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Nota técnica 4:
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2016
Certificación ICOGAM
Miami, Florida, 6 al 8 de Diciembre del 2017
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Técnicas de Auditoría aplicadas en los procesos de Gestión del Mantenimiento
RESUMEN
Fase 8: Mejora
Fase 4:
Implantación del
Diseño de planes
proceso de
de mantenimiento
mejora continua y
preventivo y de los
adopción de nuevas
recursos necesarios
tecnologías
Fase 7: Fase 5:
Fase 6:
Análisis del ciclo Programación del
Evaluación y
de vida y de la mantenimiento y
control de la
posible optimización en la
ejecución del
renovación de asignación de
mantenimiento
los equipos recursos
Evaluación Eficiencia
Figura 4.1. Modelo del proceso de gestión del mantenimiento (Crespo, 2007)
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Los resultados de la auditoría se presentan en un formato tipo Radar (ver figura 4.3.)
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1.1.3 Existe un Control detallado sobre los objetivos del negocio desde la Gerencia
Corporativa?
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1.2.2 Existe un plan integral diseñado para implantar los diversos procesos
propuestos por el modelo de gestión de activos?
1.2.3 Existe un plan de Gestión de Activos a largo plazo y está integrado con los
objetivos y metas del negocio?
1.3.1 Existe una política de mantenimiento integrada con la Gestión Corporativa del
negocio?
1.3.2 Las política de mantenimiento de corto, mediano y largo plazo, están ajustadas
a la realidad del negocio?
1.4.2 Existe una estructura organizacional eficiente para gestionar los procesos de
mantenimiento y confiabilidad (están claras las responsabilidades de los grupos de
confiabilidad)?
1.4.3 Existe una estructura organizacional eficiente para gestionar las operaciones?
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1.5.2 Los procesos de control financiero se aplican a partir del análisis de los KPIS
claves de forma continua y no de forma eventual?
1.5.4 El control financiero está totalmente vinculado con las metas y objetivos de la
organización?
1.5.5 El proceso de control de los KPIS financieros están integrado con los procesos
indicadores técnicos y económicos de las áreas de mantenimiento y confiabilidad?
2.1.1 Está definida de forma clara la política integral de gestión de Riesgos alineada
con el modelo de Gestión de Activos?
2.1.2 Existe un proceso integral de gestión para el control del riesgo en las áreas de
mantenimiento y confiabilidad?
2.1.3 Existe un proceso eficiente para comunicar los diferentes niveles de riesgos
que están expuestos los integrantes de las áreas de mantenimiento y confiabilidad?
2.1.5 La organización utiliza modelos de gestión de riesgo como base para la toma de
decisiones en las áreas de mantenimiento y confiabilidad?
2.2.2 El modelo de Riesgo priorización de equipos esta alineado con los objetivos del
negocio
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3.2.1 Los trabajadores están bien organizados y motivados para el logro de los
objetivos del negocio?
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3.3.5 Se evalúan y auditan los resultados reales de las acciones recomendadas una
vez finalizados los análisis de fallas?
4.2.3 Existe un sistema de control documental alineado con algún estándar local o
internacional?
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4.2.4 Los procedimientos de trabajo son utilizados activamente por toda la fuerza de
trabajo?
4.2.5 Las mejoras a los procedimientos de trabajo son realizadas e incluidas en los
planes de adiestramiento del personal?
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5.1.2 El diseño de las órdenes de trabajo dentro del software es adecuado y se utiliza
de forma eficiente?
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5.4.1 La administración del inventario es llevada a cabo por una organización bien
estructurada para esta función?
6.2.2 Se toman acciones sobre los análisis realizados a los diferentes tipos de
mantenimientos ejecutados?
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6.3.5 Están integradas las estrategias de operación y producción con los procesos de
programación y planificación del mantenimiento?
6.4.5 Los contratos de negocios establecidos con los contratistas están totalmente
alineados en términos de estrategias con los objetivos y metas del negocio?
6.5.2 Existe un proceso interno que permita evaluar el desempeño de los servicios
prestados por los talleres?
6.5.3 Existe un modelo de contrato estándar desarrollado para todos los servicios
solicitados a los talleres?
