GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE: Revisar Las Operaciones Logísticas Tc001

 Denominación del Programa de Formación: TECNICO EN LOGISTICA EMPRESARIAL

 Código del Programa de Formación: 137126
 Nombre del Proyecto: Desarrollo de un plan operativo para el ciclo de la cadena logística en una
microempresa en el municipio de Chía, Lenguazaque y Gachancipá.
 Fase del Proyecto: Alistamiento e Identificación
 Actividad de Proyecto: Identificar, clasificar y preparar los diferentes recursos técnicos y estratégicos
para el desarrollo de las operaciones logísticas
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar: revisar las operaciones logísticas relacionadas con la
movilización de la carga de acuerdo con las políticas de la empresa.
Efectuar los recibos y despachos de los objetos según requisiciones y documentos que soportan la
actividad.
 Duración de la Guía: 40 Horas

2. PRESENTACIÓN

La logística se comenzó a abordar tímidamente en nuestros países como un concepto y hoy prácticamente
es una cultura, gracias a inquietos emprendedores que se dedicaron a estudiar y aportar a esta disciplina.

Las principales operaciones que la logística puede abordar. Cada una de ellas está compuesta por una serie
de actividades que estudiarás en profundidad en las siguientes unidades de trabajo: Almacenamiento:
Incluye todas aquellas actividades relativas a la recepción, comprobación y transmisión de órdenes de
compra. Selección del emplazamiento, dimensión y características (refrigeración, automatización, etc.) de los
almacenes en los que se deben guardar los productos.

Manejo de materiales: Determinación de los medios materiales (carretillas, cintas transportadoras, etc.) y
procedimientos para mover los productos dentro y entre almacenes y locales de venta de la propia empresa.
Embalaje: Elección de los sistemas y formas de protección y conservación de los productos: papel, plástico,
cajas de cartón o de madera, etc.
Transporte del producto: Determinación de los medios materiales (camión, ferrocarril, avión, barco, etc.) a
utilizar y plan de rutas a seguir para mover el producto desde el punto de origen al del destino.
Control del inventario: Determinación de las cantidades de productos que el vendedor debe tener
disponibles para su entrega al comprador y establecimiento de la periodicidad con que han de efectuarse los
pedidos.
Servicios al cliente: Establecimiento de los puntos de servicio, medios materiales y personas para recibir y
atender al cliente, así como para entregar y cobrar el producto.

GFPI-F-019 V3
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3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

Estimado aprendiz, dentro de las actividades de Organización, Planeación y ejecución de procesos logísticos
dentro y fuera de nuestro país es necesario comprender la estructura geográfica, demográfica y cultural que
permiten que estos procesos fluyan en tiempo y costos exigidos por nuestras organizaciones.

Para llevar a cabo estas actividades es necesario que usted sea capaz de identificar las diferentes estructuras
de los procesos que conforman el ciclo logístico dentro de las diferentes organizaciones, para esto
exploraremos dos herramientas fundamentales que nos permitirán reconocer el funcionamiento de estas
áreas e identificar áreas o actividades neurálgicas o de suma importancia para el logro de los objetivos
trazados.

MAPAS DE PROCESOS

El mapa de procesos presenta una visión general del sistema organizacional de su empresa, en donde además
se presentan los procesos que lo componen así como sus relaciones principales. Dentro de los procesos cabe
destacar gestión de la organización como planificación estratégica, establecimiento de políticas, procesos de
medición, análisis y mejora. Estos últimos incluyen procesos para medir y obtener datos sobre el análisis del
desempeño y mejora de la efectividad y eficiencia, pueden incluir la medición, seguimiento y procesos de
auditoría, acciones correctivas y preventivas y ser aplicados a todos los procesos de la organización siendo una
parte integral en la gestión.

 Teniendo en cuenta que no existe un formato predeterminado para construir un mapa de procesos,
cada organización deberá adoptar el diseño que mejor se adapte a su sistema, de ahí la flexibilidad
que ofrece nuestro sistema en cuanto a parametrización de procesos, los cuales se pueden agregar,
así como también editar, activar/desactivar y organizar, lo que permitirá tener un mejor control en el
flujo de la información de la empresa.

 Módulo de Work flow por proceso, para la gestión de solicitudes y métrica de procesos, en modo
directo, secuencial y paralelo, con análisis causal.

