TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un (1)

proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y
realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la
asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del
personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros
aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a
auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la reunión
de apertura y cierre de la auditoría.
Reunión de Apertura

Memorando reunión de apertura auditoria

Para:– Directora de Gestión Humana

De:

Fecha: Noviembre 28 de 2018

Objetivo: Establecer mediante la auditoría interna de la Compañía el estado actual

y la eficacia del sistema de gestión de calidad en el proceso de “Gestión Humana”,
y establecer las mejoras a las que haya lugar.

Alcance: Se revisaran si las actividades ejercidas en el proceso de “Gestión

Humana” van en concordancia con la norma y los procedimientos actualmente
documentados junto con los formatos empleados y políticas de la Compañía que
apliquen.

Criterios de Auditoría:

- Sistema de Gestión de Calidad

- Política de Calidad
- Norma ISO 9001 de 2008
- Política Anticorrupción de la Compañía
- Política de Contratación de la Compañía
 - Manual de Calidad
- Manual de Procedimientos
- Manual de Funciones
- Procedimientos “Gestión Humana”
- Formatos e Instructivos “Gestión Humana”

Oficialización de Auditoria

Reunión de Apertura:
10 de Diciembre de 2018
08:00 a.m

De manera atenta nos permitimos dirigirnos a usted como responsable del proceso
de “Gestión Humana” a fin de informarle que de acuerdo con el cronograma de
auditorías establecido por el área de Control Interno y aprobado por la Alta Gerencia
de la Compañía se debe llevar a cabo la auditoria a dicho proceso en el siguiente
mes a trascurrir, a fin de verificar el objetivo planteado en el presente memorando,
las visitas serán ejecutadas por los miembros del área de Auditoría, así mismo y por
tal motivo requerimos de su disposición y la de su equipo de trabajo en cuanto a
tiempo y solicitudes realizadas, por tal motivo es necesario que para la reunión de
apertura se cuente con la asistencia del personal a cargo.

En dicha reunión se presentara el plan de auditoría a ejecutar junto con la

documentación y visitas inicialmente requeridas; sin embargo puede que según el
criterio del equipo de trabajo auditor se generen nuevas visitas o se solicite
información adicional.

Es de acotar que la información de la Auditoria y sus resultados serán manejados

bajo los estándares de confidencialidad requeridos, por esto se requiere
compromiso de todos los funcionarios que intervienen en el proceso.

Para finalizar le queremos recordar que la finalidad de la Auditoría no es otra

diferente a buscar una mejora continua que aporte en el crecimiento de la Compañía
de la cual todos haces parte.

Cordialmente,

Control Interno de la Compañía.

Indicadores

- Indicador de Rotación Personal

- Indicadores de Gestión

Procedimientos a Auditar

- Contratación de Funcionarios
- Bienestar y Salud Ocupacional
- Formación de Personal
- Liquidación y Finalización de Contratos
- Afiliación de Personal

Responsable de Auditar:

– Director SIG.

Asistencia

No Nombre Cargo Área Firma

.
1 Fernando Perdomo Coordinador Contabilidad
Contable
2 María Rojas Auxiliar HSE Gestión Calidad

3 Paula Perez Asistente Gestión

Administrativa Administrativa

b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento revisado

Observaciones del documento.

c- N Documento revisado Observaciones del documento

°
Revisión Estándares Iso, actualización
1 Política de Contratación
y posibles oportunidades de mejora.
Evaluación Comprensión y conocimiento de la
2
Conocimie política de calidad y objetivos.
ntos Política de Calidad y
Objetivos
Procedimiento de
Revisión de hojas de vida al azar y su
3 Contratación (evidencias:
debida estandarización de calidad.
hojas de vida de
funcionarios)
 4 Procedimiento de bienestar y
Estandarización los de los
salud ocupacional
documentos y referenciados en los
(evidencias: Plan de
procedimientos.
bienestar, soportes de
reuniones de brigadistas)
5 Procedimiento Formación de
Estandarización los de los
Personal (evidencias:
documentos y referenciados en los
formatos
procedimientos.
de asistencia
de
capacitaciones, plan de
formación)
6 Liquidación y Finalización de Revisión de formatos de retiro y hojas
Contratos de vida al azar y su debida
estandarización
de calidad.
7 Procedimiento de afiliación
Revisión de planillas de afiliación de
de personal (soportes:
los últimos tres meses.
afiliaciones y planillas de
afiliación)

c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de comunicación que

usará durante la auditoría.
Esencial la presentación del equipo auditoria debe ser de manera amena, que no
se vea como un ente que viene a juzgar, que se venda la idea al proceso auditado
que es un área que busca establecer mejoras y optimizar el proceso a partir de los
hallazgos evidenciados.

d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de

recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de
Chequeo).
Se debe establecer un formato a manera de check list en el que se tengan en cuenta
los puntos de la norma a revisar (si aplica al proceso) en el que se define si se
cumple a cabalidad y la respectiva observación de lo evidenciado en la visita de
auditoría.

