Tabla de Contenidos

PREFACIO...........................................................................................................................................6
El software de fuente abierta al servicio de la gestión.....................................................................6
La Solución Open ERP....................................................................................................................7
CONOCIENDO OPEN ERP..............................................................................................................10
Conectándose a Open ERP............................................................................................................10
Barra de preferencias.................................................................................................................11
Idiomas en Open ERP..........................................................................................................13
Solicitudes.................................................................................................................................13
Las solicitudes como un mecanismo de comunicación interna............................................13
Configuración de usuarios........................................................................................................16
Gestión de Asociados.....................................................................................................................17
Lista de Asociados................................................................................................................17
Categorías de los Asociados.................................................................................................18
Funcionalidades.............................................................................................................................20
Tour Guiado por Open ERP...........................................................................................................20
Asociados..................................................................................................................................20
Búsqueda de un asociado.....................................................................................................20
Formulario del asociado.......................................................................................................21
Acciones posibles sobre un asociado...................................................................................22
Contabilidad y Finanzas............................................................................................................24
Tableros de control....................................................................................................................25
Productos...................................................................................................................................25
Recursos Humanos....................................................................................................................27
Control de Inventario................................................................................................................28
Gestión de relación con Clientes y Proveedores.......................................................................29
Gestión de Compras..................................................................................................................31
Gestión de ventas......................................................................................................................31
Conceptos generales del flujo de trabajo............................................................................................33
Personalización de la Compañía Principal................................................................................33
Categorías de Asociados...........................................................................................................34
Productos y sus categorías........................................................................................................35
Ubicaciones de stock.................................................................................................................37
Creación de un plan de cuentas.................................................................................................39
Flujo de Trabajo.............................................................................................................................40
Pedido de compra......................................................................................................................40
Recepción de mercadería..........................................................................................................42
Control de facturas de compra..................................................................................................43
Pago al proveedor......................................................................................................................44
De la Propuesta de Ventas a el Pedido de Ventas......................................................................45
Preparación de mercadería para despachar a clientes...............................................................46
Facturación de Mercadería........................................................................................................48
Pago del cliente.........................................................................................................................48
Gestión de relaciones con los clientes................................................................................................50
Asociados.......................................................................................................................................51
Contactos...................................................................................................................................52
Categorías de los asociados.......................................................................................................53
Gestión de casos.............................................................................................................................53
Configuración de CRM.............................................................................................................54
Secciones..............................................................................................................................54
Categorías.............................................................................................................................55
 Menú.....................................................................................................................................55
Uso de casos..............................................................................................................................57
Generación de calendarios........................................................................................................59
Análisis de desempeño..............................................................................................................60
Automatización de acciones usando reglas...............................................................................61
Usando el servidor de correo electrónico..................................................................................66
Perfiles de prospectos....................................................................................................................66
Uso efectivo de los perfiles.......................................................................................................67
Herramientas de Comunicación.........................................................................................................69
Interfaz de Mozilla Thunderbird....................................................................................................69
Instalación de la extensión de Thunderbird..............................................................................70
Interfaz de usuario de Thunderbird...........................................................................................71
Interfaz de Microsoft Outlook.......................................................................................................72
Instalación de la extensión de Outlook.....................................................................................72
Uso de la extensión de Outlook................................................................................................73
Interfaz de Microsoft Word............................................................................................................73
Instalación de la extensión de Word..............................................................................................74
Uso de la interfaz de Word........................................................................................................74
Contabilidad General..........................................................................................................................76
Desde la facturación hasta el pago.....................................................................................................76
Flujo de trabajo contable y generación automática de facturas.....................................................79
Facturas en Borrador.................................................................................................................80
Facturas abiertas o pro forma....................................................................................................80
Saldar entradas de facturas y pagos..........................................................................................81
Un sistema basado en archivos.................................................................................................83
Facturación.....................................................................................................................................83
Carga de una factura de cliente.................................................................................................85
Gestión de Impuestos...........................................................................................................90
Cancelación de una factura...................................................................................................91
Creación de la factura de un proveedor....................................................................................93
Notas de crédito........................................................................................................................97
Pago de facturas........................................................................................................................97
Entradas contables.........................................................................................................................98
Gestión de estados bancarios....................................................................................................99
Gestión de caja........................................................................................................................102
Entrada manual en un libro.....................................................................................................103
Proceso de reconciliación........................................................................................................104
Reconciliación automática.................................................................................................105
Reconciliación manual.......................................................................................................106
Gestión de pagos..........................................................................................................................108
Proceso para la gestión de órdenes de pago............................................................................109
Preparación y ejecución de órdenes........................................................................................110
Análisis Financiero...........................................................................................................................114
Gestión de cuentas a pagar / acreedores y cuentas por cobrar /deudores....................................114
Análisis financiero de asociados.............................................................................................115
Múltiples pasos de seguimiento..............................................................................................116
Situación del Asociado............................................................................................................118
Cuentas e Impuestos establecidos por ley....................................................................................120
Impuestos................................................................................................................................120
Configuración de una estructura impositiva.......................................................................121
Casos de Impuestos............................................................................................................122
Objetos de Impuestos.........................................................................................................123
 Uso de Impuestos sobre Productos, Asociados, Proyectos y Cuentas................................126
Los libros mayores y la hoja de balance.................................................................................128
Los libros.................................................................................................................................128
Declaración de Impuestos.......................................................................................................129
Análisis Financiero de la Compañía............................................................................................131
Indicadores de gestión.............................................................................................................131
Análisis de tiempo de los indicadores................................................................................132
Definición de sus propios indicadores................................................................................133
Buena gestión presupuestaria..................................................................................................133
El Tablero de Control de Contabilidad....................................................................................135
Configuración de cuentas.................................................................................................................137
Plan de cuentas.............................................................................................................................137
Creación de un plan de cuentas...............................................................................................138
Planes de cuentas virtuales......................................................................................................140
Libros...........................................................................................................................................142
Configuración de un Libro......................................................................................................142
Control y Asistencia para la carga de datos............................................................................143
Períodos y Años Fiscales.............................................................................................................144
Definiendo un período o un año fiscal.........................................................................................145
Cierre a fin del año..................................................................................................................145
Condiciones de Pago....................................................................................................................146
Entradas al comienzo de un año..................................................................................................147
Gestión efectiva de la compañía.......................................................................................................148
Cuentas Analíticas............................................................................................................................148
Para cada empresa, su propio plan analítico................................................................................150
Caso 1: Una empresa fabricante industrial.............................................................................150
Caso 2: Un estudio de abogados.............................................................................................153
Caso 3: Una compañía de servicios de IT...............................................................................155
Configuración de las cuentas analíticas.......................................................................................158
Configuración del plan de cuentas..........................................................................................158
Creación de los libros..............................................................................................................160
Registros analíticos......................................................................................................................161
Entradas automáticas...............................................................................................................162
Carga manual de registros.......................................................................................................164
Análisis Financiero......................................................................................................................164
Análisis por cuenta..................................................................................................................165
Balance Analítico...............................................................................................................165
Balance Analítico Invertido................................................................................................165
El Libro Mayor de Costo....................................................................................................166
El Libro Mayor de Costo (solo cantidades)........................................................................166
Indicadores Clave....................................................................................................................167
Recursos Humanos...........................................................................................................................169
Gestión de RR. HH......................................................................................................................169
Gestión de Personal.................................................................................................................170
Gestión de Contratos de Empleo.............................................................................................171
Entrada y Salida......................................................................................................................172
Hojas de Asistencia......................................................................................................................173
Configuración de empleados...................................................................................................174
Carga de datos en la hoja de asistencia...................................................................................175
Evaluación de costos de servicio............................................................................................178
Gestión por departamento.......................................................................................................180
La Gestión de Servicios....................................................................................................................183
 Políticas de gestión de precios.....................................................................................................183
Creación de lista de precios....................................................................................................185
Versiones de Listas de Precios............................................................................................185
Reglas para calcular precio.................................................................................................186
Lista de Precios por defecto...............................................................................................188
Caso de uso de listas de precios..............................................................................................188
Definición de la lista de precios.........................................................................................190
Condiciones de contratos de clientes..................................................................................191
Otras bases para el cálculo de precios.....................................................................................193
Gestión de precios en varias monedas....................................................................................193
Gestión de Contratos de Servicios...............................................................................................194
Contrato con precios fijados...................................................................................................194
Contratos costo - reembolso....................................................................................................196
Contratos con precio fijado facturados a medida que se lleva a cabo el servicio...................198
Contratos limitados a una cantidad.........................................................................................201
Planeamiento que mejora el liderazgo.........................................................................................201
¿Planeamiento por tiempo o por tareas?.................................................................................203
Creación de planes..................................................................................................................205
Uso correcto del planeamiento................................................................................................205
Planeamiento en todos los niveles de la jerarquía...................................................................206
Tratamiento de gastos..................................................................................................................207
Un proceso integrado..............................................................................................................207
Reclamo de gastos...................................................................................................................208
Organización interna y Gestión de proyectos...................................................................................211
Gestión de proyectos....................................................................................................................211
Definición de un proyecto y sus tareas...................................................................................212
Gestión de tareas.....................................................................................................................213
Asignación de roles: Gerentes de cuenta y Gerente de proyecto............................................215
Facturación de tareas...............................................................................................................216
Planeamiento y prioridades en la gestión................................................................................218
Delegación eficiente................................................................................................................219
El arte de la productividad sin estrés...........................................................................................220
No todo lo urgente es necesariamente importante..................................................................221
Organizando su vida sistemáticamente...................................................................................222
Contexto..................................................................................................................................222
Cajas de tiempo..................................................................................................................222
Metodología y procesos iterativos......................................................................................223
Algunos resultados convincentes.......................................................................................226
Personalización de Open ERP..........................................................................................................227
Creación de un Módulo de Configuración...................................................................................228
Personalización del menú............................................................................................................230
Dejar que los usuarios cambien ellos mismos sus contraseñas...............................................230
Personalización de la página de inicio para cada usuario.......................................................232
Asignación de valores por defecto a los campos....................................................................233
Cambio de terminología..........................................................................................................234
Traducción a través de un archivo CSV.............................................................................234
Cambios a través de la interfaz cliente...............................................................................236
Gestión de derechos de acceso.....................................................................................................237
Grupos y Usuarios.......................................................................................................................238
Derechos de acceso para los menús........................................................................................238
Derechos de Acceso a Objetos................................................................................................240
Historial de modificación........................................................................................................242
 Configuración de los flujos de trabajo.........................................................................................242
Definición de los Flujos de Trabajo........................................................................................243
Configuración de reportes............................................................................................................243
Gestión de reportes estadísticos..............................................................................................244
Modelar un nuevo reporte..................................................................................................244
Personalización de los tableros de control.........................................................................246
Gestión de plantillas de documentos con OpenOffice.org......................................................246
Instalación del módulo de OpenOffice.org........................................................................248
Conexión de OpenOffice.org a Open ERP.........................................................................248
Modificación de reportes....................................................................................................248
Creación de un nuevo reporte.............................................................................................250
Creación de encabezados comunes para reportes...................................................................251
Importar y exportar información..................................................................................................252
El formato CSV para estructuras de bases de datos complejas...............................................252
Campos muchos-a-uno.......................................................................................................254
Campos muchos-a-muchos.................................................................................................255
Campos uno-a-muchos.......................................................................................................255
Ejemplos de importación de archivos CSV............................................................................256
Categorías de Asociados.....................................................................................................256
Nuevos Asociados..............................................................................................................258
Exportar Información..............................................................................................................259
Metodología de implementación......................................................................................................262
Planeamiento y Análisis de los Requerimientos..........................................................................262
Métodos de planeamiento.......................................................................................................264
Despliegue...................................................................................................................................264
Opciones de despliegue...........................................................................................................265
La Ofeta de Software como un Servicio (SaaS).................................................................265
Hosting por un proveedor...................................................................................................266
Instalación Interna..............................................................................................................268
Procedimiento de Despliegue..................................................................................................269
Entrenamiento del usuario...........................................................................................................271
Soporte y mantenimiento.............................................................................................................271
Actualizaciones y mejoras......................................................................................................272
Versión Migración...................................................................................................................273
PREFACIO1

Los Sistemas de Información han jugado un rol cada vez más visible en la
mejora de la competitividad de los negocios a lo largo de los últimos años. No
son sólo herramientas para manejar tareas repetitivas, sino que se están
usando para guiar y promover todas las actividades diarias de una compañía.
Un software de gestión integrada es un recurso clave que otorga una ventaja
competitiva significativa.

La respuesta habitual de una empresa a las necesidades de agilidad, fiabilidad

y respuesta a expectativas que crecen rápidamente es crear una organización
basada en departamentos, con una estructura lineal integrada alrededor de sus
procesos operativos. Para aumentar la eficiencia entre la gente de ventas, los
contadores, el personal de logística y todos los demás, usted debería tener un
entendimiento común de sus problemas.

Para esto se necesita un lenguaje común que permita compartir las referencias,
las políticas y la comunicación en la organización. Un sistema ERP (por
Enterprise Resource Planning, planificación de recursos empresariales)
constituye la plataforma ideal para este punto de referencia común.

El software de fuente abierta al servicio de la gestión

Los riesgos y los costos de integración son barreras importantes para todas las
ventajas que Usted obtiene de estos sistemas. Ésta es la razón por la cual,
todavía hoy, pocas PyMEs usan ERP. Además, los vendedores más grandes de
ERP, como SAP, Microsoft y Oracle, no han sido capaces de reconciliar el poder
y la cobertura integral de un ERP con la simplicidad y flexibilidad deseadas por
los usuarios. Y esto es precisamente lo que están buscando las PyMEs.

1Este manual está basado en Open ERP: a modern approach to integrated

business management systems, escrito por los creadores de Open ERP, Fabian
Pinckaers y Geoff Gardiner. Para conocer más sobre ellos y Tiny SRL, el editor de Open
ERP, visite http://www.openerp.com/.
Los procesos de desarrollo de software de fuente abierta y los nuevos modelos
de negocios adoptados por sus desarrolladores, brindan un nuevo modo de
resolver dichos problemas de costo y calidad para esta clase de software
empresarial.

Para que un sistema ERP esté totalmente disponible para las PyMEs la prioridad
es la reducción de costos. El software de fuente abierta lo hace posible al
reducir los costos de desarrollo al permitir la reutilización constante de las
librerías de software de fuente abierta, eliminar los intermediarios
(distribuidores) con todos gastos generales de venta, eliminar los costos de
ventas con la publicación libre del software y reducir considerablemente los
gastos de marketing.

Al existir una interacción abierta entre miles de colaboradores y asociados

trabajando en el mismo proyecto, el escrutinio resultante beneficia
enormemente la calidad del software producido. Y usted no puede ser todo al
mismo tiempo: contador, desarrollador de software, vendedor, profesional de
calidad ISO 9001, especialista en productos agrícolas, experto en las
costumbres y hábitos de los vendedores farmacéuticos, sólo para empezar.

Con estos requerimientos tan amplios, qué podría ser mejor que una red
mundial de asociados y colaboradores. Cada uno de ellos suma su propia
colaboración de acuerdo a su capacidad profesional. A través de este libro,
usted verá que los resultados superan cualquier expectativa razonable cuando
este trabajo está bien organizado.

Pero el desafío real del desarrollo es que esta solución sea tan simple y flexible
como completa. Y para alcanzar este nivel de calidad usted necesita un líder y
coordinador que sea capaz de organizar todas estas actividades. Entonces, el
equipo de desarrollo de Open ERP es responsable por la mayor parte de la
organización, sincronización y coherencia del software.

Y Open ERP ofrece un gran desempeño en todas estas áreas.

La Solución Open ERP

Gracias a su modularidad, los desarrollos en colaboración de Open ERP han

sido limpiamente integrados, permitiendo que cualquier compañía elija lo que
necesita de una larga lista de funciones disponibles. Como en la mayoría de los
softwares de fuente abierta, la accesibilidad, la flexibilidad y la simplicidad son
claves para el desarrollo. La experiencia ha demostrado que no se necesita
entrenar a los usuarios en el sistema durante meses, porque ellos pueden
bajarlo y directamente comenzar a usarlo.

Así, usted encontrará los módulos para todos los tipos de necesidades,
permitiendo que su compañía construya un sistema personalizado, agrupando
y configurando los módulos que mejor se adapten entre los cientos que están
disponibles. Ellos van desde módulos muy específicos, como la interfaz EDI
para productos agrícolas, hasta el módulo de automatización genérica para
pedir sandwichs, que se ocupa de las preferencias de su personal a la hora de
comer.

Los resultados son impresionantes. Open ERP es el software de gestión más

bajado del mundo, con más de 600 descargas por día. Está disponible en 18
idiomas y tiene una red mundial de colaboradores y asociados. Más de 800
desarrolladores participan en los proyectos del sistema de desarrollo
colaborativo de Tiny Forge.

Open ERP es, que se sepa, el único sistema de gestión que se usa
rutinariamente no sólo en grandes compañías, sino también en otras muy
pequeñas e incluso muchas independientes. Esta diversidad ilustra la
flexibilidad del software: una coordinación bastante elegante entre las
expectativas de la gente sobre las funcionales del software y una gran
simplicidad en su uso. Y esta diversidad también es evidente en los varios
sectores y comercios que usan el software, incluyendo productos agrícolas,
textiles, remates públicos, TI y asociaciones comerciales.

Finalmente, este software nace de la combinación de un código de alta calidad,

arquitectura bien calculada y el uso de tecnologías abiertas. De hecho, si usted
es una persona dedicada a la TI, se sorprenderá de encontrar que el tamaño de
Open ERP no supera los 4 MB una vez instalado. Hemos recorrido un largo
camino desde los días en los que las únicas personas que podían esperar
beneficios de un ERP eran los dueños de una fábrica enorme en algún remoto
estado industrial.

Este libro es más que un manual sobre Open ERP. Es un trabajo que trata
acerca de técnicas avanzadas de gestión realizadas a través de estas
herramientas de TI. Usted verá qué prácticas de gestión pueden ser útiles, qué
es posible y cómo alcanzarlas con Open ERP.

Consideramos que Open ERP está para eso: no como un fin en sí mismo, sino
como la herramienta que usted use para poner en marcha un sistema de
gestión de avanzada.

Este libro está dirigido a directores y gerentes que tienen la ambición de

mejorar el desempeño del equipo de gestión de su compañía. Ya cuentan con
grandes responsabilidades y tienen la influencia de hacer que las cosas pasen
en su compañía. Es probable que muchos lectores provengan de PyMEs y
empresas independientes, por la amplitud de funciones que necesitan ser
analizadas e involucradas en el cambio. Los mismos principios, sin embargo, se
aplican a compañías más grandes.
CONOCIENDO OPEN ERP

Comience a descubrir Open ERP para familiarizarse con la interfaz de usuario.

Este recorrido guiado provee una introducción a muchas de las características
disponibles en el sistema.

Es comprensible que tenga un poco de aprehensión cuando se siente por

primera vez frente a su computadora para conectarse con Open ERP, ya que
los sistemas de ERP son conocidos por su complejidad y por el tiempo que
toma aprender a usarlos. Después de todo, son sistemas de planeamiento de
gestión de empresas, capaces de manejar la mayoría de los elementos de
empresas globales. Pero aún siendo éste el caso con el software propietario,
Open ERP es una excepción en la clase de software de gestión.

A pesar de su exhaustividad, las facilidades de interfaz y gestión de flujos de

trabajo son muy simples e intuitivas de usar. Por esta razón Open ERP es uno
de los pocos paquetes de software con clientes de referencia tanto en negocios
muy pequeños (que requieren simplicidad) como en grandes cuentas (que
requieren una amplia cobertura funcional).

Conectándose a Open ERP

Para conectarse a Open ERP, usted cuenta con un nombre de Usuario y una
Contraseña. Estos datos deben ingresarse en los campos correspondientes en
la ventana de inicio. Esta ventana aparece normalmente al iniciar el programa.
Si esto no ocurre, puede acceder a ella a través del menú en la parte superior
de la pantalla: Archivo > Conectar, o bien a través de un atajo: Ctrl + O.

Usted debería ver una ventana como ésta:

CAPTURA

Ingrese sus datos y haga click en Aceptar. Esta acción lo llevará a la pantalla
de inicio. Su nombre de ingreso determina sus derechos de usuario, es decir, a
qué información y funcionalidades tiene acceso.

Es posible que en lugar de ingresar a la pantalla de inicio, se muestre

directamente un tablero de control, cuyas características básicas se detallarán
más adelante. Desde el tablero de control puede acceder a la pantalla inicio. Si
está usando el cliente web, puede llegar al menú haciendo click en el enlace
Menú Principal en la parte superior izquierda de la ventana. Si está usando el
cliente Windows, el menú está en la primera pestaña (que está escondida ,
siendo la segunda pestaña en el tablero de control que aparece al principio).

Una vez que se muestre el menú principal, podrá ver los siguientes ítems:

● La barra de Preferencias en la parte superior derecha, que muestra

nombre de usuario, enlaces a la página de inicio, Preferencias, Acerca de
y Salir.

● Abajo, información sobre el sistema de Solicitudes.

● Enlaces al Menú principal y los atajos.

● Información sobre copyright en la parte inferior de la página.

● El contenido principal de la ventana flanqueada por la barra de

herramientas del menú y algunos enlaces arriba y a la derecha.

CAPTURA PANTALLA PÁGINA 52 (TOTAL)/ 40 (PAGINADO)

Hay 3 menús disponibles a la izquierda:

● Asociados,

● Contabilidad & Finanzas

● Administración
Barra de preferencias

Cuando se conecta a Open ERP, la barra de Preferencias indica con qué usuario
está conectado. Usted encontrará a la derecha un enlace a la Página de
Inicio, que lo lleva ya sea al tablero de control o a los menús disponibles,
dependiendo de la configuración de usuario. Generalmente a cada usuario del
sistema se le muestra un tablero de control diseñado para mostrar indicadores
y documentos urgentes, que son los más útiles para alguien en la posición del
usuario dentro de la compañía. Usted verá cómo asignar tableros de control a
diferentes usuarios más adelante.

Nota: Multinacionales y zonas horarias

Si usted tiene usuarios en diferentes países, ellos pueden
configurar su propia zona horaria. Los datos referidos a
horarios (de creación y modificación de archivos, por
ejemplo) se ajustarán al huso horario del usuario.

El siguiente elemento en la barra de herramientas es un enlace a

Preferencias, que lo llevará a una página donde el usuario actual puede
especificar una zona horaria y un idioma.

● El campo Idioma permite cambiar el idioma de trabajo del usuario. Para

ello, deben cargarse otros idiomas en el sistema para que el usuario sea
capaz de elegir una alternativa.

● El campo Zona horaria indica a Open ERP la ubicación del usuario. Ésta
puede ser diferente a la del servidor. Todos los datos en el sistema se
convierten automáticamente al huso horario del usuario.

El enlace Acerca de brinda información sobre el desarrollo del software de

Open ERP.

El enlace Salir le permite desconectarse y volver a la página de ingreso

original, para que usted pueda conectarse a otra base de datos, o bien a la
misma base de datos con un usuario diferente.
El enlace Solicitudes se encuentra por debajo de la barra de herramientas.
Veremos sus características más adelante.

Idiomas en Open ERP

Actualmente, hay más de 20 idiomas disponibles. Cada usuario del sistema

puede elegir en qué idioma trabajar a través del enlace Preferencias. Usted
puede, incluso, asignar un idioma a un asociado (cliente o proveedor) y en este
caso todos los documentos enviados a este asociado serán traducidos
automáticamente al idioma elegido.

Más información sobre idiomas

La versión base del Open ERP (en francés) está traducida a
los siguientes idiomas: inglés, alemán, chino, español,
italiano, húngaro, holandés, portugués, rumano, sueco y
checo.
Otros idiomas están disponibles en www.tinyforge.org: árabe,
afgano, austríaco, búlgaro, indonesio, finlandés, tai, turco y
vietnamita.

Solicitudes

El enlace Solicitudes se encuentra por debajo de la barra de herramientas. Es

visible únicamente si usted está conectado a una base de datos. Si su base de
datos es nueva, dirá Sin solicitudes. Puede hacer click en este vínculo para ver las
solicitudes que le han enviado en cualquier momento.

Las solicitudes como un mecanismo de comunicación interna

Las solicitudes son un poderoso mecanismo de comunicación entre los usuarios

del sistema. También son usadas por el mismo Open ERP para enviar mensajes
de sistema a los usuarios. Las solicitudes tienen ventajas distintivas respecto a
los correos electrónicos tradicionales:
 ● se enlazan con otros documentos de Open ERP,

● se adjunta un historial de eventos a la solicitud,

● usted puede monitorear los eventos de forma efectiva desde los mensajes
enviados por ellos.

Open ERP usa este mecanismo para informar a los usuarios sobre ciertos
eventos del sistema. Por ejemplo, si hay un problema relativo al
reabastecimiento de un producto, Open ERP envía una solicitud al gerente de
producción.

Para enviar una solicitud, siga los siguientes pasos:

1. Haga click en el enlace Solicitudes. Esto abre una ventana que muestra
todas sus solicitudes pendientes.

2. Haga click en Nueva para crear y enviar una nueva solicitud.

3. Complete el Asunto de la solicitud, por ejemplo ¿Cómo estás? y describa

su inquietud en el campo.

4. Haga click en el botón Buscar que se encuentra a la derecha del campo

Enviar a y seleccione en la ventana que se abre el usuario a quien quiere
enviar su solicitud.

5. Usted puede enlazar esta solicitud a otros documentos del sistema

usando el campo Referencias que puede ser, por ejemplo, un asociado,
un presupuesto o una factura impugnada.

6. Haga click en Enviar a para mandar la solicitud al receptor. Luego haga

click en Menú principal para volver a la pantalla original.

CAPTURA PÁGINA 55 (TOTAL)/ 43 (PAGINADO)

Para revisar sus solicitudes:

1. Haga click en el enlace de la derecha la etiqueta Solicitudes para abrir

una lista de sus solicitudes. Es posible que todavía aparezca la frase Sin
solicitudes ya que esta información no se actualiza al instante, sino
periódicamente. La lista se solicitudes se abre y usted verá las solicitudes
recibidas.

2. Puede hacer click en el botón Editar, representado por un lápiz, al

extremo derecho de la línea de solicitud. Esto abre la solicitud en modo
de edición.

3. Haga click en el botón Responder y escriba su respuesta en el campo

Solicitud que aparece en lugar del mensaje original.

4. Haga click en Enviar a para guardar su respuesta y enviarla al remitente

original.

Ventaja de la solicitud sobre el correo electrónico

La ventaja de una solicitud de Open ERP comparada con un
conjunto de correos electrónicos acerca de un tema, es que
la solicitud contiene toda la conversación en un solo lugar.
Usted puede monitorear fácilmente una discusión completa,
con los documentos adjuntos y revisar rápidamente una lista
de discusiones incompletas con el historial en cada solicitud.

Mire la solicitud y su historial, y luego ciérrela.

1. Haga click en la pestaña Historial en el formulario Solicitud para ver la

solicitud original y todas las respuestas. Haciendo click en cada línea,
puede obtener más información sobre cada elemento.

2. Vuelva a la primera pestaña, Solicitud, y haga click en Fin de la

solicitud para configurarla en Cerrado. Esto aparecerá en un color gris.
La solicitud ya no estará activa y no será visible en las búsquedas ni aparecerá
en su lista de solicitudes pendientes.

Nota: Información disparadora

Usted puede enviar una solicitud con una fecha futura. No
aparecerá en la lista de espera de los receptores hasta la
fecha indicada. Este mecanismo es muy útil para configurar
alertas antes de un evento importante.

Configuración de usuarios

Si usted es el Administrador y se conecta como tal, tiene todo el acceso que

necesita para configurar usuarios. Haga click en Administración > Usuarios
> Usuarios para desplegar la lista de usuarios definida en el sistema. Haga
click en el nombre del usuario que desea configurar para abrir un formulario no
editable del mismo.

Haga click en la pestaña Seguridad para ver que si este usuario es miembro
de grupo alguno, tiene roles o es sujeto de reglas especializadas. El usuario
admin, como puede ver si sigue la misma secuencia para ver su definición, es
un miembro del grupo admin, que le da más derechos avanzados para
configurar nuevos usuarios.

Definición: Roles, grupos y usuarios

Los usuarios y los grupos proveen la estructura para
derechos de acceso específicos a diferentes documentos. La
configuración responde a la pregunta: "¿Quién tiene acceso
a qué?".
Los roles se usan en procesos de negocios para permitir o
bloquear ciertos pasos en el flujo de trabajo de un
documento dado. Por ejemplo, puede asignar el rol de
aprobar una factura. Los roles responden a la pregunta
"¿Quién debería hacer esto?"

Haga click en Administración > Usuarios > Grupos por debajo del menú
principal para abrir la lista de grupos definidos en el sistema. Si abre la vista en
formulario del grupo admin haciendo click en su nombre en la lista, la primera
pestaña le muestra la lista de todos los usuarios que pertenecen a este grupo.

Haga click en la pestaña Seguridad para ver los detalles de los derechos de
acceso a ese grupo. Éstos están detallados más adelante, pero ya puede ver
más arriba en la ventana la lista de derechos reservados para el grupo admin.
Por convención, en Open ERP el grupo admin tiene derechos de acceso al menú
Configuración en cada sección. Así, Asociados / Configuración se encuentra en la
lista de derechos de acceso pero Asociados no se encuentra allí porque es
accesible a todos los usuarios.

Puede crear nuevos usuarios para integrarlos al sistema y asignarlos a grupos

predefinidos para garantizarles ciertos derecho de acceso. Luego pruebe sus
derechos de acceso cuando se conecte como esos usuarios. La gestión define
estos derechos de acceso como se describen posteriormente.

Derechos de acceso en versiones posteriores de Open

ERP
Hay un área donde las futuras versiones de Open ERP están
cambiando: muchos grupos están siendo predefinidos y el
acceso a muchos de los menús y los objetos serán tecleados
en estos grupos por defecto. Esto contrasta con el enfoque
más liberal de 4.2.2 y anteriores, donde los derechos de
acceso podían ser definidos pero no activados por defecto.

Gestión de Asociados

En Open ERP, un asociado representa una entidad con la que Usted puede
hacer negocios. Éste puede ser un prospecto, un cliente, un proveedor, o aún
un empleado de su compañía.

Lista de Asociados

Haga click en Asociados en el menú principal para abrir la lista de asociados.

Luego haga click sobre el primer asociado para obtener sus detalles,
apareciendo un formulario con varias pestañas:

● La pestaña General contiene la información principal sobre la compañía,

como el nombre de la corporación, su idioma primario, los diferentes
contactos de ese asociado y las categorías a las que pertenece.

● La pestaña Info extra contiene información que es un poco menos

inmediata.

● La pestaña Historial de eventos contiene el historial de todos los

eventos en los que ha estado involucrado el asociado. Estos eventos se
crean automáticamente por medio de diferentes documentos del sistema:
facturas, solicitudes de soporte, etc. Éstos le dan una vista rápida del
historial del asociado en una sola pantalla.

● La pestaña Propiedades contiene la configuración del asociado relativa a

contabilidad, inventario y otras áreas.

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Definición: Categorías de los Asociados

Las categorías de los asociados le permiten segmentar a los
diferentes asociados según su relación con usted (cliente,
prospecto, proveedor, etc.). Un asociado puede pertenecer a
varias categorías, pudiendo ser al mismo tiempo cliente y
proveedor, por ejemplo.

Categorías de los Asociados

Usted puede listar a sus asociados por categoría usando el menú Asociados >
Asociados por categoría. Esto abre una estructura jerárquica de categorías
donde cada una de ellas puede ser dividida en subcategorías. Haga click en
una categoría para obtener una lista de asociados en esa categoría. Por
ejemplo, haga click en todos los asociados de la categoría Proveedor o
Proveedor de componentes. Usted verá que si una compañía está en una
subcategoría (como Proveedor de componentes), también aparecerá
cuando haga click en la categoría madre (como Proveedor).

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El administrador puede definir nuevas categorías. Entonces usted creará una

nueva categoría y la enlazará a un asociado.

1. Use Asociados > Configuración > Categorías > Editar categorías

para llegar a una lista de las mismas categorías que vio antes pero en una
lista y no en una estructura jerárquica de árbol.

2. Haga click en Nueva para abrir un formulario vacío para crear una nueva
categoría.

3. Ingrese Mis prospectos en el campo Nombre de la categoría. Luego haga

click sobre el ícono Buscar a la derecha del campo Categoría madre y
seleccione Prospecto en la lista que aparece.

4. Luego guarde su nueva categoría usando el botón Guardar.

Atención: Campos obligatorios

Los campos azules son obligatorios. Si Usted intenta guardar
un formulario mientras uno de estos campos está vacío, este
campo se vuelve rojo para indicar que hay un problema. Es
imposible guardar el formulario hasta que haya completado
cada campo obligatorio.

Usted puede revisar la estructura de su nueva categoría usando Asociados >

Asociados por categoría. Usted debería ver la nueva estructura Prospectos /
Mis prospectos aquí.

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Para crear un nuevo asociado y enlazarlo a esta nueva categoría, abra un

formulario de nuevo asociado para modificarlo.

1. En la pestaña General, tipee Nuevo asociado en el campo Nombre.

2. Luego haga click en el ícono de búsqueda a la derecha del campo

Categorías y seleccione su nueva categoría de la lista que aparece:
Prospecto / Mis prospectos.

3. Guarde su asociado haciendo click en Guardar. El asociado ahora

pertenece a la categoría Prospecto / Mis prospectos.

4. Controle la modificación en el menú Asociados > Asociados por

categoría. Seleccione la categoría Mis prospectos. La lista de asociados se
abre y allí usted encontrará a su nuevo asociado.

Nota: Buscando documentos

Si necesita buscar en una larga lista de asociados, es mejor
usar el criterio de búsqueda disponible que desplazarse a
través de la lista de asociados entera. Es un hábito que le
ahorrará mucho tiempo mientras busca toda clase de
documentos.

Ejemplo: Categorías de Asociados

Un asociado puede ser asignado a varias categorías. Esto le
permite crear clasificaciones alternativas como necesarias,
generalmente en una forma jerárquica.
Algunas estructuras que se usan con frecuencia son:
* Ubicaciones geográficas
* Interés en ciertas líneas de productos
* Suscripción a boletines de noticias.
* Tipo de industria

Funcionalidades
Toda la funcionalidad de Open ERP está contenida en sus diversos módulos.
Muchos de éstos, los módulos centrales, se cargan automáticamente durante la
instalación inicial del sistema y pueden actualizarse en línea más tarde.
Aunque la mayoría no está instalada en su base de datos al comienzo, los
módulos están disponibles en su computadora para su instalación inmediata.
Hay módulos adicionales que pueden ser cargados en línea desde el sitio oficial
de Open ERP http://openerp.com. Estos módulos están inactivos cuando se cargan
en el sistema, y pueden ser instalados en una etapa aparte.

Tour Guiado por Open ERP

Asociados

Para que se familiarice con la interfaz de Open ERP, comenzará a trabajar con
información sobre los asociados. Haciendo click en Asociados > Asociados,
aparecerá una lista de asociados que fueron cargados automáticamente
cuando usted creó la base de datos con la opción Cargar datos de
demostración tildada.

Búsqueda de un asociado

Arriba de la lista de asociados verá un formulario de búsqueda que le permite

filtrar rápidamente a los asociados. Hay dos pestañas disponibles para ello:
Búsqueda básica y Búsqueda avanzada, diferenciándose en que la última
muestra más campos para restringir su selección.

Si usted no ha aplicado filtro alguno, la lista muestra cada asociado en el

sistema. Por razones de espacio, sólo muestra los primeros asociados (el
cliente web llega, por defecto, hasta 20, pero puede seleccionar hasta un
máximo de 100 por página). Si quiere mostrar otros archivos puede buscarlos o
navegar a través de toda la lista usando las flechas Primero / Previo /
Próximo / Último.

CAPTURA PANTALLA PÁGINA 69 (TOTAL) / 57 (PAGINADO)

 Cliente Windows: Límite de lista de 80
Por defecto, en este cliente se muestran solamente los
primeros 80 archivos, para evitar sobrecargar la red y el
servidor. Se puede cambiar este límite haciendo click sobre
el ícono + a la izquierda del criterio de búsqueda, y puede
cambiar el punto de inicio para que empiece más allá que la
primera entrada.

Si hace click en el nombre de un asociado, se abre la vista del formulario

correspondiente del mismo en modo sólo lectura. En la lista puede hacer click
en el ícono de lápiz para abrir el mismo formulario en modo Editar. Una vez que
tiene un formulario puede alternar entre los dos modos haciendo click en
Guardar o Cancelar cuando esté en el modo Editar, y en Editar cuando esté
en el modo Solo Lectura. En este último modo, además, usted puede navegar
toda la lista que ha seleccionado, como si estuviera en la vista Lista. También
puede hacer click en Buscar para ver el formulario en vista Lista otra vez.

Formulario del asociado

El formulario del asociado contiene varias pestañas, referidas al archivo en uso:

● General

● Info extra

● Historial

● Propiedades

Los campos en una pestaña no son todos del mismo tipo. Algunos, como
Nombre, contienen texto libre, otros como Idioma le permiten elegir un valor
de una lista de opciones. Unos le brindan una vista de otro objeto (como
Contactos del asociado, porque un asociado puede tener varios contactos) o
una lista de enlace a otro objeto (como Categorías). Hay opciones para tildar,
como el campo Activo en la pestaña Info extra; campos numéricos (como
Límite de crédito) y campos de fecha (como, obviamente, Fecha).

La pestaña Historial le da un vistazo general rápido de las cosas que le han

ocurrido al usuario, un paneo de información útil como pedidos, facturas
abiertas y solicitudes de soporte. Open ERP genera los eventos
automáticamente a partir de los cambios en otros documentos referidos a este
asociado. Es posible agregar eventos manualmente, como una nota registrando
un llamado telefónico. Para agregar un nuevo evento, haga click en Crear un
nuevo registro a la derecha del campo Eventos del asociado. Esto abre un
cuadro de diálogo nuevo de Eventos de asociado que permite crear y
agregar un evento al asociado en uso.

Acciones posibles sobre un asociado

A la derecha del formulario de asociado hay una barra de herramientas que

contiene una lista de posibles Reportes, Acciones y Enlaces acerca del
asociado mostrado en el formulario.

Puede generar documentos PDF acerca del objeto seleccionado (o, en una vista
de lista, acerca de uno o más objetos seleccionados), usando los siguientes
botones en la sección Reportes de la barra de herramientas.

● Etiquetas: imprime etiquetas de direcciones para los asociados

seleccionados.

● Pagos vencidos: genera cartas de seguimiento para pagos vencidos de

los asociados. Cada carta se imprime en el idioma del asociado o, por
defecto, en español.

Algunas acciones pueden iniciarse con los siguientes botones en la sección

Acciones de la barra de herramientas:

● Arquitectura de la compañía: abre una ventana mostrando a los

asociados y sus "hijos" (derivados y asociados dependientes) en una
 estructura jerárquica.

Cliente Windows: Reportes, acciones y enlaces

Cuando usted está viendo un formulario en el cliente
Windows, los botones a la derecha del formulario son atajos
a los mismos Reportes, Acciones y Enlaces descritos en
el texto. Cuando está viendo una lista (como la lista de
asociados), esos botones no están disponibles. En cambio,
puede acceder a Reportes y Acciones a través de dos de los
botones de la barra de herramientas arriba de la lista,
Imprimir y Acción.

Los asociados son usados a lo largo de todo Open ERP en otros documentos.
Por ejemplo, el menú Gestión de ventas > Pedidos de ventas > Todos
los pedidos de ventas trae todas las órdenes de venta en una vista de lista.
Haga click en el nombre de un asociado (más que en el número de orden) en
una de esas líneas y obtendrá el formulario de asociado (más que el formulario
de pedido de venta).

Nota: Click derecho y atajos

En el cliente Windows no tiene hipervínculos a otros tipos de
documentos. En cambio, puede hacer click derecho en una
vista lista para mostrar los campos vinculados (esto es,
campos que tengan enlace a otros formularios) en esa línea.
En el cliente web verá atajos de hipervínculos en varios de
los campos de un formularios que está en modo Solo
Lectura, así puede desplazarse a los formularios para esas
entradas. Cuando el formulario Web está en modo Editar,
puede en cambio mantener apretado el botón Ctrl del
teclado y hacer click derecho en el campo, para obtener
todos los campos enlazados en un menú emergente tal
como lo haría en el cliente Windows.
Usted puede probar esto rápidamente yendo a una de las
órdenes de venta en Gestión de ventas > Pedidos de
ventas > Todos los pedidos de ventas y viendo que
Usted puede llegar del campo de asociado al formulario de
 ese pedido de ventas usando tanto el cliente web con el
formulario en Solo Lectura y Editar, como en el cliente
Windows.

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Contabilidad y Finanzas

Los capítulos siguientes están dedicados a la contabilidad general y analítica.

Aquí se brinda un breve vistazo a las funciones provistas por estos módulos
como introducción.

La Contabilidad está totalmente integrada a todas las funciones de la

compañía, ya sea general, analítica, presupuestaria o auxiliar. La función
contable de Open ERP es de doble entrada y soporta múltiples divisiones de la
compañía y múltiples compañías, como así también múltiples monedas e
idiomas.

La contabilidad que está integrada a lo largo de todos los procesos de la

compañía simplifica el trabajo de ingresar información contable, porque
muchas de las entradas se generan automáticamente mientras otros
documentos están siendo procesados. Puede evitar ingresar datos dos veces
en Open ERP, lo que comúnmente representaría una fuente de errores y
demoras.

Así, la contabilidad de Open ERP no sirve solamente para reportes financieros,

también es el punto de anclaje para muchos de los procesos de gestión de la
compañía. Por ejemplo si uno de sus contadores congela el crédito de uno de
sus clientes, esto bloqueará inmediatamente cualquier otra acción relacionada
con el crédito de esa compañía (como una venta o un envío).

Open ERP también provee contabilidad analítica integrada, que le permite la

gestión por actividad comercial o proyecto y provee detallados niveles de
análisis. Puede controlar sus operaciones basado en necesidades de gestión de
negocios, más que en los cuadros de cuentas que generalmente cumplen
solamente requerimientos legales.

Tableros de control

Los tableros de control le dan una vista general de toda la información que es
relevante para Usted en una sola página. El menú Tableros de control le da
acceso a tableros predefinidos para Contabilidad, Producción y Gestión de
Proyectos.

Definición: Tableros de control

A diferencia de la mayoría de los otros sistemas de ERP y
sistemas basados en estadísticas, Open ERP deja que los
tableros de control sean provistos a todos los usuarios del
sistema, no sólo a los directivos y contadores.
Los usuarios pueden tener, cada uno, su propio tablero de
control, adaptado a sus necesidades, para permitirles
administrar su propio trabajo de forma efectiva. Por ejemplo,
un desarrollador usando el Tablero de control de Proyectos
puede ver información tal como una lista de las próximas
tareas, historial de finalización de tareas y un análisis del
estado de progreso de los proyectos relevantes.

Los tableros de control son dinámicos, lo que le permite navegar fácilmente

alrededor de toda la información base. Usando los íconos arriba de un gráfico,
puede filtrar la información o agrandar el gráfico. Puede hacer click en
cualquier elemento de la lista para obtener estadísticas detalladas del
elemento seleccionado.

Los tableros de control se adaptan a las necesidades de cada usuario y cada

compañía.

Nota: Construcción de los tableros de control

La versión 4.3 de Open ERP contiene un editor de tableros
de control. Esto le permite construir su propio tablero de
control para que se ajuste a sus necesidades específicas
 usando sólo unos pocos clicks.

Productos

En Open ERP, un producto es un material crudo, un producto almacenable, un

consumible o un servicio. Puede trabajar con productos enteros o con patrones
que separan la definición de productos y variantes.

Por ejemplo, si vende camisetas en diferentes talles y colores:

● El producto patrón es la "Camiseta" que contiene información común a

todos los talles y colores.

● Las variantes son "Talle: S" y "Color: Rojo", las cuales definen los
parámetros para ese talle y color.

● El producto final es la combinación de los dos, camiseta en talle S y color

rojo.

El valor de este enfoque para algunos sectores es que Usted puede definir un
patrón en detalle y todas sus posibles variantes rápidamente en lugar de
contar cada ítem como un producto entero.

Ejemplo: Patrones y variantes de productos

Un producto puede definirse como un total o como un producto
patrón y distintas variantes. Las variantes pueden estar en una o
varias dimensiones, dependiendo de los módulos instalados.
Por ejemplo, si trabaja en textiles, las variantes del producto patrón
para "camiseta" son:
* Talle: S, M, L, XL, XXL.
* Color: blanco, gris, negro, rojo.
* Calidad de la tela: 125 g/m2, 150 g/m2, 160 g/m2, 180
g/m2.
* Escote: redondo, en V.
 Esta separación de tipos de variantes requiere el módulo opcional
Moda. Usándolo puede evitar una explosión en el número de
productos para manejar en la base de datos. Si toma el ejemplo de
arriba, es más fácil gestionar un patrón con 15 variantes en 4 tipos
diferentes, que 160 productos totalmente distintos.

El menú Productos le da acceso a la definición de productos y sus patrones y

variantes, y a las listas de precios.

Terminología: Consumibles
En Open ERP, un consumible es un producto físico que es
tratado como un producto inventariable, excepto que esa
gestión de inventario no es tomada en la contabilidad del
sistema. Puede comprarlo, enviarlo o producirlo, pero Open
ERP siempre asumirá que hay suficiente de ese producto en
stock. Nunca dispara una excepción de reabastecimiento.

Abra un formulario de producto para ver la información que lo describe. Varios

tipos diferentes de producto se encuentran en la información de demostración,
dando un buen vistazo de las opciones posibles.

Las listas de precios (Productos > Listas de precios de productos)

determinan los precios de compra y venta y los ajustes derivados del uso de
diferentes monedas. La Lista de precios de compra por defecto usa el
campo de producto Costo para basarse en un precio de compra. La Lista de
precios de venta por defecto para tomar un precio de venta cuando emite
un presupuesto.

Las listas de precios son sumamente flexibles y le permiten disponer de toda

una política de gestión de precios. Se componen de reglas simples que le
permiten constituir un conjunto de reglas para las situaciones más variadas:
descuentos múltiples, precios de venta basados en precios de compras,
reducciones de precios, promociones en todo un rango de productos, entre
otras.
Recursos Humanos

El módulo de Gestión de Recursos Humanos provee funcionalidades como:

● Gestión de personal y calendario de días no laborales

● Gestión de contratos de empleo

● Gestión de beneficios

● Gestión de días no laborables y licencias por enfermedad

● Gestión de procesos de reclamos

● Gestión de desempeño de personal

● Gestión de aptitudes y competencias

Muchos de estas funciones son provistas por módulos opcionales cuyos

nombres comienzan con hr_ en vez del módulo central HR, pero están todas
cargadas en el menú principal de Recursos Humanos. Los diferentes temas
se tratan en detalle en la cuarta sección de este libro, dedicado a la
organización interna y a la gestión de un negocio de servicios.

Control de Inventario

Control de Inventario tiene varios submenús que en conjunto proveen las

operaciones que Usted necesita para administrar el stock. Así, Usted puede:

● Definir sus depósitos y estructurarlos alrededor de ubicaciones y

distribuciones de su preferencia.

● Administrar la rotación de inventario y niveles de stock.

 ● Ejecutar pedidos de remito generados por el sistema.

● Ejecutar envíos con notas de envío y calcular gastos de envío.

● Manejar lotes y números de serie para la trazabilidad.

● Calcular niveles teóricos de stock y automatizar tasación de stock.

● Crear reglas para reabastecimiento automático de stock.

Por lo general, los pedidos de remito y los envíos se definen automáticamente

calculando los requerimientos basados en ventas. El personal de almacén usa
los remitos generados por Open ERP, producidos automáticamente en orden de
prioridad.

La administración de stock, como la contabilidad, es de doble entrada. Así los

stocks no aparecen y desaparecen mágicamente en un depósito, sino que se
mueven de un lugar a otro. Y, como la contabilidad, este sistema de doble
entrada le da una gran ventaja cuando va a auditar el stock, porque cada ítem
perdido tiene una contraparte en algún otro lugar.

La mayor parte del software de gestión se limita a generar listas de productos

en depósitos. Gracias a este sistema de doble entrada Open ERP administra
automáticamente tanto stock de proveedores como de clientes, lo que
presenta muchas ventajas: completa trazabilidad desde el proveedor hasta el
cliente, gestión de stock consignado y análisis de movimientos de stock
equivalentes.

Más aún, como los planes de cuenta, las ubicaciones de stock son jerárquicas,
y así Usted puede llevar a cabo análisis en varios niveles de detalle.

Gestión de relación con Clientes y Proveedores

Open ERP provee varias herramientas para la gestión de relaciones con

asociados, disponibles a través del menú CRM & SRM.

Terminología: CRM & SRM

CRM quiere decir Customer Relationship Management,
Gestión de Relaciones con el Cliente, un término estándar
para sistemas que gestionan relaciones con los clientes. Lo
mismo aplica para SRM, pero en este caso para Supplier, es
decir, Proveedor.

El concepto de caso es usado para manejar arbitrariamente diferentes tipos de

relación, cada una derivada de un método genérico. Usted puede usarlo para
todo tipo de comunicación, como preguntas sobre pedidos, problemas de
calidad, gestión de un call center, solicitudes de soporte, etc.

Open ERP asegura que cada caso sea manejado efectivamente por los usuarios
del sistema, clientes y proveedores. Puede reasignar automáticamente un
caso, rastrearlo para el nuevo responsable, enviar recordatorios por correo
electrónico y levantar otros procesos y documentos de Open ERP.

Todas las operaciones son archivadas, y un servidor de correos electrónicos le

permite actualizar un caso automáticamente desde los correos electrónicos
enviados y recibidos. Un sistema de reglas le permite configurar acciones que
puedan mejorar automáticamente los procesos de calidad, asegurando que los
casos abiertos nunca queden sin atención.

Además de esas funciones, Usted tiene herramientas para mejorar la actividad

de todo el personal en su trabajo diario:

● Un editor de documentos con interfaz con Open Office.org

● Interfaces que sincronizan sus contactos y su calendario de Outlook con

Open ERP

● Una extensión de Outlook que permite guardar automáticamente sus

correos electrónicos y adjuntos en un Sistema de Gestión de Documentos
 integrado con Open ERP.

● Un portal para sus proveedores y clientes que les permite acceder a

información limitada (por Usted) del sistema.

Usted puede implementar una política de mejora continua para todos sus
servicios,usando algunas de las herramientas estadísticas de Open ERP para
analizar las diferente comunicaciones con sus asociados. Con ellas, Usted
puede ejecutar una política de mejora real para gestionar su sistema de
calidad.

Usted podrá ver más detalles de CRM más adelante.

Gestión de Compras

La gestión de compras le permite rastrear las cotizaciones de precios de sus

proveedores y convertirlas en Pedidos de Compras cuando lo requiera. Open
ERP tiene muchos métodos para monitorear facturas y rastrear la recepción de
mercadería pedida.

Usted puede manejar envíos parciales en Open ERP, así puede mantener el
rastreo de ítems que todavía deben ser enviados, y puede enviar recordatorios
automáticamente.

Las reglas de gestión de reabastecimiento permiten que el sistema genere

automáticamente órdenes de comrpa en borrador, o usted puede configurarlo
para ejecutar un proceso impulsado directamente por las necesidades de la
producción actual.

Nota: Visualización del flujo de trabajo

Open ERP puede mostrarle el flujo de trabajo de cualquier
proceso operativo y el estado actual de un documento
siguiendo el flujo de trabajo, para ayudarle a entender los
procesos de su empresa. Esta operación está disponible en
el cliente Windows, no así en el cliente Web.
 Por ejemplo, abra un formulario de Pedido de Compra en el
cliente Windows. Haga click en Extensiones > Ejecutar
una extensión y luego seleccione Imprimir flujo de
trabajo y dé Ok.
A medida que progresa el Pedido de Compra, usted puede
reemprimir el flujo de trabajo mostrado. El estado del pedido
se marca con nodos rojos.

ESQUEMA DEL FLUJO DE TRABAJO DE UNA ORDEN DE COMPRA

Gestión de ventas

El menú de Gestión de Ventas le da básicamente la misma funcionalidad que el

menú de Gestión de Compra, la habilidad de crear nuevos pedidos y revisar los
pedidos existentes en sus varios estados, pero hay diferencias importantes en
los flujos de trabajo.

