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com
 Bienvenidos
Bienvenidos
Esta
Estaguía
guíaha
hasido
sidoplanificada
planificadacomo
comointroducción
introducciónaaun
unproceso
procesocompleto
completodedecompras,
compras,donde
dondese
se
ponen en evidencia los diversas etapas y los documentos asociados a las mismas.
ponen en evidencia los diversas etapas y los documentos asociados a las mismas.

Para
Paraaquellos
aquellosque
queestán
estánfamiliarizados
familiarizadoscon
conlos
losprocesos
procesosde decompras
comprasdedeuno
unooomas
massistemas
sistemasERP,
ERP,
es probable que encuentren pequeñas o significativas diferencias en función de las características
es probable que encuentren pequeñas o significativas diferencias en función de las características
de
delos
losmismos.
mismos.

La
Laidea
ideageneral
generales
espresentar
presentarun unejemplo
ejemplouniversal,
universal,que
quesin
sinresponder
responderaaununsistema
sistemaen enparticular,
particular,
guíe
guíealalinteresado
interesadoen
enlalainterpretación
interpretacióndel
delproceso
procesoenensu
suERP
ERPoololocapacite
capacitepara
paradeterminar
determinar
prestaciones que deberá evaluar al momento de decidir la adquisición de un sistema.
prestaciones que deberá evaluar al momento de decidir la adquisición de un sistema.

Convencido
Convencidoquequenonoexisten
existenreglas
reglasfijas
fijassino
sinopautas,
pautas,aalalahora
horadiseñar
diseñarununproceso
procesoen
enuna
unacompañía,
compañía,
será
será la capacidad, información y creatividad los factores de éxito del proyecto. Por tanto, elobjetivo
la capacidad, información y creatividad los factores de éxito del proyecto. Por tanto, el objetivo
primordial
primordialen
enesta
estaguía,
guía,consiste
consisteeneninformar
informaryydesarrollar
desarrollarun
uncriterio
criteriode
deevaluación
evaluacióndel
delproceso,
proceso,los
los
requerimientos y la auditoría de cada etapa.
requerimientos y la auditoría de cada etapa.

El
Eléxito
éxitodedecualquier
cualquierpropuesta
propuestade deformación
formaciónestá
estábasado,
basado,en
enlalaexperiencia
experienciayydedicación
dedicacióndel
delprofe-
profe-
sional,
sional, pero fundamentalmente por la activa participación de los interesados, por lo que quedainvi-
pero fundamentalmente por la activa participación de los interesados, por lo que queda invi-
tado
tadoaatrasmitir
trasmitirsus
susobjetivos,
objetivos,dudas
dudasyycomentarios
comentariosquequecon
conseguridad,
seguridad,enriquecerán
enriqueceránnuestra
nuestralabor.
labor.

Le
Leagradecemos
agradecemoslalaconfianza
confianzadepositada
depositadaenennosotros
nosotrosalalinteresarse
interesarsepor
porelelmaterial
materialyyesperamos
esperamos
satisfacer
satisfacersus
susexpectativas,
expectativas,aportando
aportandoalgunos
algunosescalones
escalonesaasu suenriquecimiento
enriquecimientoprofesional,
profesional,que
quesin
sin
duda, aportará prestigio y beneficios económicos a su labor.
duda, aportará prestigio y beneficios económicos a su labor.



Proceso
Proceso de
de Compra
Compra –– Tipos
Tipos de
de organización
organización
En el caso de Compras centralizadas, una misma Organización de Compra es responsable de la
provisión para varias Compañías, en las Compras distribuídas cada Organización de Compra
provee a una Compañía. En una última opción la OC suministra materiales a cada Centro

Tipo
Tipo Org.
Org. Grupo
Grupo de
de empresas
empresas Espec íf. de
Específ. de la
la empresa
empresa

Org.Compra
Org.Compra 0001 0001 0002

Compa ñía
Compañía 100 200 100 200

Plantas
Plantas 1000 1100 1200 1300 1400 1000 1100 1200 1300 1400

Compras
Compras Centrales
Centrales Compras
Compras Distrib.
Distrib.



