LA EJECUCIÓN DE UN PLAN DE UTILIDADES NO TENDRÁ LUGAR

AUTOMÁTICAMENTE

Los planes de utilidades serán efectivos únicamente si todos los ejecutivos responsables
realizan continuamente esfuerzos agresivos hacia su cumplimiento. Los gerentes de las
áreas o centros de responsabilidad deben aceptar la responsabilidad de alcanzar, o
incluso superar, las metas departamentales especificadas en los planes de utilidades.
Todos los niveles de la administración deben entender bien el programa, deben
convencerse de su relevancia para su función, y deben, asimismo, participar en su
implantación en una forma apropiada.

EL PLAN DE UTILIDADES NO ES SUSTITUTO DE LA ADMINISTRACION

La planificación de utilidades no puede remplazar a la administración bien informada y

experimentada. En tan solo un sistema que si puede ayudar a la ejecución del proceso
administrativo. El manual de presupuestos de una renombrada compañía expresa:

“ El plan de utilidades debe considerarse no como sino como un servidor. Es uno de los
mejores instrumentos que jamás haya ideado para hacer progresar los asuntos de una
compañía y a los empleados en sus distintas esferas de actividad administrativa. No se
supone que un plan de utilidades sea perfecto. La consideración más importante es
asegurar, mediante el uso inteligente de los planes de utilidades, que se deriven todos
los posibles alcanzables de los planes, tal como se han sometido a la administración, y
replanificar cuando existan razones apremiantes en el negocio”.

CASO GLOBAL PARA DEMOSTRACION

SUPERIOR COMPUTER SERVICE AND SALES COMPANY

(Compañías Superior de Servicio y Venta de Computadoras)

Este caso para demostración se relaciona con el estudio del negocio hipotético.
Antes de proporcionar al banco los datos que desarrollo Sparks los mostró a un
consultor. Tras una breve discusión, el consultor le dijo, “Este proyecto amerita mas
trabajo de soporte para aumentar la probabilidad de que consiga usted el préstamo, y a
una tasa de interés razonable” Sparks le replico: “Esta bien ¿que necesita hacerse?” e el
consultor de respondió, “Si quiere viajar en primera clase, una de las formas de hacerlo
sería contar con un plan integral del negocio”. Después de algunas explicaciones y
aclaraciones, Sparks exclamo, “OK, ¡vamos ¡, sus honorarios me parecen razonables”.

Sparks y el consultor desarrollaron el Plan de Negocio que se muestra enseguida.

Debemos observar lo siguiente:

a) el cambio en el nombre de la compañía

b) una modificación en las proyecciones superoptimistas anteriores
c) el plan de negocio y
d) proyección de la posición de efectivo, o de caja (que incluye el reembolso del
préstamo)
 Superior Computer Service and Sales Company
Plan del negocio para los años 20D y 20 E

OBJETIVOS DE LA COMPAÑÍA

1. Seguir suministrando nuestros servicios de primera calidad a computadoras.

2. Empezar a dar inmediatamente el mismo servicio rápido y eficiente a máquinas
de escribir y copiadoras.
3. Adoptar un método administrativo progresista y brindar una motivación positiva
a los empleados.
4. Instalar un sencillo, pero efectivo, sistema de contabilidad.

METAS ESPECÍFICAS

1. Percibir una utilidad de por lo menos el 15% sobre el ingreso (utilidad dividida
entre el ingreso).
2. Aumentar el ingreso por servicios a una tasa anual de crecimiento de 10%
3. Generar suficiente efectivo cada año para pagar las operaciones, el crecimiento y
la deuda.
4. Renovar las instalaciones de reparación para mejorar la eficiencia y hacerlas mas
cómodas para los empleados.

