Acta de Constitución del Proyecto

Control de Versiones
Versión Realizada Revisada Aprobada Fecha Comentarios
1.0 A.A. 08-06-13
1.0 E.L.
1.0 J.L.

Nombre del Proyecto

Implantación de una PMO en KORTEZURI “PMOK”
Propósito y Justificación del proyecto:
• La empresa KORTEZURI, dedicada a la fabricación de maquinas de corte de precisión, se encuentra en fase
de abordar un cambio organizacional, con el objetivo de estandarizar y mejorar la “Gestión de Proyectos”
• La empresa, lleva más de 20 años diseñando y fabricando máquinas de corte de precisión. En la actualidad
sus exportaciones suponen un 70% de la producción y esto les exige un grado mayor de fiabilidad y
seguridad en las fechas de entrega.
• Cada máquina es una proyecto en sí.
• Actualmente, no tienen ningún procedimiento estándar relacionado con la Gestión de Proyectos. Si tienen
procedimientos establecidos en torno al negocio.
• Se considera necesario activar una mejora gradual en la cual se vayan adquiriendo nuevas técnicas
relacionadas con la gestión de proyectos.
• Les falta la visión global de los proyectos tanto en cartera como en ejecución, cara a una mejor planificación

Descripción de alto nivel:

El planteamiento a seguir en este proyecto es:
• Partiendo de un análisis empírico de lo qué están haciendo y cómo lo están haciendo, sacar una foto inicial
de la situación actual.
• Detectar y Analizar que puntos de mejora y eliminación de desperdicios nos interesan abordar en una
primera fase.
• La cultura en gestión de proyectos no esta arraigada en la organización. Son muy buenos ejecutando, pero
no Inicializando, Planificando y Cerrando los proyectos.
• Por el tipo de organización interna, las metodología “AGILES” se adaptan bastante bien a la cultura de la
empresa. Sin embargo, teniendo en cuenta que su exportación principal es Alemania , la tipología de
proyectos (maquinas medianas-grandes) que desarrollan y los procedimientos de negocio ya implantados,
hay que pensar en un MIX entre PMBOK y AGILE.
• Formación inicial en conceptos PMP y AGILE para ir definiendo la ruta a seguir.
• Análisis de factores críticos de éxito y fracaso.
• Definir modelo a implantar
• Elegir que proyecto (máquina) va a ser el piloto

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• Poner en practica lo definido.

• Lecciones aprendidas y definición de siguientes pasos.

Requerimientos de alto nivel (Generales):

• Apoyo por parte del equipo de dirección a este proyecto
• Seleccionar un equipo inicial que sean los que lideren y ejecuten este proyecto y luego sean los responsables
de extrapolar al resto de la organización
• Intentar acoplar los procesos lo máximo posible a estándares, con el fin de simplificar y facilitar la
adaptación de los nuevos procesos y técnicas

Requerimientos de alto nivel (Funcionales):

• El sector en el que trabajan es muy especifico y algo endogámico por lo que cualquier proceso nuevo se
tiene que acoplar y adaptar, evitando las máximas fricciones.
• Definir 3-5 puntos de mejora, no más y llevarlos a cabo.
• Pensar bien cual va a ser el proyecto piloto. Analizar beneficios, riesgos y oportunidad de mejora en el
piloto.
• En la fase de definición del modelo a implantar (medio plazo) saldrán muchos más puntos de mejora.
Priorizar y seleccionar los 3-5 a implantar siguiendo el criterio de aquellos que mejor se adaptan al proyecto
piloto elegido.

Objetivos del Proyecto: Metas hacia las cuales se debe dirigir el trabajo del proyecto
Objetivos
Formar a un equipo que lidere este proyecto
Detectar cual es la ruta a seguir, apoyándonos
en metodologías estándares de gestión de
proyectos .
Aplicar 3-5 puntos de mejora en el proyecto
piloto
Criterio de Éxito
Que a final del proyecto, estén preparados para extrapolar
en la siguiente máquina lo realizado. Con un apoyo mínimo
externo (a nivel consulta y seguimiento)
En el primer mes del proyecto detectar, analizar y
consensuar entre 10-15 nuevos procesos, técnicas o
herramientas adecuadas a la organización
Analizar y ver la viabilidad de considerar estos 3-5 puntos
aplicables a la mayoría de los proyectos.

Finalidad del Proyecto

El fin principal de este proyecto es dar los primeros pasos para la “Mejora Continua” en la Gestión de
Proyectos. Ir asimilando el cambio cultural y organizacional que esto va a suponer.

Designación del Equipo Inicial del Proyecto

Nombre Role que desempeña
Juan López Sponsor del Proyecto
Esther Lopez Responsable y coordinadora interna del proyecto
Ana Aranda Consultora Artesana en Gestión de Proyectos

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Departamentos directamente involucrados en el Proyecto

Nombre Role que desempeña
Equipo de Dirección Promotores de la iniciativa
Departamento de Fabricación Usuarios finales de negocio. Beneficiarios del proyecto
Departamento de Diseño Usuarios finales de negocio. Beneficiarios del proyecto

Principales amenazas del Proyecto (Riesgos negativos)

• Kortezuri es una empresa familiar, que lleva en el sector más de 20 años. Su producto final es reconocido
por el mercado y mal que bien han surfeado la crisis. La sensación del equipo interno es que a un precio muy
alto y mucho desgaste personal.
• Por su parte, el factor tiempo es una restricción, pero saben y quieren dedicarle el máximo tiempo disponible
que tengan.
• Les da miedo salir de la zona de confort, son muchos años trabajando como lo hacen ahora

Principales Oportunidades del Proyecto (Riesgos positivos)

• Están en un proceso de reorganización interna (traspaso generacional)
• Tienen definidos procesos de negocio y de calidad. Este proyecto les sirve para revisar y mejorar lo que ya
se esta haciendo.
• Equipo joven con ganas de cambiar en el “Cómo” y el “Por qué” se hacen ciertas cosas

Resumen Planificación de Hitos

Hito o Evento significativo Fecha prevista o deseada
Sacar foto inicial
Formación visión general en Gestión de Proyectos al equipo
Análisis de factores críticos de éxito y fracaso
Definir modelo a implantar
Seleccionar proyecto piloto
Ejecutar los 3-5 puntos iniciales de mejora en el piloto
Lecciones aprendida. Siguientes pasos

Anexo:

Siglas Nombre Role en el proyecto Email Móvil

J.L. Juan López Sponsor del Proyecto jl@kortezuri.com 111 222 333
E.L. Esther López Líder del Proyecto el@kortezuri.com 444 555 666
AA Ana Aranda Consultora Artesa. Gestión de Proyectos ana@arandaconsultora 608 098 098

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