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Diplomatura de Estudio en Gerencia de Proyectos For Evaluation Only.

gary.lopez.rojas
glopesr@pucp,pe

PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO DE
GERENCIA DE ALCANCE

DOCENTE: GARY LÓPEZ ROJAS

 TEMARIO SESIÓN 1

① Entiende los objetivos de la gestión del alcance para la dirección de

proyectos.
② Entiende y elabora los componentes principales de los procesos:

– Planificar la Gestión del Alcance

– Recopilar Requisitos
– Definir el Alcance
 PRODUCTO DE APRENDIZAJE ESPERADO

 Ejercicios Individuales:

• Determinar requisitos sobre el proyecto y producto

 Ejercicios grupales:

• Elaborar la matriz de trazabilidad de requisitos

Gestión del Alcance
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Gestión del Alcance

Introducción
Proyecto y producto forman parte del alcance.

Restriciones:Limite del proyecto. Por ejemplo se va trabajar con un proveedor "X".

Video The Expert

La gestion del alcance sirve para "Disminuir brechas".

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Gestión del Alcance
Introducción

¿Por qué es importante definir el Alcance?

Definir lo que se quiere,

lo que se hará y lo
¿Por qué es importante saber
que no se hará en el proyecto?

¿Qué es Gestionar el alcance?

 Definir que se va ha ser y lo que no se va ha hacer para disminuir brechas.
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Gestión del Alcance For Evaluation Only.

Definición

• La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los

procesos necesarios para garantizar que el
proyecto incluya todo el trabajo requerido y
únicamente el trabajo para completar el proyecto
con éxito.

• Gestionar el alcance del proyecto se enfoca

primordialmente en definir y controlar qué se
incluye y qué no se incluye en el proyecto.
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Gestión del Alcance For Evaluation Only.

Definición

Gestión del Alcance

Alcance del Proyecto Alcance del Producto

Lo se va ha realizar para Caracteristicas
obtener el producto.

- Trabajo realizado para entregar un - Características y funciones que describen

producto, servicio o resultado con las un producto, servicio o resultado
funciones y características especificadas.

En ocasiones, se considera que el término alcance del proyecto incluye el alcance del producto.
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Gestión del Alcance For Evaluation Only.

Definición

Enunciado Estructura
del Alcance de Desglose Diccionario Línea Base
del de Trabajo EDT del Alcance
Proyecto (EDT)

Es un referente con la cual

se va ha medir o se va ha
controlar.
La Linea base del alcance esta
en el Plan de dirección.
"Planes Subsidiarios"
 Validar ALcance: Sentarce con el cliente y darle el alcanse, se Controla el alcance
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Gestión del Alcance For Evaluation Only.

Definición

• Una línea base puede cambiarse solo mediante

procedimientos formales de control de cambios y
se utiliza como base de comparación durante la
realización de los procesos de Validar el Alcance y
de Controlar el Alcance.

• El grado de cumplimiento del alcance del proyecto

se mide con relación al plan para la dirección del
proyecto mientras que el grado de cumplimiento
del alcance del producto se mide con relación a los
requisitos del producto.
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Procesos For Evaluation Only.

1. Planificar la Gestión del Alcance

Documentar cómo se va a definir, validar y controlar el Alcance del Proyecto.

2. Recopilar Requisitos
Determinar, documentar y gestionar las necesidades y requisitos de los interesados.

3. Definir el Alcance conversar con los S.H

Desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto.

4. Crear la EDT/WBS (Work Breakdown Structure)- (Estuctura de Desglose de Trabajo).

Subdividir los entregables y trabajo del proyecto en componente más pequeños y manejables.