 Configuración por proceso de:

 Categorías: por ejemplo: Mejora continua, sistema de administración del riesgo, etc.
 Subcategorías: por ejemplo, Acción preventiva, acción correctiva y corrección, etc.
 Tipos: por ejemplo, Áreas (mantenimiento, sistemas, tesorería, etc.).
 Control
 Temas: por ejemplo, Auditoría, autogestión, servicio al cliente, etc.
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El mapa de procesos es una representación gráfica que nos ayuda a visualizar todos los procesos que existen
en una empresa y su interrelación entre ellos. Antes de realizar el mapa de procesos habrá que identificar
todos los procesos.
A pesar de que en la norma ISO 9001 no existe el requisito de desarrollar concretamente un mapa de procesos,
se ha convertido una práctica generalizada siguiendo lo establecido en los requisitos generales del apartado
4.1 de la Norma ISO 9001:2000 que establece que la organización debe a) identificar los procesos necesarios
para el sistema de gestión de la calidad y su aplicación a través de la organización y b) determinar la secuencia
e interacción de estos procesos (mapa).
ISO 9001:00 requiere que identifiquemos los procesos del sistema de gestión de la calidad y sus relaciones.
Pero no pide que tengamos que representar todo esto en una página, y que le llamemos mapa de procesos.
De todos modos, es buena idea el incluir un mapa de procesos en el manual de calidad después de haber
enumerado todos los procesos que tiene la empresa.

Los pasos para hacer un mapa de procesos serían los siguientes:

1) Identificar a los actores Clientes, proveedores y otras organizaciones de su entorno

2) Identificar la línea operativa. La línea operativa de nuestra organización está formada por la secuencia
encadenada de procesos que llevamos a cabo para realizar nuestro producto
3) Añadir los procesos de soporte a la línea operativa y los de Dirección
Dirección, mejora continua, estrategia, o lo que queramos
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4) Añadir los procesos que afectan a todo el sistema Gestión de reclamaciones, recursos humanos, auditorías
internas

En resumen, tenemos tres tipos de procesos:

 Estratégicos
 Clave
 Apoyo

EJEMPLO:
MAPADE PROCESOS – TRANSMILENIO S.A. (Tomado de http://www.transmilenio.gov.co/es/articulos/mapa-
deprocesos)
TRANSMILENIO S.A. como ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público y que tiene a su cargo la
planeación estructural del Sistema y la definición del régimen técnico que regula la operación, gestión y control
de la operación y la supervisión de todas las zonas del sistema, desarrolla su misión a través de los procesos
estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación y control, lo que permite ejecutar de manera eficaz sus
funciones y generar mayores sinergias e interacciones eficaces entre procesos y colaboradores para el logro
de los objetivos de la entidad.

La siguiente figura muestra el MAPA DE PROCESOS de la entidad

PROCESOS ESTRATÉGICOS

Mediante los Procesos Estratégicos se planean y analizan permanentemente los resultados de la entidad, lo
que permite determinar la orientación de la misma hacia el corto, mediano y largo plazo, la definición de
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objetivos, la determinación de acciones y recursos para alcanzarlos, así como la definición de acciones en
Materia de Planeación, Gestión y Control del Servicio de Transporte Público.
Estos procesos establecen directrices para el mejoramiento de los procesos, velar por el cumplimiento de las
normas, políticas y procedimientos por parte de actores internos, externos y usuarios del Sistema Transporte
masivo.
Promueven acciones en materia de mejoramiento del Sistema TransMilenio con el objetivo de orientar el
servicio de la satisfacción de los usuarios y ser modelo de sistema integrado de transporte público a nivel
nacional e internacional.
Igualmente, se adelantan acciones para la generación de ingresos adicionales a TRANSMILENIO S.A. por medio
de la explotación colateral de negocios, mediante la promoción del SITP.
Entre los procesos estratégicos se encuentran los siguientes:

 Desarrollo Estratégico
 Gestión de TICs
 Gestión de Grupos de Interés
 Gestión de Mercadeo

FLUJOGRAMAS O WORKFLOW DE PROCESOS

Un diagrama de flujo es la representación gráfica de flujo de un algoritmo o de una secuencia de acciones
rutinarias. Se basan en la utilización de diversos símbolos para representar operaciones específicas. Se les
llama diagramas de flujo porque los símbolos utilizados se conectan por medio de flechas para indicar la
secuencia de la operación.
En el contexto del análisis administrativo o de la gestión de organizaciones públicas y privadas, los diagramas
de flujo o flujogramas, son representaciones gráficas que emplean símbolos para representar las etapas o
pasos de un proceso, la secuencia lógica en que estas realizan, y la interacción o relación de coordinación entre
los encargados de llevarlas a cabo.
La expresión de los procesos/procedimientos en un diagrama de flujo genera valor agregado para la
institución, pues la representación gráfica de los mismos permite que sean analizados por los que tienen a su
cargo su realización y además por otros actores interesados; quienes podrán aportar nuevas ideas para
cambiarlos y mejorarlos.

