INFORME N° 054-2016/VMVU/PNC-MAQUINARIAS-CNII

A : Ing. Yuri Llanos Ocampo

Coordinador del Proyecto Maquinarias
DE : Ing. Cesar N. Incio Irigoin
Coordinador Región Ayacucho
ASUNTO : Procedimiento para Abastecimiento de Combustible
Fecha : Ayacucho, 06 de Diciembre del 2016.

Mediante el presente me dirijo a usted para informar sobre lo solicitado a través del correo recepcionado el día de
hoy 30 de noviembre del presente año lo siguiente:

1. Descripción del proceso de abastecimiento de combustible en cada departamento, precisando si se efectúa

por cada vehículo o con cisterna y como se controla por cada vehículo y maquinaria pesada desde la cisterna:

 La programación de combustibles ha utilizar se realiza el dia anterior para abastecer a las diferentes
maquinarias que trabajaran en los distintos frentes, esta programación se realiza teniendo encuenta
los modelos y placas de la maquinaria y/o vehículos a utilizar, las horas maquinas a trabajar y
combustible según lo estipulado en las fichas técnicas de intervención a ejecutar.
 La programación es aprobado por el Coordinador y se solicita el combustible a la Municipalidad
Provincial de Huamanga cuando esta nos provee o se emite el vale respectivo autorizando el
Coordinador, visando el administrativo y firmando también el personal que lo traslada.
 Luego que los vales han sido llenados correctamente indicando Nº de Ficha Técnica, Nº de Orden,
Cantidad de galones, firma autorizanda por el Coordinador, visado por el Asistente administrativo y
firmado por la persona que traslada el combustible, nos apersonamos al grifo para retirar el
combustible.
 En el grifo se entrega el vale original para que se ha atendido, quedándonos con dos copias para el
archivo, luego se nos entrega el combustible.
 Una vez retirado el combustible en presencia del Asistente Administrativo se distribuyen dicho
combustible en los diferentes frentes para las maquinarias con apoyo del controlador que se
encunetra en campo.
 Para el control en el caso de la Sede de Ayacucho el Asistente Administrativo entregaba a los
diferentes operadores de maquinaria, esta función la realiza el asistente debido que en esta sede no
se contaba con SUPERVISOR, pero actualmente el Asistente Administrativo entrega el combustible al
Supervisor y el firman el formato de control de combustible Anexo 2A ( en el cual se detalla la
cantidad de combustible retirado por dia, Nº de vale, Fecha de retiro, nombre y firma del asistente
administrativo, nombre y firma del supervisor) y este a su vez realiza la distribución por maquinaria
y/o vehiculo, con el formato de control de combustible 2B (en el cual se detalla la cantidad de
combustible abastecido a la maquinaria, Nº de vale, fecha de retiro, nombre y firma del supervisor,
nombre y firma del operador de la maquinaria y/o vehiculo), estos anexos se empllean por cada
ficha de intervención, asi mismo se registra en partes diarios y bitácoras de cada vehiculo o
maquinaria, asi mismo se realiza el monitoreo con el sistema satelital GPS que tienen las maquinas
y/o vehículos.
 Luego en el registro del control de combustible Anexo Nº 10 se llena de manera permanente y
diariamente, en este aneeexo se considera el tipo de maquinaria, marca, serie de la maquinaria,
fecha, hora, horometro, kilometraje, horas trabajadas, kilometraje recorido, existencia de
combustible, abastecimiento de combustible, consumo de combustible, saldo final de combustible,
también se contrasta y registra la información satelital del GPS, el Nº de convenio, Nº de ficha
técnica, trabajos realizados y metros cúbicos, paralelamente se llena el Anexo Nº 9 en el cual se
detalla el Nº de vale, fecha,cantidad de combustible retirado, precio y el importe del combustible, la
placa del vehiculo en el que se retira el combustible, nombre del conductor,etc.
 Al gtermino del mes son remitidos impresos los documentos para sustentacion del
combustibleretira en el grifo, los documentos remitidos son: Informe de Conformidad, Cuadro de
Saldos, Anexo 2A, Anexo 2B, Anexo Nº 9, Anexo Nº 10.