Proceso
Proceso de
de Compra
Compra –– Grupos
Grupos de
de Compradores
Compradores
En el caso de Compras centralizadas un Grupo de Compradores es responsable de la provisión
para todos los Centros; en las Compras distribuídas existen varios Grupos de Compradores
que proveen a distintos Centros. Puede también haber un Grupo de Compras para cada Centro

Tipo
Tipo Org.
Org. Compras
Compras Distrib.
Distrib. Compras
Compras Centrales
Centrales

Sociedad
Sociedad 100 100

Grupo
Grupo Comp.
Comp. 100 110 100

Centro
Centro 1000 1100 1200 1300 1400 1000 1100 1200 1300 1400



Proceso
Proceso de
de Compra
Compra -- Ciclo
Ciclo de
de etapas
etapas yy documentos
documentos
El proceso de Compras es un componente de la Gestió
Gestión de Materiales y el encargado de la adquisició
adquisición de bie-
bie-
nes y servicios externos mediante la planificació
planificación de necesidades, elecció
elección de la mejor fuente de aprovisiona-
aprovisiona-
miento, seguimiento de la entrega y facturació
facturación del proveedor. Se encuentra íntimamente relacionado con
“Ventas ” para abastecer los pedidos de venta, con “Contabilidad ” a travé
través de los registros contables, con
“Producció
Producción“ y “Mantenimiento”
Mantenimiento” proveyendo sus requerimientos de repuestos, insumos y servicios
servicios

Determinación Creación Solic.

Gestión de Pago
de necesidades de Pedido

Control de la Liberación
Factura Solic. de Pedido
Proceso
Proceso de
de
Entrada de Compra
Compra Determ. Fuente
Mercadería de Adquisición

Liberación Gestión Selección del

del Pedido del Pedido Proveedor



Proceso
Proceso de
de Compra
Compra –– Componentes
Componentes del
del ciclo
ciclo de
de Compra
Compra

Determinación
Determinación de
de necesidades
necesidades
Las
Lasnecesidades
necesidadesde demateriales
materialesse
seidentifican
identificanpor
pormedio
mediodedelalaplanificación
planificaciónyyelelcontrol
controlde
de
necesidades
necesidades o la demanda para control de stocks. La verificación regular de los nivelesde
o la demanda para control de stocks. La verificación regular de los niveles de
stock
stockdedemateriales
materialesdefinidos
definidospor
porlos
losregistros
registrosmaestros,
maestros,lalautilización
utilizacióndel
delmétodo
métododeldelpun-
pun-
to
tode
depedido,
pedido,yylos
lospronósticos
pronósticosbasados
basadosen enelelconsumo
consumoanterior
anteriorsonsonaspectos
aspectosimportantes
importantes
en
en la definición El usuario puede introducir solicitudes de pedido, o bien el sistemade
la definición El usuario puede introducir solicitudes de pedido, o bien el sistema depla-
pla-
nificación
nificaciónyycontrol
controlde
denecesidades
necesidadespuede
puedegenerarlas
generarlasautomáticamente
automáticamente

Creación
Creación de
de la
la Solicitud
Solicitud de
de Pedido
Pedido
La
LaSolicitud
Solicitudde
dePedido
Pedidoesesun
undocumento
documentogenerado
generadoaapropuesta
propuestade
deun
unsector
sectorpara
paralalaadqui-
adqui-
sición
sición de bienes o servicios que comienza el proceso de compra. La creación puedeser
de bienes o servicios que comienza el proceso de compra. La creación puede ser
manual
manualoogenerada
generadaautomáticamente
automáticamentepor
porotros
otrosdepartamentos
departamentos(Ventas,
(Ventas,Producción,
Producción,etc.)
etc.)

Liberación
Liberación de
de la
la Solicitud
Solicitud de
de Pedido
Pedido
La
LaSolicitud
Solicitudde
dePedido
Pedidopuede
puedetener
tenerasociada
asociadalalallamada
llamadaestrategia
estrategiade
deliberación,
liberación,esto
estoes,
es,
elel proceso de aprobación de la compra por parte del responsable correspondiente.
proceso de aprobación de la compra por parte del responsable correspondiente. DichaDicha
estrategia
estrategiaes esopcional
opcionalyydependiente
dependientede
deuno
unooomasmasparámetros
parámetrosdel
delsistema
sistema



Proceso
Proceso de
de Compra
Compra –– Componentes
Componentes del
del ciclo
ciclo de
de Compra
Compra

Determinación
Determinación de
de la
la fuente
fuente de
de adquisición
adquisición -- Cotización
Cotización
El
Elcomponente
componenteCompras
Comprasayuda
ayudaaaidentificar
identificarfuentes
fuentesde
deaprovisionamiento
aprovisionamientopotenciales
potenciales
basándose
basándose en pedidos anteriores y contratos de entrega ya existentes a largoplazo.
en pedidos anteriores y contratos de entrega ya existentes a largo plazo.Esto
Esto
acelera
aceleraelelproceso
procesode
decreación
creaciónde
depeticiones
peticionesdedeoferta,
oferta,que
quepueden
puedenenviarse
enviarseaalos
losprovee-
provee-
dores
dorespor
porfax,
fax,e-mail
e-mailooEDI
EDI

