UNIVERSIDAD NACIONAL FEDERICO VILLAREAL

FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS

ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERÍA DE SISTEMA

TRABAJO MONOGRÁFICO

“METODOLOGÍA PARA GESTIÓN DE PROYECTOS DE

SISTEMAS DE INFORMACIÓN”

PRESENTADO POR:
BACHILLER YURY VLADIMIRO GUZMÁN SANTIAGO

PARA OPTAR EL TÍTULO PROFESIONAL DE INGENIERO DE

SISTEMAS

ASESOR:
ING. JOSÉ ORLANDO ALVARADO ALVARADO

LIMA – PERÚ
2012
DEDICATORIA
A mi familia, quienes anhelan ver a un
integrante más de la familia hecho un
profesional, agradecerles por su apoyo y
comprensión. También mencionar a los
docentes ingenieros que inculcaron el
camino de mi vida profesional.

2
 INDICE
INTRODUCCIÓN . ..... .. ................................................................................................................................................... 5

CAPITULO I GENERALIDADES

1.1.- OBJETIVOS ............................................................................................................................ 6

1.2.- IMPORTANCIA ...................................................................................................................... 7
1.3.- JUSTIFICACIÓN ..................................................................................................................... 7
1.4.- NORMATIVIDAD ................................................................................................................... 7

CAPITULO II METODOLOGÍA PMBOK EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS

2.1. ¿QUÉ ES UN SISTEMA? .......................................................................................................... 8

2.1.1 ¿QUÉ ES UN PROYECTO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN?........................................... 8
2.1.2 ERRORES MÁS COMUNES EN PROYECTOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN ............. 9
2.1.3 CAUSAS QUE GENERAN EL RETRASO O ANULACIÓN DE UN PROYECTO ..................... 10
2.1.4 LA METODOLOGÍA BASADA EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS DE GUÍA DEL ................ 10
2.2 DEFINICIONES ....................................................................................................................... 12
2.3 PROCEDIMIENTOS ................................................................................................................ 16
2.3.1 COMUNICACIÓN.......................................................................................................... 16
2.3.1.1GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES ..................................................................... 16
2.3.1.2 PLANIFICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LAS COMUNICACIONES............................... 17
2.3.1.3 DESARROLLO DE LAS ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN ..................................... 18
2.3.1.4 REUNIONES GRUPALES ......................................................................................... 19
2.3.1.5 APLICACIÓN DE LAS HABILIDADES DE COMUNICACIÓN ....................................... 19
2.3.2 COORDINACIÓN .......................................................................................................... 20
2.3.2.1 GESTIÓN DE COORDINACIÓN GRUPAL ................................................................. 21
2.3.2.2 DIRECCIÓN Y EJECUCIÓN ..................................................................................... 21
2.3.3 COOPERACIÓN ............................................................................................................ 22
2.3.3.1 PLANEAMIENTO DE LA GESTIÓN COOPERATIVA .................................................. 22
2.3.3.2. DESARROLLO DE LA GESTIÓN COOPERATIVA ...................................................... 23

CAPITULO III GESTION DE PROYECTOS DE SI BASADO EN LA METODOLOGIA PMBOK EN

TG INGENIEROS

3.1. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA ................................................................................... 24

3.1.1 VISIÓN ......................................................................................................................... 25
3.1.2 MISIÓN ........................................................................................................................ 25
3.1.3 ANALISIS FODA ............................................................................................................ 29
3.1.4. SITUACIÓN ACTUAL .................................................................................................... 32
3.1.5. PROBLEMATICA .......................................................................................................... 32
3.1.6. CAUSAS DETECTADAS ................................................................................................. 33
3.2 LA METODOLOGIA PMBOK EN GESTION DE PROYECTOS INFORMATICOS EN TG
INGENIEROS ......................................................................................................................... 36
COMUNICACIÓN .................................................................................................................. 39
4.1. GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES .................................................................................... 39
4.1.1. PLANIFICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LAS COMUNICACIONES .................................... 43
4.1.2 TIPOS DE COMUNICACIÓN ........................................................................................ 43

3
 4.1.3. ENTORNO DEL PROYECTO ......................................................................................... 46

4.1.4 LECCIONES APRENDIDAS PARA LA COMUNICACIÓN EN PROYECTOS DE

TECNOLOGIAS DE INFROMACIÓN ............................................................................... 47
4.2. BUENAS PRÁCTICAS APLICADAS EN LA GESTIÓN DE COMUNICACIÓN EN
PROYECTOS DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN ............................................................... 47
4.2.1. APLICACIÓN DEL JUST IN TIME ................................................................................... 48
¿Qué es Just in time? ....................................................................................................... 48
4.3. HERRAMIENTA DE AYUDA DE LA PROPUESTA METODOLÓGICA .......................................... 51
COORDINACION .......................................................................................................................... 54
5.1. GESTIÓN DE COORDINACIÓN GRUPAL ................................................................................. 54
5.1.1. EVALUACIONES PREVIAS ............................................................................................ 55
5.2. DIRECCIÓN Y EJECUCIÓN ...................................................................................................... 56
5.3. SOFTWARES Y/O HERRAMIENTA(S) DE AYUDA DE LA PROPUESTA METODOLÓGICA .......... 63
5.3.1 VENTAJAS .................................................................................................................... 63
COOPERACIÓN ..................................................................................................................... 65
6.1. PLANEAMIENTO DE LA GESTIÓN COOPERATIVA .................................................................. 66
6.2. DESARROLLO DE LA GESTIÓN COOPERATIVA ....................................................................... 67
6.2.1 EN SINTESIS PODEMOS PUNTUALIZAR QUE EN LOS GRUPOS COOPERATIVOS ........... 67
6.2.2. ASPECTOS DEL TRABAJO COOPERATIVO EN LOS PROYECTOS .................................... 69
6.2.3 VENTAJAS DE LA COOPERACIÓN EN PROYECTOS ........................................................ 69
6.3. GROUPWARE ....................................................................................................................... 70
6.3.1. BENEFICIOS ................................................................................................................ 71
6.3.2. SOFTWARES O APLICACIONES COMO HERRAMIENTA DE AYUDA. ............................. 71

CAPITULO IV EVALUACIÓN TÉCNICO -ECONÓMICA

EVALUACIÓN TÉCNICA- ECONOMICA .......................................................................................... 76

4.1 EVALUACIÓN TÉCNICA........................................................................................................... 76
4.2 EVALUACIÓN ECONÓMICA .................................................................................................... 77

CONCLUSIONES......... .................................................................................................................. 78
RECOMENDACIONES.. ................................................................................................................. 79
BIBLIOGRAFIA... ........................................................................................................................... 80
ANEXOS...................... ................................................................................................................. 81
 INTRODUCCIÓN

La propuesta metodológica presentada en este trabajo monográfico, tiene la finalidad de

hacer útil para aquellos proyectos informáticos en sistemas de información, así como
también su utilidad para otro tipo de proyectos. Puesto que esta propuesta metodológica
también se puede adoptar en otros tipos de proyectos. Hemos tenido en cuenta que
constantemente hemos recibido conocimientos a tener en cuenta del por qué los
proyectos en sistemas de información tienen retrasos para su ejecución o tienen que
adecuar su economía y tiempo, al sobrecosto y sobre tiempo ocasionado por las
falencias de los tres puntos que damos a conocer.
La propuesta metodológica está en base a la COMUNICACIÓN, COORDINACIÓN Y
COOPERACIÓN (C.C.C) en donde todos los involucrados del proyecto deben interactuar
y participar conjuntamente para el cumplimiento de los objetivos. La propuesta
metodológica de las 3C o simplemente “CCC” quiere demostrar que si es posible mejorar
la elaboración, ejecución y conclusión (ciclo de vida del proyecto) de los proyectos
Informáticos en Sistemas de Información, ya que en la práctica existen muchas
deficiencias de diferente índole en todas las fases del proyecto, generando demora en
su conclusión final, demandado un costo mayor del que se tenía planeado utilizar.

5
 CAPITULO I

GENERALIDADES

1.1.- OBJETIVOS

1.1.1 Objetivo General

Se propone la metodología en base a una buena comunicación, coordinación y

cooperación aplicando de forma concreta durante el Inicio, planificación, control,
ejecución y cierre (Ciclo de vida de un proyecto) de un proyecto informático en
sistemas de información u otro tipo de proyecto, basado en los conocimientos
adecuados a las buenas prácticas de la guía del PMBOK y del modelo del JUST IN
TIME y el GROUPWERE.

1.1.2. Objetivos Específicos

 Reducir los problemas en el planteamiento de Proyectos Informáticos de

Sistemas de Información, u otro tipo, aplicando la Metodología propuesta.

 Definir procesos y procedimientos para guiar el desarrollo de la metodología

propuesta.

