administrativos y/o el número del contrato.

ha).
el formato en el que se encuentre la información ejemplo (CD, diskette, LP, USB, DVD etc.) Por cada orden.
stamo y consulta de documentos.

ción con el fin de dar una descripción exacta de ubicación de la misma.

bro u otro soporte presenten demasiadas novedades, se elaborará una comunicación oficial en al cual se describirán las novedades enco

ación y control por parte del mismo.

contenida en este inventario se deberá manejar en medio magnético y con claves de seguridad con el fin de evitar la manipulación de la in
 POLICÍA NACIONAL

REGISTRO DE ENTRADA

DÍA MES AÑO

18 6 2018

No. UBICACIÓN TOPOGRAFICA

SOPORTE OBSERVACIONES
B E ENT BJ
PAPEL
PAPEL
PAPEL
PAPEL
PAPEL
PAPEL
PAPEL
PAPEL

D CONVENCIONES:
AG
AC
RTE_____ Grado:____SC_____ AH
B
__________________________
E
__________________________
RTE_____ Grado:____SC_____

__________________________

__________________________ ENT
BJ
N/T

INISTRATIVO DE SEGURIDAD.

a y/o Unidad y Fusión o Supresión)

al o al orden de llegada a las instalaciones.

cribirán las novedades encontradas y en este espacio se referenciará el número de la comunicación oficial, que siempre deberá acompañ

vitar la manipulación de la información.

APROBADO POR:
FECHA: 18 JUNIO 2018

Coronel. PABLO ANTONIO CRIOLLO REY

Secretario General
NACIONAL

DE ENTRADA

N.T.

OBSERVACIONES

CONVENCIONES:
Archivo de Gestión
Archivo Central
Archivo Histórico
Bodega
Estante
 Entrepaño
Bandeja
Número de Transferencia

e la comunicación oficial, que siempre deberá acompañar el