Dentro de las ventajas de realizar Diagramas de Flujo podemos encontrar:

 Favorecen la comprensión del proceso/procedimiento al mostrarlo como un dibujo. Esto por cuanto
el cerebro humano reconoce más fácilmente los dibujos que la escritura en prosa. Un buen diagrama
de flujo reemplaza varias páginas de texto.
 Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se identifican los pasos
redundantes, los flujos de los reprocesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos
de botella, y los puntos de decisión.
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 Muestran las interfases cliente - proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a
los empleados el análisis de las mismas.
 Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que desarrollan
la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.

CONSTRUCCIÓN DE LOS DIAGRAMAS

La construcción de los diagramas de flujo implica la consideración de una serie de pasos, mismos que sirven
de guía para su diseño, estos se presentan a continuación:

 Conformar un grupo de trabajo donde participen aquellos que son responsables de la ejecución y el
desarrollo de los procedimientos que se encuentran debidamente interrelacionados y que constituyen
un proceso.
 Establecer el objetivo que se persigue con el diseño de los diagramas y la identificación de quién lo
empleará, ya que esto permitirá definir el grado de detalle y tipo de diagrama a utilizar.
 Definir los límites de cada procedimiento mediante la identificación del primer y último paso que lo
conforman, considerando que en los procedimientos que están interrelacionados el comienzo de uno
es la conclusión del proceso previo y su término significa el inicio del proceso siguiente.
 Una vez que se han delimitado los procedimientos, se procede a la identificación de los pasos que
están incluidos dentro de los límites de cada procedimiento y su orden cronológico.
 Al realizar la ubicación de los pasos se deben identificar los puntos de decisión y desarrollarlos en
forma de pregunta, la presentación de las dos ramas posibles correspondientes se identifican con los
términos SI/NO. Al tener identificados y ubicados los pasos en orden cronológico, es recomendable
hacer una revisión del procedimiento con el fin de corroborar que el mismo se encuentra completo y
ordenado, previendo así la omisión de pasos relevantes.
 Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los correspondientes símbolos.

Criterios para el diseño de los diagramas de flujo

Al momento de elaborar un diagrama de flujo deben considerarse los siguientes criterios:

Encabezado del diagrama de flujo, este debe contener la siguiente información:
Nombre de la institución.
Título, o sea diagrama de flujo.
Denominación del proceso o procedimiento.
Denominación del sector responsable del procedimiento.
Fecha de elaboración.
Nombre del analista que realizó el trabajo.
Nombres y abreviaturas de los documentos utilizados en el proceso o procedimiento y de los responsables.
Simbología utilizada y su significado.
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Estructura del diagrama de flujo, deben seguirse estas recomendaciones:

Debe de indicarse claramente dónde inicia y dónde termina el diagrama.

Las líneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales.
No cruzar las líneas de flujo empleando los conectores adecuados sin hacer uso excesivo de ellos.
No fraccionar el diagrama con el uso excesivo de conectores.
Solo debe llegar una sola línea de flujo a un símbolo. Pero pueden llegar muchas líneas de flujo a otras líneas.
Las líneas de flujo deben de entrar a un símbolo por la parte superior y/o izquierda y salir de él por la parte
inferior y/o derecha.
En el caso de que el diagrama sobrepase una página, enumerar y emplear los conectores correspondientes.
Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible, preciso, evitando el uso de muchas palabras.
Todos los símbolos tienen una línea de entrada y una de salida, a excepción del símbolo inicial y final.
Solo los símbolos de decisión pueden y deben tener más de una línea de flujo de salida.
Cada casilla de actividad debe indicar un responsable de ejecución de dicha actividad.
Cada flecha representa el flujo de una información.

Descripción narrativa del diagrama de flujo, en ella debe considerase:

Describir los pasos del procedimiento especificando quién hace, cómo hace, cuándo hace y dónde hace cada
paso. Esta es la parte más importante y útil para el personal de ejecución de una institución, pues para recordar
los pasos de un procedimiento, puede hacerlo leyendo una o dos páginas del diagrama, sin tener que volver a
leer el manual de procedimientos completo.
Deben utilizarse frases cortas, pero completas.
Las frases deben comenzar con un verbo en tercera persona del singular, del tiempo presente indicativo. Por
ejemplo: Recibe, Controla, Remite, Archiva, etc.
Deben evitarse, en lo posible, los términos técnicos y/o que puedan tener más de una interpretación: usar en
todos los casos términos sencillos y uniformes que el personal que tenga que utilizarlo pueda entender con
mayor facilidad el significado de su contenido.

