AUDITORIA ADMINISTRATIVA - CAPITULO 4 – INDICADORES

Un indicador es una estadística simple o compuesta que refleja algún rasgo importante de un
sistema dentro de un contexto de interpretación.

Un indicador pretende caracterizar el éxito o la eficacia de un sistema, programa u organización,

pues sirve como una medida aproximada de algún componente o de la relación entre
componentes.

CARACTERÍSTICAS QUE DEBE REUNIR UN INDICADOR

Para que los indicadores sean eficaces tienen que reunir las siguientes características:

 Ser relevante o útil para la toma de decisiones.

 Susceptible de medición.
 Conducir fácilmente información de una parte a otra.
 Altamente discriminativo.
 Verificable.

ASPECTOS QUE SE DEBEN CONSIDERAR EN LA FORMULACIÓN DE LOS INDICADORES

1. Definir el objetivo que se pretende alcanzar.

2. En su formulación se deben considerar acciones para llevar a cabo su instrumentación por el

personal normativo y operativo, con base en los factores que faciliten su operación.

3. Deben enfocarse preferentemente en la medición de resultados y no en la descripción de

procesos o actividades intermedias.

4. Deben ser acordados mediante un proceso participativo en el que las personas que
intervienen son tanto sujetos como objetos de evaluación, a fi n de mejorar conjuntamente la
gestión organizacional.

5. Deben estar formulados mediante el método deductivo, implementados por el método

inductivo y validados a través del establecimiento de estándares de comportamiento de las
partes del proceso que se pretende medir.

6. Se recomienda designar a un responsable, encargado de validarlos, verificarlos y aplicar

acciones inmediatas para evitar una desviación negativa, así como de preparar la síntesis de
información de los mismos.

NIVELES DE APLICACIÓN

Por su nivel de aplicación, los indicadores se dividen en: • Estratégicos. • De gestión. • De

servicio.

• Indicadores estratégicos

Permiten identificar: ° La contribución o aportación al logro de los objetivos estratégicos en

relación con la misión de la organización.

Miden el cumplimiento de los objetivos con base en: ° Actividades. ° Programas especiales. °
Procesos estratégicos. ° Proyectos organizacionales y de inversión.
• Indicadores de gestión

Informan sobre procesos y funciones clave

Se utilizan en el proceso administrativo para: ° Controlar la operación. ° Prevenir e identificar

desviaciones que impidan el cumplimiento de los objetivos estratégicos. ° Determinar costos
unitarios por áreas, programas, unidades de negocio y centros de control. ° Verificar el logro de
las metas e identificar desviaciones.

• Indicadores de servicio

Miden la calidad con que se generan productos y/o servicios en función de estándares y
satisfacción de clientes y proveedores

Se emplean para: ° Implementar acciones de mejora continua. ° Mejorar la calidad de la atención

a clientes.

DIMENSIONES QUE SE PUEDEN EVALUAR POR MEDIO DE INDICADORES

Efecto

 Mide el cumplimiento de los objetivos y metas.

 Cuantifica valores y efectos en clientes.
 Mide el desempeño de los procesos.

Cobertura

 Informa sobre el alcance de las acciones.

Eficiencia

 Mide costos unitarios y productividad.

 Cuantifica la optimización de recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos
para obtener productos y/o servicios al menor costo y en el menor tiempo.

Calidad

 Mide el grado en que los productos y servicios satisfacen las necesidades y cumplen con
las expectativas de los clientes.
 Cuantifica la satisfacción del cliente.

INDICADORES FINANCIEROS

Los indicadores que aquí se incorporan son los que, tradicionalmente, emplean las
organizaciones para apoyar la evaluación cuantitativa de los hallazgos que se obtienen durante
una auditoría, y que sirven para determinar las relaciones y tendencias de los hechos. Es claro
que su adecuada utilización está subordinada al correcto conocimiento de su signifi cado y
alcance. Para poder ubicarlos en función de su campo de aplicación y utilidad se clasifi can en
indicadores de:

• Rentabilidad • Liquidez • Financiamiento • Ventas • Producción • Abastecimiento • Fuerza

laboral.
INDICADORES DE GESTIÓN

El fi n primordial de emplear indicadores de gestión en el proceso administrativo es evaluar en

términos cualitativos y cuantitativos el puntual cumplimiento de sus etapas y propósito
estratégicos, a partir de la revisión de sus componentes.

