SUB RED INTEGRADA DE SERVICIOS DE SLUD SUR OCCIDENTE

PLAN OPERATIVO VIGENCIA 2017

PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
OBJETIVO DEL PROCESO: Cumplir los lineamientos en relación a la gestión documental, a través del uso de instrumentos archivísticos, con el fin de preservar la memoria institucional de la Subred Integrada de Servicios de Salud Sur occidente E.S.E
RESPONSABLE DEL PROCESO: LIDER DE GESTIÓN DOCUMENTAL
REFERENTE DE PLANEACION: EQUIPO PLANEACIÓN ESTRATEGICA

PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL PLAN OPERATIVO DEL PROCESO

TIPO DE
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES RECURSOS
INDICADOR
AREAS Y/O
PROCESO CON LOS
FACTORES
QUE SE REQUIERE T
EJE ESTRATEGICO META DE LA LINEA BASE DE NOMBRE DEL CONDICIONANTES AL F RESPONSABLE
OBJETIVO ESTRATEGICO META ESTRATEGICA META DEL PROCESO ACTIVIDADES A DESARROLLAR FORMULA DE INDICADOR ARTICULACION E

EFECTIVIDAD
I
ESTRATEGICO VIGENCIA LA META INDICADOR CUMPLIMIENTO DE LA (Cargo)

EFICIENCIA
C F
PARA EL

EFICACIA
H N
N I
META
CUMPLIMIENTO DEL E F M A M J J A S O N D U A
O S
M N
OBJETIVO N E A B A U U G E C O I A
L I
C
O C
E B R R Y N L O P T V C N
G O
I
O E
I S
R
C
O
O

1- Realizar seguimiento a diario a las

manifestaciones enviadas al proceso.

2. Realizar el direccionamiento de la
Identificar las necesidades manifestaciones al referente
y expectativas en Salud de correspondiente. Lider del Proceso
los usuarios mediante el Gestión
Número de requerimientos con
Participación fortalecimiento de espacios Proporción de Documental
Dar respuesta oportuna al 95% Lograr oportunidad al 100% de respuesta a respuesta oportuna/ Número Participación Social
de participación y control NO TIENE LINEA 3. Elaborar y hacer seguimiento a la requerimientos con
Social y Atención de los requerimientos expuestos 95% BASE los requerimientos (PQRS) expuestos por x Total de requerimientos del y Atención al X X X X X X X X X X X X X X
social para impactar respuesta de las manifestaciones de respuesta oportuna
al Ciudadano por los ciudadanos. los ciudadadanos que involucren al proceso. proceso * 100 Ciudadano
positivamente en la usuarios que requieran la competencia del proceso Participación
satisfacción de los del Proceso en los tiempos Social y atención
usuarios y demás grupos establecidos. al Ciudadano
de interés.

4. Enviar la respuesta de las

manifestaciones correspondientes del
proceso.

1. Realizar identificación de
necesidades de capacitación en el
proceso.
Proporción de
Lider del Proceso
2. Priorizar las necesidades de colaboradores del
Lograr que el 65% de los colaboradores del No llevar acabo la Gestión
capacitación del proceso que se proceso capacitados Número de colaboradores
NO TIENE LINEA proceso esten capacitado en los temas Gestión del Talento ejecución del Plan de Documental
incluyen en el Plan Institucional de en los temas X capacitados / Total de X X X X
BASE definidos en el Plan Institucional de Humano Capacitación
Capacitación. definidos en el Plan colaboradores del proceso *100
Capacitación que aplique al proceso. Institucional Gestión del
Institucional de
Talento Humano
3. Establecer espacios con el equipo Capacitación
del proceso para ejecución del
cronograma del Plan Institucional de
Capacitación.

