EMPRESA COMERCIAL

“PROOFALL CIA LTDA”

MANUAL DE FUNCIONES

2016-2017
 CONTENIDO

1. PORTADA………………………………………………………………….. 1
2. CONTENIDO……………………………………………………………….. 2
3. INTRODUCCIÓN………………………………………………………….. 3
4. MISIÓN……………………………………………………………………... 4
5. VISIÓN…………………………………………………………………….... 4
6. OBJETIVO GENERAL……………………………………………………... 4
7. RESPONSABLE…………………………………………………………….. 5
8. IMPORTANCIA DEL MANUAL DE FUNCIONES………………………. 5
9. ORGANIZACIÓN DEL MANUAL………………………………………… 5
10. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL……………………………………….. 6
11. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE LOS CARGOS…………………………….. 7
11.1.GERENTE………………………………………………………………... 7
11.2.ASESOR DE ………………………………… 8
11.3.ASESOR JURIDICO ……………………………………….. 9
11.4.DIRECTOR DE RRHH………………………………………………… 10
11.5.JEFE DE DPTO. FINANCIERO……………………………………….. 11
11.6.JEFE DE AREA DE CONTABILIDAD …….………………………… 12
11.7.ASISTENTE DE AREA DE TESORERIA……………………………..13
11.8.JEFE DE DPTO. DE ADMINISTRATIVO …………………………….14
11.9.JEFE DE AREA DE COMPRAS ……………………………………….15
11.10. JEFE DE AREA DE VENTAS ……………………………………….16
11.11. JEFE DEL DPTO. DE IMPORTACION……………………………..17
11.12. JEFE DE AREA CONTROL DE CALIDAD ……..…...……………...18
11.13. JEFE DE AREA DE TRASPORTE …………………………………...19
11.14. JEFE DE DPTO. DE SERVICIO TECNICO………………………….20
11.15. JEFE DE AREA DE SERVICIO TECNICO…………………………..21
11.16. JEFE DE AREA DE PLATAFORMA VIRTUAL…………………….22
 INTRODUCCIÓN

En la actualidad el buen desempeño y funcionamiento de las organizaciones

dependen en gran medida de la capacidad del recurso humano, es decir, un
personal debidamente calificado con conocimientos y aptitudes adecuadas y
que sea capaz de enfrentarse a las condiciones cambiantes del entorno
aseguran el máximo nivel de competitividad y la obtención de los mejores
resultados.
La necesidad de contar con el Recurso Humano idóneo es un factor clave y
estratégico dentro de las organizaciones; ya que la productividad pasó a ser
consecuencia de la calidad y excelencia del personal, convirtiéndose en uno
de los pilares fundamentales en los que se basa el éxito de toda organización,
dentro de un mundo altamente globalizado y competitivo. Como
consecuencia de ello es necesario proporcionar los conocimientos adecuados
con la finalidad de cubrir las necesidades y carencias de los trabajadores y
de la empresa a través de manuales administrativos que sirvan de base o guía
para un mejor desempeño de las actividades de la organización acerca de las
tareas que se deben realizar y responsabilidades que se tienen en sus lugares
de trabajo así como un conocimiento claro del entorno en donde van a
desempeñar sus funciones.
El presente documento contiene manual de funciones del cual se puede
obtener un perfil del cargo necesario para seleccionar a los solicitantes y
ofrece la información precisa para contratar al mejor aspirante, así como
manual de inducción que contribuye en la orientación del nuevo personal y
hace que se sienta familiarizado con la organización.
Estos manuales representan una base para garantizar el buen desempeño y
crecimiento de la organización y de sus empleados, además de implementar
mejoras e innovaciones y así se pueda cumplir con los objetivos y metas
propuestas por la corporación.
 EMPRESA DE TELEFONIA CELULAR PROOFALL
CIA.LTDA
(A PRUEBA DE TODO)

Misión
Proofall tiene como misión servir y satisfacer las necesidades de nuestros
clientes a través de los productos brindados en el campo de telefonía celular
con alta calidad. Ganando su confianza, innovando y desarrollando mejoras
continuas, haciendo frente a la competencia y estableciéndonos en el
mercado ecuatoriano.

Visión
Al 2018 Llegar ser líderes en el mercado de telefonía del país, a través de
avances tecnológicos relacionados con telefonía celular, calidad y
compromiso con el medio Ambiente, fortaleciendo de manera continua los
productos brindados a nuestros clientes, siendo guiados por la honestidad y
responsabilidad.