Selección
Selección del
del proveedor
proveedor –– Comparación
Comparación de
de ofertas
ofertas
El
Elsistema
sistemapermite
permiteelelingreso
ingresode
delas
lasofertas
ofertasprovenientes
provenientesdedediversos
diversosproveedores
proveedoresoosimu-
simu-
lar
larescenarios
escenariosde
dedeterminación
determinaciónde deprecio,
precio,permitiendo
permitiendolalacomparación
comparaciónde devarias
variasofertas
ofertas
diferentes
diferentesaapartir
partirde
delalaprevia
previacalificación
calificacióndedelos
losoferentes
oferentes(en
(enfunción
funciónde
decalidad,
calidad,precio,
precio,
cumplimiento, antecedentes, servicio, entrega,
cumplimiento, antecedentes, servicio, entrega, etc.) etc.)

Gestión
Gestión del
del Pedido
Pedido
El
Elsistema
sistemade
deCompras
Comprastomatomainformación
informaciónde delalasolicitud
solicitudyyde
delalaoferta
ofertapara
parafacilitar
facilitarlalacrea-
crea-
ción
cióndel
delpedido.
pedido.Al
Aligual
igualque
queen
enelelcaso
casodedelas
lassolicitudes
solicitudesde
depedido,
pedido,elelusuario
usuariopuede
puedege- ge-
nerar pedidos o hacer que el sistema los genere automáticamente. También admite
nerar pedidos o hacer que el sistema los genere automáticamente. También admite el uso el uso
de
deotros
otrosdocumentos
documentoscontemplados
contempladospor porelelsistema
sistemacomo
comoplanes
planesde deentregas
entregasyycontratos
contratos



Proceso
Proceso de
de Compra
Compra –– Componentes
Componentes del
del ciclo
ciclo de
de Compra
Compra

Liberación
Liberación del
del Pedido
Pedido
El
ElPedido
Pedidopuede
puedetener
tenerasociado
asociadolalallamada
llamadaestrategia
estrategiade
deliberación,
liberación,esto
estoes,
es,elel proceso
proceso
de
deaprobación
aprobacióndedelalacompra
comprapor
porparte
partedeldelresponsable
responsablecorrespondiente.
correspondiente.Dicha
Dichaestrategia
estrategia
es opcional y dependiente de uno o mas parámetros del sistema
es opcional y dependiente de uno o mas parámetros del sistema

Entrada
Entrada de
de Mercadería
Mercadería
El
Elregistro
registroen
enelelsistema
sistemade delala entrada
entradade
demercancías
mercancíasconfirma
confirmasu
suingreso
ingresomediante
medianteelelnú-
nú-
mero
merodedepedido
pedidoasociado.
asociado.LaLaparametrización
parametrizaciónprevia
previaen
encuanto
cuantoaatolerancias,
tolerancias,cantidades
cantidades
mínimas, máximas, entre otras, permiten validar la aceptación del envío del proveedor
mínimas, máximas, entre otras, permiten validar la aceptación del envío del proveedor

Recepción
Recepción yy Control
Control de
de Factura
Factura
El
Elsistema
sistemapermite
permitelalaverificación
verificaciónde
defacturas
facturasenviadas
enviadaspor
porlos
losproveedores.
proveedores.Se
Sevalidan
validanlas
las
desviaciones de cantidad y precio, puesto que el sistema tiene acceso a los datos
desviaciones de cantidad y precio, puesto que el sistema tiene acceso a los datos de pedi-de pedi-
dos
dosyyentrada
entradade
demercancías,
mercancías,además
ademásde delalaparametrización
parametrizacióndel deldocumento.
documento.Esto
Estoacelera
acelera
elelproceso de auditoría y compensación de facturas para
proceso de auditoría y compensación de facturas para el pagoel pago

Proceso

Proceso de
de Compra
Compra –– Ciclo
Ciclo de
de Aprovisionamiento
Aprovisionamiento
El esquema presenta el flujo de documentos de compra asociados a un proceso manual, se inicia con una Sol.
Ped. como necesidad de provisió
provisión, se genera el Pedido de Compra al proveedor y luego la mercader
mercadería o servi-
servi-
cio se recepciona, chequea y registra la factura del proveedor. Tambié
También admite procesos automá
automáticos

Solicitud
Solicitud Entrada
Entrada de
de Recepci ón
Recepción
Pedido
Pedido
de
de Pedido
Pedido Mercanc ía
Mercancía de
de Factura
Factura

Facturación
Facturación Automática
Automática



Puede
Puedeconfigurarse
configurarsela
lacreaci ón autom
creación ática de
automática defacturas
facturasen
enla
laparametr.
parametr.

