Los Sistemas de Información en la Empresa

1. ENSAYO CASO DE ESTUDIO “IT and Geo-Mapping Help a Small Business

Succeed”

Las tecnologías de la información (IT) se han abierto paso en la sociedad, al punto de

posicionarse como una necesidad personal y organizacional. En las organizaciones
empresariales, las tecnologías de la información se han hecho a un lugar privilegiado y
protagónico. Son ampliamente usadas en los negocios haciendo posibles prácticas o actividades
labores que antes eran demasiado complejas, desgastantes y tal vez imposibles, en términos de
Laudon y Laudon “…los sistemas de información han alterado de manera fundamental la
economía de las organizaciones, además de aumentar en forma considerable las posibilidades
de ordenar el trabajo” (Laudon & Laudon, 2012)
Es común pensar en este tipo de herramientas como exclusivas de las grandes empresas,
multinacionales y transnacionales con la capacidad económica para desarrollarlas o adquirirlas,
pero esto realmente no es así, muchas de estas tecnologías están al alcance de prácticamente
cualquier bolsillo y las capacidades y habilidades para explotarlas son factores que marcara la
diferencia.
Tea Collection, una pequeña empresa estadounidense, es la muestra perfecta de la
posibilidad de acceso a las IT de las pequeñas y medianas empresas. Esta empresa dedicada a
la fabricación de ropa para niños, con tan solo ocho (8) años en el mercado1, ha implementado
exitosamente varias tecnologías de la información, optimizado el desarrollo empresarial,
permitiendo mejores resultados en varias funciones corporativas como, el diseño textil, el
mercadeo y las ventas, entre otras.
Entre las IT implementadas por Tea Collection, se encuentra en el área operativa un
software de diseño que facilita las labores del departamento. Esta herramienta es clave para el
desarrollo del proceso misional de la organización, Emily Meyer, líder del equipo creativo y una
de las fundadoras de Tea Collection, manifiesta su interés por ofrecer al público infantil, una
propuesta sofisticada, inspirada en diversas culturas mundiales, esto genera la necesidad de
personalización de los insumos y claramente las prendas de vestir.
Por medio de la herramienta de IT, es posible diseñar la tela y la confección de las prendas,
el software ofrece una vista digital del resultado final del proceso de fabricación partiendo del
diseño del estampado de la tela. El valor que aporta esta tecnología parte de facilitar, mejorar y
optimizar el proceso de diseño, permitiendo la creación de productos más detallados. Es una
aplicación necesaria para el desarrollo de las actividades y seguramente actúa como una
plataforma base en el departamento de diseño que, permite crear y leer la información de los
productos desarrollados en la empresa. La reducción de costos en tiempos y materias primas

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Tiempo aproximado a la fecha de publicación del video de referencia

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también es un plus, ya que se puede optimizar el material, facilitar y estandarizar procesos,

disminuir la cantidad de pruebas o modelos de las prendas.
Por otro lado, para el departamento de ventas en el canal institucional, la organización
implemento una herramienta apoyada en la red, que permite que los distribuidores minoristas
autorizados por la Tea Collection realizar sus solicitudes de compra mediante, facilitando los
procesos para los compradores y la organización. Esta herramienta seguramente logra reducir
la carga laboral de los empleados responsables de atender ese segmento de clientes, las
llamadas telefónicas quedan en un segundo plano, reduciendo errores humanos en
interpretación.
La herramienta web es capaz de conectar todo el país en solo unos instantes, así que los
clientes minoristas pueden acceder en cualquier momento a los catálogos disponibles y
seleccionar las prendas que desean distribuir, sin importar la hora o lugar. La reducción de costos
es notoria, se reduce la necesidad de desplazamiento de los representantes de Tea Collection
para cerrar una venta, se mejora el proceso que pudiera ser telefónico, e incluso mejora la
posibilidad de envió de órdenes de compra mediante un correo electrónico, minimizando la
posibilidad de errores humanos en la digitación de referencias o detalles de los productos.
Pero la aplicación en la red para los minoristas y el software de diseño no son todas las
inversiones en IT que ha realizado Tea Collection, la empresa implemento un software de mapeo
de datos geográficos, que utiliza para el análisis en mercadeo, para analizar cuidadosamente a
lo largo de Estados Unidos, las mejores ubicaciones posibles para sus puntos de venta o
distribuidores.
Un estudio de mercado para seleccionar un punto adecuado para abrir una sede de vetas
no es tarea fácil, pero el software de mapeo de datos geográficos es capaz de facilitar dichas
labores teniendo presentes los parámetros definidos por la Tea Collection.
La parametrización se realiza según varios criterios de interés, 1) está programado para
identificar por medio de los códigos postales, los lugares en Estados Unidos que ofrecen un perfil
demográfico adecuado para el producto de la empresa, 2) identifica los lugares que no están
sobre saturados de oferta de ropa infantil y, 3) ubica las tiendas existentes de Tea Collectión y
los representantes de ventas.
La información que entrega la aplicación de mapeo de datos geográficos, es empleada por
la organización para la distribución estratégica de sus productos. Primero logran identificar las
zonas que tienen mayor cantidad de posibles compradores. Esa posibilidad de venta se
complementa con el análisis de la oferta, de la competencia, Tea Collection es una empresa en
crecimiento, si bien tienen un producto diferenciado bajo su propuesta de moda infantil, aun no
están en total capacidad para competir directamente contra grandes empresas con trayectoria
en este mercado.