Objetivo general
Brindar el mejor servicio en ventas de móviles con la mejor calidad y a
precios accesibles de los productos y así lograr una satisfacción plena de
nuestros clientes.
RESPONSABLE:
El Gerente quien Es el máximo órgano de dirección encargado de la gestión
administrativa e institucional de la organización.

IMPORTANCIA DEL MANUAL DE FUNCIONES

El presente Manual de Organización y Funciones de la empresa PROOFALL
CIA LTDA. Es un documento normativo que tiene por finalidad:
1. Dar a conocer la estructura de las diferentes áreas que componen la
empresa determinando las funciones generales y específicas de su estructura
interna, los niveles de responsabilidad y autoridad, delegados a cada una de
las áreas y las relaciones internas y externas de las mismas.
2. Definir claramente su organización y funciones.
3. Brindar información acerca de las funciones y responsabilidades a todo el
personal que labora en las diferentes áreas de la empresa. Para ello se
distribuirán copias del presente Manual de Organización y Funciones. Todo
el personal está en la obligación de cumplir con lo establecido en el presente
Manual de Organización y Funciones. Las estructuras o actividades no
consideradas en el presente documento deberán desarrollarse de acuerdo a
una lógica y práctica interpretación del espíritu del Manual.

ORGANIZACIÓN DEL MANUAL

La estructura del manual de funciones es la siguiente:

Se presenta el organigrama estructural de la empresa de acuerdo con los

cargos y departamentos que la componen
Cuadros donde se detalla el cargo, funciones y actividades, objetivo
requisitos académicos, de experiencia, de capacitación y específicos, la
supervisión recibida y ejercida, características personales deseadas y la
valoración de factores que determinan el nivel y relevancia del cargo.
 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL “PROOFALL” CIA. LTDA.

DIRECTORIO

Asesor de Consejo

Gerente General

Asesor Jurídico

Área de Recursos Humanos

Dpto. Financiero Dpto. Administrativo Dpto. de Importación Dpto. Servicio Técnico

Área de Área Servicio

Contabilidad Área de Área de Ventas Técnico
Compras Área Control Área de
de Calidad Transporte
Área de Tesorería
Cartera
Cartera Clientes Área Plataforma
Proveedores
Virtual