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6.5.5 Existe un modelo de auditoría y benchmarking certificado bajo una norma local
o internacional, que permita evaluar los Servicios ofrecidos por los talleres?
7.1.1 Existe un procedimiento eficiente de análisis del ciclo de vida de los activos?
7.1.4 El proceso de Análisis de Ciclo de vida de los activos es llevado a cabo por
equipo multidisciplinario de toda la organización en dónde participan los grupos de
operaciones y mantenimiento?
7.1.5 Se documenta de forma eficiente la información del ciclo de vida de los activos
y se auditan los resultados de Ciclo de Vida de los equipos seleccionados?
7.2.4 ¿La organización asegura que los resultados de las revisiones realizadas a los
factores claves de la gestión de activos, esté disponible, para que la alta dirección
tome en cuenta los resultados obtenidos, durante el análisis y la revisión de los
planes estratégicos de la organización a lo largo de todo el Ciclo de Vida?
7.2.5 ¿La organización mantiene los registros de las revisiones de los factores claves
de la gestión de activos y comunica información relevante a los empleados,
proveedores de servicios contratados u otras áreas relacionadas (interesadas -
stakeholders) con el proceso de gestión de activos a lo largo de todo el Ciclo de Vida?
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7.3.4 Existe un proceso de registro de las detenciones mayores que permita recopilar
las lecciones aprendidas y todas las actividades son especificadas y estandarizadas?
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8.2.5 El proceso de mejora continua es una práctica estándar de todos los negocios
que conforman el proceso industrial analizado?
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Costes totales de
mantenimiento /
30+% 20-30% 10-20% 5-10% Menos del 5%
Costes totales de
producción
Problemas se Problemas se
analizan a partir del analizan por equipos
Problemas analizan y
Se reparan las fallas esfuerzo de equipos de trabajo, se
Formas de Problemas se se resuelven con
en tiempos cortos. de trabajo evalúan los riesgos
resuelven según información
resolver los como vayan
Se inician algunos
proveniente de
(operaciones, y se previenen los
problemas análisis de fallas mantenimiento, problemas que
apareciendo mantenimiento y
(solo mantenimiento) ingeniería, logística, afectan la
operaciones
proyectos, rentabilidad del
fabricante, etc.) negocio
Se entiende la Se definen Altos estándares de
Trabajos de baja importancia de la procedimientos de calidad en la
calidad son Se reconoce la falta calidad en el mant., certificación de ejecución del mant.,
aceptados, de adiestramiento, se se definen los roles y calidad en el adiestramiento se
Calificación y entrenamiento se identifican las procedimientos de mantenimiento, se visualiza como una
adiestramiento considera herramientas trabajo, se desarrolla personal inversión y se
del personal de innecesario, obsoletas, se desarrollan algunas de mant. de planifica en función
mantenimiento ausencia de identifican algunos habilidades críticas, multihabilidades, el del impacto
procedimientos, procedimientos de anualmente se entrenamiento se económico de cada
herramientas en mal trabajo considera un define por área, muy alta
estado presupuesto para rendimiento y flexibilidad para la
adiestramiento desempeño ejecución del mant.
Se utiliza un sistema
Se tiene un sistema
computarizado de
Se utiliza un sistema de gestión del
Se utiliza un sistema control del
No se maneja que permite mantenimiento
Manejo de la manual o mantenimiento que
ningún registro de desarrollar órdenes integrado con todas
computarizado muy involucra a
información y mantenimiento - la de trabajo de mant., las áreas del negocio
sencillo - no hay mantenimiento y
proceso de toma poca data que se
apoyo del sistema
se hace seguimiento
operaciones, se
(finanzas, logística,
de decisiones recopila es de muy a los costos totales, materiales,
para planificar registran datos de
baja calidad (solo tiene acceso operación, procesos,
actividades costos y
mantenimiento) etc.), incluye módulo
confiabilidad de
de análisis de Riesgo
forma segura
Nosotros no Nuestros Un nuevo enfoque de "Todo el mundo esta "Nosotros no
Posición de la tenemos ni idea competidores tienen nuestro proceso de comprometido a que esperamos paros
porque los equipos menos problemas gestión del la calidad se imprevistos y
organización en
fallan. La que nosotros, su mantenimiento nos convierta en algo sorpresas, cuando
relación al continuidad disponibilidad es puede ayudar a rutinario dentro del ello ocurre, será sólo
mantenimiento operacional es muy más alta y no identificar los mantenimiento, que en equipos que
baja pero para generan tanto problemas y a pase a ser parte de previamente
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Recursos Gerenciales
Gerencia de la información (Software de gestión del mantenimiento).