6
1.2.- IMPORTANCIA

Terminar de realizar un proyecto ya planificado en el tiempo y costo asignado,

siguiendo las indicaciones correctas que son requeridas para su realización.
Demostrando una buena aplicación del just in time, así como la interacci ón
constante de comunicación entre los involucrados de la realización de l proyecto,
haciendo respetar una planificación realista que sea de acuerdo a los costos reales
asignados para el proyecto.

Realizar una buena gestión en cada uno de los procesos , cumpliendo con los
objetivos o metas planificadas por el grupo, siempre tomando en cuenta cualquier
tipo de detalle por insignificante que sea. Manteniendo una comunicación
constante con el equipo de proyectos permitiendo expresar las opiniones de todos
los involucrados en el desarrollo del proyecto.

1.3.- JUSTIFICACIÓN

Puesto que se desea que un proyecto informático en sistemas de información se

realice en el tiempo asignado y con el presupuesto determinado, el presente
trabajo brinda una propuesta metodológica denominada “CCC” o de las 3C que
puede aplicarse durante el ciclo de vida de un proyecto y llegar a concluir durante
el tiempo y costo asignado, respetando siempre los objetivos planificados y los
requerimientos de los interesados.

1.4. NORMATIVIDAD
La aplicación de esta propuesta metodológica, se dará desde un principio de iniciado el
proyecto, teniendo en cuenta que ya se haya dado el visto bueno de su aprobación por la
oficina o entidad encargada de regular los permisos correspondientes junto a su
respectivo estudio de impacto ambiental y empresarial según sea el caso.
Los responsable de la dirección y aplicación de la propuesta metodológica
basándose en ciertos aspecto de la guía del PMBOK, son cada uno de los
involucrados en la realización y materialización del proyec to, siempre teniendo muy
en cuenta al cliente o usuario final quien será el principal beneficiado al finalizar el
proyecto.
Las normas y demás permisos legales, siempre serán regidas de acuerdo a las
leyes peruanas, tomándose en cuenta las políticas tecnológicas que la
organización beneficiada tenga en cuenta con la participación del usuario final o
beneficiados.

7
 CAPITULO II

GESTIÓN DE PROYECTOS DE SISTEMAS DE

INFORMACIÓN MEDIANTE LOS TEMAS DE LA GUIA DE
PROYECTOS PMBOK

2.1. ¿QUÉ ES UN SISTEMA?

Un sistema es un conjunto de componentes interrelacionados entre si y que trabajan

juntos para lograr un objetivo común, este grupo de componentes interrelacionados va
lograr un resultado deseado que cubra una necesidad.

2.1.1. ¿QUÉ ES UN PROYECTO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN?

Primero definiremos proyecto como un conjunto planificado de actividades

que tienen relación entre sí. Un proyecto tiene su punto de inicio y su
finalización en un tiempo determinado. Un proyecto surge a razón de una
necesidad en una organización, por cualquiera que sea su rubro de trabajo
Sistema de Información: un conjunto de elementos orientados a la administración
de datos e información, hardware, software y recursos humanos permitiendo
almacenar y procesar la información con el objetivo de apoyar las actividades de
una empresa o negocio, útiles para apoyar a tomar decisiones, coordinaciones y
control en la organización.
El hardware incluye computadoras o cualquier tipo de dispositivo electrónico
inteligente, que consisten en procesadores, memoria, sistemas de
almacenamiento, etc. El software incluye al sistema operativo, especialmente
sistema de gestión de base de datos. Por último recursos humanos incluye al

8
 personal técnico que crean y mantienen el sistema (analistas, programadores,
operarios, etc.)
En conclusión un proyecto de sistemas de información es la planificación
conjunta que va existir entre todos los elementos de datos e información, siendo
gestionado por los elementos que conforman el sistema de información.

2.1.1.1. Objetivos de un sistema de información

Servir de herramienta para que los administrativos de la organización
realicen tomas de decisiones.
Obtener datos exactos sobre una actividad que la organización desea
realizar, ejecutar o monitorear.
Almacenar información CLASIFICADA e importante y utilizarlo cuando sea
conveniente para la organización.

2.1.2. ERRORES MÁS COMUNES EN PROYECTOS DE SISTEMAS DE

INFORMACIÓN

 Personales
Motivación débil
Disconformidad entre los integrantes del equipo
Poca participación del usuario
Fricciones entre el cliente y los desarrolladores
Personal no apropiado
Desorden y ruido en las oficinas

 Proceso
Planificaciones con optimismo excesivo, de acuerdo a la realidad
Diseño equivocado
Poco control de los directivos
Omisión de tareas importantes en los procesos.
Limitar los controles de calidad

 Producto
Avances y retrocesos en las negociaciones
Contar con desarrolladores demasiado meticulosos
Exceso de los requerimientos
Cambios en las presentaciones

 Tecnológico
Cambios a la mitad del proyecto
Falta de control en la programación

9
2.1.3 CAUSAS QUE GENERAN EL RETRASO O ANULACIÓN DE UN PROYECTO

 Las políticas internas entre las áreas o departamentos de la organización

involucrados en un proyecto de tecnología informática.
 Mala comunicación entre los compañeros de trabajo tecnológico y el negocio,
empleando términos que el negocio pueda entender.
 Expectativas ambiguas, poco claras lo que inicialmente se veía como un
proyecto pequeño se vuelve un proyecto de grandes dimensiones demandando
mayor tiempo y recursos.
 Poca atención perspectiva del usuario final
 Cambiar al personal de una función importante en el proyecto, debe evitarse
perder al personal clave.

2.1.4. LA METODOLOGÍA BASADA EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS DE GUÍA DEL

PMBOK

GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

De acuerdo a la guía del PMBOK esta gestión de conocimiento nos indica de la

unificación integradora entre todas las acciones, involucrando a los interesados del
proyecto implicando decisiones a tomar de acuerdo a la asignación de recursos.
Básicamente nos enfocaremos en el punto 4.3 de la Gestión de la Integración del
Proyecto de la GUIA DEL PMBOK de su 4ta edición, teniendo que:
Reunir, coordinar capacitar a los miembros asignados del equipo de proyectos.
Establecer los canales o medios de comunicación
Gestionar y utilizar los recursos necesarios, materiales y herramientas.
Gestionar
Punto 4.3 de la Gestión de la Integración

ENTRADAS HERRAMIENTAS Y SALIDAS

TÉNICAS
1.- Plan para la 1.- Entregables
Dirección del Proyecto 1.- Juicio de expertos
2.-Información sobre el
2.- Solicitud de cambios 2.- Sistemas de desempeño del Trabajo
aprobados información para la
Dirección de Proyectos 3.- Solicitudes de
3.- Factores ambientales cambio
de la empresa
4.- Actualizaciones al
4.- Activos de los plan para la Dirección
procesos de la de proyectos
Organización
5.- Actualizaciones a los
Documentos del
Proyecto

10
GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

En esta gestión se va tener en cuenta la programación de las actividades y la realización de

ellos, de acuerdo al cronograma de actividades, con la estimación de recursos y la
estimación de tiempo asignada para cada actividad. Cabe mencionar esta gestión
interactuara con otras áreas de conocimiento.

Punto 6.2 de la Gestión del Tiempo

ENTRADAS HERRAMIENTAS Y SALIDAS

TÉNICAS
1.- Lista de actividades 1.- Diagramas de Red
1.- Método de del Cronograma del
2.- Atributos de la Proyecto
diagramación por
actividad
precedencia
2.- Actualizaciones a
3.- Lista de hitos. los Documentos del
2.- Determinación de
las dependencias Proyecto
4.- Enunciado del
alcance del proyecto
3.- Aplicación de
adelantos y retrasos.
5.- Activos de los
procesos de la
4.- Plantillas de red del
organización
Cronograma

GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

Indica gestionar las comunicaciones que se llevaran a cabo entre todos los
involucrados, identificando a los interesados de ejecutar el proyecto. Los
directores del proyecto y responsables del grupo, son quienes constantemente se
comunican con los miembros del proyecto. Como siguiere en la guía del PMBOK
es importante mantener una comunicación eficaz y optima, conectando diferentes
entornos culturales y organizacionales.

Punto 10.2 de la Gestión de las Comunicaciones

ENTRADAS HERRAMIENTAS Y SALIDAS

TÉNICAS
1.- Registro de los 1.- Plan de las
Interesados 1.- Análisis de requisitos Comunicaciones
de comunicación.
2.- Estrategia de 2.- Actualizaciones a los
Gestión de los 2.- Tecnologías de las documentos del
interesados. comunicaciones. Proyecto

3.- Factores ambientales 3.- Modelos de

de la empresa. Comunicación

4.- Activos de los 4.- Métodos de

procesos de la Comunicación
organización
11
2.2 DEFINICIONES

 Actividad: Es un conjunto de operaciones o tareas a ejecutarse por una persona

o un grupo de personas responsables asignadas a realizarlo.