Número de colaboradores Lider del Proceso

Proporción de
nuevos del proceso que asisten Gestión
Verificar la participación del 100% de los 1. Realizar seguimiento a la asistencia colaboradores
NO TIENE LINEA a inducción / Total de Gestión del Talento Documental
BASE colaboradores nuevos que ingresan al a las jornadas de inducción del nuevos del proceso X X X X X X X X X X X X X X
colaboradores nuevos del Humano
proceso de inducción en la subred. personal nuevo que ingresa al proceso. que asisten a
proceso *100 Gestión del
inducción
Talento Humano

Lider del Proceso

Proporción de Número de colaboradores del Gestión
Contar al 2020 con el 80% del Verificar la participación del 100% de los 1. Realizar seguimiento a la asistencia
NO TIENE LINEA colaboradores del proceso que asisten a Gestión del Talento Documental
talento humano necesario y colaboradores del proceso en la jornada de a la jornada de reinducción del personal X X X X
BASE proceso que asisten reinducción / Total de Humano
capacitado para la 65% reinducción de la Subred. del proceso.
a reinducción colaboradores del proceso *100 Gestión del
implemenación de las rutas de Talento Humano
Salud.
Construir una cultura
organizacional orientada al
servicio humanizado 1. Realizar identificación de necesidaes
mediante el para el desarrollo de la competencias
Gestión del Talento
fortalecimiento de las en Gestión Documental del personal de
Humano competencias del talento la subred.
humano que contribuya a
la cadena de valor del
servicio integral en salud.
Colaboradores con evaluación
Lider del Proceso
Porcentaje de de competencia en gestión
Gestión
colaboradores con documental certificado en el
NO TIENE LINEA 2.Realizar capacitaciones en las Gestión del Talento Documental
Lograr al 2% la formación de compentencias evaluación de X periodo / Total de X X X X
BASE competencias definidas por el proceso. Humano
del talento humano de la subred en temas competencia en Colaboradores de la Subred
Gestión del
relacionados con Gestión Documental . gestión documental que reciben capacitaciòn en
Talento Humano
Gestión Documental*100

3.Realizar evaluación a los

colaboradores capacitados en la
competencia definida en Gestión
Documental

1. Recibir capacitación de talento

humano frente a la metodología de
evaluación de desempeño para el Lider del Proceso
personal de carrera administrativa. Gestión
Número de funcionarios de
Proporción de Documental
A 2020 lograr un resultado del carrera administrativa
Lograr que el 100% de los funcionarios de funcionarios de
85% o más en el seguimiento de Definir linea 100% X evaluados / Total de Gestión del Talento X X X
carrera administrativa sean evaluados bajo carrera admnistrativa X X
las actividades y/o funciones de base funcionarios de carrera Humano
los criterios establecido para su desempeño. evaluados del Gestión del
los colaboradores administrativa del proceso *
proceso Talento Humano
100
 Lider del Proceso
Gestión
Número de funcionarios de
Proporción de Documental
A 2020 lograr un resultado del carrera administrativa
Lograr que el 100% de los funcionarios de funcionarios de
85% o más en el seguimiento de Definir linea evaluados / Total de Gestión del Talento
100% carrera administrativa sean evaluados bajo 2. Realizar la evaluación de carrera admnistrativa X X X X X X
las actividades y/o funciones de base funcionarios de carrera Humano
los criterios establecido para su desempeño. desempeño de acuerdo a lo establecido evaluados del Gestión del
los colaboradores por la normatividad. administrativa del proceso *
proceso Talento Humano
3. Elaborar los planes de mejoramiento 100
según resultados de la evaluación de
desempeño en los casos que se
requiera de manera semestral de
acuerdo a los lineamientos
establecidos.
1. Realizar levantamiento de planes de
mejoramiento de acuerdo a los
hallazgos y/o oportunidades de mejora
identificadas en el proceso en los
diferentes evaluaciones internas y/o Lider del Proceso
externas. Gestión
Documental
Proporción de Número de acciones mejora
2. Realizar seguimiento periodico al cumplimiento del cumplidas en el periodo
NO TIENE LINEA Cumplir mayor o igual al 90% los planes de cumplimiento de los Planes de Gestión del Talento
Plan de X evaluado / Total de acciones X X X X X X X
BASE mejoramiento inscritos para el proceso. Mejoramiento establecidos para el Humano
Mejoramiento del de mejora programadas en el
proceso. Gestión de
proceso periodo *100
Calidad y
Mejoramiento
continuo
3. Implementar acciones de mejora de
acuerdo a los resultados del
seguimiento.

