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EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL - 2012

EMPREA PORTUARIA QUETZAL


MANUAL DE ORGANIZACIN Y
FUNCIONES

GERENCIA ADMINISTRATIVA

MANUAL DE FUNCIONES GERENCIA ADMINISTRATIVA

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL - 2012

OBJETIVO GENERAL
Sostener el potencial del recurso humano de la Empresa
Portuaria Quetzal en su nivel ptimo de rendimiento, dentro
de una cultura de eficiencia en el servicio portuario,
administracin de personal as como facilitar los servicios de
apoyo administrativo, compras y suministros para la
satisfaccin de nuestros clientes internos.

MANUAL DE FUNCIONES GERENCIA ADMINISTRATIVA

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL - 2012

GERENCIA ADMINISTRATIVA
INTEGRACIN DE PUESTOS

No. DE ORDEN

NOMBRE DEL PUESTO

No. DE PUESTOS

01

GERENTE ADMINISTRATIVO

01

02

SUBGERENTE ADMINISTRATIVO

01

03

SECRETARIA DE GERENCIA

01

TOTAL DE PUESTOS

03

MANUAL DE FUNCIONES GERENCIA ADMINISTRATIVA

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL - 2012

I.

UNIDAD: GERENCIA ADMINISTRATIVA

II.

TITULO DEL PUESTO:


GERENTE ADMINISTRATIVO

CDIGO: 01-17

III

FUNCIN BSICA:
Planificar, dirigir y controlar las actividades Administrativas de la Empresa,
as como coordinar y supervisar los Departamentos de Servicios
Administrativos y Compras.

IV.

FUNCIONES:

1.

Es responsable de la organizacin, coordinacin direccin y desarrollo de


los servicios Administrativos de la Empresa.

2.

Asesorar a la Gerencia General en materia de administracin.

3.

Formular el Presupuesto Anual de Egresos de la Gerencia de a su cargo.

4.

Rendir informes de a la Gerencia General, en cuanto a los resultados de la


Gestin Administrativa, aplicacin de procesos y Sistemas de Gestin.

5.

Coordinar la formulacin de los planes de trabajo de las unidades que


integran la Gerencia a su cargo.

6.

Participar en reuniones con Junta Directiva y Gerencia General, para


informar sobre las actividades de la Gerencia a su cargo y plantear
soluciones, a la problemtica que se presenta en las diferentes reas de
trabajo.

7.

Asumir el liderazgo para realizar reuniones peridicas con los Gerentes de


rea para evaluar los resultados de la gestin de la Empresa.

8.

Debe asumir la responsabilidad de evaluar peridicamente los riesgos del


personal de la Gerencia a su cargo e imponer las medidas correctivas.

9.

Mantener la excelencia en la presentacin de servicios y administracin de


los Sistemas de Gestin.

10.

Coordinar los servicios administrativos de transporte de personal,


adquisicin y suministros de bienes, mantenimiento de edificios, reas
verdes e instalaciones portuarias.

11.

Administrar los bienes inmuebles de la Empresa ejerciendo control sobre


arrendamiento y conservacin de terrenos, oficinas administrativas
principales, edificios auxiliares y complejo habitacional.

12.

Efectuar Evaluacin del Desempeo del personal a su cargo.

13.

Velar por el cumplimiento de las disposiciones en materia de seguridad


orientadas hacia la proteccin de instalaciones, carga y equipo.

MANUAL DE FUNCIONES GERENCIA ADMINISTRATIVA

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL - 2012

14.

CDIGO: 01-17
Velar por el cumplimiento de normativas internas y buenas prcticas
relacionadas con la seguridad y salud laboral.

15.

Realizar otras tareas afines al puesto.


ESPECIALIDAD: 05-02 ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS

V.

SUPERVISIN:
Recibida de: Gerente y Subgerente General.
Ejercida a: Subgerente Administrativo y Jefes de Departamento

VI.

RELACIONES:
Con Gerencia y Subgerencia General, con los Jefes de Unidades Asesoras,
Gerentes de reas con todo el personal de la Empresa, en la solucin de
problemas que los mismas presentan.

V.