La confirmación de un pedido dispara el envío de la mercadería, y el tiempo de

facturación se define por una configuración en cada pedido individual.

Los cargos de envío pueden ser gestionados usando una grilla de tarifas para
diferentes transportadores.
Conceptos generales del flujo de trabajo

Ahora que ya conoce algunas de las muchas funcionalidades de Open ERP, le

mostraremos en detalle algunos de los pasos del flujo de trabajo con los que
deberá familiarizarse para optimizar el uso de Open ERP.

Personalización de la Compañía Principal

Comience personalizando su base de datos renombrando la Compañía

Principal desde el valor por defecto Tiny sprl al nombre de su compañía.
Cuando imprima documentos estándares como presupuestos, pedidos y
facturas, usted encontrará esta información en los encabezados y pies de estos
documentos.

Para hacerlo, haga click en Asociados > Asociados y haga click sobre Tiny
sprl. Aparecerá un formulario en modo solo lectura, al que puede hacer editable
haciendo click en el botón Editar en la parte superior izquierda del formulario.

Cliente web: Formulario editable

Cuando va del modo lista al modo formulario de un ítem,
usted generalmente hace click sobre el nombre en la vista
de la lista para que aparezca una vista no editable o sobre el
ícono de lápiz a la mano derecha de la línea para abrir una
vista editable. Puede ir y venir entre editabe y no editable
cuando esté en la vista de formulario.

Cambie lo siguiente:

● Nombre: el de Su compañía

● Contacto: el de Su Contacto

● y todos los otros campos que desee, como la dirección y los números
telefónicos, y luego haga click en Guardar.
Desde el Menú Principal, haga click en Administración > Configuración >
Base > Definir Compañía Principal para editar esta entrada, incluyendo
encabezados y pies.

Para cambiar la moneda, hágalo tanto en Administración > Configuración

> Base > Compañía Principal como en Productos > Listas de Precios >
Listas de Precios.

Categorías de Asociados

Como se ha dicho antes, un asociado es toda entidad con la que su empresa

hace negocios, ya sea un proveedor, un cliente o sus mismos empleados. Por
eso es conveniente establecer categorías de asociados. Son muy útiles para
organizar grupos de asociados, pero no tienen un comportamiento que afecte a
los mismos, por lo que pueden asignarse como se desee.

Para hacerlo, use el menú Asociados > Configuración > Categorías >
Editar categorías. Haga click en Nueva, lo que abrirá un nuevo formulario
para definir Categorías de asociado. Puede definir entonces las dos
categorías básicas escribiéndolas en Nombre de la categoría y
guardándolas:

● Proveedores

● Clientes

Ahora usted puede asignar esas categorías a sus asociados. Para cargar un
asociado, vaya a Asociados > Asociados. Haga click en el botón Nuevo para
abrir un formulario en blanco y agregar la información de su nuevo asociado.
Los campos básicos que debe llenar son:

● Nombre

● Nombre de contacto
 ● Tipo de dirección

● Categoría

Ahora puede hacer click en Guardar.

Nota: Tipo de dirección

Si tiene guardados varios contactos para el mismo asociado,
usted puede especificar qué contacto se usa para los varios
documentos especificando el Tipo de dirección.
Por ejemplo, para un mismo asociado la dirección de envío
puede diferir de la de facturación. Si los tipos de direcciones
están correctamente asignados Open ERP puede seleccionar
automáticamente la dirección apropiada durante la creación
del documento. Una factura, entonces, se dirige al contacto
que ha sido asignado con Tipo de dirección de Factura. Si
eso no existe, se envía a la dirección por defecto.

Para controlar cómo se han asignado las categorías a los asociados, puede ir al
menú Asociados > Categorías de asociados y al hacer click en cada
categoría, verá a los asociados que pertenecen a cada una de ellas. Recuerde
que un asociado puede pertenecer a más de una categoría.

Productos y sus categorías

A diferencia de las categorías de asociados y sus asociados asignados, las

categorías de productos tienen un efecto sobre los productos asignados a ellas,
y un producto sólo puede pertenecer a una categoría. Seleccione el menú
Productos > Configuración > Categorías de productos y haga click en
Nueva para obtener un formulario vacío para definir una categoría de
producto.

Ingrese el nombre correspondiente, por ejemplo: Radiadores en el campo

Nombre y haga click en Guardar. Podrá ver que otros campos, especialmente
aquellos en Propiedades contables, se completan automáticamente con
valores de cuentas y libros diarios. Éstos son los valores que van a afectar los
productos. Campos equivalentes en un producto van a tomar los mismos
valores si están vacíos al momentos de guardar el formulario.

Definición: Campos de propiedades

Las propiedades están definidas por parámetros en el menú
Administración > Personalizar > Propiedades. Sólo
completan los campos cuando el formulario se guarda y sólo
si esos campos están vacíos en ese momento. Usted puede
omitir manualmente estas propiedades cuando lo considere
necesario.
Los campos de propiedades se usan todo a lo largo del
sistema de Open ERP, y particularmente en un ambiente
multicompañía. Allí, los campos de propiedades en un
formulario de asociado pueden ser llenados con diferentes
valores dependiendo de la compañía del usuario. Por
ejemplo, las condiciones de pago para un asociado pueden
diferir dependiendo de la compañía desde la cual se dirigen
hacia él.

Definición: UM
UM es una abreviación para Unidad de Medida. Open ERP
maneja múltiples unidades de medida para cada producto:
usted puede comprar en toneladas y vender por kilo, por
ejemplo. La conversión entre cada categoría se hace
automáticamente (una vez que usted haya configurado el
índice de conversión en el formulario del producto primero).

Ventaja: Gestión de unidades de medida doble

La gestión de inventario completa puede llevarse a cabo con
dos unidades de medida (UM y UV, por Unidad de Venta).
Por ejemplo, una compañía puede almacenar y vender
jamón por pieza, pero venderla y valuarla por peso. No hay
 relación directa entre estas dos unidades así que se debe
hacer una operación de pesaje. Esta funcionalidad es crucial
en la industria agroalimentaria, y puede ser igualmente
importante en fabricación, químicos y muchas otras
industrias.

Para crear un nuevo producto, vaya al menú Productos > Productos y haga
click en Nuevo. Ingrese el producto en el campo Nombre, por ejemplo,
Radiador de Aleación de Aluminio, para seguir con el caso planteado antes.

Luego haga click en el ícono de Búsqueda a la derecha del campo Categoría y

seleccione la categoría correspondiente (en este caso, sería Radiadores).
Continúe con el Tipo de producto, que este ejemplo sería Producto Almacenable,
su valor por defecto. Los campos Método de abastecimiento, UM
predeterminada y UM de la compra también pueden permanecer en sus
valores por defecto, a menos que usted desee cambiarlos.

HERMOSA CAPTURA DE UN FORMULARIO DE PRODUCTO

Después haga click en la pestaña Abastecimiento y cargue los campos

Precio de costo y Precio de lista. En la pestaña Propiedades haga click en
Guardar, con lo que las Propiedades de Inventario toman valores por
defecto (como las Propiedades contables en la categoría de producto), pero las
Propiedades Contables aquí permanecen vacías. Cuando ocurren
transacciones de productos, las cuentas Ingresos y Gastos que usted haya
definido en la Categoría de Producto se usan para el Producto a menos que una
cuenta sea especificada aquí, para omitir lo anterior.

Una vez que el producto está guardado, cambia a un estado no editable. Si

usted ha cargado información incorrecta o ha dejado un campo requerido en
blanco, quedará editable y necesitará hacer click de pestaña en pestaña hasta
encontrar un campo color rojo, con un mensaje de error debajo, que usted
debe llenar correctamente.
Ubicaciones de stock

Haga click en Control de inventario > Ubicaciones para ver la jerarquía de

las ubicaciones de stock. Estas localizaciones han sido definidas cuando la base
de datos fue creada.

Desde el Menú principal, haga click en Control de Inventario >

Configuración > Ubicaciones para ver una lista de las ubicaciones (no la
vista en árbol). Luego haga click en el nombre de una ubicación para ver un
formulario descriptivo. Cada locación tiene un Tipo de ubicación y una
Ubicación madre que define la estructura jerárquica. Una Cuenta de
Inventario puede ser asignada a una ubicación.

Desde el Menú Principal, haga click en Control de inventario >

Configuración > Depósitos para ver una lista de depósitos.

Nota: Valuación de stock

Si usted quiere una valuación de stock en tiempo real que
rastree todos los movimientos de stock, debe asignar una
cuenta a cada ubicación de stock. Como los productos se
agregan a y se toman desde cada ubicación, Open ERP
genera una entrada contable para esa ubicación definida por
la configuración del producto que se está moviendo, y una
valuación de stock basada en el Costo Estándar o el Precio
Promedio.
Por ejemplo, si usted asigna una cuenta a la ubicación
Proveedor será capaz de ver el valor del stock que ha
tomado del proveedor. Su contenido debería ser valuado en
sus cuentas. Así gestiona el inventario en consignación.

Un Almacén contiene una ubicación de ingreso, una ubicación de inventario y

una ubicación de salida para productos vendidos. Usted puede asociar un
almacén con un asociado para darle una dirección al almacén. Ésa no tiene que
ser necesariamente su propia compañía: usted puede especificar fácilmente
otro asociado que puede estar almacenando stock por usted.
 Atención: Estructura de ubicación
Cada almacén está compuesto por tres ubicaciones:
Entrada, Salida y Stock. Su stock disponible está dado por
el contenido de la ubicación Stock.
La ubicación Entrada puede ser colocada como hija de la
ubicación Stock, lo que significa que cuando se consulte por
las cantidades de productos, también tome en cuenta el
contenido de la ubicación Entrada. La ubicación Salida
nunca debe ser colocada como hija de la ubicación Stock,
ya que los productos almacenados allí ya están empacados
listos para enviar al cliente y no deben ser considerados
como disponibles para la venta.

Creación de un plan de cuentas

Usted puede crear un plan de cuentas mientras crea la base de datos, o

trabajar con el plan mínimo que está en Open ERP (un puñado de cuentas
necesarias sin jerarquía, impuestos o subtotales).

Una serie de planes de cuentas ha sido definida para Open ERP, algunos de los
cuales se ajustan a las necesidades de las distintas legislaciones nacionales.
Usted puede tomar uno de ellos sin cambiarlo si así le parece, o tomarlo como
un punto de partida y diseñar un plan de cuentas completo que se ajuste a sus
necesidades exactas, incluyendo cuentas para inventario, amortización de
activos e impuestos.

Usted también puede tener múltiples planes de cuentas en paralelo, para

poner todas sus cuentas de transacciones en diferentes planes, con diferentes
arreglos para impuestos y amortización, agregados en forma diferente para
varias necesidades.

Antes de usar cualquier plan de cuentas usted necesitará especificar un Año

Fiscal. Éste define los diferentes períodos disponibles para las transacciones
contables. Para hacerlo:
 1. Seleccione Gestión financiera > Configuración > Períodos > Años
fiscales y haga click en Nuevo para abrir un formulario en blanco de
definición de Año fiscal.

2. Dé un nombre a ese Año fiscal (como Año financiero 2009, por ejemplo), y
un Código (AF 2009) y seleccione la Fecha de comienzo y la Fecha de
finalización.

3. Luego haga click en uno de los botones Crear períodos mensuales o

Crear períodos trimestrales para crear un conjunto de períodos
apropiado para el año fiscal, como se muestra en la figura. Luego, haga
click en Guardar.

CAPTURA AÑO FISCAL Y PERIODOS CONTABLES

Haga click en Gestión financiera > Planes > Planes de cuentas y luego
haga click en Abrir planes en el Año fiscal que ha creado para ver una
estructura jerárquica de las cuentas. Puede hacer click en el ícono de expandir/
colapsar en el nodo superior del árbol para ver los detalles de este plan.

Flujo de Trabajo

Pedido de compra

Para hacer un Pedido de Compra a su proveedor, use el menú Gestión de

Compra > Pedido de Compra para abrir un formulario nuevo de Pedido de
Compra. Debe completar los siguientes campos:

● Depósito: a pesar de no ser un campo obligatorio, esta selección

completa automáticamente el campo obligatorio Domicilio Destino en
la pestaña Envíos de la compra.

● Asociado: el nombre de su proveedor.

Cuando complete este campo, Open ERP automáticamente llena los campos
Dirección y Lista de precios a partir de la información del registro del
Asociado. Luego haga click en el ícono Crear nuevo archivo a la derecha del
campo Línea de la Orden de Compra. Esto guarda automáticamente el
cuerpo del Pedido de compra y abre la ventana Línea de Pedido de
compra.

Ingrese la siguiente información:

● Producto: tipee parte del nombre y haga click en el ícono al final de la

línea Buscar/ Abrir un recurso para completarlo.

Cuando usted selecciona un producto en la línea de producto, Open ERP

automáticamente completa los siguientes campos a partir de la información
existente en el registro del Producto:

● UM del producto: la unidad de medida para este producto

● Descripción: la descripción detallada del producto

● Fecha programada: basada en el "lead time" del producto.

● Precio unitario: del producto.

● Cuenta analítica: si se especifica alguna cuenta aparecerá en la línea de

pedido.

● Impuestos: impuestos aplicables definidos en el asociado, si se hubieran

especificado. Si no se hizo, los definidos en el producto, si se los hubiera
especificado.

Usted puede editar cualquiera de los campos para ajustarse a los

requerimientos del pedido de compra al momento de cargar los datos.
También debe ingresar:

● Cantidad

Haga click en Aceptar y cierre la ventana de Línea de pedido de compra

haciendo click en el botón Cerrar. Puede confirmar el pedido de una línea
haciendo click en Guardar, que hace que el formulario pase a no editable y
esté en un estado de Solicitud de presupuesto. Luego haga click en Confirmar
Orden de Compra, que se corresponde con la aprobación de un gerente o de
Cuentas y mueve el pedido al estado Confirmado.

Finalmente haga click en Aprobado por proveedor para indicar que el

proveedor ha acusado recibo del pedido, que pasa a Aprobado. Si hace click en
la pestaña Envíos de la compra usted verá el Remito que ya ha sido creado,
listo para ser usado por su departamento de Recepción de mercadería.

Atención: visibilidad de una ventana

A veces una ventana hija, tal como la ventana de Línea de
Pedido de Compra, sale de foco y desaparece detrás de la
ventana principal. Si una ventana no se abre como usted lo
espera, chequee que no esté escondida detrás de la ventana
principal, minimizando esta ventana a la barra de tareas.

Recepción de mercadería

Después de confirmar la orden tendrá que esperar que su proveedor le envíe

los productos. Típicamente lo debería hacer alguien de Almacén más que de
Compras.

Esta persona debería abrir el menú Control de inventario > Remitos >
Recepción de mercadería, usando el ícono expandir/colapsar más que
haciendo click directamente en Remitos. Cuando aparece la ventana de
Remitos, seleccione el nombre de la entrada en la lista para visualizar el
mismo Remito y haga click en Validar para cargar el formulario Hacer
remito. Haga click en Hacer picking para indicar que ha recibido todo lo que
esperaba.

Para controlar los niveles actuales de stock, use el menú Control de

inventario > Ubicaciones, encuentre Stock en la jerarquía usando los
controles de expandir y colapsar para ir a lo largo del árbol y haga click sobre
él. Eso le mostrará todo en la ubicación Stock y los niveles inferiores, incluyendo
Stock real (la cantidad real registrada en esa ubicación y bajo ella) y Stock
virtual (las cantidades esperadas a futuro cuando todos los recibos y los
despachos se hayan llevado a cabo).

LISTA DE PRODUCTOS Y NIVELES DE STOCK

Alternativamente puede hacer click en la línea de nivel superior Ubicaciones

para resaltarla (no el texto Ubicaciones en sí mismo) y luego apretar el botón
Imprimir en la parte superior derecha del formulario para probar los diferentes
reportes disponibles (tales como Lotes por ubicación).

Cliente Web: Cómo volver a Open ERP después de

imprimir reportes PDF
Cuando esté usando el cliente web, estos documentos no
son parte de la página web estándar, sino que son
generados en formato PDF, que usted puede imprimir o
adjuntar a un correo electrónico o guardar en el disco. Usted
no tiene los enlaces de navegación habituales en estas
páginas.
Open ERP no es totalmente consistente en la visualización
de estas páginas en la versión 4.2.2, así que la página de
PDF no aparece en una nueva pestaña o ventana como
debería ser (y como es en otras áreas de Open ERP), sino
que reemplaza a la página estándar de Open ERP en
formato web.
Una vez que termine con el documento PDF, usted tendería
a cerrar simplemente la ventana, lo que cerraría totalmente
a Open ERP. En lugar de ello, haga click en el botón Volver
en su navegador de Internet para volver a Open ERP.
 Ventaja: Trazabilidad en doble entrada
Open ERP opera con un esquema de transferencia de stock
de doble entrada similar al contable. Por ello, usted puede
hacer varios análisis de los niveles de stock en su almacén,
junto a los correspondientes niveles de ubicaciones virtuales
en sus proveedores. Las ubicaciones de sus proveedores
muestran niveles negativos una vez que usted ha recibido la
mercadería.

Control de facturas de compra

Cuando reciba una factura de su proveedor, vaya al menú Gestión financiera

> Facturas > Facturas del proveedor > Facturas de proveedores en
borrador para abrir una lista de facturas de proveedores esperando recepción
(tendrá que usar el ícono de expandir/colapsar en Factura del proveedor en
lugar de hacer click en el texto, lo que crearía una nueva factura). Estas
facturas le permiten a su Departamento de Cuentas comparar el precio y las
cantidades pedidas contra el precio y las cantidades de la factura del
proveedor. No es infrecuente recibir una factura con detalles más favorables al
proveedor que aquéllos acordados al momento de la compra.

Si al confirmar el Pedido de Compra del proveedor el campo Control de

facturación estaba en OrderOn (valor por defecto), la factura se creó
automáticamente en ese momento. Otras opciones le permiten crear facturas
al momento de recibir la mercadería o bien manualmente. El estado inicial de
una factura es Borrador.

Haciendo click en la factura de su pedido usted puede ver su contenido y

comparar la mercadería registrada allí con la recibida desde su proveedor. Si
hay alguna diferencia es posible cambiar las líneas de pedido para, por
ejemplo, agregar un gasto de envío. Haga click en Validar para confirmar la
factura y pasarla al estado Abierta.

Las entradas contables se generan automáticamente una vez que la factura es

validada. Para ver los efectos en su plan de cuentas, use el menú Gestión
financiera > Planes > Plan de cuentas.

Pago al proveedor

Seleccione el menú Gestión financiera > Facturas > Facturas de

proveedor > Facturas de proveedor abiertas para obtener una lista de
facturas de proveedor que no han sido pagadas todavía. Haga click en el ícono
Editar (el lápiz) al extremo derecho de la línea para abrir la factura en modo
editable, o bien busque la factura por número de pedido o, más generalmente,
por facturas próximas a su fecha de pago.

Haga click en Pagar factura en la barra de tareas a la derecha del formulario,

lo que abre una ventana con una descripción del pago. Seleccione Libro Banco en
el campo Libro. Luego haga click en Pagar factura en la parte superior
derecha del formulario, lo que lleva a cabo la acción de pago dentro de Open
ERP y luego vuelve al menú principal.

Comentario: Pago de una factura

El método descripto aquí es para aquellas compañías que no
usan su sistema contable para pagar facturas sino
solamente para registrarlas. Si está usando el módulo
contable de forma completa, otros métodos más eficientes
le permiten gestionar los pagos, tal como cargar estados
contables, reconciliar papeles, usar herramientas para
preparar pagos, tener interfaz con los bancos.

Usted puede monitorear el impacto contable de pagar la factura a través del

plan de cuentas disponible desde el menú Gestión financiera > Planes >
Plan de cuentas. Open ERP automáticamente crea entradas contables desde
el pago y puede reconciliar el pago con la factura.

De la Propuesta de Ventas a el Pedido de Ventas

En Open ERP las propuestas de ventas y los pedidos de ventas se gestionan

usando documentos que se basan en la misma funcionalidad común que los
pedidos de compras, con cambios en su detalle y en su flujo de trabajo. Para
crear una nueva propuesta de venta, use el menú Gestión de ventas >
Orden de venta lo que creará un nuevo pedido en estado Cotización. Entonces
seleccione Local por defecto en el campo Sucursal. La sucursal está vinculada
con un almacén, el que define la ubicación desde la que usted despachará la
mercadería. Llene el campo Asociado. Esto llenará automáticamente otros
campos (si es que el asociado ya estaba cargado en la base de datos):
Contacto de pedido, Dirección de facturación, Dirección de envío y la
Lista de Precios Por defecto. Éstos son solo valores por defecto y puede
modificar estos campos según su necesidad.

CAPTURA PEDIDO DE VENTA

Haga click en el ícono Crear nuevo registro a la derecha del campo Línea
de orden de venta. Éste guarda el formulario de pedido principal y abre una
ventana de Línea de orden de venta. Seleccione el producto a vender.
Aunque el campo Producto no es obligatorio, es usado por Open ERP para
seleccionar el producto específico y así varios otros campos pueden ser
llenados automáticamente en la línea de orden de venta, tales como:
Descripción, UM del Producto, Precio unitario, Demora en la entrega e
Impuestos. Cargue la cantidad que sea necesaria y haga click en Guardar. La
línea aparece en el formulario de presupuesto. Una línea de pedido en blanco
reaparece para que usted pueda ingresar otra línea. Cuando termine, haga
click en Cerrar para volver al formulario de pedido.

En la pestaña Otros datos de esta Orden de Ventas seleccione una Política

de envío desde la lista desplegable. Vuelva a la primera pestaña Orden de
venta y valide el documento haciendo click sobre Confirmar Orden, lo que
calcula precios y cambia el estado de la orden desde Cotización a En progreso. Si
usted está en negociación con el cliente, debería seguir haciendo click en
Calcular y Guardar, manteniendo el documento en estado Cotización tanto
como sea necesario.

En la última pestaña del pedido, Historial, usted puede ver el Remito que ha
sido creado y será capaz de ver cualquier factura que haya sido generada
relacionada a esta orden.

Desde el Menú Principal haga click en Productos > Productos para

desplegar una lista de productos. Su Stock real y su Stock virtual pueden
diferir si usted va a necesitar más productos para despachar a sus clientes que
los que tiene en existencia.

Preparación de mercadería para despachar a clientes

El gerente de locales selecciona el menú Control de inventario > Remitos >

Envío de mercaderías > Remitos confirmados esperando asignación
para obtener una lista de pedidos a despachar.

Consejo: Cálculo de requerimientos

En este momento su Orden de Venta está esperando que se
reserven productos para cumplir con el pedido. Una
actividad de reserva de stock se realiza periódicamente para
calcular las necesidades, lo que también lleva a las cuentas
las prioridades del cliente. El cálculo puede iniciarse desde
el menú Producción > Calcular requerimientos. Esto
reserva los productos automáticamente.

Aunque Open ERP se da cuenta automáticamente de que los ítems en esta

orden necesitarán ser despachados, todavía no ha asignado ningún ítem
específico desde ninguna ubicación para cumplir con el pedido. Entonces usted
puede mover el producto desde la ubicación Stock hasta la ubicación Salida
(definidas en Local de Venta en el Pedido de Ventas), por lo que empiece este
proceso haciendo click en Asignar. La línea Mover cambia desde el estado
Confirmado hasta el estado Asignado.

Ahora cree un Remito haciendo click en el botón Remito en la sección

Reportes de la barra de herramientas a la derecha del formulario. También
puede crear una Nota de despacho haciendo click en el botón Enviar
reporte. Estos dos documentos son creados en una nueva ventana o pestaña
de su navegador, por lo que pueden ser impresos y luego cerrarse.
Luego, haga click en Validar en el Remito para marcar el movimiento que
usted estaría haciendo físicamente en sus locales. Aparecerá un formulario de
Hacer remito permitiéndole transferir unidades entre ubicaciones y hacer un
paquete con ellas dentro del proceso. Haga click en Hacer remito en la parte
superior izquierda del formulario para hacer la transferencia. La línea de
Movimiento cambia su estado a Hecho.

Las mercaderías están ahora en la Plataforma de Salida, que ha sido definida

por defecto en Open ERP como Salida, como un paquete único con un
Número de Lote. Para registrar cuándo el transportador retira el paquete, use
el menú Control de inventario > Pedidos de Envío > Pedidos de Envío a
Procesar. Seleccione la línea apropiada para abrir el formulario de
Movimiento de Stock, luego haga click en Mover el lote. El estado cambia a
Movido. El empaque está definido por las Órdenes de venta, así que si usted
empaca menos paquetes que los que están pedidos, Open ERP
automáticamente gestiona el recordatorio para futuros envíos.

Para analizar los movimientos de stock que usted ha hecho durante estas
operaciones siga los siguientes pasos.

1. Seleccione el menú Control de inventario > Ubicaciones.

2. Seleccione la primera línea haciendo click en algún punto de ella, pero no

sobre el mismo texto Ubicaciones. Luego haga click en el ícono
Imprimir arriba de la lista más a la derecha.

3. Seleccione el reporte Lotes por ubicación y haga click en el botón Ok

para obtener un reporte detallado del Stock en cada ubicación.

Nota: Jerarquía de ubicación

Los productos pueden ser encontrados en la ubicación
Entrada luego de haber sido recibidos, en lugar de la
ubicación Stock, pero son considerados parte del stock
porque Entrada es una ubicación hija de Stock.
 Si usted quiere poner una estación de Control de Calidad en
Mercaderías, todo lo que necesita es poner Entrada en el
mismo nivel que Stock. Luego movería manualmente los
ítems desde Entrada hasta Stock cuando ellos pasen los
controles de Recepción de Mercadería.

Facturación de Mercadería

Use el menú Gestión Financiera > Facturas > Factura de Clientes >
Factura de Clientes en Borrador para abrir una lista de facturas generadas
por Open ERP. Éstas están en estado Borrador, lo que significa que no tienen
todavía presencia en el sistema contable. Usted encontrará que una factura
borrador se crea una vez que ha despachado la mercadería si ha seleccionado
Facturación Automática después de Envío.

Una vez que ha confirmado una factura, Open ERP le asigna un número único,
y se generan todas las entradas correspondientes. Para hacerlo, abra la factura
y haga click en Crear, lo que mueve la factura al estado Abierta. En este punto,
usted puede enviar a su cliente la factura a pagar. Haga click en Facturas en
la sección Reportes de la barra de herramientas a la derecha del formulario
para obtener un documento PDF que puede imprimirse o enviarse al cliente.

Usted también puede adjuntar el documento PDF al registro de factura de Open

ERP. Guarde el PDF en algún lugar conveniente de su PC (como en el
escritorio). Luego haga click en el botón Agregar un adjunto a este recurso
que está a la derecha del formulario de factura (parece un clip). Explore hasta
el archivo que acaba de guardar en el cuadro de diálogo que aparece y haga
click en Cerrar este cuadro. Esto le da un registro permanente y no editable de
su factura en el sistema de Open ERP.

Si en este momento revisa su plan de cuentas, puede ver el impacto de estas

actividades en su contabilidad, una nueva línea de ingreso desde la factura.
Pago del cliente

Registrar un pago de una factura por parte de un cliente es esencialmente lo

mismo que el proceso de pagar a un proveedor. Desde el menú Gestión
financiera > Facturas > Factura de cliente > Facturas de clientes
abiertas haga click en el nombre de la factura que usted quiere marcar como
pagada:

1. Use el botón Pagar factura en la sección Acción de la barra de

herramientas a la derecha para abrir una ventana que le permita registrar
el pago.

2. Seleccione el Libro Libro banco y haga click en Pagar factura. La factura

se marca como pagada y usted volverá al Menú Principal.

CAPTURA DE FACTURA A PAGAR

Chequee su plan de cuentas otra vez para ver su balance bancario en la cuenta
Caja Chica.
Gestión de relaciones con los clientes

El departamento de ventas es el motor de toda su compañía. El éxito en las

ventas impulsa la motivación del staff y el dinamismo general de la compañía,
lo que le permite seguir innovando y sentar las bases de futuros éxitos.

La clave para un éxito en las ventas continuo es una efectiva gestión de

relaciones con los clientes (CRM, por sus siglas en inglés). Las capacidades de
Open ERP en CRM son flexibles y altamente desarrolladas para asistirlo en el
manejo de todos los aspectos tanto de las relaciones con el proveedor como
con el cliente. Las herramientas analíticas lo ayudan a entender sus
controladores de desempeño, y la automatización de datos y procesos lo
conduce a nuevos niveles de eficiencia.

Open ERP puede compartir información a través de sus interfaces con las
aplicaciones office más comunes, minimizando la interrupción de sus
operaciones cuando lo instale por primera vez. Su personal puede construir
sobre su productividad previa siguiendo con el uso de sus sistemas de correo
electrónico y herramientas office, ahora conectadas a Open ERP, transfiriendo
a la interfaz de Open ERP solo cuando lo necesiten.

Se dice con frecuencia que el cliente es el que manda. En el mundo de los

negocios, usted debería idealmente tratar a todos sus clientes como el centro
de la atención. El módulo CRM de Open ERP está diseñado para hacer realidad
este objetivo, ayudando a los empleados del negocio a entender mejor las
necesidades de sus clientes, y automatizando sus esfuerzos de comunicación.

Terminología: CRM y SRM

CRM es la abreviatura de Customer Relationship
Management, Gestión de Relación con el cliente, y SRM es la
de Supplier Relationship Management, Gestión de Relación
con el proveedor.

Si se quiere enfocar en sus clientes, necesita herramientas que se lo faciliten.

Herramientas que capturen todo el conocimiento que tenga disponible, que lo
ayuden a analizar lo que sabe y que le hagan más fácil el uso de ese
conocimiento y análisis.

Una ventaja crucial que Open ERP le brinda es que conoce más acerca de sus
clientes y su habilidad para proveerlos porque está gestionando su
contabilidad, ventas, compras, manufacturas y cumplimiento como así también
está comunicando todo su personal interno.

El módulo CRM de Open ERP usa esa información y ofrece varias características
significativas que permiten que usted y su personal monitoreen y controlen
efectivamente sus relaciones con clientes y proveedores, delegando los
asuntos a la gente más apropiada, manteniendo un historial de
comunicaciones y eventos, calificando prospectos y detectando problemas.
También usa varias herramientas estadísticas para que pueda analizar las
relaciones cuantitativamente como, por ejemplo, el desempeño de su servicio
al cliente y de la calidad de sus proveedores. Usando análisis de desempeño,
usted puede fácilmente establecer una política de mejora continua
desarrollando un sistema basado en reglas en Open ERP.

Para minimizar el trabajo de retipeo, Open ERP le provee un servidor de correo

electrónico que enlaza sus correos electrónicos con las bases de datos. Ésta es
una característica significativa, muchos de sus empleados van a trabajar
automáticamente con Open ERP a través del correo electrónico sin conectarse
nunca ni tener que aprender un nuevo sistema.

Finalmente, usted verá un método eficiente de calificar prospectos o clientes

que le permite ofrecer un servicio a medida del valor potencial de cada uno de
ellos.

Asociados

En Open ERP, un asociado representa a las entidades con las que usted puede
hacer negocios. Algunos posibles tipos de asociados son:
 ● Proveedores

● Fabricantes

● Clientes

● Empleados

● Prospectos

El concepto de un asociado es mucho más flexible aquí que en otras

aplicaciones de gestión, porque un asociado puede corresponder a un tipo o a
varias combinaciones de estos tipos. Esto evita el doble ingreso de datos y y
provee gran flexibilidad en las características disponibles. Entonces, un
asociado puede ser tanto su proveedor como su cliente al mismo tiempo. Este
característica es particularmente importante cuando tiene subsidiarias o
franquicias ya que las transacciones entre la casa central y sus subsidiarias en
estos casos será generalmente bidireccional.

Para obtener la lista de asociados, use el menú Asociados > Asociados.

CAPTURA FORMULARIO ASOCIADOS

A la derecha del formulario del asociado, usted encontrará todas las acciones,
reportes y atajos disponibles para el asociado seleccionado. Esto le permite ver
rápidamente el historial de un pedido del asociado, o imprimir una carta de
aviso.

Para crear una compañía en Open ERP (esto es, un nuevo asociado), usted
debería como mínimo ingresar el Nombre de la compañía en el formulario de
asociado.

Contactos

Usted puede tener varios contactos para un solo asociado. Los contactos
representan empleados de la compañía con los que usted está en contacto,
junto a sus detalles de dirección. Para cada dirección, usted puede indicar su
tipo (Por defecto, Factura, Envíos, Contacto, Otra). Basado en esto, Open ERP puede
proveer una dirección que se ajuste a la función del contacto cuando esté
generando un documento en cualquiera de las etapas del proceso de Open
ERP.

Los contactos pueden cargarse en la primera pestaña, General, del formulario

de Asociados, o puede acceder directamente a la lista de direcciones a través
del menú Asociados > Contactos de asociado. Puede buscar un
subconjunto de asociados y contactos usando su Nombre de compañía o
nombre de Contacto, o alguno de los otros campos de búsqueda tanto en la
Búsqueda básica como en la Búsqueda avanzada.

Nota: Asociados independientes o gente física

Si usted quiere representar una persona física más que una
compañía, en Open ERP el nombre de esa persona puede
ser tipeado directamente en el campo Nombre en el
formulario de Asociado. En este caso, no cargue el
Nombre de contacto.

Categorías de los asociados

Open ERP usa categorías jerárquicas para organizar a los asociados. Para llegar
a la lista de categorías de asociados disponibles, use el menú Asociados >
Asociados por categoría.

CAPTURA EJEMPLO CATEGORÍAS ASOCIADOS

Haciendo doble click en una de las categorías en la estructura de categorías de

asociados, usted obtiene una lista de los asociados en esa categoría. Si hace
click en una categoría que tiene subcategorías, obtendrá una lista de todos los
asociados en la categoría principal y en todas sus subcategorías.

Como las categorías están estructuradas jerárquicamente, puede aplicar una

acción a cualquier nivel de la estructura: una actividad de promoción de
marketing, por ejemplo, puede aplicarse a todos los clientes, o selectivamente
solo a aquéllos en una categoría y sus subcategorías.

La estructura en forma de árbol es muy útil cuando usted está ejecutando

cualquiera de los reportes estadísticos. Usted puede estructurar reportes en
cualquier nivel de la jerarquía usando esta segmentación de asociados.

Use el menú Asociados > Configuración > Categorías > Editar

categorías para definir una nueva categoría.

Gestión de casos

Las siguientes secciones describen los pasos que usted podría usar para
implementar una política efectiva de gestión de relaciones con clientes. Ésta se
implementa basando nuevos tipos de caso en el caso en el sistema de manejo
de casos que Open ERP tiene incorporado.

Definición: Caso
Caso es un término genérico que se refiere a una discusión
con un asociado acerca de un tema específico. Éste puede
ser de cualquier categoría, como el monitoreo de respuestas
a un aviso de empleo, o un pedido de compra o venta, o un
problema de calidad post-venta.
Un caso se usa para el seguimiento del historial de mensajes
sobre un tema y para automatizar algunas operaciones en
respuesta a ciertas condiciones.
Las estadísticas de caso generadas por el sistema pueden
ser usadas por sus gerentes para mejorar la gestión de
interacciones con clientes y proveedores.

Configuración de CRM

La gestión de casos es un sistema genérico que puede ser configurado para

ajustarse a sus necesidades. Usted puede desarrollar tres casos tipo, para ver
cómo construir los siguientes sistemas:
 1. Un sistema para gestionar oportunidades comerciales.

2. Un sistema para gestionar contratos de soporte en dos niveles.

3. Un sistema para gestionar calidad de proveedores.

Secciones

Para manejar cada uno de estos tipos de casos, usted debe crear diferentes
secciones en Open ERP usando el menú CRM & SRM > Configuración >
Caso > Secciones.

Usted puede definir, por ejemplo, las siguientes cuatro secciones:

● Ventas

● Nivel de soporte 2

_ Nivel de soporte 1

● Calidad

Ponga el nombre en el campo Sección de caso. Usted construirá una

estructura de árbol para las secciones usando el campo Sección Madre en el
formulario Sección. Entonces usted puede decir que Nivel de soporte 2 es la
sección madre de Nivel de soporte 1. Open ERP no restringe el orden en el que
usted puede definir estas dos secciones, ya que puede grabar la sección madre
mientras define la sección hija.

Un gerente puede ser asignado a cada sección (desde la lista de usuarios de

sistema de Open ERP) y puede agregarse una dirección de correo electrónico.
Los casos de esta sección se conectan automáticamente a esta dirección de
correo electrónico, los mensajes de casos salen automáticamente desde esta
dirección y los correos a esta dirección se conectan automáticamente a esta
sección del sistema CRM.

Haga click en el menú CRM & SRM > Casos > Casos por sección para
obtener las secciones en una lista jerárquica, y luego haga click en el nombre
de una sección para listar los casos que han sido asignados a esa sección.

Categorías

Una vez que haya definido las diferentes secciones, usted puede crear
Categorías, que se usan para diferenciar los casos en una sección. Las
categorías se crean usando el menú CRM & SRM > Configuración > Casos
> Categorías.

Menú

Una vez que las secciones y las categorías están definidas, usted puede crear
algunos menús para hacer más fácil el uso de estos casos. Use el menú CRM
& SRM > Configuración > Crear menús para una nueva sección.

El procedimiento es crear el nombre del nuevo menú en Nombre de menú

base, seleccione el nombre de un Menú Padre para el menú, y un nombre de
Sección de caso, luego haga click en Crear entradas de menú. Cada vez
que ejecute esta utilidad, Open ERP genera una estructura de menú similar a la
figura siguiente.

CAPTURA ACORDE AL CASO

Un paso más allá: Secciones de casos a partir de la

versión 4.3
Desde la versión 4.3 de Open ERP, usted será capaz de
seleccionar el modo vista que quiera cuando el menú sea
abierto para mostrar los casos para cada sección:
comercial, mesa de ayuda, solicitudes de soporte, etc.
Su selección de vista determina el tipo de formulario que se
 abre cuando se muestra un caso en cada sección. Así el
formulario que sigue a una solicitud de soporte puede diferir
de un formulario para una oportunidad de negocios.
Si usted está trabajando en un idioma diferente al por
defecto, usted puede definir las etiquetas en ese lenguaje
luego de haber creado los nuevos menús.

Nota: Personalizar el menú

Usted puede renombrar menús si a usted no le gusta el
modo en el que han sido generados por el sistema. Para
hacerlo, seleccione la línea del menú haciendo un solo click
sobre ella, pero no sobre el texto de menú, y luego haga
click en el ícono Cambiar.
Usted verá una vista de formulario de la definición del menú.
Si está en modo Editar, usted puede cambiar este nombre y
la posición en la jerarquía, y puede seleccionar un ícono
diferente para el mismo. También puede elegir una acción
diferente para cuando se haga click sobre ese menú. Si
usted ha guardado o cancelado el formulario de menú para
que no esté en modo Editar, usted puede duplicarlo o
borrarlo completamente. Duplicarlo puede ser útil en
algunas ocasiones, guardando una copia en otro lado del
menú jerárquico y tal vez haciéndolo accesible a diferentes
grupos de usuarios.

Uso de casos

Aunque usted haya creado árboles de menú especiales para cada uno de los
tipos de caso que ha definido, puede seguir usando el sistema de caso
genérico a través de CRM & SRM > Casos. Los nuevos tipos de casos son solo
versiones del caso genérico.

Ventaja: Transferibilidad de casos

Es muy útil basar toda la gestión de las relaciones con los
clientes sobre un sistema genérico, como lo hace Open ERP.
 Ya que cada sección es solo una especialización del sistema
genérico, usted puede transferir solicitudes desde una
sección hacia otra, y esto significa que usted no pierda
casos en el sistema mientras delegue trabajo hacia otro
personal en la compañía.
Suponga, por ejemplo, un pedido de soporte que se
convierte en una oportunidad de negocios. O una solicitud
de servicios post venta que se convierte en un asunto de
calidad de proveedor donde se encontró una falta en un
producto.
Usted puede también rastrear ítems a lo largo de toda la
compañía.

CAPTURA DE UNA ENTRADA DE OPORTUNIDAD DE NEGOCIOS

Para cargar una nueva oportunidad de negocios, puede usar el menú por
defecto que haya creado o usar los menús genéricos CRM & SRM > Casos >
Casos por sección, o bien CRM & SRM > Casos > Todos los casos.

Los campos a llenar son:

● Una Descripción del caso.

● La Sección, que en caso de ingresar desde Casos por sección se

completará automáticamente con la sección correspondiente.

● Una Prioridad

● El Asociado

● El Contacto de Asociado, que se completa automáticamente cuando se

ingresa en nombre del Asociado, pero puede ser sobreescrito.
 ● La dirección de Correo electrónico del asociado, que también se
completa automáticamente pero puede sobreescribirse.

● La persona en su compañía que será el Usuario responsable para el

caso.

Ventaja: El servidor de correo electrónico

Verá más tarde en este capítulo que los casos pueden
generarse automáticamente desde los correos electrónicos.
Si el servidor se configura adecuadamente, usted no deberá
cargar los casos manualmente a través del sistema de
menú, sino que serán directamente creados desde los
correos electrónicos entrantes.

Una vez que ha sido creado, un caso comienza en el estado Borrador. Usted
puede abrirlo para indicar que está trabajando en él haciendo click en el botón
Abrir.

Para cargar texto acerca de la solicitud o acciones tomadas para satisfacerla,

tipee una entrada como texto libre. Para guardar el historial de sus
comentarios, haga click en Guardar historial. Si usted hace click en Enviar a
asociado y guardar historial, el asociado también recibirá una copia de su
comentario tal como usted lo ha guardado. Mientras el caso esté abierto puede
hacer click en Cerrar si ya ha sido completado o bien en Cancelar si es
necesario. Si quiere esperar una respuesta de parte de un asociado, haga click
en Pendiente.

Si usted ha organizado las secciones en una estructura jerárquica, puede hacer

click sobre Subir un nivel. El caso entonces sube a la sección madre. Esto es
útil, por ejemplo, para transferir asuntos desde un usuario de nivel de
experiencia más bajo que maneja la sección hija, a un usuario con más
experiencia responsable de la sección madre.

Método: Asignación de casos

Para asignar un caso, hay dos enfoques disponibles.
 Cualquier caso puede ser asignado por el usuario que creó el
caso original, o este campo puede dejarse en blanco. Usted
puede revisar la lista de casos sin asignación y elegir uno
para usted mismo.
También es posible un método mixto: todos los casos llegan
sin asignar y un usuario es responsable por la división de
trabajo a la sección que corresponda.

Puede ver el historial de comentarios y acciones sobre la solicitud en cualquier

momento, mirando en el Historial del caso, que tiene su propia pestaña.

Usted puede crear sus propios atajos desde menús como Mis solicitudes de
soporte y Mis oportunidades de negocios para listar rápidamente los casos
de los que es responsable.

Generación de calendarios

El cliente Web de Open ERP puede mostrar cualquier tipo de recurso en forma
de una agenda. Desde la versión 4.3.1 usted puede generar vistas de
calendario para cada uno de sus casos a medida que cree menús para esos
casos.

Entonces si quiere implementar un calendario compartido para su calendario

en Open ERP, tiene que:

1. Crear una sección Calendario de reuniones.

2. Crear menús para esta sección especificando que quiere una vista de
calendario desde CRM & SRM > Configuración > Crear menús para
una nueva sección.

Usted obtendrá menús que le permitirán gestionar calendarios para cada

empleado, y además tendrá un calendario compartido para la compañía. Esta
vista de calendario es totalmente dinámica. Puede mover un evento o cambiar
su duración solo usando su mouse.
 CAPTURA MUY MONONA DE UN CALENDARIO SEMANAL/ MENSUAL

Usted puede cambiar la vista y volver al modo lista, formulario o gráfico

usando los botones que están arriba a la derecha. Las herramientas de
búsqueda y los filtros habituales de Open ERP le permiten filtrar los eventos
mostrados en el calendario o, por ejemplo, mostrar el calendario a solo algunos
empleados por vez.

Ventaja: El calendario genérico

A diferencia del software CRM tradicional, la vista de
calendario de Open ERP no está limitada a mostrar
reuniones. Está disponible para cualquier tipo de recurso.
Así, además de los casos aquí explicados, puede obtener
calendarios de tareas, envíos, pedidos, ventas o licencias de
personal.
Esta vista es muy útil para planeamiento o para tener una
visión global de una lista de elementos.

Análisis de desempeño

Ya que todas las comunicaciones con sus clientes están integradas al sistema
de Open ERP, usted tiene varias maneras de analizar el desempeño de sus
equipos. Existe un módulo que puede ayudarlo con esto, report_crm. A través del
menú CRM & SRM > Reportes para crear diferentes reportes.

CAPTURA DE ANÁLISIS DE DESEMPEÑO

Si usted quiere analizar el desempeño de su grupo de servicio y soporte, por

ejemplo, use el gráfico desde CRM & SRM > Reportes > Todos los meses >
Casos por usuario y sección. Haga click en el menú para obtener una vista
en lista, luego haga click en el botón Gráfico en la parte superior derecha de la
lista. El sistema le muestra sus estadísticas por usuario y es posible filtrar cada
sección y usar otros criterios de búsqueda. Por ejemplo, puede tipear un rango
de datos, hacer click en Filtrar y ver cómo cambiar el gráfico reflejando los
nuevos datos.

Por defecto, el sistema provee una lista conteniendo la siguiente información

para cada mes, usuario y sección, y una indicación del estado de cada conjunto
de información:

● Número de casos

● Demora promedio en cerrar la solicitud

● Ingreso estimado para una oportunidad de negocio

● Costo estimado

● Ingreso estimado multiplicado por la probabilidad de éxito, para darle un

gráfico de estimated weighted revenue.

Nota: Navegando a través de las estadísticas

Puede obtener más información acerca de un usuario o una
sección de casos desde estos reportes, yendo más allá de
los datos mostrados.
En el cliente web haga click en la fila de texto apropiada de
una de las líneas (como Usuario o Mesa de ayuda y soporte)
para abrir un formulario para eso, y haga click en la barra de
herramientas Acción a la derecha del formulario Usuario o
Sección que se despliega.
En el cliente Windows haga click derecho sobre el texto, lo
que abrirá un menú con las mismas opciones que en el
cliente Web.

En la versión 4.3.1 y posteriores, será capaz de especificar que la vista gráfico

aparezca por defecto para que pueda presentar la información más
visualmente.

Automatización de acciones usando reglas

El análisis de estadísticas le da una mejor base para gestionar todos sus

servicios y las relaciones con clientes y proveedores. Pero usted puede hacer
más que sólo ver los gráficos de estadísticas de vez en cuando.

Si el desempeño de una sección, un usuario o una categoría de un caso está

comenzando a causar preocupación, entonces usted puede usar el sistema de
reglas de Open ERP para monitorear la situación más de cerca. Las reglas le
permiten gatillar acciones automáticamente dependiendo de criterios que
usted defina para cada caso. Ellas proveen un buen modo de implementar una
política de mejora continua apropiada para sus relaciones con los clientes y
calidad de servicio.

Usando estas reglas usted puede:

● Enviar correos electrónicos automáticamente al cliente durante las

diferentes fases de una solicitud de soporte, para mantener al cliente al
tanto de los progresos

● Asignar el caso a otra persona si el encargado está de vacaciones

● Enviar un recordatorio al proveedor si su respuesta está demorando

demasiado

● Marcar siempre un caso como urgente si viene de un gran cliente

● Transferir el caso al servicio técnico si la solicitud es acerca de una falla

técnica

Para definir nuevas reglas use el menú CRM & SRM > Configuración >
Casos > Reglas.

CAPTURA DE PANTALLA DE UNA REGLA

Los criterios para la activación de esta regla se definen en la parte principal de

la pantalla. Estos criterios son:
 ● Una condición sobre el estado inicial (por ejemplo, durante la creación de
un caso: Estado inicial: Ninguno, estado eventual: Borrador).

● Una condición sobre el estado final (por ejemplo en el cierre de un caso

enviar una confirmación o un correo electrónico de agradecimiento).

● La sección de caso donde se aplica la regla.

● La categoría del caso.

● Una condición sobre el encargado del caso (por ejemplo, enviar copias
con el progreso del caso a un gerente si la solicitud del cliente está
manejada por un aprendiz).

● Una condición sobre el nivel de prioridad (por ejemplo, para proveer

diferentes tipos de reacción dependiendo de la urgencia de la solicitud).

● Un asociado o una categoría donde aplicar la regla.

● Una fecha para la activación

_ reporte por la fecha de creación

_ reporte por la fecha de la última acción

_ reporte por el tiempo que ha estado activo

Si usted tiene definidos varios criterios, Open ERP aplicará la regla solo si todos
los criterios son válidos.

Usted define la acción que se tomará si la regla se cumple en la segunda

pestaña de la parte más baja de la ventana de configuración. Se incluyen las
siguientes acciones:
● Cambiar el estado del caso

● Mover el caso a una nueva sección

● Asignar el caso a un gerente de sistema

● Cambiar la prioridad del caso

● Enviar un recordatorio al encargado del caso o a un asociado

● Adjuntar información (o no) a un recordatorio

● Enviar copias de la discusión del caso a direcciones de correo electrónico

específicas

● Enviar a un correo electrónico predefinido

Ejemplo 1: Mejora en la calidad del soporte

Usted, por ejemplo, en un gráfico que analiza el desempeño del
equipo de soporte, ve que el usuario X toma un tiempo promedio
de 3 días y 4 horas para cerrar un caso. Es mucho tiempo. Después
de analizar los datos en profundidad, ve que muchos casos se
cierran en menos de dos días, pero algunos toman más de 10 días.
Pensando en la calidad del servicio, usted puede automatizar
ciertas acciones. Puede enviar copias de la discusión a un experto
técnico si el caso permanece abierto por más de 2 días, definido
por la siguiente regla:
* Nombre de regla: Copiar a un experto después de dos días.
* Estado del caso inicial: Abierto.
* Estado del caso final: Abierto.
* Responsable: Usuario X.
* Fecha de aplicación: Fecha de creación.
* Demora después de la fecha de aplicación: 2 días.
 * Agregar veedores (cc): expert@miempresa.com.ar
* Recordar responsable: Sí.
Después de que se defina la regla, el experto recibirá una copia de
toda la discusión entre el Usuario X y el cliente para cada caso que
permanezca abierto después de dos días. Será capaz de interactuar
en la discusión para evitar más demoras o mayores problemas.
Algunas compañías usan varios niveles de soporte. El primer nivel
está manejado por el personal de soporte menos calificado y los
niveles superiores por usuarios de mayor experiencia. Un usuario
en el nivel 1 puede subir el caso a un nivel superior cuando sea
necesario.
Para entrenar sistemáticamente a los empleados del nivel 1, usted
puede crear la siguiente regla: cuando el caso sea subido de nivel,
ellos seguirán recibiendo copias del progreso del caso. Si un usuario
en el nivel de soporte 1 no puede manejar una solicitud, puede
subirla al nivel 2. Luego, cuando un experto del nivel 2 responde la
solicitud del cliente, la persona de soporte del nivel 1 también
recibe la respuesta al problema que él originalmente no pudo
resolver. Así, su equipo puede ser educado automáticamente
escuchando las llamadas de soporte en vivo.
Suponga que usted brinda dos tipos de contrato de soporte a sus
clientes: Super y Normal. Usted puede crear una regla que sube la
prioridad de un caso automáticamente si el asociado está en la
categoría de contrato de soporte Super.
Defina el caso de esta manera:
* Nombre de regla: Prioridad para asociados Super.
* Estado del caso inicial: /
* Estado del caso final: Open
* Categoría del asociado: Contrato de soporte Super.
* Establecer prioridad a: Alta.
Las mejoras en las relaciones con los clientes pueden venir del uso
inteligente de estas reglas. Con el sistema de control de
estadísticas usted puede gestionar ciertos acuerdos de nivel de
servicios con sus clientes sin un gran esfuerzo de su parte. Así
usted puede ser selectivo al responder a esos asociados basado en
la calidad específica del servicio que han contratado.