 Ciclo de Vida del Proyecto: Es un conjunto de fases del producto que,

generalmente, son secuenciales y sin superposición, cuyos nombres y números
son determinados por las necesidades de fabricación y control de la organización
u organizaciones involucradas en el proyecto. Generalmente un ciclo de vida del
proyecto está contenido dentro de uno o más ciclos de vida del proyecto

 Comunicación: Es el proceso mediante el cual se puede transmitir información

de una entidad a otra. Los procesos de comunicación son interacciones medidas
por signos entre al menos dos agentes que comparten un mismo repertorio de
signos y que tienen reglas semióticas comunes.

 Cooperación: Consiste en el trabajo común llevado a cabo por parte de un grupo

de personas o entidades, hacia un objetivo compartido generalmente usando
métodos también comunes en lugar de trabajar de forma separada en
competición.
 Coordinación: Hacer trabajar en conjunto diferente elementos en pos de obtener
un resultado específico. Aquel individuo u objeto que cumple el rol de coordinador
en una situación determinada. Planificar, organizar y ordenar las diversas tareas
de quienes formaran parte de un proceso con el fin de generar resultados.

 Cronograma del Proyecto: Vienen a ser las fechas planificadas para realizar las
actividades del cronograma y las fechas planificadas para cumplir os hitos del
cronograma.

 Defecto: Se va a referir a una imperfección o deficiencia en un componente de un

proyecto, que hace que dicho componente no cumpla con sus requisitos o
especificaciones debiendo ser reparado o remplazado.

 Dirección de Proyectos: La aplicación de conocimientos, habilidades,

herramientas y técnicas a actividades del proyecto para cumplir con los requisitos
del mismo. También conocido como: Administración de proyectos, Gerencia de
Proyectos o Gestión de Proyectos.

12
 Director del Proyecto: La persona nombrada por la organización ejecutante para
lograr objetivos del proyecto. También conocido como; Administrador del Proyecto
Gerente del proyecto(s).

 Directorio del Equipo del Proyecto: Una lista documentada de los miembros del
equipo del proyecto, sus roles en el proyecto e información de comunicación .

 Distribuir la información: EL proceso de poner a disposición de los interesados

en el proyecto la información relevante según se planifique

 Equipo de Dirección del Proyecto: Los miembros del equipo del proyecto que
participan directamente en las actividades de dirección del mismo. En algunos
proyectos más pequeños, el equipo de dirección del proyecto puede incluir
prácticamente a todos los miembros del equipo del proyecto

 Ergonomía: Es la disciplina científica donde hace referencia a la comprensión de

interacción de los seres humanos y los elemento de un sistema laboral, buscando
la optimización de tres elementos del sistema (Humano, ambiente y máquina)
para lo cual se elabora métodos de estudio de la persona, técnica y de la
organización.

 Fase del Proyecto: Es un conjunto de actividades del proyecto relacionados

lógicamente que culminaran con la finalización de un entregable. Las frases del
proyecto se completan de forma secuencial en determinadas situaciones del
proyecto.
 Feedback-retroalimentación: Es Devolución de una señal modificada a su
emisor. Capacidad de un emisor para recoger reacciones de los receptores y
modificar su mensaje, de acuerdo con lo recogido

 Incertidumbre: Se define como la inseguridad que se experimenta tras un

determinado suceso del cual se desconoce lo que va suceder .

 Incidente: Un punto o asunto cuestionado o respecto del cual existe una

controversia, o que no se ha resuelto y se está ana lizando, respecto del cual
existen posiciones opuestas o desacuerdo

 Influencia: Es una estrategia que consiste en compartir la autoridad apoyándose

en las habilidades interpersonales para hacer que otros cooperen en la
construcción de metas comunes.

13
 Informática: Es la acción del tratamiento de la información a través de
dispositivos electrónicos llamados hardware y sistemas computacionales
implementados en programas llamados software. LA informática combina ambas
técnicas relacionándolo con la ciencia de computación y gestión de la información

 Just In time: Es un enfoque para la dirección empresarial desarrollada en Japón,

donde el cliente debe ser atendido en el momento preciso, con la cantidad
requería que desea y con un producto de máxima calidad, basándose en 3
elementos Shojinka (variar el número de trabajadores) , Soikufu (prestar atención
a las sugerencias de los trabajadores) y Jidoka (control de defectos)

 Liderazgo: Conjunto de capacidades que una persona tiene para influir en la

mente de otras personas o grupo de personas, haciendo que este grupo de
personas trabaje con entusiasmo, aunque la realidad sea diferente en el logro de
metas y objetivos. Cualidades de personalidad y capacidad que favorecen la guía
y el control de otros individuos.

 Mentoring: (tutoría) Es un proceso de aprendizaje personal por l que la persona

asume la propiedad y responsabilidad de su propio desarrollo personal y
profesional. Estableciendo una relación personalizada hacia la persona que va
aprender del mentor, quien invierte su tiempo, comparte su conocimiento y dedica
su esfuerzo para que la persona desarrolle su potencial como persona y como
profesional.

 Motivación: Es lo que hace que un individuo actúe y se comporte de una

determinada forma, de acuerdo a una combinación de procesos intelectuales,
fisiológicos y psicológicos que decide en una situación dada. En el equipo de
proyectos están constituidos por miembros con diferentes antecedentes y
expectativas, donde el éxito global del proyecto depende del compromiso del
equipo del proyecto.

 Patrocinador: La persona o el grupo que ofrece recursos financieros, monetarios

o en especie para el proyecto.

 Proyecto: Es la planificación de un conjunto de actividades que tienen relación

entre sí. Un proyecto tiene su punto de inicio y su finalización en un tiempo
asignado. Un proyecto surge a razón de una necesidad en una organización, por
cualquiera que sea su rubro de trabajo

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 Proyecto Informático: (Def. Proyecto y Def, Informático) Conjunto de actividades
que se encuentran relacionadas con el tratamiento de la información a través de
dispositivos electrónicos implementados por diferentes técnicas de las ciencias
computacionales, de donde un proyecto informático tiene un tiempo y espacio
donde se definen los alcances para obtener un resultado .

 Rol: Una función definida que debe realizar un miembro del equipo del proyecto,
como evaluar, archivar inspeccionar o codificar.

 Stakeholders: es un término inglés utilizado por primera vez por R. E.

Freeman en su obra: “Strategic Management: A StakeholderApp roach”-
Pitman, 1984 - para referirse a «quienes pueden afectar o son afectados por las
actividades de una empresa

 Usuario: Es la persona quien usa ordinariamente algo de forma constante en un

tiempo determinado. Usuario Final, es la persona a la que va destinada un
producto y que va tener interacción directa con el producto o servicio.

15
2.3 PROCEDIMIENTOS
2.3.1 COMUNICACIÓN

2.3.1.1GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

En todo proyecto un punto importante es y será la comunicación

de donde se tendrá en cuenta el conocer e involucrar a todos los
interesados. Mediante el desarrollo de estrategias de
comunicación, teniendo como principales actores a los interesados
del proyecto, aplicando habilidades de comunicación en forma
efectiva.

 CONOCER E INVOLUCRAR A LOS INTERESADOS CLAVES

Involucrar a todos los stakeholders («quienes pueden afectar o

son afectados por las actividades de una empresa”.) Nos ayudan
en:
Definir restricciones del proyecto.
Detectar oportunidades y riesgos.
Entender lo que realmente se desea obtener del proyecto.
Lograr el apoyo cooperativo del equipo de proyecto y poder
enfrentar las oposiciones.
Gráfico Nº 1

PARTE DE LOS INTERESADOS PARTE DE LOS INTERESADOS

INTERNOS EXTERNO

Proveedores

Empleados Sociedad

Propietarios Gobierno
EMPRES
A

Gerentes Acreedores

Clientes

Fuente: Strategic Management: A Stakeholder Approach (Pitman, 1984)

16
 En consecuencia:

Definimos en forma correcta los objetivos realistas y con valor.

Se realizan las planificaciones con certeza de acuerdo a
cronogramas.
Se desarrolla solo producto o servicio necesario.
El proyecto es reconocido y apoyado por los interesados del
proyecto.

2.3.1.2 PLANIFICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LAS

COMUNICACIONES

 Identificar a los interesados

Conjuntamente el equipo y sponsor del proyecto identificaran

una lista de todos los interesados e involucrados del proyecto.
Analizando y definiendo estrategias para cada uno de ellos,
invitándoles a participar del equipo de trabajo, manteniendo
comunicación e información constante logrando establecerse
objetivos claros, en base a la realidad requerida por el
proyecto.