REQUISITOS:
Opcin A Interna
Cinco aos en el desempeo de funciones a nivel de Jefatura de
Departamento o Subgerente del rea Administrativa.
Poseer ttulo
universitario a nivel de Licenciatura, como Administrador de Empresas o
Administrador de Recursos Humanos.
Opcin B Externa
Acreditar mnimo cinco aos de experiencia en el rea de Administracin y
Manejo de Procesos de Recursos Humanos. Acreditar Ttulo Profesional a
nivel de Maestra de una carrera afn al puesto.
Legal: Colegiado Activo.
Experiencia:
Cinco aos como Administrador o Director Administrativo en una empresa
de servicios.
Capacitacin:
Bsico Operativo Portuario B.O.P
Sistemas de Gestin
Planeacin Estratgica
Liderazgo
Relaciones Humanas
Trabajo en Equipo
Gestin del Talento
Curso de ingles
Habilidades:
Administracin del Tiempo
Capacidad de Negociacin
Espacial y Abstracta
Manejo de Recurso Humano

MANUAL DE FUNCIONES GERENCIA ADMINISTRATIVA

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL - 2012

CDIGO: 01-17
Autocontrol
Analtica y Expresiva
Toma de Decisiones
Capacidad de Anlisis
Para Elaborar, Conducir y Presentar Proyectos
Agudeza Visual y Auditiva
Clculos Matemticos
Don de Mando
VIII.

RESPONSABILIDADES:
Econmica:
Por el mobiliario y equipos asignado para la realizacin de su Trabajo. Y por
el valor en documentos que firme.
Documentacin e Informacin:
Por la documentacin e Informacin que maneje en el desempeo
de su cargo. La informacin es de carcter confidencial.

MANUAL DE FUNCIONES GERENCIA ADMINISTRATIVA

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL - 2012

I.

UNIDAD: GERENCIA ADMINISTRATIVA

II.

TITULO DEL PUESTO:


SUBGERENTE ADMINISTRATIVO

CDIGO: 01-22

III.

FUNCIN BSICA:
Asistir al Gerente Administrativo en la planificacin, organizacin,
coordinacin, direccin y desarrollo de los servicios administrativos.

IV.

FUNCIONES:

1.

Asistir al Gerente de rea en la planificacin, coordinacin y supervisin de


las actividades administrativas.

2.

Presentar al Gerente de rea las sugerencias y recomendaciones sobre


polticas a seguir en los servicios administrativos para el logro de los
objetivos globales de la Empresa.

3.

Realizar reuniones con el personal subalterno con el fin de elaborar planes


de accin que permitan la mejora de los servicios de compras, servicios
generales, suministros y almacenamiento.

4.

Supervisar y coordinar el desarrollo de las actividades del Departamento de


Compras, bodegas de materiales.

5.

Conocer, responder y marginar correspondencia y otros documentos que


llegan a su despacho.

6.

Participar en la formulacin del anteproyecto de presupuesto de la Gerencia


Administrativa.

7.

Coordinar con el Jefe del Departamento de Compras en la adquisicin de


maquinaria, equipo, repuestos y materiales para agilizar las compras que
sean necesarias con el funcionamiento de la Empresa.

8.

Autorizar y refrendar los procedimientos y documentacin en materia de los


Sistemas de Gestin.

9.

Velar por el cumplimiento de las Normativas de la Empresa.

10.

Coordinar las acciones relacionadas con los seguros de la Empresa.

11.

Velar por el cumplimiento de las disposiciones en materia de seguridad


orientadas hacia la proteccin de instalaciones, carga y equipo.

12.

Velar por el cumplimiento de normativas internas y buenas prcticas


relacionadas con la seguridad y salud laboral.

13.

Efectuar Evaluacin del Desempeo del personal a su cargo.

14.

Realizar otras tareas afines al puesto.


ESPECIALIDAD: 05-02 ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS

MANUAL DE FUNCIONES GERENCIA ADMINISTRATIVA

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL - 2012

CDIGO: 01-22
V.

SUPERVISIN:
Recibida de: Gerente Administrativo.
Ejercida a: Personal Profesional, Tcnico y Administrativo del rea
de Recursos Humanos

VI.

RELACIONES:
Con el Gerente Administrativo, para recibir instrucciones, coordinar labores,
proporcionar informacin y recibir delegacin de funciones. Con el personal
de los diferentes Departamentos, Secciones y Unidades del rea
Administrativa. Con funcionarios y jefes de otras reas de la Empresa, para
coordinar informacin o para ejercer con mayor eficacia las funciones de la
Empresa.

VII.

REQUISITOS:
Opcin A Interna
Cinco aos como jefe de Departamento. Licenciatura, como Administrador
de Empresas o Administrador de Recursos Humanos.
Opcin B Externa
Acreditar mnimo cinco aos de experiencia en el rea de Administracin y
Manejo de Procesos de Recursos Humanos. Acreditar Ttulo Profesional a
nivel de Maestra de una carrera afn al puesto.
Legal: Colegiado Activo.
Experiencia:
Cinco aos en labores relacionadas con el puesto.
Capacitacin:
Bsico Operativo Portuario B.O.P
Sistemas de Gestin
Planeacin Estratgica
Liderazgo
Gestin del Talento
Relaciones Humanas
Trabajo en Equipo
Curso de ingles
Habilidades:
Administracin del Tiempo
Capacidad de Negociacin
Espacial y Abstracta
Autocontrol
Analtica y Expresiva
Manejo de Recurso Humano
Toma de Decisiones
Agudeza Visual y Auditiva
Clculos Matemticos
Don de Mando

MANUAL DE FUNCIONES GERENCIA ADMINISTRATIVA

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL - 2012

CDIGO: 01-22
VIII.

