Técnicas y métodos diseño de las organizaciones.

Son herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son

Disponibles durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las

Necesidades de cada grupo social.

 Las principales técnicas de organización son las siguientes:

1. Organigrama:

Se usa para representaciones graficas de la estructura formal de una

organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles
jerárquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella.
Define los roles y responsabilidades de cada miembro de la estructura,
su importancia es tal que llega a marcar la cultura laboral y la forma de
trabajar dentro de la empresa.

 Beneficios
 Objetivos: un organigrama ayuda a precisar el camino a seguir para
la consecución de los objetivos de la empresa.
  Promoción: el organigrama deja claro cuáles son los canales de
ascenso en la empresa. Lo que puede ser motivador para los
empleados.
 Relaciones: muestra cuál es la cadena de mando y la relación entre
los departamentos.
 Funciones: divide y reparte el trabajo a realizar en toda la
organización.
 Información: en el caso de empresas de gran tamaño el
organigrama es muy útil para saber qué hace cada sección.
Importante para saber a quién acudir ante un problema.
 Supervisión: facilita las tareas de control y supervisión de los
mandos intermedios

 Desventajas
 Relaciones informales: un organigrama no define todos los canales de
comunicación en una empresa. La comunicación informal, a menudo, es
más importante que la cadena formal de flujo de información.
 Factor humano: el salto del papel a la realidad siempre trae sorpresas,
no todo se puede planificar.
 Actualización: La empresa es un ente vivo que debe adaptarse
constantemente, de ahí la importancia de mantener el organigrama
actualizado, si no, será inútil

2. Manuales

Dentro de las organizaciones son usados como documentos detallados

que contiene en forma ordenada y sistemática información acerca de la
organización de la empresa. Los manuales son documentos detallados
 que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de
la organización de la empresa.

Los manuales son de gran utilidad ya que:

 Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la
empresa.
 Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.
 Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que
se debe hacer y cómo se debe hacer.
 Son una fuente de información, pues muestran la información de
la empresa.
 Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de
responsabilidad.
 Son una base para el mejoramiento de sistemas.
 Reducen costos al incrementar la eficiencia.

A. Manuales departamentales contienen:

 Objetivos generales de la empresa, los del departamento de que se trate
y, los de sus secciones básicas.
 Políticas y normas generales de la empresa y del departamento
correspondiente.
 Carta de organización general y departamental.
 Reglamentación de los aspectos de coordinación interdepartamental.
 Análisis de puestos.
 Graficas de proceso y de flujo.

B. Manuales ínter departamentales son similares, en su contenido, a

los manuales departamentales, aunque no siempre proporciona la
misma cantidad de información:
 Comprenden a todos los departamentos de la organización
 Describen los procedimientos y relaciones que abarcan dichos
departamento.
 En todo tipo de organización se utilizan los manuales.
 Manual es: un conjunto de instrucciones y explicaciones escritas que
cubren distintas materias como políticas, métodos, planes de cuentas,
trabajos, etc.
Dentro de una empresa se emplean diversos tipos de manuales los
cuales se presentan a continuación:

C) Manual de Historia

Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus

comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le da al
empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo.

Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al

personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización.

D) Manual de organización

Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal

a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y

responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.

E) Manual de políticas

Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la

toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una
organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las
acciones. Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito,
permite:

 Agilizar el proceso de toma de decisiones

 Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles
intermedios.
 Servir de base para una constante y efectiva revisión.
 Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales
tales como: producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc.

F) Manual de procedimientos
Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los
cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una
guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para
orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual sirve
para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y
procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.

G) Manual de contenido múltiple

Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura

organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales,
puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un ejemplo de
este manual es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y
organización", en si consiste en combinar dos o más categorías que se
interrelacionan en la práctica administrativa. En organismos pequeños, un
manual de este tipo puede combinar dos o más conceptos, debiéndose separar
en secciones.

3. Diagramas de procedimientos o de flujo

Es la representación gráfica que muestran las sucesiones de los pasos de que
consta un procedimiento. Es la representación gráfica que muestran las
sucesiones de los pasos de que consta un procedimiento.

Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de flujo:

· Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de flujo.

Deben estar presentes el dueño o responsable del proceso, los dueños o

responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos
interrelacionados, otras partes interesadas.

 Definir qué se espera obtener del diagrama de flujo.

 Identificar quién lo empleará y cómo.
 Establecer el nivel de detalle requerido.
 Determinar los límites del proceso a describir.

 Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son:

 Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará
fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo
es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente.
 Identificar y listar las principales actividad
 incluidos en el proceso a describir y su orden cronológico.
 Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas
también.
 Identificar y listar los puntos de decisión.
 Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando
los correspondientes símbolos.
 Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa
con exactitud el proceso elegido.

 Ventajas de los diagramas de flujo

 Favorecen la comprensión del proceso a través de mostrarlo como un
dibujo. El cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos. Un buen
diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto.
  Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del
proceso. Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los
reprocesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los
cuellos de botella, y los puntos de decisión.
 Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en
ellas se realizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas.
 Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y
también a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el
proceso.