Aviso
Avisode
deEntrega
Entrega



Pueden
Puedenindicarse
indicarseavisos
avisosde
deentrega
entregade
dela
lamercadería al
mercadería alproveedor
proveedor

Pedido
PedidoAutomático
Automático



El
ElPedido
Pedidopuede
puedecrearse
crearseautom áticamente basado
automáticamente basadoen
enuna
unaSol.
Sol.Ped.
Ped.al
al
definir
definirel
elproveedor
proveedoryyconfigurar
configurarlos
losmaestros
maestrosde
deMateriales
MaterialesyyPProveedor
roveedor

Planificación
Planificacióndedenecesidades
necesidades



Permite
Permitecrear
crearSol.
Sol.Ped.
Ped.en
enforma
formaautom ática
automática

El

Ellibro
librode
dePedidos
Pedidospermite
permiteasignar
asignarel
elproveedor
proveedorautom áticamente
automáticamente

Proceso

Proceso de
de Compra
Compra –– Ciclo
Ciclo de
de Selección
Selección yy Pedido
Pedido
Los sistemas proveen herramientas que determinan las necesidades y posterior selecció
selección del proveedor mas
conveniente. Basado en propuestas de cotizació
cotización efectú
efectúa su comparació
comparación. Este último proceso responde a
una parametrizació
parametrización previa con criterios de evaluació
evaluación (precio, calidad, cumplimiento, garantí
garantía, etc.)

Determ.
Determ. de
de Petición de
Petición de Comparac.
Comparac. Pedido
Pedido
necesidad
necesidad Ofertas
Ofertas de
de Ofertas
Ofertas

El
Elresultado
resultadode
delas
lascotizaciones
cotizacionespuede
puedegenerar
generarautom áticamente el
automáticamente el
Pedido
Pedidoyylas
lascomunicaciones
comunicacionesautom áticas de
automáticas derechazo
rechazode
decotizaciones
cotizaciones

Compras
Comprasutilizará el
utilizará elregistro
registrode
decotizaciones
cotizacionespara
paraejecutar
ejecutarun
unproceso
proceso
de
decomparación yyelecci
comparación ón de
elección dela
lapropuesta
propuestamas
masconveniente
conveniente(configurable)
(configurable)

Compras
Comprasgenera
generaPeticiones
Peticionesde
deOferta,
Oferta,las
lasenvía aavarios
envía variosproveedores
proveedores
yylas
lascotizaciones
cotizacionesson
sonregistradas
registradasen
enel
elsistema
sistema

Compras
Comprasdetermina
determinalas
lasnecesidades
necesidadesde
debienes
bienesyyservicios
serviciosbasados
basadosen
en
las
lasherramientas
herramientasdel
delsistema
sistema(MRP)
(MRP)yyel
elaporte
aportede
decada
cadasector
sectorooconcepto
concepto
involucrado
involucrado(Reposición, Ventas,
(Reposición, Ventas,Mantenimiento,
Mantenimiento,Producci ón)
Producción)

Proceso

Proceso de
de Compra
Compra –– Recepción
Recepción Mercancías
Mercancías -- Facturación
Facturación
Una vez definido el proveedor y enviado el correspondiente Pedido,
Pedido, el sistema queda a la espera de recibir el
material o servicio y gestionar su aceptació
aceptación, posteriormente, se procesará
procesará la recepció
recepción y verificació
verificación de la
factura y el debido registro de la deuda en Cuentas a pagar

Entrada
Entrada de
de Recepci ón
Recepción
Mercanc ía
Mercancía de
de Factura
Factura

El
Elregistro
registrode
defactura
facturadel
delproveedor
proveedorverifica
verificasu
suinformación compara
información -
compara-
da
dacon
conelelpedido
pedidoooingreso
ingresode dela
lamercader ía, validando
mercadería, validandodesv íos de
desvíos deacuer -
acuer-
do
doaalalaparametrizaci
parametrizaciónón correspondiente.
correspondiente.El Elsistema
sistemasolicita
solicitauna
unacantidad
cantidad
de
dedatos
datosadicionales
adicionalesaafin
finde
degenerar
generarlos
losdocumentos
documentoscontables
contablesaasocia-
socia-
dos
dosalalmovimiento,
movimiento,lo loque
querequiere
requierela
lacorrecta
correctaconfiguraci ón del
configuración delm ódulo
módulo
FI
FI(cuentas
(cuentasdedemayor,
mayor,apertura
aperturadel
delperíodo, divisi
período, ón, cambio
división, cambiode demoneda,
moneda,
retenciones,
retenciones,condiciones
condicionesde depago,
pago,indicador
indicadorde deIVA,
IVA,entre
entreotros)
otros)