Ejemplo 2: Rastreo de calidad de proveedores

Recuerde que un asociado de Open ERP puede ser al mismo tiempo
proveedor y cliente. Usted puede usar el mismo mecanismo para la
gestión de calidad de proveedor como para el soporte a clientes.
Si alguien de su personal detecta un problema de calidad de un
producto de un proveedor, debería crear un nuevo caso en la
sección Calidad. Si el servidor de correos electrónicos está
instalado todo lo que necesita es copiar un email a una dirección
especificada (por ejemplo, quejas@miempresa.com.ar), mientras
envía su correo electrónico de queja al proveedor. El caso se crea
automáticamente en Open ERP y la respuesta del proveedor
cerrará el caso y será puesta automáticamente en el historial del
caso.
En este caso el usuario puede agregar acciones correctivas o
preventivas conformes a ISO 9001, sin tener que cargar cada
acción en Open ERP, mucha de la información viene simplemente
de los correos electrónicos.
Las estadísticas del sistema proveen un análisis sobre el número y
el costo de los problemas de calidad de los diferentes proveedores.
Si ciertos proveedores no ofrecen la calidad de servicio que usted
espera, puede crear automáticamente reglas que:
* Envíen un recordatorio al proveedor luego de unos días si el
caso permanece abierto
* Recuerden al gerente de producción llamar al proveedor y
resolver la situación si el caso no ha sido cerrado en una semana
* Seleccionar y calificar sus proveedores sobre la base de la
calidad de servicio.

Ventaja: El portal CRM

El módulo de Open ERP portal_service le permite abrir partes
de su funcionalidad CRM a clientes y proveedores. Ellos
 pueden conectarse con su sistema usando su propio usuario
y contraseña y seguir sus pedidos y solicitudes en línea. Por
ejemplo, un cliente puede hacer una solicitud directamente
a su sistema, evitando quizás un largo proceso de ingreso de
datos.

Usando el servidor de correo electrónico

Para automatizar la creación de los casos en uso usted puede instalar el

servidor de correos electrónicos. Éste le permite usar el CRM de Open ERP sin
tener que abrir la interfaz de Open ERP. Los usuarios pueden crear casos
actualizados solo enviando y recibiendo correos electrónicos. Este sistema
trabaja con la mayoría de los clientes de correo electrónico como MS Outlook o
Thunderbird.

SIMPÁTICA CAPTURA DE PANTALLA SOBRE EL SERVIDOR

Perfiles de prospectos

Durante las actividades de preventa, es muy útil calificar rápidamente sus

prospectos. Puede hacer una serie de preguntas para descubrir qué producto
ofrecer al cliente, o cuán rápido debería manejar la solicitud.

Método: Hacer perfiles

Este método de rápida calificación de prospectos se usa
frecuentemente en compañías que hacen las preventas por
teléfono. Una lista de prospectos se importa al sistema de
Open ERP como un conjunto de asociados y los operadores
entonces hacen una serie de preguntas a cada prospecto.
Las respuestas a estas preguntas permiten calificar
automáticamente a cada prospecto, lo que lleva a que se le
ofrezca un servicio específico basado en esas respuestas.

EJEMPLO SIMPÁTICO + ESQUEMA

La persona de ventas empieza haciendo las preguntas y en un par de minutos

de trabajo puede decidir qué proponer al prospecto. Los detalles del prospecto
y sus respuestas se cargan en Open ERP. El sistema de perfilación
automáticamente clasifica los prospectos en las categorías de asociados
apropiadas.

Esto le permite a su personal de venta seguir a los prospectos eficientemente y

adaptar su enfoque basado en el perfil de cada cliente. Por ejemplo, pueden
enviar una carta basada en una plantilla desarrollada para una categoría de
asociado específica. Para la proposición de ventas, usarán el editor y generador
de reportes de Open ERP.

Uso efectivo de los perfiles

Para usar el sistema de perfilación, necesitará el módulo crm_profiling. Usted

puede crear una lista de preguntas y las posibles respuestas a través del menú
CRM & SRM > Configuración > Segmentación > Preguntas. Para obtener
un esquema similar al mostrado puede crear las siguientes preguntas y
respuestas:

Preguntas Respuestas
¿Periodista? Sí / No
¿Sector de la Industria? Comercio / Distribución / IT / Otros
¿Personal? 1 / 2-20/ 21-50/ 51-100/ > 100
¿Función del contacto? Toma decisiones / No toma decisiones
Herramientas de Comunicación
Open ERP provee toda la información que usted necesita para perseguir las
oportunidades comerciales de su compañía eficientemente. Pero para
permanecer productivo con toda la información que tiene que manejar es
esencial que usted siga usando sus herramientas usuales de comunicación
conectándolas con Open ERP y no debe restringirse a la interfaz de Open ERP.

Open ERP puede hacer la mayor parte de las cosas que necesita para concretar
sus oportunidades comerciales efectivamente. Pero puede haber un poco para
aprender, lo que reduce su eficiencia mientras lo hace. Y si eso es cierto para
un usuario constante del sistema, es doblemente cierto para un usuario
ocasional o para alguien que ya hace un uso intensivo de las aplicaciones
Office estándares y no puede cambiar fácilmente.

Entonces para aquéllos que necesitan continuar usando sus aplicaciones Office
tradicionales para mantener su eficiencia, Open ERP puede equiparse con
adaptadores para las interfaces más comunes. Sus usuarios pueden participar
en muchos procesos soportados por Open ERP sin dejar su ambiente basado en
Office con el que ya están familiarizados, y pueden evitar la doble carga de
datos vinculándose a la base de datos de Open ERP automáticamente.

Se describen los tres módulos siguientes:

● Interfaz de Mozilla Thunderbird

● Interfaz de Microsoft Outlook

● Interfaz de Microsoft Word

El capítulo es una mezcla de instrucciones de instalación y configuración, y

ejercicios básicos de interacción.

Interfaz de Mozilla Thunderbird

La extensión de Mozilla Thunderbird le permite llevar a cabo una serie de

operaciones de Open ERP directamente desde el cliente de correo electrónico
de Thunderbird:
 ● crear un contacto o asociado desde un correo electrónico

● guardar un correo electrónico y sus adjuntos en Open ERP

● enviar cualquier archivo adjunto a un documento Open ERP (tales como

propuestas, proyectos y tareas).

Instalación de la extensión de Thunderbird

Para ser capaz de usar la extensión de Thunderbird, usted necesita el módulo

email_interface. No está cargada en el núcleo de Open ERP 4..2.2 pero puede
estarlo en una futura versión. Una vez que la tenga en los archivos de sistema
de su servidor, se instala de la misma manera que los otros módulos.

Luego tendrá que instalar la extensión de Thunderbird. Para hacerlo, use el

archivo tiny_plugin-2.0.xpi que se encuentra en el directorio de extensiones del
módulo email_interface. Luego siga los siguientes pasos:

1. Desde Thunderbird, Herramientas > Módulos Complementarios.

2. Haga click sobre el botón Instalar.

3. Seleccione el archivo tiny_plugin-2.0.xpi.

4. Haga click sobre Instalar ahora y luego reinicie Thunderbird.

Una vez que la extensión ha sido instalada, usted solo tiene que crear un atajo
en su barra de herramientas de Thunderbird para la función Archivar a Open
ERP. Hágalo así:

1. Haga click derecho sobre la barra de herramientas y seleccione

Personalizar.

2. Ubique el ícono Archivar a Open en la barra de herramientas en el lugar

 que desee.

Atención: Versión de Thunderbird

La extensión de Open para Thunderbird sólo funciona con la
versión 2.0 y superiores de Thunderbird. Por eso, fíjese en su
versión antes de la instalación y descargue la última versión
que necesite desde la siguiente dirección:
http://www.mozilla.org/products/thunderbird/.

Interfaz de usuario de Thunderbird

Cuando haya instalado el módulo, lo primero que hay que hacer es conectarlo
con Open ERP desde Thunderbird. Para hacerlo use el menú Herramientas >
Extensión de Open.

Una ventana de configuración aparece permitiéndole ingresar datos de

configuración acerca de su servidor de Open ERP.

CONFIGURACIÓN PARA ACCEDER A OPEN ERP DESDE THUNDERBIRD

Para archivar un correo electrónico en Open ERP desde Thunderbird, seleccione

el correo electrónico y haga click sobre Archivar en Open. Alternativamente,
usted puede hacer click derecho para que aparezca un cuadro de diálogo de
búsqueda.

Esto le permite seleccionar un objeto que le gustaría agregar a su correo

electrónico y sus adjuntos. Usted puede seleccionar un asociado, una tarea, un
proyecto, una cuenta analítica o cualquier otro objeto.

SELECCIÓN DE UN OBJETO DE OPEN ERP DESDE THUNDERBIRD

Un paso más lejos: Gestión de documentos

La extensión de Thunderbird es compatible con la gestión de
documentos de Open ERP. Si usted instalase el módulo
documento podría:
* buscar a través del contenido de los documentos de
 su compañía (los que tienen el tipo .doc, .pdf, .sxw y .odt) y
también en correos electrónicos archivados
* tener un sistema de archivos compartido que esté
conectado a diversos documentos de Open ERP para
compartir información y acceder a ella con su navegador
favorito
* organizar y estructurar sus documentos (tales como
proyectos, asociados y usuarios) en el sistema de Open ERP.

Si usted no puede encontrar a un asociado o contacto que se corresponda con

su correo electrónico en Open ERP es posible crear uno en el momento usando
simplemente la información contenida en el correo electrónico y haciendo click
sobre el botón Crear.

CREACIÓN DE UN CONTACTO EN EL MOMENTO DESDE THUNDERBIRD

Para acceder a la información archivada desde diferentes documentos en Open

ERP, usted puede usar la interfaz Correo Electrónico Thunderbird que
aparecer sobre los documentos de Open ERP.

Interfaz de Microsoft Outlook

Todo lo que puede hacer con la extensión de Thunderbird, es posible con la

extensión de Microsoft Outlook, permitiéndole llevar a cabo una serie de
operaciones de Open ERP directamente desde Outlook, tales como:

● crear un contacto o asociado desde un correo electrónico

● archivar un correo electrónico y sus adjuntos en Open ERP

● enviar cualquier archivo adjunto a un documento de Open ERP (tales

como propuestas, proyectos y tareas).

Atención: Versiones de Outlook

La extensión de Microsoft Outlook funciona con Microsoft
Outlook 2003 y 2007, pero no con Outlook Express.
Instalación de la extensión de Outlook

Para empezar, debe instalar el módulo email_interface en Open ERP, el mismo

usado por la extensión Thunderbird. No necesita instalarlo de nuevo si ya lo
hizo.

Una vez que haya instalado el módulo todo lo que necesita es ejecutar el
autoinstalador de Windows tiny_outlook_plugin-X.exe donde X corresponde al
número de versión descargado. Este archivo puede encontrarse en la lista de
módulos en el sitio oficial de Open ERP. La instalación es entonces automática.

Uso de la extensión de Outlook

La utilización de la extensión de Microsoft Outlook es bastante similar a la

extensión de Thunderbird. En Outlook encuentre el menú Herramientas >
Opciones de Open ERP.

MENÚ DE CONFIGURACIÓN PARA LA INTERFAZ ENTRE OUTLOOK Y OPEN ERP

En la ventana que usa para configurar la extensión de Outlook usted puede

ingresar parámetros para acceder al servidor de Open, con varias opciones
para:

● manejar archivos

● elegir color para los correos electrónicos transferidos a Open ERP.

Una vez que la carga de datos del servidor está completada, haga click en
Probar la conexión para controlar que sus parámetros lo hagan funcionar
correctamente.

Cuando Outlook está configurado, usted puede archivar en Open ERP un correo
electrónico y sus archivos adjuntos desde la barra de herramientas.

Una vez que el correo electrónico es enviado a Open ERP es marcado con otro
color en Outlook para que usted recuerde no archivarlo otra vez.

Interfaz de Microsoft Word

CONFIGURACIÓN DE ACCESO A OPEN ERP DESDE WORD
Open ERP provee una extensión de Microsoft Word que le permite crear sus
propias plantillas de documentos. Lo que es más, usted puede usar la
herramientas de combinación Herramientas > Combinar documentos para
insertar datos desde Open ERP mientras genera diferentes documentos de
negocios.

Entonces es posible crear plantillas para un número de necesidades, tales

como propuestas, cartas de acuerdos de negocios o solicitudes de precio. Cada
usuario puede crear su propio documento y usar la extensión para obtener
datos desde Open ERP. La extensión es muy útil para automatizar fácilmente
acciones de negocios.

Instalación de la extensión de Word

El módulo para conectar Microsoft Word se encuentra también en la lista de
módulos de Open ERP en http://openerp.com/ Una vez que se ha descargado,
instale el archivo tiny_word_plugin-X.exe.

Cuando el programa esté instalado, usted debe ejecutar Microsof Word y

configurar los parámetros que le permitirán acceder al servidor de Open ERP
desde Word. Haga click en el menú Herramientas > Opciones de Open
ERP.

MENÚ PARA ACCEDER A LA CONFIGURACIÓN DE LA EXTENSIÓN

Uso de la interfaz de Word

Comience por seleccionar el módulo desde el cual usted quiere hacer un

reporte, por ejemplo un Pedido de Ventas. Desde Word usted puede acceder a
todos los campos en un Pedido de Open ERP, y todos los campos enlazados
para ese pedido tales como desde Líneas de Pedido y desde Productos en esas
Líneas de Pedido.

SELECCIONE EL MÓDULO QUE GENERARÁ EL REPORTE

Complete su documento e inserte los campos de Open ERP en los lugares
apropiados.

AGREGUE CAMPOS DE OPEN ERP EN UN DOCUMENTO DE WORD

Atención: Campos en rojo

Cuando usted ha seleccionado algunos campos y los agregó
a su documento de Word, algunos de ellos aparecen en rojo.
Esto indica que usted no puede usar un campo en particular
porque tiene una compleja relación de datos que solo puede
ser descubierta cuando comience a usar el campo.

SELECCIÓN DE DOCUMENTOS DE OPEN ERP PARA SER USADOS EN LA COMBINACIÓN

Seleccione la herramienta de combinación haciendo click sobre Realizar

combinación de mail desde la barra de herramientas. Esto conecta Microsoft
Word con Open ERP, punto en el cual busca los datos para insertar en el
documento. Esta herramienta le permite seleccionar qué documentos deben
ser incluidos en el reporte. Haga su selección y haga click en Comenzar
Combinación para ejecutar la herramienta que produce sus diferentes
documentos.

Word entonces genera los documentos insertando los datos de Open ERP, en
una página por cada documento seleccionado.

Más adelante verá otro módulo más poderoso que le permite crear reportes
completos en OpenOffice.org a través de una interfaz agregada directamente
en Open ERP. De este modo podrá crear sus propias plantillas, tales como faxes
y facturación.

Estos reportes pueden ser exportados en PDF dejando Open ERP, o pueden ser
editados antes de enviarlo a un cliente. Así puede personalizar los detalles de
sus faxes y facturas como lo necesite, aunque se basen en sus plantillas.

RESULTADO DE COMBINAR UN DOCUMENTO DE WORD CON DATOS DESDE OPEN ERP

Contabilidad General

Cuando está bien integrado con un sistema de gestión, un sistema de

contabilidad ofrece a una compañía beneficios especiales además de las obvias
habilidades que debe tener para reportar la posición financiera. Esta parte
trata de los aspectos prácticos de la contabilidad y del rol de ésta a lo largo de
toda la compañía.

El módulo de contabilidad de Open ERP no sólo le permite manejar claramente

sus operaciones, siguiendo el flujo de trabajo desde la facturación hasta el
pago. También le posibilita usar varias herramientas para el análisis financiero
basado tanto en información en tiempo real como el historial reciente,
dependiendo del análisis.

Su estructura contable puede configurarse para ajustarse a las necesidades de

su compañía.

Desde la facturación hasta el pago

Este capítulo expone el flujo de trabajo de contabilidad básica en Open ERP,

desde el ingreso de una factura hasta el registro de un pago. Se describen
todas las operaciones, desde la entrada de recibos de contabilidad y el
tratamiento del proceso de reconciliación, incluyendo los pedidos de pago.

La contabilidad es el núcleo de la administración de una compañía: todas las

operaciones de la compañía tienen un efecto allí. Tiene un rol informativo y,
debido a los datos que provee, un sistema de contabilidad confiable y detallado
puede y debe tener un rol importante en la toma de decisiones.

En muchas compañías, la contabilidad se limita a producir reportes legales y

satisfacer la curiosidad de los directores acerca de ciertas direcciones
estratégicas, y a imprimir el balance general y el estado de ingresos varias
veces al año. Incluso hay frecuentemente varias semanas de demora entre la
realidad y el reporte.

Recomendación: Valuación de su función de

contabilidad
En muchas pequeñas compañías, la función contable se usa
escasamente.
No sólo usted ve que los datos para la documentación se
ingresan en el sistema dos veces, sino que también los
resultados se usan, con frecuencia, solo para producir
documentación legal y listados periódicos, algunas semanas
más tarde, del balance general y los estados de ingresos.
Por contraste, integrando sus cuentas con su sistema de
gestión, esto le permite:
* Reducir el esfuerzo de ingresar datos, ya que solo
debe hacerlo una vez.
* Ejecutar sus procesos con el beneficio de una visión
financiera: negociar contratos, predecir el flujo de fondos,
etc.
* Obtener información útil de manera sencilla y
cuando lo necesite, por ejemplo: la posición de crédito de un
cliente.

Como puede ver, la contabilidad por lo general es subutilizada. La información

que provee es una herramienta muy efectiva para dirigir una compañía si está
integrada al sistema de gestión. Para que usted sea efectivo haciéndolo, la
información contable es necesaria en todos los procesos de su compañía, por
ejemplo:

● Para preparar presupuestos es importante conocer la posición financiera

exacta del cliente, y ver en el historial si hay demoras en los pagos.

● Si un cliente dado ha excedido su límite de crédito, la contabilidad puede

detener automáticamente envíos futuros a ese cliente.

● Si se gastó el 80% del presupuesto de un proyecto, pero sólo se ha

 completado el 20% de este proyecto, puede renegociar con el cliente, o
revisar y mandar en los objetivos del proyecto.

La contabilidad general de Open ERP tiene un manejo óptimo de estas

necesidades por la estrecha integración entre todos módulos. Más aún, las
transacciones, las acciones y los análisis financieros ocurren en tiempo real,
para que usted no sólo pueda monitorear la situación sino también
administrarla efectivamente.

El módulo contable en Open ERP es de doble entrada, multimoneda y

multicompañía.

Terminología: Contabilidad
* Contabilidad General (o financiera), para identificar
los activos y los pasivos de la compañía. Se maneja usando
un sistema de doble entrada que asegura que cada
transacción se acredita a una cuenta y se debita de otra.
* Contabilidad Analítica (o de gestión, o de costos),
sistema contable independiente que refleja las cuentas
generales, pero estructurada a los largo de ejes que
representan las necesidades de gestión de la compañía.
* Contabilidad Auxiliar, refleja las cuentas de los
clientes y/o proveedores.
* Cuentas presupuestarias, predefinen la asignación
esperada de recursos, usualmente al comienzo del año
financiero.

Método: Multicompañía
Hay un surtido de métodos para integrar a Open ERP en un
ambiente multicompañía:
* Si las compañías tienen pocos documentos en común
(productos, asociados, cualquier fuente de Open ERP), usted
debería instalar bases de datos separadas.
* Si las compañías comparten muchos documentos, puede
 registrarlos en la misma base de datos e instalar los
documentos multicompañía de Open ERP para manejar con
precisión los derechos de acceso.
* Es posible sincronizar tipos de documentos específicos
en varias bases de datos usando el módulo synchro.

Una de las grandes ventajas de integrar cuentas con todos los demás módulos,
es evitar el doble ingreso de datos en documentos contables. Así, en Open ERP,
un pedido genera automáticamente una Factura, y ésta genera
automáticamente las entradas contables. Esto deviene en recordatorios a los
clientes, presentaciones de impuestos, y así sucesivamente. Esta integración
tan fuerte le permite:

● Reducir trabajo de ingreso de datos.

● Disminuir notablemente el número de errores en el ingreso de datos.

● Obtener información en tiempo real y tener tiempos rápidos de reacción

(para recordatorios de facturas, por ejemplo)

● Ejercer control por tiempos sobre todas las áreas de gestión de la

compañía.

Aviso para contadores

Cuando usted crea una base de datos, puede elegir instalar
sólo los módulos contables eligiendo el perfil Sólo Contabilidad.
Usted debería instalar el portal web. Con la gestión
apropiada de derechos, esto permite a los fideicomisarios
proveer a los clientes acceso a sus datos en tiempo real.
También les da la oportunidad de trabajar en ciertos
documentos que no tienen impacto contable directo, como
presupuestos.
Esto puede dar un servicio de valor agregado que mejora
sustancialmente la relación entre los fideicomisarios y sus
clientes.
Todas las cuentas se mantienen en la moneda por defecto (la cual está
especificada en la definición de la compañía), pero cada cuenta y/o transacción
tiene una moneda secundaria (definida en la cuenta). El valor de las
transacciones multimonedas se sigue, entonces, en las dos monedas.

Flujo de trabajo contable y generación automática de

facturas

El siguiente cuadro muestra el flujo de trabajo financiero seguido por cada

factura:

CAPTURA DE PANTALLA "EN CASTELLANO" PÁGINA 151 (TOTAL)/139 (PAGINADO)

En general, cuando usted usa todas las funcionalidades de Open ERP, las
facturas no necesitan ser ingresadas manualmente. Las facturas en borrador se
generan automáticamente a partir de otros documentos como los Pedidos de
compra.

Facturas en Borrador

El sistema genera propuestas de facturas que inicialmente están en estado

Borrador. Mientras estas facturas permanecen sin confirmación, no tienen
impacto contable en el sistema. No hay nada que impida a los usuarios crear
sus propias facturas si así lo desean.

La información que se necesita para la fa facturación se toma

automáticamente del formulario de Asociado (como las condiciones de pago y
la dirección de facturación), o del Producto (como la cuenta que se va a usar), o
de una combinación de los dos (como los impuestos aplicables y el precio del
producto).

Ventajas de las facturas en borrador

Hay varias ventajas en trabajar con facturas en borrador:
* Tiene un estado de validación intermedio antes de que la
factura se apruebe. Esto es muy útil cuando sus contadores
no son los que crean la factura inicial, pero son necesarios
 para aprobarla antes de que la factura entre a la
Contabilidad.
* Le permite crear facturas por adelantado, sin aprobarlas
al mismo tiempo. También puede listar todas las facturas
esperando aprobación.

Facturas abiertas o pro forma

Se puede aprobar (o validar) una factura en el estado Abierto o en el estado Pro

forma. Una factura pro forma no tiene un número de factura, pero las entradas
contables sobre la factura que es creada corresponden a los montos que Open
ERP guardará como a pagar por el cliente. Además, está cerrada, es decir que
no se pueden realizar cambios en una factura pro forma.

Comentario sobre la factura pro forma

En algunos países, no está permitido generar entradas
contables desde facturas pro forma. En cambio, se crea un
reporte desde el pedido de compra, que imprime una
factura pro forma que no tiene consecuencias contables en
el sistema.

Una factura abierta tiene un número de factura único. La factura se envía al

cliente y se marca en el sistema como esperando pago.

Saldar entradas de facturas y pagos

En Open ERP, una factura es considerada paga cuando sus entradas contables
han sido saldadas con las entradas de pago.

Atención: Pagos y saldo

Para evitar sorpresas, es importante entender la idea de la
conciliación y su relación con el pago de facturas.
En una factura, usted encontrá un campo Saldada y una
opción para tildar Pagada. Se diferencian solo si una factura
ha sido pagada (usando la reconciliación de archivos) pero
ha sido subsecuentemente marcada como no reconciliada.
 Terminología: Reconciliación
La reconciliación enlaza entradas en una cuenta simple que
se cancelan mutuamente. Se saldan una a otra (suma de
créditos = suma de débitos). Esto se aplica generalmente a
pagos contra sus correspondientes facturas.

Si el proceso de reconciliación, Open ERP no podría marcar las facturas que han
sido pagadas. Imagine la siguiente situación con el cliente Pérez & cía.:

● Factura 145: 50

● Factura 167: 120

● Factura 184: 70

Si usted recibe un pago de 120, Open ERP va a demorar la conciliación porque

hay una variedad de facturas a pagar. Podría conciliar tanto las facturas 145 y
184 juntas, o bien la 167.

Usted puede cancelar una factura si la función Permitir cancelar entradas

ha sido activada en el libro diario y las entradas todavía no han sido saldadas.
Puede moverlas luego desde Cancelado, a través del estado Borrador para
modificarlas y regenerarlas.

Nota: Tratamiento en lotes

Generalmente, diferentes transacciones se agrupan juntas y
se manejan al mismo tiempo, en lugar de hacerlo factura
por factura. Esto se llama lote de trabajo o manejo de lotes.
Usted puede seleccionar varios documentos en la lista de
facturas: tildar las opciones de las líneas de interés usando
el cliente web y hacer click en el botón de atajo apropiado a
la derecha, o hacer mayúsculas + click con el ratón en el
cliente Windows y usar la acción o el botón de imprimir en la
parte superior. Esto le dará la opción de una de varias
posibles acciones en los objetos seleccionados.
A intervalos regulares, independientemente de las facturas, se puede usar un
procedimiento de importación automática, o un procedimiento manual de
cuentas para hacer estados bancarios. Éstos comprenden todos los pagos de
proveedores y clientes y transacciones generales, como aquéllas entre
cuentas.

Cuando una cuenta se valida, Open ERP genera automáticamente las entradas
contables correspondientes. Las facturas se marcan como pagadas cuando las
entradas contables sobre la factura han sido saldadas con entradas contables
acerca de su pago.

Esta transacción de reconciliación puede llevarse a cabo en varios lugares del

proceso, dependiendo de su preferencia:

● en el ingreso de datos para el estado de cuentas

● manualmente desde los archivos de cuentas

● automáticamente usando la reconciliación inteligente de Open ERP.

Usted puede crear archivos contables directamente, sin usar la factura y los
estados de cuenta. Para hacerlo, use la entrada de datos rápida en un libro
diario. Algunos contadores prefieren este enfoque porque están más
acostumbrados a pensar en términos de archivos contables que en términos de
facturas y pagos. Sin embargo, usted debería usar los formularios designados
para facturas y estados bancarios más que la entrada manual de datos. Es más
fácil y se maneja con un sistema de control de errores.

Un sistema basado en archivos

Todas las transacciones contables en Open ERP se basan en archivos, hayan

sido creados por una factura o directamente.

Así, los recordatorios de asociado se generan simplemente de la lista de

entradas no saldadas en la cuenta de cuentas a cobrar de ese asociado. En un
solo recordatorio usted encontrará el conjunto completo de facturas no
pagadas, como así también pagos no conciliados, tales como adelantos.

De forma similar, los estados financieros como el libro mayor, el saldo de

cuentas, el balance cronológico y los diversos libros diarios, todos se basan en
entradas contables. No importa si usted generó la entrada desde un formulario
de factura o directamente en el libro diario de facturas. Es lo mismo para la
declaración de impuestos y otros estados financieros legales.

Al usar contabilidad integrada, usted debería seguir el proceso estándar de

facturación porque algunos módulos dependen directamente de los
documentos de factura. Por ejemplo, un pedido de venta de un cliente puede
ser configurado para esperar el pago de la factura antes de hacer el envío. En
ese caso, Open ERP automáticamente genera una factura en borrador para
enviar al cliente.

Facturación

En Open ERP, el concepto de "factura" incluye los siguientes documentos:

● La factura del cliente

● La factura del proveedor

● Una nota de crédito del cliente

● Una nota de crédito del proveedor

Solo el tipo de facturas y el modo de representación difieren para cada uno de

los cuatro documentos. Todos se almacenan en el mismo tipo de objeto en el
sistema.

Usted obtiene la forma correcta para cada uno de los cuatro tipos de factura
desde el menú que usa para abrirlos. El nombre de la pestaña le permite
distinguir los tipos de factura cuando está trabajando en ellas.

Técnica: Tipos de facturas

Hay muchas ventajas en derivar los diferentes tipos de
facturas desde el mismo objeto. Las dos más importantes
son:
* En un ambiente multicompañía con facturación entre
compañías, una factura de cliente de una compañía se
convierte en una factura de proveedor para la otra.
* Le permite trabajar y buscar todas las facturas desde el
mismo menú. Si está buscando un historial de facturación,
Open ERP le provee facturas tanto de proveedores como de
clientes, como así también notas de crédito.

Terminología: Nota de crédito

Una nota de crédito es un documento que le permite
cancelar una factura o parte de una factura.

Para acceder a las facturas en Open ERP, use los submenús de Gestión
financiera > Facturas.

La mayoría de las veces, Open ERP genera automáticamente las facturas, a

medida que se van generando desde otros procesos en el sistema. Así,
generalmente no es necesario crearlas manualmente, sino simplemente
validarlas o aprobarlas. Open ERP usa las siguientes formas de generación de
facturas:

● Desde pedidos de proveedores o clientes.

● Desde la recepción o el envío de mercaderías.

● Desde trabajos llevados a cabo (hojas de asistencia, Capítulo 10).

 ● Desde tareas completadas (Capítulo 12)

● Desde cargos por honorarios u otros gastos recargables (Capítulo 12)

Los diferentes procesos generan facturas en Borrador. Éstas deben ser

aprobadas por el usuario de sistema que corresponda y enviadas al cliente.

Para obtener la lista de facturas en borrador generadas por Open ERP, puede
usar el menú Gestión financiera > Facturas > Facturas de cliente >
Facturas de cliente en borrador . Hay un menú similar para las facturas de
compras que no han sido recibidas o aprobadas: Gestión financiera >
Facturas > Facturas de proveedor > Facturas de proveedor en
borrador.

También es posible ingresar facturas manualmente. Esto se hace generalmente

para facturas que no están asociadas a un pedido (usualmente pedidos de
compra) o notas de crédito. Si el sistema no ha sido configurado
correctamente, usted podría necesitar editar la factura antes de enviarla al
cliente. Por ejemplo, si usted no ha notado que el cliente está exento de
impuestos, la factura que usted genera desde un pedido contendrá los
impuestos en las tasas habituales. Es posible, entonces, suprimir esto de la
factura antes de validarla.

Carga de una factura de cliente

El principio de ingresar datos para facturas en Open ERP es muy simple, ya que
permite a los usuarios que no son contadores crear sus propias facturas. Esto
significa que su información contable puede mantenerse actualizado todo el
tiempo a medida que los pedidos se colocan y reciben, y sus impuestos son
calculados.

Al mismo tiempo, permite que la gente que tiene más conocimiento contable
mantenga control total sobre las entradas contables que están siendo
generadas. Cada valor propuesto por Open ERP puede ser modificado después
de ser necesario.

Comience cargando manualmente una factura de cliente. Para esto, use

Gestión financiera > Facturas > Facturas de cliente.

CAPTURA DE PANTALLA PÁGINA 155 (TOTAL)/ 143 (PAGINADO)

Un nuevo formulario de factura se abre para que ingrese información. El

documento se compone de tres partes:

● La parte superior, con información del cliente.

● El cuerpo principal, con líneas detalladas de factura

● La parte inferior, con detalles sobre los impuestos, y los totales.

Para ingresar un documento en Open ERP, usted siempre debería llenar los
campos en el orden en el que aparecen en la pantalla, ya que de esa manera
algunos campos se llenan automáticamente por las selecciones hechas en los
anteriores. Se selecciona el asociado, por ejemplo, y los campos siguientes se
llenan automáticamente:

● La dirección de facturación corresponde al contacto al que se le dio el tipo

de dirección Factura en el formulario de asociado (o el tipo de dirección Por
defecto).

● La cuenta de asociado corresponde a la cuenta dada en las Propiedades

que se encuentran en la tercera pestaña del formulario de asociado. Por
defecto, el software está configurado con la cuenta Cuentas a Cobrar.

● Una condición de pago puede especificarse para este caso o, si ha sido

definida por defecto, en el área de Propiedades en el formulario de
asociados. Las condiciones de pago se generan por reglas para el pago de
la factura. Por ejemplo: 50% a 21 días y 50% a 60 días desde fin de mes.
 Definición: Los campos de Propiedades
Los campos de Propiedades en el formulario del Asociado o
en el de Producto son campos multicompañía. El valor que
el usuario ve en estos campos dependen de la compañía
para la que el usuario trabaja.
Si trabaja en un ambiente multicompañía que usa una sola
base de datos, usted tiene varias tablas de cuentas. Las
cuentas de activo y pasivo para un asociado dependen de la
compañía para la que trabaja el usuario.

Nota: Viendo relaciones de asociado

Usted siempre puede acceder a más información desde un
campo de relación en Open ERP. En el cliente web una
relación es un hipervínculo si el formulario es de solo
lectura, llevándolo al formulario principal para esa entidad,
con todas las acciones y enlaces. En el cliente web en modo
editar, y en el cliente Windows, puede presionar el botón
Ctrl en el teclado al mismo tiempo que hace click derecho en
el campo para obtener un diálogo desplegable con enlaces y
otras opciones. Así usted puede hacer click sobre el campo
de un asociado y obtener rápidamente los siguientes datos
del mismo:
* Compras y ventas en curso
* Solicitudes de CRM
* Facturas abiertas
* Archivos de cuentas
* Cuentas a cobrar y a pagar

Usted puede agregar una breve Descripción a la factura y seleccionar la

moneda que quiere para facturar.

Atención: Descripción de la factura

La descripción de la factura es más un título que un
comentario. Si quiere agregar comentarios más detallados,
 puede usar el campo Notas en la parte inferior de la
segunda pestaña Info extra.

Una vez que el encabezado de la factura está guardado, usted debe ingresar
las diferentes líneas de factura. Puede usar cualquiera de estas dos técnicas:

● Ingresas el campo completo manualmente

● Usar un producto para completar los diferentes campos automáticamente

Seleccione el producto Radiador de aleación de titanio en el campo de producto de

una línea de factura. Los siguientes campos se llenan automáticamente:

● Descripción: viene desde el producto, en el lenguaje del asociado.

● Cuenta de crédito/débito: determinada por la cuenta de compras o

ventas definidas en las propiedades del producto. Si ninguna cuenta está
especificada en el formulario del producto, Open ERP usa las propiedades
de la categoría con la que se asocia el producto.

● Unidad de medida: definida por defecto en el formulario del producto.

● Precio por unidad: está dado por el precio de lista en el formulario del
producto y se expresa sin impuestos.

● Impuestos: provistos por el formulario de producto y el de asociado.

Nota: Gestión de precios con impuesto incluido

Por defecto, Open ERP factura y procesa los precios sin
impuestos, los que se manejan como una figura aparte. Si
quiere tener facturas con impuestos incluidos puede agregar
el módulo correspondiente. Éste agrega un campo en cada
factura que le permite indicar si la factura incluye o no los
impuestos.
 Nota: Información sobre el producto
Cuando esté ingresando datos de la factura, a veces puede
ser útil tomar la mayor información del producto que está
facturando. Ya que usted está todavía en modo editar, si
presiona Ctrl mientras hace click derecho sobre el campo
Producto (tanto en el cliente web como en el Windows).
Seleccione los reportes disponibles. Open ERP provee tres
reportes estándar sobre el producto:
* Pronósticos de futuro stock
* Estructura de costo de producto
* Ubicación del producto en sus almacenes

Es posible ingresar varias líneas de factura y modificar los valores que Open
ERP sugiere automáticamente.

Una vez que las líneas de factura han sido ingresadas, puede hacer click en
Calcular sobre la factura para obtener la siguiente información:

● Detalles de impuestos calculados

● Tasa de impuestos

● Impuestos totales

● Precio total

En el área Impuestos en la parte inferior izquierda de la factura encontrará los

detalles de los totales calculado para los diferentes impuestos usados en la
factura.

Técnica: Cálculos de impuestos

Usted puede hacer doble click en una de las líneas en el
sumario de impuestos de la factura. Open ERP le muestra el
 detalle de los cargos de impuestos que van a ser su
declaración de impuestos a fin de mes. Le indica el total que
va a ser computado en las diferentes partes de la
declaración legal. Esto le permite gestionar la declaración en
Open ERP automáticamente.

CAPTURA DE PANTALLA PÁGINA 158 (TOTAL)/ 146 (PAGINADO)

Antes de aprobar la factura, usted puede modificar la fecha y el período

contable, que se ingresan por defecto con la fecha de hoy. Estos campos se
encuentran en la segunda pestaña Otra información.

Nota: El diseño de la factura

Si usted quiere que el diseño de la factura sea más
elaborado, puede instalar el módulo account_invoice_layout.
Esto le permite agregar varios elementos entre las líneas,
como subtotales, secciones, separadores y notas.

Haga click en Validar cuando quiera aprobar la factura. Ésta pasa del estado
Borrador al estado Abierta.

Cuando haya validado una factura, Open ERP le dará un número único desde
una secuencia definida. Por defecto, toma la forma Año / Número de secuencia, por
ejemplo 2008/00101. Si quiere modificar los números de secuencia, use el menú
Administración > Personalizar > Secuencias > Secuencias.

Las entradas contables correspondientes a esta factura se generan

automáticamente cuando usted aprueba la factura. Usted puede verificar el
detalle de esto abriendo el ícono Abrir en el campo Transacciones en la
segunda pestaña de la factura.

Gestión de Impuestos

Los detalles del formulario de producto y del formulario de asociado

determinan la selección de impuestos aplicables para una línea de factura. Por
defecto, Open ERP toma cuenta de todos los impuestos definidos en el
formulario de producto. Si un impuesto está definido en la pestaña de
Propiedades del formulario del Asociado, Open ERP hará el cálculo de
impuestos en base a los impuestos del Asociado. Así, un Asociado que está
definido como exento de impuesto, por ejemplo, va a tener precedencia sobre
los impuestos definidos en el producto.

Tome el caso del siguiente producto: NECESITAMOS UN EJEMPLO AQUÍ.

Consejo: Facturas ocasionales

Cuando cree una factura para un producto que solo va a ser
vendido o comprado puna sola vez, no tiene que codificar un
nuevo producto, pero tendrá que dar un poco de información
manualmente en la línea de factura:
* Precio de venta
* Impuestos que aplican
* Cuenta
* Descripción del producto

Cancelación de una factura

Por defecto, Open ERP no le permitirá cancelar una factura una vez que ésta
haya sido aprobada. Las entradas contables ya se crearon, y teóricamente
usted no puede retractarse y borrarlas. Sin embargo, en muchos casos es más
conveniente cancelar una factura cuando hay un error que producir una nota
de crédito y conciliar las dos entradas. Su actitud respecto a esto dependerá de
la legislación vigente en su jurisdicción contable y su adherencia a la pureza
contable.

Open ERP se acomoda a cualquier enfoque. Se puede permitir la cancelación

de una factura tildando la opción Permitir cancelar entradas en el libro
diario correspondiente a esta factura. Entonces podrá cancelar la factura si se
cumplen las siguientes dos condiciones:

1. Las entradas contables no han sido reconciliadas o pagadas. Si esto ya

ocurrió, tendrá que cancelar la reconciliación.
 2. El período contable o el año fiscal no se ha cerrado todavía. Si ya se cerró,
no hay modificaciones posibles.

La cancelación de una factura tiene el efecto de modificar automáticamente las

correspondientes entradas contables. Cuando la factura se cancela, usted tiene
la posibilidad de ponerla de vuelta en el estado Borrador. Esto significa que
puede modificarla y aprobarla otra vez más tarde.

Consejo: Numeración de facturas

Algunos países requieren que usted tenga números de
facturas continuos sin brechas en la secuencia. Si luego de
cancelar una factura que usted no está regenerando,
encuentra una brecha dentro de la numeración, usted debe
ir y modificar la secuencia, rehacer la factura y reemplazar
el número de secuencia con su valor original.
Usted puede controlar las secuencias usando el menú
Administración > Personalizar > Secuencias >
Secuencias.

Atención: el cancelar una factura producirá una brecha en la numeración de

sus facturas. Se recomienda enfáticamente recrear esta factura y reaprobarla
para llenar el hueco en la numeración.

Ventaja: Duplicación de un documento

La función Duplicar puede ser aplicada a todos los
documentos del sistema: usted puede duplicar cualquier
cosa, un producto, un pedido o un envío.

Algunos Puntos
1. Duplicar facturas:
En vez de ingresar una nueva factura cada vez, usted puede basar
una factura en una anterior similar y duplicarla. Para hacerlo,
primero busque una factura existente que se ajuste a lo que desea.
En el cliente web, muestre la factura en el modo Solo Lectura y
luego haga click en Duplicar. En el cliente Windows, seleccione
Formulario > Duplicar en el menú superior.
La duplicación crea una nueva factura en el estado Borrador. Esto le
permite modificarla antes de aprobarla. La duplicación de
documentos en Open ERP es una función inteligente, que permite
que la factura duplicada tenga su propio número de secuencia, la
fecha del día y el estado borrador, aún cuando la factura en la que
se basa ya esté pagada.
2. Guardar preferencias de asociado:
Open ERP tiene muchas funciones que lo ayudan a ingresar
información rápidamente. Si usted factura con frecuencia los
mismos productos al mismo asociado, puede guardar las
preferencias de la última factura usando valores por defecto
condicionales.
Para probar esta funcionalidad, cree una factura para un asociado
dado y agregue varias líneas. Luego haga click en el nombre sobre
una línea de factura y seleccione Convertir esto en valor por
defecto. Tilde la opción que indica que esto sólo se aplicará a este
asociado.
La próxima vez que haga una factura para este asociado, las líneas
de factura serán creadas automáticamente y usted sólo deberá
modificar las cantidades antes de confirmar la factura.
Para los impuestos, se recomienda poner el monto por defecto en
las líneas de factura. Haciendo esto no olvidará agregar el impuesto
cuando esté cargando facturas manualmente.
3. Obtener información con click derecho
Cuando esté creando una factura, frecuentemente tendrá que
encontrar información extra sobre el asociado para completarla.
Para obtener más información sobre cualquier campo en Open ERP,
todo lo que debe hacer es mantener apretado la tecla Ctrl y hacer
click derecho, y así Open ERP le mostrará automáticamente la
información relativa a ese asociado, como:
* Tareas completadas
* Detalles de beneficios
* Movimientos recientes
* Últimos pedidos
Haga lo mismo para obtener información sobre los productos que
 está facturando. Por ejemplo: ¿hay suficiente stock? ¿cuándo
ingresará más stock? ¿cuáles son los costos y los precios de lista
normal para este producto?
Haciendo estos datos accesibles mientras está facturando, Open
ERP simplifica su trabajo.

Creación de la factura de un proveedor

El formulario que gestiona las facturas de proveedor es muy similar al de las

facturas de clientes. Sin embargo, ha sido adaptada para simplificar el ingreso
rápido de datos y monitorear los montos registrados.

Método: Ingreso de datos

Muchas compañías no codifican las facturas a proveedores,
sino que simplemente ingresan los datos contables
correspondientes al libro diario de Compras.
Esto se aplica en particular a los usuarios enfocados en el
sistema contable más que en todas las capacidades
provistas por un sistema ERP. Los dos enfoques llegan al
mismo resultado contable, pero prefieren uno u otro
dependiendo de sus habilidades.
Sin embargo, cuando use las funciones de Gestión de
Compra en Open ERP usted debería trabajar directamente
en las facturas, porque proveen los Pedidos de Compra o los
documentos de Recepción de Mercadería.

Para codificar una nueva factura de proveedor, use el menú Gestión

Financiera > Facturas > Facturas de proveedor. Todo es similar a la
factura de cliente, comenzando con el Libro diario y luego el Asociado, lo
que completa automáticamente los siguientes campos:

● Dirección de facturación

● Cuenta del asociado

Al contrario de la factura de cliente, no tiene que ingresar condiciones de pago,

simplemente una Fecha límite. Y si usted no tiene una fecha límite, Open ERP
asume que esa factura va a ser pagada en efectivo. Si usted quiere codificar
condiciones de pago más completas que solo la fecha límite, puede usar el
campo Término de pago que puede encontrar en la segunda pestaña, Otra
info.

Luego de eso, usted ingresa el Total de la factura con impuestos incluidos.

Open ERP usa este monto para controlar si todas las líneas de factura han sido
ingresadas correctamente antes de dejarlo validar la factura.

Indique la Moneda si la factura no va a usar la moneda por defecto, y luego

puede ingresar las Líneas de factura.

Tal como en la factura de cliente, usted tiene la opción de ingresar todos los
datos manualmente o usando un producto para completar automáticamente
muchos de los campos. Ingresando un productos, estos valores se completan
automáticamente:

● La Cuenta del producto se completa de las propiedades del formulario

del producto o de la Categoría del producto si nada está definido en el
producto mismo

● Los Impuestos vienen del formulario del producto y del formulario del
asociado, basados en los mismos principios que en la factura de cliente.

● La Cantidad está configurada por defecto en 1, pero puede cambiarse

manualmente.

● El Precio por unidad se calcula automáticamente del precio total

después de deducir los diferentes impuestos aplicables.

Haga click en Calcular para verificar que los diferentes montos corresponden a
los indicados en la factura de papel del proveedor. Cuando apruebe la factura,
Open ERP verifica que el monto total indicado en el encabezado corresponde a
la suma de los montos sin impuestos sobre las líneas de factura y los diferentes
impuestos aplicables.

Nota: El botón Calcular

Aunque usted debería calcular la factura antes de aprobarla,
no tiene que presionar el botón Calcular. Si usted aprueba
la factura directamente, el software calcula los diferentes
impuestos por sí mismo y verifica el total.
Este botón se una solamente para hacer un control previo
del monto mostrado antes de que usted lo confirme
finalmente.

Open ERP completa automáticamente la Fecha de facturación y el período

contable, pero usted puede cambiar esos valores manualmente en la segunda
pestaña de la factura antes de guardarla.

Terminología: Fechas y Períodos contables

Los períodos contables se tratan como declaraciones de
períodos legales. Por ejemplo, una declaración de impuestos
para una factura depende del período contable y no de la
fecha de facturación.
Dependiendo de si sus declaraciones se hacen
mensualmente o trimestralmente, el año fiscal contiene
doce o cuatro períodos.
Las fechas se muestran en el documento creado en el
sistema contable y se usan para calcular fechas límite.

Las dos piezas de información no tienen que tener la misma fecha. Suponga
que usted recibe una factura el 5 de enero, pero está fechada el 31 de
diciembre del año anterior por su proveedor. En este caso, puede cargarla en el
período contable de enero y poner la fecha de factura como 31 de diciembre.
La fecha límite estará basada en la fecha de 31 de diciembre, pero la factura
será reconocida en el año fiscal actual para la declaración de impuestos.

Usted puede encontrar que los montos no corresponden con los que le ha dado
su proveedor en papel por razones que pueden incluir:
 ● El proveedor tuvo un error en los cálculos

● Los montos fueron redondeados de forma diferente

Técnica: Redondeo de Impuestos

Frecuentemente ocurre que un proveedor agrega 1 al total
porque el cálculo de los impuestos ha sido redondeado hacia
arriba. Algunos montos de impuestos no son válidos a causa
de este redondeo.
Por ejemplo, es imposible llegar al monto de 145,50 si usted
está trabajando con 2 decimales de precisión y una tasa de
19,6%.
* 121.65 x 1,196 = 145,49
* 121,66 x 1,196 = 145,51

En este caso usted puede modificar un valor en las líneas en las que se basa el
total, o el monto total de impuestos en la parte inferior izquierda del
formulario: ambos son editables para que usted pueda modificarlos para
ajustarlos al total.

Cuando los totales coinciden usted puede validar la factura. Open ERP
entonces genera las entradas contables correspondientes. Usted puede
gestionar estas entradas usando los campos Cuenta en la factura y en cada
línea de factura.

Notas de crédito

Ingresar una nota de crédito de un cliente es casi idéntico a ingresar una

factura de cliente. Comience desde el menú Contabilidad Financiera >
Facturas > Reembolsos a cliente.

De forma similar, ingresar una nota de crédito a un proveedor es lo mismo que

hacer una factura a proveedor, usando el menú: Contabilidad Financiera >
Facturas > Reembolsos a proveedor.
Es fácil generar rápidamente una nota de crédito a partir de una factura
existente. Para hacerlo, seleccione una factura de un cliente o proveedor y
haga click en Reembolsar factura en la barra de herramientas a la derecha.
Open ERP abre para usted un nuevo formulario de nota de crédito en el modo
Borrador para que usted pueda modificarla antes de aprobarla.

Nota: Acreditación de varias facturas

Usted puede reembolsar varias facturas en una sola
operación. Desde el cliente web usted puede ver una lista de
facturas y tildar las opciones al costado de aquéllas que
quiere reembolsar. Luego haga click en la acción
Reembolsar factura de la barra de herramientas de la
derecha.
En el cliente Windows haga una selección múltiple de
facturas haciendo click en Ctrl sobre las líneas que quiera
seleccionar. Luego ejecute la acción haciendo click sobre el
ícono Acción en la barra de íconos y seleccionado
Reembolsar factura.

Pago de facturas

Open ERP marca a una factura automáticamente como pagada una vez que las
entradas de facturas han sido saldadas con las entradas de pago. No tiene que
marcar las facturas como pagadas usted mismo: Open ERP lo hace cuando
usted reconcilia sus pagos.

Consejo: Saldar una nota de crédito

Generalmente usted salda las entradas contables de una
factura con su/s pago/s. Pero usted también puede
reconciliar una factura con las entradas de la nota de crédito
correspondiente, para cancelarlas mutuamente.

Probablemente usted haya notado el botón de acción Pagar factura en la

barra de herramientas a la derecha del formulario de factura. Esto le deja
ingresar pagos y saldar entradas rápidamente. Esta funcionalidad se usa en
compañías que usan Open ERP como un simple sistema de facturación y no
para contabilidad total. Ellos codifican sus pagos manualmente en diferentes
facturas. Usted quizá no use esta funcionalidad si tiene toda su contabilidad en
Open ERP. Es más conveniente gestionar los pagos de facturas cuando está
ingresando estados bancarios y transacciones de fondos. Esto permite un
mejor control de las transacciones financieras y una mayor flexibilidad en áreas
como:

● Adelantos y pagos parciales de facturas

● Pagos de varias facturas por varios pagos

● Control fino de diferentes fechas límites en las mismas facturas

● Gestión de ajustes si hay montos diferentes a los de la factura

Entradas contables

Pueden usarse varios métodos de creación de entradas contables. Usted ya ha

visto cómo una factura crea sus propias entradas, por ejemplo.

Esta sección trata, en orden, de:

● Gestión de estados bancarios

● Gestión de caja

● Entradas manuales en libros diarios

Usted verá cómo proceder al ingresar transacciones financieras. En Open ERP

usted usa el mismo formulario para manejar estados bancarios que para
manejar la caja. Los dos tipos de transacción difieren solamente en el libro
diario que se usa.
Gestión de estados bancarios

Open ERP provee una herramienta visual para la gestión de estados bancarios
que simplifica el ingreso de datos a las cuentas. Tan pronto como una entrada
de estado es validada, Open ERP genera automáticamente la entrada contable
correspondiente. Esto permite que la gente no contable ingrese transacciones
financieras sin preocuparse por cosas como créditos, débitos y contrapartes.

Comience creando una línea de estado. Para hacer esto, use el menú Gestión
Financiera > Entradas > Estados. Esto abre un formulario de ingreso de
datos para estados.

CAPTURA DE PANTALLA PÁGINA 166 (TOTAL) / 154 (PAGINADO)

Open ERP sugiere automáticamente la referencia de estado (Nombre) y la

Fecha desde la línea de estado precedente. Usted puede configurar su propia
referencia gestionando secuencias en el menú Administración.

Luego, usted debe seleccionar el Libro Diario. Idealmente, cuando usted

configure su compañía, va a crear por lo menos un libro diario para cada
cuenta de banco y otro para la caja. Entonces seleccione el que corresponda a
la cuenta de banco cuyo estado está manejando.

La moneda que está usando para la línea de estado es la del libro diario
seleccionado. La moneda se convierte automáticamente en la moneda
principal de la compañía cuando usted confirma la entrada, usando las tasas en
efecto a la fecha de entrada (lo que significa que usted necesitará que se creen
primero tasas de conversión de moneda válidas).

Open ERP completa automáticamente el balance inicial basado en el balance

final del estado anterior. Usted puede modificar este valor y forzar otro. Esto le
permite ingresar estados en el orden que prefiera. También, si ha perdido una
página de su estado puede ingresar las siguientes inmediatamente sin tener
que esperar por un duplicado desde el banco.
Luego, complete el balance final, que corresponde al último valor en la cuenta
después de todas las entradas de estado. Este monto será el control para las
operaciones antes de aprobar el estado. Después debe ingresar todas las líneas
del estado. Cada línea corresponde a una transacción bancaria.