Área de
Publicidad

Dpto.: Departamento
Elaborado Aprobado Fecha
Cristian Aymara Selene Carrillo 15-12-16 Referencia
Autoridad
Relación funcional
Coordinación
 NOMBRE DEL CARGO
GERENTE
NATURALEZA DE LA FUNCIÓN OBJETIVO DEL CARGO
Dirección general, formulación de Dirigir, formular y adoptar las políticas
políticas institucionales y adopción de generales de la empresa.
planes, programas y proyectos de la
organización.
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA CARGO DEL CUAL DEPENDE
ORGANIZACIONAL
GERENCIA
ACTIVIDADES
 Planificar estratégicamente las actividades de la empresa,
 fijar las políticas y los objetivos de la organización para el largo y mediano plazo, el
plan estratégico se sustenta en un presupuesto y en los estados financieros
proyectados
 Identificar las nuevas tendencias, aspiraciones e influencias para canalizarlas en favor
del mejoramiento del objetivo de la empresa.
 Formular planes anuales de acción y de mejoramiento de calidad, y dirigir su
ejecución.
 Dirigir el trabajo de los departamentos de la Empresa.
 Realizar el control sobre el cumplimiento de las funciones correspondientes al
personal.
 Ejerce el liderazgo para guiar y motivar a las personas, así como trabajar y velar por
el logro de los objetivos de la organización.
 Responder por la calidad de la prestación del servicio en la empresa.
 Señalar y determinar los cambios tecnológicos para lograr innovación, crecimiento y
mejoras de los productos que brinda la empresa a la sociedad, así como en los
procesos organizacionales
 Fomenta la creación de una filosofía de trabajo que se convierta en la cultura
organizacional acorde a las tendencias de la sociedad.
SERVICIOS QUE RESULTAN DEL CARGO
 Reconocimiento oficial del cargo y la empresa.
 Manuales de funciones y procedimientos elaborados y en aplicación
 Informes sobre asuntos tramitados
 Presupuesto ejecutado
 Metas cumplidas
 Objetivos cumplidos
 Planes cumplidos
CLIENTES INTERNOS CLIENTES EXTERNOS
 Personal Administrativo  Entidades públicas y privadas.
 Personal de Apoyo  Todos los usuarios que demanden
el producto.
REQUISITOS PARA EL REQUERIMIENTOS DE
CARGO CAPACITACIÓN
ESPECÍFICOS
 Será ingeniero en administración  Conocimientos en planeación.
de empresa o cualquier otra  Conocimientos en administración
profesión administrativa. y negociación.
 Conocimiento de trabajo en
equipo.
 Conocimiento en herramientas
para el ejercicio del control de
calidad.
 Conocimiento básico de
presupuesto.
 NOMBRE DEL CARGO
ASESOR DE JURIDICO
NATURALEZA DE LA FUNCIÓN OBJETIVO DEL CARGO
Revisar y participar en la elaboración de Garantizar el cumplimiento de la legalidad en
todos los Acuerdos, convenios y contratos las operaciones de la empresa.
que le someta las autoridades de la empresa
para que recomiende o sugiera
modificaciones y aconseje o no su
aprobación;
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA CARGO DEL CUAL DEPENDE
ORGANIZACIONAL
ASESOR JURIDICO TEMPORAL GERENCIAL
ACTIVIDADES
 Asesorar en la constitución, gestión y disolución de cualquier tipo de sociedad
mercantil o civil.
 Defender los intereses de nuestra empresa en todo tipo de procedimientos judiciales
 Estudiar y resolver los problemas legales relacionados con la empresa, sus contratos,
convenios y normas legales.
 Emitir informes jurídicos sobre las distintas áreas de la empresa
 Asesorar a la empresa en materia fiscal, preparando todo tipo de declaraciones y
obligaciones fiscales y tributarias
 Planificar un adecuado análisis de la situación jurídica a medio plazo y un estudio de
las mejores alternativas a adoptar
 Determinar las acciones que eviten los riesgos
 Establecer los mecanismos de control que alerten sobre los posibles incumplimientos
en los que pueda incurrir la empresa
SERVICIOS QUE RESULTAN DEL CARGO
 Manuales de funciones y procedimientos elaborados y en aplicación
 Informes sobre asuntos legales tramitados
 Presupuesto ejecutado.

CLIENTES INTERNOS CLIENTES EXTERNOS

 Directorio  Entidades públicas y privadas.
 Área gerencial
REQUISITOS PARA EL REQUERIMIENTOS DE
CARGO CAPACITACIÓN
ESPECÍFICOS
 Ser licenciado en Derecho, con  Conocimientos Legales.
una experiencia mínima de 3 años  Conocimientos en administración
de prestación de servicios como y negociación.
asesor jurídico de Empresas.  Conocimiento de trabajo en
equipo.
 NOMBRE DEL CARGO
JEFE DE RECURSOS HUMANOS
NATURALEZA DE LA FUNCIÓN OBJETIVO DEL CARGO
Analizar y seleccionar adecuadamente al Determinar y satisfacer las necesidades,
personal que formara parte de la tanto cuantitativas como cualitativas del
empresa, los cuales deberán desarrollarse personal y de la empresa, cumpliendo con el
de manera eficiente y comprometida con objetivo de ella.
la entidad.
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA CARGO DEL CUAL DEPENDE
ORGANIZACIONAL
AREA DE RECURSOS HUMANOS GERENCIAL
ACTIVIDADES
 Establecer cuantos empleados y de que clases se van a requerir.
 Definir como se conseguirán los empleados mediante reclutamiento externo, traslado
o promoción interna.
 Especificar las necesidades de formación que tendrá la organización.
 Apoyar en la Administración Documentaria
 Coordinar prácticas motivacionales.
 Apoyo en la gestión de recepción y entrega del material logístico.
 Controlar y mantener actualizado los legajos personales.
 Realizar las visitas domiciliarias.
 Participar en la ejecución de prácticas
SERVICIOS QUE RESULTAN DEL CARGO
 Manuales de funciones y procedimientos elaborados y en aplicación
 Informes sobre asuntos de talento humano
 Presupuesto ejecutado.