1. Identificar los riesgos del proceso

bajo la metodologia establecida por la
subred.

Lider del Proceso

Proporción de
2. Realizar levantamiento del mapa de Número de acciones de Gestión
cumplimiento de las
Gestionar al 100% las acciones de riesgos del proceso de acuerdo a la mitigación gestionadas d Documental
NO TIENE LINEA acciones de
BASE mitigación de riesgos que aplican al proceso metodologia definida por la subred. X / Total acciones de mitigación Planeación X X X X X X X
mitigación del mapa
. programadas para el proceso Equipo de
de riesgos del
*100 Planeación
3. Realizar seguimiento al mapa de proceso
Estrátegica
riesgos del proceso.

4. Establecer las acciones de mejora de

acuerdo al seguimiento.

1. Definir los procedimientos del

Programa de Gestión Documental.

2. Elaborar el Programa de
Conservacion Documental

3.Socializar el programa de Gestión Lider del Proceso

Número de Acciones
Porcentaje de Gestión
Implementar el 25% de las actividades del Documental a los demas procesos de implementadas del programa Direccionamiento
la subred. Avance de la Documental
NO TIENE LINEA programa de gestión documental de la de gestión documental en la Estrategico y
implementación del X X X X X X X X
BASE Subred Integrada de Servicios de salud Sur vigencia/ Número de Acciones Desarrollo
programa de gestión Equipo de
Occidente. 4.Medir y evaluar la organizaciòn programadas del programa de Institucional
documental Planeación
documental de los procesos de la gestión documental )* 100
Estrátegica
Lograr la acreditación en la 25% de las sedes subred.
totalidad de las sedes de la de la subred
subred al 2021. acreditadas 5. Implementar acciones de mejora de
acuerdo a los resultados del
seguimiento al Programa de Gestión
Documental,

1. Establecer espacios de capacitación

al equipo de autoevaluación de los
estándares pertinentes al proceso, de
acuerdo a la metodologia establecida.

Lider del Proceso

2. Realizar la autoevaluación de Resultado de
Gestión
autoevaluación de
Establecer linea de base de la calificación acreditación según metodologia Resultado de autoevaluación Gestión de la Documental
acreditación de
NO TIENE LINEA de la autoevaluación de acreditación de la establecida. de acreditación de subred en Calidad y
BASE subred en los X X X X X X
subred en los estándares pertinentes al los estándares pertinentes al mejoramiento Gestión dela
estandares
proceso. proceso. continuo Calidad y
pertinentes al
3. Socializar los resultados de la Mejoramiento
proceso.
autoevaluación en todos los niveles continuo

4. Implementar las acciones pertinentes

de acuerdo a los resultados.

1, Definir temas a referenciar para el

proceso determinando entidades objeto
de la referenciación según prioridades
establecidas.

2. Realizar referenciación interna o

externa de acuerdo a la metodologia
establecida por la subred que Porcentaje de Lider del Proceso
Número de referenciaciones
contribuyan a la mejora continua del cumplimiento en la Gestión de la Gestión Documental
Implementar como mínimo una realizadas del proceso con
NO TIENE LINEA proceso. referenciación del Calidad y
BASE referenciación comparativa para el proceso X acciones implementado X X X
Gestión dela Calidad
proceso con mejoramiento
que contribuya a la mejora de la institucion. / Total de referenciaciones y Mejoramiento
acciones continuo
programadas para el proceso continuo
3. Implementar acciones según implementadas
referenciación.

4. Realizar evaluación y seguimiento a

las acciones según referenciación.

1. Asisitir a las reuniones convocadas

por el lider del proyecto de
implementación del sistema de
información.