Ingrese la línea de transacción.. Cuando escriba el nombre del Asociado, Open

ERP automáticamente le propondrá la cuenta correspondiente. Open ERP
precompleta el monto total debido para el cliente o proveedor. (Monto). Esto le
da una simple indicación del pago efectivo. Usted debe ingresar en monto que
aparece en su línea de estado: un signo negativo para un retiro y un signo
positivo para un pago en efectivo o depósito.

Cuando la entrada de pago ha sido hecha es posible reconciliarla directamente

con la entrada contable para las facturas. Presione la tecla Ctrl en el teclado
(necesario en el cliente Web, pero no en el cliente Windows) y presione la tecla
F1 mientras su cursor está en el campo Reconciliar sobre la línea de pago.

CAPTURA DE PANTALLA PÁGINA 167 (TOTAL) / 155 (PAGINADO)

Entonces aparece el formulario de reconciliación. A la derecha encontrará el

monto para el pago. Debe seleccionar las facturas pagadas por esta
transacción (Entradas). Para que pueda reconciliar esto el monto de pago debe
corresponder exactamente con uno o varias fechas límite de factura.

Método: Reconciliación
Hay otros métodos de reconciliación: desde entradas
contables, cuando el pago se guarda directamente sobre
una factura, o usando la herramienta de reconciliación
automática. Pero si puede, usted debería hacer la
reconciliación cuando esté codificando el pago porque es el
momento en el que usted tiene toda la información que
necesita manejar para reconciliar el pago con la factura
correspondiente.
 Atención: Reconciliación parcial
En Open ERP solo es posible la reconciliación total. Para
ingresar un pago parcial para una factura, hay varios
métodos:
* No reconcilie el monto de ese pago, solo el saldo entero.
* Reconcilie de una vez, pero haga un ajuste contable en
la cuenta de crédito del asociado. En este caso, la factura
será marcada como pagada.

Si usted ve una diferencia entre el pago y las facturas a reconciliar, puede

notar esa diferencia en la segunda parte del formulario, Cancelar. Usted debe
indicar entonces qué cuenta debe ser usada para este ajuste. Esta diferencia
se explica generalmente por:

● pérdidas y ganancias

● diferencias de cambio

● descuentos dados por pago rápido

Cuando la reconciliación está completa, es decir que el pago equivale a la

suma de pagos debidos y los ajustes, entonces usted puede cerrar el
formulario de reconciliación.

La operación de reconciliación es opcional, usted puede hacerlo más tarde o

nunca. Sin embargo, hay dos efectos importantes:

● Marcar que las facturas han sido pagadas.

● Prevenir que los montos de pago y los montos de facturas aparezcan en

recordatorios a los clientes. A menos que los haya reconciliado, el cliente
verá estos montos en la carta recordatorio (y no después del balance ya
que se cancelan el uno al otro).
Finalmente, una vez que ha ingresado las líneas de su estado bancario, puede
validarlas. Open ERP genera automáticamente las entradas contables
correspondientes si el balance calculado equivale al balance final indicado en
el encabezado. Las facturas reconciliadas se marcan como pagadas en ese
punto.

Un usuario con destrezas contables avanzadas puede ingresar entradas

contables directamente en el libro diario del banco. La cuenta resultante es la
misma, pero la operación es más compleja porque usted debe conocer las
cuentas para usarla y debe tener dominados los conceptos de crédito y débito.

Gestión de caja

Para gestionar la caja, usted usa el mismo formulario que antes. Al comienzo
del día debe indicar el monto inicial de efectivo en la entrada (saldo de
comienzo). En lugar de confirmar la entrada inmediatamente, puede dejarla en
estado Borrador.

Todas las transacciones a lo largo del día se ingresan en este estado. Cuando
cierre la caja, generalmente al final del día, debe ingresar el monto encontrado
en la misma en el campo Saldo final. Luego confirme el estado para cerrar el
estado de caja del día y generar automáticamente las entradas contables.

Atención: Validación del estado

Las entradas contables se generan solamente cuando el
estado se confirma. Entonces, si el estado total no ha sido
aprobado (es decir al final del día, en el caso de la caja
chica), no debería sorprenderle si los pagos de asociados no
han sido deducidos de su cuenta correspondiente.

Entrada manual en un libro

Las facturas y los estados producen entradas contables en los diferentes libros
diarios. Pero usted puede igualmente crear entradas directamente en uno de
ellos usando los formularios para ayudarse.
Para hacerlo, use el siguiente menú: Gestión Financiera > Entradas >
Entradas en libro. Usted también puede usar el menú Libros abiertos, que
es un atajo desde los libros diarios o los períodos que ya tienen entradas
contables pero todavía no hay sido cerrados.

Seleccione el libro diario y el período contable. Una ventana se abrirá,

permitiéndole ingresar la información contable en una lista editable. Después
puede ingresar los datos de una factura de proveedor.

Como usted recordará, usualmente Open ERP genera estas entradas

automáticamente. Si usted no ha creado una factura usted tendrá que ingresar
valores manualmente. Llene esos campos en este orden:

● Fecha efectiva: fecha de facturación.

● Movimiento: deje este campo vacío así Open ERP pueda llenarlo
automáticamente desde el próximo número en la secuencia para
validaciones de línea.

● Ref.: referencia desde la factura de proveedor.

● Ref. Asociado: asociado en cuestión.

● Cuenta: cuenta para la línea de compra (Compra de productos).

● Nombre: descripción de la línea de factura (Radiador de aleación de

titanio).

● Crédito: 1196.

Presione la tecla Enter en su teclado para validar esta primera línea. El próximo
número de la secuencia se asigna a su entrada contable. Su línea se colorea de
rojo y toma el estado Borrador. Cuando una línea está en estado borrador no se
refleja en la contabilidad. Open ERP no la validará hasta que se haga la línea
que la salde (así los montos de créditos deben saldar los montos de débito para
ese conjunto de entradas).

Open ERP ahora propone que se llene la línea de saldo contable. Si la cuenta
usada (en este caso la cuenta 600) incluye impuestos por defecto en esta
definición Open ERP propone automáticamente impuestos asociados con el
monto ingresado. En esta etapa usted puede modificar y validar esta segunda
línea de la cuenta, o reemplazarla con otra información tal como una segunda
línea de compra.

Cuando haya ingresado todos los datos de sus líneas, Open ERP
automáticamente propone entradas contrapartes, basadas en las entradas de
crédito. Si lo valida, se hacen coincidir las entradas contables y las líneas pasan
del estado Borrador (rojo) al estado Abierta (negro).

Nota: Completar una entrada de saldo

Cuando una entrada contable se iguala, Open ERP la pasa
automáticamente al estado abierto y se prepara para
ingresar la próxima información.
Si usted quiere agregar alguna otra línea de saldo, puede
ingresar el número de la entrada en la nueva línea que está
cargando. En este caso, la línea completa permanece en
Borrador hasta que todo el conjunto se salda en cero.

Proceso de reconciliación

La operación de reconciliación consiste en igualar entradas en diferentes

cuentas para indicar que éstas están relacionadas. La reconciliación se usa
generalmente para:

● Igualar entradas de facturas con pagos para que las facturas se marquen
como pagadas y los clientes no reciban recordatorios de pago
(reconciliación en una cuenta de cliente)
 ● Igualar depósitos y retiros con sus respectivos pagos

● Igualas facturas y notas de créditos para cancelarlas

Un contador debe llevar a cabo una reconciliación sobre una lista de entradas
contables para que la suma de créditos iguales la suma de débitos para las
entradas igualadas. En Open ERP la reconciliación solo puede realizarse en
cuentas que han sido configuradas como reconciliables (el campo
Reconciliar).

No confundir reconciliación contable con

reconciliación de estados bancarios
Es importante no confundir estos dos términos. El primero
consiste en relacionar entradas de cuentas unas con otras,
mientras que el segundo consiste en verificar que su estado
bancario corresponde con las entradas de esta cuenta en su
sistema contable.

Hay diferentes métodos de reconciliar las entradas. Usted ya ha visto la

reconciliación de entradas mientras ingresa datos en una cuenta. Aquí se
describen las reconciliaciones automáticas y manuales.

Reconciliación automática

Para la reconciliación automática, le pedirá a Open ERP que haga su propia

búsqueda de entradas a reconciliar en una serie de cuentas, por lo que tratará
de encontrar entradas para cada asociado donde los montos corresponden.

Dependiendo del nivel de complejidad que elija cuando comience a usar la

herramienta, el software podrá reconciliar desde dos hasta nueve entradas al
mismo tiempo. Por ejemplo, si eligió nivel 5, Open ERP reconciliará tres
facturas y dos pagos si los montos totales se corresponden.

CAPTURA DE PANTALLA PÁGINA 161 (TOTAL)/ 159 (PAGINADO)

Para iniciar la herramienta de reconciliación, haga click en Gestión

Financiera > Procesamiento Periódico > Reconciliación >
Reconciliación automática. Se abre un formulario, pidiéndole la siguiente
información:

● Cuenta a reconciliar: puede elegir una, varias o todas las cuentas

reconciliables.

● El período a tomar en consideración (Comienzo de período / Final de

período).

● El Poder de reconciliación (desde 2 hasta 9).

● Información necesaria para el ajuste (detalles de Movimiento de

Cancelación).

Nota: Reconciliación automática

Usted puede reconciliar:
* Todas las Cuentas a Cobrar, las cuentas de sus clientes
de tipo Deudor
* Todas las Cuentas a Pagar, las cuentas de sus
proveedores de tipo Acreedor

La opción de ajuste le permite reconciliar entradas aunque sus montos no sean

exactamente equivalentes. Por ejemplo, Open ERP permite que clientes
extranjeros cuyas cuentas están en monedas diferentes tengan una diferencia
de hasta 0,50 unidades de moneda y pongan la diferencia en una cuenta de
cancelación.

Nota: Valores por defecto

Si usted inicia la herramienta de reconciliación automática
regularmente, debería configurar los valores por defecto
para cada campo presionando la tecla Ctrl y usando el click
derecho (cuando el formulario está en modo editar usando
el cliente web, o usando el cliente Windows). Esto significa
que usted no tendrá que volver a escribir todos los campos
 cada vez.

Reconciliación manual

Para la reconciliación manual, abra las entradas para reconciliar una cuenta a
través del menú Gestión Financiera > Procesamiento Periódico >
Reconciliación manual. Usted también puede iniciar la reconciliación manual
desde cualquier pantalla que muestre entradas contables.

Seleccione las entradas que quiera reconciliar. Desde la selección, Open ERP
indica la suma de débitos y créditos para las entradas seleccionadas. Cuando
éstas están igualadas, puede hacer click en Reconciliar entradas.

Ejemplo: Caso real de reconciliación

Suponga que usted ha ingresado detalles de un pedido de cliente.
En ese momento se puede preguntar qué hay de extraordinario en
la cuenta del cliente (la lista de facturas no pagadas y pagos no
reconciliados). Para verla desde el formulario de pedido, haga click
derecho sobre el campo de Asociado y seleccione la vista A pagar y
a Cobrar. Open ERP abre una lista de entradas contables no
reconciliadas.
CAPTURA DE PANTALLA PÁGINA 161
Usted nota un factura por 1900 y un pago dos semanas más tarde
de 1900 con la misma referencia. Usted puede seleccionar las dos
líneas en esa vista. El total al final de la página muestra que el
monto de crédito iguala al monto de débito para la línea
seleccionada. Haga click en Reconciliar entradas para reconciliar
las dos líneas.
Después de esto, estas líneas no puede ser seleccionadas y no
aparecerán cuando las entradas se listen otra vez. Si hay alguna
diferencia entre las dos entradas, Open ERP le sugerirá que haga
un ajuste. Este ajuste es una entrada compensadora que permite
una reconciliación completa. De todos modos, usted debe
especificar el libro diario y la cuenta a ser usados para el ajuste.
Por ejemplo, si usted quiere reconciliar las siguientes entradas:

Entradas para reconciliación

Fecha Ref. Descripció Cuenta Débito Crédito

n
12 Mayo 08 FAC23 Alquiler 4010 544,50
auto
25 Mayo 08 FAC44 Seguro de 4010 100,00
auto
31 Mayo 08 PAY01 Facturas 23, 4010 644,00
44

En la reconciliación, Open ERP muestra una diferencia de 0,50. En esta etapa

usted tiene dos posibilidades:

● No reconciliar, y el cliente recibe una solicitud por 0,50.

● Reconciliar y aceptar un ajuste de 0,50 que se tomará directamente de la

cuenta P&L.

Open ERP genera automáticamente la siguiente cuenta:

Cuenta de Cancelación

Fecha Referencia Descripció Cuenta Débito Crédito

n
03 Junio 08 AJ001 Ajuste: 4010 0,50
pérdidas y
beneficios
03 Junio 08 AJ001 Ajuste: xxx 0,50
pérdidas y
beneficios

Las dos facturas y el pago serán reconciliados en la primera línea de ajuste. Las
dos facturas serán marcadas automáticamente como pagadas.

Gestión de pagos
Open ERP le brinda formularios para preparar, validar y ejecutar órdenes de
pago. Esto le permite gestionar asuntos como:

1. Pagos provistos en varias fechas límites

2. Fechas automáticas de pago

3. Separación de preparación de pagos y aprobación de pagos en su

compañía

4. Preparación de una orden durante la semana conteniendo varios pagos, y

posterior creación de un archivo de pago al final de la semana.

5. Creación de un archivo para pago electrónico que pueda ser enviado a un

banco para su ejecución.

6. División de pagos dependiendo de los saldos disponibles en sus varias

cuentas de banco.

Proceso para la gestión de órdenes de pago

Para usar la herramienta para gestionar pagos primero debe instalar el módulo
account_payment, que es parte del núcleo del sistema de Open ERP.

El workflow para la gestión de pago es el siguiente:

ESQUEMA PÁGINA 163

El sistema le permite ingresar una serie de pagos a realizar desde sus diversas
cuentas bancarias. Una vez que los diferentes pagos han sido registrados,
usted puede validar las órdenes de pago. Durante la validación usted puede
modificar y aprobar las órdenes de pago, enviando la orden al banco para la
transferencia electrónica de fondos o solo imprimir cheques como desee.

Por ejemplo, si tiene que pagar una factura de proveedor para un monto
grande, usted puede dividir los pagos entre varias cuentas bancarias de
acuerdo a su saldo disponible. Para hacer esto, usted puede preparar varias
órdenes en borrador y validarlas una vez que esté satisfecho con la división de
pagos.

Este proceso puede ser agendado regularmente. En algunas compañías, una

orden de pago se mantiene en estado Borrador y los pagos se agregan a la
lista borrador cada día. Al final de la semana es la tarea de un contador
trabajar en todas las órdenes de pago en espera.

Una vez que la orden de pago está confirmada, todavía hay un paso de
validación que un contador debe realizar. Usted puede imaginar que esas
órdenes serían preparadas por un administrativo de cuenta, y luego aprobada
por un gerente para seguir adelante con el pago.

Un paso más lejos: Flujo de trabajo de pago

Un flujo de trabajo de Open ERP está asociado con cada
orden de pago. Para ver una visualización de ello, tendrá
que usar el cliente web. Seleccione una orden de pago y
haga click en Extensiones > Imprimir flujo de trabajo
desde el menú en la parte superior.
Usted puede integrar reglas más complejas para gestionar
órdenes de pago adaptando el flujo de trabajo. Por ejemplo,
en algunas compañías los pagos deben ser aprobados por
un gerente bajo cierto flujo de fondos o condiciones de límite
de valores.
ESQUEMA PÁGINA 164

Cuando el gerente de cuentas valida el documento, Open ERP genera un

registro de banca con todas las órdenes de pago. Usted puede entonces enviar
el archivo a través de su conexión electrónica con su banco para ejecutar todos
sus pagos.

En negocios pequeños, generalmente es la misma persona la que ingresa las

órdenes de pago y la que las valida. En ese caso usted debe solamente hacer
click en los dos botones, uno después de otro, para confirmar el pago.

Preparación y ejecución de órdenes

Para cargar una orden de pago, use el menú Gestión Financiera > Pago >
Órdenes de pago.

CAPTURA DE PANTALLA PÁGINA 166

Open ERP entonces sugiere un número de referencia para su orden de pago.

Como es habitual, usted puede cambiar el punto de partida para esta
secuencia desde el menú Administración.

Luego usted tiene que elegir uno de los varios medios de pago disponibles para
su compañía. Éstos tienen que ser configurados cuando usted configure el
sistema contable usando los menús Gestión Financiera > Configuración >
Tipo de pago y Gestión Financiera > Configuración > Modo de pago.
Algunos ejemplos:

● Cheques

● Transferencias bancarias

● Tarjeta Visa sobre una cuenta FORTIS

● Caja chica

Luego debe indicar la Fecha preferida para el pago:

● Fecha límite: cada operación será efectuada en la fecha límite de la

factura

● Directamente: las operaciones será efectuadas cuando las órdenes se

validen.
 ● Fecha acordada: usted debe especificar una fecha de pago efectivo en
el campo Fecha estipulada que sigue.

Esta fecha es particularmente importante para la preparación de transferencias

electrónicas porque las interfaces bancarias le permiten seleccionar una futura
fecha de ejecución. Entonces para configurar su Open ERP de forma más fácil
usted puede elegir pagar todas sus facturas automáticamente en la fecha
límite.

Luego usted debe seleccionar las facturas a pagar. Éstas pueden ingresarse
manualmente en el campo Línea de pago, pero es más fácil agregarlas
automáticamente. Para ello, haga click en Agregar líneas de pago y Open
ERP propondrá líneas con fechas límites de pago. Para cada fecha límite usted
podrá ver:

● La Fecha efectiva de la factura

● La referencia Ref. y la descripción de la factura, Nombre

● La fecha límite para la factura

● El monto a pagar en la moneda por defecto de la compañía

● El monto a pagar en la moneda de la factura

Usted puedo entonces aceptar el pago propuesto por Open ERP o seleccionar
las entradas que pagará o no pagará de esa orden. Open ERP le da toda la
información necesaria para hacer una decisión de pago para cada ítem de la
línea:

● Cuenta

● Cuenta de banco del proveedor

 ● Monto que será pagado

● Monto a pagar

● El proveedor

● Monto total debido al proveedor

● Fecha límite

● Fecha de creación

Usted puede modificar los tres primeros campos de cada línea: la cuenta, la
cuenta de banco del proveedor y el monto que pagará. Este arreglo es muy
práctico porque le brinda completa visibilidad de todas las deudas comerciales
a pagar de su compañía. Usted puede pagar solo una parte de la factura, por
ejemplo, y cuando prepare su próxima orden de pago, Open ERP
automáticamente le sugerirá el pago del remanente debido.

Cuando el pago haya sido preparado correctamente, haga click en Confirmar.

El pago entonces cambia al estado Abierto y aparece un nuevo botón que puede
ser usado para iniciar el proceso de pago. Dependiendo del método de pago
elegido, Open ERP provee un archivo conteniendo todas las órdenes de pago.
Usted puede enviar esto al banco para hacer las transferencias de pago.

En futuras versiones de Open ERP, se espera que el sistema sea capaz de

preparar e imprimir cheques.
Análisis Financiero
Este capítulo está dedicado a la carga impositiva establecida por ley y los
reportes financieros de Open ERP. Ya sea que necesite reportes acerca de
proveedores y clientes, o bien declaraciones para varios propósitos legales,
Open ERP le permite llevar a cabo un amplio rango de análisis paramétricos de
la salud financiera de su compañía.

Si quiere analizar la salud general de su empresa o revisar el estatus de una

Cuenta por Cobrar en detalle, las cuentas de su compañía son el lugar para
definir sus indicadores de negocios.

Para llevarle la situación más acertada de su compañía, los diferentes reportes

contables de Open ERP son flexibles, y los resultados se calculan en tiempo
real. Esto le permite automatizar acciones recurrentes y cambiar sus
operaciones rápidamente cuando hay un problema general de la empresa
(como una caída marcada de los fondos, o las cuentas por cobrar escalando
demasiado) o bien un problema local (un cliente que no ha pagado o gastos
excesivos en el presupuesto de un proyecto).

Este capítulo describe los variados reportes y declaraciones financieras

provistas por el módulo contable de Open ERP. También reseña cómo Open ERP
maneja los impuestos de compras y ventas, y el reporte de impuestos.

Gestión de cuentas a pagar / acreedores y cuentas por

cobrar /deudores

Open ERP provee numerosas herramientas para la gestión de cuentas de

clientes y proveedores. Usted verá:

● Análisis financiero de asociados, para entender los reportes que le

permiten llevar a cabo un análisis de todos sus asociados.

● Recordatorios multinivel, un sistema automático para preparar cartas o

correos electrónicos cuando las facturas permanezcan impagas.

● Análisis detallado de asociados individuales.

Análisis financiero de asociados

Cuando los miembros de su departamento de cuentas se conectan al sistema

de Open ERP, se encuentran inmediatamente con el Tablero de Control
Contable. Por defecto, contiene un gráfico útil para analizar cuentas por
cobrar. Para tener acceso, instale el módulo board_acount. Luego mírelo usando
el menú Tableros de Control > Contabilidad > Tablero de Control
Contable.

TABLERO DE CONTROL CONTABLE

En el tablero de control, el gráfico a la derecha llamado Cuentas por cobrar

acumuladas representa sus cuentas pendientes semana por semana. Esto le
da un vistazo del monto acumulado de sus deudores por semana.

Todos los gráficos de Open ERP son dinámicos. Así, por ejemplo, usted puede
filtrar la información haciendo click sobre Zoom y luego Filtrar en el
formulario de búsqueda. O sólo hacer click en Zoom para abrir una ventana
más grande para un gráfico, luego hacer click en Buscar para mostrarlo en
una vista de lista.

Para obtener un reporte más detallado del balance a lo largo acumulado (en
orden por fecha pasada) use el menú Finanzas > Contabilidad > Reportes
> Cuentas de Asociados > Balance de Asociado Acumulado.

BALANCE ACUMULADO EN UN PERÍODO DE 30 DÍAS

Cuando abra ese reporte, Open ERP pregunta el nombre de la compañía, el

período fiscal y el tamaño del intervalo a ser analizado (en días). Luego Open
ERP calcula una tabla de balance de crédito por período. Si usted solicita un
intervalo de 30 días, Open ERP genera un análisis de acreedores por el mes
pasado, los dos meses pasados y así sucesivamente.

Para un análisis por asociado usted puede usar el balance de asociado que
obtiene a través del menú Gestión Financiera > Reportes > Cuentas de
Asociado > Balance de Asociado. El sistema entonces provee un reporte en
PDF conteniendo una línea por asociado representando el balance de crédito
acumulado.

BALANCES DE ASOCIADOS

Si quiere información detallada acerca de un asociado usted puede usar los

Libros de Asociados a los que llega a través del menú Gestión Financiera >
Reportes > Cuentas de Asociados > Libro de Asociado.

LIBRO DE ASOCIADO
Finalmente, puede mirar entradas contables individuales en la búsqueda de
información útil. Para buscar entradas contables:

● por libro, a través del menú Gestión Financiera > Entradas >
Entradas por libro

● por cuenta, a través del menú Gestión Financiera > Planes > Planes
de cuentas y haga doble click en la cuenta correspondiente

● haciendo una búsqueda global, a través del menú Gestión Financiera

> Entradas > Buscar entradas

● por asociado, haciendo click derecho sobre el campo del asociado en

algún formulario que lo muestre, o usando los botones a la derecha del
formulario de asociado.

Ventaja: Exportar entradas

Es muy útil recordar que usted puede exportar todo tipo de
recursos en Open ERP. Desde el cliente web necesita
navegar a una lista de búsqueda para el recurso, luego
hacer click en el enlace Exportar en la parte inferior
izquierda de la lista. Desde el cliente Windows use el menú
Formulario > Exportar. Esto le permite hacer fácilmente
su propio análisis en Microsoft Excel o en OpenOffice.org
Calc, exportando entradas contables.

Múltiples pasos de seguimiento

Para automatizar la gestión de seguimiento (recordatorios) usted debe instalar

el módulo account_followup. Éste se instala automáticamente como parte del
perfil contable, pero no es parte de otros perfiles.

Una vez que el módulo esté instalado configure sus niveles de seguimiento
usando el menú Gestión Financiera > Configuración > Términos de pago
> Seguimientos.

Los niveles de seguimiento son relativos a la fecha de creación de una factura

y no a la fecha de vencimiento. Esto le permite establecer condiciones de pago
tales como 'pagables en 21 días' y enviar un mensaje a los 30 días, o lo
recíproco.

Por cada nivel usted debería definir el número de días y crear una nota que
será automáticamente agregada a la carta recordatorio. La secuencia
determina el orden del nivel en orden ascendente.

Ejemplo de Configuración de Niveles de Seguimiento

Secuencia Nivel Días Descripción

1 Nivel 1 30 días netos Primer recordatorio de pago
2 Nivel 2 40 días netos Segundo recordatorio de pago
3 Nivel 3 60 días desde fin Notificar
de mes

Usted puede enviar sus recordatorios por carta o correo electrónico con el
menú Gestión Financiera > Manejo periódico > Enviar seguimientos.

FORMULARIO PARA LA PREPARACIÓN DE CARTAS DE SEGUIMIENTO

Open ERP le presenta una lista de asociados a quienes mandar recordatorios

de pago, la cual puede modificar antes de empezar con el procedimiento. En la
segunda pestaña del formulario usted puede proveer la información que
enviará en el recordatorio.

Luego, el sistema le da un reporte en PDF con todos los recordatorios para

cada asociado. Cada carta está escrita en el lenguaje del asociado (si esto está
disponible) y entonces usted puede tener cartas en varios idiomas en el mismo
PDF en varias páginas.

Para analizar la fecha de vencimiento de clientes o proveedores antes de

empezar el procedimiento de recordatorio, use los submenús de Gestión
Financiera > Procesamiento periódico >Enviar seguimientos:

● Entradas a cobrar

● Entradas a pagar

Así usted obtiene la lista de entradas no conciliadas en cuentas de tipo A pagar

y Por Cobrar. Usted puede entonces modificar la fecha y el último seguimiento
y el nivel de recordatorio de cada entrada.

Para obtener un reporte detallado por asociado, use el menú Gestión

Financiera > Reportes > Seguimientos.

Los diferentes reportes son pantallas de Open ERP clásicas, así usted puede
filtrarlas y explorar los elementos en detalle.

PANTALLA QUE RESUME LOS SEGUIMIENTOS

Situación del Asociado

En el uso diario de Open ERP, un gerente senior frecuentemente tendrá que

buscar rápidamente información financiera entre los datos de asociado. Para
esto, puede usar los botones a la derecha del formulario cuando abra un
formulario de asociado, para ir directamente a:

● una carta recordatorio desde el botón Reporte de Pagos Vencidos,

● la lista de Facturas abiertas,

● un atajo a Todas las entradas contables,

● las solicitudes CRM no cerradas desde Casos Abiertos,

 ● un atajo a las A pagar y Por cobrar no conciliadas.

Estos enlaces también están disponibles al hacer click derecho sobre un campo
de asociado en cualquier formulario.

El reporte Pagos vencidos produce un documento PDF el cual es usado para

seguimiento pero no modifica ninguna de las entradas contables del asociado.
Su uso no incrementa el nivel de seguimiento, por lo que puede usarse
repetidamente sin ningún problema.

En Open ERP puede buscar un asociado sobre la base del valor de su deuda.
Entonces, si busca los asociados con un monto de crédito entre 1 y 999999999,
obtendrá la lista de asociados que tienen pagos pendientes. Usted puede
seleccionar toda la lista e imprimir cartas de seguimiento para todos ellos.

A la derecha del formulario de asociado hay un atajo a Facturas abiertas. Este

enlace incluye todas las facturas definidas en el sistema, a saber:

● Facturas de clientes

● Facturas de proveedores

● Notas de crédito

● Notas de crédito de los proveedores

Consejo: Recordatorios desde entradas contables

Las compañías que no tienen registros computarizados
tienen a rastrear los pagos desde facturas y papeles, y no
desde una cuenta de asociado formal.
Sin embargo, es mejor crear cartas de recordatorio desde las
cuentas a cobrar de un asociado que desde facturas sin
pagar. Usando el sistema Open ERP usted puede tomar
cuenta fácilmente de todos los adelantos, pagos no
 conciliados, notas de crédito y pagos de crédito.
Entonces, es mejor enviar una carta basada en las entradas
contables de facturas y pagos no conciliados, que desde una
lista de facturas sin pagar.

En los enlaces que aparecen en el formulario de asociado, dos botones

permiten la apertura de entradas contables de asociado:

● Todas las entradas contables

● Por cobrar y A pagar

El primer botón es útil para obtener un análisis histórico del cliente o

proveedor. Usted puede tener información acerca de temas importantes como
volumen de ventas y demoras en los pagos. El segundo botón es un filtro que
muestra sólo los créditos y débitos abiertos para el asociado.

Finalmente, tenga presente que todas las funciones sobre el formulario de

asociados son accesibles desde cualquier documento de Open ERP haciendo
click derecho sobre un campo de Asociado. Esto es extremadamente útil para
tener acceso rápido a la información desde cualquier pantalla.

Cuentas e Impuestos establecidos por ley

Esta sección trata acerca de cuentas e impuestos que son obligatorios

legalmente:

● la estructura de impuestos provista por Open ERP,

● los libros mayores contables,

● el balance contable (usado para producir la declaración de ingresos y la

hoja de balance),

● los diferentes libros diarios (generalmente, centralizados y detallados),

 ● la declaración de impuestos.

Impuestos

Usted puede adjuntar impuestos a las transacciones financieras para poder:

● agregar impuestos al monto que paga o es pagado

● reportar sobre los impuestos en varias categorías que usted debería

pagar a las autoridades fiscales

● rastrear impuestos en sus cuentas generales

● gestionar el pago y reembolso de impuestos usando el mismo

mecanismo que Open ERP usa para otras transacciones monetarias.

Ya que la estructura detallada de impuestos es un mecanismo para llevar a

cabo políticas gubernamentales, y la recaudación de impuestos es tan crítica
para sus autoridades fiscales, los requerimientos y los reportes impositivos
pueden ser complejos. Open ERP tiene un mecanismo flexible para administrar
los impuestos que puede ser configurada a través de su interfaz gráfica de
usuario o a través de mecanismos de importación de datos para ajustarse a los
requerimientos de las muchas jurisdicciones impositivas.

El mecanismo impositivo puede ser usado además para gestionar otras

transacciones financieras similares, tales como regalías a autores basadas en
el valor de las transacciones a través de una cuenta.

Configuración de una estructura impositiva

En el sistema de impuestos de Open ERP, están involucrados tres objetos

principales:

● un Caso de Impuesto (o Código de Impuesto), usado para reportes

 impositivos, que puede configurarse en una estructura jerárquica para
que múltiples códigos de impuestos puedan organizarse en árboles de la
misma manera que un Plan de Cuentas.

● un Impuesto, el objeto impositivo básico que contiene las reglas para

calcular el impuesto sobre la transacción financiera se adjunta y está
vinculado a las Cuentas Generales y a los Casos de Impuestos. Un
impuesto puede contener múltiples impuestos hijos y basar su cálculo en
aquellos impuestos más que en la transacción base, proveyendo una
flexibilidad considerable. Cada impuesto pertenece a un Grupo de
Impuestos (actualmente solo IVA u Otro).

● las Cuentas Generales que registran los impuestos debidos y pagados.

Ya que las cuentas generales se discuten en otra parte de este manual y
no son específicas para impuestos, no serán detalladas en esta sección.

Usted puede adjuntar a los productos cero o más Impuesto a Proveedor o

Impuesto a Cliente, para poder contabilizar por separado los impuestos de
compra y venta (o IVA de salida o de ingreso). Como usted puede adjuntar más
de un impuesto, puede gestionar un IVA o un Impuesto de Ventas por separado
de un Impuesto Eco sobre el mismo producto.

También puede adjuntar un Impuesto por defecto a un asociado, lo que

reemplaza a cualquier impuesto perteneciente al mismo Grupo de Impuestos
que pueda haber sido definido para un producto.

Entonces usted puede definir un Exento de Impuestos en el grupo IVA y

asignarlo a asociados que declaren hacer caridad. Todos las ventas de
productos a una caridad estarían exentas del IVA aún cuando los productos
mismos lleven varias tasas de impuestos, pero impuestos no IVA todavía
pueden ser aplicados.
Casos de Impuestos

Los Casos de Impuestos también se conocen en Open ERP como Códigos de

Impuestos. Se usan para reportes de impuestos, y pueden establecerse en una
estructura jerárquica para formar árboles de la misma forma que un Plan de
Cuentas.

Para crear un nuevo Caso de Impuestos, use el menú Gestión Financiera >
Configuración > Impuestos > Códigos de Impuestos. Usted debe definir
los siguientes campos:

● Nombre del Código de Impuesto: un nombre único requerido para

identificar el caso.

● Compañía: un enlace requerido que adjunta el caso a una compañía

específica, tal como la Compañía Principal.

● Código de Caso: un código corto para el caso.

● Código Padre: un enlace a un Caso de Impuesto Padre que forma la

base de la estructura de árbol como un Plan de Cuentas.

● Signo para la cuenta madre: elija 1.00 para agregar el total a la

cuenta madre o -1.00 para restarlo.

● Descripción: un campo de texto libre para propósitos de

documentación.

Usted también puede ver dos campos de solo-lectura:

● Total del Año: una cifra única mostrando el total acumulado en este
caso para el año financiero.

● Total del Período: una cifra única mostrando el total acumulado para el
 período financiero actual (tal vez 1 mes o 3 meses).

Usted probablemente necesitará crear dos casos de impuestos para cada tasa
de impuesto que deba definir, uno para el impuesto mismo y otro para el
monto de la factura sobre el que se basa el impuesto. Y creará casos de
impuesto que no vinculará a Objetos de Impuesto (similar a los tipos de Vista de
Cuenta General) solo para organizar la estructura de árbol.

Para ver la estructura que ha construido usted puede usar el menú Gestión
Financiera > Procesamiento periódico > Impuestos. Esta vista del árbol
refleja la estructura de los Casos de Impuestos y muestra la situación
impositiva actual.

Objetos de Impuestos

Los objetos de impuestos calculan el impuesto sobre las transacciones

financieras a las que están adjuntados, y se enlazan a las Cuentas Generales y
a los Casos de Impuestos.

Para crear un nuevo Caso de Impuesto, use el menú Gestión Financiera >
Configuración > Impuestos > Impuestos. Usted debe definir los siguientes
campos:

● Nombre de Impuesto: un único nombre requerido para este impuesto

(tal como IVA 21%).

● Compañía: un enlace requerido a una compañía asociada con el

impuesto, tal como la Compañía Principal.

● Grupo Impositivo: IVA u Otro, usado para determinar cuáles impuestos

sobre productos pueden ser sustituidos por impuestos sobre asociados.

● Tipo de Impuesto: un campo requerido indicando cómo calcular el

impuesto: Porcentaje, Fijo, Ninguno o Código Phyton (el último es encontrado en
el campo Cómputo de código en la pestaña Cómputos especiales).
● Tipo Aplicable: un campo requerido que indica si el monto base debería
ser usado sin cambia (cuando el valor es verdadero) o si debería ser
procesado por el Código Phyton en el campo Código Aplicable en la
pestaña Cómputos especiales cuando el valor es Código).

● Monto: un campo requerido cuyo significado depende del Tipo de

Impuesto, siendo un multiplicador sobre el monto base cuando el Tipo
de Impuesto es Porcentaje, y un monto fijo cuando el Tipo de Impuesto
es Fijo.

● Incluir en el monto base: cuando está tildado, el impuesto se agrega

al monto base y no se muestra separadamente.

● Dominio: sólo se usa en desarrollos especiales, no en el sistema núcleo

de Open ERP.

● Cuenta de Impuesto de Factura: una Cuenta General usada para

registrar montos de impuestos facturados, la que puede ser la misma
para varios impuestos o dividirse para que cada impuesto esté asignado
a una cuenta.

● Cuenta de Reembolso de Impuesto: una Cuenta General usada para

registrar reembolsos de impuestos facturados, la que puede ser la misma
que la Cuenta de Impuestos de Factura o, en algunas jurisdicciones
impositivas, deben estar separados.

● Impuestos sobre Hijos: cuando está tildada, el cálculo de impuesto se

aplica a la salida desde otros cálculos de impuestos especificados en la
Cuenta de Impuestos Hijos (así usted tiene impuestos sobre
impuestos), de otro modo el cálculo se aplica sobre el monto base sobre
la transacción.

● Cuenta de Impuestos Hijos: otras cuentas impositivas que pueden ser

usadas para proveer la cifra para el impuesto.
 Nota: Usando Impuestos Hijos
Usted puede usar impuestos hijos cuando tiene una
situación impositiva compleja que usted quiere esconder a
sus usuarios finales. Por ejemplo, usted podría definir un
producto de gastos de kilometraje con un impuesto
compuesto formado por dos impuestos hijos, un elemento
privado no reclamable y un elemento impositivo reclamable.
Cuando su personal venga a reclamar el kilometraje, no
necesitan saber acerca de este impuesto, pero el impacto
contable de su reclamo será automáticamente gestionado
por Open ERP.

Los campos arriba aplican los impuestos que usted especifica y los registran en
las cuentas generales pero no le proveen documentación que sus autoridades
fiscales puedan necesitar. Para esto, use la pestaña de Declaración de
Impuestos para definir qué Casos de Impuestos deberían ser usados para este
impuesto:

● Facturas/ Código base: caso de impuesto para registrar el monto

facturado sobre el que se basa el impuesto.

● Facturas/ Código de Impuesto: caso de impuesto para registrar el

monto de impuesto facturado.

● Facturas Reembolsadas/ Código base: caso de impuesto para

registrar el monto de la factura de reembolso en el que se basa el
impuesto.

● Facturas Reembolsadas/Código de Impuesto: caso de impuesto para

registrar el monto del impuesto de la factura de reembolso.

Uso de Impuestos sobre Productos, Asociados, Proyectos y Cuentas

Cuando usted ha creado una estructura de impuestos consistente en Casos de

Impuestos y Objetos de Impuestos, usted puede usar los impuestos en sus
variados objetos de negocios para que las transacciones financieras puedan ser
asociadas con impuestos y cargos similares a impuestos.

Consejo: Clientes minoristas

Cuando le vende a usuarios finales más que a negocios,
usted querría (o alguien podría pedirle) mostrar precios que
incluyan impuestos en sus documentos de facturación más
que un precio que tenga el precio más el impuesto.
Para hacerlo en Open ERP, sólo instale el módulo
account_tax_include. A cada factura se le da un nuevo campo
Método de Precio, en el cual usted elige Impuesto incluido o
Impuesto excluido. Los precios se visualizan entonces
apropiadamente.

Usted puede asignar un impuesto a un asociado para que éste invalide

cualquier impuesto definido en un Producto. Usted haría esto, por ejemplo, si
un asociado es una obra de caridad y paga un IVA o un Impuesto de ventas
más bajo o incluso cero en sus compras. Asumiendo que usted tiene un IVA o
impuesto de venta para obras de caridad apropiado en el Grupo de
Impuestos IVA,use el menú Asociados > Asociados para abrir y editar un
formulario de un Asociado de obra de caridad, y entonces:

● seleccione la pestaña Propiedades

● establezca el Impuesto por defecto para el impuesto IVA para Caridad.

Usted puede asignar múltiples impuestos a un Producto. Asumiendo que ha

configurado los impuestos apropiados, use el menú Productos > Productos
para abrir y editar una definición de Producto, entonces:

● seleccione uno o más Impuestos de Cliente para cualquier producto

que usted pueda vender, el que pueda incluir un Impuesto de Ventas o IVA de
salida, y un Impuesto ECO de ventas,

● seleccione uno o más Impuestos de Proveedor para cualquier

 producto que usted pueda comprar, el que pueda incluir un Impuesto de
Compras o IVA de entrada y un Impuesto ECO de Compras.

Generalmente. cuando usted hace una compra o venta, los impuestos

asignados al producto se usan para calcular los impuestos que debe o que le
deben. Pero cuando hace una transacción con un asociado que tiene definido
un Impuesto por defecto, por ejemplo una venta a una obra de caridad con
Impuestos para caridad, ese impuesto será usado en lugar de otros impuestos de
Producto en el mismo grupo, en este caso reemplazando el Impuesto de Ventas o
IVA de salida estándar.

Usted también puede asignar múltiples impuestos a un Proyecto, así las

facturas del Proyecto llevan una tasa apropiada de impuestos (la facturación de
proyectos se verá en detalle más adelante).

Un paso más allá: Regiones Impositivas

El módulo de tercera parte import_export puede ser usado
para extender el sistema de impuestos de Open ERP, para
que usted pueda asignar impuestos a diferentes cuentas
dependiendo de la ubicación del Asociado. A éste se le da
una nueva Ubicación de Asociado, que puede ser Local,
Sudamérica o Afuera, así los impuestos y bases impositivas
puedan ser canalizadas a diferentes cuentas.
Este módulo podría ser la base de una contabilidad
impositiva basada en la ubicación más ambiciosa.

Usted puede asignar múltiples impuestos a una cuenta para que cuando usted
transfiera dinero a través de la cuenta pueda atraer un monto de impuesto. En
este caso, este 'impuesto' puede no ser un impuesto legalmente requerido,
pero sí algo parecido, como regalías por derechos de autor o comisión por
ventas.

Los libros mayores y la hoja de balance

Para imprimir el balance de cuentas o los libros mayores usted debería ir al

Plan de Cuentas. Para hacerlo, vaya al menú Gestión Financiera > Planes >
Planes de Cuentas.

Seleccione el período contable en el que está interesado y haga click en Abrir

Planes, luego seleccione una o varias cuentas para análisis haciendo click y
resaltando la o las líneas apropiadas. Haga click sobre el botón Imprimir y
Open ERP le pedirá seleccionar ya sea el Libro Mayor General, el Balance
de Cuenta o un Control Analítico. Si usted selecciona una cuenta que tiene
subcuentas en la jerarquía, usted puede automáticamente analizar la cuenta y
sus cuentas hijas.

Ventaja: Balance Simulado

Cuando usted esté imprimiendo balances de cuenta, si usted
tiene instalado el módulo account_simulation, Open ERP le
preguntará qué nivel de simulación desea ejecutar.
Los resultados variarán dependiendo del nivel seleccionado.
Usted puede, por ejemplo, imprimir el balance dependiendo
de varios métodos de amortización. Más generalmente le
permite hacer análisis usando más niveles de simulación
que los que usted esperaría.

Al momento de escribir este libro, un nuevo módulo está en los estadíos finales
del desarrollo para Open ERP, account_reporting. Está siendo desarrollado para
permitir el uso de reportes configurables para hojas de balance o declaraciones
de ganancias en formatos requeridos legalmente.

Los libros

Para obtener los diferentes libros diarios, use el menú Gestión Financiera >
Reportes > Imprimir libros.

Terminología: Libros
Note que hay diferentes tipos de libros en Open ERP:
* Libros de cuentas (detallados en este capítulo)
* Libros de compras (para distribución de provisiones
provistas o en ciertas fechas)
* Libros de ventas (clasificando ventas por su tipo de
 transacción)
* Libros de facturación (para clasificar ventas por
modo de facturación: diaria/ semanal/ mensual) y
automatización de las tareas.

Para obtener estos diferentes libros, instale los módulos sale_journal y

purchase_journal. Luego seleccione uno o varios libros diarios y haga click en
Imprimir. Open ERP le propone entonces los tres siguientes reportes:

● Entradas contables detalladas

● Libro general

● Libro agrupado por cuenta

IMPRIMIENDO UN LIBRO DIARIO

Declaración de Impuestos

La información requerida para una declaración de impuestos se genera

automáticamente por Open ERP a partir de las facturas. En la sección sobre la
facturación usted habrá visto que puede obtener detalles de la información
impositiva desde el área inferior izquierda de una factura.

Usted puede también obtener información sobre las entradas contables en las
columnas de la derecha.

Open ERP mantiene un cuadro de impuestos al que llega desde el menú

Gestión Financiera > Procesamiento periódico > Impuestos. La
estructura del cuadro es para calcular la declaración de impuesto pero también
todos los otros impuestos pueden ser calculados.

EJEMPLO DE UNA DECLARACIÓN DE IMPUESTOS

El cuadro de impuesto representa el monto de cada área en la declaración de

impuestos de su país. Está representado en una estructura jerárquica que le
permite ver el detalle solo de lo que le interesa y oculta los subtotales menos
interesantes. Esta estructura puede ser alterada como lo desee para ajustarse
a sus necesidades.

Usted puede crear varios cuadros de impuestos si su compañía está sujeta a

cuentas de diferentes tipos de impuestos o similares, tales como derechos de
autor. Cada entrada contable puede ser vinculada a una de las cuentas de
impuestos. Esta asociación se hace automáticamente por los impuestos que
han sido configurados previamente en las líneas de factura.

Ventaja: Declaración de impuestos

Algún software contable gestiona la declaración de
impuestos en una cuenta general dedicada. La declaración
entonces está limitada al balance en el período especificado.
En Open ERP usted puede crear un cuadro de impuestos
independiente, lo que tiene varias ventajas:
* es posible asignar solo una parte de la transacción
de impuesto
* no es necesario gestionar varias cuentas generales
diferentes dependiendo del tipo de venta o tipo de impuesto
* puede reestructurar su cuadro de impuestos como lo
desee.

En cualquier momento usted puede controlar su cuadro de impuestos para un

período dado usando el siguiente reporte: Gestión Financiera > Reportes >
Reportes de Impuestos.

Esta información se actualiza en tiempo real. Esto es muy útil porque le

permite prever en cualquier momento el impuesto que debe al comienzo y al
final del mes o cuatrimestre.

Además, para su declaración de impuesto usted puede hacer click en una de

las cuentas de impuestos para investigar las entradas detalladas que
componen el monto total. Esto le ayuda a buscar errores cuando ha codificado
una factura con impuesto completo donde debería haber cero impuesto para
una obra de caridad.

En algunos países, el impuesto puede calcularse sobre la base de pagos

recibidos en lugar de hacerlo sobre facturas enviadas. En estos casos elija
Basar en Pagos en lugar de Basar en Facturas en el formulario Seleccionar
período. Aunque usted haga su declaración sobre la base de facturas enviadas
y recibidas puede ser interesante comparar los dos reportes para ver el monto
de impuesto que usted paga pero todavía no ha recibido de sus clientes.

Análisis Financiero de la Compañía

Usted verá aquí las herramientas de análisis para la situación financiera de su

compañía, en particular:

● Indicadores de gestión

● Presupuestos

● Tablero de Control de Contabilidad

Indicadores de gestión
Terminología: Indicadores Financieros
Los indicadores, a veces llamados razones financieras, son
herramientas para analizar las finanzas de una compañía. Le
permiten comparar dos cuentas o sets de cuentas desde la
hoja de balance o la cuenta de ganancias y pérdidas, en la
forma de una razón. También le permiten medir la salud
financiera de una compañía y hacer comparaciones desde
un año al próximo o contra aquéllos de otras compañías.

Para definir los indicadores contables en Open ERP usted debería instalar el
módulo account_report. Cuando lo instale, los indicadores financieros usuales se
registran en Open ERP.

Usted puede consultar sus indicadores, calculados en tiempo real, desde el

menú Gestión Financiera > Reportes > Reportes de cliente (¿o
personalizado?).

Los indicadores definidos por defecto en Open ERP son los siguientes:

● Indicadores de Capital Circulante: determina si la compañía puede

pagar sus deudas a corto plazo en condiciones normales. Se calcula a
partir de (Reservas + Fondos + Activos actuales) / Pasivos actuales.

● Razones Financieras: le permiten calcular la liquidez de la compañía.

Se define como sigue: (Activos actuales - Reservas) / Pasivos actuales.

● Activos fijos: en una empresa en marcha, el valor de los activos fijos

está cubierto en primer lugar por el capital de los dueños y en segundo
lugar por todos los pasivos a largo plazo. Idealmente, este indicador será
mayor que 1.

Consejo: Cálculo de indicadores

El cálculo de indicadores puede tomar un tiempo en Open
ERP porque usted debe analizar todas las entradas
contables de la compañía. Entonces es mejor no calcular
todos los indicadores de una vez, sino una pequeña
selección para mantener el tiempo de cálculo dentro de los
límites.

Análisis de tiempo de los indicadores

Usted puede analizar los indicadores financieros a lo largo de dos ejes. Usted
debe tener una cifra calculada en un instante particular de tiempo cuando
compara cuentas, balances y las razones entre ellos. Pero también puede
calcular una serie de tiempo para seguir el cambio de un indicador dado a lo
largo de la vida de la compañía.

Para hacer un análisis temporal de sus indicadores, debe instalar el módulo

account_report_history del set de módulos de extensiones extra. Una vez que este
módulo está instalado, usted puede hacer click en un indicador financiero para
obtener un gráfico de su evolución en el tiempo.

HISTORIA DE UN INDICADOR CONTABLE

Definición de sus propios indicadores

Usted puede definir sus propios indicadores en Open ERP usando el menú
Gestión Financiera > Configuración > Reportes Personalizados >
Nueva Fórmula de Elemento de Reporte.

DEFINICIÓN DE UN NUEVO INDICADOR

Usted debería asegurarse que las cuentas en las que basa sus indicadores
tengan códigos de cuenta únicos, porque los códigos son usados en la creación
de fórmulas. Cree una fórmula usando la sintaxis indicada en las instrucciones
al pie del formulario:

● Total de débitos en una cuenta general: débito ('12345')

● Total de créditos en una cuenta general: crédito ('12345')

● Balance de una cuenta general: balance ('12345')

● Valor de otro indicador: reporte ('IND')

Donde:

● 12345 representa el código de una cuenta general.

● IND representa el código de otro indicador.

Entonces, usando esta notación, la razón de fondos se define por balance ('4',
'5') / (balance '1'), ése es el balance en cuentas 4 y 5 dividido por el balance en la
cuenta 1.
Buena gestión presupuestaria

Open ERP gestiona sus presupuestos usando tanto la Contabilidad General

como la Analítica. Usted verá cómo hacerlo para las Cuentas Generales ahora y
para las Analíticas más adelante.

Use el menú Gestión Financiera > Configuración > Presupuestos >

Presupuestos generales para definir un nuevo presupuesto.

Aunque usted pueda modificar un presupuesto en cualquier momento para

hacer una revisión, lo mejor para usted es no hacerlo. En lugar de editar un
documento de presupuesto existente, haga una nueva versión para así
mantener sus estimados originales a salvo para una comparación. Esto le
permite analizar sus perspectivas cambiantes de la compañía de revisión a
revisión.

Comience la carga de datos ingresando un Código y un Nombre en la primera

pestaña de su nuevo presupuesto. La Dirección del presupuesto puede ser
para Productos o Cargos, elija uno. Luego, en la segunda pestaña, Dotaciones/
Gastos usted puede definir los cargos por período. Por cada período usted
puede definir una cantidad y/o un monto gastado en la moneda actual del plan
de cuentas.

También es posible crear automáticamente los diferentes gastos e ingresos

sobre los períodos de un solo año fiscal. Para hacerlo, haga click en Distribuir
en la segunda pestaña. Una ventana se abrirá solicitando el año fiscal sobre el
cual quiere presupuestar, y las cantidades y montos totales para ese año. Si
usted quiere que su presupuesto cubra varios años, repita la operación varias
veces.

Una vez que los cargos han sido generados usted puede modificarlos
manualmente para revisar los cargos período por período. Una vez que los
montos han sido asignados sobre el período, usted debe especificar la cuentas
para crear este presupuesto en la tercera pestaña, Cuentas.

Para hacerlo, haga click en Agregar y haga selecciones múltiples para las
diferentes cuentas para ser representadas por el presupuesto. Una vez que las
tres pestañas se completaron, puede guardar su presupuesto.

Recordatorio: Selección múltiple

 Usted puede seleccionar varios elementos (cuentas,
asociados, etc) al mismo tiempo desde una lista. En el
cliente web, tilde al lado de su nombre en la vista lista. En el
cliente Windows, haga click sobre cada elemento mientras
presiona la tecla Ctrl.