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Esto permite inferir que la estrategia de mercado de Tea Collection emplea como estrategia
de mercados la atención de nichos específicos, donde realiza un ataque de flancos a la
competencia y en especial a los líderes del mercado (Kotler & Lane Keller, 2016). Entonces, Tea
Collection es ejemplo de la afirmación de laudon y Laudon, “Los sistemas de información son
instrumentos clave para la exploración ambiental, que ayuda a los gerentes a identificar los
cambios externos que podrían requerir una respuesta de la organización” (Laudon & Laudon,
2012).
Para toda la estructura de marketing y ventas de la organización, el software resulta de gran
utilidad, permitiendo la exploración ambiental, estudiando el comportamiento de variables del
macroentorno y microentorno de la compañía. Los representantes de ventas reciben información
muy puntual del sistema, este les indica donde se deben ubicar, donde están los mejores
prospectos para la distribución, donde la marca es percibida y genera interés en el consumidor,
razones más que suficientes para decidir ubicarse en esas zonas.
En palabras de Leigh Rawdon, socia fundadora y responsable de la parte administrativa de
la organización, el mayor reto al que se enfrenta Tea Collection en relación a los sistemas de
información, es la integración de dichos sistemas. Si bien en el video de referencia solo se
nombra tres aplicaciones, Rawdon indica que la empresa se apoya bastante en estas tecnologías
y ha implementado múltiples sistemas para sus labores diarias, pero, estos sistemas no se
integran automáticamente, esa integración depende de los operarios, de los colaboradores,
demandando gran cantidad de tiempo y cuidado de estos.
Si bien las herramientas tecnológicas usadas facilitan las labores de diversas áreas, también
crean los retos mencionados por Rawdon. Coordinar las ventas con inventarios, logística o
producción, no ha de ser tarea fácil, requerirá mucho tiempo de trabajo y recursos humanos (en
este momento) para cuidar la información y transmitirá de los recursos tecnológicos de un
departamento a los recursos de otro departamento.
Exactamente esa labor aumenta la vulnerabilidad de los sistemas de información
empleados, ya que se hacen más accesibles, pues requieren intervención humana constante, lo
cual aumenta la posibilidad de modificaciones a la información (principio de integridad) (Joyanes-
Aguilar, 2015). El video solo menciona el software de escritorio y la aplicación web, pero los
sistemas de información son mucho más que estos componentes, por lo cual la integración de
los sistemas se extiende al hardware, las redes, los procedimientos, y obviamente la misma
información (Joyanes-Aguilar, 2015).
Así que la integración de los sistemas de información demanda la seguridad de la
información, y más aún cuando esta es parte del desarrollo misional y operativo, como lo son los
diseños, los canales de ventas y la estrategia de expiación.

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El uso de las tecnologías de la información mencionadas en el video, indican que Tea

Collection tiene una firme decisión de crecimiento y sostenibilidad. La estrategia de producto
empleada, basada en el software de diseño permite a la empresa mejorar la calidad y detalle en
sus productos, lo cual facilita su diferenciación en el mercado, ayudando al posicionamiento de
la marca.
Las estrategias de mercado parecen estar muy bien definidas, Tea Collection reconoce no
ser el líder en el mercado, pero es un competidor que está tomando fuerza y su nombre empieza
a sonar. La decisión de implementar un canal de ventas en la web, permite la expansión
inmediata a todo el territorio estadounidense, incluso, la misma herramienta le permitiría distribuir
a nivel internacional, facilitando la relación entre la empresa y sus distribuidores.
Por medio de una estrategia retadora y segmentada, Tea Collection busca abrirse paso en
el mercado y posicionarse, en este aspecto se suma a la distribución web a minoristas, la
ubicación estratégica de los representantes de ventas en lugares de alto potencial y baja
competencia, lo cual como ya se menciono es la atención de nichos y ataque de flancos a los
líderes del mercado.
El apoyo que ha tomado la empresa en las tecnologías de la información, le permiten
optimizar las decisiones aumentado la posibilidad de éxito de las decisiones tomadas, y si hasta
el momento ha dado resultado permitiendo un crecimiento del 50% como lo menciona la video
referencia, la agudeza para usar las herramientas y la información permitirán a la empresa
continuar con su crecimiento sostenible.

2. REFERENCIAS

BNET Video. (19 de 02 de 2009). Geo-Mapping Technologies Help Target Sales Prospects .

Obtenido de https://www.youtube.com/watch?v=3_GmukX5sfM

Joyanes-Aguilar, L. (2015). Sistemas de información en la empresa. El impacto de la nube, la

movilidad y los medios sociales (1 ed.). Mexico D.F.: Alfaomega.

Kotler, P., & Lane Keller, K. (2016). Dirección de Marketing. Mexico D.F.: Pearson.

Laudon, K., & Laudon, J. (2012). Sistemas de información gerencial (12 ed.). Mexico D.F.:

Pearson.