5. Validar el Alcance Se valida con el cliente.

Formalizar la aceptación de los entregables del proyecto

6. Controlar el Alcance
Monitorear el estado del proyecto y la línea base del alcance del producto
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Planificar la Gestión del Alcance

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Revisión del proceso

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Planificar la Gestión del Alcance Copyright(C) by Foxit Corporation,2005-2009

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Definición

• Planificar la Gestión del Alcance es el proceso de

crear un plan de gestión del alcance que
documente cómo se va a definir, validar y
controlar el alcance del proyecto.
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Planificar la Gestión del Alcance Copyright(C) by Foxit Corporation,2005-2009

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Definición

• El desarrollo del plan de gestión del alcance se

basa en:
• Análisis de la información contenida en el acta de
constitución del proyecto
• Últimos planes secundarios aprobados del plan para
la dirección del proyecto
• En la información histórica contenida en los activos
de los procesos de la organización y en cualquier
otro factor ambiental relevante de la empresa

• Este plan ayuda a reducir el riesgo de deformación

del alcance del proyecto.
Plan de Gestion de proyecto
Linea Base
Plan de Accion Secundario
Planes de recurcos

Lecciones Aprendidas: registrar lo sucedido.

El director del Proyecto debe estar metido en Calidad, riesgos y interezados

 Planificar la Gestión del Alcance
Interacción del proceso

Gráfico 5-3, Flujo de datos del proceso Planificar la Gestión del Alcance. PMBOK 5ta edición. PMI 2013.
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Esquema de Proceso

Gráfico 5-2, Planificar la gestión del alcance. PMBOK 5ta edición. PMI 2013.
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Planificar la Gestión del Alcance Copyright(C) by Foxit Corporation,2005-2009

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Componentes
Plan de Gestión del Alcance

Los componentes de un plan de gestión del alcance

incluyen:
• El proceso para elaborar un enunciado detallado del
alcance del proyecto.
• El proceso que permite la creación de la EDT/WBS a
partir del enunciado detallado del alcance del proyecto.
• El proceso que establece cómo se mantendrá y aprobará
la EDT/WBS.
• El proceso que especifica cómo se obtendrá la
aceptación formal de los entregables del proyecto que se
hayan completado.
• El proceso para controlar cómo se procesarán las
solicitudes de cambio relativas al enunciado del alcance
detallado del proyecto.
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Planificar la Gestión del Alcance Copyright(C) by Foxit Corporation,2005-2009

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Componentes
Plan de Gestión del Alcance

Los componentes de un plan de gestión del alcance

incluyen:
• Cómo serán planificadas, monitoreadas y reportadas las
actividades asociadas a los requisitos y qué se informará
sobre éstas.
• Las actividades de gestión de la configuración, según:
cómo se iniciarán los cambios del producto, cómo se
analizará el impacto, cómo será el monitoreo,
seguimiento y reporte, así como los niveles de
autorización requeridos para aprobar dichos cambios.
• El proceso para priorizar los requisitos.
• Las métricas del producto que se utilizarán y el
fundamento de su uso.
• La estructura de trazabilidad para reflejar qué atributos
de los requisitos se plasmarán en la matriz de
trazabilidad.
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Recopilar Requisitos
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Revisión del proceso

Relacion ente StakeHolders y Interesados.
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Antes de definir el alcance se

Recopilar Requisitos Copyright(C) by Foxit Corporation,2005-2009
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debe recopilar los requisitos.

Definición
No todos lo StakeHolders puede estar interesados, generalmente cambia .

• Recopilar Requisitos es el proceso de determinar,

documentar y gestionar las necesidades y los
requisitos de los interesados para cumplir con los
objetivos del proyecto.
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Recopilar Requisitos Copyright(C) by Foxit Corporation,2005-2009

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Definición

• Los requisitos incluyen condiciones o capacidades

que el proyecto debe cumplir o que deben estar
presentes en el producto, servicio o resultado
único.
• Los requisitos incluyen las necesidades y
expectativas cuantificadas y documentadas del
patrocinador, del cliente y de otros interesados.
• Estos requisitos deben recopilarse, analizarse y
registrarse con un nivel de detalle suficiente que
permita incluirlos en la línea base del alcance y
medirlos una vez que se inicie el proyecto.
 Recopilar Requisitos
Definición

• El desarrollo de los requisitos implica:

– Análisis de la información contenida en el acta de
constitución del proyecto.
– Registro de interesados.
– Plan de gestión de los interesados.

• Los requisitos pueden agruparse en las categorías:

– Requisitos de negocio
– Requisitos de los interesados
– Requisitos de las soluciones
• Funcionales
• No funcionales
– Requisitos de transición
– Requisitos del proyecto
– Requisitos de calidad
 Recopilar Requisitos
Interacción del proceso

Gráfico 5-5, Flujo de datos del proceso Recopilar Requisitos. PMBOK 5ta edición. PMI 2013.
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Recopilar Requisitos Copyright(C) by Foxit Corporation,2005-2009

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Esquema de Proceso

Gráfico 5-4, Recopilar Requisitos. PMBOK 5ta edición. PMI 2013.