Equipos y técnicas de mantenimiento preventivo
Planificación y ejecución
Soporte, Calidad y Motivación
El proceso de aplicación de la auditoría es a nivel de personal de gerencia,
supervisión, operaciones y mantenimiento, recomendándose pasar el cuestionario a 8
participantes, como mínimo.
El proceso de cuantificación de las áreas de mantenimiento a diagnosticar se
realiza de la siguiente forma: Las personas seleccionadas, evalúan las 12 preguntas
desarrolladas para cada área (total: 5 áreas / 60 preguntas) en función de una escala
del 1 al 5. Para la calificación se puntúa, de acuerdo con la siguiente escala: 1 = no se
cuenta 8muy deficiente), 2 = deficiente, 3 = regular, 4 = bueno y 5 = excelente). Cada
área a ser evaluada se considera con el mismo nivel de importancia. Las posibles
puntuaciones máximas y mínimas a obtener son:
Puntuación máxima: por área: 60 unidades, por las 5 áreas: 300 unidades.
Puntuación mínima: por área: 12 unidades, por las 5 áreas: 60 unidades.
Las puntuaciones totales se suman y promedian entre el número de personas
encuestadas. Finalmente, se estima la posición del mantenimiento en función de los
siguientes rangos:
300–261: Categoría “Clase Mundial”/nivel de excelencia en mantenimiento
201–260: Categoría “Muy buena”/nivel de buenas prácticas en mantenimiento
141–200: Categoría “Por arriba del nivel promedio”/nivel aceptable en
mantenimiento
81–140: Categoría “Por debajo del promedio”/nivel no muy bueno de
mantenimiento, con oportunidades para mejorar
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Técnicas de Auditoría aplicadas en los procesos de Gestión del Mantenimiento
Menos de 80: Categoría “Muy por debajo del promedio”/nivel muy malo
mantenimiento con muchas oportunidades para mejorar
A continuación se presentan las 60 preguntas desarrolladas para cada una de las
5 áreas a ser evaluadas (12 preguntas por área)
Preguntas a evaluar 1 2 3 4 5
1. ¿Usted siente que mantenimiento está dotado para realizar su trabajo?
12. ¿Los objetivos del mantenimiento están alineados con la visión y misión
del negocio?
Puntuación total por criterio
Tabla 4.2. Área Recursos Gerenciales
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Recursos
Gerenciales 34,65 5,81
Gerencia de la
Información
(Máximo) 31,76 8,33
Equipos y técnicas
de mant. Preventivo 36,29 5,74
Planificación y
Ejecución 33,00 3,26
Soporte, Calidad y
Motivación 32,47 7,37
Totales 168,18
Recursos Gerénciales
60
50
40 35
30
32 10 32
0
33 36
Planificación y Ejecución Equipos y técnicas de mant. Preventivo
Figura 4.4. Ejemplo de resultados de la Auditoria MES / Compañía Pet-Con (formato radar)
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A continuación se presentan las 105 preguntas desarrolladas para cada una de las
9 áreas a ser evaluadas:
Organización del departamento de mantenimiento (18 preguntas)
1. ¿El organigrama de mantenimiento garantiza la presencia de personal de
mantenimiento preparado cuando se necesite, de la forma más rápida
posible?
2. ¿Hay personal que pueda considerarse ‘imprescindible” cuya ausencia
afecta a la actividad normal del área de mantenimiento?
3. ¿El organigrama garantiza que habrá personal disponible para realizar
mantenimiento el mantenimiento programado, incluso en el caso de un
aumento del mantenimiento correctivo?
4. ¿El número de horas extraordinarias que se genera en el área de
mantenimiento es habitualmente superior al máximo legal autorizado?
5. ¿La cualificación previa que se exige al personal del área de mantenimiento
es la adecuada?
6. ¿Se realiza una formación inicial efectiva cuando se incorpora un nuevo
trabajador al área de mantenimiento?