Porcentaje de
avance en en cada
una de las fases del
Cumplir el 100% de las actividades proyecto Número de actividades Lider del Proceso
A 2020 dar Cumplimiento al programadas para la implementación de los (alistamiento, ejecutadas en el periodo por Gestión
100% del Plan de Implantación NO TIENE LINEA módulos que involucren al proceso en cada asimilacion, fase del HIS / Total de Planeación - Documental
50% X X X X X X X X X
del Sistema de Información para BASE una de las fases definidas (alistamiento, experimentacion, actividades programadas en el Sistemas
la Subred. asimilacion, experimentacion, ejecucion y ejecucion y entrega) periodo por fase del HIS x100 Planeacion,
entrega) . en la implementación (que involucren el proceso) Sistemas
de los módulos que
involucren el proceso
Alcanzar estándares .
superiores de calidad a
través del mejoramiento
 2. Asisitir a las capacitaciones
programadas de lideres de modulo, y Porcentaje de
designar al personal que tomara las avance en en cada
capcitaciones de usuarios finales en el
una de las fases del
Cumplir el 100% de las actividades proyecto del HIS proyecto Número de actividades Lider del Proceso
A 2020 dar Cumplimiento al programadas para la implementación de los (alistamiento, ejecutadas en el periodo por Gestión
100% del Plan de Implantación 50% NO TIENE LINEA módulos que involucren al proceso en cada 3. Realizar el 100% de la asimilacion, fase del HIS / Total de Planeación - Documental
X X X X X X X X X
del Sistema de Información para BASE una de las fases definidas (alistamiento, parametrización con firmando la experimentacion, actividades programadas en el Sistemas
la Subred. asimilacion, experimentacion, ejecucion y calidad de la informacion y validando la ejecucion y entrega) periodo por fase del HIS x100 Planeacion,
entrega) . estabilizacion de los modúlos que en la implementación (que involucren el proceso) Sistemas
involucren el proceso. de los módulos que
4. Realizar la ejecucion del total de involucren el proceso
Alcanzar estándares actividades a satisfaccion de cada una .
superiores de calidad a de las fases del Proyecto.
través del mejoramiento
continuo y la gestión 5. Implementar las acciones de mejora
Gerencia Estrategica eficiente y socialmente pertinentes si se requiere en cada una
con enfoque en responsable de los de las fases del Proyecto.
mejoramiento procesos, encaminado a la
continuo satisfacción de los grupos 1. Ejecutar las acciones del Plan
de interés y el Anticorrupción y de Atención al Número de acciones del Plan
posicionamiento de la Ciudadano 2017 en lo correspondiente Lider del Proceso
Anticorrupción y de Atención al
subred a nivel Distrital. al proceso. % Cumplimiento del Gestión
Ciudadano cumplidas en el
Cumplir anualmente el 100% del Cumplir al 100% de las actividades del Plan Plan de Acción Equipo de Documental
NO TIENE LINEA periodo evaluado / Total de
plan anticorrupción y atención al 100% Anticorrupción y Atención al Ciudadano 2. Realizar seguimiento al Plan anticorrupción y de X Planeación X X X X
BASE acciones programadas en el
ciudadano en la subred. 2017 correspondientes al proceso. Anticorrupción y Atención al Ciudadano Atención al Estrátegica Equipo de
periodo evaluado del Plan
según corresponda al proceso. Ciudadano Planeación
Anticorrupción y Atención al
Estrátegica.
Ciudadano * 100
3. Enviar seguimiento al area de
planeación de las subred.
1. Implementar el Plan de trabajo del
Sistema Integrado de Gestión (SIG) de
la subred según corresponda al
proceso. Lider del Proceso
Número de acciones cumplidas Gestión
Proporción de
2. Realizar seguimiento al Plan de del Plan de Trabajo del Sistema Documental
cumplimiento del Gestión de la
Cumplir mayor o igual al 80% el Plan de Trabajo del Sistema Integrado de Integrado de Gestión (SIG) de
57% Plan de trabajo del Calidad y X X X X
Trabajo del Sistema Integrado de Gestión Gestión (SIG) de la subred de acuerdo
Sistema Integrado
X la subred / Total de acciones
mejoramiento
(SIG) de la subred. al cronograma establecido según del Plan de Trabajo Sistema Gestión de la
de Gestión (SIG) de continuo
corresponda al proceso. Integrado de Gestión (SIG) en Calidad y
la subred.
el periodo evaluado *100 mejoramiento
continuo
3. Implementar acciones de mejora de
acuerdo a los resultados del
seguimiento.

