SSOMAC

Código: PG – SIG – 007 COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y

Revisión: 2 CONSULTA
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“PROCEDIMIENTO GENERAL DE COMUNICACIÓN,

PARTICIPACIÓN Y CONSULTA”

Revisión Fecha Cambio con respecto a la revisión anterior

2 18/02/2015 La revisión “2” reemplaza por completo a la revisión “1”.
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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para asegurar la correcta comunicación interna y
externa, y la participación y consulta de los trabajadores sobre el Sistema
Integrado de Gestión de Seguridad, Salud ocupacional, Medio Ambiente y
Calidad (SSOMAC).

2. ALCANCE
Aplica a todo el personal de PEVOEX CONTRATISTAS S.A.C. y las partes
interesadas externas que se encuentran dentro del alcance del Sistema
Integrado de Gestión de SSOMAC.

3. DEFINICIONES
· Comunicación Interna:
Aquella que tiene lugar entre los miembros de la organización.
· Comunicación externa:
Es la que se establece entre los miembros de la organización y las partes
interesadas externas.
· Parte Interesada (Referencia: Norma ISO 14001)
Persona o grupo que tiene interés o está afectado por el desempeño ambiental
de una organización.
· Consulta:
Proceso a través del cual se requiere la opinión de alguien.
· Participación:
Proceso interactivo entre las partes implicadas en el que cada miembro, bien
individualmente o a través de sus representantes, aportan ideas a un tema
propuesto.

4. REFERENCIAS
· Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo N° 29783.
· D.S. N°005-2012-TR Reglamento de la Ley 29783.
· Norma ISO 9001, Sistemas de Gestión de Calidad – Requisitos.
· Norma OHSAS 18001, Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional
– Requisitos.
· Norma ISO 14001, Sistema de Gestión Ambiental – Requisitos con
orientación a su uso.

5. RESPONSABILIDADES
· Gerencia General: Lidera y promueve la participación del personal en lo
relacionado a la Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.
Es responsable de autorizar la comunicación con las partes interesadas
externas.
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· Gerente de Operaciones: Emitir respuesta a las comunicaciones externas.

Tomar en cuenta las inquietudes de las partes interesadas internas en las
revisiones por la Dirección.
· Ingeniero Residente: Responsable de asegurar el cumplimiento de los
requisitos especificados en el presente procedimiento. Recepcionar las
comunicaciones externas en la Obra/Proyecto.
· Jefe de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente: Realiza
seguimiento al cumplimiento del presente procedimiento.
· Jefes de Área: Cumplir con el presente procedimiento.
· Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo: Asegurar la participación de
los trabajadores en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
· Trabajadores: Participar activamente en los diferentes elementos del
Sistema Integrado de Gestión. Emitir respuesta cuando sean consultados en
aspectos relacionados a su seguridad y salud en el trabajo.

6. DESCRIPCIÓN

6.1. COMUNICACIÓN INTERNA

La comunicación interna entre los miembros de la organización referente al
SSOMAC, se efectúa de dos maneras:
· Comunicación Descendente: Los mecanismos de comunicación interna
descendentes se realizarán mediante comunicados internos, charlas
informativas, capacitaciones, entre otros que garanticen la eficacia de la
comunicación sobre el SSOMAC.
Los comunicados internos se emplearán, cuando proceda, para la
difusión de noticias relevantes y de los logros obtenidos en el Sistema
Integrado de Gestión. Los comunicados se enviarán por correo
electrónico o medio físico.
Las charlas informativas se emplearán para la difusión de temas de
interés general, a las que se convoca a todo o parte del personal.
Las capacitaciones son eventos idóneos para la difusión de aspectos de
interés.
Se contemplan también como medios de comunicación interna
descendente, manuales, revistas, boletines, murales, etc.
Los medios de comunicación a emplearse pueden ser correos
electrónicos, celulares, teléfonos, equipos de radio, entre otros.