IMPRESIÓN DE UN PRESUPUESTO

Para imprimir un presupuesto y hacer cálculos de gastos al presupuesto, use el

menú Gestión Financiera > Reportes > Imprimir presupuestos. Open
ERP le da entonces una lista de presupuestos disponibles. Seleccione uno o
más presupuestos y haga click sobre Imprimir para configurar el reporte. La
figura anterior da el ejemplo de un presupuesto producido por Open ERP.

El Tablero de Control de Contabilidad

TABLERO DE CONTROL CONTABLE

Si usted ha instalado el módulo board_account, Open ERP le da un tablero de

control de contabilidad que puede ser presentado a su personal contable
cuando se conecten con el sistema (si usted lo ha configurado como su Página
de Inicio). Este tablero de control provee un análisis de la salud financiera de la
compañía en un vistazo.

● Cuentas analíticas para cerrar: cuando está gestionando casos cada

cuenta analítica es un proyecto o un contrato. Esta área muestra las
cuentas que deber ser cerradas (por ejemplo, contratos vencidos, horas
de soporte excedidas).

● Cuentas para facturar: muestra las cuentas analíticas donde hay

cargos para ser facturados.

● Facturas en borrador: le da la lista de facturas esperando ser

aprobadas por un contador.
 ● Costos para facturar: le da el cambio semanal que puede ser, pero
todavía no ha sido, facturado

● Cuentas por cobrar vencidas: da un gráfico semana de las cuentas

por cobrar que todavía no han sido conciliadas.

● Ingresos vencidos: le da un gráfico semanal de la facturación de la

compañía.

En cada panel del tablero de control de los contadores usted puede hacer click
sobre el botón Zoom en la parte superior derecha para investigar el detalle de
sus indicadores financieros.

El Tablero de Control de Contabilidad está dinámicamente integrado, lo que

significa que usted puede navegar fácilmente a través de la información si
necesita más detalles acerca de ciertos factores, y editar las entradas si es
necesario.
Configuración de cuentas

Las cuentas deben ser configuradas para ajustarse a las necesidades de su

empresa. Este capítulo explica cómo modificar su plan de cuentas, libros,
derechos de acceso, balances de cuenta iniciales y valores por defecto de la
configuración inicial en las cuentas de su Open ERP.

Open ERP le permite adaptar y reconfigurar muchas funciones para facilitar la

tarea del ingreso de datos:

● Agregando controles para el ingreso de datos

● Personalizando las pantallas

● Llenando los campos automáticamente durante el ingreso de datos con la

información ya conocida por el sistema.

Plan de cuentas

Durante la instalación, se le da al sistema un plan de cuentas por defecto.

Puede ver los planes de cuentas activos usando el menú Gestión financiera
> Planes > Planes de cuenta.

Ventaja: Planes jerárquicos

Muchos de los paquetes de software contable representan
sus planes de cuenta en forma de lista. También puede
hacer esto en Open ERP si así lo desea, pero la vista de árbol
ofrece varias ventajas:
* Le permite mostrar y calcular solo las cuentas que le
interesan.
* Le permite tener una visión global de las cuentas
(cuando usted visualiza solo cuentas sumarias).
* Simplifica las búsquedas semánticamente.
* Es más intuitivo, porque usted puede buscar cuentas
 sobre la base de su clasificación.
* Es más flexible porque usted puede reestructurarlo
fácilmente.

La estructura del plan de cuentas es jerárquica, con subtotales de cuentas

llamados vistas de cuentas. Usted puede desarrollar un conjunto de vistas de
cuentas con solo aquellos elementos que le interesen.

Para obtener el detalle de las entradas contables que le importan, todo lo que
necesita es hacer click en la cuenta. Usted también puede elegir el ícono
Imprimir después de seleccionar una o varias cuentas (haga Ctrl + click
sobre cada línea que quiera seleccionar). El software le da a elegir entre, por lo
menos, dos reportes: imprimir el libro mayor o el balance de las cuentas
seleccionadas.

La visualización del plan de cuentas puede tomar varios segundos porque Open
ERP calcula los débitos, créditos y balance de cada cuenta en tiempo real. Si
usted quiere trabajar con un plan de cuentas que tiene estructura pero no
muestra totales, use la función Gestión financiera > Planes > Planes de
cuentas > Planes de cuentas rápidos.

CAPTURA DE DEFINICIÓN DE UNA CUENTA

Creación de un plan de cuentas

Para agregar, modificar o borrar cuentas existentes, use el menú Gestión

financiera > Configuración > Cuentas generales > Definición de
cuentas.

Ventaja: Campos multi-idioma

En Open ERP, los campos multi-idioma se marcan con una
pequeña bandera a su derecha. Haga click en la bandera
para obtener una traducción del valor del campo en los
diferentes idiomas instalados. Usted puede también editar la
traducción.
Esto le permite gestionar eficientemente otros idiomas
 cuando los necesite. El valor del campo aparece en el idioma
del usuario actual o, en el caso de reportes impresos para un
asociado, en el idioma de este último.

Los principales campos de cuenta son:

● Nombre: el nombre de la cuenta es un campo multi-idioma, por lo que

hay una bandera a la derecha.

● Activar: si usted desactiva una cuenta (destildando la opción), ya no

estará visible en el plan de cuentas, pero puede ser reactivada después.
Solo las cuentas que no son necesarias para las entradas contables
pueden ser desactivadas.

● Tipo de Cuenta: los tipos de cuenta determinan el uso de una cuenta en

cada libro. Por defecto, están disponibles los siguientes tipos: Vista, A
cobrar, A pagar, Ingreso, Gasto, Impuestos, Fondos, Activo, Patrimonio Neto. Usted
puede agregar nuevos tipos a través del menú Gestión financiera >
Configuración > Plan de cuentas > Tipos de Cuentas. Use el tipo
Vista para las cuentas que componen la estructura de los planes y no
tienen información contable propia.

Comentario: Tipos de cuentas

Los tipos de cuentas se usan principalmente a título
informativo. Los dos únicos tipos que tienen un efecto
particular son A cobrar y A pagar. Estos dos tipos se usan
en los reportes sobre los créditos y débitos de los asociados.
Se calculan de la lista de entradas no reconciliadas en las
cuentas de uno de estos dos tipos.

● Número de cuenta: el código no está limitado en el número de dígitos.

Use el código 0 para todas las cuentas raíces.

● Moneda: la moneda por defecto de esa cuenta:

 ● Método de pasaje al siguiente ejercicio: determina cómo se va a
tratar la cuenta y sus entradas al cerrar los libros a fin de año. Hay cuatro
métodos disponibles.

1. Balance: una entrada se genera para el balance de la cuenta y se la

lleva al nuevo año (generalmente para cuentas bancarias).

2. Ninguno: ninguna entrada contable se transfiere al nuevo año

financiero.

3. Detalle: todas las entradas se mantienen para el nuevo año fiscal.

4. No reconciliada: solo las entradas no reconciliadas se trasladan al

nuevo año fiscal (generalmente para cuentas de terceros).

● Reconciliar: determina si usted puede reconciliar las entradas en esta

cuenta. Active este campo para cuentas de asociados y para control de
cuentas.

● Madres: determina cuál cuenta es la madre de ésta, para crear la

estructura de árbol del plan de cuentas.

● Impuestos por defecto: éste es el impuesto por defecto aplicado a

compras o ventas usando estas cuenta. Permite que el sistema genere
entradas de impuestos automáticamente cuando se cargue información
en un libro manualmente.

La estructura de árbol de las cuentas puede ser alterada tan frecuentemente

como usted desee sin tener que recalcular ninguna de las entradas
individuales. Así usted puede reestructurar fácilmente su cuenta a lo largo del
año para reflejar mejor la realidad de su compañía.
Planes de cuentas virtuales

La estructura de un plan de cuentas se impone por la legislación en efecto del

país respectivo. Desafortunadamente, esa estructura no siempre se
corresponde con la vista que el gerente de una compañía necesita.

En Open ERP usted puede usar el concepto de planes de cuentas virtuales para
gestionar diferentes representaciones de las mismas cuentas
simultáneamente. Estas representaciones pueden ser mostradas en tiempo
real sin tener que cargar información adicional.

Así, su plan de cuentas general puede ser el que le exigen las leyes de su país,
y su gerente puede tener tantos planes virtuales como necesite, basados en las
cuentas del plan general. Por ejemplo, el gerente puede crear una vista por
departamento, una vista de flujo de fondos y liquidez, o cuentas consolidadas
para diferentes compañías.

Lo más interesante de los planes de cuentas virtuales es que pueden ser

usados del mismo modo que el plan de cuentas por defecto para toda la
organización. Por ejemplo, usted puede establecer presupuestos de sus
cuentas consolidadas o de las cuentas de una de sus compañías.

Ventaja: Cuentas virtuales

Las cuentas virtuales le permiten proveer diferentes
representaciones de uno o varios planes de cuentas
existentes. Crear y reestructurar planes de cuentas virtuales
no tiene impacto en las entradas contables. Usted puede
usar los planes virtuales sin riesgo de alterar el plan de
cuentas general o futuras entradas contables.
Ya que se usan para obtener diferentes representaciones de
las mismas entradas, son muy útiles para:
* Consolidación de varias compañías en tiempo real.
* Cálculos de depreciación.
* Vistas de flujo de fondos.
* Obtención de vistas más útiles que las impuestas por
 ley.
* Presentación de planes sumarios a otros usuarios.
Entonces, hay buenas razones para visualizar la ejecución
de transacciones financieras a través de planes virtuales,
como presupuestos e indicadores financieros basados en
vistas especiales de la compañía.

Para crear un nuevo plan de cuentas usted debería crear una cuenta raíz
usando el menú Gestión Financiera > Configuración > Cuentas
Generales > Definición de Cuentas. Su cuenta del nivel superior debería
tener el Código 0 y el Tipo Vista. Luego usted puede elegir su estructura
creando otras cuentas de Tipo Vista como sea necesario. Chequee su
estructura virtual usando el menú Gestión Financiera > Planes > Planes
de Cuentas.

Finalmente, cuando tenga su estructura, debe hacer coincidir las cuentas

generales y las virtuales. Para ello, busque las cuentas generales y asegúrese
que cada cuenta no Vista tenga también una cuenta virtual en el campo
Madres.

Usted puede check through su plan de cuentas general como así también su
plan virtual que le da otra representación de la compañía. Todas las acciones y
estados en su cuenta general también están disponibles en las cuentas
virtuales.

Finalmente, usted puede hacer planes de cuentas virtuales desde otros planes
virtuales. Esto puede darle una dimensión adicional para análisis financieros.

Libros

Todas sus entradas contables deben aparecer en un libro contable. Entonces

usted debe, como mínimo, crear un Libro Ventas para facturas de clientes, un
Libro Compras para facturas de proveedores y un Libro Fondos para
transacciones bancarias y en efectivo.
Configuración de un Libro

Para ver, editar o crear nuevos libros use el menú Gestión Financiera >
Configuración > Libros > Definición de Libros.

Tal como en Cuentas Generales, los libros pueden ser desactivados para
hacerlos invisibles: para ello destilde la opción Activar.

CAPTURA DEFINICIÓN DE UN LIBRO CONTABLE

Usted tiene que asociar una vista con cada libro. La vista del libro indica los
campos que deben ser visibles y requeridos para entrar información contable a
ese libro. La vista determina tanto el orden de los campos como las
propiedades de cada uno de ellos. Por ejemplo, el campo Número de Cuenta
debe aparecer al ingresar datos en el libro de banco pero no en otros libros.

Antes de crear una nueva vista para un libro, chequee que no hay nada similar
definido por otro libro. Usted debería crear solamente una nueva vista para
nuevos tipos de libros.

Nota: Personalización de vistas

Con frecuencia, usted tendrá que editar una vista de libro.
Por ejemplo, para un libro en una moneda extranjera, usted
agrega un campo para la moneda y esta moneda debe estar
en la vista de libro.
En cambio, para simplificar el ingreso de datos la vista de
libro para el banco es diferente de una para los libros de
facturación.

Usted también puede crear una secuencia para cada libro. Esta secuencia da la
numeración automática para entradas contables. O bien, varios libros pueden
usar la misma secuencia si usted así lo desea.

Las cuentas crédito y débito por defecto, permiten la generación automática de

entradas equivalentes cuando usted está ingresando información rápidamente
en el libro. Por ejemplo, en un libro bancario usted debería poner una cuenta
bancaria asociada para la correspondencia automática de créditos y débitos,
así no tiene que crear entradas equivalentes para cada transacción
manualmente.

Un libro puede ser marcado como siendo centralizado. Cuando usted hace esto,
las entradas equivalentes no serán de cada entrada sino que pertenecerán
globalmente al libro y al período dados. Usted tendrá una línea de crédito y una
línea de débito centralizadas para cada uno de estos libros, significando que
tanto el crédito como el débito aparecen en la misma línea.

Control y Asistencia para la carga de datos

Usted puede realizar dos tipos de control en los libros en Open ERP, controles
sobre las cuentas financieras y controles de acceso para grupos de usuarios.

Para evitar errores durante la carga de datos, usted puede colocar condiciones
en las cuentas generales acerca de quién puede usar una cuenta dada. Para
hacerlo, usted debe listar todas las cuentas o todos los tipos válidos de cuentas
en la segunda pestaña , Control de carga. Si usted no ha agregado ninguna
cuenta allí, Open ERP no aplica restricciones sobre la carga de datos en las
cuentas o libros. Si usted lista cuentas y los tipos de cuenta que pueden ser
usados en un libro, Open ERP previene que usted use una cuenta que no esté
en esa lista. Este paso de verificación comienza en el momento en el que usted
guarda la carga.

Esta funcionalidad es útil para limitar los posibles errores de carga de datos.
También, en un libro bancario, es posible restringir las cuentas que van a
enlazarse a los bancos a las clases 1 a 5. Usando esto usted evita que el
usuario haga falsas cargas en el libro.

Consejo: Control de carga de datos

En contabilidad no es una buen a idea permitir una entrada
directamente desde la cuenta de banco A a la cuenta de
banco B. Si usted carga una transacción desde el Banco A al
Banco B la transacción será contabilizada dos veces.
 Para evitar este problema, pase la transacción a través de la
cuenta intermediaria C. Al momento de la carga de datos, el
sistema chequea el tipo de cuenta que es aceptada en el
libro bancario: solo se aceptan cuentas que no son de tipo
Banco.

Si su contador define adecuadamente este control, se evita que los usuarios no

contables transfieran pagos de un banco a otro, reduciendo sus riesgos.

Períodos y Años Fiscales

Terminología: Períodos y Años Fiscales
Un año fiscal corresponde a 12 meses para una compañía.
En muchos países el años fiscal se corresponde con el año
calendario, pero no es así en otros.
El año fiscal se divide en períodos contables mensuales o
trimestrales.

La gestión de Open ERP del año fiscal es lo suficientemente flexible para

permitirle trabajar en varios años al mismo tiempo. Esto le da varias ventajas,
como crear presupuestos de 3 años y estados a través de varios años
calendarios.

Definiendo un período o un año fiscal

Para definir su año fiscal use el menú Gestión Financiera > Configuración
> Períodos > Año fiscal. Usted puede crear varios años por adelantado para
definir presupuestos a largo plazo.

CAPTURA DE DEFINICIÓN DE UN AÑO FISCAL Y PERÍODOS

Primero ingrese la fecha del primer día de su año fiscal y la del último día.
Luego, para crear los períodos haga click sobre uno de los dos botones
inferiores dependiendo de si usted quiere crear doce períodos de un mes o bien
cuatro de 3 meses:

● Crear Períodos Mensuales

 ● Crear Períodos Trimestrales

Cierre a fin del año

Para cerrar a fin de año, use el siguiente menú: Gestión Financiera >
Procesamiento de Final de Año > Cerrar un Año Fiscal. Se abre un
formulario preguntándole la información necesaria para crear entradas para
empezar el año siguiente.

CAPTURA CIERRE AÑO FISCAL

Cuando el año es cerrado usted ya no puede crear o modificar ninguna

transacción financiera en ese año. Entonces usted siempre debería hacer una
copia de respaldo de la base de datos antes de cerrar el año fiscal. No es
obligatorio cerrar el año fiscal y usted puede hacerlo en algún momento del
año siguiente cuando sus cuentas se manden finalmente a las autoridades
legales, y no se permiten más modificaciones.

También es posible cerrar un período contable. Usted, por ejemplo, puede

cerrar un período mensual cuando se ha hecho una declaración de impuestos.
Cuando se cierra un período usted no puede modificar las entradas de ese
período. Para cerrar un período contable use el menú Gestión Financiera >
Procesamiento de Final de Año > Cerrar un Período.

Condiciones de Pago

Usted puede definir las condiciones de pago que necesite en Open ERP. Las
condiciones de pago determinan las fechas límite para pagar una factura.

Para definir nuevas condiciones de pago, use el menú Gestión Financiera >
Configuración > Condiciones de Pago > Condiciones de Pago.

CAPTURA DEFINICIÓN DE CONDICIONES DE PAGO

Para configurar nuevas condiciones comience por dar un nombre al campo

Condición de Pago. El texto que ponga en el campo Descripción será usado
en facturas, así que cargue una descripción clara de las condiciones de pago
aquí.

Luego cree líneas individuales para calcular las condiciones en la sección

Condición de Pago. Usted debe dar un nombre a cada línea (Nombre de
línea). Éste es a título informativo y no afecta el cálculo real de las
condiciones. El campo Secuencia le permite definir el orden en que las reglas
son evaluadas.

El campo Valor le permite calcular el monto a pagar por cada línea:

● Porcentaje: la línea corresponde al porcentaje del monto total, el factor

siendo dado en Monto. El número indicado en Monto debe tomar un valor
entre 0 y 1.

● Monto Fijado: es un valor fijado dado por la caja Monto.

● Balance: indica el remanente después de contabilizar las otras líneas.

Piense cuidadosamente acerca de configurar la última línea del cálculo a

Balance para evitar errores de redondeo. El número más alto de la secuencia
es evaluado al último.

Los últimos dos campos, Número de días y Condición, permiten el cálculo de

las demoras en pago para cada línea. La Condición de demora puede ser
configurada en Días netos o Fin de mes. Por ejemplo, si usted lo configura a 15
días desde el fin del mes, Open ERP agrega 15 días a la fecha de hoy y
configura el pago para el final del mes en el que está la nueva fecha. Entonces
la fecha de pago para 15 días desde el fin de mes será:

● el 31 de enero, si hoy es 5 de enero.

● el 28 de febrero, si hoy es 20 de enero.

Usted puede agregar condiciones de pago a un asociado a través de las
Propiedades en el formulario de Asociado.

Entradas al comienzo de un año

Para actualizar todas sus cuentas, cree un Libro de tipo Situación en modo
Equivalencia Centralizada para evitar una equivalencia en cada línea.

Para cada cuenta que necesita actualización, ingrese información contable en

el Libro. Para esta operación, use el menú Gestión Financiera > Entradas >
Entradas de Libro.

También puede usar la herramienta genérica de importación de Open ERP si

usted carga el balance de cada una de sus cuentas desde otro software
contable.
Gestión efectiva de la compañía

Su compañía es una mezcla entrelazada de gente y procesos que forman todo

el sistema. Si quiere que éste sea eficiente, y ser capaz de gestionarlo
efectivamente, usted tiene que organizarlo y hacerlo sistemático, y optimizar
sus operaciones. Trazos de una gestión pobre pueden perturbar tola la cadena
de valor agregado.

Esta parte presenta un enfoque a una mayor eficiencia, mostrando soluciones

concretas al aplicar Open ERP a los diferentes problemas en una compañía de
servicios. Para cada función empresarial, Open ERP le permite automatizar las
tareas recurrentes, sistematizar procesos complejos, simplificar la transmisión
de información y controlar todo el conjunto de operaciones.

Cuentas Analíticas

En el corazón de los procesos de la compañía, las cuentas analíticas (o cuentas

de costo) son herramientas indispensables para la adecuada gestión de sus
operaciones. Al contrario de sus cuentas financieras, no son sólo para el
personal contable, sino también para los gerentes generales y de proyectos.

Usted necesita una referencia común para cada usuario, servicio o documento
para integrar todos los procesos de su compañía efectivamente. Esa base
común es provista en Open ERP por las cuentas analíticas (o cuentas de
gestión, o cuentas de costo, como también son llamadas).

Las cuentas analíticas se presentan frecuentemente como una base para las
decisiones estratégicas empresariales. Pero por toda la información que
coordinan, las cuentas analíticas de Open ERP pueden ser una herramienta de
gestión muy útil, en el centro de la mayoría de los procesos del sistema.

Hay varias razones para esto:

 ● Muchas de las operaciones de la compañía se reportan automáticamente
en las cuentas, por lo que ellas reflejan su actividad de gestión
completamente.

● A diferencia de las cuentas generales, la estructura de las cuentas

analíticas no está regulada por obligaciones legales, por lo que cada
compañía puede adaptarlas a sus necesidades.

Ventaja: Independencia de las cuentas generales

En algunos paquetes de software, las cuentas analíticas son
administradas como una extensión de las cuentas generales
(por ejemplo, usando los dos últimos dígitos del código de la
cuenta para representar las cuentas analíticas).
En Open ERP, las cuentas analíticas están vinculadas con las
cuentas generales pero se tratan de forma totalmente
independiente. Así, usted puede ingresar un surtido de
operaciones analíticas que no tienen equivalencia en las
cuentas financieras generales.

Mientras que la estructura del plan general de cuentas es impuesto por ley, el
plan de cuentas analítico se construye para ajustarse lo mejor posible a las
necesidades de la compañía.

Tal como en las cuentas generales, usted encontrará entradas contables en las
diferentes cuentas analíticas. Cada entrada analítica puede ser vinculada o no
a una cuenta general, como usted lo desee. A la inversa, una entrada en una
cuenta general puede ser vinculada a una, varias o ninguna cuenta analítica.

Usted descubrirá numerosas ventajas de esta representación independiente.

Éstas son algunas:

● Usted puede gestionar muchas operaciones analíticas diferentes

● Usted puede modificar un plan analítico durante el curso de una

actividad, gracias a su independencia
 ● Usted puede evitar una explosión en el número de cuentas generales

● Incluso las compañías que no usan las cuentas generales de Open ERP,
puede usar las cuentas analíticas para la gestión

Importante: ¿Quién gana con las cuentas analíticas?

A diferencia de las cuentas generales, las cuentas analíticas
en Open ERP no son tanto acerca de la contabilidad como
son una herramienta de gestión para todos en la compañía.
Es por eso que también se las llama cuentas de gestión.
Los principales usuarios de las cuentas analíticas son los
directores, los gerentes generales y los gerentes de
proyecto.

Las cuentas analíticas constituyen una poderosa herramienta que puede ser
usada de muchas maneras. El truco es crear su propia estructura analítica para
un plan de cuentas que se ajuste a las necesidades de su compañía.

Para cada empresa, su propio plan analítico

Para ilustrar claramente las cuentas analíticas, usted puede seguir tres casos,
cada uno en un tipo de compañía diferente:

1. Una empresa fabricante industrial

2. Un estudio de abogados

3. Una compañía de servicios de IT

Caso 1: Una empresa fabricante industrial

En la industria, usted encontrará con frecuencia planes de cuentas

estructurados en los departamentos y productos en los que la compañía misma
está estructurada.
Entonces el objetivo es examinar los costos, ventas y márgenes por
departamento y por producto. El primer nivel de la estructura comprende los
diferentes departamentos y los niveles más bajos representan los rangos de
productos que la compañía fabrica y vende.

Ejemplo: Representación Analítica del plan de cuentas para

una empresa fabricante industrial
1. Departamento de marketing
2. Departamento comercial
3. Departamento de administración
4. Producción
* Rango de productos 1
Subgrupos:
* Rango de productos 2

En el uso diario es útil marcar la cuenta analítica en cada factura de compra. La

cuenta analítica es aquélla a la que deberían asignarse los costos de esa
compra. Cuando la factura es aprobada, esto generará automáticamente las
entradas tanto para la cuenta general como para las cuentas analíticas
correspondientes. Entonces, para cada entrada en las cuentas generales hay al
menos una entrada analítica que asigna costos al departamento que incurrió
en ellos.

Aquí vemos una posible distribución de algunas entradas contables generales

del ejemplo visto anteriormente, asignadas a varias cuentas analíticas:

Estructura de entradas de cuentas generales y analíticas (Caso 1)

 Cuentas Generales Cuentas Analíticas
Título Cuenta Débito Crédito Cuenta Valor
Compra de materia prima 600 1500 Producción Rango 1 1500
Subcontratistas 602 450 Producción Rango 2 -450
Nota de crédito por 600 200 Producción Rango 1 200
materiales defectuosos
Cargos de transporte 613 450 Producción Rango 1 -450
Costos de personal 6201 10000 Marketing -2000
Comercial -3000
Administración -1000
Producción Rango 1 -2000
Producción Rango 2 2000
RR. PP. 614 450 Marketing 450

La representación analítica por departamento le permite investigar los costos

asignados a cada departamento en la compañía.

El plan de cuentas analítico muestra la distribución de los costos de la

compañía usando el ejemplo anterior:

Plan de Cuentas Analítico (Caso 1)

Cuenta Total
Departamento de Marketing -2450
Departamento Comercial -3000
Departamento de Administración -1000
Producción -6200
Producción Rango 1 - 3750
Producción Rango 2 -2450

En este ejemplo de una estructura jerárquica en Open ERP usted puede

analizar no sólo los costos de cada rango de producto, sino también los costos
de toda la producción. El balance de una cuenta resumen (Producción) es la
suma de los balances de las cuentas hijas.

Un reporte que relacione tanto las cuentas generales como las analíticas le
permite obtener una estructura de costos en un departamento dado. Un
análisis del departamento Producción / Producto Rango 1 se muestra en esta
tabla:
 Reporte combinando cuentas generales y analíticas para un
departamento (caso 1)

Producción / Producto Rango 1

Cuenta General Monto
600 - Materia Prima 1300
613 - Cargos de Transporte -450
6201 - Costos de Personal -2000
Total -3750

Los ejemplos anteriores se basan en la estructura de costos de la compañía.

Las asignaciones analíticas pueden ser así de efectivas para ventas. Esto le da
la rentabilidad (ventas - costos) de diferentes departamentos.

Alternativa: Representación por rango de producto

único
Esta representación analítica por departamento y por
producto se usa generalmente en compañías comerciales e
industriales.
Una variante de esto es no dividirlo en departamentos
comercial y de marketing sino asignar cada costo a su
correspondiente rango de producto.
Elegir uno sobre los otros depende en cómo mira usted sus
esfuerzos de marketing. ¿Es un costo global asignado en una
manera general o cada rango de producto tiene
responsabilidad por sus propios costos de marketing?

Caso 2: Un estudio de abogados

Los estudios de abogados generalmente adoptan la gestión por caso, donde

cada caso representa el expediente de un cliente actual. Todos los gastos y
productos se adjuntan a un expediente dado.

Una de las principales preocupaciones de los estudios de abogados es la

facturación de las horas trabajadas y la rentabilidad por caso y por empleado.

Como muchos de los procesos del sistema, las horas trabajadas se integran en
la contabilidad analítica. Cada vez que un empleado ingresa una hoja de
asistencia por un número de horas, eso automáticamente genera cuentas
analíticas correspondientes al costo de esas horas en el caso concerniente. El
cargo horario es una función del salario del empleado.

Entonces, un estudio de abogados va a optar por una representación analítica

que refleje la gestión del tiempo que los empleados destinan a los casos de los
diferentes clientes.

Ejemplo: Representación de un plan de cuentas analítico

para un estudio de abogados
1. Ausencias
* Ausencias pagadas
* Ausencias no pagadas
2. Proyectos internos
* Administrativo
* Otros
3. Casos de clientes
* Cliente 1
Caso 1.1
Caso 1.2
* Cliente 2
Caso 2.1

Todos los gastos y ventas se adjuntan a un caso. Esto da la rentabilidad de

cada caso y, a un nivel consolidado, de cada cliente.

Es inusual facturar por los diferentes casos. Los casos no se corresponden con
ninguna entrada en las cuentas generales ni vienen de facturas de compra o
venta.. Están representados por las variadas operaciones analíticas y no tienen
equivalencias exactas en las cuentas generales. Son calculados sobre la base
del costo horario por empleado. Estas entradas son automáticamente creadas
en planillas de trabajo de facturación (billing worksheets).
Al final del mes cuando usted pague salarios y beneficios, usted los integrará a
las cuentas generales peor no a las analíticas, porque ya han sido
contabilizados al facturar cada cuenta. Un reporte que relaciona información
desde las cuentas generales y analíticas le permite comparar los totales, así
usted puede reajustar sus estimaciones de costo horario por empleado
dependiendo del tiempo realmente trabajado.

La siguiente tabla le da un ejemplo de las diferentes entradas analíticas que

usted puede encontrar para su cuenta analítica:

Entradas analíticas para el plan de cuentas (Caso 2)

Título Cuenta Monto Cuenta Débito Crédito

General
Estudiar el expediente Caso 1.1 -15
(1 h)
Buscar información (3 Caso 1.1 -45
h)
Consulta (4 h) Caso 2.1 -60
Cargos de servicio Caso 1.1 280 705 - Servicios 280
facturación
Compra de artículos Administra -42 601 - Compra de 42
de librería ción muebles
Combustible - Viaje a Caso 1.1 -35 613- Transportes 35
cliente
Salarios del personal 6201 - Salarios 3000

Usted verá instantáneamente que esto le permite hacer un estudio detallado

de la rentabilidad de diferentes transacciones. En este ejemplo, el costo del
Caso 1.1 es 95,00 (la suma de los costos analíticos de estudiar el expediente,
buscar información y los gastos de servicio), pero ha sido facturada por 280,00,
lo que le da una ganancia bruta de 185,00.

Pero un interés en cuentas analíticas no se limita a un simple análisis de la

rentabilidad de los diferentes casos.

Esta misma información puede ser usada para la recarga automática de

servicios al cliente al final del mes. Para facturar a clientes tome los costos
analíticos en ese mes y aplique un factor de precio de venta para generar la
factura. Si el cliente requiere detalles de los servicios usados en el caso, usted
puede imprimir las entradas de servicio en la cuenta analítica para este caso.

Ventaja: Facturación de costos analíticos

La mayor parte del software que gestiona facturación le
permite recargar por horas trabajadas. En Open ERP estos
servicios son representados automáticamente por los costos
analíticos. Pero muchos otros documentos de Open ERP
pueden generar también costos analíticos, tales como notas
de crédito y compra de mercaderías.
Entonces, cuando usted facture al cliente al final del mes, es
posible incluir todos los costos analíticos, no solo las horas
trabajadas. Así, usted puede fácilmente recargar todo el
costo de sus viajes al cliente.

Caso 3: Una compañía de servicios de IT

Muchas compañías de servicios de IT enfrentan los siguientes problemas:

● Planeamiento de proyectos

● Facturación, rentabilidad y seguimiento financiero de proyectos

● gestión de contratos de soporte

Para lidiar con estos problemas, usted usaría un plan analítico de cuentas
estructuradas por proyecto y por contrato. Una representación de esto está
dada en el siguiente ejemplo:

Ejemplo: Representación analítica de un plan de cuentas

para una compañía de servicios de IT
1. Proyectos internos
* Administrativo y Comercial
* Investigación y Desarrollo
2. Proyectos de los clientes
 * Cliente 1
Proyecto 1.1
Proyecto 1.2
* Cliente 2
Proyecto 2.1
Proyecto 2.2
3. Contratos de soporte - 20 h
* Cliente X
* Cliente Y

La gestión de servicios, gastos y ventas es similar a la presentada

anteriormente para los abogados. La facturación y el estudio de rentabilidad
también son similares.

Pero ahora veamos los contratos de soporte. Estos contratos están limitados
usualmente a un número de horas prepagadas. Cada servicio destinado en las
cuentas analíticas muestra las horas remanentes de soporte disponibles. Para
la gestión de contratos de soporte, usted usaría las cantidades y no los montos
en las entradas analíticas.

En Open ERP cada línea analítica lista el número de unidades vendidas o

usadas, como así también qué encontraría usualmente allí - el monto en
unidades de moneda. Entonces usted puede sumar las cantidades vendidas y
usadas en cada cuenta analítica para determinar si quedan horas del contrato
de soporte.

Para diferenciar servicios de otros costos en la cuenta analítica usted usa el

concepto de libro analítico. Las entradas analíticas se asignan en los diferentes
libros:

● Libro de servicio

● Libro de gastos
 ● Libro de ventas

● Libro de compras

Entonces para obtener la estructura detallada de un contrato de soporte usted

solo tiene que mirar el libro de servicio para la cuenta analítica correspondiente
al contrato en cuestión.

Finalmente, la cuenta analítica puede ser usada para pronosticar futuras

necesidades. Por ejemplo, el planeamiento mensual del personal en diferentes
proyectos puede ser visto como un presupuesto analítico limitado al libro
servicio. Las entradas contables se expresan en cantidades (tales como
número de horas y número de productos) y en montos en unidades de moneda.

Así usted puede establecer el planeamiento sobre la base de cantidades. El

análisis del presupuesto analítico le permite comparar el presupuesto (es
decir, su plan) con los servicios realmente llevados a cabo a fin de mes.

Consejo: Presupuestos de fondos

Los problemas de gestión de fondos están entre las mayores
dificultades que enfrentan las pequeñas empresas en
crecimiento. Es muy difícil predecir el monto de dinero que
estará disponible cuando una compañía es joven y está en
rápida expansión.
Si la compañía adopta la gestión por caso, entonces el
planeamiento de personal puede ser representado en el
reporte de las cuentas analíticas, como acaba de ver.
Pero como usted conoce el precio de venta de cada uno de
los diferentes proyectos, puede ver lo fácil que es usar el
plan en las cuentas analíticas para anticipar precisamente
los montos que usted facturará en los meses siguientes.

Configuración de las cuentas analíticas

Para la configuración inicial de buenas cuentas analíticas usted debería:

● Configurar el plan de cuentas

● Crear los diferentes libros

Configuración del plan de cuentas

CAPTURA DE LA CONFIGURACIÓN DE UNA CUENTA ANALÍTICA

Comience eligiendo la representación analítica que mejor se ajuste a su

compañía antes de ingresarla a Open ERP. Para crear las diferentes cuentas
analíticas, use el menú Gestión financiera > Configuración > Cuentas
analíticas > Cuentas analíticas.

Para crear una cuenta analítica usted debe llenar los campos principales:

● El Nombre de Cuenta

● El Código de Cuenta, que se usa como un atajo para seleccionar la

cuenta.

● El Tipo de Cuenta, tal como en las cuentas generales el tipo Vista es

usado para cuentas virtuales empleadas solamente para crear una
estructura jerárquica y para subtotales, y no para guardar entradas
contables.

● La Cuenta analítica madre, que define la jerarquía entre las cuentas.

Si el proyecto es por un tiempo limitado usted puede definir aquí una fecha de
comienzo y otra de final. El campo Estado se usa para indicar si el proyecto
está en marcha (Abierto), esperando por información del cliente
(pendiente),Borrador o Cerrado.

Finalmente, si la cuenta analítica es un proyecto de un cliente usted puede

completar los campos sobre el Asociado, los que necesitaría para facturarle:

● El Asociado

● Una Lista de precios que muestra cómo deberían cargarse los servicios
asociados al proyecto.

● Un Precio máximo de facturación, mostrando el precio máximo que

puede cobrarse sin considerar el gasto real.

● Una Cantidad máxima, para contratos con un límite de horas prefijado.

● Un campo de Facturación, que define una tasa de facturación y si el

proyecto debe ser facturado automáticamente desde los servicios
representados por los costos de la cuenta analítica.

Métodos: Facturación
En Open ERP hay varios métodos disponibles para la
facturación automática:
* Las compañías de servicio usan habitualmente la
facturación desde los pedidos de compra, cuentas analíticas
o, más raramente, tareas de gestión de proyectos.
* Las compañías fabricantes y comerciales más
frecuentemente usan la facturación desde envíos o desde
pedidos de compras de sus clientes.

CAPTURA DE UN PLAN ANALÍTICO PARA PROYECTOS

Una vez que ha definido las diferentes cuentas analíticas usted puede ver su
plan a través del menú Gestión Financiera > Planes > Plan de cuentas
analítico.

Técnica: Configuración de una cuenta analítica

La pantalla de configuración de una cuenta analítica puede
 variar dependiendo de los módulos instalados en su base de
datos. Algunos de estos módulos agregan estadísticas de
gestión muy útiles a la cuenta analítica.

Creación de los libros

Una vez que el plan analítico ha sido creado para su compañía, usted tiene que
crear los diferentes libros. Éstos le permiten categorizar las diferentes entradas
contables según su tipo:

● Servicios

● Reembolso de gastos

● Compra de materiales

● Gastos variados

● Ventas

● Entradas de situación (situaciones especiales como instalación del

software)

Atención: Libros mínimos

Como mínimo usted debe crear un libro analítico para
Ventas y otro para Compras. Si usted no crea estos dos,
Open ERP no validará las facturas vinculadas a una cuenta
analítica porque no sería capaz de crear una entrada
contable analítica automáticamente.

CAPTURA CREACIÓN LIBRO ANALÍTICO

Para definir sus libros analíticos, use el menú Gestión Financiera >
Configuración > Libro > Definición de Libro Analítico. Crear un libro
analítico es muy fácil. Sólo dele un Nombre, un Código y un Tipo. Los tipos
disponibles son:

● Ventas, para ventas a clientes y notas de crédito.

● Compras, para compras y gastos surtidos.

● Fondos, para entradas financieras.

● Situación, para ajustar cuentas cuando comienza una actividad, o al final

del año financiero.

● General, para todas las otras entradas.

El tipo de libro permite que el sistema seleccione automáticamente el libro

analítico basado en la naturaleza de la operación. Por ejemplo, si usted ingresa
una factura para un cliente, Open ERP buscará automáticamente un libro
analítico del tipo Ventas.

Registros analíticos

Tal como en la contabilidad general, las entradas analíticas deben pertenecer a

una cuenta y a un libro analítico. Los registros analíticos pueden ser
distinguidos de los generales por las siguientes características:

● No son necesariamente documentos legales contables.

● No pertenecen necesariamente a un período contable existente.

● Se gestionan de acuerdo a su fecha y no a un período contable.

● No generan entradas de crédito o débito, pero sí un monto positivo

(ingreso) o negativo (costo).
 REGISTRO DE UNA CUENTA ANALÍTICA

La figura representa las entradas en una cuenta analítica para un proyecto de

un cliente.

Allí usted puede ver:

● Los costos de servicio para el personal trabajando en el proyecto

● Los costos por el reembolso de gastos de un viaje devuelto al cliente

● Compras de mercaderías que han sido enviadas al cliente

● Ventas por recargo de estos costos

Entradas automáticas

La contabilidad analítica está totalmente integrada con los otros módulos de

Open ERP, por lo que usted nunca deberá reingresar los registros. Se generan
automáticamente por las siguientes operaciones:

● La confirmación de una factura genera entradas analíticas por ventas o

compras conectadas a la cuenta mostrada en la línea de factura.

● La entrada de un servicio genera una entrada analítica por el costo de

este servicio en un proyecto dado.

● La fabricación de un producto genera una entrada por el costo de

producción de cada operación en el rango del producto.

Otros documentos vinculados a una de estas tres operaciones producen

registros analíticos indirectamente. Por ejemplo, cuando esté cargando un
pedido de venta de un cliente usted puede vincularlo a la cuenta analítica del
cliente. Cuando usted esté gestionando por caso o proyecto, marque el
proyecto con ese pedido. Este pedido entonces va a generar una factura al
cliente, que será vinculada con la cuenta analítica. Cuando se valide la factura
se crearán automáticamente registros de contabilidad analítica y general para
el correspondiente proyecto.

Los recibos de gastos de un empleado se pueden vincular con una cuenta

analítica para reembolso. Cuando un recibo es aprobado por la compañía, se
genera una factura de compra. Esta factura representa un débito de la
compañía a favor del empleado. Cada línea de la factura de compra está
entonces vinculada con una cuenta analítica que asigna automáticamente los
costos de ese recibo al proyecto correspondiente.

Para visualizar las entradas generales que siguen a estas diferentes acciones
usted puede usar uno de los siguientes menús:

1. Para ver todas las entradas: Gestión Financiera > Entradas >
Entradas Analíticas > Entradas Analíticas.

2. Para ver las entradas por cuenta, haga click en el campo Cuenta
Analítica de cualquier línea de las Entradas Analíticas para ver los
detalles de esa entrada. Luego use el Nombre de Cuenta analítico para
iniciar una búsqueda de todas las entradas con ese nombre (solo haga
click en el hipervínculo Fecha sobre una línea en el cliente Web, o haga
doble click en la línea en el cliente Windows).

3. Para ver todas las entradas por Libro: Gestión Financiera > Entradas
> Entradas Analíticas > Entradas por Libro, y haga click sobre
alguno de los nombres de libro.

Nota: Revisar una cuenta jerárquica

En el plan de cuentas analíticas, si usted hace click sobre
una cuenta, Open ERP abre una ventana mostrando las
entradas analíticas correspondientes.
La intención es que si usted abre una cuenta tipo Vista, Open
 ERP abra todas las entradas pertenecientes a sus cuentas
hijas. Esto puede ser muy útil para abrir las entradas
pertenecientes a varias cuentas, tales como todos los
proyectos de clientes.

Carga manual de registros

A pesar de que muchas entradas analíticas se producen automáticamente

desde los otros documentos de Open ERP, a veces es necesario hacer entradas
de registros manualmente. Esto suele pasar con ciertas operaciones analíticas
que no tienen equivalencia en las cuentas generales.

Para hacer entradas manualmente, use el menú Gestión Financiera >

Entradas > Entradas Analíticas > Entradas por Libro.

Comentario: Entradas Analíticas

Para hacer una entrada analítica, Open ERP le pide
especificar una cuenta general. Esto se da solamente para
información en los diferentes reportes cruzados. No creará
nuevas entradas en las cuentas generales.

Seleccione un libro y complete los diferentes campos. Escriba un gasto como

una cifra negativa y un ingreso como una cifra positiva.

Nota: Ingreso de fecha

Para ingresar una fecha en la lista editable, usted puede
usar la herramienta calendario en el cliente Web o si, en el
cliente Windows, usted ingresa solo el día del mes, Open
ERP completa automáticamente el mes y el año cuando
usted presiona la tecla Tab.

Ejemplo: Redistribución de costo

Uno de los usos de la entrada manual de información para las
operaciones analíticas es la reasignación de costos. Por ejemplo, si
una creación ha sido hecha para un proyecto determinado pero
puede ser usada de nuevo en otro, usted puede reasignar parte del
costo al segundo proyecto.
 En este caso, haga una entrada positiva en la primera cuenta y una
negativa por el mismo monto en la cuenta del segundo proyecto.

Análisis Financiero

Varios reportes diseñados para el análisis financiero se basan en las cuentas

analíticas. Muchos de ellos están disponibles directamente desde el árbol de
cuentas o desde la forma vista de la cuenta.

Análisis por cuenta

Desde un formulario analítico, haga click en el botón Imprimir para

seleccionar un reporte. Open ERP propone los siguientes análisis financieros:

● Balance Analítico

● Balance Analítico Invertido

● Libro Mayor de Costo

● Libro Mayor de Costo (solo cantidades)

Balance Analítico
CAPTURA BALANCE ANALÍTICO

El balance analítico es un reporte que relaciona las cuentas analíticas con las
cuentas generales. Brinda los balances de las cuentas analíticas
descompuestas por cuenta general para un período dado.

Este reporte es útil para analizar la rentabilidad de los proyectos. Le da la

rentabilidad de un proyecto para las diferentes operaciones realizadas para
llevarlo a cabo.

Balance Analítico Invertido

CAPTURA BALANCE ANALÍTICO INVERTIDO
El balance analítico invertido provee un reporte similar relacionando las
cuentas generales con las cuentas analíticas. Este reporte muestra los
balances de las cuentas generales descompuestas según las cuentas analíticas
seleccionadas, para un periodo dado.

Esto le permite analizar sus costos según la cuenta general. Por ejemplo, si
examina su cuenta general de sueldos de personal, usted puede obtener todos
los costos de salario descompuestos según las diferentes cuentas (o proyectos)
analíticas.

El Libro Mayor de Costo

CAPTURA LIBRO MAYOR DE COSTO

Mientras que los dos reportes anteriores brindan resultados sumados por
cuenta, el libro mayor de costo provee todas las entradas detalladas para las
cuentas seleccionadas. Esto permite un análisis detallado de cada operación
llevada a cabo en uno o varios proyectos.

El Libro Mayor de Costo (solo cantidades)

CAPTURA LIBRO MAYOR DE COSTO (SOLO CANTIDADES)

El último reporte brinda el detalle de entradas para una cuenta analítica y una
lista de libros seleccionados. Solo se reportan las cantidades para este análisis,
no los costos ni los ingresos.

Este reporte se usa frecuentemente para imprimir el número de horas

trabajadas en un proyecto, sin mostrar los costos y los ingresos. Así usted
puede mostrárselo a un cliente como un registro de las horas trabajadas en un
proyecto en particular.

Para restringir el reporte a horas trabajadas, sin incluir ventas y compras,

seleccione solo el libro servicios para imprimir el reporte.

Nota: Impresión múltiple

Para imprimir varias cuentas analíticas de una sola vez,
 usted puede hacer una selección múltiple sobre las
diferentes cuentas en el árbol de cuentas. Para ello,
seleccione las líneas de cuentas usando la combinación Ctrl
+ clik. Luego haga click en Imprimir en el árbol o en la
vista lista para exportar la selección completa a un solo
documento PDF.

Nota: Multicompañía
En un ambiente multicompañía, cada compañía tiene su
propio plan general de cuentas en la misma base de datos.
Los dos planes generales de cuentas son independientes
pero pueden vincularse en un tercer plan usando una cuenta
vista para hacer la consolidación.
Si las diferentes compañías colaboran en proyectos
conjuntos, ellas pueden compartir el mismo plan de cuentas
analítico. En este ambiente, los reportes cruzados como el
balance y el balance invertido son muy útiles porque
permiten hacer un análisis por compañía vinculándolo a las
cuentas generales.

Indicadores Clave

Si usted usa cuentas analíticas con una estructura de cuentas por proyecto de
cliente, usted puede instalar el módulo correspondiente que agrega tres
nuevas pestañas al formulario de cuenta analítica:

● Indicadores de gestión en la pestaña Resumen de Análisis

● Estadísticas mensuales en la pestaña Estadísticas por mes.

● Estadísticas por cada usuario en la pestaña Estadística por usuario.

CAPTURA DE INDICADORES DE GESTIÓN PARA UNA CUENTA ANALÍTICA

La figura muestra todos los indicadores de gestión. Éstos le permiten ver

rápidamente los siguientes elementos:

● Rentabilidad del proyecto.

● Si puede facturar todavía un servicio al cliente o no.

● El monto de los servicios a facturar.

● Los diferentes márgenes.

DESCOMPOSICIÓN DE LOS COSTOS MENSUALES DE UNA CUENTA ANALÍTICA

CUENTAS ANALÍTICAS EN GESTIÓN DE PROYECTOS

Estos diferentes menús le brindan vistazos rápidos que son muy útiles para los
proyectos en marcha. Para cada proyecto usted puede chequear si hay
servicios sin facturar, y ver la fecha de la última factura y la del último servicio
sin facturar, y reportes sobre los montos recibidos y aquéllos que se espera
recibir. Los gerentes de proyectos tienen toda la información necesaria para
gestionar bien sus proyectos, mostrados en una sola página. Con esta
información ellos puede llevar a cabo diferentes operaciones necesarias para
gestionar el proyecto, como facturación automática, planeamiento de proyecto,
actualización de clientes y presupuesto para recursos.

Un paso más allá

No ha habido discusión de presupuestos analíticos en esta
sección porque por el momento ese módulo está siendo
completamente revisado. Sin embargo, vale la pena
probarlos porque ofrecen la posibilidad de:
* Pronosticar proyectos a mediano plazo.
* Controlar los costos del proyecto.
* Comparar con las cuentas generales.
Recursos Humanos

Para comenzar, este capítulo trata de los recursos humanos y los servicios de
empleados.

Una compañía es efectiva solamente si puede contar con el buen trabajo de

sus empleados. Los módulos de recursos humanos de Open ERP le permiten
administrar eficientemente importantes aspectos del trabajo del personal, tales
como sus destrezas, contratos y tiempo de trabajo.

Gestión de RR. HH.

Para establecer un sistema que esté integrado con la gestión de una compañía,
usted necesita empezar con una lista actualizada de colaboradores.

No confundir: Empleado y Usuario

Para Open ERP, un "empleado" representa a la persona física
que tiene un trabajo contratado con la compañía. Esto
incluye todo tipo de contrato: contratos por períodos
tiempos fijos o indeterminados, y también contratos de
servicio independientes.
Un usuario es la persona física a la que se le da acceso a los
sistemas de la compañía. Muchos empleados son usuarios
pero algunos usuarios no son empleados: asociados
externos pueden tener acceso a partes del sistema. Usted
puede administrarlos a través de los módulos de portal.

Aquí hay algunos ejemplos de funciones que dependen de la lista de

empleados:

● El costo de un servicio, que depende del contrato de trabajo de un

empleado.

● El planeamiento de un proyecto, que depende del patrón de trabajo de los

 colaboradores del proyecto.

● La tarifa a facturar al cliente, que depende de la función de trabajo del

empleado.

● La cadena de comando o responsabilidades, que se relaciona con la

estructura jerárquica de la compañía.

Gestión de Personal

Para definir un nuevo empleado en Open ERP, use el menú Recursos

Humanos > Empleados > Nuevo Empleado.

CAPTURA DE DESCRIPCIÓN DE UN EMPLEADO

Comience ingresando el Nombre del empleado y la Compañía para la cual

trabaja. Usted puede entonces crear un nuevo usuario del sistema Open ERP
que esté enlazado con este empleado llenando en el campo Nombre de
Usuario. Aún cuando el empleado no sea un usuario, es mejor crear un acceso
al sistema para la mayor parte del personal para poder controlar sus derechos
de acceso desde el comienzo.

Consejo: Hacer un enlace entre el empleado y usuario

Si el empleado es tiene una cuenta de usuario en el sistema,
usted no debería olvidar enlazar su cuenta al formulario de
empleado.
Al crear este enlace, se realiza un llenado automático en el
campo Empleado en los formularios relevantes, como
registros de servicios y gastos.

Luego cargue la dirección del empleado. Ésta aparece en el formulario de

contacto de asociado en Open ERP. Ya que sus empleados son gente con la que
su compañía tiene contactos, es lógico que tengan entradas tal como cualquier
otro asociado en su base de datos. Luego ingrese el nombre del empleado
como el Nombre de un nuevo asociado y la dirección en el formulario de
Contacto. Luego todas las funciones que apliquen a un asociado pueden
aplicarse a un empleado. Esto se vuelve particularmente importante porque
usted puede rastrear débitos y créditos en las cuentas, por lo que puede
rastrear pagos de sueldo, por ejemplo.

Entonces es posible indicar tanto un libro analítico y un producto enlazado a

este empleado. Si lo hace de esa manera, entonces esta información puede ser
usada para rastrear servicios. Usted debe completar los siguientes campos:

● Libro Analítico: por ejemplo, el libro Servicios.

● Producto: usted puede crear, por ejemplo, un producto llamado

Empleado full time.

Luego complete la siguiente información acerca del contrato de trabajo del

empleado:

● Horas de trabajo por semana: el número de horas trabajadas por

semana.

● Número de días de vacaciones al año

● Comenzó el: día de comienzo del contrato.

● Jefe: nombre del superior inmediato del empleado.

● Categoría: posición que ocupa el empleado.

● La hoja de asistencia del empleado (usando Grupo de Trabajo del

empleado).

CAPTURA DE UNA HOJA DE ASISTENCIA

Las diferentes categorías de hojas de asistencia pueden definirse en el menú

Recursos Humanos > Configuración > Categorías de Hojas de
Asistencia.

Gestión de Contratos de Empleo

CAPTURA DE DEFINICIÓN DE CONTRATO DE TRABAJO PARA UN EMPLEADO

En el formulario del empleado, en la pestaña Contrato, usted puede ingresar

información:

● Nombre de Contrato: por ejemplo, full time, 38 horas por semana.

● Función del empleado: por ejemplo, secretaria.

● Horas de trabajo por día

● Fecha de comienzo

● Fecha de finalización: si está especificada.

● Sueldo y el Tipo de sueldo (Bruto Mensual o Neto Semanal, por

ejemplo).