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Recopilar Requisitos Copyright(C) by Foxit Corporation,2005-2009

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Componentes
Técnicas grupales de creatividad

Entre las técnicas grupales de creatividad que se

pueden utilizar, se cuentan las siguientes:

• Tormenta de ideas
• Técnicas de grupo nominal
• Mapa conceptual / mental
• Diagrama de afinidad
• Análisis de decisiones con múltiples criterios
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Recopilar Requisitos Copyright(C) by Foxit Corporation,2005-2009

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Componentes
Técnicas grupales de toma de decisiones

Entre las técnicas grupales de creatividad que se

pueden utilizar, se cuentan las siguientes:

• Unanimidad
• Mayoría
• Pluralidad
• Dictadura
 Recopilar Requisitos
Componentes
Prototipos

• Es un método para obtener una retrolimentación

rápida en relación con los requisitos, mientras
proporciona un modelo operativo del producto
esperado antes de construirlo.
• Puesto que un prototipo es tangible, permite a los
interesados experimentar con un modelo del
producto final, en lugar de limitarse a debatir en
forma abstracta sobre sus requisitos.
• La creación de guiones gráficos es una técnica de
desarrollo de prototipos que muestra una
secuencia o navegación a través de una serie de
imágenes o ilustraciones.
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Recopilar Requisitos Copyright(C) by Foxit Corporation,2005-2009

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Componentes
Matriz de trazabilidad de requisitos

• La matriz de trazabilidad de requisitos es un

cuadro que vincula los requisitos del producto
desde su origen hasta los entregables que los
satisfacen.
• Proporciona un medio para realizar el seguimiento
de los requisitos a lo largo del ciclo de vida del
proyecto, lo cual contribuye a asegurar que al final
del proyecto se entreguen efectivamente los
requisitos aprobados en la documentación de
requisitos.

No todo los requisitos son cuantificables.

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Recopilar Requisitos Copyright(C) by Foxit Corporation,2005-2009

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Componentes
Matriz de trazabilidad de requisitos

No es evaluacion no es auditoria..................................................................................................................................
Gráfico 5-6, Ejemplo de Matriz de trazabilidad de requisitos. PMBOK 5ta edición. PMI 2013.
Definir el Alcance

Revisión del proceso

 Definir el Alcance
Definición

• Definir el Alcance es el proceso que consiste en

desarrollar una descripción detallada del proyecto
y del producto.
 Definir el Alcance
Definición

• El beneficio clave de este proceso es que describe

los límites del producto, servicio o resultado
mediante la especificación de cuáles de los
requisitos recopilados serán incluidos y cuáles
excluidos del alcance del proyecto.
• Dado que es posible que no todos los requisitos
identificados en el proceso Recopilar Requisitos se
puedan incluir en el proyecto, el proceso Definir el
Alcance selecciona los requisitos definitivos del
proyecto a partir de la documentación de
requisitos entregada durante el proceso Recopilar
Requisitos.
 Definir el Alcance
Definición

• La preparación de un enunciado detallado del

alcance del proyecto es fundamental para el éxito
del proyecto, y se elabora a partir de los
entregables principales, los supuestos y las
restricciones documentados durante el inicio del
proyecto.
• Durante la planificación del proyecto, el alcance
del proyecto se define y se describe de manera
más específica conforme se va recopilando mayor
información acerca del proyecto.
• El proceso Definir el Alcance puede ser altamente
iterativo.
 Definir el Alcance
Interacción del proceso

Gráfico 5-8, Flujo de datos del proceso Definir el Alcance. PMBOK 5ta edición. PMI 2013.
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Definir el Alcance Copyright(C) by Foxit Corporation,2005-2009

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Esquema de Proceso

Gráfico 5-7, Definir el Alcance. PMBOK 5ta edición. PMI 2013.

