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Funciones de Gerencia Administrativa PDF
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GERENCIA ADMINISTRATIVA
OBJETIVO GENERAL
Sostener el potencial del recurso humano de la Empresa
Portuaria Quetzal en su nivel óptimo de rendimiento, dentro
de una cultura de eficiencia en el servicio portuario,
administración de personal así como facilitar los servicios de
apoyo administrativo, compras y suministros para la
satisfacción de nuestros clientes internos.
GERENCIA ADMINISTRATIVA
INTEGRACIÒN DE PUESTOS
01 GERENTE ADMINISTRATIVO 01
02 SUBGERENTE ADMINISTRATIVO 01
03 SECRETARIA DE GERENCIA 01
TOTAL DE PUESTOS 03
IV. FUNCIONES:
CÓDIGO: 01-17
14. Velar por el cumplimiento de normativas internas y buenas prácticas
relacionadas con la seguridad y salud laboral.
V. SUPERVISIÓN:
Recibida de: Gerente y Subgerente General.
Ejercida a: Subgerente Administrativo y Jefes de Departamento
VI. RELACIONES:
Con Gerencia y Subgerencia General, con los Jefes de Unidades Asesoras,
Gerentes de Áreas con todo el personal de la Empresa, en la solución de
problemas que los mismas presentan.
V. REQUISITOS:
Opción “A” Interna
Cinco años en el desempeño de funciones a nivel de Jefatura de
Departamento o Subgerente del Área Administrativa. Poseer título
universitario a nivel de Licenciatura, como Administrador de Empresas o
Administrador de Recursos Humanos.
Opción “B” Externa
Acreditar mínimo cinco años de experiencia en el área de Administración y
Manejo de Procesos de Recursos Humanos. Acreditar Título Profesional a
nivel de Maestría de una carrera afín al puesto.
Legal: Colegiado Activo.
Experiencia:
Cinco años como Administrador o Director Administrativo en una empresa
de servicios.
Capacitación:
Básico Operativo Portuario B.O.P
Sistemas de Gestión
Planeación Estratégica
Liderazgo
Relaciones Humanas
Trabajo en Equipo
Gestión del Talento
Curso de ingles
Habilidades:
Administración del Tiempo
Capacidad de Negociación
Espacial y Abstracta
Manejo de Recurso Humano
CÓDIGO: 01-17
Autocontrol
Analítica y Expresiva
Toma de Decisiones
Capacidad de Análisis
Para Elaborar, Conducir y Presentar Proyectos
Agudeza Visual y Auditiva
Cálculos Matemáticos
Don de Mando
VIII. RESPONSABILIDADES:
Económica:
Por el mobiliario y equipos asignado para la realización de su Trabajo. Y por
el valor en documentos que firme.
Documentación e Información:
Por la documentación e Información que maneje en el desempeño
de su cargo. La información es de carácter confidencial.
IV. FUNCIONES:
1. Asistir al Gerente de Área en la planificación, coordinación y supervisión de
las actividades administrativas.
2. Presentar al Gerente de Área las sugerencias y recomendaciones sobre
políticas a seguir en los servicios administrativos para el logro de los
objetivos globales de la Empresa.
3. Realizar reuniones con el personal subalterno con el fin de elaborar planes
de acción que permitan la mejora de los servicios de compras, servicios
generales, suministros y almacenamiento.
4. Supervisar y coordinar el desarrollo de las actividades del Departamento de
Compras, bodegas de materiales.
5. Conocer, responder y marginar correspondencia y otros documentos que
llegan a su despacho.
6. Participar en la formulación del anteproyecto de presupuesto de la Gerencia
Administrativa.
7. Coordinar con el Jefe del Departamento de Compras en la adquisición de
maquinaria, equipo, repuestos y materiales para agilizar las compras que
sean necesarias con el funcionamiento de la Empresa.
8. Autorizar y refrendar los procedimientos y documentación en materia de los
Sistemas de Gestión.