Al
Almomento
momentode deregistro
registrodedela
laentrada
entradade
delalamercadería basada
mercadería basadaen
enunun
pedido,
pedido,el
elsistema
sistemaverifica
verificalas
lascantidades
cantidadesentre
entreambos
ambosdocumento
documentoss yy
admite
admitedesv íos basados
desvíos basadosen encantidades
cantidadesy/o
y/oporcentajes
porcentajesooun
unsuministro
suministro
incompleto
incompletoestablecidos
establecidosporporparametrizaci ón
parametrización



Proceso
Proceso de
de Compra
Compra –– Determinación
Determinación del
del proveedor
proveedor

Proceso
Proceso de
de requerimiento
requerimiento yy selección
selección del
del proveedor
proveedor

Solicitud
Solicitud de
de Pedido
Pedido

Petición de
Petición de Oferta
Oferta

Proveedor
Proveedor 11 Proveedor
Proveedor 22 Proveedor
Proveedor 33

Comparac.
Comparac. Ofertas
Ofertas

Pedido
Pedido Rechazo
Rechazo



Proceso
Proceso de
de Compra
Compra –– Detalles
Detalles

Solicitud
Solicitud de
de Pedido
Pedido
Ante
Anteununrequerimiento
requerimientode deun
unusuario,
usuario,sector
sectorooproceso
proceso del
delsistema
sistema(Ventas,
(Ventas,Mantenimien-
Mantenimien-
to,
to,Producción)
Producción)elelDepartamento
Departamentode deCompras
Comprasrecibe
recibeuna
unaSolicitud
Solicitud--Requerimiento
Requerimientode de
Pedido. Hasta aquí es sólo una intención de compra que luego será concretada mediante
Pedido. Hasta aquí es sólo una intención de compra que luego será concretada mediante
los
lospasos
pasosposteriores.
posteriores.DeDeacuerdo
acuerdoalalproceso
procesode
denegocio,
negocio,modalidad
modalidadde delalaempresa
empresauu
origen
origende
delalarequisición
requisicióneste
estedocumento
documentopuede
puedeser
seroono
noobviado.
obviado.

El
Eldocumento
documentocreado
creadotiene
tieneasociado
asociadouna
unacantidad
cantidadde
deinformación
informaciónbásica
básica::

Material

Materialooservice
servicesolicitado
solicitado(c ódigo, descripci
(código, ón, cantidad,
descripción, cantidad,precio)
precio)

Centro

Centro

Tipo

Tipode
deimputaci ón
imputación

Grupo

GrupoComprador
Comprador

Requirente

Requirente

Fecha

Fechaentrega
entregasolicitada
solicitada

Textos

Textosdescriptivos
descriptivos

Cuenta deMayor

Cuenta de Mayor//Centro
Centrode
deCosto
CostoooLucro
Lucro//Activo
ActivoFijo
Fijo(seg ún corresponda)
(según corresponda)

AAesta
estainformación
informaciónse
seadicionarán
adicionarándatos
datospropuestos
propuestospor
porelelsistema
sistema(Sociedad,
(Sociedad,Dirección
Dirección
de
deentrega,
entrega,Estrategia
Estrategiade
deLiberación,
Liberación,Contactos,
Contactos,Entrada
Entradade deMercadería
Mercaderíay/y/Factura,
Factura,entre
entre
otras)
otras)



Proceso
Proceso de
de Compra
Compra –– Detalles
Detalles

Solicitud
Solicitud de
de Cotización
Cotización (RFQ)
(RFQ)
Este
Esteproceso
procesoesesingresado
ingresadomanualmente
manualmenteooconconreferencia
referenciaaauna
unaSolicitud
Solicitudde
dePedido,
Pedido,una
una
RFQ
RFQanterior
anteriorooun
undocumento
documentode
deEntrega
Entregaprogramada
programada(tiene
(tienelalaventaja
ventajadedeheredar
heredargran
gran
parte
parte de los datos del documento previo). Se indican los datos de los proveedores aquie-
de los datos del documento previo). Se indican los datos de los proveedores a quie-
nes
nesserá
seráenviada.
enviada.