 Entender a los interesados

Es importante conocer desde un principio por qué apoyan,

puesto que nos ayudará en la ejecución y sostenibilidad del
proyecto, o si es que se oponen a tal medida, saber el porqué
de su oposición, lo cual nos hará saber que podemos hacer
para que cambien de posición y de qué forma podemos lograr
su interés o su apoyo a favor de sus expectativa. Siendo lo
más importante ¿Qué esperan del proyecto?

 Acordar las pautas

Comunicar y explicar a todos los involucrados del proyecto

cuales serán las necesidades requeridas, necesidades que
serán cubiertas y las que no son necesarias en el presente
proyecto.

17
 Los acuerdos que se tengan en cuenta con todos los
involucrados del proyecto deben ser revisados de manera a
futuro (proyecciones a largo plazo-supuestos) de manera que
se pueda reflejar cambios en el entorno o momento previo a la
realización del PROYECTO INFORMÁTICO EN SISTEMAS DE

INFORMACIÓN.

2.3.1.3 DESARROLLO DE LAS ESTRATEGIAS DE

COMUNICACIÓN

 Conocer la audiencia
 Relacionamiento formal e informal
 Cadenas de mandos formales e informales
 Conflictos, intereses

Adecuarse a la audiencia para usar una determinada terminología,

para poder comunicar el mensaje contenidos y formas a informarse

I.- Uso de la terminología para cada grupo de personas

Equipo del Detalles técnicos, objetivos a cumplir, efectividad, motivación,

Proyecto reconocimiento
Sponsor Cumplimiento de objetivos, nivel de calidad, riesgos, aprovechamiento de
recursos, plazos
Proveedores Efectividad, eficiencia, detalles técnicos, compromisos contractuales,
presupuesto
Áreas de Detalles técnicos, recursos necesarios, plazos, riesgos, procedimientos a
Apoyo cumplir

II.- Tipo de mensaje a comunicar para cada grupo de personas

Equipo del Informes técnicos detallados, con metas específicas. Performance de la

Proyecto persona, delegación. Contacto continuo
Informe mixto-Soluciones implantadas, riesgos, uso de recursos. Contacto
Sponsor
asiduo (15 días)
Informes de efectividad, requisitos, indicadores de cumplimiento,
Proveedores
presupuesto. Contacto mensual.
Áreas de Planificación del apoyo requerido, coordinación de disponibilidad del
Apoyo recurso.

18
 Tener en cuenta los reportes de avance esta herramienta servirá para
comunicar avances y también documentar avisos de riesgos,
necesidades y responsables de resolver problemas.

Utilizando un formato adecuado donde se incluya lo más relevante de

fácil entendimiento e interés para el destinatario.

Acordar con los interesados del proyecto el tipo del formato, contenido
y frecuencia de emisión.

2.3.1.4 REUNIONES GRUPALES

En las reuniones grupales se debe tener siempre en cuenta que:

Incluir solo al público necesario a quien va dirigido el informe o
comunicación

 Evitar temas fuera de la agenda

 Tomar en cuenta las ideas o cometarios de los participantes
en las reuniones
 Buscar la participación de todos los concurrentes a la reunión
 Elegir lugares y horarios adecuados

2.3.1.5 APLICACIÓN DE LAS HABILIDADES DE COMUNICACIÓN

Las personas que están en la dirección de proyectos deben buscar

desarrollarse en comunicaciones. Especialmente:

 Gestión de reuniones efectivas

 Desarrollo de Presentaciones en público
 Elaboración de informes

Surgen situaciones reales, donde a veces se designa como

director de proyecto a un especialista técnico, lo cual no garantiza
que tenga interés o que posea habilidades de comunicación
necesarias. Cuando en el equipo hay personas con habilidades
innatas, darles un lugar para que se desarrollen, en forma gradual
y con mucho apoyo del Director, en vez de quejarnos porque no
recibimos feedback de nuestros informes, debemos consultarles
cuál sería la forma más adecuada para intercambiar información y
recibir respuestas entre el grupo de proyectos.

19
2.3.2 COORDINACIÓN

En todo proyecto de Sistemas de información que ha sido exitoso para su

finalización, ha de pasar por el previo proceso de realizar una buena
coordinación entre todos los involucrados en la realización del proyecto, de
donde se destaca los siguientes puntos:

 Diseño: Etapa en la cual se desarrollan los diseños de ingeniería,

construcción y/o arquitectura (en proyectos de edificación), así como, se
establecen las especificaciones técnicas del proyecto y sus términos de
referencia para presupuestar y planificar el proyecto. Definición de los tipos
de equipos y maquinarias relevantes.

 Planificación: Etapa en la cual se programan las actividades del proyecto y

se definen los métodos de trabajo definitivos, proveedores, políticas de
inventario, el programa de adquisiciones de equipos y maquinarias
relevantes, la calidad y cantidad de personal, y el presupuesto (entre los
elementos más importantes de esta etapa).

 Construcción: Etapa en la cual se realiza la materialización física del

proyecto con todos los recursos materiales (mano de obra, equipos,
materiales, etc.) e inmateriales (diseños, políticas de inventarios, protocolos
de trabajo, etc.) necesarios.

En todas las etapas de un proyecto, se generan gran volumen de documentos

que son necesarios respaldar, guardar y consultar de manera rápida y oportuna.

Nuestra propuesta metodológica resalta como segundo punto importante la

COORDINACIÓN donde se pueda despejar posibles dudas, interrogantes o
especificaciones no muy claras, puesto que una investigación preliminar de
lo que se tiene planeado llevar a cabo, será mejor elaborado por el grupo
del proyecto. Así mismo los grupos de trabajo de proyecto procederán a
trabajar bajo una base en la cual sustentar su labor siendo el objetivo del
proyecto su meta a llegar, puesto que dentro del grupo de profesionales, con
un líder a la cabeza, debe actuar de forma organizada con vista a sacar el
proyecto adelante.

20
2.3.2.1 GESTIÓN DE COORDINACIÓN GRUPAL

I. Fase de Preparación

En esta fase ocurre la preparación de los integrantes del grupo de

proyectos, en las diferentes tareas a ser asignadas. Así como
también la intervención que pudiese influir el patrocinador del
proyecto además también de la participación del beneficiado o
interesado del proyecto. Teniendo a lugar las conversaciones que dan
forma a un acuerdo laboral de las tareas asignadas. Finalmente en
esta fase ocurre un acto lingüístico que llamamos el hacer el pedido o
la hacer una oferta, según sea el caso, que iniciará un ciclo básico de
coordinación de acciones.

II. Fase de Acuerdo

Una vez que se define las acciones a realizarse, por intermedio

del cronograma de actividades, en donde se lleva a cabo
conversaciones, en las que los integrantes del proyecto y demás
involucrados del proyecto aceptan las condiciones de las tareas
asignadas y el trabajo grupal que asumen.

Finalizando siempre con la documentación respectiva de la

realización de las tareas asignadas cumpliéndose en el tiempo
acordado.

2.3.2.2 DIRECCIÓN Y EJECUCIÓN

III. Fase de Ejecución

En la fase de ejecución es el trabajo que realizan cada uno de

los grupos y áreas que se ven involucradas para cada una de
las tareas o roles asignados.

En esta fase tendremos en cuenta la asunción laboral de cada

grupo humano, destinado en las diferentes fases del proyecto
quienes conjuntamente procederán a ejecutar sus tareas
asignadas. Coordinadamente irán avanzando, teniendo en
cuenta los hitos del proyecto que se documentará en un
histórico del proyecto.

21
 Al terminar esta fase, el grupo de trabajo declara que ha
completado su tarea asignada, revisándose después si esa es
toda la labor a desarrollar en la fase donde participaron o si en
todo caso se les volverá a programar una tarea en otra fase
del proyecto o en la misma fase donde concluyeron su anterior
labor.

2.3.3 COOPERACIÓN

El trabajo cooperativo (CSCW-Computer Supported Cooperative Work) se define

como “procesos intencionales de un grupo para alcanzar objetivos específicos,
más unas herramientas software trabajo” (Peter) diseñadas para dar soporte y
facilitar el trabajo Peter).
No es trabajar en un grupo: es trabajar en un equipo con roles diferenciados para
cada uno de sus componentes. Los componentes del equipo se diferencian de
los de un grupo por tener los siguientes 5 rasgos distintivos:

 Interdependencia positiva
 Responsabilidad/exigibilidad individual o personal.
 Habilidades sociales
 Interacción
 Análisis de grupo

2.3.3.1 PLANEAMIENTO DE LA GESTIÓN COOPERATIVA

El mayor desafío es lograr la motivación y participación activa del

recurso humano (la cooperación).Además deben tenerse en cuenta los
aspectos:

 Tecnológico,
 Económico y
 Las políticas de la organización.
 Mejor control de costos.
 Incremento de la productividad.
 Mejores resultados.
 Extensión de la organización: se incluye tanto al interesado o
beneficiado del proyecto como también al patrocinador.
 Integración de grupos dispersos en las diferentes fases del
proyecto.