9. Velar por el cumplimiento de las Normativas de la Empresa.
10. Coordinar las acciones relacionadas con los seguros de la Empresa.
11. Velar por el cumplimiento de las disposiciones en materia de seguridad
orientadas hacia la protección de instalaciones, carga y equipo.
12. Velar por el cumplimiento de normativas internas y buenas prácticas
relacionadas con la seguridad y salud laboral.
13. Efectuar Evaluación del Desempeño del personal a su cargo.
14. Realizar otras tareas afines al puesto.
CÓDIGO: 01-22
V. SUPERVISIÓN:
Recibida de: Gerente Administrativo.
Ejercida a: Personal Profesional, Técnico y Administrativo del Área
de Recursos Humanos
VI. RELACIONES:
Con el Gerente Administrativo, para recibir instrucciones, coordinar labores,
proporcionar información y recibir delegación de funciones. Con el personal
de los diferentes Departamentos, Secciones y Unidades del área
Administrativa. Con funcionarios y jefes de otras áreas de la Empresa, para
coordinar información o para ejercer con mayor eficacia las funciones de la
Empresa.
VII. REQUISITOS:
CÓDIGO: 01-22
VIII. RESPONSABILIDADES:
Económica:
Existe responsabilidad compartida por la custodia y manejo de los recursos
de la Empresa. Por el mobiliario y los equipos asignados para la realización
de sus labores.
Documentación e Información:
Por la documentación e información que reciba y se envía en el
desarrollo de su trabajo, debe observar confidencialidad.
IV. FUNCIONES:
1. Tomar dictados taquigráficos de su Jefe Inmediato y los transcribe
mecanográficamente.
2. Recibir, clasificar, registrar y distribuir correspondencia, informes y otros
documentos.
3. Organizar y llevar los archivos diversos de la correspondencia y
documentos de trabajo de la Gerencia Financiera.
4. Atender y hacer llamadas telefónicas; atender al público a funcionarios y
empleados de la Empresa, proporcionando la información correspondiente.
5. Transcribir documentos diversos que se le indiquen tales como informes,
cuadros y otros.
6. Redactar cartas, oficios, providencias y otros documentos diversos,
presentarlos a firma de su superior, controlar la numeración respectiva y
estampar los sellos correspondientes.
7. Atender solicitudes de audiencias o entrevistas con sus superiores.
8. Velar por el buen uso y mantenimiento del equipo de oficina a su cargo.
9. Elaborar requisiciones de materiales y suministros a través del sistema de
Recursos Humanos y llevar control de los mismos.
10. Asistir a superior en reuniones de trabajo y otros eventos y llevar agendas
de reuniones, citas y otros asuntos de su Jefe Inmediato.
11. Elaborar conocimientos de correspondencia, expedientes y otros
documentos.
12. Notificar a donde correspondan asuntos encomendados por la Gerencia de
Recursos Humanos y Administrativos.
13. Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la
protección de instalaciones, carga y equipo.
14. Cumplir las normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la
seguridad y salud laboral.
15. Realizar otras actividades afines al puesto.
CÓDIGO: 04-14
ESPECIALIDAD: 20-01 ACTIVIDAD SECRETARIAL
V. SUPERVISIÓN:
Recibida de: Gerente y Subgerente Administrativo.
Ejercida a: Ninguno
VI. RELACIONES:
Con el Gerente y Subgerente Administrativo, para recibir instrucciones,
supervisión de sus actividades y proporcionarles información o
documentación que soliciten. Con funcionarios y empleados de otras áreas
de la Empresa, usuarios de los servicios portuarios y funcionarios de
entidades públicas nacionales e internacionales.
VII. REQUISITOS:
VIII. RESPONSABILIDADES:
Económica:
Por el mobiliario y equipo asignado a su puesto de trabajo.
Documentación e Información:
Es responsable por la recepción de documentos y archivo de expedientes
de valor, debe observar confidencialidad.