Entrada y Salida

En algunas compañías, el personal tiene que firmar la entrada al llegar al

trabajo y firmar la salida al final del día. Si cada empleado ha sido enlazado a
un usuario del sistema, ellos pueden firmar la entrada en Open ERP usando el
menú Recursos Humanos > Asistencias > Entrada / Salida.

Si un empleado se olvida de firmar la salida, el sistema propone que lo haga

manualmente y tipee la hora a la que se fue cuando vuelva al día siguiente. Así
se administran fácilmente las firmas de salida olvidadas.

Un administrador puede entonces ver si un empleado ha llegado viendo

directamente el formulario. Mire la lista de empleados usando el menú
Recursos Humanos > Empleados, y puede ver si están presentes o
ausentes.

Para obtener el detalle de asistencias desde el formulario de un empleado en

Open ERP, usted puede usar los tres reportes disponibles:

● Imprimir Hoja de Asistencia por semana

● Imprimir Hoja de Asistencia por mes

● Imprimir Reporte de Error de Asistencia

El último reporte, acerca de gestionar cambios, puede mostrar si un empleado

ha ingresado el tiempo de entrada o salida manualmente. Esto muestra la
diferencia entre la hora de salida esperada y la hora ingresada por el empleado
al firmar la salida. Esto le permite descubrir fácilmente a la gente que
sistemáticamente distorsiona su asistencia.

Hojas de Asistencia

En muchas compañías de servicios donde se ha integrado Open ERP, las hojas

de asistencia o de servicio han revolucionado las prácticas de gestión. Estas
hojas de servicio son producidas por cada empleado a medida que trabajan en
los diferentes casos o proyectos que están en marcha. Cada uno de ellos está
representado por una cuenta analítica en el sistema.

A lo largo del día, cuando los empleados trabajan en uno u otro proyecto,
agregan una línea a las hojas de asistencia con detalles del tiempo usado en
cada proyecto. Al final del día, cada empleado debe marcar todo el tiempo
trabajado en el cliente o en proyectos internos para sumar el número total de
horas trabajadas en el día. Si una cuenta no está en el sistema, entonces el
tiempo se agrega a las horas que no han sido asignadas en el día.

CAPTURA DE UNA HOJA DE ASISTENCIA PARA UN DÍA DE TRABAJO

 No confundir: Hoja de Asistencia y Asistencia
La hoja de asistencia no intenta ser una forma disfrazada de
formulario de asistencia. No hay control sobre los tiempos
de servicio y el empleado el libre de codificar 8 ó 9 horas o
más de servicio cada día si así lo desea.
Si usted decide usar el sistema, es importante aclarar este
punto con su personal. El objetivo no es controlar horas,
porque los empleados deciden por sí mismo qué van a
ingresar, sino rastrear las tareas que están en marcha y la
asignación de costos entre ellas.

Entre los muchos usos de un sistema como éste en una compañía, aquí están
algunos de los más importantes:

● Permitir el rastreo de los costos reales de un proyecto contabilizando el

tiempo usado en él.

● Rastrear los servicios provistos por diferentes empleados.

● Comparar las horas realmente usadas en el proyecto con las estimadas

inicialmente.

● Facturación automática basada en las horas de servicio provistas.

● Obtener una lista de horas de servicio de un determinado cliente.

● Conocer los costos necesario para dirigir la compañía, tal como los costos
de marketing, los costos de entrenamiento para nuevos empleados y las
tarifas de facturación para un cliente.

Configuración de empleados

Para ser capaz de usar las hojas de asistencia, usted primero debe definir
aquellos empleados que son usuarios del sistema. Los formularios de definición
de empleados contienen la información necesaria para usar esa planilla tal
como el título de trabajo y los costos horarios.

Dos campos son de particular interés para usted cuando gestione las hojas de
asistencia: el Libro Analítico y el Producto.

En el libro analítico se guardarán todas las entradas analíticas acerca de los

costos de tiempos de servicio. Éstos le permiten aislar el costo de servicio de
otros cosos de la compañía, tales como la compra de materia prima, gastos,
etc. Usted puede usar diferentes libros para cada empleado para separar
costos por departamento o por función.

El empleado también se asocia con un producto en su base de datos en Open

ERP. Un empleado está enlazado con un producto para que pueda ser
"comprado" (subcontratado) o "facturado" (gestión de proyectos). Usted tiene
que crear un producto para cada tipo de trabajo en su compañía.

La siguiente información es importante en el formulario de producto:

● Nombre del producto: tal como Secretaria, Vendedor, Gerente de Proyecto.

● Tipo de producto: siempre Servicio.

● Unidad de medida: Hora o Día.

● Lista de Precios: precio de venta de los servicios del empleado para la

posición concerniente.

● Precio Estándar: costo promedio de servicio expresado en la unidad de

medida elegida.

Como con los Asociados, usted debería crear una Categoría de Producto
llamada Empleados en la configuración de producto.

En resumen, cada empleado de la compañía, en la mayoría de los casos,

corresponde a:

● Un formulario de Asociado

● Un formulario de Empleado

● Un Usuario de sistema

Y cada puesto de trabajo en la compañía corresponde a un Producto.

Carga de datos en la hoja de asistencia

Una vez configurados los empleados, los diferentes usuarios del sistema
pueden cargar sus hojas de asistencia en el menú Recursos Humanos >
Codificación de horas > Para mí > Mis trabajos del día.

Consejo: Atajos
Una buena idea es que todos los empleados que usen hojas
de asistencia ubiquen este menú en sus atajos. Esto es
porque necesitarán volver a ellos varias veces al día.

Haga click en Nuevo para obtener una línea de hoja de asistencia editable,
para cargar los campos en este orden:

1. El Usuario se propone por defecto, pero usted puede cambiarlo se está

codificando la primera hoja de asistencia para otro empleado de la
compañía.

2. La Fecha se propone automáticamente con la fecha de hoy, pero es

posible cambiarla si está codificando la hoja de asistencia para un día
anterior.
 3. La Cuenta Analítica representa el trabajo o el proyecto para el que
usted está cargando la hoja de asistencia.

4. La Cantidad representa el número de horas o días que usted ha

trabajado.

Un texto libre está disponible en cada ídem para su Descripción.

Los otros campos se completan automáticamente pero pueden ser

modificados: el Producto, la Unidad de medida, el Costo del servicio y la
Cuenta General asociada.

Las horas se codifican a lo largo del día por cada empleado. Esto ayuda a
revisitar la lista al final del día para verificar que el número de horas de
asistencia en la compañía ha sido apropiadamente contabilizada. El total
ingresado se muestra en la parte superior derecha de la lista de horas de
servicio.

La precisión de los servicios cargados es crucial para calcular la rentabilidad de

los diferentes trabajos y la recarga de servicios. Diferentes reportes están
disponibles para verificar la carga de datos de los empleados. Ellos mismos
pueden verificar su propia hoja de asistencia usando los siguientes reportes:

● Imprimir las hojas de asistencia por mes, usando el menú Recursos

Humanos > Reportes > Hojas de asistencia > Imprimir mis hojas
de asistencia.

● Revisando todas las entradas de servicio usando el menú Recursos

Humanos > Horas codificadas > Para mí > Todo mi trabajo. Usted
puede usar los filtros para analizar sus servicios por proyecto, por período
o por producto.

Técnica: Costo de Servicios

Por defecto, Open ERP está configurado para mostrar el coso
 de cada servicio cuando un empleado codifica el número de
horas por proyecto. Usted puede modificar este campo
agregando el atributo invisible= Verdadero en la vista de la
hoja de asistencia.
El valor en este campo muestra a los empleados el costo de
su tiempo usado en la compañía, así que ocultar este campo
puede no ser siempre la mejor opción.

CAPTURA DEL RESUMEN DE UNA HOJA DE ASISTENCIA PARA UN EMPLEADO

Los gerentes pueden hacer uso de los diferentes reportes para administrar las
hojas de asistencia fácilmente. Usted puede imprimir un resumen en la forma
de una tabla por usuario y por día en el menú Recursos Humanos >
Reportes > Hoja de Asistencia > Imprimir resumen de hoja de
asistencia. Esto le ayuda a ver cuándo un empleado ha olvidado de codificar
su hoja de asistencia un determinado día.

Se disponen de muchos gráficos a través de los menús Recursos Humanos >

Reportes > Este mes / Todos los meses, por ejemplo:

● Hoja de asistencia por usuario

● Hoja de asistencia por cuenta

● Hoja de asistencia por factura

● Hoja de asistencia diaria por cuenta

GRÁFICO DE UNA HOJA DE ASISTENCIA POR CUENTA

La información para estos gráficos puede ser cambiada usando los filtros
disponibles en la parte superior de la pantalla. Si quiere obtener cifras más
exactas, cambie a la vista en modo lista.
 Nota: Tablero de control
El tablero de control para gestionar proyectos tiene una
vista gráfica que resume la hoja de asistencia del usuario
actual para los últimos siete días.
Se puede asignar un tablero de control a usuarios de tal
forma que aparezca cuando ellos se conecten a Open ERP.
Entonces, cada empleado podrá darse cuenta si ha olvidado
de completar su hoja de asistencia cuando se desconecten
del sistema.

Evaluación de costos de servicio

Usted ya sabe que las hojas de asistencia se relacionan estrechamente con las
cuentas analíticas. Los diferentes proyectos reportados en las hojas de
asistencia corresponden a esas cuentas. Las entradas de las hojas de
asistencia en sí mismas son entradas analíticas. Estas entradas comprenden
varias operaciones analíticas que no se corresponden con ninguna de las
cuentas generales. Por lo tanto, todas las operaciones que modifiquen y creen
líneas de hojas de asistencia automáticamente impactan en la correspondiente
línea analítica y, a la inversa, son modificadas automáticamente por cambios
en esa línea.

Técnica: Hoja de asistencia y entradas analíticas

La implementación de hojas de asistencia en Open ERP
relacionadas a entradas analíticas se gestiona por un
mecanismo hereditario: el objeto de la hoja de asistencia
hereda al objeto de la entrada analítica.
La información, entonces, no se codifica en la base de datos
como dos eventos separados, lo que evita muchos
problemas de sincronización. Sí se guardan en dos tablas
separadas, porque un servicio es una entrada analítica, pero
una entrada analítica no es necesariamente un servicio.

No es un enfoque clásico, pero es lógico y pragmático. Las hojas de asistencia

de los empleados son un buen indicador de cómo los costos de servicio se
distribuyen a través de los diferentes casos como son reportados en las
cuentas analíticas.

Una cuenta analítica debería reflejarse en las cuentas generales, pero no hay
equivalencia directa de estas cuentas analíticas en las cuentas generales. En
cambio, si los costos horarios de los empleados se contabilizan correctamente,
las entradas de la hoja de asistencia mensual deben ser saldadas por el salario
más el paquete de beneficios pagado a todos los empleados a fin del mes.

A pesar de todo esto, es bastante difícil resolver el costo horario promedio de

un empleado precisamente porque éste depende de:

● Las horas extras que ha trabajado

● Los feriados y las licencias por enfermedad

● Las variaciones de salario y los costos asociados, tales como los cargos
por cobertura social.

Los reportes que le permiten relacionar cuentas generales a las cuentas

analíticas son herramientas valiosas para mejorar su evaluación de los
diferentes costos horarios de los empleados. La diferencia entre los balances
de productos en las cuentas analíticas y en las cuentas generales, divididos por
el número total de horas trabajadas, puede entonces ser aplicada al costo del
producto. Algunas compañías compensan esa diferencia llevando a cabo otra
operación analítica a fin de mes en una cuenta creada para ese propósito. Esta
cuenta analítica debería tener un balance que tienda a cero.

Como tiene un sistema con hojas de asistencia integrada, usted puede:

● Rastrear la rentabilidad de proyectos en las cuentas analíticas

● Ver el historial de entradas de hojas de asistencia por proyecto y por

empleado
 ● Ajustar regularmente los costos horarios comparando sus tarifas con la
realidad

Importante: Rentabilidad de un proyecto

Es muy importante controlar precisamente los costos y la
rentabilidad de un proyecto.
Esto le permite hacer buenas estimaciones y rastrear
asignaciones de presupuestos a los diferentes servicios y
sus proyectos, como costos de ventas. Usted también puede
refinar sus argumentos sobre la bases de hechos claros en
lugar de conjeturas si tiene que renegociar un contrato con
un cliente luego de un bajón en el proyecto.

Los análisis de rentabilidad por proyecto y por empleado están disponibles

desde las cuentas analíticas. Ellos toman todas las facturas en cuenta, como
así también el costo del tiempo empleado en cada proyecto.

El historial de servicios por proyecto está disponible en las hojas de asistencia

o en las cuentas analíticas. Por ejemplo, si un cliente pregunta por el historial
de un contrato de soporte, usted puede usar el reporte Libro Mayor de Costo
(sólo por cantidad) sobre una cuenta analítica. En el reporte usted imprimirá
sólo los libros que seleccione, entonces elija el libro de hojas de asistencia.

Gestión por departamento

Cuando se usan correctamente, las hojas de asistencia pueden ser una buena
herramienta de control para los gerentes de proyecto y pueden llamar la
atención sobre costos y tiempos.

Cuando los equipos de empleados son importantes, se debe implementar un

sistema de control. Todos los empleados deberían completar sus hojas de
asistencia correctamente porque esto forma la base del control de
planeamiento, la gestión financiera y la facturación de proyectos.

Verá luego que es se puede facturar servicios automáticamente a fin de mes

basándose en las hojas de asistencia. Pero al mismo tiempo, algunos contratos
se limitan a horas prepagadas. Estas horas y su deducción del límite original
también se gestionan por las hojas de asistencia.

En esa situación, las horas que no son codificadas en las hojas de asistencia
representan pérdida de dinero para la compañía. Entonces es importante
establecer seguimientos efectivos de las hojas de asistencia de servicio y su
codificación.

ESQUEMA DEL PROCESO DE APROBACIÓN DE UNA HOJA DE ASISTENCIA

Para ingresar información a la hoja de asistencia cada empleado usa el menú

Recursos Humanos > Hojas de asistencia > Mis hojas de asistencia >
Mi hoja de asistencia actual.

En la parte superior de la pantalla el usuario comienza con las horas de entrada

y de salida. El sistema permite el control de la asistencia día por día. Los dos
botones, Entrada y Salida, permiten completar automáticamente las horas en
el área de la izquierda. Estas horas pueden ser modificadas por el empleado,
por lo que no es un sistema de control verdadero.

El área en la parte inferior de la pantalla representa una planilla de las

entradas de los empleados para un día seleccionado. En total, esto debería
comprender el número de horas trabajadas en la compañía cada día. Esto
provee una verificación simple de que el tiempo de asistencia del día completo
ha sido codificado adecuadamente.

DETALLE DE LAS HORAS TRABAJADAS POR DÍA POR UN EMPLEADO

La segunda pestaña de la hoja de asistencia Por día brinda el número de

horas trabajadas en los diferentes proyectos. Cuando hay una brecha entre la
asistencia y las entradas en la hoja de asistencia, usted puede usar la segunda
pestaña para detectar los días o las entradas que no han sido codificadas
correctamente.
La tercera pestaña, Por cuenta, muestra el tiempo trabajado en todos los
proyectos. Esto le permite retroceder y tener una vista general del tiempo en el
que un empleado ha trabajado en diferentes proyectos.

Al final de la semana o del mes, el empleado confirma su hoja de asistencia. Si

el tiempo de asistencia en la compañía corresponde a las entradas codificadas,
la hoja de asistencia completa es confirmada y enviada a su gerente de
departamento, quien es responsable de la aprobación o de pedir correcciones.

Cada gerente puede mirar una lista de las hojas de asistencia de su

departamento esperando aprobación usando el menú Recursos Humanos >
Hojas de asistencia > Hojas de asistencia de mi departamento > Hojas
de asistencia a validar. Luego las aprueba o las regresa a su estado inicial.

Para definir la estructura del departamento, use el menú Administración >

Usuarios > Estructura del Departamento > Definir departamentos.

Consejo: Importancia de las aprobaciones

A primera vista, la aprobación de las hojas de asistencia por
el gerente de departamento puede parecer un estorbo
burocrático. Esta operación, sin embargo, es crucial para la
gestión efectiva. Hay muchas compañías donde los gerentes
están tan cargados de trabajo que ignoran qué están
haciendo sus empleados.
Por eso este proceso de aprobación le brinda al gerente un
esbozo del trabajo de cada empleado al menos una vez a la
semana, por las horas trabajadas en los diferentes
proyectos.
Una vez que se aprueban las hojas de asistencia, usted
puede usarlas como control de costos y par facturar horas a
sus clientes.
La Gestión de Servicios

Este capítulo se enfoca en la gestión de contratos, y los servicios asociados con

eso. El proceso completo de gestión de servicios se estudia aquí desde la
definición de precios y contratos hasta la facturación automática de los
servicios, pasando por el planeamiento y el tratamiento de costos adicionales
tales como los recibos de gastos.

Políticas de gestión de precios

Algunas compañías son conocidas por sus listas de precios complicadas. Se

usan muchas formas de variación de precios, tales como devoluciones de fin de
año, descuentos, cambios de términos y condiciones con el tiempo, prepagos,
descuentos escalonados, promociones estacionales y reducciones de precios
progresivas.

Terminología: Descuentos, Devoluciones y

Reducciones
En algunas jurisdicciones contables usted tiene que
diferenciar entre los siguientes términos:
* Descuentos: reembolso al cliente, generalmente a fin
de año, que depende de la cantidad de mercadería
comprada en un período dado.
* Devoluciones: reducción en la línea de pedido o en la
línea de facturación si una cierta cantidad de mercadería es
comprada de una sola vez o es vendida en el marco de una
actividad promocional.
* Reducción: una reducción extraordinaria resultante
de un defecto de calidad o una variación en un producto de
acuerdo con una especificación.

La gestión inteligente de precios es difícil, porque requiere que usted integre

varias condiciones de los clientes y proveedores para crear estimaciones
rápidamente o para facturar automáticamente. Pero si usted tiene un
mecanismo de gestión de precios eficiente, usted puede mantener márgenes
elevados y responder rápidamente a los cambios en las condiciones del
mercado. Un buen sistema de gestión de precios le brinda la oportunidad para
variar uno o todos los factores relevantes cuando usted está negociando un
contrato.

Para ayudarlo a trabajar más efectivamente, los principios de lista de precios

de Open ERP son extremadamente poderosos aunque estén basados en reglas
simples y genéricas. Usted puede desarrollar tanto la lista de precios de venta
como la de compras capaces de acomodarse a condiciones tales como la
fecha, la cantidad solicitada y el tipo de producto.

No confundir: Los diferentes precios

Es importante no confundir el precio de venta y el precio
base de un producto. En la configuración básica de Open
ERP el precio de venta se hace igual al precio base marcado
en el archivo del producto, pero usted puede variar el precio
de venta en respuesta a las condiciones de sus clientes.
Es lo mismo para el precio de compra y el costo estándar. El
precio de compra es el precio de venta de su proveedor, el
cual cambia en respuesta a diferentes criterios tales como
cantidades, fechas y proveedor. Esto se fija
automáticamente por el sistema contable.

Cada lista de precios se calcula a partir de políticas definidas, entonces usted

tendrá tantas listas de precios de ventas como políticas activas de venta tenga
la compañía. Por ejemplo, una compañía que vende productos a través de tres
canales puede crear las siguientes listas de precios:

1. Distribución principal:

* Lista de precios para Supermercado Patito

* Lista de precios para Supermercado Ramón

2. Ventas por correo

 3. Clientes al paso

Una única lista de precios puede existir en varias versiones, pero solo se
permite que una esté activa en un tiempo dado. Estas versiones le permiten
establecer diferentes precios en diferentes momentos. Así, la lista de precios
para clientes al paso podría tener cinco versiones diferentes, por ejemplo:
Otoño, Verano, Ofertas de verano, Invierno, Primavera. Los clientes directos verán
precios que cambian con las estaciones.

Cada lista de precios se expresa en una sola moneda. Si su compañía vende

productos en varias monedas, tendrá que crear tantas listas de precios como
monedas tenga.

Los precios en una lista de precios pueden depender de otra lista, lo que
significa que usted no tiene que repetir la definición de todas las condiciones
para cada producto. Así, una lista de precios en dólares puede estar basada en
una lista de precios en pesos. Si el índice de conversión de la moneda entre
pesos y dólares cambia, o los precios en pesos cambian, las tarifas en dólares
pueden ajustarse automáticamente.

Creación de lista de precios

Para definir una lista de precios use el menú Productos > Listas de precios
> Listas de precios. Para cada lista usted tendrá que definir:

● Un Nombre para la lista.

● Un Tipo de lista: Venta para clientes o Compra para proveedores.

● La Moneda en la que se expresan los precios.

Versiones de Listas de Precios

Una vez que la lista está definida, usted debe darle al menos una versión. Para
hacerlo, use el menú Productos > Listas de Precios > Versiones de Listas
de Precios. La versión contiene todas las reglas que le permiten calcular un
precio para un producto y una cantidad dada.

Luego dé el Nombre de esta versión asociada. Si la lista solo tiene una

versión, usted puede usar el mismo nombre para la lista de precios y la
versión. En el campo Lista de Precios seleccione la lista de precios que ha
creado. Luego indique la Fecha de inicio y la Fecha de finalización de esta
versión. Estos campos son opcionales: si usted no quiere poner ninguna fecha,
esta versión estará activa permanentemente. Use el campo Activo en las
versiones para activar o desactivar una versión de lista de precios.

Nota: Actualización automática de la lista de precios

Es posible hacer que cualquier lista de precios dependa de
una de las otras listas. Entonces usted puede decidir hacer
su lista de precios de venta dependiendo de la lista de
compra a su proveedor a la que agrega un margen de
ganancia. Los precios se calculan automáticamente como
una función del precio de compra y no necesitan ajustes
manuales extras.

Reglas para calcular precio

CAPTURA DE REGLAS DE UNA VERSIÓN DE LISTA DE PRECIOS

Una versión de lista de precios está formada por un conjunto de reglas que se
aplican a los precios base de los productos.

Usted define las condiciones para una regla en la primera parte de la pantalla
de definición llamada Rules Test Match. La regla se aplica al Producto o
Plantilla de Producto y/o la Categoría de Producto. Si se aplica una regla a
una categoría, entonces se aplica automáticamente a todas sus subcategorías
(usando la estructura de árbol para categorías de producto).

Si usted establece una cantidad mínima en Cantidad Mínima la regla sólo se

aplicará a una cantidad igual o mayor que la indicada. Esto le permite
establecer tarifas reducidas en etapas que dependen en las cantidades
pedidas.

Varias reglas puede aplicarse en ese sentido. Open ERP evalúa las reglas en
secuencia para seleccionar cuáles aplicar al cálculo de precios especificado. Si
varias reglas son válidas, entonces solo se usa la primera en secuencia para el
cálculo. El campo Secuencia determina el orden, empezando por el número
más bajo.

Una vez que una regla ha sido seleccionada, el sistema tiene que determinar
cómo calcular el precio a partir de la regla. Esta operación está basada en los
criterios expuestos en la parte baja del formulario, etiquetada como Cómputo
de precio. El primer campo que tiene que completar está etiquetado como
Basado en. Usted debe indicar el modo de calcular el precio del asociado.
Usted tiene que elegir entre:

● La Lista de precios establecida en el archivo de producto

● El Costo estándar en el archivo de producto

● Otra lista de precios dada en el campo Si otra lista de precios

● El precio que varía como una función de un proveedor definida en la

Sección Asociado del formulario de producto.

Muchos otros criterios pueden ser considerados y agregados a la lista, como

verá más adelante.

Luego, varias operaciones pueden aplicarse al precio base para calcular el

precio de venta o de compra para el asociado en las cantidades especificadas.
Para calcularlo, usted aplica la fórmula mostrada en el formulario:

Precio = Precio base x (1 - campo1) + campo2

El primer campo (campo1 en la fórmula) representa un descuento. Por ejemplo,

ingrese 0,20 para un descuento del 20% sobre el precio de lista. Si el precio
está basado en el Costo Estándar, usted puede ingresar -0,15 para obtener un
aumento del 15% en el precio de venta comparado con el costo estándar.

El campo2 es un suplemento fijado expresado en la moneda de la lista de

precios. El monto se agrega (o se deduce, si es negativo) al monto calculado
después del descuento aplicado por el campo1.

Usted también puede especificar un Método de redondeo. El cálculo de

redondeo se hace al número más cercano. Por ejemplo, si usted pone 0,50, un
precio de 45,66 se redondeará a 45,65. Y un precio de 14,567 redondeado al 100
más cercano, dará un precio de 14,600.

La adición del campo2 se aplica luego del cálculo de redondeo, el que puede ser
muy útil en situaciones de precio específicas. Por ejemplo, si usted quiere que
su precio termine en 9,99, redondee a 10 y luego agregue un suplemento de
-0,01 en el campo2.

Los campos Margen mínimo y Margen máximo aseguran que usted puede
garantizar un margen de ganancia sobre el precio base. Un margen de 10 le
permite asegurarse que el retorno no será menor a un margen de 0. Si usted
pone este campo a 0, entonces no tendrá efectos en el cálculo.

Una vez que la lista de precios esté definida, usted puede asignarla a un
asociado. Para hacerlo, encuentre un Asociado y seleccione su pestaña de
Propiedades. Usted puede entonces cambiar la Lista de precios de venta y
la Lista de precios de compra que están cargadas por defecto para el
asociado.

Lista de Precios por defecto

CAPTURA DE LISTA DE PRECIOS POR DEFECTO

Cuando usted instala el software se crean dos listas de precios por defecto: una
para compra y otra para ventas. Cada una contiene solo una versión de la lista
de precios y una sola línea en esa versión.

El Precio de Venta se coloca por defecto al valor dado en la Lista de Precios

en el archivo del producto. No hay descuento, ni suplemento ni redondeo
alguno para influir en el cálculo de precio. Esta regla por defecto se aplica a
todos los productos y todas las categorías de producto para una cantidad
mínima de 1. Entonces el precio de venta de un producto viene del precio
especificado en el archivo del producto. En este sentido, las compañías que no
necesiten listas de precios especializadas pueden usar simplemente el precio
definido en el archivo del producto.

El precio para compras definido en la Lista de Precios por defectos se establece

del mismo modo por el Costo Estándar del producto en el archivo de producto.

Caso de uso de listas de precios

Tomemos el caso de una compañía que comercia sistemas de IT, para quienes
se han configurado las siguientes categorías de producto:

Todos los productos:

1. Accesorios

● Impresoras

● Scanners

● Teclados y mice

1. Computadoras

● Portátiles

_ Portátiles de pantalla grande

 ● Computadoras

- Computadoras de oficina

_ Computadoras profesionales

Además, los productos presentados en la siguiente tabla están definidos en la

moneda del plan de cuentas instalado.

Ejemplos de productos con sus diferentes precios

Producto Lista de Precios Precio Estándar Precio por

defecto
del proveedor
Acer Portátil 1200 887 893
Toshiba Portátil 1340 920 920
Teclado Cherry 100 50 50
Computadora de 1400 1000 1000
oficina

Definición de la lista de precios

Ahora defina la lista de precios para revendedores como ésta:

● Para computadoras portátiles, el precio de venta se calcula de la lista de

precios del proveedor Acer, con un suplemento del 23% sobre el precio
de compra.

● Para todos los otros productos, el precio de venta está dado por el costo
estándar en el archivo del producto, sobre el que se agrega un 31%. El
precio debe terminar en ".99".

● El precio de venta de los teclados Cherry se fijan en 60 para la cantidad

mínima de 5 teclados comprados. De otra manera se usa la regla de
arriba.
Asuma que la lista de precios de Acer está definida en Open ERP. La lista de
precios para revendedores y la versión de la lista de precios contienen tres
líneas:

1. Línea Acer

● Categoría de Producto: Portátiles.

● Basado en: Otra lista de precios.

● Lista de precios si hay otra: Lista de precios de Acer.

● campo1: -0,23.

● Secuencia: 1

1. Línea Cherry

● Plantilla de producto: Cherry, teclado

● Cantidad mínima: 5

● campo1: 1

● campo2: 60

● Secuencia: 2

1. Línea Otros Productos:

● Basado en: Lista de precios estándar.

● Campo1: -0,31.
 ● Campo2: -0,01.

● Secuencia: 3.

El campo Secuencia a la segunda regla debe configurarse debajo que la de la

tercera regla de este ejemplo. Si no se hace así, la tercera regla siempre será
aplicable porque una cantidad de 5 es mayor que una cantidad de 1 para todos
los productos.

Note también que para fijar un precio de 60 para los teclados Cherry, se usó la
fórmula Precio = Precio base x (1-1.0) + 60.

Condiciones de contratos de clientes

La compañía comercial puede establecer ahora condiciones específicas para un

cliente, como la compañía Compumax, que puede haber firmado un contrato
válido con las siguientes condiciones:

● Para Portátiles Toshiba, Compumax se beneficia con un descuento del 5%

sobre el precio de reventa.

● Para todos los otros productos, las condiciones de reventa no cambian.

La lista de precios para Compumax, llamada "Contrato Compumax", contiene

dos reglas:

1. Línea Toshiba portátil:

● Producto: Toshiba portátil.

● Basado en: Otra lista de precios.

● Lista de precios si hay otra: Lista de Precios revendedor.

 ● Campo1: 0,05.

● Secuencia: 1.

1. Línea Otros Productos:

● Producto:

● Basado en: Otra lista de precios.

● Lista de precios si hay otra: Lista de precios de revendedor.

● Secuencia: 2.

Una vez que esta lista ha sido cargada, encuentre el archivo de asociado para
la compañía Compumax. Haga click sobre la pestaña Propiedades y luego el
campo Lista de Precios de Venta para seleccionar Contrato Compumax. Ya que
el contrato es válido por un año, complete los campos Fecha de inicio y
Fecha de finalización en la versión de lista de precios.

Entonces cuando el personal de venta prepare un estimado para Compumax,

los precios propuestos se calcularán automáticamente a partir de las
condiciones del contrato.

Otras bases para el cálculo de precios

Open ERP provee una manera de hacer precios dependiendo de cualquier

campo del formulario de producto, no solo los campos predefinidos: Lista de
precios y Precio de Costo. Para hacerlo, use el menú Productos > Configuración
> Tipos de precio. Luego cree una nueva entrada correspondiente a un
nuevo tipo de precio. Ingrese el nombre del campo (por ejemplo: Precio al público)
y la moneda en que se expresa. Nuevos campos se agregan al archivo del
producto para que puedan usarse en los cálculos.
Una vez que haya hecho esto, usted puede hacer una dependencia sobre el
nuevo tipo de precio en la lista de precios. Así, al agregar el campo Peso y/o
Volumen usted puede variar el precio de una pieza de producto como una
función de su peso y/o su volumen. Esto es diferente que definir un precio por
peso porque en ese caso la unidad de medida por defecto sería peso y no por
pieza (por ejemplo, usted podría tener una caja de cerezas con un precio por
unidad, más que 200 gr de cerezas con un precio por gramo).

Gestión de precios en varias monedas

Desde que cada lista de precios se definen en una sola moneda usted debe
crear listas de precios separadas para las otras monedas en las que vende.
Entonces, si su compañía comercial quiere empezar un catálogo de productos
en otra moneda, usted tiene varias posibilidades:

● Codificar el precio en una nueva lista de precios independiente y

mantener las listas en dos monedas separadas.

● Crear un campo en el formulario de producto para la nueva moneda y

hacer la lista de precios dependiente del nuevo campo: los precios se
mantienen separados, excepto en el archivo de producto.

● Crear una nueva lista de precios para la segunda moneda y hacer que
esta lista dependa de otra lista de precios o de un precio de producto: la
conversión entre monedas se hará automáticamente según los últimos
índices. Esta solución suele ser la más flexible y la más simple para
mantener a medida que cambien los precios.

Gestión de Contratos de Servicios

Los contratos pueden tomar diferentes formas en Open ERP, dependiendo de

su naturaleza. Así, usted puede tener diferentes tipos de contrato de servicio
tales como:

● Contratos con precios fijados.

 ● Contratos costo-reembolso, facturados cuando se completan los
servicios.

● Contratos con precios fijados, facturados mensualmente a medida que

los servicios se llevan a cabo.

Caso: Presupuestos de contrato

Algunas compañías se comprometen a contratos sobre la
base de un volumen requerido a un cierto precio por un
periodo definido. En este caso, el contrato se representa por
medio de una lista de precios para este cliente específico.
La lista de precios se enlaza en la pestaña Propiedades del
formulario de este asociado, apareciendo cada vez que algo
es comprado o vendido a este asociado (dependiendo si es
un acuerdo de venta o de compra). Open ERP
automáticamente selecciona un precio basado en esta lista
de precios acordada.

Contrato con precios fijados

Los contratos con precios fijados para la venta de servicios se representan en

Open ERP en un Pedido de Venta. En este caso, la provisión de servicios se
gestiona como cualquier otro producto consumible o almacenable.

Usted puede agregar nuevos pedidos usando el menú Gestión de ventas >
Pedidos de venta.

PROCESO DE MANEJO DE UN PEDIDO DE VENTA

El nuevo documento Pedido de Ventas comienza en el estado Presupuesto, por lo

que el estimado no tiene impacto contable en el sistema hasta que no sea
confirmado. Cuando usted aprueba el documento, su estimado pasa al estado
En Progreso.

Una vez que la orden ha sido aprobada, Open ERO generará automáticamente
una factura y/o una propuesta de documento de envío basados en los
parámetros configurados en el pedido.

La factura será gestionada en el sistema dependiendo del campo Política de

Envío, en la segunda pestaña del pedido Otra información:

● Pago antes del envío: Open ERP crea una factura en el estado Borrador.
Una vez que sea confirmada y pagada, se activa el envío.

● Facturación automática después del envío: la orden de envío se

produce cuando el pedido es validado. Una factura en borrador se crea
cuando el envío ha sido completado.

● Envío y facturación manual: Open ERP comienza el envío a partir de

la confirmación del pedido, y agrega un botón sobre el que usted hará
click cuando esté listo para crear una factura.

● Facturación desde el remito: la factura se creará a partir del remito

más que desde el pedido. Este método es el más usado en las compañías
comerciales.

Atención: Envío de un pedido

El término 'envío' debería ser tomado en el sentido más
amplio en Open ERP. El efecto de un envío depende de la
configuración del producto vendido. Si su tipo es tanto
Producto almacenable como Consumible, Open ERP hará una
solicitud para packing. Si el tipo de producto es Servicio, el
programador de Open ERP creará una tarea en el sistema de
gestión del proyecto, o creará una orden de venta de
subcontrato si el Método de obtención del producto es
Hacer a la orden.

La facturación después del envío es: facturación por los

servicios cuando las tareas han sido cerradas.

Cuando firme un nuevo contrato usted solo tiene que ingresar el pedido en el
sistema y Open ERP rastreará el pedido.
Esto trabaja bien para pequeños pedidos. Pero para pedidos de servicios de
más valor usted quizá quiera facturar varias veces a lo largo del contrato, por
ejemplo:

● 30% al momento del pedido

● 40% al momento de completarlo

● 30% un mes después que el sistema esté en producción

En este caso, usted debería crear varias facturas para un único pedido, y para
ello tiene dos opciones:

● No manejar la facturación automáticamente desde el pedido, sino hacer

facturación manual.

● Crear facturas borrador y vincularlas a la tercera pestaña Historial, en la

sección Facturas Relacionadas. Cuando cree una factura desde el
pedido, Open ERP deduce los montos de las facturas ya vinculadas al
pedido para calcular el valor a facturar propuesto.

Contratos costo - reembolso

Algunos contratos no se facturan desde un precio fijo en el pedido, sino a partir

del costo de los servicios llevados a cabo. Esto pasa frecuentemente en el
sector de la construcción o en grandes proyectos.

El enfoque que usted use para esto es totalmente diferente porque en vez de
usar los pedidos de ventas como la base de la factura, usted debe usar las
cuentas analíticas. Para esto usted debe tener instalado el módulo
hr_timesheet_invoice.

Se crea una cuenta analítica para cada nuevo contrato. Los siguientes campos
deben ser completados en esa cuenta analítica:
 ● Asociado: asociado relacionado con el contrato.

● Lista de precios de venta: lista de precios de los productos (servicios)

especificados en el contrato.

● Índice de Facturación: por ejemplo, 100%.

La selección de un índice de facturación es una forma indirecta de especificar

que el proyecto será facturado sobre la base de los costos analíticos. Esto
puede tomar diferentes formas, como el envío de los servicios, compra de
materia prima y reembolsos de gastos.

Consejo: Listas de precios e índice de facturación

Usted puede seleccionar una lista de precios sobre la cuenta
analítica sin tener que usarlo en índices específicos de
facturación.
Este caso es para un proyecto de cliente que va a ser
facturado, pero no directamente a partir de los costos
analíticos. Poniendo la lista de precio en la cuenta analítica
hace posible comparar las ventas reales con el mejor caso
donde todos los servicios serían facturados. Para obtener
esta comparación usted debe imprimir el balance analítico a
partir de la cuenta analítica.

Los servicios se cargan sobre hojas de asistencia por varias personas que
trabajan sobre el proyecto. Periódicamente, el gerente de proyecto o gerente
de cuenta usa el siguiente menú para preparar una factura: Gestión
Financiera > Procesamiento Periódico > Facturación sobre una base
temporal > Horas no facturadas.

PANTALLA PARA FACTURACIÓN DE SERVICIOS

Open ERP luego mostrará todos los costos que no han sido facturados todavía.
Usted puede filtrar la lista propuesta y hacer click en el botón de acción
apropiado para generar las facturas correspondientes. Usted puede seleccionar
el nivel de detalle con el que se reporta en la factura, tal como la fecha y los
detalles de los servicios.

Los gerentes de proyectos o los gerentes de cuentas pueden facturar servicios

sobre diferentes proyectos cuando lo necesiten. Para un pantallazo general de
eso, ellos puede abrir los proyectos de los que que son responsables desde el
menú Gestión de Proyectos > Cuentas Analíticas.

Seleccione un proyecto, y abra sus entradas analíticas usando el botón Costos

a facturar. Usted encontrará una lista de costos que pueden ser facturados al
cliente:

● Tiempo trabajado

● Reembolso de gastos

● Compra de materia prima

Usted puede entonces facturar las líneas seleccionadas usando la acción

Facturar costos.

Contratos con precio fijado facturados a medida que se lleva a cabo el

servicio

Para proyectos de gran valor, la facturación de precios fijados basados en los

pedidos de ventas no siempre es apropiada. En el caso de proyectos de
servicio planeados para ejecutarse en 6 meses aproximadamente, la
facturación podría estar basada en lo siguiente:

● 30% en el momento del pedido

● 30% a mitad de camino del proyecto

● 40% al momento del envío

Este enfoque se usa con frecuencia en una compañía pero hay otras opciones.
Este método de facturación puede dar varios problemas para la organización y
la facturación del proyecto:

● Es muy difícil determinar si el proyecto está en camino o no. El punto final

es difuso lo que puede resultar en una discusión con el cliente al
momento de la facturación final.

● Si el proyecto toma más o menos tiempo que el pronosticado, esto

resultará efectivamente infra o sobre facturación durante el proyecto.

● Usted tendrá una respuesta apropiada dependiendo del cliente. Por

ejemplo, si el cliente se toma un largo tiempo para firmar la aprobación
del proyecto, usted no puede facturar el 40% remanente aunque usted
haya provisto el servicio acordado adecuadamente.

● El gerente de cuenta y el gerente de proyecto son con frecuencia

diferentes personas. El gerente de proyecto tiene que avisar al gerente de
cuenta cuándo el cliente puede ser facturado, pero ese momento puede
ser fácilmente olvidado o confundido.

● El proyecto puede ser fijado por costos de servicios pero tiene extras
acordados, como reembolso por gastos de viajes. La facturación desde el
pedido no se adapta bien a este enfoque.

Open ERP brinda un tercer método de facturación de servicios que puede ser
útil en proyectos largos. Esto consiste en la facturación periódica del proyecto
sobre la base del tiempo trabajado hasta un monto fijado que no puede
sobrepasarse. Al final del proyecto se genera una factura final o una nota de
crédito para ajustarse al monto total del valor fijado para el proyecto.

Para configurar un proyecto así, usted debe establecer una tasa de facturación,
una lista de precios y un monto máximo sobre la cuenta analítica para el
proyecto. Los servicios se facturan a lo largo del proyecto, ya sea por el
gerente de proyecto o por el gerente de cuenta, tal como los proyectos que se
facturan por tiempo trabajado. Los gerentes pueden aplicar un reembolso
sobre la factura final si el proyecto toma más tiempo para completarse que el
permitido por el contrato.

Cuando se termina el proyecto usted puede generar la factura de cierre usando

el botón Factura Final en la cuenta analítica. Esto calcula automáticamente el
balance final de la factura, tomando los montos ya cargados en la cuenta. Si el
monto ya facturado es más grande que el máximo acordado, entonces Open
ERP genera una nota de crédito borrador.

Este enfoque ofrece muchas ventajas en comparación con los métodos

tradicionales de facturación en fases para contratos de precios fijados:

● Los contratos con precios fijados y los contratos costo-reembolso se

facturan de la misma forma, lo que hace que los procesos de facturación
de la compañía sean simples y sistemáticos aún cuando los proyectos
sean mixtos.

● Todo se factura sobre la base del tiempo trabajado, haciendo fácil

predecir la facturación a partir de planes vinculados a las diferentes
cuentas analíticas.

● Este método de procedimiento educan a los gerentes de proyecto y al

cliente porque los reembolsos tienen que darse por el trabajo hecho si el
proyecto se derrumba.

● La facturación sigue el curso del proyecto y evita la depender de la buena

voluntad del cliente en la aprobación de ciertas fases.

● La facturación de gastos sigue el mismo flujo de trabajo, y por eso es muy

simple.

Consejo: Negociación de contratos

 En la negociación del contrato, las condiciones de
facturación son dejadas de lado frecuentemente por el
cliente. Entonces puede ser dificultoso aplicar este método
de facturación.

Contratos limitados a una cantidad

Finalmente, ciertos contratos se expresan en términos de una cantidad en vez

de un monto fijo. Los contratos de soporte que comprenden un número de
horas prepagadas son un ejemplo.

Usted puede configurar un máximo número de horas para cada cuenta

analítica. Cuando los empleados carguen su tiempo trabajado sobre el contrato
de soporte en las hojas de asistencia, las horas se deducen automáticamente
del máximo establecido en cada cuenta analítica.

Usted debe también nombrar a alguien en la compañía responsable de la

renovación de contratos vencidos. Ellos se transforman en los responsables de
buscar a lo largo de la lista de cuentas aquéllas que muestren horas
remanentes en negativo.

El contrato de cliente puede limitarse a cierta cantidad de horas, y también

puede limitarse en plazos. Para ello, usted debe establecer una fecha de
finalización para la correspondiente cuenta analítica.

Planeamiento que mejora el liderazgo

El planeamiento en una compañía toma con frecuencia la forma de una reunión

periódica entre los diferentes equipos. Cada equipo tiene un cierto número de
proyectos y objetivos que ellos deben organizar y para los que deben
establecer prioridades.

Idealmente, estas reuniones de planeamiento deben ser cortas pero regulares

y sistemáticas. Pueden ser semanales o mensuales dependiendo del tipo de
actividad. Una reunión de planeamiento tiene generalmente tres etapas:
 1. Minutos del período precedente y análisis del trabajo realizado
comparado con el trabajo planeado.

2. Presentación de nuevos proyectos.

3. Planeamiento del próximo período.

La función de planeamiento cubre varios objetivos que serán descriptos en esta

sección:

● Planeamiento de proyectos en vivo contra los compromisos que se han

hecho a los clientes.

● Determinación de requerimientos de RR. HH. en el mes por venir

● Establecimiento de trabajo para cada empleado para los períodos por

venir

● Análisis del trabajo realizado en los períodos precedentes

● Paso de los objetivos de alto nivel a niveles más bajos en la estructura de

la compañía

Consejo: El rol social del planeamiento

Algunos gerentes de proyecto creen que pueden gestionar el
planeamiento ellos solos. Están generalmente
sobrecargados de trabajo y piensan que las reuniones son
una pérdida de tiempo.
Aún cuando el personal pueda gestionar su trabajo por ellos
mismos, estas reuniones regulares también sirven para
tranquilizar a todos. Si ellas, usted puede caer en
situaciones de estrés excesivo a partir de:
* Sentimientos de sobrecarga de trabajo porque han
perdido de vista sus prioridades.
 * Falta de retroalimentación y rastreo del trabajo que
ya se completó.
* Impresión de pobre organización si ésta no ha sido
explicitada.

Así, el rol social del planeamiento no debería ser dejado de lado. Todos hemos
experimentado un ambiente de estrés en una compañía derivado de la falta de
comunicación y planeamiento.

¿Planeamiento por tiempo o por tareas?

Hay dos grandes enfoques al planeamiento empresarial: el planeamiento por

tarea y el planeamiento por tiempo. Usted puede gestionar ambos con Open
ERP.

En el planeamiento por tarea, el gerente de proyecto asigna tareas de los

diferentes proyectos a cada empleado durante un período dado. Los empleados
entonces pueden llevar a cabo con precisión el trabajo que se les ha asignado.

El planeamiento por tiempo consiste en asignar, a cada empleado, un tiempo

en cada uno de los diferentes proyectos por el período concerniente. Las tareas
de cada proyecto se ordenan por prioridad y pueden ser directamente
asignadas a un usuario o permanecer sin asignación. Cada empleado entonces
elige la tarea que hará a continuación, basado en los planes y en las
prioridades relativas de las tareas.

PLANEAMIENTO MENSUAL DEL TIEMPO DE TRABAJO DE CADA EMPLEADO

La figura muestra una sesión de planeamiento mensual donde los planes han
sido hechos para que cada empleado pase un número de días de trabajo en
varios proyectos.

En este enfoque de planeamiento basado en el tiempo, las prioridades del

cliente no figuran más en el planeamiento, pero están explícitas en la lista de
tareas. Entonces este enfoque le ayuda a separar el planeamiento de recursos
humanos en proyectos, de la priorización de tareas en un proyecto.
Ejemplo: Comparación de los dos métodos de planeamiento
Para ilustrar las diferencias entre el planeamiento por tiempo y el
planeamiento por tarea, tome el caso de un proyecto de IR que
tiene un tiempo de trabajo estimado de seis meses. Este proyecto
está gestionado por ciclos iterativos de desarrollo de alrededor de
un mes y se hace una presentación al cliente al final de cada ciclo
para marcar el progreso del proyecto. En esta reunión usted planea
qué debe llevarse a cabo el mes siguiente. Al final del mes, el
gerente de cuenta para el proyecto factura al cliente por el trabajo
realizado en el proyecto.
Suponga que el proyecto tiene una demora porque es más
complejo de lo que esperaba. Hay dos maneras de resolver el
retraso si usted no tiene más recursos: usted puede demorarse en
la entrega de las funciones planeadas, o bien estar a tiempo pero
con menos funciones que las planeadas.
Si su planeamiento se basa en fases y tareas, usted reportará en la
reunión con el cliente que tomará varias semanas completar todo
lo que ha sido planeado para la fase actual. En cambio, si usted
está planeando por tiempo usted mantendrá la reunión con el
cliente para cerrar la fase de desarrollo actual y planear la nueva,
pero solo será capaz de presentar parte de las funcionalidades
planeadas.
Si el cliente es sensible a la demora, el primer enfoque causará un
malestar agudo. Usted tendrá que replanear el proyecto y todas sus
fases futuras para tomar en cuenta esa demora. Es probable que
haya problemas más tarde con la facturación, porque será difícil
para usted facturar por un trabajo que ha sido completado pero que
todavía no ha sido mostrado al cliente.
El segundo enfoque requerirá que usted reporte las funciones que
no han sido completadas, y cómo encajarían en una futura fase de
planeamiento. Sin embargo, esto no supondrá una pausa en el
tiempo de trabajo asignado al proyecto. Usted tendría que generar
dos listas: un plan para el personal para los diferentes proyectos, y
la lista de tareas priorizadas para el proyecto del cliente. Este
enfoque ofrece varias ventajas sobre el primero:
 * El cliente tendrá la opción de demorar el final del proyecto
planeando una fase extra, o dejando ir algunas funciones menores
para ser capaz de entregarle un sistema final más rápidamente.
* El cliente puede replanear las funciones tomando en cuenta
la nueva demora.
* Usted será capaz de hacer que el cliente se de cuenta
gradualmente que el proyecto progresa bajo presión y que el
trabajo es quizás más complejo que lo que se había estimado al
principio.
* Una demora en la entrega de varias de las funciones no
afectará necesariamente ni la facturación mensual ni el
planeamiento del proyecto.
Ser capaz de separar el planeamiento de los recursos humanos de
la priorización de tareas simplifica la gestión de asuntos complejos,
como el ajuste de las licencias de los empleados o el manejo del
constante cambio en las prioridades en los proyectos.

Creación de planes

Con el módulo report_analytic_planning usted puede crear sus planes mensuales a

través del menú Recursos Humanos > Planeamiento > Planeamiento.

Sobre cada línea línea de planeamiento usted debería cargar el usuario, la

cuenta analítica concerniente y la cantidad de tiempo asignado. La cantidad
será expresada en horas o en días dependiendo de la unidad de medida usada.
Para cada línea, usted puede agregar una nota breve acerca del trabajo a
realizar.

Una vez que el plan ha sido guardado, use las otras pestañas del formulario de
planeamiento para chequear que el monto de tiempo asignado a los
empleados o a los proyectos es correcto. El tiempo asignado debe
corresponder con el del contrato de empleo de los empleados, por ejemplo
37,5 horas por semana. El tiempo pronosticado para el proyecto debe ajustarse
al compromiso que usted ha tomado con el cliente.
Usted debería, idealmente, completar todo el planeamiento para el presente
período. Usted también puede completar algunas líneas en el planeamiento de
meses futuros, reservando recursos sobre los diferentes proyectos en
respuesta a los compromisos con los clientes, por ejemplo. Esto le permite
gestionar los recursos humanos disponibles para los meses que vienen.

Uso correcto del planeamiento

Los planes pueden ser impresos y/o enviados por correo electrónico a los
empleados. Si usted instala el módulo board_project cada empleado puede tener
acceso a un tablero de comando que le mostrará gráficamente el tiempo que
se le ha asignado para un proyecto y el tiempo que ha consumido hasta ahora.
Así, cada empleado puede decidir a qué proyectos dará prioridad. Luego
selecciona una tarea en el proyecto de prioridad más alta, ya sea una tarea
asignada directamente a ese empleado o bien una que no está asignada pero
que es capaz de completar y es de alta prioridad.

Al final del período usted puede comparar la duración del trabajo efectivo sobre
los diferentes proyectos con el que se estimó al comienzo. Imprima el plan para
obtener una comparación del tiempo de trabajo planeado y el tiempo real
trabajado.

COMPARACIÓN DE HORAS PLANEADAS, HORAS TRABAJADAS Y PRODUCTIVIDAD DE

EMPLEADOS POR PROYECTO

Usted puede estudiar además varias de las estadísticas de sus proyectos desde
el menú Recursos Humanos > Reportes > Planeamiento.

Planeamiento en todos los niveles de la jerarquía

Para disponer de un planeamiento a lo largo de toda la compañía, usted puede

usar un sistema de delegación de planeamiento. Para ello necesita el módulo
report_analytic_planning-delegate. Con este módulo, el formulario de entrada de
planeamiento cambia para reflejar la estructura jerárquica de la compañía.
Para ingresar datos en una línea usted puede:
 ● Asignar a un empleado tiempo para un proyecto.

● Asignar tiempo para un proyecto a un gerente de departamento para su

equipo completo.

Usted puede asignar el tiempo de trabajo en proyectos para el total de un

departamento, sin tener que detallar las tareas de cada empleado. Entonces,
cuando un gerente de departamento cree su propio plan encontrará qué se
requiere de su grupo por su gestión al pie del formulario. En la parte superior
del formulario hay lugar para asignar el trabajo en detalle a cada miembro del
departamento.

Si usted no tiene que planear tiempo de trabajo en un borrador final, usted

puede hacerlo sobre una cuenta analítica que depende de cuentas hijas. Esto
significa que usted puede crear planes para objetivos de alto nivel del equipo
de gerentes y luego distribuirlos hacia abajo a través de los diferentes
departamentos para establecer un presupuesto de tiempo para cada
empleado. Cada gerente luego usa sus propios planes para gestionar su nivel
de la jerarquía.