ESTRAGIAS

1. Introducir una nueva línea de servicios (máquinas de escribir eléctricas y

fotocopiadoras) como un departamento separado.
2. Contratar, el 2 de enero de 20D, A J.T Smart, quien esta altamente calificado
para dar servicio a copiadoras y máquinas de escribir. Hacia fines de enero,
contratar a otra persona de servicio.
3. Promover el nuevo producto.

a) Informar sobre el nuevo servicio personalmente a los clientes actuales.

b) Dirigir avisos por correo a un millar de clientes potenciales.
c) Visitar como a un centenar de clientes especialmente seleccionados;
ejercer un seguimiento tenaz.
d) Anunciar los servicios nuevos y antiguos en los medios locales de
difusión.
4. Establecer un sencillo, pero eficaz, sistema de contabilidad. Contratar a un
contador experimentado.

A continuación de esto vamos a realizar la estructura organizacional de esta empresa .

 ESTRUCTURA DE ORGANIZACION

Presidente

(“staff”)

Gerente de oficina Finanzas

(Promoción) (a contratar)

(Línea)

Reparación Reparación
de DE UTILIDADES (FIN
PLAN de diciembre 31)
DEL Ejercicio, Compras
Computadoras máquinas de escribir y
fotocopiadoras
COMPUTADORAS PLAN
ESTRATEGICO

20 D 20 E 20 F
Ingresos por servicios:
Computadoras 187000,00 230000,00 250000,00
Maquinas de escribir y copiadoras 30000,00 40000,00 50000,00
Total 217000,00 270000,00 300000,00
Gastos * -184000,00 -225000,00 -244000,00
Utilidad neta 401000,00 495000,00 544000,00
*Incluye sueldo del dueño o intereses sobre el préstamo

COMPUTADORAS PLAN ESTRATEGICO

20 D 20 E 20 F

Saldo inicial de caja 20000,00 128000,00 35000,00

Flujos de entradas de efectivo
Operaciones(neto) 28000,00 47000,00 52000,00
Por Préstamo 300000,00 0,00 0,00
Inversión del dueño 0,00 0,00 28000,00
Efectivo Total disponible 348000,00 175000,00 115000,00
Flujos de salida de efectivo:
Pago sobre el préstamo 100000,00 100000,00 100000,00
Ampliación de las instalaciones y capital de trabajo 120000,00 40000,00 5000,00
Retiro del dueño 0,00 0,00 0,00
Total de desembolso de efectivo 220000,00 140000,00 105000,00
Saldo final de caja 128000,00 35000,00 10000,00
EL PROCESO DE PLANIFICACION Y CONTROL DE
UTILIDADES
El proceso de planificaron y control de utilidades es un tópico orientado. A la aplicación
delinea las fases secuenciales que la administración debe cumplir, desde el desarrollo de
objetivos generales del negocio hasta el control, la acción correctiva y la replanificaión.
Este tema se relaciona con las empresas lucrativas, pues el PCU (Planificación y
Control de Utilidades) es aplicable a otros tipos de organizaciones. Cualquiera que sea
el tipo de empresa la tarea de la administración es esencialmente la misma, esto es crear
y mantener un clima interno en el cual las personas que trabajan juntas y conviven como
grupos, logren un desempeño eficiente y de conformidad con los objetivos generales de
la empresa.

El medio ambiente debe motivar a las personas a hacer sus máximas contribuciones a
los esfuerzos del grupo. A causa de que factores económicos, políticos, sociales, y
tecnológicos que operan en el medio ambiente externo tienen un impacto considerable
sobre todas las organizaciones, la administración debe equilibrarlos y tratar de
armonizar el medio ambiente interno con los mismos.

Las tareas básicas de administrar, planificar, organizar, dirigir y controlar son las
mismas tanto en las empresas mercantiles como en las no mercantiles.

LA ADMINISTRACION SE ENFOCA EN DOS PUNTOS IMPORTANTES QUE

SON:

a) ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

Es un punto de vista administrativo que enfatiza la función de planificar. Las

especificaciones de objetivos, metas, y planes de la empresa se miran como la fase
impulsadora que integra los recursos financieros, las actividades productivas y el
desempeño de la gente.

