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Sistemas Administrativos PDF
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Sistemas Administrativos
Los Sistemas Administrativos son una red de procedimientos relacionados de acuerdo con un esquema
integrador en función de ciertos fines. (Lardent, 1976)
Podríamos definirlos como el conjunto integrado de los procedimientos necesarios para concretar en
actividades los objetivos de una empresa y además generar información para el control de los resultados
alcanzados. (Gilli, 1998)
En el nivel técnico u operativo de la organización, las decisiones son repetitivas y, por lo tanto,
programables mediante el establecimiento de sistemas administrativos, rutinas operativas o,
simplemente, hábitos; en los niveles de conducción, si consideramos sólo las decisiones no programadas,
recurriríamos al criterio y la intuición del ejecutivo.
Control interno, en el uso profesional corriente, se encuentra asociado con la especialidad contable y de
auditoría. Desde el punto de vista más amplio de la administración, Control interno es un Sistema
coordinado de reglas y procedimientos que sirven como marco de referencia a las decisiones atendiendo
a los objetivos y valores de la organización y procurando obtener específicamente tres cosas: La eficiencia
de las operaciones, la confiabilidad de la información (exactitud y veracidad) y la protección del
patrimonio.
Normas generales:
w Separación de funciones: según esta norma, una operación se realiza con la intervención de
varios sectores, establece un control por oposición de intereses y constituye uno de los pilares del
sistema de control interno.
w Niveles de autorización: Es fundamental que las funciones se asignen a personas con la capacidad
para llevarlas a cabo. Debe estar claramente establecido quién puede autorizar una operación
según su tipo y monto.
Autor: Jaki.-
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w Seguridad en el manejo de activos: La centralización del manejo en una sola persona o sector; el
acortamiento de los pasos y traslados en los cuales los bienes puedan estar expuestos a deterioro,
sustracción, etc., y la documentación de los traslados de donde surja de manera clara quién es el
depositario, son medidas para limitar los riesgos de pérdida.
w Diseño de formularios, archivos y registros: Los soportes de información tiene que ser diseñados
de modo tal que presenten toda la información necesaria de manera clara y precisa y también la
constancia del responsable interviniente.
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Subsistema de Abastecimiento
Alcance:
Se pone en funcionamiento cuando se detecta la necesidad de aprovisionamiento,
pudiéndose fijar la recepción y contabilización provisoria de los bienes como límite
superior. En el caso de los bienes, Almacenes suele ser quien detecta la necesidad. Pero
cuando se trata de servicios, el pedido puede originarse en distintos sectores de la
empresa.
*Considerándose el análisis de Drucker sobre los aportes que realizan las actividades a una organización,
la gestión de compra puede ser clasificada junto a la fabricación y la distribución física como una
actividad que contribuye a resultados.
Modalidades:
a) Compras menores: se refieren a bienes o servicios de escaso valor y cuya necesidad puede ser
circunstancial.
b) Compras de bienes de uso: Bienes que no requieren una reposición permanente. Requieren la
autorización de los niveles de decisión más altos.
c) Compras normales: Se refieren a compras de bienes de consumo repetitivo y necesarios para el
desenvolvimiento normal de la empresa relacionados con el área de producción, comercialización
o administración y que, por estar vinculados con la futura producción y comercialización, son
susceptibles de presupuestación.
d) Importaciones: Son aquellas compras a un proveedor extranjero, que poseen ciertas
particularidades como los seguros de cambios, transporte, procedimientos especiales para el
despacho de mercadería a plaza, derechos de importación, etc.
Separación de funciones: La función de compras debe estar separada del manejo físico de los bienes y la
registración de los mismos.
Iniciación del trámite de compras: La operación de compra debe iniciarse con el respaldo de un pedido
formal por parte del funcionario responsable.
Autor: Jaki.-
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Obtención de un número determinado de cotizaciones: Los pedidos y las cotizaciones (requeridas cuando
la compra supera determinados montos) se realizan por escrito.
Autorización de compra: Una vez tomada la decisión de compra, el responsable que la tomó debe
intervenir con su firma la cotización del proveedor o la orden de compra.
Punto de pedido y lote de compra: Las empresas suelen fijar puntos de pedido, es decir, la cantidad en
existencia a partir de la cual se debe solicitar la compra de un artículo. Una vez determinados los niveles
de inventario racionalmente más adecuados, corresponde establecer considerando los costos asociados,
el lote óptimo de compra.
Constitución de seguros sobre mercadería en tránsito: Contratación de seguros para cubrir el riesgo de
traslado de los productos que viajan por cuenta y riesgo de la empresa.
Información gerencial.
