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MATRIZ RACI DE ROLES Y RESPONSABILIDADES DE PROYECTOS DOWNSTREAM

MACROPROCESO DE GESTIÓN DE PROYECTOS


DIRECCIÓN CORPORATIVA DE PROYECTO

Elaborado
ECP-DPY-F-084 Versión: 1
10/08/2010

FASE 1: Matriz RACI de Roles y Responsabilidades Proyectos Cruces Especiales Fecha de elaboración 25-May-12

Profesional Gestión de Riesgos y Calidad


Profesional de Seguimiento y control de
Representante del Negocio (Operación)

Profesional del Programación y control


Profesional de Gestión de Compras y
Profesional de Gestión de Alcance y

Profesional Gestión Capitalización


Asistente Técnico Administrativo

Profesional Gestión Inmobiliaria

Profesional Gestión Inmobiliaria


Profesional Gestión Ambiental

Profesional Seguridad Física


Profesional gestión laboral
Líder de Control proyectos
Coordinador de Proyecto

Profesional Gestión HS
ACTIVIDAD ENTREGABLE

Especialista Obra Civil

Especialista Geotecnia

Especialista Mecánico

Especialista Procesos
Líder de Proyecto

Líder de Proyecto

Asesor Juridico

Presupuestal
Contratación
Maduración
Enlace DPY

Geologo
- Formato con la descrición de la idea
Generar Ideas y oportunidades C A R R I I C C C C C R
- Matriz con Priorización de ideas

Conformación de equipo de trabajo - Memorando Formalización de la Conformación del equipo A A R I I I I I I I I I I R I I I I I I I I I

Desarrollar procesos Optimización del portafolio - Aprobación de recursos economicos requeridos A A R I C R

- Caso de Negocio
- Estimación costos
Realizar resumen ejecutivo del proyecto - Cronograma A A R I I R C C R C R C C C
- Gestión de riesgos
- Modelo Financiero
- Acta de comité de sancion de fase 2 con recomendación y asignación de
Desarrollar el comité de sanción de fase 1 recursos para maduración de la siguiente fase A A R I R/C R C C C C C C C C
- Documento Soporte de Desición

- Información consignada en herramienta SharePoint


Entrega documental de la fase Sancionada A A I I R
- CD con infomación oficial

- Identificación dentro de un proyecto o programa


Validación de la idea A A R R C R I
- Generación de nuevo proyecto
- Formato identificación de Incolucrados del proyecto preliminar.
Identificar los Involucrados C A R C I C C I C C C C C R C C C C C C C C C
- Plan de gestión de involucrados.

Generar lecciones aprendidas - Memorias de las Lecciones Aprendidas A R R R R


MATRIZ RACI DE ROLES Y RESPONSABILIDADES DE PROYECTOS DOWNSTREAM

MACROPROCESO DE GESTIÓN DE PROYECTOS


DIRECCIÓN CORPORATIVA DE PROYECTO

Elaborado
ECP-DPY-F-084 Versión: 1
10/08/2010

FASE 2: Matriz RACI de Roles y Responsabilidades Proyectos Cruces Especiales Fecha de elaboración 25-May-12

Profesional de Seguimiento y control de


Representante del Negocio (Operación)

Profesional del Programación y control


Profesional de Gestión de Compras y
Profesional de Gestión de Alcance y

Profesional Gestión Capitalización

Profesional Gestión de Riesgos y


Asistente Técnico Administrativo

Profesional Gestión Inmobiliaria


Profesional Gestión Ambiental

Profesional Seguridad Física


Profesional gestión laboral
Líder de Control proyectos

Profesional Gestión Social


Coordinador de Proyecto

Profesional Gestión HS
Especialista Obra Civil

Especialista Geotecnia

Especialista Mecánico

Especialista Procesos
ACTIVIDAD ENTREGABLE

Líder de Proyecto

Líder de Proyecto

Asesor Juridico

Presupuestal
Contratación
Maduración
Enlace DPY

Geologo

Calidad
- Memorando Formalización de la Conformación del equipo
Declaración del Proyecto. A R R I I I I C I I I I I R I I I I I I I I I
- Project Charter

- Organigrama del Proyecto.


- Formato identificación de Incolucrados del proyecto preliminar.
- Plan de gestión de involucrados.
Conformación de equipo del proyecto. A R R I I I I C I I I I I R I I I I I I I I I
- Plan para la dirección de personal.
- Matriz RACI.
- Definición de roles y responsabilidades.