Para estar en posibilidad de obtener la mayor y mejor información, a cada etapa del proceso se
le asignan indicadores cualitativos, que son los que dan razón de ser a la organización, e
indicadores cuantitativos, que son los que traducen en hechos el objeto de la organización.

El manejo de estos dos indicadores en forma simultánea, obedece al propósito de que el auditor
tenga una visión global y completa de la organización, mediante la vinculación de la esencia con
las acciones y el comportamiento con los resultados.

PROCESO ADMINISTRATIVO

ETAPA: PROPÓSITO ESTRATÉGICO:

Planeación Definir el marco de actuación de la organización

Visión

 Indicadores cualitativos.
 Nivel en que enmarca el logro de las aspiraciones comunes.
 Forma en que fomenta el nivel de compromiso.
 Manera en que eleva la moral y el espíritu de equipo

Misión

Indicadores cualitativos

 Medida en que enlaza lo deseable con lo posible.

 Manera en que conforma el marco de referencia de las acciones.
 Grado en el que se constituye como una guía de actuación.

Metas

Indicadores cualitativos

 Manera en que se relacionan recursos y acciones con los objetivos.

 Dimensión en que se constituyen en unidades de medida para la implementación de
acciones.
 Nivel en que se determina el alcance de las acciones

Procesos

Indicadores cualitativos

 Nivel en que ordenan e imprimen cohesión a las acciones de la organización.

 Modo en que transforman insumos en productos y servicios de calidad.
 Grado en que imprimen valor a los productos o servicios.
 Medida en que ordenan los recursos de la organización para cumplir los objetivos
establecidos.
Políticas

Indicadores cualitativos.

 Grado en el que las políticas de la organización regulan la gestión.

 Forma en que apoyan las acciones.
 Medida en que orientan el pensamiento del personal hacia los propósitos de la
organización.

Procedimientos

Indicadores cualitativos

 Forma en que sistematizan y ordenan el trabajo.

 Manera en que dan una orientación lógica a las acciones.
 Nivel en que establecen la secuencia de las acciones.
 Modo en que racionalizan el esfuerzo.

Programas

Indicadores cualitativos

 Nivel en el que están orientados a crear conciencia del valor de los recursos.
 Medida en que ordenan las acciones.
 Forma en que se relacionan fases con acciones y recursos.

Enfoques

Indicadores cualitativos

 Manera en que visualizan áreas de influencia.

 Forma en que relacionan procesos con funciones.
 Medida en que traducen acciones en alternativas de funcionamiento concretas.

Niveles

Indicadores cualitativos

 Dimensión en que jerarquizan las acciones.

 Modo en que determinan ámbitos de actuación.
 Medida en que se precisan áreas de responsabilidad.
 Forma en que utilizan los mecanismos idóneos para planear las acciones.

Horizonte

Indicadores cualitativos

 Forma en que definen el espacio y la temporalidad de las acciones en el horizonte de la

organización.
 Modo en que establecen e interrelacionan plazos de ejecución con acciones.
ETAPA: PROPÓSITO ESTRATÉGICO:

Organización Diseñar e instrumentar la infraestructura para el funcionamiento de la

organización

Estructura organizacional

Indicadores cualitativos

 Precisión con que se determinan los niveles de autoridad y responsabilidad.

 Manera en que se traduce el objeto de la organización en un mecanismo de trabajo.
 Modo en que la infraestructura se constituye en una ventaja competitiva.

División y distribución de funciones

Indicadores cualitativos

 Forma en que delimitan las áreas de influencia.

 Grado en que determinan las cargas de trabajo.
 Nivel en que posibilitan la delegación específica de autoridad y responsabilidad.

Cultura organizacional

Indicadores cualitativos

 Nivel en que define el perfil de la organización.

 Forma en que muestra el nivel de conciencia, los valores, las actitudes, los hábitos y los
supuestos que prevalecen.