22
  Incremento de la productividad a través de tiempos más rápidos de
operación.
 Mejor coordinación global.

2.3.3.2. DESARROLLO DE LA GESTIÓN COOPERATIVA

Cuando se hace referencia a trabajo cooperativo, en el marco de las

TICs, es tener clara la diferencia de conceptos tales como:

Motivación: la persona está motivada por el logro de la organización.

Aportación individual: conocimiento y experiencia personal al

servicio de los intereses organizacionales. Teniendo en cuenta los
siguientes aspecto para poder llevar a cabo cooperación entre todos
los grupos de trabajo, ubicadas en las distintas fases del proyecto.

Responsabilidad Compartida: todos los integrantes son responsables

del “saber” del equipo. Cada uno aporta una solución individual
completa.

Tecnología Cooperativa: toda aquella disponible en la red y que

permite la cooperación. El trabajo Cooperativo: cuyo objeto esencial es
el mismo de la organización: aumentar la productividad de todos los
participantes.

El aprendizaje Cooperativo: cuyo objetivo fundamental es el

desarrollo de la persona y el aumento de su conocimiento.

23
 CAPITULO III

APLICACIÓN EN LA EMPRESA TG INGENIEROS

3.1. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA

Ubicación
RAZON SOCIAL : TG INGENIEROS E.I.R.L.
RUC : N° 20541347209
REPRESENTANTE LEGAL : BENNY CASIMIRO ALCOCER
REGISTRO DE SOCIEDADES
Titulo : 2010-00010181
Partida : 11051397 Asiento: A0001
DIRECCION : Calle Mercurio N° 357 El Milagro

San Ramón - Chanchamayo – Junín

TG INGENIEROS E.I.R.L.

El objetivo de la empresa está ligado a las actividades de Ingeniería y el desarrollo

socioeconómico de los pueblos a través del desarrollo de proyectos e
implementación y ejecución de obras, en el ámbito de la construcción, del mismo
modo está ligada al desarrollo de proyectos productivos generadores de desarrollo
económico social, a través de la formulación estudios y formulación de planes de
negocio y asesoría empresarial.
Desde la fecha de su creación ha estado presente en el mercado nacional con
soluciones de avanzada tecnología, con el cual se han venido desarrollando varios
trabajos y estudios numerosos en el ámbito público y privado.
En el poco tiempo de fundación la empresa ha logrado mantenerse en el mercado
gracias al plantel profesional que lo respalda, ya que hoy en día mantenerse en el

24
mercado laboral es muy competitivo, y cada vez con el fluctuante cambio de las
leyes peruanas es necesario que dentro de la empresa se aplique una reingeniería
constante para poder seguir en la competencia laboral y así ganar experiencia y
consolidar las metas que se han planteado sus fundadores

3.1.1 VISIÓN

Ser reconocidos a nivel regional y nacional, apoyados en nuestros ingenieros

certificados y colegiados en cada una de las áreas que trabajamos.

3.1.2 MISIÓN

Ser el mejor consultor y ejecutor de proyectos en la región centro del país,

brindando eficiencia, calidad y compromiso; promoviendo soluciones gracias al
amplio equipo de ingenieros, técnicos y demás profesionales con que cuenta
nuestra organización, innovaciones que permita a nuestros clientes confiar en
nuestra compañía y que puedan desarrollarse a futuro gracias a nuestro
asesoramiento.

VALORES EMPRESARIALES

 Servicio
 Calidad
 Honestidad
 Compromiso

PRINCIPIOS CORPORATIVOS

 Crecimiento continúo
 Competitividad
 Trabajo en equipo
 Compromiso con el talento humano
 Democracia participativa

25
 ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

Gráfico Nº 2

26
 ÁREAS DE ESTUDIOS Y PROYECTOS

En este campo la empresa se dedica a la consultoría y elaboración de

proyectos en el marco del SNIP y la inversión pública, en los diferentes
rubros y especialidades:

 Proyectos Civiles
 Proyectos Productivos
 Proyectos Pesqueros Tropicales
 Proyectos Forestales
 Proyectos Agroindustriales
 Proyectos Ambientales
 Proyectos Eléctricos
 Proyectos Arquitectónicos de diseño Publicitario
 Proyectos de Sistemas Eléctricos de Protección
 Proyectos de Defensas y Encauces Ribereños
 Proyectos de Trochas y Caminos Vecinales
 Proyectos de Artesanía y Turismo
 Proyectos de Teledetección LAND SAT
 Estudios de Impacto Ambiental
 Estudios de Relleno Sanitario
 Estudios de Agua y Desagüe
 Estudios de Manejo de Residuos Sólidos

 ÁREAS DE TOPOGRAFÍA Y PLANOS

En esta área la empresa a través de sus técnicos e ingenieros se dedica a

la realización de planos Auto CAD 2D y 3D, Autocad Civil 3D, AutocadLand,
Arc Gis 9.0, ArcWiec 9.8, Autocad eléctrico etc.

 Planos de Deslinde Parcelario Rural

 Planos de trazas de carretera
 Planos de Trazos de líneas Eléctricas
 Planos de Mapeo Forestal
 Planos de Ubicación de Cuencas Hidrográficas
 Planos de Saneamiento Físico Legal de Predios
 Planos de Construcción Civil en general
 Planos de Sistemas Eléctricos
 Planos de Diseño Arquitectónico

27
  Planos de Construcciones Rurales
 Planos de Canales de Irrigación Secciones Y Perfiles
 Planos de Carpintería Metálica
 Planos de Parques y Jardines
 Planos de Instalaciones Piscícolas y Laboratorio

 APLICACIONES DE SOFTWARE

 ArcGis 9.0
 ArcWiec 9.8
 ArcMAp
 Autocad 2012
 Autocad Civil 3D
 AutocadLandDevelopment Desktop
 Ms Proyect
 Windows 7

28
3.1.3 ANALISIS FODA

FORTALEZAS

F1º Conocimiento científico y tecnológico

F2º Contamos con una buena reputación en la zona donde nos
desempeñamos.
F3º Fomentamos y somos partidarios de la Responsabilidad Social para con
el entorno ambiental laboral.
F4º Cuidado del medio ambiente
F5º Aplicando la responsabilidad, gracias a la constancia y eficacia
profesional de nuestro personal buscando aplicar la innovación en
beneficio de nuestros clientes.

OPORTUNIDADES

O1º Contamos con profesionales titulados, colegiados y con estudios de

especialización, además del personal de apoyo (técnicos y bachilleres)
con experiencia en campo.
O2º Nuestra competencia es lenta para adoptar nuevas tecnologías y
metodologías.
O3º Apoyo y reconocimiento laboral por parte de las autoridades regionales
del gobierno.
O4º Buen ambiente laboral para el desarrollo de construcciones,
telecomunicaciones y resguardo del medio ambiente.

DEBILIDADES

D1º Solo tenemos una sucursal en toda la región de Junín.

D2º Falta de licencias para algunos software.
D3º Actualizar algunas de las computadoras utilizados por el personal.
D4º Falta de algunas herramientas para los trabajos de campo del personal
de apoyo.

AMENAZAS

A1º Empresas consolidadas en el mercado ya existentes .

A2º Impedimentos políticos para la aplicación de nuestro trabajo.

29
 MATRIZ FODA

FORTALEZAS DEBILIDADES

FO1º En base a nuestros conocimientos DO1º Planificar y ejecutar La apertura de

científicos y tecnológicos en conjunto otras oficinas en la región, bajo la
O con el equipo de profesionales y dirección y responsabilidad de nuestro

P técnicos, proyectarse la estabilidad y personal técnico-profesional.

mejora laboral en los siguientes 10 DO2º Generar y concretizar nuevas alianzas
O
años, beneficiando a la región y al institucionales con proveedores
R
país. reconocidos en software y nuevas
T FO2º Promover publicidades del trabajo tecnologías.
U desempeñado, afianzando el DO3º Realizar el servicio técnico y

N compromiso de ser reconocidos por repotenciamiento para los equipos, con

nuestros trabajos la finalidad de no defraudar el
I
FO3º Buscar el fortalecimiento reconocimiento y apoyo de nuestra
D
interinstitucional con las autoridades labor por parte de las autoridades
A gubernamentales en beneficio y regionales.
D conservación del medio ambiente DO4º Planificar y realizar la compra de
E FO4º Aplicar estrategias de capacitación materiales de trabajo faltantes,
laboral para el personal de trabajo, adecuados para labores en
S
tales como telecomunicaciones y telecomunicaciones y construcción.
protección ambiental

30
 FORTALEZAS DEBILIDADES

A FA1º Aplicar estrategias competitivas en DA1º Conseguir ubicar oficinas de la empresa

M base a nuestros conocimientos para en donde la competencia aún no tenga
E competir con las empresas existentes. presencia.
N FA2º Buscar renovar constantemente la DA2º Lograr conseguir acuerdos de licencia de
A confianza de los políticos y autoridades software, respetando las normas
Z regionales en base a nuestra políticas de las autoridades regionales y
A reputación laboral desempeñada y del país
S ganada. DA3º Evaluar posibilidades de adquirir,
repotenciar o reparar algunas de las
computadoras, equipos y herramientas
de trabajo de acuerdo a la cotización del
dólar.