Autor: Jaki.-
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Alcance:
Modalidades:
a) Producción continua: En general, este tipo de proceso tiende a ser muy automatizado, a producir
productos estandarizados, y el personal que trabaja en él es poco calificado. El producto
terminado es el resultado de una sucesión de operaciones sobre un material original y
homogéneo.
b) Producción por montaje: El producto terminado está constituido por una cantidad de partes que
se ensamblan para lograr un artículo final. Cada una de las partes tiene un proceso productivo
particular que puede afectar a distintos departamentos (Ej.: Estampado, teñido, fresado, etc.)
c) Producción intermitente o por órdenes: En esta clasificación se incluyen aquellas industrias en las
que la producción se lleva a cabo cuando existe un pedido específico del cliente. Se caracteriza
por actividades de corta duración, bajo volumen y productos a medida.
d) Producción por proyectos: Un proyecto consiste en un conjunto de actividades que, en general,
tiene una identidad propia, se trata de obras de considerable magnitud, confecciona una red
compleja de tareas vinculadas entre sí a través de múltiples interrelaciones de precedencia y su
duración suele prolongarse en el tiempo.
Realización de recuentos físicos periódicos: Es importante que se efectúen recuentos periódicos de las
existencias con la finalidad de ajustar o conciliar, a un momento dado, los registros contables y ficheros
extracontables con los resultados obtenidos en esas tomas de inventario.
Ajuste de inventario: Los ajustes por diferencias de inventarios deberán estar válidamente justificados,
analizados y autorizados por el responsable.
Autor: Jaki.-
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Custodia de existencias: Las responsabilidad por el control y la custodia de los bienes en existencia debe
recaer sobre una sola persona a quién se le deberán asegurar todas las facilidades de control.
Documentación de todo movimiento de existencias: Todo movimiento de los bienes en Almacenes debe
estar amparado por un comprobante (“Informe de recepción” para las entradas y un “Vale de salida” para
la mercadería saliente)
Fijación de stocks mínimos y lote óptimo: Fijación de puntos óptimos o stocks mínimos de reposición;
como la fijación de lotes óptimos de producción.
Información gerencial.
2. Fabricación. Los distintos sectores productivos, luego de analizar las necesidades de materias
primas, solicitan los materiales necesarios a través del Pedido de materiales, que se emite por
cuadruplicado: Original para Costos; duplicado para Almacenes; triplicado para Contabilidad; el
cuadruplicado se archiva en el sector que emitió el pedido.
Autor: Jaki.-
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Subsistemas de Venta
El subsistema de Ventas comprende una serie de operaciones mediante las cuales la empresa llega a sus
compradores, consumidores finales o sus canales de distribución para colocar sus productos y servicios.
Alcance:
El subsistema de ventas abarca desde la solicitud del cliente y recepción del pedido,
pasando por el control de pedidos y crédito, la facturación, hasta la entrega del bien o la
prestación del servicio y la registración en los libros de la empresa.
*Drucker consideró las ventas y todas las actividades relacionadas con la comercialización como
actividades que aportan directamente ingresos, entre las actividades que producen resultados.
Modalidades:
a) Según las características del cliente: Se distinguen las ventas locales y las exportaciones. Éstas
últimas tienen características propias por estar sujetas a las reglamentaciones específicas,
intermediación bancaria, derechos de exportación, despacho aduanero, etc. También podríamos
distinguir ventas mayoristas de minoristas, según se trate de la venta a una empresa que actuará
como intermediaria o distribuidora o de venta al público en general.
b) Según la recepción del pedido: Se pueden diferenciar entre las Ventas en salón (cuando el
vendedor atiende a los clientes en su local de ventas), Ventas por corredores (vendedores de la
empresa visitan directamente al cliente o a potenciales adquirientes) y Ventas por teléfono o
correo (el comprador se dirige directamente al vendedor para solicitarle precios y condiciones y
luego concretar la operación). Hoy en día, internet presenta otra posibilidad de recepción.
c) Según las condiciones de pago convenidas: Ventas al contado o Ventas a crédito (pudiéndose
desglosar en Ventas por cuenta corriente, cuotas con o sin garantía, con pagarés, con tarjeta de
crédito, etc.)
d) Otras modalidades: Se pueden crear otras categoría en base, por ejemplo, a las condiciones de
entrega (Entrega directa del producto/servicio o por intermediarios, etc.)
Separación de funciones: La persona que vende no debe tener acceso a los registros de stock y de cuentas
de los clientes, para evitar que la persona que realiza las operaciones de ventas intervenga también en el
circuito de control.