RESPONSABILIDADES:
Econmica:
Existe responsabilidad compartida por la custodia y manejo de los recursos
de la Empresa. Por el mobiliario y los equipos asignados para la realizacin
de sus labores.
Documentacin e Informacin:
Por la documentacin e informacin que reciba y se enva en el
desarrollo de su trabajo, debe observar confidencialidad.

MANUAL DE FUNCIONES GERENCIA ADMINISTRATIVA

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL - 2012

I.

UNIDAD: GERENCIA ADMINISTRATIVA

II.

TITULO DEL PUESTO:


SECRETARIA GERENCIA

CDIGO: 04-14

III.

FUNCIN BSICA:
Trabajo que consiste en realizar las actividades de secretara de la
Gerencia Administrativa.

IV.

FUNCIONES:

1.

Tomar dictados taquigrficos de su Jefe Inmediato y los transcribe


mecanogrficamente.

2.

Recibir, clasificar, registrar y distribuir correspondencia, informes y otros


documentos.

3.

Organizar y llevar los archivos diversos de la correspondencia y


documentos de trabajo de la Gerencia Financiera.

4.

Atender y hacer llamadas telefnicas; atender al pblico a funcionarios y


empleados de la Empresa, proporcionando la informacin correspondiente.

5.

Transcribir documentos diversos que se le indiquen tales como informes,


cuadros y otros.

6.

Redactar cartas, oficios, providencias y otros documentos diversos,


presentarlos a firma de su superior, controlar la numeracin respectiva y
estampar los sellos correspondientes.

7.

Atender solicitudes de audiencias o entrevistas con sus superiores.

8.

Velar por el buen uso y mantenimiento del equipo de oficina a su cargo.

9.

Elaborar requisiciones de materiales y suministros a travs del sistema de


Recursos Humanos y llevar control de los mismos.

10.

Asistir a superior en reuniones de trabajo y otros eventos y llevar agendas


de reuniones, citas y otros asuntos de su Jefe Inmediato.

11.

Elaborar conocimientos
documentos.

12.

Notificar a donde correspondan asuntos encomendados por la Gerencia de


Recursos Humanos y Administrativos.

13.

Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la


proteccin de instalaciones, carga y equipo.

14.

Cumplir las normativas internas y buenas prcticas relacionadas con la


seguridad y salud laboral.

15.

Realizar otras actividades afines al puesto.

de

correspondencia,

MANUAL DE FUNCIONES GERENCIA ADMINISTRATIVA

expedientes

otros

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL - 2012

CDIGO: 04-14
ESPECIALIDAD: 20-01 ACTIVIDAD SECRETARIAL
V.

SUPERVISIN:
Recibida de: Gerente y Subgerente Administrativo.
Ejercida a: Ninguno

VI.

RELACIONES:
Con el Gerente y Subgerente Administrativo, para recibir instrucciones,
supervisin de sus actividades y proporcionarles informacin o
documentacin que soliciten. Con funcionarios y empleados de otras reas
de la Empresa, usuarios de los servicios portuarios y funcionarios de
entidades pblicas nacionales e internacionales.

VII.

REQUISITOS:
Opcin A Interna
Dos aos como Secretaria de Departamento
Opcin B Externa
Poseer Titulo de Secretaria Bilinge o Comercial.
Experiencia:
Tres aos en labores de Secretara
Capacitacin:
Bsico Operativo Portuario (BOP
Sistemas de Gestin
Redaccin y ortografa
Redaccin de Informes
Trabajo en Equipo
Relaciones humanas
Servicio al cliente
Curso de ingles
Habilidades:
Comunicacin Efectiva
Clculos Matemticos
Habilidad Mecanogrfica
Tcnicas de manejo de cmputo, archivo y catalogacin
Habilidad conceptual
Taquigrafa

VIII.

RESPONSABILIDADES:
Econmica:
Por el mobiliario y equipo asignado a su puesto de trabajo.
Documentacin e Informacin:
Es responsable por la recepcin de documentos y archivo de expedientes
de valor, debe observar confidencialidad.

MANUAL DE FUNCIONES GERENCIA ADMINISTRATIVA