 Definir el Alcance
Componentes
Análisis del producto

• Para proyectos cuyo entregable es un producto, a

diferencia de un servicio o resultado, el análisis del
producto puede constituir una herramienta eficaz.
• Cada área de aplicación cuenta con uno o varios
métodos generalmente aceptados para traducir las
descripciones de alto nivel del producto en
entregables tangibles.
• El análisis del producto incluye técnicas tales como
el desglose del producto, el análisis de sistemas, el
análisis de requisitos, la ingeniería de sistemas, la
ingeniería del valor y el análisis del valor.
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Definir el Alcance Copyright(C) by Foxit Corporation,2005-2009

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Componentes
Enunciado del alcance del proyecto
Exa
• El enunciado del alcance del proyecto es la
descripción del alcance, de los entregables
principales, de los supuestos y de las restricciones
del proyecto.
• El enunciado del alcance del proyecto documenta
el alcance en su totalidad, incluyendo el alcance
del proyecto y del producto.
• Describe de manera detallada los entregables del
proyecto y el trabajo necesario para crear esos
entregables.
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Definir el Alcance Copyright(C) by Foxit Corporation,2005-2009

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Componentes
Enunciado del alcance del proyecto

• Puede contener exclusiones explícitas del alcance,

que pueden ayudar a gestionar las expectativas de
los interesados.
• Permite al equipo del proyecto realizar una
planificación más detallada, sirve como guía del
trabajo del equipo durante la ejecución y
proporciona la línea base para evaluar si las
solicitudes de cambio o de trabajo adicional se
encuentran dentro o fuera de los límites del
proyecto.
 Definir el Alcance
Componentes
Enunciado del alcance del proyecto

El enunciado detallado del alcance del proyecto

incluye:

• Descripción del alcance del producto

• Criterios de aceptación
• Entregables
• Exclusiones del proyecto
• Restricciones
• Supuestos
 TEMARIO SESIÓN 2

① Entiende los objetivos de la gestión del alcance para la dirección de

proyectos.
② Entiende y elabora los componentes principales de los procesos:

– Elaborar la EDT/WBS
– Validar el Alcance
– Controlar el Alcance
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PRODUCTO DE APRENDIZAJE ESPERADO

 Ejercicios grupales:

• Elaborar la EDT/WBS

El sponsor no forma parte de la oganizacion del proyecto. Ya que es el dueño del proyecto.

El PMI solo acepta tre Niveles en su Organizacion. (Director de Proyecto ... Equipo de Direccion,
y Equipo de trabajo).76
Crear la EDT/WBS

Revisión del proceso

 Crear la EDT/WBS
Definición

• Crear la EDT/WBS es el proceso de subdividir los

entregables del proyecto y el trabajo del proyecto
en componentes más pequeños y más fáciles de
manejar.
 Crear la EDT/WBS
Definición

• El beneficio clave de este proceso es que

proporciona una visión estructurada de lo que se
debe entregar.
• La EDT/WBS es una descomposición jerárquica del
alcance total del trabajo a realizar por el equipo
del proyecto para cumplir con los objetivos del
proyecto y crear los entregables requeridos.
• La EDT/WBS organiza y define el alcance total del
proyecto y representa el trabajo especificado en el
enunciado del alcance del proyecto aprobado y
vigente.
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Definición

• El trabajo planificado está contenido en el nivel

más bajo de los componentes de la EDT/WBS,
denominados paquetes de trabajo.
• Un paquete de trabajo se puede utilizar para
agrupar las actividades donde el trabajo es
programado y estimado, seguido y controlado.
• En el contexto de la EDT/WBS, la palabra trabajo
se refiere a los productos o entregables del trabajo
que son el resultado de la actividad realizada, y no
a la actividad en sí misma.
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Interacción del proceso

Gráfico 5-10, Flujo de datos del proceso Crear la EDT/WBS. PMBOK 5ta edición. PMI 2013.
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Esquema de Proceso

Gráfico 5-9, Crear la EDT/WBS. PMBOK 5ta edición. PMI 2013.