El
Eldocumento
documentocreado
creadotiene
tieneasociado
asociadouna
unacantidad
cantidadde
deinformación
informaciónbásica
básica::

Proveedor/es

Proveedor/es(c ódigo, raz
(código, ón social,
razón social,direcci ón)
dirección)

Material

Materialooservicio
serviciosolicitado
solicitado(código, descripci
(código, ón, cantidad,
descripción, cantidad,precio,
precio,categoría)
categoría)

Fecha

Fechadel
deldocumento
documentoyyde devencimiento
vencimiento

Centro y Almac é

Centro y Almacén n

Organizaci

ón de
Organización deCompra
Compra

Grupo Comprador

Grupo Comprador

NNúmero

úmero Colectivo
Colectivo

CCódigo

ódigo del
delproveedor
proveedor

Fecha entregasolicitada

Fecha entrega solicitada(puede
(puedeindicar
indicarun
unplan
plande
deentregas)
entregas)

Mensajes

Mensajesdedesalida
salida(impresi ón, ee-mail,
(impresión, -mail, etc.)
etc.)

Finalizado
Finalizadoelelingreso,
ingreso,eleldocumento
documentoserá
seráguardado
guardadoen
enelelsistema
sistemabajo
bajoun
unnúmero
númeroque
queserá
será
indicado
indicadoen
enlalapantalla
pantallafinal.
final.



Proceso
Proceso de
de Compra
Compra –– Detalles
Detalles

Cotización
Cotización –– Ingreso
Ingreso (con
(con referencia
referencia aa una
una RFQ)
RFQ)
Este
Esteproceso
procesopermite
permiteelelingreso
ingresodedelas
lascotizaciones
cotizacionesrecibidas
recibidasde
deel/los
el/losproveedor/es
proveedor/esbasa-
basa-
dos
dosen
enlalasolicitud
solicitudde
decotización
cotizaciónenviada
enviadacon
conanterioridad
anterioridad(asociada
(asociadaalalnúmero
númerocorrespon-
correspon-
diente). La finalidad es registrar en el sistema las condiciones generales y particulares
diente). La finalidad es registrar en el sistema las condiciones generales y particulares
ofrecidas
ofrecidaspor
porlos
losproveedores.
proveedores.

Los
Losdatos
datosmas
mascomunes
comunesaaregistrar
registrarson
son::

Cantidades

Cantidadesofertadas
ofertadas

Precios

Preciosofertados
ofertados

Unidadesde

Unidades deprecio
precio

Fechas de entregaprevistas

Fechas de entrega previstas

Condiciones

Condicionesgenerales
generales

Comentarios sugeridospor

Comentarios sugeridos porel
elproveedor
proveedor

Los
Losdatos
datosingresados
ingresadosquedarán
quedaránregistrados
registradosdentro
dentrodeldelmismo
mismodocumento
documentodedelalasolicitud
solicitudde
de
cotización. La información de las cotizaciones pueden ser guardadas en el sistema
cotización. La información de las cotizaciones pueden ser guardadas en el sistema como como
Registro
Registrode
deInformación
Informaciónde
deCompras
Comprasyygenerar,
generar,sisise
sedesea,
desea,un
unPedido
Pedidocon
conreferencia
referenciaaalala
Oferta
Ofertaaceptada.
aceptada.



Proceso
Proceso de
de Compra
Compra –– Detalles
Detalles

Comparación
Comparación de
de Ofertas
Ofertas
La
Laherramienta
herramientade decomparación
comparaciónde decotizaciones
cotizacionespermite
permiteobtener
obtenerun
unlistado
listadoordenado
ordenadode de
menor
menoraamayor
mayorprecio
precioen
enlas
lasofertas
ofertasregistradas
registradaspara
parauna
unamisma
mismaOrden
Ordende dePedido.
Pedido.Sólo
Sólo
en
en el caso de que todas las cotizaciones presenten valores en todos los ítems podráhaber
el caso de que todas las cotizaciones presenten valores en todos los ítems podrá haber
una
unacomparación
comparacióncorrecta
correctaen
enlos
lostotales.
totales.Si
Siuna
unaoferta
ofertafuera
fueraen
enmoneda
monedaextranjera,
extranjera,elelsis-
sis-
tema hará la conversión automáticamente.
tema hará la conversión automáticamente.