Conduce a la función de controlar.

b) LOS SISTEMAS DEL CONTROL ADMINISTRATIVO ( SCA)

Son un punto de vista de la administración que pone el énfasis en la función de

controlar. Este punto de vista especifica, en primer lugar, la necesidad de distintas clases
de control y el propósito de este. Se les considera como los imperativos que conducen a

 la planificación
 la eficiencia productiva y
 el desempeño de la gente.

EL PROCESO DE PLANIFICACION Y CONTROL DE

UTILIDADES
En el siguiente recuadro vamos a ver un panorama de un proceso de PCU característico.
Necesariamente integra las funciones de la administración de:

 Planificar
 Dirigir y
 Controlar

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION

1.
PLANEAR

5
CONTROLAR 2
ORGANIZAR

4
DIRECCION E 3
DOTAR EL PERSONAL
INFLUENCIA Y ADMON. DE RECUR-
ITERPERSONAL SOS HUMANOS

PANORAMA GENERAL DEL PROCESO DEL PCU

FUNCION DE FASES SECUENCIALES DEL RESPONSABI

LA PROCESO DE PCU LIDAD
ADMINISTRA PRIMARIA
CION
1. Variable externa pertinentes-
identificar y evaluar Administración
Ejecutiva

2. Objetivos generales del negocio-

desarrollar o modificar Administración
Ejecutiva

P 3. Metas especificas de la empresa-

desarrollar en congruencia con el Administración
L punto 2 anterior Ejecutiva

A 4. Estrategias de la empresa-especificar
los principales impulsos para Administración
alcanzar lo objetivos y metas Ejecutiva
N
5. Instrucciones de la administración
E ejecutiva para la planificación –
especificar premisas (o Administración
A lineamientos) de la planificación Ejecutiva
para los gerentes (con base en los
puntos 1-4 anteriores)
R 6. Planes de proyectos – desarrollar y Administración
evaluar cada proyecto Ejecutiva

7. Plan estratégico (largo Plazo) de Administración

utilidades- desarrollar para 3.5 o 10 de nivel medio
años

8. Plan táctico (corto plazo) de Administración

utilidades – desarrollar para el año de nivel medio
próximo

9. Estructuración de planes de Todos los niveles

utilidades – ejecutar a lo largo del de la
DIRIGIR año presupuestal administración

10. Informes de desempeño – preparar Todos los niveles

informes mensuales por áreas de de la
CONTROLAR responsabilidad administración
11. Seguimiento – proveer Todos los niveles
retroalimentación, emprender acción de la
correctiva y replanificar administración

En un programa de PCU se incluye algo más que la idea tradicional de un presupuesto

periódico o maestro, toda vez que se abarca la aplicación de varios conceptos
administración relacionados a través de una variedad de métodos, técnicas, y pasos
secuenciales. El termino integral significa:

1. La aplicación del concepto general de la planificación y control de utilidades a

todas las fases de la operaciones en una empresa y
2. La aplicación y control de un enfoque total a los sistemas.

PARTES DE UN PROGRAMA DE PCU

A) EL PLAN SUSTANTIVO

1. Objetivos generales de la empresa

2. Metas específicas de la empresa
3. Estrategias de la empresa
4. Instrucciones de la administración ejecutiva para la planificación ( o
premisas de la planificación)

B) EL PLAN FINANCIERO

1. Plan Estratégico de utilidades de largo alcance

a) Proyecciones de ventas, costo y utilidad

b) Proyectos importantes y adicciones de activos de capital
c) Flujo de efectivo y financiamiento
d) Necesidades de personal

2. Plan táctico de utilidades de corto plazo (anual)

a. Plan de operación
Estado de resultados planificado

1. Plan de ventas
2. Plan de producción ( o de compra de mercancías)
3. Presupuesto de gastos de administración
4. Presupuesto del tipo de asignaciones ( o “apropiaciones”), por ejemplo,
investigación y desarrollo, promoción, publicidad

b. Plan de situación financiera

Balance general planificado
1. Activo
2. Pasivo
3. Capital o participación de los dueños

c. Plan de Flujo de efectivo

C. Presupuestos variables de gastos:

Formulas de los gastos de producción

D. Datos Complementarios

(Por ejemplo, Análisis de la relación costo- volumen-utilidad, análisis por razones)