31
3.1.4. SITUACIÓN ACTUAL

En la empresa se recibe trabajos de memorias descriptivas, así como

también se realiza estudios de proyectos en las distintas áreas que hemos
mencionado. De estos trabajos recibidos, algunos clientes solicitan asesoría
sobre la gestión de sus proyectos, así como estudios de viabilidad, diseño
de planos agrícolas, arquitectónicos, redes o cableados de informática
(Topologías informáticas), licitaciones públicas y otras interrogantes que
tienen nuestros clientes, pero siempre en el ámbito de proyectos.

En algunos de los trabajos realizados por la empresa para los clientes y en

donde intervine como asistente en la creación, corrección y asesoramiento
de memorias descriptivas de proyectos. Proyectos como el de las troncales
eléctricas y proyectos de asesoramiento informático, es aquí donde tuve
oportunidad de distinguir que algunos clientes del área informática en
tecnologías de información, quienes buscaban asesoría en gestión o
dirección de proyectos, tenían dificultades para lograr dar por concluido su
trabajo de proyecto.

3.1.5. PROBLEMÁTICA

Teniendo en común el problema del incumplimiento de tiempo y costo de

sus proyectos ya planificados. Los clientes venían con la incertidumbre y
esperanza de solucionar su inconveniente. Cabe resalta que a pesar que
habían cumplido con los estándares y normas para la ejecución, dirección y
monitoreo de proyectos, en algunos casos se guiaban del SNIP y del
PMBOK, me pregunte por que estaban teniendo estos “pequeños”
contratiempos. Si a pesar de tener muy en claro los concepto de gestión de
proyectos, creación de las edt’s, contaban con una muy buena logística,
grupo de trabajo calificado, cumplían con la viabilidad del proyecto, además
del apoyo de los directores de sus organizaciones entre otros aspectos,

Realizado un estudio de análisis, el cual tomo tiempo e interrogantes que

hacer a los mismos clientes que nos solicitaban este tipo de asesoramient o
para con sus proyectos, tengo que decir que no fue nada fácil por que como
es natural eran algo reservados como para estar brindando este tipo de
informaciones; sin embargo logré mi objetivo para lo cual es que se ve
reflejado este trabajo.

32
 Entre las causas que se detectaron del porque algunos de nuestros
clientes tenían dificultades para con sus proyectos, fueron los siguiente s:

3.1.6. CAUSAS DETECTADAS

 Falta de comunicación para con sus clientes o interesados del proyecto.

 Manejo inadecuado de los Stakeholders

 Asignación inapropiada de tareas y responsabilidades

 Falta de apoyo gerencial e involucramiento de los usuarios. Los

administradores de proyectos de TI enfrentan muchas dificultades
cuando controlan proyectos. Puesto que si el administrador trabaja
coordinando y facilitando el avance del proyecto pero sin al apoyo de la
gerencia entonces no podrá tomar decisiones propias o reforzar las
decisiones del equipo.

 No comunicar en forma adecuada y no actuar como un e quipo integrado.

 Complejidad del proyecto

A continuación vemos el siguiente esquema, que es donde podemos ver

calificándose según su importancia con nota de 1 a 7.

Gráfico Nº 3 Fuente: Elaboración propia

33
Como consecuencia de las causas identificadas, también se identifico
algunos de problemas por el que los clientes manifestaban.

 Retrasos a la hora de los entregables o “adelantos”

 Aumento de costos

 Interferencia de comunicación entre los diferentes grupos de

profesionales.

 Información faltante en las fases del proyecto

 Interferencias o conflictos entre los integrantes del proyecto

El siguiente vemos los problemas que se generan debido a la mala

coordinación y la falencia de gestión que tienen, calificándose según su
importancia con nota de 1 a 7.

Gráfico Nº 4 Fuente: Elaboración propia

34
 DIAGRAMA CAUSA Y EFECTO DE ISHIKAWA

FALTA DE COMUNICACIÓN SOBRE TIEMPO

Mala comunicación entre IT Obviar actividades cruciales

y el negocio
Falta de claridad en los
requerimientos
¿Porque algunos Proyecto
Conceptos no bien definidos Cronogramas irreales de Ti tienen sobrecosto y
sobre tiempo para concluir
el Proyecto?

Expectativas no realistas
Estimación de costo
exagerado Falta de gestión ejecutiva

Disputa entre áreas

Falta o recorte de recursos Expectativas de cambios

35
SOBRE COSTO
CONFLICTOS INTERNOS

Gráfico Nº 4 Fuente: Elaboración propia

3.2. LA METODOLOGÍA EN GESTIÓN DE PROYECTOS INFORMÁTICOS
EN TG INGENIEROS

Analizando que algunos proyectos informáticos ya planificados y con la debida

aprobación de la alta gerencia además de estar siendo llevados a cabo, fueron
retrasados para su finalización, generando un sobrecosto y sobre tiempo
ocasionado pérdidas para la empresa e incomodidad en los directivos.

Aunque parezca increíble alguna de estas propuestas para realizar los proyectos
dentro de la empresa, no requerían de una mayor inversión, quizás en parte por no
comunicar si era necesario crear un mecanismo que facilite el rendimiento de la
producción de la empresa o el desarrollo de tal proyecto.

APLICACIÓN
Se propuso realizar una metodología útil para que los proyectos de TI, de las
cuales la empresa TG Ingenieros tenía como clientes. Esta metodología se basa e n
3 aspectos que son: Comunicación, Coordinación y Cooperación aplicándose
durante todo el ciclo de vida del proyecto.

COMUNICACIÓ
N

CICLO DE VIDA DEL

PROYECTO

COORDINACIÓN COOPERACIÓN

Fuente: Elaboración propia

Gráfico Nº 6

36
37
Gráfico Nº 7
38
Gráfico Nº 8
 4. COMUNICACIÓN

4.1. GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

Realizar una comunicación constante con todos los involucrados en la realización

del proyecto, una comunicación en forma conjunta entre el quipo encargado del
desarrollo del proyecto, los responsables de la ejecución y materialización del
proyecto, la empresa entre otros. Quienes desde un principio, definirán los
objetivos que realizará el proyecto.
Los responsables del proyecto definirán cual es la mejor forma de entablar una
comunicación constante, clara y específica, tales como los avances realizados en
las fechas planificadas, el registro de incidentes, registro de cambios,
actualizaciones en las fases del proyecto y otros aspectos que involucren el
desarrollo del mismo.

Sin pasar por alto la comunicación sobre algún detalle que pueda afectar el
desenvolvimiento del proyecto, por más mínimo que sea se tomara en cuenta las
medidas de precaución correspondiente y que mejor manera de hacerlo si no es
mediante la comunicación de los hechos que acontecen durante todo el ciclo de
vida del proyecto.

La parte de la comunicación entre todos los involucrados del proyecto va ser

importante para que no presente inconvenientes ni retrasos, siendo mejor cuando
todo tipo de comunicación queda documentado como prueba de que se está dando
a conocer la comunicación a todos los involucrados en la realización del proyecto.
Una buena definición de los requerimientos del proyecto así como también el
presupuesto económico con que se va llevar a cabo y el tiempo que demandará su
realización, dependerá mucho del éxito en concluir el proyecto en el tiempo
estimado. Siendo importante la comunicación para trazarse metas u objetivos a
cumplirse en una determinada fecha, establecidos en el cronograma de
actividades.

39
ENTRADAS HERRAMIENTAS Y SALIDAS
TÉNICAS
1.- Planificar la 1.- Plan de las
distribución de las Comunicaciones
1.- Uso y aplicación del
comunicaciones
just in time.
2.- Actualizaciones a los
2.- Consulta de documentos del
2.- Uso de documentos
lecciones aprendidas. Proyecto
para comunicar las
actividades a realizar
3.- Uso de las buenas
prácticas en gestión de
comunicaciones para
Tecnologías de
información

40
41
Gráfico Nº 9
42
Gráfico Nº 10
4.1.1. TIPOS DE COMUNICACIÓN

 Vía correo electrónico.

 Mediante reuniones grupales.
 Presentaciones, donde se tenga que exponer a los interesados del
proyecto sobre el estado del proyecto o inconvenientes que puedan
surgir.
 Publicaciones generales sobre el rendimiento del proyecto, avances,
posibles retrasos, incidencias y actualizaciones.