 Crear la EDT/WBS
Componentes
Descomposición

• La descomposición es una técnica utilizada para

dividir y subdividir el alcance del proyecto y los
entregables del proyecto en partes más pequeñas
y manejables.
• El paquete de trabajo es el trabajo definido en el
nivel más bajo de la EDT/WBS para el cual se
puede estimar y gestionar el costo y la duración.
• El nivel de descomposición es a menudo guiado
por el grado de control necesario para dirigir el
proyecto de manera efectiva.
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Componentes
Descomposición

La descomposición de la totalidad del trabajo del

proyecto en paquetes de trabajo generalmente
implica las siguientes actividades:

• Identificar y analizar los entregables y el trabajo

relacionado;
• Estructurar y organizar la EDT/WBS;
• Descomponer los niveles superiores de la
EDT/WBS en componentes detallados de nivel
inferior;
• Desarrollar y asignar códigos de identificación a los
componentes de la EDT/WBS; y
• Verificar que el grado de descomposición de los
entregables sea el adecuado.
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Componentes
Descomposición

La estructura de la EDT/WBS se puede representar de

diferentes maneras, tales como:

• Utilizando las fases del ciclo de vida del proyecto

como segundo nivel de descomposición, con los
entregables del producto y del proyecto insertados
en el tercer nivel.
• Utilizando los entregables principales como
segundo nivel de descomposición.
• Incorporando componentes de nivel inferior que
pueden desarrollar organizaciones externas al
equipo del proyecto, como por ejemplo trabajo
contratado. Así, el proveedor desarrollará la
EDT/WBS para el contrato como parte del trabajo
contratado.
 Gráfico 5-12, Ejemplo de EDT organizada por fases. PMBOK 5ta edición. PMI 2013.
Crear la EDT/WBS
Componentes
Descomposición

La estructura de la EDT/WBS se puede representar de diferentes maneras, tales como:

• Utilizando las fases del ciclo de vida del proyecto como segundo nivel de
descomposición, con los entregables del producto y del proyecto insertados en el
tercer nivel.
 Gráfico 5-12, Ejemplo de EDT organizada por entregables. PMBOK 5ta edición. PMI 2013.
Crear la EDT/WBS
Componentes
Descomposición

La estructura de la EDT/WBS se puede representar de diferentes maneras, tales como:

• Utilizando los entregables principales como segundo nivel de descomposición

 Crear la EDT/WBS
Componentes
Descomposición

La estructura de la EDT/WBS se puede representar de

diferentes maneras, tales como:

• Incorporando componentes de nivel inferior que

pueden desarrollar organizaciones externas al
equipo del proyecto, como por ejemplo trabajo
contratado. Así, el proveedor desarrollará la
EDT/WBS para el contrato como parte del trabajo
contratado.
 Crear la EDT/WBS
Componentes
Descomposición

• La EDT/WBS se puede estructurar como un

esquema, como un organigrama, o mediante otro
método que represente un desglose jerárquico.
• Cada entregable específico puede tener diferentes
niveles de descomposición.
• Conforme se descompone el trabajo en niveles de
mayor detalle, mejora la capacidad de planificar,
gestionar y controlar el trabajo.
• Sin embargo, una descomposición excesiva puede
ocasionar un esfuerzo de gestión improductivo, un
uso ineficiente de recursos, una disminución de la
eficiencia en la realización del trabajo y una
dificultad para agregar datos en diferentes niveles
de la EDT/WBS.
 Crear la EDT/WBS
Componentes
Descomposición

• La EDT/WBS representa todo el trabajo necesario

para realizar el producto y el proyecto, e incluye el
trabajo de dirección del proyecto.
• El total del trabajo correspondiente a los niveles
inferiores debería corresponder al acumulado para
los niveles superiores, de modo que no se omita
nada y que no se efectúe ningún trabajo extra.
Esto se denomina en ocasiones la regla del 100%.
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Crear la EDT/WBS Copyright(C) by Foxit Corporation,2005-2009

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Componentes
Línea base del alcance

• La línea base del alcance es la versión aprobada de

un enunciado del alcance, estructura de desglose
del trabajo (EDT/WBS) y su diccionario de la
EDT/WBS asociado, que sólo se puede modificar a
través de procedimientos formales de control de
cambios y que se utiliza como base de
comparación.
• Los componentes de la línea base del alcance
incluyen:
– Enunciado del alcande del proyecto
– EDT/WBS
– Diccionario de la EDT/WBS
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Crear la EDT/WBS Copyright(C) by Foxit Corporation,2005-2009