4. Carta de distribución de actividades (Diagramas de distribución del

trabajo)

Se analizan los puestos que integran un departamento o sección, para lograr

una división de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo. Sirve
para analizar labores relacionadas de cinco, hasta quince personas.

A nivel empresarial el concepto de la Simplificación del Trabajo, no es más que

la labor que se realiza constantemente a través de la utilización de planes
organizados, que sirven para la aplicación de mejores técnicas que faciliten la
ejecución de las tareas.

Desde un punto de vista administrativo, la Simplificación del Trabajo es

cualquier método, artificio ó recurso que ayude a disminuir o reducir la cantidad
de esfuerzo requerido para ejecutar una labor determinada y es concebida
fundamentalmente como una tarea permanente con el objeto de minimizar las
tareas ordinarias propias de toda organización.

Dentro de algunos de los objetivos de la Simplificación del trabajo a nivel

organizacional se encuentran los siguientes:

 Reducir al mínimo el esfuerzo requerido para llevar a cabo una

determinada tarea, ya sea mental o física.
 Mejorar el funcionamiento organizacional, a través de métodos tales
como la redistribución de funciones, la eliminación, reducción y
combinación de fases de una actividad o labor y la nivelación o
tabulación del trabajo.
 Optimización y aprovechamiento de los recursos disponibles.
 Mejorar el flujo o secuencia del trabajo dentro de todas las áreas que la
integran.
 Reducción del número y el costo de las operaciones administrativas,
mediante la disminución de trámites y la combinación, unión ó
eliminación de formas impresas.
 Mejor aprovechamiento del recurso humano, al reducir desplazamientos
y tiempos innecesarios.
 Satisfacción del personal con su trabajo y mayor disposición del mismo
al encomendarle una labor o tarea.
 Mejora la supervisión, ya que se estimula la iniciativa personal del
trabajador.
 Mejor atención al público, al disminuir el tiempo dedicado a las
actividades de trámite de documentos y trabajo rutinario.
 Renovación del interés del empleado por su trabajo, resultado de una
comprensión más clara del objetivo de su tarea y de su relación con
otros trabajos dentro de la oficina.

La Simplificación del trabajo a pesar de ser una labor eminentemente de lógica

y sentido común, también debe ser apoyada por técnicas administrativas que
puedan ayudar a la comprensión y faciliten su aplicación.
Para lograr una aplicación más efectiva se han desarrollado muchas técnicas
que facilitan la labor de análisis y estudios que se realizan para lograr la
simplificación del trabajo, se aplican secuencialmente y a criterio del
investigador, las cuales pueden ayudar a comprender o cuestionar cada uno de
los aspectos evaluados, siendo las más conocidas y aceptadas las siguientes.

5. Análisis de puestos

Es una técnica en la que se clasifican pormenorizadamente las labores

que se desempeñan en una unidad de trabajo específica e impersonal
(puesto), así como las características, conocimientos y actitudes, que
debe poseer el personal que lo despeña.
Como podemos observar, para organizar una empresa se utilizan
diferentes técnicas y una de ella son los organigramas los cuales son
básicos para establecer la estructura organizacional de una empresa.
LA MEDICIÓN DEL TRABAJO:

Indica la cantidad, volumen y uniformidad del trabajo que se está realizando.

Disponer de datos exactos acerca del volumen de trabajo a menudo significa la

diferencia entre una solución realista y otra teórica.

Conociendo como se obtiene cierta cantidad de producción de trabajo, se

pueden mejorar los métodos empleados para su realización, reajustar la
asignación de tareas, aliviar en general la carga de trabajo y eliminar
congestiones. También ayuda a detectar rápidamente los problemas, indicando
dónde hay desigualdad de responsabilidades.

La medición del trabajo administrativo ayuda a fijar un horario, un plan o

programa que devuelva o conserve en la empresa el equilibrio

necesario para lograr mayor eficiencia. Además ayuda a detectar los

embotellamientos o cuellos de botella y a constatar los requerimientos del
personal.

CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO.

El principio básico de una buena administración es el mantenimiento de una

buena distribución del trabajo, de forma tal que sean utilizadas debidamente
todas las facultades laborales y personales de los empleados. Siempre que
existan dos o tres personas trabajando juntas se presentará el problema de la
distribución de las funciones, por lo cual se deberá aplicar el gráfico de
distribución del trabajo.

Este cuadro es la tabulación del trabajo efectuado por el empleado dentro de

un grupo u oficina determinada. La elaboración del mismo es el primer paso en
el programa de simplificación del trabajo, es el indicador de los puntos débiles,
así como de aquellos que deberán estudiarse con detenimiento, aplicando las
técnicas del programa.

Este cuadro de distribución demuestra el trabajo que se ejecuta en una oficina,

qué empleados desempeñan las diversas actividades, así como el tiempo
necesario para su ejecución. Permite hacer una redistribución
Richard L. Daft. (2011). Teoría y Diseño organizacional. South-Western:
Cengage Learning Editores, S.A. de C.V