ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 4: Elaboración de documentos.

Jhon Alexander Alvarado.

Marzo 2019.

Fundación Unipanamericana.
Facultad de administración de Empresas.
Documentación y manejo de Información.
 - En la parte inicial el procedimiento de documentación solicita el formato
DOC.CC.01, relacione los documentos que frecuentemente se manejan en la
oficina para que posteriormente sean archivados correctamente. Consulte
acerca de la utilidad (uso) de cada documento. Para el almacenamiento
correspondiente proponga nombres para las carpetas en las cuales se deben
archivar los documentos.

Producido o Recibido
Nombre de Documento Utilidad Almacenamiento
P/R

Informes Financieros Hotel Tequendara Mensual P Magnetico y Fisico

Informes Financieros Club de los

Mensual P Magnetico y Fisico
Militares

Requerimientos Ministerio de defensa A solicitud R Magnetico

Requerimientos GSDE A solicitud R Magnetico

Circulares remitidas por el director para

A solicitud R Fisico
toda la entidad
Resoluciones Semanal R Magnetico y Fisico
Actas de concejos directivos Mensual P Fisico
Correos electrónicos de otras entidades
A solicitud R Magnetico
solicitado información variada
Informes de auditorías Mensual R Fisico
Reporte de indicadores de gestión Diario R Magnetico
Informes de labores Diario R Fisico
Solicitudes de estadísticas por cuenta del
Departamento Administrativo de A solicitud R Magnetico
Medios Estadísticos (DAME)
Invitaciones a participar en eventos del
A solicitud R Magnetico y Fisico
propio sector
Avances del Plan de Acción Anual (PAA) y
Mensual P Magnetico y Fisico
además
Solicitudes de conceptos técnicos por
parte de los profesionales adscritos a A solicitud R Magnetico
esta oficina

- Como se hace necesario foliar los documentos relacionados en la tabla 1, su

superior solicita presentar en forma escrita los principales términos utilizados
en la foliación de documentos, tomando como referencia la información
suministrada en la página 34 de la Guía de implementación pgd.

De acuerdo con lo solicitado a continuación se listan los diferentes términos utilizados para
realizar la foliación de documentos físicos, los documentos magnéticos tienen una carpeta
de repositorio directamente en el programa de correo, los cuales también se listan a
continuación.

DOCUMENTOS FISICOS DOCUMENTOS MAGNETICOS

Nombre de Documento Codigo Nombre de Documento Nombre Repositorio
Circulares remitidas por el director Requerimientos Ministerio de Requerimeintos
CR-DT-01
para toda la entidad defensa Ministerio de defensa
Resoluciones RES-AD-01 Requerimientos GSDE Requerimeintos GSDE
Actas de concejos directivos AC-CD-01 Resoluciones Resoluciones
Correos electrónicos de otras
Informes de auditorías AU-AD-01 entidades solicitado información Solicitudes esxternas
variada
Indicadores de
Informes de labores F-OP-01 Reporte de indicadores de gestión
Gestion
Solicitudes de estadísticas por
Invitaciones a participar en cuenta del Departamento
IN-DT-01 Solicitudes DAME
eventos del propio sector Administrativo de
Medios Estadísticos (DAME)
Avances del Plan de Acción Anual Invitaciones a participar en
AV-PAA-01 Invitaciones
(PAA) y además eventos del propio sector
Informes Financieros Hotel Avances del Plan de Acción Anual
IF-HT-01 Avances PAA
Tequendara (PAA) y además
Solicitudes de conceptos técnicos
Informes Financieros Club de los Solicitudes
IF-CM-01 por parte de los profesionales
Militares Profesionales
adscritos a esta oficina

- Con base en la Guía Técnica Colombiana (GTC) 185 se requiere elaborar:

 MEMORANDO

MEMO-1020394854

Bogotá D.C. 26 de marzo de 2019

PARA: Líder Financiero.

DE: Jhon Alexander Alvarado - Líder Oficina Asesora de Planeación.

ASUNTO: Revisión de indicadores de gestión.

De manera atenta me permito informar que actualmente el área de la cual usted es

responsable no está llevando a cabo los reportes periódicos de los indicadores de gestión.

Es importante revisar y analizar un plan de acción, con el fin de subsanar de forma

definitiva este hallazgo, y que no se vuelvan a presentar este tipo de inconsistencias, las
cuales generan un reproceso al interior de la compañía.

Atentamente

JHON ALEXANDER ALVARADO

Transcriptor. Sindy Carolina Villamizar

 INNOBASQUE

REUNION ORDINARIA JUNTA DIRECTIVA

ACTA 105

FECHA: Bilbao, 24 de febrero de 2011

HORA: De las 9:00 horas a las 12:30 horas.

LUGAR: BAROJA – Auditorio

ASISTENTES: Iñaki Goirizelaia - Rector Universidad UPV/EHU

Luis Mario Ulibarri – presidente Innobasque
Jhon Alexander Alvarado – secretario.
Integrantes de la Junta Directiva

INVITADOS: Nicolas Borge – Socio director De Mackenzie España

ORDEN DEL DIA

1, Verificación del Quorum.