Recursos humanos

Indicadores cualitativos

 Precisión con que determina el sistema formal de gestión del talento.

 Grado en que se consideran tales recursos como el capital intelectual.
 Capacidad para constituirlos en un factor de aprendizaje para el cambio.

Cambio organizacional

Indicadores cualitativos

 Modo en que se convierte en un incubador de ideas.

 Medida en que los cambios promovidos representan la capacidad de emprender las
acciones con otra óptica.
 Nivel en que permean a la organización para desarrollar vías alternas de actuación.

Estudios administrativos

Indicadores cualitativos

 Grado en que proporcionan elementos de juicio para mejorar la dinámica

organizacional.
 Dimensión en que fundamentan el quehacer institucional en términos viables y
concretos.
 Medida en que fortalecen el proceso de toma de decisiones.
ETAPA: PROPÓSITO ESTRATÉGICO:

Dirección Tomar las decisiones pertinentes para regular la gestión de la organización

Liderazgo

Indicadores cualitativos

 Forma en la que el liderazgo constituye una conducta que guía y provee el soporte
necesario a la organización.
 Dimensión en que el líder ejerce su poder de influencia en las personas.
 Capacidad para lograr que las acciones se implementen de la mejor manera posible.

Comunicación

Indicadores cualitativos

 Medida en que constituye un medio para transmitir información con un significado

comprensible.
 Dimensión en que posee capacidad para intercambiar conocimientos, experiencias e
impresiones por diferentes vías y canales.
 Grado en que se constituye como una red de comprensión emocional.

Motivación

Indicadores cualitativos

 Grado en que la motivación que ofrece la organización representa la facultad para

transmitir energía para sostener y dar sentido al esfuerzo del personal.
 Nivel en que posibilita la generación de conductas y hechos positivos para las personas
y la organización.

Grupos y equipos de trabajo

Indicadores cualitativos

 Forma en que la organización ha logrado establecer núcleos de trabajo productivos.

 Manera en que integra capacidades y conocimientos que atienden un fi n común.

Manejo del estrés, el conflicto y la crisis

Indicadores cualitativos

 Grado de atención que ofrece la organización a las actitudes y conductas que influyen
en el comportamiento y en el nivel de desempeño del personal de la organización.
 Capacidad de resolución de situaciones cuyas causas generan consecuencias que
afectan el clima organizacional.

Tecnología de la información

Indicadores cualitativos

 Nivel de racionalidad en el empleo de los recursos de tecnología de la información para

lograr resultados en la organización.
 Grado en que se aplica la innovación tecnológica para transformar los insumos en
productos.
Toma de decisiones

Indicadores cualitativos

 Medida en que la organización maneja de manera adecuada el riesgo y la incertidumbre,

así como la generación y evaluación de alternativas para seleccionar e implementar la
idónea.
 Grado en el que se le reconoce la facultad para identificar y resolver situaciones para
conseguir los resultados esperados.

Creatividad e innovación

Indicadores cualitativos

 Medida en que la organización determina la posibilidad de encontrar formas de

instrumentar acciones de una manera diferente a la tradicional.
 Nivel en que promueve el desarrollo de productos y servicios competitivos basados en
cualidades distintas de las prevalecientes en el mercado.
 Dimensión en que crea un valor agregado.

ETAPA: PROPÓSITO ESTRATÉGICO:

Control Medición del progreso de las acciones en función del desempeño

Naturaleza

Indicadores cualitativos

 Grado en que la organización regula adecuadamente sus actividades.

 Forma en que establece los límites de actuación en función de sus objetivos.
 Nivel de prevención, seguimiento y corrección que tiene para establecer las normas
físicas, de costos, capital, ingresos, planes y programas.

Sistemas

Indicadores cualitativos

 Grado en que la organización establece el término de ejecución de los controles de

acuerdo con los sistemas de trabajo.
 Nivel de precisión con que define los requisitos de control con base en su flexibilidad y
objetividad.

Niveles

Indicadores cualitativos

 Capacidad de la organización para jerarquizar los controles.

 Manera en que señala el manejo de controles en los distintos niveles jerárquicos.
 Nivel de aplicación de los controles en diferentes ámbitos de operación.
Proceso

Indicadores cualitativos

 Nivel en que la organización establece normas de actuación.