cc.
archivo
CNII/aabm
  En la Unidad Básica de Operaciones sede de Ayacucho, el combustible en su primera etapa su
proporcionado por la Municipalidad Provincial de Huamanga (MPH) y en una segunda etapa por el
Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento (MVCS).
 En la Etapa que la MPH proporcionaba el combustible emitía un vale de combustible, este
combustible era retirado por un representante de la Municipalidad y era distribuido a la maquinaria
a través del Asistente Administrativo del MVCS y en presencia y coordinación del representante del
Municipio La entrega de combustible engtregado a cada maquinaria también se realiza el mismo
procedimiento indicado líneas arriba.
 En resume en la etapa que el combustible es proporcionado por el MVCS se emite un vale
proporcionado por el Grifo que abastece el combustible, este retiro de combustible es aprobado y
autorizado por el Coordinador de la UBO de Ayacucho, el asistente administrativo retira el
combustible y reabastece a las diferentes máquinas de la sede de Ayacucho, esta función la
realizaba el Asistente Administrativo ya que en la UBO de Ayacucho no se contaba con Supervisor de
Operaciones; luego es reportado en los diferentes anexos.
 En ambos caso el retiro de combustible se realiza en cilindros que tiene una capacidad 55 galones
cada uno y se reabastece a la maquinaria a través de baldes de 5 galones. En el caso que ingresa
una fracción del balde se realiza un cálculo de lo que ha ingresado al tanque.

2. Detalle de los mecanismos de control y protocolos de seguridad que se aplican para la correcta asignación y
abastecimiento de combustible en cada departamento, y así como el personal especializado responsable por
cada zonal.

 Al momento de abastecer se busca un lugar de estacionamiento adecuado para evitar posibles

daños al medio ambiente y a la salud del personal, se señaliza el área de abastecimiento con conos
de seguridad a una distancia de 3 metros, se pone tacos de seguridad el vehiculo o maquina que
abstecer como el vehiculo que abstece permanece con el motor apagado.
 Tanto como el operador y el personal de apoyo para abastecer cuentan con sus EPPS, siendo
inspeccionado por el Supervisor.
 Los mecanismos de control que se está utilizando actualmente son a través del parte diario, del
Anexo 2A, Anexo 2B, Anexo 9, Anexo 10, bitácoras, partes diarios y vales de combustible que son
llenados en el momento que se provee petróleo a las maquinas los cuales son firmados por el
operador receptor.
 En la actualidad no tenemos ningún protocolo que se esté aplicando, pero el momento que se
abastece a los cilindros de combustible es para reabastecer a las maquinas inmediatamente, es
decir el combustible de los cilindros no se encuentra mucho tiempo en el vehículo de transporte.
En caso que sobre combustible es internado en el almacén para ser utilizado al siguiente dia, este
combustible está bajo sombra y en lugar aislado de personas ajenas a la institución.
 No contamos con personal especializado para el abastecimiento de combustible.

3. Precisar si utilizan tanques o depósitos de combustible, de ser asi, indicar los locales donde se ubican y los
protocolos de seguridad y permisos con que se cuenta para la manipulación de material inflamable
.
 En la UBO de Ayacucho se utiliza depósitos de combustible (cilindros de 55 galones y baldes de 5
galones)
 En el caso que han quedado saldos de combustible en los cilindro son internados en el almacén
para ser utilizado al día siguiente, este combustible está bajo sombra y en lugar aislado de personas
ajenas a la institución.
 No tenemos protocolos de seguridad y permisos para la manipulación de material inflamable.

Es cuanto tengo que informar para su conocimiento y fines.

Atentamente,

cc.
archivo
CNII/aabm