Las técnicas deben basarse en las visitas al proceso, en la que exista una
verificación ocular, verbal, documentativa, física y escrita.
e-Generación de hallazgos de auditor.

Fecha: 10 Diciembr 2018

d Auditor(es): Grupo Auditor
e e
Proceso auditado: “Gestión Humana” Auditado(s): “Dueño del proceso”
Evidencia de Criterios de la Hallazgos de
N° C NCM NCm
auditoría auditoría la
auditoría
Se evidencia que
Procedimiento de Política de la contratación de X
1 Contratación contratación los funcionarios se
está realizando
acorde.
Se evidencia que
Evaluación Conocimiento y un 40% de los
Conocimientos comprensión de y Funcionarios que
2 Política de Calidad la política de interactúan en el X
y Objetivos objetivos proceso n cuenta
calidad con el
conocimiento
requerido.
Se evidencia l
Estandarización los a
de los ampliación
Procedimiento de Documentos y de formatos
3 bienestar y salud referenciados en que no se X
ocupacional los procedimientos. encuentran
estandarizados
y adicional no
son
referenciados en
el procedimiento
Matriz.
El procedimiento
Estandarización los se ejecuta de
Procedimiento de los acuerdo
4 Formación de Documentos y con l X
Personal referenciados en o
los procedimientos. Documentado, y
sus documentos

se encuentran
 debidamente
estandarizados.

Se evidencia que
Revisión de
no existe formatos
formatos de retiro y
Liquidación y ni entrevistas
5 hojas de vida al X
Finalización de
azar y su debida
Contratos de
estandarización de
retiros
calidad.
d
e
funcionarios de
acuerdo con .el
procedimiento
Revisión de La afiliación de los
Procedimiento de planillas de funcionarios se hace
6 afiliación de afiliación de los a tiempo y en los X
personal últimos tres términos
meses. requeridos.
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

Conclusiones de la Auditoría:

 Se debe revisar constantemente los procedimientos auditados a fin de

actualizarlos cuando se requiera y en busca de mejoras y optimización del
mismo.

 Se requiere que el personal que el personal a cargo conozca y comprenda la

política de calidad y los objetivos.

 Se requiere actualizar el procedimiento de bienestar y salud ocupacional de

acuerdo con la No Conformidad Mayor hallada.

 Se requiere estandarizar de acuerdo con los criterios de calidad de la

Compañía, los formatos e instructivos empleados en el procedimiento de
 bienestar y salud ocupacional.

 Se requiere que el personal conozca el procedimiento de liquidación y

finalización de contrato, así mismo que las actividades se ejecuten de acuerdo
con lo documentado.

 Implementar Las acciones correctivas necesarias y a las que haya lugar a fin
de subsanar las no conformidades resultado de la auditoría.

g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para

verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).

Para el cierre de debe elaborar memorando citando a reunión de cierre de la

auditoría en que mediante un informe de auditoría de cierre estructurado en el que
se muestren los ítems de acuerdo con la norma auditados en cada proceso con sus
respectivos datos (fecha de la visita, responsables a auditar y auditor, check list con
cada criterio Iso y su respectiva observación) así mismo cada hallazgo debe ser
debidamente soportado.
 Criterios de evaluación
Describe los aspectos generales que permiten la adecuada documentación de
observaciones, objetivos, memorandos y revisión documental dentro de un
proceso de auditoría de calidad.
Define las técnicas de comunicación, recolección, verificación de información y
obtención de evidencias de la auditoría.
Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con respecto
al aprendizaje adquirido.
Entrega a tiempo: envía la actividad en la fecha indicada por el instructor.
 Fecha: Auditor (es):
Proceso Auditado: Auditado (s):
Evidencias Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
de Auditoría Auditoría Auditoría
1
2
3
4
5
6
7
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor
f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.
g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar
la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).
h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:
• Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje 3: Objeto
de aprendizaje llamado Desarrollo de la Auditoría.
• Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.