 Forma en que aprecia y mide el desempeño.
 Capacidad para corregir desviaciones y mantener el curso de acción establecido.

Áreas de aplicación

Indicadores cualitativos

 Forma en que la organización determina el área de influencia de los controles.

 Grado en que especifica el ámbito de aplicación de los controles en función de su objeto.
 Manera en que precisa el nivel de delegación de controles.

Herramientas

Indicadores cualitativos

 Forma en que enmarca la naturaleza y tipo de técnicas e instrumentos que la

organización utiliza para implementar los controles.
 Mecanismos de vigilancia que establece para asegurar el cumplimiento de las metas.

Calidad

Indicadores cualitativos

 Manera en que la organización propicia el impulso sistemático de la participación de

todos los integrantes para el logro de procesos, productos y servicios de calidad.
 Capacidad para establecer estándares para evaluar la calidad de productos y servicios.
 Modo en que contribuye a hacer de la mejora continua un hábito.

ELEMENTOS QUE COMPLEMENTAN EL PROCESO

ELEMENTO ESPECÍFICO: ATRIBUTO FUNDAMENTAL:

Adquisiciones Abastecimiento de recursos

Indicadores cualitativos

 Capacidad de la organización para obtener los recursos que satisfacen los

requerimientos para su correcto funcionamiento.
 Medida en que las adquisiciones representan una alternativa para reducir los costos y
mejorar la calidad de los procesos, productos y servicios.

ELEMENTO ESPECÍFICO: ATRIBUTO FUNDAMENTAL:

Almacenes e inventarios Resguardo y canalización de recursos

Indicadores cualitativos

 Capacidad que tienen los almacenes para salvaguardar el patrimonio de la organización.

 Manera en que agilizan el desplazamiento de recursos materiales.
 Forma en que preservan los bienes muebles e inmuebles.
ELEMENTO ESPECÍFICO: ATRIBUTO FUNDAMENTAL:

Asesoría externa Soporte especializado con visión de negocio

Indicadores cualitativos

 Nivel en que el apoyo técnico especializado colabora con una visión independiente que
aporta a la organización elementos de decisión valiosos.
 Medida en que brinda soluciones imparciales a factores específicos, que permiten
percibir, comprender, resolver y prever problemas.

ELEMENTO ESPECÍFICO: ATRIBUTO FUNDAMENTAL:

Asesoría interna Asistencia para mejorar el desempeño

Indicadores cualitativos

 Dimensión en que la asesoría interna ofrece el apoyo técnico especializado que la

organización requiere para atender aspectos específicos que se traducen en elementos
de decisión.
 Grado en que contribuye con propuestas de acción que complementan y fortalecen las
acciones de los órganos de línea.
 Modo en que promueve el trabajo coordinado en todos los niveles jerárquicos.

ELEMENTO ESPECÍFICO: ATRIBUTO FUNDAMENTAL:

Coordinación Determina la unidad de acción

Indicadores cualitativos

 Manera en que la coordinación estimula la interacción institucional.

 Forma en que apoya la reducción del margen de error en el trabajo.
 Medida en que integra las actividades de los diferentes ámbitos.

ELEMENTO ESPECÍFICO: ATRIBUTO FUNDAMENTAL:

Distribución del espacio Disposición de instalaciones para el flujo del trabajo

Indicadores cualitativos

 Grado en que la distribución del espacio apoya la secuencia lógica del flujo del trabajo.
 Forma en que optimiza la utilización de espacios.
 Manera en que estimula el cuidado de las instalaciones.

ELEMENTO ESPECÍFICO: ATRIBUTO FUNDAMENTAL:

Exportaciones Alternativa de expansión

Indicadores cualitativos

 Nivel en que contribuye a orientar los esfuerzos de exportación.

 Forma en que reduce el margen de incertidumbre para exportar.
 Grado en que capitaliza las fortalezas y convierte las debilidades en oportunidades.
ELEMENTO ESPECÍFICO: ATRIBUTO FUNDAMENTAL:

Globalización Apertura a un mercado mundial

Indicadores cualitativos

 Forma en que evalúa la capacidad para crear y operar empresas de clase mundial.
 Nivel en el que define el modelo de negocio requerido para producir resultados con un
desempeño superior.