Tratamiento de gastos

Los gastos de los empleados son cargos ocasionados en nombre de la

compañía. La compañía entonces los reembolsa al empleado. Los recibos
encontrados con más frecuencia son:

● Viaje en auto, reembolsado por unidad de distancia (kilómetro).

● Gastos de comida, reembolsados en base a la factura.

● Otros gastos, como librería y libros, destinados a la compañía pero

llevados a cabo por el empleado.
Un proceso integrado
ESQUEMA DE UN PROCESO DE REEMBOLSO DE GASTOS

Los gastos generados por empleados se agrupan en períodos de una semana o

un mes. Al final del período, el empleado confirma todos los gastos y una
planilla con el resumen se envía al gerente de departamento. El gerente es
responsable de aprobar todas las solicitudes de gastos generadas por su
equipo. La planilla de gastos debe estar firmada por el empleado, quien
también adjunta allí todos los recibos.

Una vez que la planilla ha sido aprobada por el jefe de departamento se envía
a los contadores, quienes registran responsabilidad de la compañía hacia el
empleado. Contabilidad puede también pagar esta factura y reembolsar al
empleado que ha puesto el dinero previamente.

Algunos recibos son para los gastos del proyecto, entonces éstos pueden ser
adjuntados a la cuenta analítica. Los costos incurridos se agregan al costo
suplementario de la cuenta analítica cuando la factura es aprobada.

Usted necesitar facturar al cliente por estos gastos, dependiendo del contrato
preciso que se ha negociado. Los gastos de viaje y subsistencia se manejan así
generalmente. Éstos pueden ser recargados al cliente a fin de mes si el precio
del contrato ha sido negociado más expensas.

Si usted tiene que seguir muchos pasos para reclamar estos gastos, esto puede
transformarse rápidamente en algo engorroso, sobre todo para aquellos
empleados que alegan varias líneas de gastos diferentes. Si usted tiene un
buen sistema que integre la gestión de estos reclamos, usted puede evitar
muchos problemas y aumentar sutilmente la productividad de su personal.

Si sus sistemas manejan sus gastos bien, usted puede evitar pérdidas
significativas estableciendo los términos de venta efectivamente. En contratos
con precio fijado, los reembolsos se facturan habitualmente de acuerdo con el
gasto real. Le conviene sistematizar su tratamiento y automatizar el proceso al
máximo, para recargar tanto como pueda contractualmente.

Reclamo de gastos

Con el módulo hr_expenses usted puede automatizar la gestión de reclamo de

gastos. Los usuarios pueden cargar sus gastos a través del menú Recursos
Humanos > Gastos > Mis gastos.

Un formulario de gastos comienza en el estado Borrador. Un empleado carga

una línea por cada gasto individual. Sobre una línea se carga el producto, la
cantidad, el monto total incluyendo impuestos, y también la cuenta analítica
del proyecto relacionado para cualquier gasto que pueda ser recargado.

El conjunto de gastos aceptados por la compañía debe haber sido creado

previamente usando el formulario de producto de Open ERP. Usted, por
ejemplo, podría crear un producto con los siguientes parámetros para el
reembolso de gastos de viaje en auto a 0,25 el kilómetro:

● Producto: viaje en auto

● Unidad de medida: km

● Costo Estándar: 0,25

● Precio de venta: 0,30

● Tipo de producto: Servicio

El empleado mantiene su planilla de gastos en estado Borrador mientras la

completa a lo largo del período. Al final del período (semana o mes) puede
confirmar su formulario de gastos usando el botón Confirmar en el formulario.
Esto lo pasa al estado En espera de validación.

Al final del período el gerente de departamento puede acceder a la lista de

formularios de gastos esperando aprobación usando el menú Recursos
Humanos > Gastos > Todos los Gastos > Gastos esperando validación.

Atención: Gestión de roles

Usted debe asignar el rol Recursos Humanos - Gastos a un
usuario para permitirle que apruebe estos gastos. Usted
debería asignar este rol únicamente a las personas
responsables de proyectos o departamentos.
Usted puede asignar también el rol Recursos Humanos -
Facturación de gastos a usuarios responsables de crear
facturas. Estos roles pueden superponerse (la misma
persona que aprueba los gastos de su grupo de contabilidad
puede ser también responsable de crear las facturas).

El gerente de departamento puede entonces aprobar los gastos, los que

automáticamente crea una factura proveedor en nombre del empleado, para
que éste pueda ser reembolsado. Una cuenta analítica se codifica sobre cada
línea de la factura. Cuando se confirma la factura, las entradas de contabilidad
analítica y general se generan automáticamente tal como se hace con
cualquier otra factura.

Si usted establece su facturación sobre la base de servicio de tiempo o costos

analíticos, el gasto será automáticamente recargado al cliente cuando se
genere su factura por los servicios asociados con el proyecto.

La facturación a partir de hojas de asistencia le permite preparar todas sus

facturas en un sistema integrado, todas los gastos y hojas de asistencia para el
proyecto de un cliente.
Organización interna y Gestión de proyectos

Si usted cuenta con un buen sistema para la gestión de tareas, entonces toda
su compañía será beneficiada. Los módulos de gestión de proyectos de Open
ERP le permiten gestionar y rastrear las tareas eficientemente, trabajar en ellas
efectivamente, delegarlas rápidamente y rastrear las tareas delegadas
estrechamente. Open ERP también ayuda a manejar el tiempo personal de sus
empleados en la organización, y este capítulo propone una metodología
orientada a mejorar la productividad de los ejecutivos.

Gestión de proyectos

En el capítulo previo usted lidió con la gestión financiera de los proyectos, que
estaba basada en las cuentas analíticas de Open ERP, estructurados en casos.
Esta forma de trabajar le permite analizar planes de tiempo y presupuestos,
controlar la facturación y gestionar sus diferentes contratos.

En este capítulo usted puede usar la gestión de proyectos operacional para

organizar tareas y planear el trabajo que necesita para que las tareas se
completen. Todas las operaciones necesarias se llevan a cabo a través del
menú Gestión de proyectos.

Terminología: Proyecto
En Open ERP, un proyecto está representado por una serie
de tareas a ser completadas. Los proyectos tienen una
estructura de árbol que puede ser dividida en fases y
subfases. Esta estructura es muy útil para la organización
del trabajo.
Mientras que las cuentas analíticas miran las actividades
pasadas de la compañía, el rol de la gestión de proyectos es
planear el futuro. Aún cuando hay una relación cercana
entre los dos (tal como cuando un proyecto ha sido planeado
y luego completado a través de Open ERP), hay todavía dos
diferentes conceptos, contribuyendo cada uno a un flujo de
 trabajo flexible.

La mayoría de los proyectos de los clientes están representados por:

● Una o varias cuentas analíticas en el sistema de cuentas para rastrear el

contrato y sus diferentes fases.

● Uno o varios proyectos en la gestión de proyectos para rastrear el

proyecto y las diferentes tareas a ser completadas.

Definición de un proyecto y sus tareas

Para definir un nuevo proyecto, vaya al menú Gestión de proyectos >

Configuración > Proyectos y haga click en Nuevo.

Si el proyecto se divide en diferentes fases, usted puede crear un subproyecto

para cada una de las fases. Luego establezca el proyecto padre en cada
subproyecto. Cuando consulte la lista de proyectos (Gestión de proyectos >
Todos los proyectos ), usted accederá a una vista jerárquica de los proyectos
y sus diferentes fases y subfases.

Tildando la opción Avisar al gerente, usted puede configurar la sistema para

que envíe al gerente del proyecto una solicitud cada vez que se cierra una
tarea.

El estatus de un proyecto puede tomar los siguientes valores:

● Abierto: cuando el proyecto está siendo llevado a cabo.

● Pendiente: cuando está pausado.

● Cancelado: cuando el proyecto ha sido cancelado y por lo tanto abortado.

● Hecho: cuando el proyecto ha sido completado exitosamente.

En la segunda pestaña, Información del Asociado, usted puede cargar
información acerca del asociado si éste es un proyecto relacionado con un
cliente o con un proveedor.

Si usted tilda la opción Avisar al Gerente, debería definir un encabezado y un

pie de página en la misma pestaña para usar en un correo electrónico. Open
ERP prepara entonces un correo electrónico que el usuario puede enviar al
cliente cada vez que una tarea se complete. El contenido de este correo está
basado en detalles de las tareas de proyecto y puede ser modificado por el
usuario antes de ser enviado.

Nota: Estudio de satisfacción del cliente

Algunas compañías tienen un sistema donde los correos
electrónicos se envían automáticamente al final de una
tarea solicitando al cliente que complete una encuesta en
línea. La encuesta les permite hacer diferentes preguntas
acerca del trabajo llevado a cabo para evaluar la
satisfacción del cliente a medida que el proyecto progresa.
Esta función puede ser usada por compañías certificadas ISO
9001, para medir la tasa de satisfacción del cliente.

Una vez que un proyecto ha sido definido, usted puede codificar las tareas a
realizarse. Para esto, usted tiene dos posibilidades:

● Codificar nuevas tareas directamente en el formulario de proyecto

usando la tercera pestaña, Tareas.

● Desde el menú Gestión de proyectos > Todas las tareas, cree una
nueva tarea y asígnela a un proyecto existente.

Gestión de tareas

Cada tarea contiene uno de los siguientes estatus, dependiendo del estado:

● Borrador: la tarea ha sido ingresada pero no ha sido validada todavía por la

 persona que debe hacerlo

● Abierta: la tarea está siendo realizada

● Cerrada: la tarea está completa

● Cancelada: la tarea ha sido cancelada y no se realizará

● Pendiente: la tarea está esperando por un documento o por otra tarea para
ser realizada

Una tarea puede ser asignada a un usuario, que se transforma en el

responsable de cerrarla. Pero usted también podría dejarla sin asignar para que
nadie en particular sea el responsable: varios miembros de un equipo, en
cambio, son colectivamente responsables de las tareas para las que ellos
tienen las herramientas.

TAREAS EN GESTIÓN DE PROYECTOS

Cada usuario gestiona entonces su propia tarea usando los diferentes menús
disponibles. Para abrir la listas de tareas no cerradas que usted tiene asignadas
específicamente, use el menú Gestión de Proyectos > Mis tareas > Mis
tareas abiertas. O para abrir las tareas no asignadas, vaya a Gestión de
Proyectos > Todas las tareas > Tareas no asignadas y seleccione las
tareas en estado Borrador y Abierta de esa lista.

Consejo: Atajos
Cada usuario debería crear un vínculo al menú Mis Tareas
Abiertas en sus propios atajos, porque tendrán que consultar
este menú varias veces al día.

Cuando un usuario trabaja en una tarea, él puede cargar su trabajo en la lista

del campo Trabajo de tarea al pie del formulario. Las Horas efectivas se
calculan automáticamente a partir del trabajo allí codificado.

Nota: Tareas y hoja de asistencia

 El módulo hr_timesheet_project le brinda una forma de crear la
hoja de asistencia diaria automáticamente desde el trabajo
efectivo hecho para cada una de las diferentes tareas. De
este modo usted no tiene que codificar los servicios dos
veces, una para la tarea del proyecto y otra para la hoja de
asistencia.
Cuando usted quiera completar su hoja de asistencia, use el
menú Recursos Humanos > Hojas de Asistencia > Mis
hojas de Asistencia > Importar Proyectos.

Asignación de roles: Gerentes de cuenta y Gerente de proyecto

En algunas compañías se definen dos responsabilidades diferentes para cada

proyecto importante:

● Alguien responsable por el cliente

● Alguien responsable por la gestión del proyecto técnicamente

La persona responsable por el cliente, el gerente de cuenta del cliente,

aprueba las solicitudes del cliente, escribe propuestas de ventas y asegura que
estas actividades y la facturación progresen apropiadamente. Él es responsable
de la definición funcional de las necesidades de los clientes. El gerente de
cuenta debería tener un perfil de ventas, ventas técnicas o financiero.

La persona responsable del seguimiento técnico del proyecto se llama gerente

de proyecto. Hace que el proyecto ocurra, organizando y subcontratando las
diferentes tareas del proyecto. El gerente de proyecto debería ser responsable
de un equipo de desarrollo que lleve a cabo el proyecto y tener generalmente
un perfil técnico.

En Open ERP, el gerente de cuenta del cliente sería responsable de mantener

las cuentas analíticas para el proyecto, y debería ser cargado en el campo
Gerente de Cuenta en la primera pestaña del formulario de la cuenta
analítica. El gerente de proyecto es responsable del mismo y sus diferentes
tareas debería también ser cargado en el campo Gerente de proyecto en la
primera pestaña del formulario del proyecto. Una cuenta analítica se vincula a
un proyecto en la segunda pestaña del formulario del proyecto, Información
del Asociado.

Si usted no hace esa distinción entre los roles, entonces ponga a la misma
persona en ambos campos.

Facturación de tareas

Ya se han visto varios métodos de facturación:

● Facturación desde un pedido de ventas

● Facturación sobre la base de los costos analíticos (tiempos de servicio,

gastos)

● Facturación sobre la base de las entregas

● Facturación manual

Existe otro método, sin embargo: facturación a partir de las tareas a medida
que éstas se cierran. Para hacerlo, primero configure el proyecto con una Lista
de Precios y un producto cuyos detalles serán listados en la factura. Los
diferentes modos de facturación en el campo Modo de fijación de precio
son:

● Por proyecto: el precio de venta se fija y anota en el proyecto.

● Por hora: se establece una tarifa horaria, y la factura se creará en base

al tiempo estimado por el gerente de proyecto para esa tarea.

● Por hora efectiva: se establece una tarifa horaria, y Open ERP usa el
campo Horas efectivas para crear el monto de la factura cuando se
 completa la tarea.

El asociado al que se factura debe ser especificado en la definición del

proyecto. Pero si usted tiene un proyecto con múltiples clientes puede codificar
un cliente diferente en cada tarea individual. Esto significa que usted puede
configurar proyectos soporte genéricos y facturar cada tarea a un cliente
diferente.

Para facturar automáticamente diferentes tareas, use el menú Gestión de

Proyectos > Todas las tareas > Tareas Cobrables. Seleccione las líneas de
las tareas que quiera facturar desde alguno de los submenús y haga click en
Facturar tareas desde el menú de acciones a la derecha del formulario para
crear las facturas.

Para ser facturada, la tarea debe haber sido marcada como tal. Tilde la opción
Para ser facturada en la pestaña Información extra en el formulario de
definición de tarea.

Nota: Facturación por proyecto

Si su facturación está basada en tareas a una tasa acordada
por cada proyecto, usted puede especificar tareas al
comienzo de un proyecto o una fase. Entonces por cada fase
en un proyecto que va a ser facturado, usted crea un recibo
de tarea o una nota de entrega.
Cuando la tarea ha sido cerrada el gerente de cuenta puede
facturar automáticamente todos los proyectos o fases de
proyectos que se muestren en la lista de tareas a facturar.

Aunque la facturación de tareas pueda parecer útil en ciertas situaciones, es

mejor facturar desde el servicio o desde pedidos de compra. Estos métodos de
facturación son más flexibles, con varios niveles de precios configurados en la
lista de precios,y diferentes productos que pueden ser facturados. Además es
de mucha ayuda limitar el número de métodos de facturación en su compañía
extendiendo el uso de un método de facturación que usted ya tenga.
Si usted quiere conectar su Pedido de Ventas con las tareas de Gestión de
Proyectos, debería crear productos tales como Asesor y Desarrollador Senior. Estos
productos deberían ser configurados con el Tipo de Producto Servicio, un
Método de Obtención Hacer a la orden y un Método de Provisión (en la
segunda pestaña, Obtención) de Producir. Una vez que haya configurado esto,
Open ERP creará automáticamente una tarea en la gestión de proyectos
cuando el pedido esté aprobado.

Usted también puede cambiar alguno de los parámetros del pedido, que
afectan a la factura:

● Política de Envío: Pago previo a la entrega, o Facturación automática después del

envío (en el cierre de la tarea).

● Facturar sobre: Cantidades pedidas o Cantidades enviadas (horas efectivas en

la tarea).

Planeamiento y prioridades en la gestión

Pueden usarse muchos métodos para el ordenamiento de las tareas según sus
respectivas prioridades. Open ERP ordena las tareas basado en una función de
los siguientes campos: Secuencia, Prioridad y Fecha límite.

Use el campo Secuencia en la segunda pestaña, Información extra, para

planear un proyecto compuesto de varias tareas. en el caso de un proyecto de
IT, por ejemplo, donde las tareas de los desarrolladores se realizan en un orden
determinado, la primera tarea a realizarse será el número de secuencia 1,
luego los números 2, 3, 4 y así sucesivamente. Cuando usted abra la lista de
tareas, estarán listadas en su orden de secuencia.

Si el proyecto está compuesto de tareas sin orden aparente, usted puede dejar
el número de secuencia en su valor por defecto. En este caso usted usa el
campo Prioridad, que puede tomar uno de los siguientes valores: Muy baja,
Baja, Media, Urgente, Muy urgente.
Finalmente, si la tarea no tiene una secuencia ni una prioridad, Open ERP usa
la fecha en el campo Fecha límite para ordenar las tareas.

Usted puede usar uno de estos tres métodos de ordenamiento, o bien

combinarlos, dependiendo del proyecto.

Usted puede establecer una grilla de asistencia (o las hojas de asistencia) en el

archivo de proyecto. Si usted no especifica nada, Open ERP asume por defecto
que usted trabaja 8 horas al día de lunes a domingo. Una vez que una grilla se
especifica, usted puede hacer un gráfico Gantt del proyecto, usando el botón
Imprimir. El sistema entonces calcula un plan de proyecto para la entrega más
temprana usando el ordenamiento de tareas y la grilla de asistencia.

Punto: Vista Calendario

El cliente Web de Open ERP le puede dar una vista de
calendario de las diferentes tareas. Esto es todo basado en
la fecha límite y muestra todas las taras que tienen una
fecha límite. Usted puede entonces borrar, crear o modificar
tareas usando simplemente arrastrar y soltar. Esto no está
disponible en el cliente Windows.

VISTA CALENDARIO DE LAS TAREAS DEL SISTEMA

Delegación eficiente

Para delegar una tarea a otro usuario, usted puede simplemente cambiar la
persona responsable para esa tarea. Sin embargo, el sistema no lo ayuda con
el seguimiento de tareas que haya delegado, tal como el monitoreo del trabajo
realizado, si lo hace de esta manera.

FORMULARIO DE LA DELEGACIÓN DE TAREAS A OTRO USUARIO

En cambio, usted puede usar el botón Delegar sobre una tarea a partir de la
versión 4.3 de Open ERP.
Al hacer click en Delegar se crea una nueva tarea para el usuario que usted
especifique. Su propia tarea se mueve al estado Pendiente y se modifica para
reflejar el cambio de requerimiento para aprobar el trabajo cuando esté
completado.

Cuando el usuario a quien se ha asignado esta nueva tarea la completa, su

propia tarea, que consiste ahora en aprobar el trabajo hecho pasa del estado
Pendiente al estado Abierta. Esta tarea (la de aprobar el trabajo que ha delegado)
entonces aparece en su lista de tareas junto con todas las demás en las que
está trabajando.

El sistema le permite modificar tareas en todos los niveles en la cadena de

delegación, para agregar información adicional. Una tarea pueden entonces
comenzar como un objetivo global y transformarse en algo más detallado a
medida que es delegada hacia abajo en la jerarquía.

La segunda pestaña en el formulario de tarea le da un historial completo de la

cadena de delegación de cada tarea. Usted puede encontrar un enlace a la
tarea madre allí, y las diferentes tareas que han sido delegadas.

El arte de la productividad sin estrés

Ahora desvíese ligeramente de la gestión empresarial pura y mire algunas de

las herramientas que Open ERP le ofrece para mejorar su propia gestión de
tiempo personal. No es tanto un desvío ya que la buena organización es la
clave para una mejor productividad en su trabajo diario.

El módulo project_gtd de Open ERP está inspirado en el trabajo de dos libros

enfocados en la gestión de tiempo eficiente:

● Getting things done, The art of stress-free productivity, de David Allen

(2001), frecuentemente referido por sus iniciales GTD (una marca
registrada desde 2005). Este libro está construido alrededor del principio
de que la gente debería escribir claramente todas sus tareas
 extraordinarias y guardar los detalles acerca de esas tareas en un sistema
digno de confianza. Entonces no tienen que preocuparse por tener todas
estas cosas en sus cabezas. Ya que ellos están bastante seguros de que
esa información está bien guardada, pueden permitirse relajarse y tener
tiempo y energía para concentrarse en manejar ellos mismos las tareas
sistemáticamente.

Nota: Desestrésese usted mismo

Limpie las tareas que atestan sus pensamientos
registrándolas en un sistema organizado. Esto
inmediatamente le ayuda a desestresarse y organizar su
trabajo de la mejor forma posible.
Si usted se siente estresado por tener mucho trabajo, haga
el siguiente ejercicio para convencerse de los beneficios.
Tome algunas hojas de papel en blanco y escriba todo lo que
pase por su cabeza acerca de las cosas que tiene que hacer.
Para cada tarea, anote la siguiente acción para hacer en una
línea adyacente, y clasifíquela según la fecha en la que se
ha comprometido a hacerla.
Al final del ejercicio se sentirá mejor organizado,
considerablemente menos estresado y mucho más libre de
preocupaciones.

● Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, de Stephen Covey (1989): el

autor asesora a organizaciones en el uso de estas prácticas y predica
sobre las mejoras en la productividad de la organización resultantes.

Nuestro objetivo en este desvío no es detallar la metodología completa, sino

describir las herramientas de soporte provistas por el módulo project_gtd.

No todo lo urgente es necesariamente importante

La primera modificación al sistema básico de Open ERP que hace este módulo
es una separación de los conceptos de urgencia e importancia. Las tareas ya
no se clasifican por un único criterio sin por el producto de dos criterios,
permitiéndole priorizar temas que son tanto urgentes como importantes en una
única lista.

Muchos gerentes con una pesada carga de trabajo usan la urgencia como su
único método de priorización. La dificultad es entonces en resolver cómo
planear las tareas sustanciales (como los objetivos a mediano plazo). Éstas no
son urgentes pero son muy importantes.

Ejemplo: Distinción entre urgente e importante

Si usted está muy organizado, las tareas urgentes pueden (y con
frecuencia deberían) tener menos precedencia que las tareas
importantes. Tome un ejemplo de la vida cotidiana: el caso de tener
algún tiempo con sus hijos.
Para la mayoría de la gente, esa tarea es importante. Pero si usted
tiene una vida profesional ocupada, los días y las semanas fluyen
con tareas urgentes sin fin que deben resolverse. Aunque usted
gestione bien su tiempo, usted puede dejar ir varios meses sin
pasar tiempo con sus chicos porque la tarea de verlos nunca es tan
urente como su otro trabajo, a pesar de su importancia.

En Open ERP, la urgencia está dada por la Fecha límite de la tarea y la

importancia por la Prioridad. La clasificación de las tareas entonces resulta del
producto de dos factores. Tanto las tareas más importantes como las más
urgentes aparecerán en el tope de la lista.

Organizando su vida sistemáticamente

En esta sección se presenta una metodología para que usted se organice

usando los conceptos de contexto y caja de tiempo.

Contexto

El contexto está determinado por el ambiente de trabajo en el que usted debe

estar para lidiar con ciertas tareas. Por ejemplo, usted podría definir los
siguientes contextos:
 ● Oficina: para tareas que tengan que ser resueltas en su lugar de trabajo
(como llamar a un cliente o escribir un documento).

● Casa: para tareas que tengan que ser llevadas a cabo en su dirección
privada (como encontrar a personal de limpieza o cortar el césped).

● En movimiento: cosas para las que usted debe ir de un lado a otro

(como ir de comprar o al correo).

● En viajes: para tareas que usted pueda manejar en el avión o en el

ómnibus mientras esté haciendo un viaje de negocios (como escribir un
artículo o analizar un nuevo producto).

Un empleado/usuario del sistema puede crear sus propios contextos usando el

menú Gestión de Proyectos > Configuración > Gestión de tiempo >
Contextos.

Cajas de tiempo

Luego usted tiene que definir las cajas de tiempo. Usted tiene que completar
las tareas en el intervalo de tiempo especificado por una caja de tiempo. Usted
usualmente define las cajas de tiempo con los siguientes períodos:

● Día: para las tareas que deben resolverse hoy.

● Semana: para las tareas que deben resolverse esta semana.

● Mes: para tareas que deben ser completadas durante el mes.

● Largo plazo: para tareas que deban resolverse en más de un mes.

Una tarea puede ser puesta en una y sólo una caja de tiempo a la vez.

Usted debería distinguir entre una caja de tiempo y la fecha límite para
completar una tarea, porque esta última está usualmente fijada por los
requerimientos del gerente de proyecto. En cambio, una caja de tiempo se
selecciona de acuerdo a lo que un individuo puede hacer.

Para definir las cajas de tiempo de su compañía, use el menú Gestión de

proyectos > Configuración > Gestión de tiempo > Cajas de Tiempo >
Mis cajas de tiempo.

Metodología y procesos iterativos

Para organizar eficientemente sus tareas, Open ERP usa un método basado en
el seguimiento sistemático y proceso iterativo:

Método: Proceso iterativo

1. Identifique todas las tareas que debe realizar, incluyendo todo lo
que lo mantiene despierto a la noche, y cárguelas en su Bandeja de
Entrada, que encontrará en el menú Gestión de Proyectos >
Gestión de tiempo > Bandeja de entrada.
2. Clasifique las tareas en su Bandeja de Entrada periódicamente,
asignándoles un contexto y una caja de tiempo. Esto indica tanto
cuándo y dónde se deben realizar las tareas. Si una tarea toma
menos de 10 minutos, podría ser realizada inmediatamente.
3. Todos los días, lleve a cabo el siguiente proceso:
* Primero en la mañana, seleccione las tareas contenidas en
la caja de tiempo de esta semana con las quiere trabajar hoy. Se
presentan en orden de importancia y urgencia, por lo que usted
debería seleccionar las tareas más cercanas al tope de la lista.
* Realice cada tarea, es decir, trabaje en las tareas usted
mismo o delegue a otro usuario.
* Al final del trabajo del día, vacíe la caja de tiempo del día y
vuelva todas las tareas no cerradas a la caja de tiempo de la
semana.
4. Repita el mismo proceso cada semana y cada mes para las
respectivas cajas de tiempo.
 No confundir: Agenda y Caja de Tiempo
La idea de la caja de tiempo es independiente a la de una
agenda. Ciertas tareas, como las reuniones, deben realizarse
en una fecha precisa. Entonces no pueden ser manejadas
por una caja de tiempo, sino por una agenda.
El ideal es poner el mínimo de cosas en la agenda y poner
solo las tareas que tienen una fecha fija. El sistema de caja
de tiempo es más flexible y más eficiente para lidiar con
múltiples tareas.

Comience por cargar todas las tareas requeridas por la gestión de proyectos.
Éstas pueden haber sido cargadas por otro usuario y asignadas a usted. Es
importante codificar todas las tareas que estén dando vueltas en su cabeza,
para sacarlas de su mente. Una tarea puede ser:

● Trabajo a ser realizado

● Un pequeño objetivo a mediano o largo plazo

● Un proyecto complejo que todavía no ha sido dividido en tareas

Un proyecto o un objetivo de varios días puede ser resumido en una sola tarea.
Usted no tiene que detallar cada operación si las acciones que deben realizarse
son lo suficientemente claras para usted.

Debe vaciar su Bandeja de Entrada periódicamente. Para hacerlo, use el menú

Gestión de Proyectos > Gestión de Tiempo > Mi Bandeja de Entrada.
Asigne a cada tarea una caja de tiempo y un contexto. Esta operación no
debería tomarle más que unos minutos, porque usted no está lidiando con las
tareas en sí, sólo está clasificándolas.

En este punto usted puede comenzar el ciclo diario iterativo. En la mañana

abra la caja de tiempo usando el menú Gestión de Proyecto > Gestión de
Tiempo > Mi caja de tiempo para hoy.

CAJA DE TIEMPO CON TAREAS DEL DÍA

Luego haga click sobre el botón en la parte superior derecha: Planear la caja
de tiempo. Este procedimiento le permite seleccionar las tareas del día entre
aquéllas en la caja de tiempo para la semana. Esta operación le da un
pantallazo general de las tareas y objetivos en el mediano plazo y le hace
revisarlas al menos una vez al día. Es entonces cuando usted debería decidir
asignar parte de su tiempo ese día a ciertas tareas basado en sus prioridades.

Ya que las tareas están clasificadas por prioridad, es suficiente con tomar las
primeras de la lista, hasta el número de horas en su día. Esto le tomará
solamente un minuto, porque la selección no se toma de todas las tareas que
debe realizar a futuro, sino de aquéllas seleccionadas para esta semana.

Una vez que la caja de tiempo ha sido completada, usted puede comenzar su
trabajo en las tareas del día. Para cada tarea usted puede comenzar a trabajar
sobre ella, delegarla, cerrarla o cancelarla.

Al final del día usted vacía la caja de tiempo usando el botón en la parte
superior derecha. Todas las tareas que no se han realizado se mandan de
vuelta a la caja de tiempo general y se ponen entre las tareas que serán
planeadas la mañana siguiente.

Haga lo mismo cada semana y cada mes usando los mismos principios, pero
solo usando las cajas de tiempo apropiadas para esos períodos.

Los atajos a la derecha de la caja de tiempo lo ayudan a usar eficientemente el

sistema con:

● Un enlace directo a la Bandeja de Entrada

● La lista de todas sus tareas abiertas

 ● La lista de todas sus tareas pendientes

● Sus fechas límites

● Un enlace a todas las tareas en la caja de tiempo.

Algunos resultados convincentes

Después de unos días de practicar este método cuidadosamente, los usuarios

han reportados las siguientes mejoras:

● Una reducción en el número de tareas y objetivos olvidados

● Una reducción en el estrés al sentirse más en control de la situación

● Un cambio de las prioridades en los tipos de tareas realizadas

diariamente

● Mayor percepción de la urgencia e importancia de tareas y objetivos e la

organización de tiempo a largo plazo.

● Mejor manejo de la delegación de tareas y la selección de cuáles tareas

son mejores para delegar

● Un aumento en el enfoque de trabajo importante, más que en el menos

importante pero superficialmente más interesante.

Finalmente, es importante notar que este sistema está totalmente integrado

con la función de gestión de proyectos de Open ERP. El personal puede usar o
no este sistema dependiendo de sus propias necesidades. Este sistema es
complementario a la función de gestión de proyectos que maneja la
organización de equipo y el planeamiento de la compañía.
Personalización de Open ERP

Después de que usted haya probado y evaluado Open ERP, necesitará

configurarlo para ajustar el software a las necesidades de su compañía. Su
flexibilidad le permite configurar los diferentes módulos, adaptándolos a su
industria o sector de actividad.

Diseñado para gerentes de proyectos ERP, esta sección trata de la

administración y configuración del sistema, dándole poderosas herramientas
para integrar el software con una compañía, y dirigir y seguir el proyecto,
tomando nota de diferentes problemas, un rango de tipos de proveedores,
riesgos de implementación y las opciones disponibles para usted.

Este capítulo es para los administradores de un sistema Open ERP. Usted

aprenderá a configurar y personalizar Open ERP para ajustarlo a las
necesidades de su compañía y las de cada usuario individual del sistema.

Open ERP le brinda una gran flexibilidad en los modos de configurarlo y usarlo,
lo que le permite modificar su apariencia, el modo general en el que funciona y
las diferentes herramientas de análisis elegidas para ajustarse más a las
necesidades de su compañía. Estos cambios de configuración se llevan a cabo
a través de la interfaz del usuario.

Cada usuario puede organizar su propia página de inicio y su propio menú, y

usted puede también personalizar Open ERP asignándole a cada usuario su
propio tablero de comando en su página de inicio para darles la información
más actualizada. Así, todos pueden ver inmediatamente la información más
relevante para ellos cada vez que se conecten.

El menú principal de Open ERP puede ser reorganizado totalmente. La gestión

de derechos de acceso le deja asignar ciertas funciones a usuarios del sistema
específicos. Usted también puede asignar roles, los cuales definen la parte que
cada usuario del sistema cumple en el flujo de trabajo que mueve los
documentos del sistema de estado a estado (tal como la habilidad de aprobar
solicitudes de gasto por parte de los empleados).

Definición: Personalización
La palabra personalización se usa muchas veces como
parametrización. La palabra configuración también está
estrechamente relacionada, siendo el proceso general de
establecer opciones de configuración que moldeen el
sistema a las necesidades operacionales de una compañía
determinada.

Usando el módulo Diseñador de reporte OpenOffice.org usted puede

cambiar cualquier parte de cualquiera de los reportes producidos por el
sistema. El administrador del sistema puede configurar cada reporte para
modificar la distribución y el estilo, o aún que se provee allí.

Ventaja: El editor de reporte de OpenOffice.org

La extensión de OpenOffice.org le permite no sólo configurar
los reportes de los productos básicos en Open ERP, sino
también crear nuevas plantillas de reporte. Cuando el
usuario imprime estos reportes a través de la interfaz de
cliente de Open ERP, OpenOffice.org se abre con el reporte
conteniendo toda la información seleccionada.
Usted también puede crear fácilmente documentos de fax,
presupuestos o cualquier otro documento comercial. Esta
funcionalidad le permite extender considerablemente la
productividad de su personal de venta, quienes tienen que
enviar muchas propuestas a los clientes.

Finalmente, usted verá cómo importar sus datos a Open ERP automáticamente,
para migrar todos sus datos de una sola vez.

Creación de un Módulo de Configuración

Poder hacer una copia de respaldo de sus opciones de configuración

específicas en un módulo de Open ERP dedicado solo a eso es muy útil. Esto le
permite:
 ● Duplicar automáticamente las opciones de configuración instalando el
módulo en otra base de datos.

● Reinstalar una base de datos limpia con su propia configuración en caso

de tener problemas con la configuración inicial.

● Publicar su configuración específica para beneficiar a otras compañías del

mismo sector industrial.

● Simplificar las migraciones, si usted ha modificado algunos elementos de

la configuración básica, hay un riesgo en devolverlos a su estado original
después de la migración, a menos que haya guardado las modificaciones
en un módulo.

Comience instalando el módulo base_module_record de la manera usual. Luego

comience a grabar sus acciones usando el menú Administración > Gestión
de Módulos > Grabación de Módulos > Comenzar a grabar. Haga
manualmente todos los cambios de configuración a través de la interfaz del
usuario como lo haría normalmente (tal como gestión de menú, asignación de
tableros de comando, personalización de la pantalla, nuevos reportes y gestión
de derechos de acceso, cuyos detalles se describirán más adelante).

Una vez que ha hecho esto, vaya al menú Administración > Gestión de
Módulos > Grabación de Módulos > Guardar el Menú Grabado.

Un paso más allá: Contribuyendo al desarrollo de

Open ERP
Una vez que su configuración personal ha sido guardada en
un módulo, instale el módulo base_module_publish. Esto le da
una nueva acción posible, Publicar Módulo, en el menú
Administración >Gestión de Módulos > Módulos.
Use esta función para publicar su módulo en el sitio oficial
de Open ERP. Podrá entonces ser usado por otras compañías
con las mismas necesidades que las suyas. Y en el futuro
 usted podría beneficiarse con las mejoras hechas por esas
compañías.
No olvide crear de antemano una cuenta de usuario en http://
openerp.com.

Luego, Open ERP crea un archivo comprimido para usted conteniendo todas las
modificaciones que usted ha hecho mientras estaba llevando a su trabajo de
configuración. Usted podría reinstalar este módulo en otras bases de datos y/o
publicarlo en línea para ayudar a otras compañías. Esto podría terminar siendo
útil si usted quiere instalar un servidor de prueba para los usuarios de la
compañía y darles la misma configuración que el servidor de producción.

Para instalar un nuevo módulo guardado en formato comprimido, use el menú

Administración > Gestión de Módulos > Importar un nuevo módulo.

Personalización del menú

La organización del menú de Open ERP no está sujeta a restricción alguna, así
que puede modificar todas la estructura, la terminología y todos los derechos
de acceso para adaptarlos a sus necesidades específicas de la mejor forma
posible. Sin embargo, antes de hacer todo eso tal como lo haría con otro
software, debería balancear los costos y los beneficios de hacer tales cambios,
tal como la necesidad de entrenar usuarios, mantener nueva documentación y
continuar las alteraciones a través de las subsecuentes versiones del software.

Esta sección describe cómo proceder para cambiar la estructura del menú y la
página de inicio, personalización la terminología de los menús y formularios en
la interfaz del usuario y gestionar derechos de acceso de los usuarios a los
menús y los objetos de negocios subyacentes.

Dejar que los usuarios cambien ellos mismos sus contraseñas

Al conectarse como administrador a la base de datos, dos menús le dan acceso

a formularios para cambiar su contraseña:
 ● Administración > Usuarios > Usuarios le da una lista de todos los
usuarios: haga click en su propio nombre en esa lista y aparece un
formulario conteniendo un campo con su contraseña (por el momento, no
haga click en el ícono Editar que se encuentra en la parte superior del
formulario, ni en el ícono Editar a la derecha de la lista de usuarios).

● Administración > Usuarios > Usuarios > Cambiar mi contraseña le

muestra otra lista, con sólo usted esta vez: haga click sobre su propio
nombre y verá un formulario donde solo la contraseña y la firma pueden
ser editadas (por ahora, siga sin editar).

Estos dos cuadros mencionados arriba se encuentran en el ramal

Administración de su menú, que solo es visible para los usuarios que son
miembros del grupo admin. Usted puede hacer un ítem de menú accesible a
todo el mundo moviéndolo o duplicándolo, por lo que puede hacer el menú
Cambiar mi Contraseña accesible a todos.

Para hacerlo, seleccione el ítem del menú Administración > Usuarios >
Usuarios > Cambiar mi Contraseña. Luego haga click sobre la línea
conteniendo la palabra Administrador (pero no sobre el nombre Administrador) y
haga click sobre el botón Cambiar para traer el ítem del menú como un
formulario editable (puede hacer lo mismo usando el cliente Windows,
seleccionando la línea y haciendo click sobre el botón Vista).

Usted podría ahora editar este formulario, cambiar su Menú Padre (lo que
mueve la entrada a una parte diferente del sistema del menú), editar su
nombre de Menú (para cambiar cómo aparece en el árbol de menú), o darle un
nuevo Ícono. También podría darle una nueva Acción.

En lugar de editar este formulario, que es la entrada original del menú,

duplíquela. Con el cliente web usted debe hacer primero el formulario sólo-
lectura haciendo click sobre el botón Cancelar, luego haga click en el botón
Duplicar que aparece (en el cliente Windows, haga click en Formulario >
Duplicar Formulario en la parte superior del menú). El formulario que queda
es la entrada duplicada, no el original.

CAPTURA FORMULARIO CAMBIO CONTRASEÑA

Para mover esta entrada duplicada, cambie el campo Menú Padre borrando lo
que está allí y reemplazándolo con otro menú que todos puedan ver, tal como
Herramientas o Recursos Humanos, y asegúrese que la entrada se mueva
al final de la lista del menú reemplazando la Secuencia con 99. Usted puede
experimentar con los íconos si lo desea. Guarde el formulario y luego haga click
en el Menú Principal para ver los resultados.

Atención: Duplicar el menú

Usted debería duplicar un menú antes de modificarlo. De
este modo usted siempre mantendrá un enlace al menú
original que funciona si así lo necesita.

Atención: Gestión de Contraseñas

Si usted deja que los usuarios cambien ellos mismos las
contraseñas, no tendrá control directo sobre la contraseña
que han elegido. Usted debería tener una política escrita
acerca de la fortaleza de la contraseña para tratar de
mantener un nivel de seguridad en su sistema.

Personalización de la página de inicio para cada usuario

Cuando usted se conecte a Open ERP por primera vez, aparece una página de
inicio. En un sistema mínimo, usted sólo obtiene el menú principal, el mismo
que usted obtiene por defecto cuando hace click en el botón Menú Principal.
A medida que agrega funcionalidades a la base de datos, usted obtiene más
opciones para la página de inicio, con diferentes tableros de control asignados
automáticamente a varios roles de la compañía a medida que sean creados.

El administrador puede cambiar tanto la página de inicio como la del menú

principal individualmente para cada usuario del sistema, y puede adaptar el
software a cada rol en la compañía para ajustarse mejor a las necesidades de
cada uno.

Para hacer modificaciones para un usuario en particular, edite de nuevo la

configuración del usuario en Administración > Usuarios > Usuarios. Abra el
formulario para un usuario en particular, y seleccione diferentes entrada de
menú para los campos Acción de Inicio y Acción de Menú.

SELECCIÓN DE UNA NUEVA PÁGINA DE INICIO

La Acción de Inicio es el ítem del menú que se abre automáticamente cuando

usted se conecta, y a la que se llega luego haciendo click en el enlace Inicio
en la barra herramientas superior derecha del cliente web. Allí usted puede
elegir cualquier página a la que llegaría a través de cualquier menú (alguno de
los tableros de control podría ser muy útil). La Acción de Menú es aquélla a la
que llega a través del botón Menú Principal en el cliente web (y el botón
Menú en el cliente Windows). Usted puede elegir allí el menú principal y los
tableros de control

Atención: Acciones en el menú de administrador

Es muy fácil cambiar la página de inicio y el menú de los
diferentes usuarios. Sin embargo, usted no debería cambiar
el menú del administrador principal porque podría hacer
inaccesibles ciertos menús por error.

Asignación de valores por defecto a los campos

Usted puede configurar fácilmente el sistema para poner valores por defecto
en varios campos a medida que abre nuevos formularios. Esto le permite
precompletar los campos con información por defecto para simplificar el
trabajo de sus usuarios al cargar nuevos documentos.

Para hacer esto, abra la ventana de formulario de su elección. Por ejemplo,

abra un nuevo formulario de asociados haciendo click en el botón Nuevo luego
de hacer click en el menú Asociados > Asociados. Ingrese un país, por
ejemplo Brasil en el campo País del Contacto de Asociado.
 ● Si está usando el cliente Web, haga Ctrl + click derecho (o sea, click
derecho mientras el cursor está en el campo y la tecla Control se presiona
en el teclado).

● Si está usando el cliente Windows, sólo haga click derecho mientras el

cursor está en el campo.

Luego elija Establecer por defecto. Aparece un cuadro de diálogo

Preferencias de Campo, donde usted puede seleccionar el botón Valor
aplicable para: y elija Para todos (o Solo para usted)

Para chequear esta nueva configuración, abra un nuevo formulario de

asociado. El campo País debería contener ahora la entrada Brasil.

Ésta es una característica muy poderosa. Un administrador puede usar esta

funcionalidad para redefinir el comportamiento de todo su sistema.

INSERTANDO UN NUEVO VALOR POR DEFECTO

Cambio de terminología

Usted puede usar la funcionalidad de traducción de idioma de Open ERP para

sustituir su terminología estándar con terminología que se ajuste mejor a su
compañía. Es más sencillo adaptar el software con diferentes términos
específicos de su industria. Además esto puede fortalecer la aceptación de su
nuevo sistema Open ERP, porque todos serán capaces de conservar su
vocabulario habitual.

Usted puede hacer esto de dos maneras:

● Traducirlos en un archivo CSV, el que le da una vista global de todos los

términos del sistema, para que pueda buscarlos y reemplazarlos donde
sea.

● Traducir las frases directamente en el cliente, lo que significa que puede

 cambiarlas en su contexto y esto puede ser muy útil cuando esté
traduciendo.

Definición: CSV
CSV es un formato de texto libre, que representa
información tabular donde los valores están separados por
comas. Estos archivos usan una extensión .csv y el formato
es una forma muy común de exportar datos desde un
sistema de software a otro.
Cada línea del archivo corresponde a un registro en la tabla,
y las celdas de cada fila están separadas por comas.

Traducción a través de un archivo CSV

Para traducir o modificar todas las frases del sistema, primero tiene que
exportar un archivo de traducción en formato CSV.

Haga click en Administración > Traducción > Exportar idioma para abrir
el formulario de exportación y bajar el archivo de traducción. Usted puede
seleccionar un idioma traducido allí, o simplemente Nuevo Idioma. Open ERP
crea entonces un archivo CSV el cual usted tiene que guardar en su
computadora (asegurándose que agrega una extensión .csv al archivo que ha
elegido), luego abra en OpenOffice. Calc o Microsoft Excel.

Atención: Formato UTF-8

El archivo CSV está codificado en el formato UTF-8.
Asegúrese de que usted conserva este formato cuando abra
el archivo en un programa de hoja de cálculo porque sino se
arriesga a ver una sucesión de caracteres extraños en lugar
de caracteres acentuados.

CAPTURA ARCHIVO CSV DE TRADUCCIÓN

El archivo contiene cinco columnas: tipo, nombre, res_id, src y valor. Debe
asegurarse de que la primera línea, la cual especifica los nombres de estas
columnas, permanezca sin ser tocado. El campo src contiene el texto base en
inglés y el campo valor contiene una traducción a otro idioma convencional o
a una frase técnica. Si no hay nada en el campo valor entonces la traducción
en inglés será usada automáticamente en el formulario que ve.

Nota: ¿Cuándo debería modificar el texto?

La mayor parte del tiempo, usted encontrará el texto que
quiere modificar en varias líneas del archivo CSV. ¿Qué línea
debería modificar? Remítase a las dos columnas Tipo y
Nombre. Alguna línea tiene el nombre ir.ui.menu, lo que
muestra que es una entrada de menú. Otras tienen un tipo
de selección, lo que indica que usted vería esta entrada en un
menú desplegable.

Usted debería entonces cargar el nuevo archivo en su sistema Open ERP

usando el menú Administración > Traducción > Importar idioma. Ahora
tiene dos formas de seguir:

● Puede sobreescribir la traducción previa usando el mismo nombre que

antes.

● Puede crear un nuevo archivo de traducción que los usuarios puedan

seleccionar en sus Preferencias.

Si no está conectado al idioma traducido, haga click en Preferencias,

seleccione el idioma en Idioma y finalmente haga click en Ok para cargar el
nuevo idioma con su nueva terminología.

Nota: Traducciones parciales

Usted puede cargar algunas de las líneas en un archivo de
traducción borrando la mayor parte de las líneas y luego
cargando solo las que han cambiado. Open ERP entonces
cambia solamente las líneas cargadas y deja las originales
como estaban.
Cambios a través de la interfaz cliente

Para modificar la terminología usada en Open ERP usted necesita comenzar

con un archivo de traducción cargado en el sistema, tal como el Nuevo
idioma descrito antes.

Luego usted debería abrir el formulario que usted quiere traducir. A través del
cliente web, haga click en el botón Traducir este recurso en la parte superior
derecha del formulario, y directamente a la derecha del botón Buscar solo
visible cuando el formulario está en modo solo-lectura no editable. Se
muestran todos los términos que pueden ser traducidos:

● Los datos en el sistema (contenidos en los Campos)

● Los títulos de los campos (las Etiquetas)

● Todos los botones Acción a la derecha del formulario

● Los términos usados en la forma Vista

El procedimiento es ligeramente diferente usando el cliente Windows. En éste

usted debe hacer click derecho con el mouse sobre una etiqueta o botón. Usted
puede elegir traducir el ítem o toda la vista. Éste método es simple y rápido
cuando usted solo tiene unas pocas entradas para modificar, pero puede
volverse cansador y representar una pérdida de tiempo si tiene que cambiar
algunos términos a lo largo de todo el sistema. En ese caso podría ser mejor
usar el método de traducción que emplea un archivo CVS.

Cliente Windows: Tomando las traducciones

En el cliente Windows los términos modificados no se
actualizan inmediatamente. Para ver los efectos de las
modificaciones, debe cerrar la ventana en uso y volver a
abrir el formulario.

Gestión de derechos de acceso

Una de las áreas más importantes en la configuración de Open ERP es cómo
gestionar los derechos de acceso a la información en el sistema.

Usted está planeando poder toda la información significativa de su negocio en

el sistema, pero la mayor parte de su personal necesita ver solo parte de ella, o
incluso mucho menos. ¿Quién debería tener acceso para qué y cómo debería
usted manejar eso?

El enfoque de Open ERP a la gestión de derechos es altamente flexible. Cada

usuario puede pertenecer a uno o más grupos, y el o los grupos a los que
pertenece determinan:

● La visibilidad de cada ítem del menú

● La accesibilidad

Por ejemplo, el grupo Stock solo puede tener acceso a algunos de los menús en
Control de Inventario, y puede no tener acceso a la información contable.
Cada usuario del sistema que trabaja en Tiendas es miembro del grupo Stock. Si
algunos usuarios trabajan en otros lados, también se les dará membresía de
otros grupos.

Los usuarios de Open ERP también pueden pertenecer a varios roles. Mientras
el grupo determina los derechos de acceso del usuario, cada rol determina los
deberes del usuario. Esto se gestiona a nivel de flujos de trabajo, los que
forman los procesos de negocio de la compañía.

Grupos y Usuarios

Para configurar los derechos de acceso, debe comenzar definiendo los grupos.
Es importante que los grupos sean representativos de las funciones de trabajo
de la compañía y no de empleados individuales.

Entonces, si su Director de Finanzas es la misma persona que su Director de

Ventas, usted debería crear un grupo para cada uno, aunque sean la misma
persona, y ambos grupos deben asignarse a ese usuario. Esto le da flexibilidad
para el futuro.

Usted debería crear también grupos en áreas departamentales que tienen

diferentes niveles de derechos de acceso. Por ejemplo, si usted crea un grupo
de Director de Ventas y otro de Ventas, evite asignar exactamente los
mismos derechos a cada grupo. El primero podría ver todos los reportes,
mientras el segundo podría estar limitado a ver presupuestos. Usted puede
hacer al Director de Ventas un miembro de los dos grupos, y darle al grupo
Director de Ventas un set limitado de derechos extras, o darle al grupo
Director de Ventas todos los derechos necesarios para que el Director de
Ventas pertenezca solo a este grupo. Usted debería elegir el esquema que le
de la mayor flexibilidad y luego apegarse a él para mantener la consistencia.

Consejo: Flexibilidad en la gestión de acceso

Para tener flexibilidad, usted puede asegurarse que un
miembro del personal confiable (quizá un director, o alguien
en cuentas, o incluso el administrador del sistema) tenga
amplios derechos para usar el sistema, y esté autorizado por
la gestión para llevar a cabo tareas especificas para la
gente.

Derechos de acceso para los menús

Como dijimos antes, primero debe configurar los grupos, para luego definir los
derechos de acceso para cada uno de esos grupos y as personas que serán sus
miembros.

Para crear un nuevo grupo, use el menú Administración > Usuarios >
Grupos. Ingrese el nombre del nuevo grupo que desea crear, por ejemplo,
Stock1.

Luego, para crear un nuevo usuario vinculado a esto, use Administración >
Usuarios > Usuarios para cargar la siguiente información:
 ● Nombre: por ejemplo, Personal de Tienda

● Nombre de usuario: Tiendas

● Contraseña: Tiendas

● Compañía: el nombre de su compañía.

● Acción: Menú

● Acción de Menú: Menú

En la segunda pestaña del formulario de usuario, Seguridad, agregue el grupo

Stock1 que acaba de crear.

GRUPOS QUE TIENEN ACCESO AL MENÚ CONTROL DE INVENTARIO

Guarde el usuario, y luego vaya al menú Administración > Seguridad >

Definir accesos a los ítems del menú para obtener una lista de menús.
Filtre esta lista usando el campo de búsqueda Menú para tener el ítem de
menú Control de Inventario. En el formulario que describe el menú, agregue
Stock1 en el campo Grupos. Mientras esté en eso, también agregue el grupo
Admin. Desde ahora en adelante, solo los miembros de los grupos Stock1 y Admin
podrán ver este ítem de menú en su lista de menú principal.

Info: Jerarquía de Menú

Como los menús son jerárquicos, no hay necesidad de
esconder accesos a los menús más bajos: una vez que ha
configurado Control de Inventario de esta manera, todos los
menús de nivel más bajo se hacen inaccesibles para los
miembros de otros grupos.

Importante: Seguridad
Este método de gestión de accesos a menús no garantiza
 que usuarios que no tienen acceso a objetos de negocios
ocultos en el sistema accedan a ellos de otra manera. Por
ejemplo, esconder el menú Facturas no evitará que la
gente alcance facturas a través de órdenes de compra y
venta, o adivinando la URL.
Para la gestión efectiva de seguridad, usted debe usar los
métodos para la gestión de derechos de acceso a objetos
presentada en la siguiente sección.