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Aprobación de la venta: Fijar políticas (por escrito) de condiciones de venta, otorgamiento de créditos,
determinación de precios, a utilizar por los responsables de cada área, siendo específico del responsable
de créditos la aprobación de la venta, según el historial crediticio del cliente.
Bonificaciones: Autorizadas por un funcionarios que tengas las atribuciones necesarias según su nivel
jerárquico. Aunque, en montos determinados, puede delegarse la responsabilidad en el vendedor de
aplicar dichas bonificaciones.
Movimiento de bienes: La circulación de mercaderías tendrá que estar respaldada por comprobante
firmado por el responsable del sector que recibe. Otro aspecto a considerar es la cobertura por riesgo de
traslado de la mercadería fuera de la empresa.
Documentación: Las notas de pedido, remitos y facturas deben estar pre-numeradas para archivarse por
orden numérico. Los ejemplares de los documentos anulados deben conservarse todos juntos.
Control de facturación: Un sector ajeno a los intervinientes (generalmente Contaduría) debe hacer un
control cruzado de remitos y facturas y, a su vez, realizar comprobaciones selectivas sobre cálculos y
precios.
Información gerencial.
1. Recepción del pedido. Tiene lugar toda vez que existe un requerimiento de los productos o
servicios comercializados por la organización. El vendedor emite, entonces, una Nota de
Pedido (que es el comprobante que emite la parte vendedora al recibir los pedidos o encargos
verbales de calidad y precio solicitados por el cliente. Suele emitirse por cuadruplicado:
Original para el Cliente; duplicado y triplicado quedan en la empresa; cuadruplicado para el
archivo del vendedor).
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2. Aprobación del crédito. Tiene lugar cuando el cliente solicita la mercadería/servicio por esta
modalidad de pago. El departamento de Créditos recibe la Nota de pedido, determinando el
otorgamiento o no del crédito al cliente según su historial.
3. Preparación del pedido. Almacenes recibe la Nota de pedido, controlando si hay existencias en
stock para el pedido. Se elabora el Remito a Expedición (remito: comprobante que emite la
parte vendedora para entregar lo vendido en el domicilio indicado por el comprador). El
remito es importante para las dos partes que intervienen en la venta, porque le permite a la
Organización controlar las salidas de mercaderías del almacén; al encargado del transporte le
permite organizar y controlar las entregas y, a una vez conformado, es la prueba de haber
entregado lo vendido.
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Subsistema Financiero
El subsistema financiero tiene por objetivo administrar el capital invertido por los accionistas y los flujos
de fondos que se producen por el desarrollo de las actividades de la organización. Está conformado por
los procesos de Pagos y Cobranzas.
Alcance:
Modalidades:
a) Según el sistema de cobranza: Se pueden distinguir las Cobranzas en Caja, Cobranza por
cobradores, Cobranza por repartidores o prestadores del servicio, Cobranza por correspondencia,
Cobranzas a través de un banco; Descuesto de documentos; Cobro de exportaciones.
b) Según el sistema de pagos: Se pueden distinguir los Pagos en sede del acreedor, Pago a un
cobrador, Pago a repartidores, Pago por correspondencia, Pago a través de un Banco, Pago en
efectivo por fondo fijo o caja chica, Pago de sueldos y jornales.
Separación de funciones: El manejo de los fondos no debe estar a cargo de la misma persona que realiza
la registración.
Separación total de los fondos: Para un control eficaz de los fondos es recomendable que los provenientes
de cobranzas estén separados de los destinados a pagos. Por lo tanto, los valores que tienen origen en las
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Contabilización de las operaciones: El personal que maneja fondos debe rotar periódicamente, de manera
que se puedan detectar posibles errores en el sistema.
Arqueos sorpresivos: Se realizan para verificar si los valores en existencia coinciden con los que surgen de
la registración contable. El arqueo debe ser sorpresivo y realizado por persona ajena a la Tesorería.
Conciliación bancaria: Elemento de control que tiene en cuenta que las cobranzas tienen que ser
depositadas en su totalidad en una cuenta determinada, efectuándose los pagos con cheques contra la
misma cuenta.
w Uso del cheque: Todos los pagos deben efectuarse mediante la emisión de cheque, firmados por
dos responsables de la organización.
w Pago amparado con la totalidad de los comprobantes y anulación de los mismos: Al emitirse el
cheque, la persona responsable tendrá a la vista la documentación respaldatoria que le da origen
a la obligación.
w Existencia de fondo fijo o caja chica: Tendrá un monto estipulado previamente para realizar los
pagos menores en efectivo, estará a cargo de una persona responsable y su reposición se
efectuará periódicamente mediante la emisión de un cheque previa presentación de los
comprobantes que respalden los pagos efectuados.