7. ¿Hay un plan de formación para el personal de mantenimiento?
8. ¿Este plan de formación hace que los conocimientos en el mantenimiento
de la central mejoren?
9. ¿El plan de formación hace que los conocimientos en otras áreas de la
central (operaciones, seguridad, medioambiente, administración, etc.)
mejoren?
10. ¿El personal de mantenimiento mecánico puede realizar tareas eléctricas o
de instrumentación sencillas?
11. ¿El personal de mantenimiento mecánico puede realizar tareas eléctricas o
de instrumentación especializadas?
12. ¿El personal de mantenimiento eléctrico puede realizar tareas mecánicas
sencillas?
13. ¿El personal de mantenimiento eléctrico puede realizar tareas mecánicas
especializadas?
14. ¿El personal de mantenimiento está capacitado para trabajar en otras áreas
(operaciones, seguridad, control químico, etc.)?
15. ¿Se respeta el horario de entrada y salida?
16. ¿Se respeta la duración de los descansos?
17. ¿La media de tiempos muertos no productivos es la adecuada?
18. ¿Los tiempos de intervención se ajustan a la duración teórica estimable en
que podrían realizarse los trabajos?
Clima laboral (10 preguntas)
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43. ¿Existe un plan de mantenimiento que afecte a todas las áreas y equipos
significativos de la planta?
44. ¿Hay una programación de las tareas que incluye el plan de mantenimiento
(está claro quién y cuándo se realiza cada tarea)?
45. ¿La programación de las tareas de mantenimiento se cumple?
46. ¿El Plan de mantenimiento respeta las instrucciones de los fabricantes?
47. ¿Se han analizado los fallos críticos de la planta?
48. ¿El Plan está orientado a evitar esos fallos críticos de la planta y/o a reducir
sus consecuencias?
49. ¿El plan de mantenimiento se realiza de forma efectiva y eficiente?
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67. ¿Todos los trabajos que se realizan se reflejan en una orden de trabajo?
68. ¿El formato de esta orden de trabajo es adecuado?
69. ¿Los operarios cumplimentan correctamente estas órdenes?
70. ¿Las órdenes de trabajo se introducen en el sistema informático?
71. ¿El sistema informático de mantenimiento resulta adecuado?
72. ¿El sistema informático supone una carga burocrática importante?
73. ¿El sistema informático aporta información útil?
74. ¿El sistema informático aporta información fiable?
75. ¿Los mandos de mantenimiento consultan habitualmente la información
contenida en el sistema?
76. ¿Los operarios de mantenimiento consultan habitualmente la información
contenida en el sistema?
77. ¿Se emite un informe periódico que analiza la evolución del departamento
de mantenimiento?
78. ¿El informe aporta información útil para la toma de decisiones?
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79. ¿Se ha elaborado una lista de repuesto mínimo que debe permanecer en
stock?
80. ¿Los criterios empleados para elaborar esa lista son válidos?
81. ¿Se comprueba periódicamente que se dispone de ese stock?
82. ¿La lista de stock mínimo se actualiza y mejora periódicamente?
83. ¿Se realizan periódicamente inventarios de repuesto?
84. ¿Los movimientos del almacén se registran en el sistema informático?
85. ¿Coincide lo que se cree que se tiene (según los inventarios y el sistema
informático) con lo que se tiene realmente?
86. ¿El almacén está limpio y ordenado?
87. ¿El almacén está situado en el lugar adecuado?
88. ¿Es fácil localizar cualquier pieza?
89. ¿Las condiciones de almacenamiento son correctas?
90. ¿Se realizan comprobaciones del material cuando se recibe?
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Valor máximo:
Puntuación total
alcanzada: 235,70 525
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Autor correspondiente:
Carlos A. Parra M.
PhD. MSc. Eng.
Gerente IngeCon
http://www.confiabilidadoperacional.com/
Email: parrac37@gmail.com
Enlace a Grupo de Ingeniería de Confiabilidad Operacional
http://www.linkedin.com/groups?home=&gid=4134220&trk=groups_management_edit_group_info-h-logo
Grupo de investigación en Ingeniería de Confiabilidad y Mantenimiento
http://taylor.us.es/sim
http://www.ingeman.net/
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