- Acta de análisis y recomendaciones de alternativas evaluadas con:

-Alcance
- Beneficios
- Modelo financiero
- Estimado de Costos
- Riesgos principales
- Alineación con la estrategia
- Tecnología involucrada
- Permisos/Licencias requeridas
Formulación y análisis de las alternativas del
- Análisis de beneficios tributarios A R R I I C C C C C R C C C C C C C C C
proyecto.
- Estrategia de compras y contratación preliminar
- Estimado de tiempo y recursos
- Análsisis de impactos del entorno y empresariales
- Análisis de involucrados
- Análisis de impactos e interferencias con megaproyectos, programas y/o
proyectos.

- Registo matriz de evaluación de alternativas.


- Acta con definiciones de alternativas evaluadas, recomendaciones.
- Lista de asistencia a talleres de analisis
Definición y aplicación de prácticas de incremento - Identificación de PIV's a implementar
A R R I R C C C C C R C C C C C
de valor PIV's - Registro con resultado se la implementacion de talleres PIV's

Desarrollo de Ingenierias conceptuales - Ingenierias conceptuales I A R R I I I I C C C C C C

- Estimado de costos clase 4 (+40% : -20%)


Estimación de costos , Bases del estimado A R R I I R C C
- Bases del estimado
- Plan de administración de riesgos para la alternativa seleccionada
Identificación y seguimiento a riesgos A R R R C I C C C C C I C C C C R C C C C
- Registro de Riesgos Actualizado
- WBS actualizada
Generación de WBS y Diccionario de WBS I A R R I I R C
- Diccionario de la WBS
- Cronograma maestro
Estimación de tiempos A R R R I C C C R C C C C C C C
- Bases del cronograma

Licencias Permisos y adquisisción de predios - Licencias Permisos y adquisisción de predios A R R I R R R R

- Plan de Ejecución del Proyecto (PEP) con sus planes subsidiarios:

o Elaboración del plan de gestión de costos


o Elaboración del plan de gestión de tiempos
o Elaboración del plan de gestión del recurso humano (incluir desarrollo de recurso:
capacitación....)
o Elaboración el plan de calidad
Elaboración de Plan de Ejecución del Proyecto o Elaboración el plan de comunicaciones I A R R I I R C C C C C C C C
(PEP) preliminar o Elaboración el plan de control de cambios
o Elaboración el plan en temas HSE, seguridad industrial y salud ocupacional
o Definición de las estrategias de contratación y elaboración del plan de compras y
contratación
o Elaboración del plan de adquisición y manejo de tierras
o Elaboración del plan de precomisionamiento y comisionamiento
o Elaboración del plan de gestión de riesgos
o Definir las filosofías de operación, mantenimiento y confiabilidad.

- Registro de Evaluaciones Financieras


Generación de evaluaciones financieras C A R R I I R C C
- Caso de Negocio actualizado

Desarrollar medición de PDRI - Informe de medición del Índice de Definición del Proyecto A R R I R R R C R R R R R C

Comité de Compras Tempranas - Actas de comité A R R I C C R R R

Generar lecciones aprendidas - Memorias de las Lecciones Aprendidas A R C C I R C C C C R C C C C

Informes de seguimiento a la maduración - Informes de seguimiento A R I I I R I

- Acta de comité de sancion de fase 2 con recomendación y asignación de


recursos para maduración de la siguiente fase
Desarrollar el comité de sanción de fase 2 A A R I R/C R C C C C C C C C
- Documento Soporte de Desición

- Información consignada en herramienta SharePoint


Entrega documental de la fase Sancionada A A I R R
- CD con infomación oficial
MATRIZ RACI DE ROLES Y RESPONSABILIDADES DE PROYECTOS DOWNSTREAM

MACROPROCESO DE GESTIÓN DE PROYECTOS


DIRECCIÓN CORPORATIVA DE PROYECTO

Elaborado
ECP-DPY-F-084 Versión: 1
10/08/2010

FASE 3: Matriz RACI de Roles y Responsabilidades Proyectos Cruces Especiales Fecha de elaboración 25-May-12

Seguimiento y control de
Especialista Obra Civil

Profesional Gestión HS
Programación y control
Especialista Geotecnia

Profesional de Gestión

Profesional de Gestión

Profesional Gestión de
Especialista Mecánico

Especialista Procesos

Profesional Seguridad
Negocio (Operación)

Profesional Gestión
Profesional Gestión

Profesional Gestión

Profesional Gestión
Profesional gestión
Representante del

Riesgos y Calidad
Líder de Proyecto

Líder de Proyecto

Asistente Técnico
Líder de Control

Asesor Juridico
Coordinador de

Profesional del
Administrativo

Profesional de

Capitalización
de Compras y
ACTIVIDAD ENTREGABLE

Presupuestal
Contratación
de Alcance y
Enlace DPY

Maduración

Inmobiliaria
Ambiental
proyectos
Proyecto

Geologo
laboral

Social

Física
- Organigrama del Proyecto.
- Formato identificación de Incolucrados del proyecto preliminar.
- Plan de gestión de involucrados.
Conformación de equipo del proyecto. A R R I I I I C I I I I I R I I I I I I I I I
- Plan para la dirección de personal.
- Matriz RACI.
- Definición de roles y responsabilidades.