w Pagos de sueldos y jornales: Cuando se trate de un pago de sueldos de la empresa es importante
que exista una separación de tareas entre quien controla las asistencias, quien prepara la
liquidación de haberes y quién efectúa el pago.
w Control de recibos: Los recibos (constancia otorgada por los valores percibidos, encuadernados en
talonarios y prenumerados).
w Rendición diaria de la cobranza: Los cobradores deben rendir diariamente sus cobranzas o, en su
defecto, depositar directamente en la cuenta bancaria de la empresa el producto de las mismas.
w Apertura de correspondencia: La correspondencia por seguridad de los valores e información
recibida, debe ser abierta por un funcionario responsable o su secretaria.
w Control sobre los valores recibidos: Comprende el control de cheques, restringiendo su uso a
través de indicaciones al dorso; las transferencias de dinero o valores deben respaldarse
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Información gerencial.
w Resumen del total de cobranzas realizadas, detallando los medios de cobro utilizados.
w Listado de los principales deudores con sus saldos.
w Cuadro comparativo de cobranzas reales y presupuestadas.
w Cuadro comparativo entre totales de ventas y de cobranzas.
w Listado de cuentas a cobrar vencidas con fundamentación de las mismas.
w Totales de descuentos concedidos.
w Cuadro de evolución de cobranzas.
w Totales de documentos en cartera y descontados.
Pago
1. Recepción de la factura del proveedor. El sector Cuentas a pagar recibe la Factura del
proveedor y procede a su verificación con el Remito (que debe estar conformado por
Recepción), el Informe de recepción y la Orden de compra (viendo que la mercadería recibida
coincida con el pedido realizado por la empresa).
2. Liquidación del pago. Cuentas a pagar, al vencimiento de las Facturas, procede a emitir la
Orden de pago (mediante el cual se informa a Tesorería que prepare el pago correspondiente)
y, de ser necesario, a efectuar las retenciones impositivas pertinentes. La Orden de pago se
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emite por Triplicado: Original para Contaduría; duplicado para Tesorería; triplicado queda
archivado en Cuentas a pagar.
5. Registración. En base a la orden de pago, Contaduría hace los registros del pago en las cuentas
del proveedor y de caja.
Cobranza
2. Cobro. El cobrador visita a los clientes para gestionar el cobro de las Facturas y/o Documentos.
Se asienta en la Lista de Cobranzas si se efectúo o no la cobranza. Se emite un Recibo
(comprobante de que el cobro fue efectuado); se emite por cuadruplicado: Original para el
cliente, duplicado para Tesorería, triplicado para Cobranzas y el cuadruplicado queda adherido
al talonario del cobrador.
4. Registración y control. Sobre la base del triplicado del recibo, Contaduría acredita el importe
de la cuenta corriente del cliente. Actualiza las cuentas de los clientes y registra las planillas de
ingreso o caja.
Autor: Jaki.-
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Se diferencia con el resto de los subsistemas al ser un apoyo para los mismos, de manera que administra
uno de los recursos necesarios para el desarrollo de todos ellos.
Alcance:
Los procesos dentro de este subsistema giran alrededor de las actividades de Incorporación
del recurso humano (reclutamiento, selección y adiestramiento), su administración (legajos,
remuneraciones y liquidación de haberes) y su mantenimiento dentro de la organización
(evaluación de desempeño y capacitación y desarrollo). El subsistema se inicia con la
necesidad referente a los recursos humanos, y finaliza cuando la necesidad se ve satisfecha.
Por ejemplo: Inicia con la necesidad de incorporar personal, pasando por la selección de
postulantes y entrevistas, finalizando con la incorporación de un nuevo agente.
Separación de funciones: Deben estar las actividades de administración de legajos, el control de asistencia
del personal, liquidación de haberes y obligaciones previsionales, etc. Siendo cada una responsabilidad de
un departamento determinado.
Individualidad de legajos: Cada miembro de la organización debe tener un legajo individual donde
consten todos los registros que certifican su incorporación a la organización, así como los exámenes que
se le hayan practicado, tanto técnicos como médicos, la remuneración y beneficios otorgados, etc.
Información gerencial.
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2. Selección. Se establece cuál de los candidatos satisface mejor el perfil requerido para ocupar
el puesto. Comprende el análisis de los antecedentes laborales y ambientales pedidos al
postulante en su solicitud de empleo, hasta la entrevista y las evaluaciones (psicológica,
técnica y física). Una vez efectuada la primera selección, se le entrega una Nómina de los
postulantes que reúnes las condiciones necesarias al Responsable del sector que necesitaba
personal, dejando a éste la decisión final, resolviéndose así la incorporación.
Autor: Jaki.-