Sistemas Administrativos

En su acepción más amplia, un sistema administrativo es una red o un esquema de procesos cuya
finalidad es favorecer el cumplimiento de los objetivos de una organización. El sistema apunta a que los
recursos de la organización en cuestión sean administrados de forma eficiente.
Los sistemas administrativos son el conjunto de elementos y métodos relacionados unos con otros con
el objetivo de llevar un control administrativo en las organizaciones o empresas, correspondiente a
la administración que es organizar y garantizar recursos humanos y técnicos.

Son aquellos creados para dar apoyo a los administradores, que tienen un objetivo específico. Son
más que todo un conjunto de partes interdependientes que actúan en forma conjunta.
El funcionamiento del sistema administrativo es llevar una base de datos donde se registran las
personas, servicios, productos, ventas, inventarios o facturas dependiendo de dónde se realice el método,
se inspecciona cada área.

Todo sistema administrativo determina una serie de procedimientos que deben ser respetados por los
miembros de una compañía a la hora de tomar decisiones. Esta compleja red se encuentra integrada en
la estructura misma de la empresa y permite que cada paso que dé cualquiera de sus integrantes apunte
hacia los mismos fines.

Tipos de sistemas administrativos

Operacional: planean, ejecutan, reportan y procesan la información que se repite constantemente.

Directivo: la información que se registra no es seleccionada ni modificada.
De control: métodos utilizados para el buen funcionamiento del sistema según los objetivos propuestos.
Informativos: consiste en procesar y elaborar los datos para tomar decisiones de las metas establecidas
por la organización.
Abstracto: este sistema contiene conocimientos de ciencias filosóficas, numéricas y de idiomas.
Concreto: son los elementos visibles como maquinaria, equipos electrónicos o materiales de oficina.

Elementos del sistema administrativo

o Las personas: es el recurso humano más importante para que lleve a cabo el sistema administrativo,
ejecutan, procesan, almacenan y utilizan la información para emplear el sistema.
o
o La tecnología: es el equipo y las técnicas para el procesamiento de la información obtenida por las
personas tales como computadoras, teclados, scanner, hardware, software, internet y routers.
o
o La gestión del conocimiento: consiste en la detención, captura, almacenamiento, organización y
transmisión del conocimiento para el desarrollo del manejo de la empresa.

Son diversas las actividades que puede realizar los sistemas administrativos, ante todo organizar las
labores que no las ejecutan las personas si no el sistema las lleva a cabo, depende de la capacidad de la
empresa. Estas son las funciones más comunes:

o Funciones de producción: es fundamental para el sistema la cual consiste en la misión determinada por
la organización de acuerdo a lo que se dedique, orientados a obtener los productos, servicios o asesoría
técnica.
o Funciones de apoyo: está constituida por el recurso humano, material y tecnológico para el avance y
efectividad del sistema administrativo tales como reclutamiento y capacitación del personal e innovación
en tecnología.
o Funciones reguladoras: son importantes para organizar, controlar y dirigir las funciones de producción y
de apoyo.
Importancia de los sistemas Administrativos

Permite el manejo adecuado de los bienes, funciones e información de una empresa determinada, con
el fin de generar una indicación confiable de su situación y sus operaciones en el mercado.

Algunos sistemas Administrativos: Saint, a2, Profit Plus 2K Doce, Gálac.

Procesos Administrativos de Transformación

Funciones Administrativas de las Organizaciones:

Planificación
Organización
Dirección
Coordinación
Control

Planificación
El sistema de planificación fija objetivos, metas, políticas (filosofía de la organización) que deberán
cumplirse. La planificación posibilita ampliar el foco de atención hacia los cambios del entorno. Está
presente en todos los niveles organizacionales con sus propias características.

Los administradores deben planificar sus actividades para condiciones futuras, deben
desarrollar objetivos estratégicos y asegurar el logro de los objetivos. Por lo tanto, se deben
evaluar futuras contingencias que afectan a la organización, y dar forma al panorama futuro
ya sea operacional o estratégico de la empresa.

La administración debe visualizar el futuro y trazar las acciones a seguir, se

debe planificar todas las actividades basadas en condiciones futuras, se establecen los
objetivos estratégicos y se asegura el logro de los mismos. Un buen plan de acción debe ser
preciso y basarse en la unidad, continuidad y además tener cierta flexibilidad. Se usa para
proporcionar una dirección general entre sus tareas esta la de proporcionar a los
administradores herramientas de seguimiento y evaluación de resultados, a la vez detectar
áreas de posibles oportunidades de mejora.