Lider del Proceso

Proporción de Gestión
Número de documentos
documentos Gestión de la Documental
Documentar el 100% de los 1. Elaborar, implementar y socializar priorizados por el proceso
NO TIENE LINEA priorizados por el Calidad y
BASE Procedimientos, manuales, guias, los documentos establecidos para el X normalizados / Total de X X Lineas del ente rector. X X
proceso mejoramiento Gestión de
protocolos según priorización del proceso. proceso. documentos priorizados por el
normalizados para la continuo Calidad y
proceso para la vigencia * 100
vigencia Mejoramiento
Continuo

1. Definir los lineamientos básicos para

Lograr a 2020 un desempeño mayor
o igual al 90% del SIG de la subred,
incrementando gradualmente un 3%
anual a partir de la linea de base del
año 2017.
la elaboración de las Tablas de
Retención Documental (TRD) teniendo
en cuenta el procedimiento establecido
por el Archivo General de la Nación y la
normatividad vigente.
a metodología
80% archivística que se debe cumplir para
implementar las Tablas de Retención
Documental

2. Definir y actualizar el cuadro de

clasificación documental para su
convalidación.

3. Determinar cuadro de series y subseries Número de acciones

que tramita y administra cada areo o Porcentaje de
ejecutadas para la
Establecer y ejecutar la Tabla de Retención dependencia. avance de ejecución
implementación d ela Tabla de
NO TIENE LINEA Documental teniendo como punto de partida la de la implementación Todos los Procesos Lider de Gestión
X Retención Documental / Total X X X X
BASE las series y subseries que tramita y adminsitra de la Tabla de Institucionales Documental
cada dependencia o area de la subred. 4. Elaborar ficha de valoración de acciones programadas para
Retención
documental. la construcciòn de la tabla de
Docuemental.
retenciòn documental

5. Presentar al Archivo Dsitrital la tabla

de retención documental como primer
avance.

6. Sensibilizar a los lideres de proceso

los aspectos más relevantes de la Tabla
de Retención Documental.

7. Realizar seguimiento mediante

visitas de inspección la verificación de
la
aplicaciónde las tablas de retención
documental al 100% de lo procesos y
dependencias de la institución.

1. Definir los mecanismos de

comunicación para la interacción con
los diferentes grupos de interés con los
que se relaciona el proceso.

Proporción de Número de mecanismos de Lider de Gestión

Implementar mínimo 2 mecanismos de
Incrementar en un 5% anual la mecanismos de comunicación implementadas Documental
NO TIENE LINEA comunicaciòn que fortalezca la interacción Equipo de
comunicación efectiva con las Definir linea base BASE comunicación X por el proceso / Total de X X X X X
con las diferentes grupos de interés que le Comunicaciones
partes interesadas. implementados para mecanismos de comunicación Equipo de
aplique al proceso.
el proceso definidas por el proceso *100 Comunicaciones
 Proporción de Número de mecanismos de Lider de Gestión
Implementar mínimo 2 mecanismos de 2. Implementar los mecanismos de
Incrementar en un 5% anual la mecanismos de comunicación implementadas Documental
NO TIENE LINEA comunicaciòn que fortalezca la interacción interacción establecidos para la Equipo de
comunicación efectiva con las Definir linea base BASE comunicación X por el proceso / Total de X X X X X
con las diferentes grupos de interés que le interacción con los diferentes grupos de Comunicaciones
partes interesadas. implementados para mecanismos de comunicación Equipo de
aplique al proceso. interés.
el proceso definidas por el proceso *100 Comunicaciones

3, Realizar seguimiento a la ejecución

de acuerdo a la perioricidad de los
mecanismos de comunicación
establecidas para los diferentes grupos
de interés.

Cumplir al 100% la entrega de
información institucional con
parametros de oportunidad,
veracidad y completud a partir de
la linea base de la vigencia 2017.
1. Establecer en calendario de
información, los tipos de informes a
presentar a entes externos que sean de
responsabilidad del proceso. Número de informe reportados Lider de Gestión
Reportar oportunamente el 100% de los oportunamente / Total de Documental
Oportunidad en el
NO TIENE LINEA informes a entes externos e internos de informes a reportar según Gerencia de la
Definir linea base BASE reporte de X X X X X X X X X X
acuerdo a la normatividad vigente que sean 2. Reportar información en los tiempos calendario de información del Información Subproceso de
información
responsabilidad del proceso establecidos por el calendario de proceso en el periodo Gerencias de la
información para el proceso. evaluado * 100 Información

3. Realizar seguimiento al reporte de

información de acuerdo al calendario
de información del proceso.