Para
Paraampliar
ampliarlalainformación
informaciónsuministrada
suministradadispondrá
dispondráde
delas
lassiguientes
siguientesopciones
opciones::

Visualizar

Visualizarlos
losdatos
datosdel
delmaestro
maestrode demateriales
materiales

Visualizar información adicional de lascotizaciones

Visualizar informaci ón adicional de las cotizaciones

Visualizar por separado cada cotizaci

Visualizar por separado cada cotización ón

Visualizar

Visualizarlos
losdatos
datosmaestros
maestrosdel
delproveedor
proveedor

Visualizar las características de evaluación del

Visualizar las características de evaluación delproveedor
proveedor

Pueden

Puedengenerarse
generarsemensajes
mensajesde deaviso
avisoaaproveedores
proveedorespor
poraceptación oorechazo
aceptación rechazo

Los
Losdatos
datosingresados
ingresadosserán
seránregistrados
registradosdentro
dentrodel
deldocumento
documentode desolicitud
solicitudde
decotización.
cotización.
El
Elsistema
sistemaprovee
proveeherramientas
herramientaspara
paragenerar
generarmensajes
mensajesde desalida
salida(impresión,
(impresión,e-mail,
e-mail,fax)
fax)
como
como confirmación del pedido, rechazo de cotización, listas para preparación de pedidoyy
confirmación del pedido, rechazo de cotización, listas para preparación de pedido
embalaje,
embalaje,carga,
carga,etc.
etc.



Proceso
Proceso de
de Compra
Compra –– Detalles
Detalles

Pedido
Pedido de
de Compra
Compra
Una
Unavezvezcompletado
completadoelelproceso
procesodedeselección
seleccióndeldelproveedor
proveedorsesegenerará
generaráelelPedido
Pedidoaaenviar
enviar
alalmismo. Este documento podrá ser utilizado para la adquisición de materiales para
mismo. Este documento podrá ser utilizado para la adquisición de materiales para con- con-
sumo
sumooostock,
stock,servicios
serviciosoocondiciones
condicionesespeciales
especiales(subcontratación,
(subcontratación,consignación,
consignación,terceras
terceras
partes) o traslados entre centros de la Compañía.
partes) o traslados entre centros de la Compañía.

El
Eldocumento
documentocreado
creadotiene
tieneasociado
asociadouna
unacantidad
cantidadde
deinformación
informaciónbásica
básica::

Proveedor/es

Proveedor/es(c ódigo, raz
(código, ón social,
razón social,direcci ón)
dirección)

Sociedad,

Sociedad,Organizaci
Organización ón de
deCompra
ComprayyGrupo
GrupoComprador
Comprador

Fecha del documento y entrega solicitada (puedeindicar

Fecha del documento y entrega solicitada (puede indicarununplan
plande
deentregas)
entregas)

Solicitud

Solicituddedepedido
pedidoasociado
asociado(si (silo
lohubiera)
hubiera)

Tipo de Imputación (centro de costo/beneficio,activo

Tipo de Imputaci ó n (centro de costo/beneficio, activofijo,
fijo,proyecto,
proyecto,etc.)
etc.)

Material

Materialooservicio
serviciosolicitado
solicitado(c ódigo, descripci
(código, ón, cantidad,
descripción, cantidad,precio,
precio,categoría)
categoría)

Categor

ía del
Categoría delítem
ítem

Moneda del documento

Moneda del documento

Centro

CentroyyAlmac
Almacénén

Definici

ón de
Definición dedocumentos
documentosasociados
asociados(Entrada
(EntradadedeMercader
Mercaderíaía yyFactura)
Factura)

Datos

DatosdedeContacto
Contactoyytextos
textosaclaratorios
aclaratorios

Mensajes

Mensajesde desalida
salida(impresi ón, ee-mail,
(impresión, -mail, etc.)
etc.)

Finalizado
Finalizadoelelingreso,
ingreso,eleldocumento
documentoserá
seráguardado
guardadoen
enelelsistema
sistemabajo
bajoun
unnúmero
númeroque
queserá
será
indicado en la pantalla final.
indicado en la pantalla final.



Proceso
Proceso de
de Compra
Compra –– Detalles
Detalles

Entrada
Entrada de
de Mercadería
Mercadería
Mediante
Medianteeste
esteproceso
procesose
sedará
daráingreso
ingresode
delalamercadería
mercaderíaalalalmacén,
almacén,pudiendo
pudiendocalificar
calificarlolo
recibido
recibidocomo
comostock
stockdisponible,
disponible,en
enproceso
procesodedecontrol
controlde
decalidad
calidadoobloqueado.
bloqueado.

Los
Losdatos
datosmas
mascomunes
comunesaaregistrar
registrarson
son::

Documento

Documentode dereferencia
referencia(Pedido,
(Pedido,Reserva,
Reserva,Doc.
Doc.de
dematerial,
material,Transporte, etc.)
Transporte, etc.)