4.1.2. PLANIFICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LAS

COMUNICACIONES

Una buena planificación para sostener la comunicación con todos los

involucrados del proyecto, es mejor cuando se tiene bien definidos los
objetivos que se buscan realizar con la materialización del proyecto,
teniendo bien en claro los propósitos, resultados y metas, que se busca
obtener con el proyecto y el tipo de beneficios que se obtendrían,
comúnmente se le conoce como viabilidad del proyecto.

Teniendo bien en claro los objetivos del proyecto se definirán las pautas de
comunicación a realizarse en cada uno de los procesos del ciclo de vida del
proyecto. El líder del proyecto va a proponer las metas que los demás
integrantes del proyecto tienen que cumplir para una fecha asignada,
aprovechando las reuniones grupales o personales para comunicar sobre el
desenvolvimiento del proyecto, al mismo tiempo también mantener una
comunicación constante con el o los beneficiados en la realización de
proyecto.

43
PLANIFICACIÓN

Aquí veremos cada qué tiempo se comunicará sobre los avances realizados
en las fechas planificadas, comunicación de registro de incidentes,
comunicación del registro de cambios, las actualizaciones en las fases del
proyecto, reuniones con el grupo de proyecto. Utilizar un cronograma de
comunicaciones va ser una herramienta de fácil uso, puesto que todos los
involucrados del proyecto, mantendrán una mejor performance sobre los
puntos que se están dando a conocer, informándose sobre los avances
realizados, actualizaciones o modificaciones que se presenten.

Ayuda también porque es una forma más ordenada de cómo llevar a cabo la
comunicación grupal o personal de todo el equipo del proyecto y que mejor
si también se cuenta con la participación del o los interesados de la
materialización del proyecto.

44
 CRONOGAMA DE COMUNICACIONES
Tiempo Mes 1 Mes 2 Mes 3
Actividades Fechas: 1,2,3,4,….30 Fechas: 5,10,15,20,25,30 Fechas: 7,14,21,28
Descripción Descripción Descripción
Incidente Interrupción de las
actividades en
proceso B de la
fase de Inicio.
Cambio Estandarizar las
computadoras y el
Sist. Operativo
(2007)
Actualización Las actualizaciones
de la semana serán
previa
documentación
correspondiente
Reunión Grupal Está programado
para el día 1 del
presente mes a las
17.00 Hrs.
Reunión con El Programado para
el día 2 del
cliente
presente mes a las
15:30 Hrs.
Reunión con el Programado para
el día 2 del
Patrocinador
presente mes a las
15:30 Hrs.
Fecha de Se llevara a cabo
Presentación de en el auditorio de la
Avance empresa el día 5
del presente mes a
las 17:00 Hrs.

Gráfico Nº 11

45
 Teniendo como referencia un cronograma de comunicaciones (Gráfico Nº
6) donde se informa las acciones realizadas y en que fechas los
integrantes del proyecto comunicaran a todos los involucrados sobre e l
desenvolvimiento del proyecto describiendo las propuestas, incidentes,
cambios, actualizaciones y reuniones futuras.

Realizando las buenas prácticas del just in time en la parte de las

comunicaciones del proyecto, obtendremos una buen trabajo, esto quiere
decir Realizar bien las cosas, monitoreando la comunicación en forma
constantemente, siendo lo bastante explícitos para con el cliente y
practicando la empatía con todos los involucrados del proyecto.

4.1.3. ENTORNO DEL PROYECTO

Lo que tiene que

Oportunidades hacer el proyecto Objetivo
Específico

Apoyo

PROYECTO
En qué aporta el
proyecto al
negocio de la
empresa

Amenazas Restricciones Objetivo

oposición General

Fuente: Elaboración propia

Gráfico Nº 12

Lo primero al iniciar el proyecto es tener consciencia de todos estos

elementos y ver cómo poder gestionarlos para lograr un proyecto exitoso.

46
 4.1.4. LECCIONES APRENDIDAS PARA LA COMUNICACIÓN EN
PROYECTOS DE TECNOLOGIAS DE INFROMACIÓN

 El e-mail no garantiza comunicación efectiva ni nos quita

responsabilidad. Solo usarlo como registro histórico o envío de
información adicional.

 El mismo reporte o formato no sirve a todos los interesados

 Buscar feedback luego de enviar un reporte. Averiguar por qué no son

eficientes los reportes y cambiarlos.

 Apoyarse en especialistas en comunicación y gestión del cambio que

trabajen en la empresa, o incluirlo en los requerimientos del proyecto

 Estar convencidos de lo que se quiere comunicar.

 Relacionarse con otros proyectos para retroalimentarse con experiencias

y lecciones aprendidas

4.2. BUENAS PRÁCTICAS APLICADAS EN LA GESTIÓN DE COMUNICACIÓN

EN PROYECTOS DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

 Al inicio, el director del proyecto debe comunicar a su equipo claramente los

objetivos del proyecto y la forma de trabajo esperada para cada uno

 Al delegar tareas debe comunicar qué se pretende y estar en contacto para

verificar cómo va la tarea

 Los cambios o decisiones deben ser comunicados a todos en tiempo y forma, y

asegurarse su entendimiento

 Los logros se deben comunicar para lograr motivación

 Las lecciones aprendidas deben ser comunicadas para promover mejoras y no

frustraciones.

 Involucrar a los sponsors para que conozcan al equipo y participen de algunas

actividades puesto que el equipo se sentirá más comprendido y apoyado.

47
 De la misma forma, en reuniones con los stakeholders, invitar a otros integrantes
de los equipos del proyecto.

4.2.1. APLICACIÓN DEL JUST IN TIME

¿Qué es Just in time?

Se define como la forma en que debería optimizarse un sistema de

producción. Es una política de mantenimiento de inventarios al mínimo nivel
posible donde los suministradores entregan justo lo necesario en el momento
necesario para completar el proceso productivo.
El JIT no es un medio para conseguir que los proveedores hagan muchas
entregas y con absoluta puntualidad para no tener que manejar grandes
volúmenes de existencia o componentes comprados, sino que es una
filosofía de producción que se orienta a la demanda.
Dentro de la metodología propuesta Metodología para Proyectos de
Sistemas de Información aplicamos la filosofía del just in time (justo a
tiempo)
Se trata de entregar materias primas o componentes a la línea de
fabricación de forma que lleguen "justo a tiempo" a medida que son
necesarios.
Un proyecto informático debe también respetar esta filosofía del Just in time
para así obtener el éxito en la finalización del proyecto, cumpliendo con las
expectativas de los interesados.
Además de aplicar una buena comunicación en todos los niveles del ciclo
de vida del proyecto se suma a ello la aplicación filosófica del just in time
siendo puntuales en las comunicaciones.

48
A.- Poner en evidencia los problemas fundamentales en la ejecución y
desarrollo del proyecto.
Cuando la organización busca reducir las existencias para la continuación
del proyecto, actividades que no tomadas en cuenta o ciertos
requerimientos que no son considerados, el hecho de reducir estas
existencias general la aparición de problemas

Problemas Solución tradicional Solución JIT

Poca participación del
usuario
Falta de control en la
programación
Suponer la necesidad Hacer participar al
requerida sin consultar al usuario desde el inicio
usuario hasta finalizar el
proyecto
Ofrecer soluciones Realizar bien las cosas
superficiales desde el primer
momento de la reunión
al programar las
actividades

B.- Eliminar despilfarros a causa de una mala comunicación que puedan

generar un trabajo en vano y pérdida de tiempo además de poner en
evidencia los problemas fundamentales que se presentan durante el ciclo
de vida del proyecto.
 Realizar bien el trabajo en cada una de las actividades
 Analizar y prevenir posibles problemas en cada actividad
 Cada trabajador o integrante del equipo, trabaja con responsabilidad
en la actividad asignada
C.- Búsqueda de la simplicidad. Procurar evitar problemas de calidad,
problemas de coordinación.
 Ser más objetivos en la toma de decisiones
D.- Diseñar sistemas de ayuda que puedan identificar problemas durante el
ciclo de vida y ejecución del proyecto
 Retraso de actividades
 Mala comunicación entre los compañeros de trabajo tecnológico
 Poca comunicación con el usuario

49
 DIAGRAMA DE FLUJO DE IMPLANTACIÓN DEL JIT

Gráfico Nº 13 Fuente: JIT concepte carac.

El propio equipo de proyecto va mantener la responsabilidad de

inspeccionar el proyecto en la fase de seguimiento y control, (por lo
general las fallas se ven durante el proceso,) verificando si esta conforme a
las especificaciones de los objetivos y requerimientos.
Es decir aplicando las buenas prácticas metodológic as y filosóficas del just
in time durante el ciclo de vida del proyecto y especialmente en la relación
comunicación-cooperación y comunicación-coordinación ofreciendo un
servicio y/o producto de buena calidad se obtendrá con el cumplimiento y
posterior conclusión del proyecto en el tiempo y costo asignado, que es lo
que siempre se espera de todo proyecto.