ELEMENTO ESPECÍFICO: ATRIBUTO FUNDAMENTAL:

Importaciones Insumos de origen extranjero

Indicadores cualitativos

 Proporción en que integra recursos para atender requerimientos e impulsar el adecuado

funcionamiento.
 Forma en que las importaciones constituyen una fuente de recursos que coadyuvan a la
reducción de costos y mejora de la calidad de los procesos, productos y servicios.

ELEMENTO ESPECÍFICO: ATRIBUTO FUNDAMENTAL:

Informática Manejo alternativo de información

Indicadores cualitativos

 Nivel en que fortalece la calidad de la gestión.

 Medida en que coadyuva a la consecución de los objetivos organizacionales.
 Forma en que determina cuándo y cómo son salvaguardados los activos de los sistemas
computarizados.

ELEMENTO ESPECÍFICO: ATRIBUTO FUNDAMENTAL:

Investigación y desarrollo Innovación de valor

Indicadores cualitativos

 Manera en que fortalece la capacidad de cambio.

 Medida en que permite la diversificación de productos y/o servicios.
 Forma en que impulsa la generación de mejores servicios y productos.

ELEMENTO ESPECÍFICO: ATRIBUTO FUNDAMENTAL:

Marketing Desplazamiento y ubicación de productos y/o servicios

Indicadores cualitativos

 Grado en que el marketing constituye un vínculo estratégico entre la organización y sus

clientes.
 Modo en que aumenta el conocimiento del mercado y la capacidad competitiva de la
organización.
 Forma en que posibilita el posicionamiento de la organización.
ELEMENTO ESPECÍFICO: ATRIBUTO FUNDAMENTAL:

Operaciones Generación de productos y/o servicios con un valor agregado

Indicadores cualitativos

 Forma en que administra los recursos necesarios para generar los bienes y servicios
requeridos por la organización.
 Capacidad para promover la rentabilidad de recursos productivos.
 Medida en que agrega valor y genera rendimientos.

ELEMENTO ESPECÍFICO: ATRIBUTO FUNDAMENTAL:

Proveedores Suministro de insumos

Indicadores cualitativos

 Grado en que los proveedores abastecen de recursos que pueden ampliar las ventajas
competitivas.
 Manera en que aumentan la capacidad de respuesta.

RESUMEN

La utilización de indicadores en la auditoría administrativa cumple, de manera básica, con el

objeto de establecer parámetros para evaluar los resultados de la gestión de una organización,
y de manera estratégica, para precisar el desempeño de variables de distinto calibre y alcance
para definir un contexto de actuación integrado.

En razón de que los indicadores expresan una relación cuantitativa entre dos cantidades de un
mismo proceso o procesos diferentes, permiten obtener un valor porcentual, del cual pueden
derivarse rangos aplicables a una organización. Por sus características, tales como ser
relevantes, susceptibles de medición e interpretación y verifi cables, son útiles para apoyar los
procesos de toma de decisiones.

En su formulación debe precisarse su objetivo, designar a quien los utilizará, el método de

implementación y la asignación de la responsabilidad de su validación y verificación. Por su nivel
de aplicación pueden ser estratégicos, de gestión y de servicio, y por su dimensión posibilitan la
medición del efecto, cobertura, eficiencia y calidad.

Los indicadores se clasifican en dos grandes grupos: indicadores financieros e indicadores de

gestión. Los primeros aportan mediciones de rentabilidad, liquidez, financiamiento, ventas,
producción, abastecimiento y fuerza laboral; los segundos, generan información cuantitativa y
cualitativa del proceso administrativo, incluyendo los componentes inherentes a cada etapa,
orientada por un propósito estratégico en cada fase, así como de los elementos que
complementan al proceso, direccionados en forma específica por atributos fundamentales. Es
de destacar que de manera conjunta, los indicadores financieros y los de gestión abarcan un
ciclo completo de evaluación, ya que consideran causas y efectos así como la dimensión en que
interactúan en el tiempo.