Clase

ClasededeMovimiento
Movimiento

Fecha deldocumento

Fecha del documentoyyde deregistro
registrocontable
contable

NNúmero

úmero dederemito
remito

Textos aclaratorios(cabecera

Textos aclaratorios (cabeceraooítems)
ítems)

Cantidad ingresada

Cantidad ingresada

NNúmero

úmero dedeLote
LoteyyCategor ía de
Categoría deValoración (si
Valoración (sicorrespondiere)
correspondiere)

El
Elregistro
registrodel
deldocumento
documentogenerará
generaráautomáticamente
automáticamenteun unasiento
asientocontable
contabledel delmovimiento
movimiento
del
delmaterial
materialque
queimpacta
impactaen
enlalaContabilidad
Contabilidadyyllevará
llevaráasociadas
asociadascuentas
cuentasdefinidas
definidasen
enlala
parametrización
parametrización(cuenta
(cuentaEM/RF),
EM/RF),actualizará
actualizarálalacantidad
cantidadyyvaloración
valoracióndeldelstock
stockyylos
losdatos
datos
del
delpedido
pedidoasociado.
asociado.El
Eldocumento
documentocreado
creadoserá
serálalareferencia
referenciapara
paralalaverificación
verificaciónde
delalafac-
fac-
tura del proveedor.
tura del proveedor.



Proceso
Proceso de
de Compra
Compra –– Detalles
Detalles

Verificación
Verificación de
de Factura
Factura del
del proveedor
proveedor
Este
Esteprocedimiento
procedimientopermite
permiteingresar
ingresaralalsistema
sistemayyvalidar
validarlos
losdatos
datosde
delalafactura
facturarecibida
recibida
del
delproveedor.
proveedor.Debido
Debidoalalimpacto
impactodel
deldocumento
documentoen endiversos
diversosámbitos
ámbitosdeldelsistema
sistemasesere-
re-
querirá una correcta configuración de cada segmento del sistema (períodos abiertos,
querirá una correcta configuración de cada segmento del sistema (períodos abiertos,
cuentas
cuentasdedemayor,
mayor,indicadores
indicadoresde
deimpuestos,
impuestos,entre
entreotros)
otros)

Los
Losdatos
datosmas
mascomunes
comunesaaregistrar
registrarson
son::

Documento

Documentode dereferencia
referencia(Pedido,
(Pedido,Plan
Plande
deentrega,
entrega,Nota
Notade
deentre ga, etc.)
entrega, etc.)

Fecha

Fechadedela
lafactura
facturayyde
deregistro
registrocontable
contable

Moneda e Importe total y de impuestos

Moneda e Importe total y de impuestos

Condiciones

Condicionesde dePago
Pagoyyautorizaci ón oobloqueo
autorización bloqueopara
paraelelpago
pago

Tipo

Tipode
decambio
cambioyyEmisor
Emisorde delalaFactura
Factura(si
(sifuera
fueradiferente
diferenteal
aldel pedido)
del pedido)

Textos aclaratorios

Textos aclaratorios

El
Elregistro
registrodel
deldocumento
documentogenerará
generaráautomáticamente
automáticamenteun undocumento
documentode demateriales
materialesyyunouno
contable que impacta en la Contabilidad y tendrá asociada cuentas definidas en la
contable que impacta en la Contabilidad y tendrá asociada cuentas definidas en la para- para-
metrización
metrización(cancelando
(cancelandolalacuenta
cuentaEM/RF
EM/RFyyacreditando
acreditandoelelimporte
importealalproveedor),
proveedor),regis-
regis-
trándose este movimiento en Cuentas a Pagar.
trándose este movimiento en Cuentas a Pagar.
En
Enelelcaso
casoque
quelalafactura
facturafuera
fueraregistrada
registradacon
conanterioridad
anterioridadaalalaEntrada
Entradade delalaMercancía,
Mercancía,
los
losvalores
valoresadoptados
adoptadosyyvalidados
validadoscorresponderán
corresponderánaalalainformación
informacióndel
delPedido.
Pedido.



Conclusión
Conclusión yy análisis
análisis general
general del
del proceso
proceso

Análisis
Análisis del
del proceso
proceso de
de compras
compras en
en diversos
diversos sistemas
sistemas ERP
ERP
Se propone analizar el proceso de adquisición de bienes y servicios propuestos por diversos
sistemas ERP y un proceso standard utilizado por la Compañía

Determ.
Determ. de
de Petición de
Petición de Comparac.
Comparac. Pedido
Pedido
necesidad
necesidad Ofertas
Ofertas de
de Ofertas
Ofertas

Entrada
Entrada de
de Recepci ón
Recepción
Mercanc ía
Mercancía de
de Factura
Factura

Entregas
Entregas
Contratos
Contratos programad
programad
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Gracias por su
participación