Para ejemplos y descripción de detallada revisaremos los documentos anexos: Guía para elaboración de
flujogramas y Ejemplos

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.)

Como pudo observar en el punto anterior la importancia de visualizar la operación de una empresa de manera
gráfica y explicita le permite a la organización y sus colaboradores la facilidad de interpretar, diagnosticar y
crear opciones de mejora bajo los principio del ciclo de Deming.
El círculo de DEMING se constituye como una de las principales herramientas para lograr la mejora continua
en las organizaciones o empresas que desean aplicar ala excelencia en sistemas de calidad. El conocido Ciclo
Deming o también se le denomina el ciclo PHVA que quiere decir según las iniciales (planear, hacer, verificar
y actuar). Señalar que este ciclo fue desarrollado por Walter Shewhart, el cual fue pionero dando origen al
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concepto tan conocido hoy en día. A pesar de ello los japoneses fueron los que lo dieron a conocer al mundo,
los cuales lo nombraron así en honor al Dr. William Edwards Deming.
La utilidad del ciclo de Deming es ser utilizado para lograr la mejora continua de la calidad dentro de una
empresa u organización. Para describir el ciclo completo, este consiste en una secuencia lógica de cuatro
pasos, los cuales son repetidos y que se deben de llevar a cabo secuencialmente. Estos pasos como ya se
mencionó son: Planear, Hacer, Verificar y Actuar. Donde:

 Planear o Planificar: consiste en definir los objetivos y los medios para conseguirlos.
 Hacer: Se refiere al acto de implementar la visión preestablecida.
 Verificar: Implica comprobar que se alcanzan los objetivos previstos con los recursos previamente
asignados.
 Actuar: Se refiere a analizar y corregir las posibles desviaciones detectadas, así como también se debe
proponer mejoras a los procesos ya empleados

A continuación, un gráfico explicativo de lo que se persigue con la aplicación de esta herramienta:

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

3.3.1. Estimado aprendiz, en este espacio usted construirá en trabajo colaborativo un mapa de procesos de
una organización que no la tenga disponible, puede escoger una pequeña o mediana empresa de su sector.
Debe cumplir con las pautas establecidas para su construcción y teniendo en cuenta el alcance y beneficio
para la misma y su proceso de aprendizaje. Este modelo debe entregarlo en extensión Word o Power Point,
debe tener una corta explicación del porque su construcción y la simbología usada.
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3.3.2. Como complemento usted deberá entregar un flujograma perteneciente a cualquiera de los procesos
identificados dentro del anterior mapa de procesos, el cual debe garantizar su completa autoría. Debe
contener la simbología utilizada y puede recurrir a cualquier tipo de esquema sea vertical, horizontal o mixto.
Deberá presentarlo en Documento Word, Power Point o Excel. Debe contener una breve explicación del
proceso y como se llegó a su elaboración.

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

Estimado aprendiz, en este espacio utilizara cualquier metodología activa que le permita generar un espacio
de integración con sus compañeros a la vez que repasa los conocimientos adquiridos durante nuestras
sesiones presenciales. Deberá adjuntar evidencia de su actividad dentro de la plataforma.

 Ambiente Requerido: (Aula, Laboratorio, taller, unidad productiva) y elementos y condiciones de

seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente
 Materiales: Video Beam Portátiles Televisores LCD Plataforma Blackboard. Libros de Material de
Apoyo.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento : Reconoce los principales Evaluación Blackboard

actores del ciclo logística de la
Evidencia
organización
Documental/Fotográfica en
Entrega de la guía de acuerdo a Blackboard
Evidencias de Desempeño las condiciones Pactadas

Evidencias de Producto: Participa e interactúa

activamente en la actividad de Coevaluación, Blackboard, Foro
socialización así como en el foro
propuesto.

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Logística: Según el Council of Logistics Management (CLM), logística es el proceso de planear, implementar y
controlar efectiva y eficientemente el flujo y almacenamiento de bienes, servicios e información relacionada
del punto de origen al punto de consumo con el propósito de cumplir los requisitos del cliente.
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Logísticas integradas: Un comprensivo y amplio sistema de la cadena del suministro entera, como un sólo
proceso, desde el aprovisionamiento de las materias primas hasta la distribución del producto final. Todas las
funciones que componen a la cadena del suministro se manejan como una sola entidad, en lugar de funciones
individuales que se manejan separadamente.

Manejo del inventario: El proceso de asegurar la disponibilidad de los productos a través de actividades de
administración de inventario como planeación, posicionamiento de stock, y supervisión de la edad del
producto.