Organización
Tiene como función coordinar los esfuerzos de los individuos que componen la empresa de manera
que se entienda y comprenda para cumplir eficaz y eficientemente con los objetivos.

Los administradores deben organizar la fuerza de trabajo de una manera y estructura

eficiente para que de esta manera se puedan alinear las actividades de la organización. Los
administradores también deben capacitar y contratar a las personas adecuadas para el
trabajo, y siempre asegurar una mano de obra suficientemente calificada y educada.

La administración debe crear el entorno organizacional material y social de la empresa,

debe proporcionar las cosas útiles para el adecuado funcionamiento empresarial,
movilizando los recursos materiales y humanos para llevar el plan a la acción.

Dirección

Los administradores deben supervisar a sus subordinados en su trabajo diario, e

inspirarlos a alcanzar las metas de la empresa. Así mismo, es responsabilidad de los
administradores comunicar los objetivos y las políticas de la empresa a sus subordinados. El
supervisor de los subordinados siempre debe estar alineado con las políticas de la empresa,
y cada administrador debe tratar a sus subordinados bajo los estándares de la compañía.
La administración debe guiar y orientar al personal. Es su responsabilidad comunicar
las políticas y los objetivos de la empresa a sus subordinados. El supervisor y cada
administrador debe tratar a sus subordinados bajo determinados estándares de respeto,
liderazgo y motivación.

Una manera de ejecutar la dirección es supervisar a los trabajadores en su trabajo diario e

inspirarlos a lograr las metas departamentales, se deben establecer orientaciones de acuerdo
a las necesidades de cada trabajador y cada departamento a fin de que las tareas resulten
eficientemente realizadas. Para los nuevos empleados pautar una orientación formal dando
indicaciones y enseñando de manera general lo que necesitan para desempeñar el cargo.

Coordinación

Los administradores deben armonizar los procedimientos y las actividades realizadas por la
empresa, lo que significa que todas las actividades de cada unidad organizativa se debe
complementar y enriquecer el trabajo de otro.

La administración debe unificar y armonizar todos los esfuerzos y las actividades con el fin
de que vayan dirigidas al logro común de los objetivos generales de la empresa y se
traduzcan en la rentabilidad y eficiencia de la misma.

Una manera de ejecutar esta función es lograr que todas y cada una de las actividades de los
diferentes departamentos, se complementen y enriquezcan el trabajo de los otros. Logrando
de esta manera enlazar el trabajo particular en busca de logros generales en pro y beneficio
de la empresa.

Control
Tiende a asegurar que las cosas que hagan de acuerdo con las expectativas o conforme fue planeado,
organizado y dirigido, señalando las fallas y errores con el fin de repararlos y evitar que se repitan.

Los administradores deben controlar que las actividades de la compañía están en línea con las
políticas y objetivos de la empresa en general. Es también responsabilidad del administrador observar y
reportar las desviaciones de los planes y objetivos, y coordinar las tareas para corregir posibles
desviaciones.
La administración debe revisar y verificar que todo se haga de acuerdo con los
planteamientos y las reglas establecidas y según las órdenes y directrices impartidas. Una
manera de llevar a cabo el control es revisar y controlar que las actividades ejecutadas estén
alineadas con las políticas y objetivos de la organización, revisar los resultados y reportar
cualquier desviación que ocurra, distorsione los planes y aleje al departamento del
cumplimiento de los objetivos.

Concretamente las funciones administrativas se distinguen como un proceso correcto de la

administración. Que busca aumentar la eficiencia de la empresa a través de la disposición de los
departamentos de la empresa y de sus interrelaciones. De allí la importancia de la estructura y el
funcionamiento de la misma. Enfoque de arriba hacia abajo, es decir del componente directivo hacia el
componente ejecutor, es decir hacia los diferentes departamentos. La empresa y el proceso administrativo
se encuentran divididos bajo la centralización de un jefe principal.

Insumos de las organizaciones

Los insumos son todos los recursos con los que cuenta la organización para generar los
productos y servicios. Y estos pueden ser de producción, humanos, tecnológicos, etc.