2, Lectura y aprobación del acta anterior.
3, Ponencia Nicolas Borge – UNA AGENDA DE CRECIMIENTO PARA ESPAÑA.
4, Proposiciones y varios.

DESARROLLO.

1, Verificación del Quorum.

Una vez realizada la validación del Quorum se determina que hay una participación del
90% de los ejecutivos.

2, Lectura y aprobación del acta anterior.

Se realiza lectura del Acta 104 por parte de la secretaria, la cual fue aprobada sin
modificaciones.
3, Ponencia Nicolas Borge.

Esta ponencia trata sobre la problemática del empleo el cual inquieta demasiado al país
vasco, ya que se evidencia una falta de creación de nuevos empleos,

4, Proposiciones y varios.

No se abordan temas adicionales o importantes a tratar.

CONVOCATORIA, La próxima reunión se realizará el día 25 de junio del presente año a

las 10:00 horas.

LUIS MARIO ULIBARRI JHON ALEXANDER ALVARADO

Presidente Secretario

Transcriptor: Sindy Carolina Villamizar

 INNOBASQUE

Junta directiva INNOBASQUE JD – 0047

UNA AGENDA DE CFRECICMIENTO PARA ESPAÑA

Fecha: Bilbao, 24 de febrero de 2011

ELABORADO POR: Jhon Alexander Alvarado

1. OBJETIVOS

1.1 Buscar un futuro posible.

1.2 Maximizar el potencial de cada sector.
1.3 La puesta en marcha del nuevo modelo.

2. RESUMEN

El desarrollo económico de España debe cambiar ya que hay una debilidad de fondo la cual
es la productividad, ya que no ha crecido y en los últimos años a decrecido en vez de
mantenerse, ya que en España se trabajan 600 horas en promedio, pero la media europea
está en 720 horas de labor.

Además de la productividad también se encuentra la competitividad, ya cada unidad de

producción es muy costosa, la propuesta que se realiza es analizar la economía española.

El sector público no se incluye en el estudio, pero en el sector privado se logra establecer

3 sectores, el primero se denomina como los motores de arranque, que son los bienes
exportables y el turismo, los cuales tienen un gran potencial de crecimiento, ya que
dependen de la demanda externa y el apoyo que se puede recibir de países como Asia,
Estados unidos y los países de la unión europea,
Los motores de crecimiento son los servicios locales y empresariales, los cuales son los
puntos de explotación, ya que España ha creado muchos menos empleos en este campo que
Europa y Estados unidos.

La infraestructura y la construcción no tienen potencial para contribuir al empleo y al

crecimiento del país, pero ayudan asegurar que los dos motores anteriores se sostengan y
no bloquen el desarrollo de estos.

Nos debemos volcar al exterior con el fin de aumentar las exportaciones apoyándonos con
otros países, y potencializar los servicios locales y empresariales, con el fin de depender
de nuestros productos internos.

3. CONCLUSIONES

Para concluir podemos determinar que se debe tener un plan de trabajo en el cual se
discrimine la forma de como se va a interactuar con los dos motores principales, los cuales
ayudaran a mejorar la economía de España, y partiendo del hecho que al trabajar juntos se
puede lograr una mayor sinergia, obteniendo así una economía sostenible.

JHON ALEXANDER ALVARADO

Facilitador

Transcriptor: Sindy Carolina Villamizar

PARA: talentohumano@unipanamericana.edu.co
ASUNTO: Solicitud de Información Subsidio Familiar

Estimado director de talento humano.

Por medio del presente me dirijo a usted, con el fin de solicitar información del proceso de
afiliación al subsidio familiar, me encuentro interesado en afiliar a mis padres quienes son
personas mayores de 60 años como beneficiarios de este.

Por otra parte, agradezco me confirme cual es la documentación requerida para este trámite.

Agradezco la colaboración prestada y quedo a la espera de su respuesta.

Cordial saludo.

Jhon Alexander Alvarado

Estudiante de Administración de Empresas.
Celular: 3004205778

- Con el fin de concientizar a la organización se requiere elaborar una

diapositiva (que posteriormente se va a socializar por la intranet de la entidad)
la cual sirva para concientizar a las personas sobre las etapas del ciclo de vida
de los documentos. (ver el artículo Planeamiento de la documentación).
 - BIBLIOGRAFIA

https://cursos.unipanamericana.edu.co/pluginfile.php/847792/mod_resource/content/1/gtc
185.pdf

http://crisis09.fedea.net/agenda/20101201_Agenda.pdf

https://cursos.unipanamericana.edu.co/pluginfile.php/847799/mod_resource/content/1/TR
D.Oficina.Asesora.de.Planeacion.pdf

https://cursos.unipanamericana.edu.co/pluginfile.php/847794/mod_resource/content/1/G
UIA%20PARA%20LA%20ORGANIZACION%20DE%20LOS%20ARCHIVOS%20DE
%20GESTION.pdf

https://cursos.unipanamericana.edu.co/pluginfile.php/847793/mod_resource/content/1/pla
neamiento%20de%20la%20documentaci%C3%B3n.pdf

http://www.youtube.com/watch?v=BkZjahvwIbk&feature=related