Outsourcing: Subcontratación de funciones comerciales o procesos tales como servicios logísticos o de

transportación a una empresa externa, en lugar de hacerlos internamente.

Pick/Pack (Picking): El proceso de escoger el producto de inventario y empacar en recipientes de embarque.

Planeación de la capacidad: planeación especifica del nivel de recursos (por ejemplo fábricas, flotas, equipo,
hardware de los sistemas y tamaño de la fuerza de labor). Lo que le da soporte a la empresa para una mejor
producción.

Planeación de manufactura: Definición de la producción diaria o semanal y horarios de la máquina por

múltiples plantas o líneas de producción con el fin de cumplir órdenes y previsión de demanda. Algunos
módulos de planeación de manufactura incorpora también la planeación de las materias primas.

Planeación de recursos empresariales (Enterprise Resource Planning, ERP): Un término de la industria para el
conjunto amplio de actividades soportadas por software de aplicación de multi-módulo que ayuda a un
fabricante u otro asociado a manejar las partes importantes de su negocio, incluyendo la planeación del
producto, compra de las partes, mantenimiento de inventarios, interacción con proveedores, proporcionando
servicio al cliente, y rastreo de órdenes. ERP también puede incluir módulos de la aplicación para las finanzas
y los aspectos de los recursos humanos de un negocio. Típicamente, un sistema de ERP se usa o se integra con
un sistema de base de datos correlativo. El despliegue de un sistema de ERP puede involucrar el análisis
considerable de los procesos de negocio, reentrenamiento a los empleados y nuevos procedimientos de
trabajo.

Planeación de reposición continua (CRP - Continuous Replenishment Planning): Un programa que activa la
fabricación y movimiento de producto a través de la cadena del suministro cuando un producto idéntico se
compra por un usuario final.

Respuesta eficiente al consumidor (ECR, Efficient Consumer Response)

Una iniciativa de la industria de supermercados y comestibles diseñada para reaprovisionar los estantes de la
tienda basada en la demanda del consumidor real en lugar de pronósticos de la demanda.

Respuesta rápida (Quick Response): Una estrategia comercial para reducir inventario en la cadena y acortar el
ciclo de tiempo de hechura, distribución y venta de un producto. La información del punto de venta se
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transmite electrónicamente hacia atrás al proveedor de la tienda que es responsable para el suministro
adecuado de la tienda.

Rotación de Inventario: El costo de los bienes vendidos dividido por el nivel promedio de inventario disponible.
Este indicador mide cuantas veces el inventario de una compañía se ha vendido durante un período de tiempo.
Operacionalmente, las rotaciones del inventario son medidas como el total de los bienes al pasar por la cadena
dividida por nivel del promedio de inventario para un período dado.

Rutinas de optimización: Rutinas usadas para determinar la solución óptima a un problema en particular.
Incluidos en la ejecución y planeación de la cadena de suministro para reducir costos o tiempos en la cadena.
Normalmente enfocado tácticamente para uso en las operaciones en curso.

Rutinas de simulación: Varias rutinas que usan la información histórica para simular las alternativas futuras
para operaciones diseñadas de la cadena de suministro. Normalmente enfocado estratégicamente para uso
de funciones futuras, éstos pueden entonces perfeccionarse y/o priorizarse.

Sistema de administración de almacén (Warehouse Management System, WMS): Una aplicación de software
que maneja las funciones de un almacén o centro de distribución. La funcionalidad de la aplicación incluye
recepción, almacenaje, manejo de inventario, Conteo de ciclos, permisos de tareas, planificación de órdenes,
asignación de orden, reaprovisionamiento, embalaje, envío, dirección obrera e interfaz de equipo de manejo
de material, interfaces de equipo. El uso de tecnología de radio frecuencia junto con códigos de barras
proporciona las bases de un WMS, de entrega a tiempo e información exacta en tiempo real.

Trabajo en proceso: Partes y subensambles en proceso de ser bienes acabados.

Transporte Intermodal: que transporta carga usando dos o más modos de transporte. Un ejemplo sería carga
en recipientes que podrían tomarse primero a un puerto por camión, transportarlo por barco y tren, y
finalmente transferiría a un camión para entregar a su último destino.

Transportista dedicado: Un servicio contractual tercerizado que dedica a vehículos y choferes a un sólo cliente
para su uso exclusivo, normalmente hecho en un círculo cerrado o una ruta fija.

Para más términos referidos puede consultar el documento “Diccionario” Disponible en la plataforma sección
de documentos.

6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS
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7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Ing. Jose Alvaro Hernández Instructor CDA Articulación 2014
Veloza

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)