· Comunicación Ascendente: Los mecanismos de comunicación

ascendente son las sugerencias, inquietudes o comentarios y el medio
para transmitirlos es el Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo. Dicho
comité es el responsable de analizar su pertinencia y comunicará a
quienes corresponda para que se tomen las acciones que se consideren
necesarias.
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Las inquietudes y comunicación del personal serán tomadas en cuenta

en la revisión por la Dirección.
La información relacionada a las mediciones de desempeño del
SSOMAC se efectuará mediante correos electrónicos.

6.2. COMUNICACIÓN EXTERNA

Con el fin de mantener una política de transparencia con las partes
interesadas externas PEVOEX CONTRATISTAS SAC, difundirá su Política
Integrada de Gestión y cualquier otra información que considere relevante
para impulsar la gestión Integrada en todas sus operaciones.
La difusión podrá realizarse por cualquiera de los siguientes medios:
Comunicación directa, página web, publicaciones en revistas, señaléticas,
folletos, etc.
Las comunicaciones entre el Cliente y PEVOEX CONTRATISTAS S.A.C.
se realizan mediante reuniones, documentos impresos o digitales enviados
por correo electrónico o a través de enlaces especiales creadas por los
Clientes.

· Recepción de Comunicaciones Externas

Las comunicaciones de las partes interesadas externas pueden ser
recepcionadas de las siguientes formas:

Cuadro N° 001: Recepción de comunicación externa.

Tipo de Medio de Responsable de la
Tratamiento
comunicación Comunicación recepción
Ingeniero Residente /
Escrita, correo Derivación al área
Queja, reclamo Asistente
electrónico. Legal
Administrativo Lima.

Verbal,
Ingeniero Residente, Formulación de
Sugerencia telefónica, correo
Jefe de SSOMA respuesta.
electrónico

Ingeniero Residente,
Solicitud de Escrita, correo Jefe de SSOMA / Formulación de
Información electrónico. Asistente respuesta.
Administrativo Lima.
Escrita, correo Gte. de Operaciones / Derivación al área
Legal de SSOMA
electrónico. Ingeniero Residente. Legal
Fuente: Elaboración propia.

Se mantendrán los registros de toda la comunicación externa

recepcionada, exceptuando la comunicación verbal.
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· Emisión de Respuestas
La organización está comprometida a emitir respuestas a las
comunicaciones de las partes interesadas externas, efectuándose de las
siguientes formas: verbal, escrita, por correo electrónico y vía telefónica,
en todos los casos será la Gerencia General quien apruebe las
respuestas, siendo los emisores el Gerente de Operaciones, Ingeniero
Residente, Jefe de SSOMA y Jefes de área, según corresponda.
Las solicitudes de información serán autorizadas por el Gerente General.

6.3. COMUNICACIÓN DE ASPECTOS AMBIENTALES SIGNIFICATIVOS

En lo que refiere a los aspectos ambientales significativos, serán objeto de
conocimiento por las partes interesadas externas siempre que la Gerencia
General con el soporte del área de Sistema Integrado de Gestión y el área
Legal determinen la idoneidad de implicación externa. La difusión se podrá
realizar por cualquiera de los siguientes canales:
· Comunicación directa.
· Correo electrónico
· Escrito.

6.4. PARTICIPACIÓN Y CONSULTA

PEVOEX Contratistas SAC es consciente de que la participación y consulta
a los trabajadores es trascendental para un desempeño eficiente del
SSOMAC, por ello se involucrarán continuamente en los siguientes
aspectos:

· Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de

controles.
· Programa anual de seguridad y salud en el trabajo.
· Elaboración de Procedimientos operativos
· Investigación de incidentes.
· Revisión de la Política y objetivos.
· Sobre los cambios que afecte a su salud y seguridad.

Las actividades de participación y consulta a los trabajadores se realizan

principalmente a través del Representante de los Trabajadores.
La consulta a los colaboradores directos se realizará cuando existan
cambios que afectan la Seguridad y salud de sus trabajadores, realizándose
mediante reuniones.

7. REGISTROS ASOCIADOS
N.A.

8. ANEXOS
N.A.