Más información: Configuración de acceso inicial

En la configuración inicial, el usuario Admin, un miembro del
grupo Admin tiene acceso el menú Configuración en cada
sección del menú principal. Por ejemplo, Asociados >
Configuración es visible en el menú del administrador
entre los otros ítems del menú de Asociado, pero solo las
otras entradas del menú son visibles para otros usuarios. De
forma similar, la entrada de menú Administración es
visible solamente para los usuarios que son miembros del
grupo Admin.

Derechos de Acceso a Objetos

Los derechos de acceso de menú determinan quién puede acceder a qué

menú, pero no define lo que usted puede hacer una vez que ingresó al menú.

Los controles de acceso sobre los objetos le dan la posibilidad de definir qué
pueden hacer los usuarios con su información una vez que acceden a ella. El
control de acceso a objetos está estructurado de la misma manera que el
acceso a los menús.

Definición: Objeto
Un objeto representa un documento en el sistema. Los
objetos están enlazados a tablas de la base de datos y
también tienen conceptos y adicionales, tales como la
función de campos, la herencia desde otros objetos y
 métodos de catalogarlos para darles comportamiento.

Si no se asigna un grupo a un objeto, todos los usuarios pueden acceder a él

sin restricción alguna. A la inversa, cuando un control de acceso es definido
para un objeto, un usuario debe ser miembro de un grupo que posea derechos
de acceso adecuados para tener algún tipo de acceso a ese objeto.

Usted siempre debe asegurarse que no deje afuera al grupo Admin de ningún
objeto de la administración de control y opciones de configuración.

Usted puede gestionar cuatro modos de acceso sobre objetos

independientemente:

● Acceso para lectura: los miembros del grupo pueden leer la

información en el objeto.

● Acceso para crear: los miembros del grupo pueden crear un nuevo
registro en el objeto.

● Acceso para escribir: los miembros del grupo pueden modificar los
contenidos de los archivos en el objeto.

● Acceso para borrar: los miembros del grupo pueden borrar registros en
el objeto.

CAPTURA CONTROL DE ACCESO A FACTURAS PARA EL GRUPO ADMIN

Para configurar los derechos de acceso a los objetos de Open ERP, use el menú
Administración > Seguridad > Controles de Acceso. Usted le da un
Nombre al control de acceso, selecciona un Grupo, y el objeto (Modelo),
luego tilde la opción correspondiente a cada uno de los cuatro modos de
Acceso.

Si usted no especifica ningún grupo en las reglas de acceso, la regla es

aplicada a todos los grupos. Para remover acceso a un objeto para todos los
usuarios, usted puede crear una regla:

● que esté definida para un objeto especifico,

● que no esté vinculada a un grupo,

● para la que ninguna de las cuatro opciones de acceso esté tildada.

Usted puede crear reglas adicionales sobre el mismo objeto para dar derechos
específicos a ciertos grupos.

Historial de modificación
CAPTURA HISTORIAL DE REGISTRO DE ASOCIADO

Cada registro en la base de datos de Open ERP lleva una nota de su historial.
Usted puede encontrar entonces quién y cuando creó ese registro, y quién lo
modificó y cuándo ocurrió eso. Haga click sobre el ícono Ver registro en la
parte superior derecha de cualquier formulario en el cliente web (pero solo
cuando sea de solo lectura, no cuando es editable) para visualizar un cuadro de
diálogo mostrando esta información, como se muestra en la figura. esto puede
ayudarle a identificar si hay algún problema con la información de los registros.

Configuración de los flujos de trabajo

Los flujos de trabajo representan los diferentes procesos de negocios de la

compañía. Son completamente configurables y definen el patrón que cualquier
objeto de Open ERP (como un pedido) debe seguir dependiendo de las
condiciones (por ejemplo, un pedido sobre un cierto valor debe ser aprobado
por un director de ventas, o en caso contrario por cualquier personal de ventas,
antes de que se pueda comenzar con el envío).

CAPTURA FLUJO DE TRABAJO PARA UN PEDIDO

La figura muestra el flujo de trabajo estándar para un pedido. Usted puede

verlo desde el cliente Windows comenzando con Gestión de Ventas >
Pedidos de Ventas > Todos los Pedidos de Ventas. Seleccione un pedido,
luego vaya al menú Agregados > Ejecutar un Agregado > Imprimir Flujo
de Trabajo para ver el menú. Está diseñado realmente para administradores,
entonces no está disponible a través del cliente web.

Definición de los Flujos de Trabajo

Los flujos de trabajo pueden ser creados y modificados en la interfaz de usuario

de Open ERP.

DEFINICIÓN DEL FLUJO DE TRABAJO PARA UN PEDIDO DE VENTA

Usted puede ver las especificaciones del flujo de trabajo para el pedido anterior
usando el menú Administración > Nivel Bajo > Base > Flujo de Trabajo.
Es el proceso llamado sales.order.basic. Todos los nodos que aparecen en el
gráfico están listados en el campo Actividades y todas las flechas están
listadas en el campo Transiciones.

Configuración de reportes

Open ERP tiene dos tipos distintos de reportes:

● Reportar estadísticas: éstos son información calculada, representada

frecuentemente en forma de listas o gráficos. Estos reportes son
dinámicos y usted puede navegar a través de la información que
compone las cifras a través de la interfaz cliente.

● Reportar documentos: se usan para imprimir documentos del sistema.

Usualmente, el resultado es un PDF generado por una selección hecha en
la pantalla. Además, Open ERP le permite abrir estos reportes en
OpenOffice.org para editar los cambios que desee antes de enviarlo a su
cliente.

Debido al poder del motor de Open ERP, estos dos tipos de reportes pueden ser
creados o modificados sin necesidad de desarrollo alguno y esto puede ser
realizado directamente en la interfaz cliente de Open ERP o desde
OpenOffice.org.

Gestión de reportes estadísticos

Muchos reportes se configuran de antemano en Open ERP. Usted puede

encontrarlos en los submenús Reportar bajo cada entrada de menú principal.
Usted también puede instalar más nuevos reportes usando los diferentes
módulos cuyos nombres habitualmente comienzan con report_.

Modelar un nuevo reporte

Open ERP le da la posibilidad de desarrollar su propio análisis para ajustarse a

sus necesidades específicas. Para definir un nuevo análisis de la información
del sistema usted debería instalar el módulo base_report_creator. Esto le permite
crear consultas complejas sobre la base de datos, en una forma simple y visual.

Una vez que el módulo está instalado, cree un nuevo reporte usando el menú
Tableros de Control > Configuración > Personalizar Reportes. Dé un
Nombre de Reporte a su nuevo reporte y seleccione los objetos que usted va
a analizar. Por ejemplo, podría seleccionar: Asociado, Pedido de Venta y
Línea de Pedido de Venta.

Luego vaya a la segunda pestaña, Ver Parámetros, para seleccionar las vistas
que quiere en su reporte. Seleccione Árbol en la Primera Vista y Gráfico en la
Segunda Vista. Usted puede elegir el tipo de gráfico mostrado usando los
campos Vista de Gráficos. Usted también podría seleccionar Calendario como
una vista si fuera a agregar el campo Fecha en su reporte.

Ventaja: El Agregado MS Excel

El Agregado Microsoft Excel le permite conectar a Open ERP
y extraer la información seleccionada automáticamente.
Usted puede entonces aplicar fórmulas y gráficos para hacer
sus propios tableros de control de medidas directamente en
Excel. El archivo .xls puede ser guardado y, cuando se lo
 reabre, se reconecta con Open ERP para refrescar las
diferentes listas y gráficos con los datos actualizados.

CAPTURAS VARIAS

En la tercera pestaña, Campos para mostrar, usted puede agregar filtros

sobre todos los campos de los objetos seleccionados (Filtros sobre campos).
Para hacerlo, use el botón Agregar Filtro en la parte superior del formulario.

En la cuarta pestaña debe indicar cuáles de los campos en la lista quiere que
sean mostrados en su reporte (Campos para mostrar). Complete la pantalla
junto con las líneas:

1. El campo Secuencia da el orden de los campos mostrados.

2. Campo, la segunda columna, le permite seleccionar un campo de alguno

de los tres objetos que ha seleccionado en la primera pestaña.

3. Método de agrupamiento, la tercera columna, le permite determinar la

operación de agrupamiento que va a ser aplicada en este campo:

_ Agrupado: le permite agrupar entradas de documentos con el

mismo valor en este campo.

_ Suma: le da la suma de los valores en este campo.

_ Mínimo: le da el mínimo de todos los valores que aparecen en este

campo.

_ Máximo: le da el máximo de todos los valores que aparecen en este

campo.

_ Promedio: le da el promedio aritmético de todos los valores en este

 campo.

4. Modo Gráfico, la cuarta columna, determina si el campo aparecerá en la

vista gráfica y, si lo hace, en qué eje (X o Y).

5. Modo Calendario, la quinta columna, le permite especificar el campo

que puede ser la base de una vista calendario.

Una vez hecho esto, puede Guardar el reporte que ha definido. Haga click en
el botón Abrir Reporte a la derecha del formulario para obtener el análisis
requerido.

CAPTURAS VARIAS

Personalización de los tableros de control

Desde la versión 4.3 de Open ERP, usted puede igualmente definir medidas
para poner en sus propios tableros de control. Para hacerlo, use el menú
Tableros de control > Configuración > Definición de los Tableros de
Control.

Un tablero de control es una selección de reportes previamente definidos en

Open ERP. Usted puede elegir entre cientos de reportes predefinidos y, para
cada reporte, indicar su posición en el tablero de control.

CAPTURA DE LA DEFINICIÓN DE UN NUEVO TABLERO DE CONTROL

Tal como los campos en los reportes, el campo Secuencia determina el orden
en el cual las vistas aparecen en el tablero de control.

Una vez que el tablero de control ha sido definido, usted puede usar el botón
Crear Menú para crear una entrada de menú para su tablero de control desde
cualquier parte del sistema de menú.
Gestión de plantillas de documentos con OpenOffice.org

Para personalizar sus documentos imprimibles en Open ERP, use el módulo

base_report_designer.

Ventaja: El Agregado OpenOffice.org Writer

Usted puede crear sus propios reportes en unos pocos
minutos usando la aplicación OpenOffice.org Writer. Esta
herramienta puede dar a su equipo una gran mejora en su
productividad. Usándola, puede crear plantillas para todos
los documentos de la compañía, reduciendo el trabajo de
crear y diseñar información y documentos para clientes.

El sistema es tanto simple como poderoso, porque le brinda los beneficios de

todas las facilidades de diseño ofrecidas por OpenOffice.org Writer como así
también toda la información y los cálculos provistos por Open ERP. Usted puede
crear o modificar reportes directamente desde OpenOffice.org y luego usarlos
en Open ERP.

Técnicas: Independencia de OpenOffice.org

OpenOffice.org solo se usa para generar nuevas plantillas de
documentos. El administrador del sistema es la única
persona que tiene que instalarlo.
Una vez que las plantillas de documentos han sido definidas,
los usuarios no necesitan llevar a cabo su trabajo normal.
Ellos pueden usar tanto OpenOffice.org como MS Office,
como lo prefieran.

La extensión de OpenOffice.org le permite buscar campos en Open ERP e

integrarlos en sus plantillas de documentos. Usted puede usar loops de
información en tablas o secciones, permitiéndole adjuntar varias líneas a una
orden, por ejemplo.

Una vez que el nuevo reporte ha sido definido, aparece directamente en el

cliente Open ERP para los usuarios del sistema.

Hay dos formas de usar los reportes:

 ● Hacer el reporte produce en documento PDF con información en él que
refleja el registro seleccionado (por ejemplo, una factura).

● Hacer el reporte abre un documento para modificación en OpenOffice.org

con información en él que refleja el registro seleccionado. Esto le permite
modificar el documento en OpenOffice.org antes de enviarlo al cliente
(como un Presupuesto).

Los reportes personalizados se almacenan en la base de datos de Open ERP y

son accesibles para todos aquéllos que tienen derecho a usar su base de datos
sin necesidad de instalar OpenOffice.org en sus propias computadoras. Las
modificaciones del documento se aplican a una sola base de datos.

Instalación del módulo de OpenOffice.org

Usted debería instalar dos componentes antes de usar el editor de reporte:

● El módulo base_report_designer, primero en su instalación de Open ERP si no

estuviera allí todavía, y luego en la base de datos de Open ERP en la que
lo quiera usar.

● El OpenOffice.org Report Designer en la instalación de OpenOffice.org en

el sistema de la computadora de su administrador.

Comience por instalar el módulo base_report_designer tal como cualquier otro

módulo de Open ERP. Para instalar la extensión de OpenOffice.org, busque el
archivo openreport.zip provisto con la distribución Report Designer. Controle
que OpenOffice.org esté correctamente instalado en su computadora y que
usted tenga derechos de administración para la instalación.

MENÚ REPORTES DE OPEN EN OPENOFFICE.ORG WRITER

Inicie OpenOffice.org Writer, seleccione Herramientas > Administrador de

Extensiones para abrir el cuadro de diálogo y buscar el archivo openreport.zip
para instalarlo. Luego cierre la aplicación y reinicie el Writer: un nuevo menú
aparece en la barra de menú superior: Open ERP Report.

Conexión de OpenOffice.org a Open ERP

Seleccione Open Report > Parámetros del servidor en el menú superior de

OpenOffice.org Writer. Usted puede ingresar entonces sus parámetros de
conexión al servidor de Open ERP. Aparecerá un mensaje si usted se ha
conectado exitosamente.

Modificación de reportes

El editor de reporte le permite:

● Modificar reportes existentes que reemplazarán a los originales en su

base de datos de Open ERP.

● Crear nuevos reportes para el objeto seleccionado.

Para modificar un reporte existente, seleccione Reporte de Open >

Modificar reporte existente. Elija, por ejemplo, el reporte Solicitar un
presupuesto en el cuadro de diálogo Modificar reporte existente y luego haga
click en Guardar en Directorio de Temporales.

CAPTURA DE LA MODIFICACIÓN DE UNA PLANTILLA

Luego, OpenOffice.org abre el reporte en modo editar. Usted puede modificarlo

usando las funciones estándar del Writer de OpenOffice.org.

El documento se modifica en su versión en Español. Se traducirá a otro idioma

cuando lo use a través de la interfaz del cliente, si usted así lo ha determinado.
Entonces, usted solo necesita modificar la plantilla una sola vez, aunque su
sistema use otros idiomas, pero necesitará agregar traducciones como se
indicó previamente, si usted agrega campos o cambia el contenido de los
existentes.

Atención: Reportes viejos

 Los reportes más viejos no han sido todos convertidos al
nuevo formato soportado por Open ERP. Las expresiones de
datos en el viejo formato se muestran entre doble paréntesis
y no en campos de OpenOffice.org.
Usted puede transformar el formato de un reporte viejo al
nuevo formato desde el menú de OpenOffice.org Reporte
de Open > Convertir Paréntesis - Campos.

Desde la barra de herramientas de Open en OpenOffice.org es posible:

● conectar al servidor de Open ERP, proveyendo los parámetros de

conexión

● agregar un loop: seleccione un campo relacionado entre los campos

disponibles del objeto propuesto, por ejemplo Líneas de Pedido. Cuando se
imprima, este loop será ejecutado para cada línea del pedido. El loop
puede ser puesto en una tabla (las líneas serán repetidas) o en una
sección de OpenOffice.org.

● agregar un campo: usted puede ir a través de la base de datos de Open

ERP desde el objeto seleccionado y luego a un campo en particular.

● agregar una expresión: ingrese una expresión en el lenguaje Pyhton para

calcular valores de cualquiera de los campos en el objeto seleccionado.

Técnica: Expresiones de Phyton

Usando el botón Expresión usted puede ingresar expresiones
en lenguaje Phyton. Estas expresiones puede usar todos los
campos del objeto para sus cálculos.
Por ejemplo, si usted hace un reporte sobre un pedido,
puede usar la siguiente expresión:
'%2f' % (amount_total * 0,9)
En este ejemplo, amount_total es un campo del objeto
Pedido. El resultado será 90% del total del pedido,
formateado a dos decimales.
Guarde el reporte modificado y envíelo al servidor usando el menú Reporte de
Open > Enviar a Servidor. Aparece entonces un cuadro de diálogo Enviar al
servidor. No modifique el Nombre Técnico si quiere que la modificación
reemplace el reporte original. Cambie el formulario Nombre de Reporte a Mod
Pedido de Venta, tilde la opción Encabezado Corporativo y haga click en
Enviar reporte al servidor.

Usted puede controlar el resultado en Open ERP usando el menú Gestión de

Ventas > Pedidos de Venta > Todos los pedidos.

Creación de un nuevo reporte

Para crear un nuevo reporte, seleccione Reporte de Open > Abrir nuevo
reporte en el Writer de OpenOffice.org, luego eleija una plantilla de base para
el nuevo reporte. Por ejemplo, elija Pedido de Venta del cuadro de diálogo Abrir
nuevo reporte, luego haga click en Usar modelo en reporte.

La plantilla general está compuesta de loops (tal como la lista de pedidos

seleccionada) y campos del objeto, con los que también puede ser loopeado.
Formatéelos a sus requerimientos y luego guarde la plantilla.

Las plantillas de reportes existentes componen una rica fuente de ejemplos.

Usted puede comenzar agregando los loops y varios campos para crear una
plantilla mínima.

Cuando el reporte ha sido creado, envíelo al servidor haciendo click en

Reporte de Open > Enviar al servidor, lo que hace aparecer el cuadro de
diálogo Enviar al servidor. Ingrese el Nombre Técnico de pedido.venta para
hacer que aparezca además de los otros pedidos de venta. Renombre la
plantilla como Nueva Pedido de Venta en Nombre de Reporte, tilde la opción
Encabezado Corporativo y finalmente haga click en Enviar reporte al
servidor.

Para enviarlo al servidor, usted puede especificar si prefiere que Open ERP
produzca un PDF cuando el usuario imprima el documento, o si Open ERP
debería abrir el documento para editarlo en el Writer de OpenOffice.org antes
de imprimirlo. Para hacerlo, elija PDF o SXW (un formato de documentos de
OpenOffice.org) en el campo Seleccionar tipo de reporte.

Creación de encabezados comunes para reportes

Cuando guarde reportes nuevos y aquéllos que haya modificado, se le dará la

opción de seleccionar un encabezado. Este encabezado es una plantilla que
crea un encabezado y un pie de página estándar que contiene información
definida en cada base de datos.

El encabezado está disponible para todos los usuarios del servidor de Open
ERP. Esta plantilla puede encontrarse en el sistema de archivos del servidor en
el directorio extensiones/personalizar y es común a todos los usuarios del servidor.
Aunque los reportes adjuntan información acerca de la compañía que los
imprimen, usted puede reemplazar varios nombres en la plantilla con valores
desde la base de datos, pero la configuración de la página permanecerá común
a todas las bases de datos del servidor.

Si su compañía tiene su propio servidor o un servidor alojado, usted puede

personalizar esta plantilla. Para agregar el logo de la compañía, usted debe
conectarse al servidor de Open ERP como un usuario con permisos para editar
archivos del servidor. Vaya al directorio extensiones/personalizar, copie su logo (en
un archivo de formato gráfico estándar), luego edite el archivo
corporate_rml_header.rml en un editor de texto. El texto en el formulario <image
file="corporate_logo.png" x="1cm" y="27.4cm" width="6cm"/> debería aparecer
después de la línea <!--logo--> para mostrar su logo en cada página que use el
encabezado corporativo.

Importar y exportar información

Cada formulario en Open ERP tiene un mecanismo estándar para importar

información desde un archivo CSV. Ése es el mismo formato usado en las
traducciones.
 Nota: Formularios y listas
Usted tiene acceso a las funciones Importar y Exportar en
el cliente web en un único formulario en modo vista de sólo
lectura - usted no puede acceder a Importar o Exportar en
otra vista o cuando el formulario es editable. Si está usando
el cliente Windows, usted puede encontrar las funciones en
el menú superior Formulario > Importar... y Formulario
> Exportar...

El formato de archivo CSV es un formato de texto compatible con la mayoría de

los programas de hojas de cálculo y es fácilmente editable como una hoja de
trabajo. La primera línea contiene el nombre del campo en el formulario. Todas
las líneas subsecuentes son información, alineadas con sus respectivas
columnas.

El formato CSV para estructuras de bases de datos complejas

Cuando usted importa información, tiene que resolver el problema de

representar una estructura de base de datos en formato plano .csv.

Para hacerlo, en Open ERP hay dos soluciones posibles:

● Importar un archivo CSV que ha sido estructurado de un modo particular

para permitirle cargar varias tablas de base de datos diferentes desde un
único archivo (tales como asociados y contactos de asociados en un
archivo CSV).

● Importar varios archivos CSV, cada uno correspondiendo a una tabla de

base de datos específica, que tiene vínculos explícitos entre las tablas.

Comience por construir el encabezado del archivo CSV. Abra la herramienta de

importación sobre el objeto en el que esté interesado y seleccione los campos
que quiere importar en su base de datos de Open ERP. Debe incluir cada campo
que está coloreado de azul ya que son obligatorios, y cualquier otro campo que
sea importante para usted.
 SELECCIÓN DE CAMPOS PARA IMPORTAR

Use los nombres de campo como nombres de columna en la primera línea de

su archivo CSV, aplicando un campo por columna. Si su archivo CSV tiene esos
nombres en la primera línea cuando usted importe su archivo CSV, Open ERP
automáticamente corresponderá el nombre de la columna con el nombre del
campo de la tabla. Cuando usted haya creado su archivo CSV, lo hará haciendo
click sobre el botón Nada para limpiar los Campos a importar, luego
seleccione su archivo CSV por medio de la búsqueda de un Archivo para
importar y luego haciendo click en el botón Detección automática.

Para importar información CSV que se corresponda con la estructura de su

base de datos, necesita distinguir los siguientes tipos de campos en la interfaz
de Open ERP: campos muchos-a-muchos (entre múltiples fuentes y
destinos),campos muchos-a-uno (desde múltiples fuentes a un solo destino) y
campos uno-a-muchos (desde un solo origen a muchos destinos).

Definición: Tabla en primer plano

Cada una de esos tipos se describe en relación a una tabla
en primer plano, la tabla cuyo formulario de entrada usted
está viendo y cuyas entradas serían actualizadas por un
simple archivo CSV.
Solo por que uno de estos campos de relación aparezca en
la tabla en primer plano, no significa que hay un campo
inverso en la tabla relacionada, pero puede haberlo.
Entonces no hay un campo uno-a-muchos en el formulario
de usuario para reflejar el campo uno-a-muchos Vendedor
en el formulario de asociado, pero hay un campo muchos-a-
uno Asociado en el formulario de Contacto de Asociado
para reflejar el campo uno-a-muchos Contacto de
Asociado en el formulario de Asociado.

Vea las capturas siguientes para notar las diferencias:

CAPTURAS SURTIDAS
Todos los otros campos se codifican en el archivo CSV como un campo en cada
columna.

Campos muchos-a-uno

Los campos muchos-a-uno representan una relación entre la tabla en primer

plano y otra tabla en la base de datos donde la tabla principal tiene una
entrada única para la otra tabla. Open ERP trata de vincular el nuevo archivo
en la tabla en primer plano con una de las entradas en la otra tabla buscando y
correspondiendo el Nombre o el Código con el valor en el archivo CSV.

Usted también puede trabajar con identificadores en vez de los nombres de los
recursos. Para hacerlo, usted debe importar un primer archivo (por ejemplo,
Productos) con una columna llamada id en su archivo CSV que contiene un
identificador para cada producto. El identificador es una línea de caracteres
que es única para cada una de las líneas que están siendo importadas y
guardadas.

Cuando usted importe otros archivos que se vinculen con la primera tabla,
usted puede usar el identificador en vez de los nombres. Para hacerlo, el título
de la columna en su CSV debe terminar en :id (por ejemplo, Producto :id).

Ventaja: Importar con identificadores

La gestión de identificadores libres de texto le permiten
simplificar considerablemente la conversión de otra base de
datos a Open ERP. Usted puede crear una columna id que
contenga el identificador usado en la base de datos original
para cada tabla que esté importando.
Para otras tablas relacionadas a ésta, usted pude usar la
relación de identificador a la entrada en la tabla original. No
necesita una conversión compleja para crear enlaces a la
tabla original.

Campos muchos-a-muchos

Los campos muchos-a-muchos se manejan tal como los campos muchos-a-uno

en tratar de recrear la relación entre tablas: ya sea en buscar por nombres o
usando los identificadores.

Hay varios valores posibles en un campo muchos-a-muchos. Además, un

asociado puede tener varias categorías asociadas. Usted debe separar los
diferentes valores con una coma.

Campos uno-a-muchos

Estos campos son un poco diferentes. Tome, por ejemplo, el campo Contactos
de Asociado en el formulario de Asociado, el cual contiene todos los contactos
vinculados.

Para importar un campo como éste, usted no tiene que vincular a una entrada
existente en otra tabla, sino que puede en cambio crear y vincular a varios
contactos de asociado usando el mismo archivo. Usted puede entonces
especificar varios valores para campos diferentes vinculados a este objeto por
el campo uno-a-muchos. Cada campo debe ponerse en una columna de la
tabla, y el título de esa columna debe ser expresado en el formulario campo_uno-
a-muchos/campo_objeto enlazado.

Por ejemplo, para importar asociados con muchos contactos para los cuales
usted especifica un nombre y una ciudad, usted crearía el siguiente archivo
CSV:

Ejemplo de importación de campos uno-a-muchos

Nombre Código Dirección/Contac Dirección/Ciudad

to
Jaja SA Jaja Juan Pérez Buenos Aires
Pepe Le Pú Tucumán
Arot SA Arot José Muñoz Córdoba
Hotel Presidente

En este ejemplo, los campos Nombre y Código pertenecen a la tabla

Asociado, y los campos Contacto y Ciudad pertenecen al Contacto
vinculado a este asociado.

Cuando importe este archivo tendrá tres asociados:

● Jaja SA: con dos contactos.

● Arot SA: con un contacto.

● Hotel Presidente: sin contactos.

Nota: Simetría en campos de relación

Dependiendo de la estructura de su información puede ser
más fácil usar el formulario uno-a-muchos o el muchos-a-
uno al relacionar dos tablas, mientras que los campos
relevantes existen en ambos extremos de la relación.
Por ejemplo, usted puede:
* Importar un asociado con diferente contacto en un
solo archivo (uno-a-muchos).
* Importar los asociados primero, y luego contactos
con el campo vinculando al asociado en un formulario
muchos-a-uno.

Ejemplos de importación de archivos CSV

Aquí tiene dos ejemplos para ilustrar el concepto de importación de datos. El

primero es importar categorías de asociados, y luego importar algunos
asociados y sus contactos junto a enlaces a las categorías que acaba de crear.
Aunque usted puede crear nuevos contactos al mismo tiempo que crea
asociados (porque puede hacerlo para relaciones uno-a-muchos).

Categorías de Asociados

Comience por crear categorías de asociados en un archivo CSV:

1. Cree la siguiente tabla en su programa de hoja de cálculo:

 Columna A Columna B
Línea 1 Nombre de Categoría Categoría madre
Línea 2 Calidad
Línea 3 Oro Calidad
Línea 4 Plata Calidad
Línea 5 Bronce Calidad

En la primera línea, Nombre de Categoría y Categoría Madre son los títulos

de las columnas que corresponden a los nombres de campos en el formulario
Categoría de Asociado.

La Columna A es para las diferentes categorías de asociado y la Columna B

indica si esa categoría tiene una categoría madre. Si la columna B está en
blanco quiere decir que la categoría está en el nivel superior.

2. Guarde el archivo de hoja de cálculo en formato CSV (separado por

comas) y póngale de nombre categorias.cvs.

3. En Open ERP, seleccione Asociados > Configuración > Categorías >

Editar Categorías.

4. Haga click en Importar (arriba a la izquierda de la lista) para que

aparezca el cuadro de diálogo Importar Información, en el cual
encontrará la lista de campos que pueden ser importados.

5. Haga click en Explorar... en el campo Archivo a Importar y seleccione

el archivo CSV que acaba de crear, categorias.csv. Luego haga click en
Autodetectar para hacer coincidir los nombres en el archivo CSV con los
nombres disponibles en Categorías de Asociado.

6. Haga click en Importar arriba a la derecha del cuadro de dialogo para

cargar su información. Debería aparecer el mensaje 4 objetos importados en
un nuevo cuadro de diálogo. Cierre éste y el cuadro de diálogo Importar
información para volver a la página original.
 7. Haga click en Asociados > Asociados por Categoría para ver el árbol
de categorías, incluyendo la nueva rama Calidad que ha cargado.

Cliente Windows: Cuadro de diálogo para importar

archivos CSV
El cuadro de diálogo que usa en el cliente Web para importar
un archivo CSV es ligeramente diferente al del cliente
Windows. En este último se muestran los campos requeridos
y no incluye aquellos campos que no pueden ser
completados (como los campos calculados).

Nuevos Asociados

Aquí se muestra cómo crear nuevos asociados con varios contactos, y cómo
vincularlos a nuevas categorías:

1. Ingrese la siguiente tabla en su programa de hoja de cálculo.

Columna A Columna B Columna C Columna D

Línea 1 Nombre Categorías Contacto/ Vendedor
Nombre
Línea 2 Publicidad Ruiz Plata, Oro Pedro Ruiz Administrador
Línea 3 Juan Pérez
Línea 4 Tiny sprl Fabien Administrador
Pinckaers

La segunda línea corresponde a la creación de un nuevo asociado, con dos

categorías existentes, que tiene dos contactos y está vinculada a un vendedor.

2. Guarde el archivo bajo el nombre asociados.csv.

3. En Open ERP, seleccione Asociados > Asociados y luego importe el

archivo que acaba de guardar. Aparecerá un mensaje confirmando que
ha importado y guardado la información.

4. Verifique que ha importado la información. Un nuevo asociado debería

aparecer (PublicidadRuiz), con un vendedor (Administrador), dos contactos (Pedro Ruiz
 y Juan Pérez) y dos categorías (Plata y Oro).

Exportar Información

El mecanismo genérico de Open ERP le permite exportar fácilmente cualquier

información a cualquier ubicación en su sistema. No está restringido lo que
puede exportar, aunque usted puede restringir quién puede importar esa
información usando las facilidades de derechos de gestión discutidos arriba.

Usted puede usar esto para exportar su información en hojas de cálculo o en

otros sistemas tales como paquetes contables especializados. El formato de
exportación es usualmente CSV, pero usted también puede conectarse
directamente a Microsoft Excel usando el mecanismo COM de Microsoft.

Técnica: Acceso a la base de datos

Los desarrolladores pueden usar también otras técnicas para
acceder automáticamente a la base de datos de Open ERP.
Las dos más útiles son:
* Usando el servicio Web XML-RPC.
* Accediendo a la base de datos PostgreSQL
directamente.

Para ilustrar la exportación de datos, usted puede seguir los pasos siguientes
para exportar información sobre un asociado específico usando el cliente web:

1. En Open ERP, seleccione Asociados > Asociados para mostrar una lista
de asociados. Busque un Nombre específico (en este caso, Ruiz) para
visualizar solo la única línea.

2. Haga click en Exportar para que aparezca el cuadro de diálogo

Exportar información.

3. Todos los campos disponibles se muestran en la sección Todos los

campos a la izquierda, que corresponde a todos los campos visibles en el
formulario, incluyendo todos los campos que vienen de vínculos a otras
 tablas en la base de datos subyacente.

4. Seleccione los campos que le interesan agregándolos a la sección

Campos para exportar usando el botón Agregar.

5. Haga click en Exportar para exportar un archivo CSV o, si su cliente está

en una PC Windows, usted tiene la opción de abrir la información en una
hoja de cálculo de Microsoft Excel. La información se exporta en una
tabla similar a la que aparece abajo.

Columna A Columna B Columna C Columna D

Línea 1 Nombre Categorías/ Contacto Vendedor
Nombre de
categoría
Línea 2 Publicidad Ruiz Plata Pedro Ruiz Administrador
Línea 3 Oro
Línea 4 Juan Pérez

En la tabla de arriba:

● La Columna A contiene información en texto para el campo Nombre en

la Tabla de Asociados.

● La Columna B contiene información en texto para el campo Nombre de

categoría en la tabla relacionada mucho-a-mucho Categoría de
Asociado: si hay muchas categorías están listadas en esa columna con
muchas otras líneas que quedan en blanco excepto por cualquiera otros
campos en la tabla Categoría de Asociado que pueden haber sido
seleccionadas también.

● La Columna C contiene información en texto para el campo Nombre en

la tabla asociada uno-a-muchos Contacto de Asociado: si hay varios
contactos de asociado entonces están listadas en esa columna con otras
líneas que quedan en blanco excepto por cualquier otro campo en las
tablas de contacto de asociado que puede haber sido seleccionado.
● La Columna D contiene información en texto para el vendedor, el cual
es el campo Nombre en la tabla relacionada muchos-a-uno Usuario.
Está listada solamente sobre la misma línea que el mismo Asociado.

Consejo: Grabador de módulo

Si usted quiere ingresar información manualmente en Open
ERP, usted debería usar el Grabador de Módulo, descripto en
la primera sección de este capítulo.
Haciendo esto usted generará un módulo que puede ser
reusado fácilmente en diferentes bases de datos. Entonces
si hay problemas con una base de datos usted será capaz de
reinstalar el módulo de información que ha generado con
todas las entradas y modificaciones que ha hecho para este
sistema.
Metodología de implementación

Usted puede tener dominados los aspectos técnicos de administración y eso de

su sistema de gestión empresarial, pero tiene todavía un largo camino por
recorrer integrando Open ERP a su compañía. Este trabajo está más
relacionado con los negocios y con lo social que con lo técnico. El proceso de
implementación de Open ERP abarca varias fases diferentes: evaluación,
planeamiento, configuración, migración de datos, despliegue y entrenamiento
de usuarios, e impacta tanto en el soporte como en el mantenimiento.

La gestión de proyectos ERP, y la gestión de proyectos IT en general, son el

sujeto de varios otros libros que usted podría querer investigar por sí mismo.
Los elementos de la metodología presentada aquí no intentan ser una revisión
exhaustiva, sino un vistazo general breve de las diferentes fases necesarias
para implementar Open ERP en su compañía.

Definición: Implementación
La implementación abarca todo el proceso de integración y
despliegue de Open ERP, incluyendo evaluarlo, establecer
especificaciones, planear el despliegue, la configuración del
software, cargar los datos, la instalación y el entrenamiento
de los usuarios. No se extiende realmente a la
personalización del software, ni el soporte ni el
mantenimiento.

Planeamiento y Análisis de los Requerimientos

El planeamiento y el análisis de los requerimientos son las claves para el éxito

de una implementación. En esta etapa usted debería formar un equipo de
gestión para definir los costos y beneficios del proyecto, seleccionar un equipo
de proyecto y exponer las etapas detallas que tendrá que llevar a cabo.

Open ERP es tan fácil de comenzar a usar que no es siempre obvio,

particularmente para el staff de IT, que un plan de requerimientos claro es
necesario para la implementación exitosa del sistema. La dificultad no reside
particularmente en la instalación del software ni en su configuración, sino más
en:

● saber qué configurar

● decidir si debería adaptar el software o tal vez cambiar su método de

trabajo para algunos de los procesos especializados

● formar equipos que puedan especificar y trabajar en algunos de los

cambios

● asegurarse que sus usuarios están comprometidos con el cambio.

La implementación del sistema ERP es un proyecto que se lleva cabo usando

tecnología de la información pero es un proyecto de negocios más que un
proyecto IT en sí mismo. El desafío de este tipo de proyecto está en cambiar el
comportamiento de aquéllos involucrados en todos los niveles de la empresa.

La gente en el departamento de IT será ciertamente una parte integral del

proyecto pero deberían ser comandados por alguien en una posición directiva
que entienda el impacto del negocio a lo largo de la organización y tenga
experiencia en proyectos técnicos. Idealmente el gerente de proyecto debería
conocer bien la compañía, tanto sus singularidades como sus diferentes
procesos estándares.

Si la empresa no tiene su propio grupo de IT, usted probablemente esté mejor

eligiendo una oferta de sistema de software como servicio. Esto significa que
usted subcontrata toda la dificultad tecnológica, desde la instalación del
servidor hasta su mantenimiento, siempre estando seguro de la instalación de
una arquitectura robusta con su redundancia, servidores de respaldo y
separación de autenticación y datos.

Recordatorio: La oferta de Sistema de Software como

Servicio (SaaS)
 Este servicio está ofrecido por un proveedor en la forma de
una suscripción mensual que incluye todo el material IT
(servidores), mantenimiento del sistema, hosting y soporte.
Este servicio puede ser particularmente útil para pequeñas
compañías que quieren hacer crecer su sistema integrado
de gestión rápidamente, a un bajo costo, basadas en la
misma estructura de sistemas que son usadas por grandes
bancos.

Métodos de planeamiento

Los métodos de planeamiento varían en su grado de complejidad, formalidad y

nivel de automatización. No es la intención de este capítulo dirigirlo hacia un
método u otro.

Los menús de Open ERP están organizados para llevarlo a través de una
implementación en un orden sensato, para que la información que deba ser
ingresada se encuentre primero en el sistema de menú. Los formularios
también están organizados de manera tal que si usted ingresa datos en el
orden natural, más tarde los campos se completen automáticamente por los
anteriores donde sea posible.

Los mismos menús brindan varias sugerencias de implementación de gran

ayuda, como los submenús de Administración > Configuración que son
útiles para la configuración del software. Las nuevas funciones como el
Grabador de Módulo le permiten acelerar significativamente la configuración
de datos.

Los módulos externos, tal como el Planeador de Implementación implem que lo

ayuda a desarrollar planes de implementación de alto nivel, son también
producidos por desarrolladores de terceras partes. Estos planes, diseñados
para gestionar o investigar Open ERP, detallan la estructura del software y los
diferentes pasos requeridos para su implementación.

Despliegue
Como ya ha visto, la estructura completa de Open ERP incluye los siguientes
elementos:

● Un servidor de base de datos

● Un servidor de aplicación de Open ERP

● Un servidor web eOpen

● Varios clientes que acceden al servidor de Open ERP: pueden ser tanto
clientes web como clientes Windows.

Definición: Despliegue
El despliegue es el proceso de poner una base de datos de
Open ERP en un estado listo para la producción, donde
pueda ser usado por todos en su negocio para el trabajo
diario. Usted usualmente configuraría el Open ERP y cargaría
datos en él sobre un sistema de desarrollo, entrenaría
personal sobre ése u otro sistema de entrenamiento y lo
desplegaría sobre un sistema de producción que tiene mejor
protección contra fallas, seguridad y performance.

Opciones de despliegue

Para desplegar Open ERP en su compañía, tiene disponibles varias opciones:

● un Sistema de Software como servicio u Oferta sobre demanda que

incluye el equipamiento, el hosting, el mantenimiento y el soporte sobre
un sistema configurado a sus necesidades por adelantado.

● una instalación interna, que usted puede gestionar por sí mismo o hacer
gestionar por una compañía de servicios IT tal como un asociado de
Open ERP.

● hosting por un proveedor de servidor sobre el cual se instala Open ERP,

 lo que le permite proceder a agregar adaptaciones sobre su servidor.

Los dos primeros enfoques son los que se usan más frecuentemente.

La Ofeta de Software como un Servicio (SaaS)

Saas es un paquete completo brindado por un proveedor, que incluye los

siguientes servicios: servidor hardware, hosting de la solución genérica,
instalación y configuración inicial, redundancia de la arquitectura, respaldos,
mantenimiento de sistema y soporte.

Está provisto en la forma de una suscripción mensual con un precio por usuario
fijo. Estos paquetes no permiten desarrollar módulos específicos para sus
necesidades. Todo lo contrario, ofrecen un servicio a un precio establecido
basado en módulos de software estándares que contienen pocos riesgos de
migración. Los proveedores Saas se limitan generalmente a los módulos
certificados y validados por el autor original y gerente de proyecto, Tiny.

Aquí están las ventajas principales de una solución Saas:

● Un retorno de inversión imbatible (costo de implementación: 0, costo de

licencias: 0).

● Costos que están controlados y no darán sorpresas (la oferta incluye

mantenimiento, migraciones frecuentes y soporte).

● Una solución cerrada, instalada en menos de 24 horas.

● Paquetes adaptados y preconfigurados para diferentes sectores de la

actividad.

● Una estructura fuerte garantizada para tener acceso permanente y

constante, alcanzable desde cualquier lado.
Este servicio está recomendado para pequeñas compañías con menos de 15
empleados.

Hosting por un proveedor

A primera vista, un sistema alojado de Open ERP parece similar a Saas: provee
Open ERP desde una instalación remota a través de un explorador web. Pero en
general las similaridades terminen allí.

Para compararlo con un paquete SaaS, usted debería controlar si el hosting

provee adecuadamente los siguientes elementos:

● Hardware de servidor

● Hosting

● Mantenimiento

● Futuras migraciones

● Respaldos

● Redundancia de servidor

● Soporte telefónico y vía correo electrónico

● Actualizaciones frecuentes de los módulos

Así mismo, infórmese sobre los siguientes puntos:

● La versión de Open ERP propuesta

● Los costos de implementación (configuración, carga de datos,

 entrenamiento)

● El costo de personalización (si es que se propone)

● La tecnología y el procedimiento usados para asegurar su base de datos

● La tecnología y el procedimiento usados para prevenir fallas de sistema

● La tecnología y el procedimiento usados para restaurar un sistema en

falla

● Las limitaciones en el número de usuarios, el número de usuarios

simultáneos y el tamaño de la base de datos

● El nivel de soporte y sus costos

● El procedimiento para actualizar Open ERP (a versiones corregidas)

● El procedimiento adoptado para las actualizaciones (a versiones

corregidas y con nuevas funcionalidades).

Llamar a esos proveedores puede ser una buena solución si usted quiere
confiarles todas las especificaciones técnicas para el funcionamiento de Open
ERP, especialmente si usted necesita módulos personalizados o de extensión
que están en la versión estable lanzada por Tiny.

Instalación Interna

Las medianas y grandes empresas típicamente instalan Open ERP usando sus
propios recursos internos. Usualmente prefieren tener su propio servicio IT a
cargo del mantenimiento.

Estas compañías pueden hacer el trabajo de implementación ellas mismas

internamente, o volcarse a un asociado de Open ERP que hará el trabajo de
implementación o los asistirá. Generalmente, las compañías prefieren una
solución intermedia que consiste en:

1. Volcar la implementación inicial sobre un asociado para limitar los riesgos

y demoras de la integración. Esto les permite ser gestionados por
expertos y obtener una configuración de alta calidad.

2. Hacerse cargo ellas mismas de las necesidades simples una vez que el
software ha sido implementado. Es más conveniente para ellas ser
capaces de modificar las tablas de bases de datos, formularios, plantillas
y flujos de trabajo internamente que depender de un proveedor.

Una instalación interna será probablemente más cara que un paquete Saas o
un servicio de Hosting. Aún si se pone usted mismo a cargo de todo, le tomará
un poco de tiempo aprender a gestionar la implementación a menos que el
equipo ya tenga experiencia con Open ERP. Esto representa un riesgo
significativo.

Sin embargo, una implementación interna puede ser particularmente

interesante si:

● usted quiere mantener sus datos dentro de su compañía

● piensa que quiere modificar su software

● quiere un paquete específico de módulos

● le gustaría una respuesta muy rápida

● quiere que el software esté disponible aunque se caiga su conexión de

Internet.

Estos factores, y el acceso a los recursos necesarios para manejar una

implementación y el subsecuente mantenimiento, son las razones por las que
grandes y medianas empresas usualmente lo hacen por ellas mismas, al
menos parcialmente.

Procedimiento de Despliegue

El despliegue de una versión de Open ERP es bastante simple cuando su

servidor ha sido configurado en su entorno de producción. La seguridad de los
datos será entonces un elemento clave.

Cuando usted haya instalado el servidor, usted debería crear al menos dos
bases de datos:

● una base de datos de desarrollo o de prueba, en la cual los usuarios

pueden probar el sistema y familiarizarse con él y

● una base de datos de producción, la cual será la usada por la compañía

en el uso diario.

Nota: Numeración de las versiones

Open ERP usa un modelo de numeración de versiones que
comprende 3 números A.B.C (por ejemplo, 4.2.2), donde
cambios en el número A significan un cambio funcional
mayor, cambios en el número B significan una actualización
que incluye un lote de errores corregidos y alguna nueva
funcionalidad, y el número generalmente se refiere a
algunas actualizaciones limitadas o arreglos en la
funcionalidad existente.
El número B es notable: si es impar, es para una versión de
desarrollo que no está designada para un entorno de
producción. Los números pares son para versiones estables.

Si usted ha preparado un módulo de datos para Open ERP (esto es, un módulo
que consiste solo en datos, no funcionalidad alterada), usted debería probarlo
en su versión de desarrollo y controlar que no requiera más ajustes manuales.
Si corre correctamente, eso muestra que está listo para cargar sus datos en la
base de datos de producción.

Usted puede usar procedimiento de respaldo de la base de datos de Open ERP

en diferentes etapas de la configuración. Entonces, si hace un paso en falso
que no puede solucionar, siempre puede volver a una etapa anterior.

Ya que sus datos describen mucho del valor de su compañía, tenga especial
cuidado tanto cuando necesite transferirla (en respaldos y a lo largo de su red
de trabajo) como cuando esté gestionando la contraseña del super
administrador. Asegúrese de que la conexión entre una PC cliente y los dos
servidores está correctamente asegurada. Usted puede configurar Open ERP
para usar el protocolo HTTPS, el que provee seguridad para la transferencia de
datos.

Definición: HTTPS
El protocolo HTTPS es el protocolo estándar seguro por usar
los protocolos SSL o TSL. Permite a un usuario verificar su
identidad en el sitio al cual quiere acceder, usando un
certificado de autenticación. También garantiza la integridad
y confidencialidad de los datos enviados entre el usuario y el
servidor. Puede, opcionalmente, proveer autenticación de
cliente altamente segura usando un certificado numerado.
El puerto HTTPS por defecto es 443.

Usted podría también usar la base de datos PostgreSQL directamente para

respaldar y restaurar datos sobre el servidor, dependiendo de derechos de
acceso y la disponibilidad de contraseñas para el servidor.

Entrenamiento del usuario

Tiny y sus asociados proveen dos tipos de entrenamiento:

● Entrenamiento técnico en Open ERP: el objetivo de este entrenamiento

intensivo es permitirle desarrollar sus propios módulos modificando y
 adaptando los existentes. Cubre la creación de nuevos objetos, menús,
reportes y flujos de trabajo, y también de interfaces con software
externo. Dura cinco días y está diseñado para personal de IT.

● Entrenamiento de usuario: esto le permite ser productivo tan rápido

como sea posible en el uso de Open ERP. Todos los módulos son
detallados con ejemplos concretos y diferentes ejercicios. Para mayor
realismo, el entrenamiento usa datos de una compañía ficticia. Este
entrenamiento también dura cinco días. Está diseñado para aquéllos
responsables de un proyecto ERP, los que serán capaces de entrenar
empleados internamente.

Tanto Tiny como los asociados de Open ERP puede proveer entrenamiento
personalizado. Esto, aunque es más caro, está enfocado en sus propias
necesidades.

Sus necesidades de entrenamiento dependen del tipo de despliegue que haya

elegido. Si ha optado por un desarrollo Saas, el entrenamiento técnico no es
muy útil.

Soporte y mantenimiento

Cuando use realmente su ERP, usted obtendrá mayor valor por su inversión.
Por esa razón el mantenimiento y el soporte son críticos para el éxito a largo
plazo.

● El soporte apunta a asegurar que los usuarios finales obtengan la

máxima productividad del uso de Open ERP, respondiendo a sus
preguntas sobre el uso del sistema. El soporte puede ser técnico o
funcional.

● El mantenimiento apunta a asegurar que el mismo sistema siga en

función como se requiere. Esto incluye actualizaciones, lo que le da
acceso a la última funcionalidad disponible.
Algunos asociados ofrecen mantenimiento preventivo. Esto asegura que todos
los desarrollos específicos para su sistema son revisados y probados para cada
nueva versión para que permanezcan compatibles con la base de datos de
Open ERP.

Si usted no ha anticipado sus necesidades con un contrato de mantenimiento

preventivo, los costos de migración después de unos cuantos años pueden
resultar significativos. Si los módulos especiales que ha desarrollado se vuelven
muy viejos, usted podría necesitar eventualmente un nuevo desarrollo para sus
especificaciones.

Actualizaciones y mejoras

Hay cuatro fuentes de cambio de código para Open ERP:

● parches provistos por Tiny para corregir fallas: después de la validación

estos parches no causarán efectos secundarios

● actualizaciones menores: que juntan todas las correcciones en un

paquete, y se anuncian generalmente con una modificación en el número
de versión, como de 4.2.0 a 4.2.1

● mejoras, que empaquetan todas las correcciones y las mejoras a la

funcionalidad en un lanzamiento mayor, tal como de 4.0.3 a 4.2.0

● nuevas funciones generalmente lanzadas en forma de nuevos módulos.

Usted debería establecer un procedimiento con su proveedor para definir cómo

responder a los cambios en el código de Open ERP.

Para actualizaciones simples, su equipo de mantenimiento evaluará los parches

para determinar si son beneficiosos para el uso de su Open ERP. Estos parches
deberían ser probados en una instancia de Open ERP sin conexión antes de ser
instalado en su versión de producción.
El equipo de mantenimiento debería también hacerse cargo de las
actualizaciones regulares del software.

Los parches y las actualizaciones sólo pueden instalarse si usted tiene el

acceso necesario al servidor de Open ERP. Usted debe instalar primero el
parche o la actualización y luego reiniciar el servidor usando la línea de
comando: –update=all-.

Una vez que Tiny ha lanzado una versión nueva mejorada su respuesta debería
ser cautelosa. Si usted está perfectamente satisfecho con el sistema existente,
sería mejor no tocar la nueva versión. Si usted quiere tener acceso a la nueva
funcionalidad provista por una versión mejorada, tiene que llevar a cabo una
delicada operación. La mayoría de las mejoras requieren que sus datos sean
migrados porque las bases de datos antes y después de la mejora pueden ser
un poco diferentes.

Versión Migración

Open ERP tiene un sistema para manejar las migraciones automáticamente.

Para actualizar módulos específicos o toda la base de datos, solo necesitará
iniciar el servidor con el argumento: update=NAME_OF_MODULE o –update=all–.

Las nuevas versiones estables de Open ERP a veces requieren operaciones que
no están provistas en la migración automática. Tiny tiene la política de soportar
la migración desde todos los lanzamientos estables oficiales hasta el último.
Los scripts se proveen para cada nuevo lanzamiento de una versión estable.
Éstos llevan a cabo la mejora desde la mayor versión previa hasta la nueva
versión mayor.

Los gerentes responsables de la migración entre dos versiones de Open ERP

encontrarán la documentación y los scripts necesarios en el directorio
doc/migrate del servidor de Open ERP.

El procedimiento de migración se ejecuta de la siguiente manera:

 1. Haga una copia de seguridad de la base de datos desde la versión vieja
de Open ERP.

2. Detenga el servidor en el que corre la vieja versión.

3. Inicie el script llamado pre.py para las versiones entre las que se está
moviendo.

4. Inicie la nueva versión sobre el servidor usando la opción -update=all.

5. Detenga el servido en el que corre la nueva versión.

6. Inicie el script llamado post.py para las versiones entre las que se está
moviendo.

7. Inicie la nueva versión sobre el servidor y pruébela.

Una migración nunca es un proceso fácil. Puede ser que su sistema no funcione
como antes o que a veces requiera nuevos desarrollos en la funcionalidad de
los módulos que ya han sido instalados. Por esto, usted debería moverse a una
nueva versión sólo si tiene una necesidad real y debe contratar a un asociado
competente para que ayude si la versión que está usando difiere grandemente
de la versión básica de Open ERP.

De forma similar, usted debería tener cuidado porque esta migración no corrige
una configuración que haya sido hecha incorrectamente. Puede ser el caso, por
ejemplo, que la estructura del menú principal haya sido modificada sin
guardarla. Usted podría encontrar que está haciendo conjeturas erróneas
acerca de esa estructura cuando cargue datos que fueron grabados con el
Grabador de Módulos.