Definición y aplicación de prácticas de incremento - Identificación de PIV's a implementar


A R R I R C C C C C R C C C C C
de valor PIV's - Registro con resultado se la implementacion de talleres PIV's
- Ingenierias básicas
Desarrollo de Ingenierias básicas I A R R I I I I C C C C C C
- Acta de Validación de Ingeniería
- Estimado de costos clase 3 (+15% :-10%)
Estimación de costos , Bases del estimado A R R I I R C C
- Bases del estimado

Identificación y seguimiento a riesgos - Plan de administración de riesgos actualizado (monitoreo y control) A R R R C I C C C C C I C C C C R C C C C

- WBS actualizada con el desarrollo del estudio básico de ingenierias


Generación de WBS y Diccionario de WBS I A R R I I R C
- Diccionario de la WBS actualizado
- Cronograma maestro actualizado
Estimación de tiempos A R R R I C C C R C C C C C C C
- Bases del cronograma actualizado

Licencias Permisos y adquisisción de predios - Licencias Permisos y adquisisción de predios A R R I R R R R

Gestionar Tramites y requerimientos ante


- Documentacion requisito ante ministerio A R R I R R R R
ministerios
Elaboración de Plan de Ejecución del Proyecto - Plan de Ejecución del Proyecto (PEP) con sus planes subsidiarios
I A R R I I R C C C C C C C C
(PEP) actualizados
- Registro de Evaluaciones Financieras
Generación de evaluaciones financieras C A R R I I R C C
- Caso de Negocio actualizado
- Informe de medición del Índice de Definición del Proyecto
Desarrollar medición de PDRI A R R I R R R C R R R R R C
- Listas de Chequeo
- Actas de comité
Compras de equipos y materiales A R R I C C R R R
- Evaluación de ofertas

Generar lecciones aprendidas - Memorias de las Lecciones Aprendidas A R C C I R C C C C R C C C C

Informes de seguimiento por especialidad - Informes de seguimiento semanales A R R I I I R

- Acta de comité de sancion de fase 3 con recomendación y asignación de


recursos para ejecucución de proyecto
Desarrollar el comité de sanción de fase 3 A A R I R/C R C C C C C C C C
- Documento Soporte de Decisión

- Portafolio
Conformación de portafolio A A R I I R
- Recursos asignados
- Información consignada en herramienta SharePoint
Entrega documental de la fase Sancionada A A I R R
- CD con infomación oficial
MATRIZ RACI DE ROLES Y RESPONSABILIDADES DE PROYECTOS DOWNSTREAM

MACROPROCESO DE GESTIÓN DE PROYECTOS


DIRECCIÓN CORPORATIVA DE PROYECTO

Elaborado
ECP-DPY-F-084 Versión: 1
10/08/2010

FASE 4: Matriz RACI de Roles y Responsabilidades Proyectos Cruces Especiales Fecha de elaboración 25-May-12

Profesional Gestión Ambiental


Profesional del Programación
Profesional de Seguimiento y

Profesional Seguridad Física


Representante del Negocio

Profesional gestión laboral


Líder de Control proyectos

Profesional Gestión Social


Profesional de Gestión de

Profesional de Gestión de
Coordinador de Proyecto

Compras y Contratación

control de Presupuestal

Profesional Gestión HS
Especialista Obra Civil

Especialista Geotecnia

Profesional Gestión de
Especialista Mecánico

Alcance y Maduración
Especialista Procesos

Profesional Gestión
Profesional Gestión

Riesgos y Calidad
Asistente Técnico
Líder de Proyecto

Líder de Proyecto
ACTIVIDAD ENTREGABLE

Asesor Juridico
Administrativo

Capitalización

Inmobiliaria
(Operación)

Enlace DPY

y control
Geologo
- Organigrama del Proyecto.
- Formato identificación de Incolucrados del proyecto preliminar.
- Plan de gestión de involucrados.
Conformación de equipo del proyecto. A R R I I I I C I I I I I R I I I I I I I I I
- Plan para la dirección de personal.
- Matriz RACI.
- Definición de roles y responsabilidades.