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Componentes
Diccionario de la EDT/WBS

• El diccionario de la EDT/WBS es un documento

que proporciona información detallada sobre los
entregables, actividades y programación de cada
uno de los componentes de la EDT/WBS.
• La información del diccionario de la EDT/WBS
puede incluir, entre otros:
– El identificador del código de cuenta
– La descripción del trabajo
– Los supuestos y restricciones
– La organización responsable
– Los hitos del cronograma
– Las actividades asociadas del cronograma
– Los recursos necesarios
– Las estimaciones de costos
– Los requisitos de calidad
– Los criterios de aceptación
– Las referencias técnicas
– La información sobre acuerdos.
Validar el Alcance

Revisión del proceso

 Validar el Alcance
Definición

• Validar el Alcance es el proceso de formalizar la

aceptación de los entregables del proyecto que se
hayan completado.
 Validar el Alcance
Definición

• El beneficio clave de este proceso es que aporta

objetividad al proceso de aceptación y aumenta
las posibilidades de que el producto, servicio o
resultado final sea aceptado mediante la
validación de cada entregable individual.
• Los entregables verificados obtenidos del proceso
Controlar la Calidad se revisan con el cliente o con
el patrocinador para asegurarse que se han
completado satisfactoriamente y que han recibido
su aceptación formal.
 Validar el Alcance
Definición

• El proceso Validar el Alcance difiere del proceso

Controlar la Calidad en que el primero se ocupa
principalmente de la aceptación de los
entregables, mientras que el control de calidad se
ocupa fundamentalmente de corroborar la
corrección de los entregables y su cumplimiento
con los requisitos de calidad especificados para los
mismos.
 Validar el Alcance
Interacción del proceso

Gráfico 5-15, Flujo de datos del proceso Validar el Alcance. PMBOK 5ta edición. PMI 2013.
 Edited by Foxit Reader

Validar el Alcance Copyright(C) by Foxit Corporation,2005-2009

For Evaluation Only.

Esquema de Proceso

Gráfico 5-14, Validar el Alcance. PMBOK 5ta edición. PMI 2013.

Controlar el Alcance

Revisión del proceso

 Controlar el Alcance
Definición

• Controlar el Alcance es el proceso en el cual se

monitorea el estado del alcance del proyecto y del
producto, y se gestionan cambios a la línea base
del alcance.
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Controlar el Alcance Copyright(C) by Foxit Corporation,2005-2009

For Evaluation Only.

Definición

• El beneficio clave de este proceso es que permite

mantener la línea base del alcance a lo largo del
proyecto.
• El control del alcance del proyecto asegura que
todos los cambios solicitados o las acciones
preventivas o correctivas recomendadas se
procesen a través del proceso Realizar el Control
Integrado de Cambios
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Controlar el Alcance Copyright(C) by Foxit Corporation,2005-2009

For Evaluation Only.

Definición

• La expansión incontrolada del alcance del

producto o del proyecto sin ajustes de tiempo,
costo y recursos se denomina corrupción o
deformación del alcance.
• Los cambios son inevitables; por lo tanto, es
obligatorio para todo proyecto contar con algún
tipo de proceso de control de cambios.
 Controlar el Alcance
Interacción del proceso

Gráfico 5-17, Flujo de datos del proceso Controlar el Alcance. PMBOK 5ta edición. PMI 2013.
 Controlar el Alcance
Esquema de Proceso

Gráfico 5-16, Controlar el Alcance. PMBOK 5ta edición. PMI 2013.

 Edited by Foxit Reader

Crear la EDT/WBS Copyright(C) by Foxit Corporation,2005-2009

For Evaluation Only.

Componentes
Análisis de variación

• El análisis de variación es una técnica para

determinar la causa y el grado de la diferencia
entre la línea base y el desempeño real.
• Las medidas del desempeño del proyecto se
utilizan para evaluar la magnitud de la desviación
con respecto a la línea base original del alcance.
• Los aspectos importantes del control del alcance
del proyecto incluyen determinar la causa y el
grado de desviación con relación a la línea base
del alcance y decidir si es necesario efectuar
acciones correctivas o preventivas.
 Referencias bibliográficas

• PMBOK Project Management Body of Knowledge 5ta Edición,

PMI 2013