CLIENTES INTERNOS CLIENTES EXTERNOS

 Directorio  Entidades públicas y privadas.
 Área gerencial
REQUISITOS PARA EL REQUERIMIENTOS DE
CARGO CAPACITACIÓN
ESPECÍFICOS
 Estudios Superiores y/o en curso en
Administración, Psicología o afines.  Poseer las siguientes habilidades:
 Experiencia no indispensable - Puntualidad
-Responsabilidad
- Iniciativa
- Capacidad para Comunicarse.
- Creatividad
NOMBRE DEL CARGO: JEFE DE COMPRAS
NATURALEZA DE LA FUNCIÓN OBJETIVO DEL CARGO
Gestionar la adquisición de materiales, y Realizar las compras considerando que
servicios que soliciten las diferentes estas corresponden a necesidades
unidades de la empresa. particulares de la empresa, además de
contemplar la planificación y selección
de proveedores.
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA CARGO DEL CUAL DEPENDE
ORGANIZACIONAL
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO ADMINISTRATIVO
ACTIVIDADES
 Elaborar y mantener actualizado el registro de proveedores de la empresa y
suministrar la información a la Gerencia.
 Solicitar cotizaciones para la compra de equipos celulares requeridos para el
desarrollo de los objetivos.
 Efectuar las compras en el menor tiempo posible, cumplir con los
procedimientos legales establecidos y procurar los mejores precios. Formular
planes anuales de acción y de mejoramiento de calidad, y dirigir su ejecución.
 Efectuar las compras en el menor tiempo posible, cumplir con los
procedimientos legales establecidos y procurar los mejores precios.
 Estudiar la situación en el mercado, precios, flujo y calidad de los productos a
adquirir.
 Realizar indicadores de gestión que reflejen la situación del área de comparas.
 Crear un listado para definir los productos que se van adquirir.
 Mantener constante información sobre proveedores nuevos y sustitutos.
SERVICIOS QUE RESULTAN DEL CARGO
 Equipos celulares comprados y repartidos aumentan las ventas y satisfacen las
necesidades del cliente.

CLIENTES INTERNOS CLIENTES EXTERNOS

 Cartera de proveedores  Público en general.

REQUISITOS PARA EL REQUERIMIENTOS DE

CARGO CAPACITACIÓN
ESPECÍFICOS
 Estudios en Administración,  Conocimiento en sistema de
Contabilidad o Economía. análisis de peligros y de puntos
(Licenciatura). críticos de control.
 Conocimiento en planificación
estratégica.
NOMBRE DEL CARGO: JEFE DE VENTAS
NATURALEZA DE LA FUNCIÓN OBJETIVO DEL CARGO
Realiza tareas de planificar y dirigir las Lograr un direccionamiento estratégico y
actividades que llevara a cabo con el efectivo de toda la gestión de ventas para
cumplimiento de los objetivos el área nacional, a través de la eficiente
establecidos administración del departamento y su
fuerza de ventas, planificando,
ejecutando y controlando estrategias,
generando nuevas oportunidades, planes
de fidelización de clientes y un servicio
de excelencia.
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA CARGO DEL CUAL DEPENDE
ORGANIZACIONAL
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO ADMINISTRATIVO
ACTIVIDADES
 Preparar los Pronósticos de Ventas.
 Establecer metas y objetivos en venta de los productos.
 Diseñar y ejecutar las estrategias de ventas relacionadas con fijación de precios,
descuentos, promociones.
 Reunir los recursos adecuados y procurar su óptimo aprovechamiento
para alcanzar los objetivos acordados.
 Investigar y prever la evolución de los mercados y la competencia anticipando
acciones competitivas que garanticen el liderazgo de la Empresa.
 Utilizar las herramientas de gestión para evaluar permanentemente, con sus
equipos de ventas, las desviaciones sobre los objetivos comerciales trazados.
 Crear y dirigir programas de promoción combinando publicidad con incentivo
de compra para incrementar las ventas.

SERVICIOS QUE RESULTAN DEL CARGO

 Potenciar y aumentar las ventas en un plazo determinado.

CLIENTES INTERNOS CLIENTES EXTERNOS

 Cartera de clientes.  Público en general.
 Área de publicidad.

REQUISITOS PARA EL REQUERIMIENTOS DE

CARGO CAPACITACIÓN
ESPECÍFICOS
 Título: Administración de  Conocimiento en
Empresas o Ingeniería Comercial comercialización de productos.
o Marketing.  Conocimiento en planificación
estratégica.