E. Informes de desempeño

(Incluyendo cualesquier informes especiales) cada fin de mes y según se necesiten

F. Seguimiento, acción correctiva e informes de replanificacion

PLAN SUSTATIVO

Esta representado por lo objetivos generales, las estrategias, los planes específicos y los
programas de la organización así como por el comportamiento coincidente de la
administración general para el logro, a largo plazo, de estos objetivos y planes.

El plan sustantivo puede caracterizarse más bien como la “parte narrativa” (o de la

prosa) del plan que como la parte numérica “del mismo”. Constituye la base para el
Plan financiero

PLAN FINANCIERO

Un plan financiero cuantifica los resultados financieros de implantar los objetivos, las
estrategias planificadas, los planes y las políticas de la alta administración. El plan
financiero representa, así una traducción a términos financieros, de los objetivos, las
metas y las estrategias para períodos específicos de tiempo.

Con respecto a estos dos planes básicos, generalmente se reconoce que el plan
sustantivo con frecuencia no es objeto de la atención adecuada.

IDENTIFICACION Y EVALUACION DE LAS VARIABLES EXTERNAS

Estas variable ejercen influencias muy importantes en una empresa. Dichas variables
ejercen influencias muy importantes en una empresa. La fase de identificación de
variables del proceso de la PCU se concentra en

a) Identificar
b) Evaluar los efectos de las variables externas.

La identificación entraña también considerar de manera independiente las variables que

no son controlables de las que si lo son. Esto significa que en la planificación por parte
de la administración debe enfocarse en como manipular las variables controlables

Variables pertinentes o relevantes:

Son aquellas que tienen un impacto directo he importante sobre la empresa. Por ejemplo
para un negocio grande con un mercado nacional las variables pertinentes serían
generales en cuanto al alcance, en tanto que un negocio pequeño se preocuparía
principalmente por las variables regionales y locales que operan dentro del estrecho
medio ambiente de la empresa.

El análisis y la evaluación de las variables ambientales deben ser una preocupación

constante de la administración superior, esta actividad debe involucrar a todos los
gerentes ejecutivos, quienes a su vez deben esperar que los distintos grupos de asesoría
(“staff”) suministren datos y hagan recomendaciones.

DESARROLLO DE LOS OBJETIVOS GENERALES DE LA EMPRESA.

El desarrollo de los objetivos generales de la empresa es responsabilidad de la

administración ejecutiva. Basándose en una evaluación realista de las variables
pertinentes y en una apreciación de las fuerzas y debilidades de la organización, la
administración ejecutiva puede especificar o reexpresar esta fase del proceso de la PCU.

La declaración de los objetivos generales debe expresar la misión, la visión y el carácter

ético de la empresa. Su propósito es crear la identidad la continuidad del objetivo y la
definición de la empresa. En un estudio de investigación, los propósitos de esta
declaración se enumeraron básicamente en los siguientes términos.

1. Definir el objetivo de la compañía ( declarar exactamente por que la

compañía esta en el negocio)
2. Aclarar el carácter filosófico de la compañía (manifestar los principios
morales y éticos que rigen sus actos).
3. Crear un clima particular dentro del negocio (comunicar lo propósitos y ética
básicos de la compañía a todo su personal con el fin de que los empleados
puedan, a su vez, comunicarlos a los clientes y a otras partes ajenas a la
compañía a través de sus propios actos.
4. establecer una guía para los gerentes con el objetivo de que las decisiones
que tomen reflejen los mejores intereses del negocio, con razonabilidad y
justicia a quienes se interesan en el mismo ( proporcionar una guía general a
quienes ocupan puestos de toma de decisiones con el fin de que puedan
actuar de manera independiente, pero dentro del marco de las metas y los
principios básicos de la compañía ).