- Ingenierias de detalle
Desarrollo de Ingenierias detalladas - Acta de Validación de Ingeniería I A R R I I I R R R R R I C C C C C C
- Dossier de Construcción

Licencias Permisos y adquisisción de predios - Licencias Permisos y adquisisción de predios A R R I R R R R

Gestionar Tramites y requerimientos ante


- Documentacion requisito ante ministerio A R R I R R R R
ministerios
- Actas de comité
Compras de equipos y materiales A R R I C C R R R
- Evaluación de ofertas

Ejecución de actividades planeadas - Validación de Ejecución del Proyecto (PEP) I R R R I R I R R R R R R R I

Validación de cumplimiento de Indicadores de - Informes de seguimiento con indicadores de gestión


A R R I I I R R
desempeño y calidad. - Informes con cumplimiento de Indicadores de desempeño

Gestion de cambios - Controles de cambio A R R I C R I I I

- Informe de pruebas de precomisionamiento y comisionamiento.


Realizar Pruebas de precomisionamiento y - Acta de validación de cumplimiento del alcance.
I A R R I C C C C C I I C I
comisionamiento - Informe con identificación de acciones preventivas y correctivas.
- Acta de validación del cumpliento a satisfacción del proyecto

- Informe de terminación mecánica y precomisionamiento


- Informe de comisionamiento
- Acta de entrega a operaciones
Realizar el cierre Técnico I A R R I R R R R R I I I
- Acta de entrega a las Gerencias Técnicas
- Registro de capacitación
- Entrega de documentos para archivo

- Insumos para evaluación expost validados


Realizar evaluación Expost R A R R C I C I C C C C C C R C C C C C C C C C I
- Informe de evaluación expost

Generar lecciones aprendidas - Memorias de las Lecciones Aprendidas A R C C I R C C C C R C C C C

- Informes de seguimiento semanales


Informes de seguimiento por especialidad A R R I I I R
- Informes de cumplimiento indicadores de desempeño

- Información consignada en herramienta SharePoint actualizada


Entrega documental de la fase Sancionada - CD con infomación oficial A A I R R
- Acta de entrega gestión documental
MATRIZ RACI DE ROLES Y RESPONSABILIDADES DE PROYECTOS DOWNSTREAM

MACROPROCESO DE GESTIÓN DE PROYECTOS


DIRECCIÓN CORPORATIVA DE PROYECTO

Elaborado
ECP-DPY-F-084 Versión: 1
10/08/2010

FASE 5: Matriz RACI de Roles y Responsabilidades Proyectos Cruces Especiales Fecha de elaboración 25-May-12

Representante del Negocio (Operación)

Profesional del Programación y control


Profesional de Gestión de Compras y

Profesional de Seguimiento y control


Profesional de Gestión de Alcance y

Profesional Gestión Capitalización


Asistente Técnico Administrativo

Profesional Gestión de Riesgos y

Profesional Gestión Inmobiliaria


Profesional Gestión Ambiental

Profesional Seguridad Física


Profesional gestión laboral
Líder de Control proyectos

Profesional Gestión Social


Coordinador de Proyecto

Profesional Gestión HS
Especialista Obra Civil

Especialista Geotecnia

Especialista Mecánico

Especialista Procesos
ACTIVIDAD ENTREGABLE

Líder de Proyecto

Líder de Proyecto

de Presupuestal
Asesor Juridico

Contratación
Maduración
Enlace DPY

Geologo

Calidad
- Documentos soporte de las garantias
- Documentos de registro de transferencia de sobrantes
Realizar el cierre administrativo - Documentos de stock de herramientas, insumos químicos, materiales y I A R R I I R R
repuestos
- Entrega de documentos para archivo

Realizar el cierre financiero - Plantilla de capitalización del proyecto I A R R I I R I C

Estabilizar la Operación - Validación de Ejecución del Proyecto (PEP) C A R R I C C C C C C R

Realizar expost Integral - Informe de la evaluación Ex Post Integral R A R R C I C I C C C C C C R C C C C C C C C C I

Identificar Nuevas Oportunidades - Nuevas ideas y oportunidades identificadas A R C C I R C C C C R C C C C

Generar lecciones aprendidas - Memorias de las Lecciones Aprendidas A R C C I R C C C C R C C C C

Entrega documental de la fase Sancionada - Acta de entrega gestión documental al archivo A A I R R