1.Realizar diagnostico documental para la

unificación del archivo de Historia Clinica

2. Realizar inventario documental de

Historias Clinica.

3. Identificar necesidades de
almacenamiento y dotación para la Porcentaje de Número de archivos de Historia
unificación para el archivo de historia Lider del Proceso
NO TIENE LINEA Lograr el 100% de unificación de archivo de clínica. archivo unificado de clinica unificados / total de
X X X X X X X de Gestión
BASE Gestión de Historia Clínica gestion de Historia archivos a unificar
Documental
clinica programados por subred
4. Gestionar respuesta administrativa a las
Prestar servicios integrales necesidades de almacenamiento y
de salud con enfoque de dotaciòn
riesgo, calidad, procesos
de investigación e
Implementar al 100% las rutas
Servicios Integrales innovación que 5. Elaborar cronograma de traslado de los
priorizadas de atención en Salud 25%
en Salud para Vivir identifiquen y respondan archivos de gestion de HC
acorde con el perfil de
mejor. las necesidades del
morbimortalidad de la subred.
usuario, familia y
comunidad, que generen
resultados positivos en 1.Realizar diagnostico documental
salud.
2. Realizar inventario documental.

3. Identificar necesidades de Porcentaje de Número de archivos centrales

Concentrar al 100% los archivos centrales Lider del Proceso
NO TIENE LINEA almacenamiento y dotación archivo central de los concentrados / total de archivos
de los antiguos hospitales que conforman la X X X X X X X de Gestión
BASE antiguos hospitales a concentrar programados por
subred Documental
4. Gestionar respuesta administrativa a concentrado subred
las necesidades de almacenamiento y
dotaciòn

5. Elaborar cronograma de traslado de

los archivos centrales

1. Preparar documentación requerida

para firma del convenio en la subred
según corresponda.

2. Preparar documentación requerida

para el inicio del convenio en la subred
según corresponda.
3. Ejecutar convenio de acuerdo a los
compromisos contractuales pactados
con la Subred. Lider del Proceso
Proporción de de Gestión
Total de convenios con
4. Realizar seguimiento a los convenios con Equipo de Documental
NO TIENE LINEA Realizar seguimiento al 100% de los X seguimiento a cargo del X X X X X X X X X X X X
Lograr la sostenibilidad financiera 100% BASE compromisos contractuales frente a la seguimiento a cargo Proyectos y/o
convenios a cargo del proceso. proceso / Total de convenios a
de la subred. ejecución de los convenios a cargo del del proceso. convenios Equipo de
cargo del proceso * 100
proceso. proyectos y/o
Gestionar de manera convenios
eficaz y eficiente los 5. Elaborar informesde seguimiento de
recursos físicos y acuerdo a lo establecido en el
Gestión financieros mediante convenio, teniendo encuenta la
Administrativa y estrategias de autocontrol ejecución técnica y financiera a cargo
Financiera orientadas a la del proceso.
Sostenible sostenibilidad financiera
que contribuyan en la
prestación integral de 6. Realizar entrega del informe de
servicios. seguimiento al subproceso de
proyectos y/o convenios de la subred

Lider del Proceso

1. Implementar el programa de Gestión Peso (kg) de residuos tratados de Gestión
Lograr que el 100% de los residuos % de los residuos
Lograr que el 100% de los 39,898 Integral de Residuos en el proceso según su clasificación / Peso Equipo de Gestión Documental
100% KILOGRAMOS generados en el proceso tengan una generados en la X X X X X
Residuos generados tengan una mediante el manejo adecuado de los total (kg) de residuos Ambiental
adecuada gestión integral. subred.
adecuada gestión integral. mismos. generados * 100 Lider de Gestión
Ambiental