50
4.3. HERRAMIENTA DE AYUDA DE LA PROPUESTA METODOLÓGICA

Para la primera parte de nuestra propuesta metodológica que es la

COMUNICACIÓN tendremos en cuenta lo siguientes puntos que servirán como
herramienta de ayuda para comunicar sobre las actividades a realizarse durante el
ciclo de vida del proyecto.

 Lista de integrantes del equipo, mostramos a continuación algunos ejemplos de

los proyectos que la empresa participo.

EJECUTIVO
DEL Moisés Paytan Villavicencios
PROYECTO
LÍDER DEL Oliver Salvador A.
PROYECTO
LÍDER Carmen Ascencios Q.
USUARIO

EQUIPO DE Richard López G.

TRABAJO
USUARIOS Yury Guzmán S.

MoisésYanac J.
EQUIPO DE
TRABAJO Joussy Alayo
TÉCNICO Iveth Lara

EQUIPO Pedro Rodríguez León

CONSULTIVO

EQUIPO DE Félix Silva

SOPORTE
TÉCNICO Rubén Ramírez M.

Es importante saber identificar quienes son los integrantes del equipo de proyectos,
identificando quien son los jefes inmediato superiores y el personal que integra los
grupo del equipo de proyecto, con la finalidad de que asuman profesionalmente la
responsabilidad designada.

51
  Matriz de roles y responsabilidades

Organización del Proyecto

Roles Áreas involucradas Personal asignado % Asignación

De La Cruz Palomino, 25%

Programador Sistemas
Cecilia
Gestor del Proyecto y Ejecutor del Guzmán Santiago, Yury
Sistemas 25%
Sistema V

Modelador de Datos y Analista Sistemas Huarcaya Cuba, Joel 25%

Diseñador Ejecutor del Sistema López Granda, Richard
Sistemas 25%
Ejecutor del Sistema

Establece quién y qué debe hacer en el proyecto de acuerdo a las asignaciones de

responsabilidades de los integrantes del equipo del proyecto.

 Organigrama
Diseñador

Diseñador

Gráfico Nº 14

En proyectos complejos con muchos equipos es necesaria la identificación del

organigrama estructural, donde los equipos de trabajo identifiquen a quienes están
supeditados en sus responsabilidades asignadas.

52
  Solicitudes de cambio

Gráfico Nº 15

Elaborarla, aprobarla y comunicarla al equipo y a los stakeholders

53
 COORDINACION

5.1. GESTIÓN DE COORDINACIÓN GRUPAL

La mayoría de proyectos frustrados en el tiempo de vida de ejecución o proyectos

retrasados que sobrepasan el costo asignado y que en muchos de los casos
demandan más tiempo para su finalización, también se ven afectados en la
descoordinación que existe dentro de sus integrantes del proyecto, así como
también la poca coordinación con el cliente o usuario final del proyecto informático.
Esta descoordinación que también es afectada por la poca comunicación entre
todos los involucrados de la realización del proyecto. Por tal motivo que en la
metodología que se propone, el segundo punto a tratar es mantener una
coordinación constante de todos los grupos de trabajo y áreas involucradas hasta
finalizar del proyecto.

Cabe resaltar que el responsable de realizar las coordinaciones entre todos los
integrantes e involucrados del proyecto va hacer uso de la empatía para con las
personas que va tener que interactuar al momento de realizar las coordinaciones
entablando una comunicación constante, participando de las reuniones y demás
actividades a realizarse de acuerdo al plan de cronograma de actividades.

Organizar y coordinar recursos de tal manera que se pueda culminar todo el

trabajo requerido en el proyecto informático dentro del alcance, tiempo y costo ya
definidos, bajo las responsabilidades de quienes asuman el liderazgo de los
equipos de trabajo. Cumplir, verificar y ejecutar cada una de las actividades
predefinidas.

A continuación vemos tres puntos de evolución previa para una coordinación grupal
dentro del proyecto a realizarse.

54
 ENTRADAS HERRAMIENTAS Y SALIDAS
TÉNICAS
1.- Evaluaciones previas
1.- Diagramas de Red
1.- Generar del Cronograma del
2.- Dirección de
coordinaciones con el Proyecto
coordinación
MS Project.
3.- Ejecución de las 2.- Actualizaciones a los
2.- Planificación de Documentos del
coordinaciones
actividades en el MS Proyecto
Project

5.1.1. EVALUACIONES PREVIAS

 Revisar toda la información correspondiente al proyecto de acuerdo a los

requisitos y formatos que se acordaron con todos los involucrados en la
realización del proyecto.

 Tener el documento que avale el visto bueno o la ejecución de la

actividad a realizarse, firmado por el responsable o líder del grupo de
proyecto.
 Contar con el cronograma de actividades que se desarrollara en la
ejecución del proyecto, los recursos a ser utilizados para cada actividad
en el tiempo que se va determinar.

La aplicación de estos puntos en la parte de coordinación, denotara que los

integrantes del grupo de proyectos tengan una mayor confianza para la
elaboración del proceso de cada una de las actividades. Teniendo una
buena comunicación facilitará la coordinación antes y después de cada una
de las actividades a realizarse dentro de cada proceso del proyecto.

La relación coordinación-comunicación siempre estará en constante

interrelación, puesto que ambas acciones permiten un buen seguimiento y
control del rendimiento del proyecto.

55
5.2. DIRECCIÓN Y EJECUCIÓN

Antes que nada, partimos de la definición de coordinación de proyectos como: “El

proceso por el cual los distintos profesionales participantes de un proyecto se
comunican para que cada parte de éste sea coherente y coincidente i”

La parte de la coordinación también va ser importa nte al plantearse desde un

principio, es decir al iniciarse el proyecto, puesto que una buena coordinación va
significar el hacer un buen contacto con el interesado o los interesados del
producto y/o servicio. Trabajando de forma coordinada por intermedio de la
comunicación se va obtener los objetivos claros del proyecto.

El personal encargado de coordinar el desarrollo de las actividades y procesos del

proyecto, se caracteriza por la dirección que va llevar a cabo para las
coordinaciones previas y posteriores de las actividades y procesos, así como
también de la ejecución de acuerdo a los cronogramas ya establecidos por el grupo
del proyecto.

Otra característica importante para la coordinación grupal va ser el rol de líder del
grupo, haciendo posibles que todos los grupos involucrados en el proyecto trabajen
coordinadamente en cada una de los procesos asignados.

En la ejecución la parte de la coordinación va comprender el cumplimiento de las

actividades en las fechas ya planificadas, respetando el presupuesto asignado y el
tiempo en que será ejecutado.

56
PROCESO DE INICIALIZACIÓN

INVESTIGACIÓN PRELIMINAR C

O Todas las
ANÁLISIS Y ESPECIFICACIÓN actividades que
O están dentro
del proceso a
DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN R ejecutarse,
serán
coordinadas
D adecuadamente
EVALUACIÓN , por el personal
I responsable de
la coordinación.
MODIFICACIÓN N Respetando
siempre la
A buena
comunicación y
DISEÑO TÉCNICO empatía con
C
los integrantes
del grupo de
I proyecto.
PROGRAMACIÓN Y PRUEBA
O
OPERACIÓN Y MANTENCIÓN
N

Gráfico Nº 16 Fuente: Elaboración propia

57
58
Gráfico Nº 17
 Gráfico Nº 18

59
 DESCOORDINACIÓN EXISTENTE DESDE UN PRINCIPIO
CUANDO LOS REQUERIMEINTOS Y OBJETIVOS NO SON BIEN
DEFINIDOS.

Como lo entendió el
Como lo explica el
jefe del proyecto
Cliente

Lo que el cliente cree

Como es lo que se que se está
está planeado realizar desarrollando

Como es que el proyecto está

siendo documentado
Qué necesitaba el
cliente realmente

Que es lo que se
instalo y como era
el soporte técnico

Fuente: Elaboración propia 60

Gráfico Nº 19
 COORDINACIÓN DENTRO DEL GRUPO DE
COMUNICACIÓN
PROYECTOS

COORDINACIÓN

Fuente: propia COMUNICACIÓN Coordinador

Responsable

COORDINACIÓN

COMUNICACIÓN
COORDINACIÓN

COMUNICACIÓN

Coordinador
Responsable DESARROLLADORES

COORDINACIÓN

Coordinador
Responsable

61
COMUNICACIÓN
Gráfico Nº 20
Fuente: Elaboración propia
 5.3. SOFTWARES Y/O HERRAMIENTA(S) DE AYUDA DE LA
PROPUESTA METODOLÓGICA

Para esta segunda parte de nuestra propuesta metodológica, tenemos como

herramienta de ayuda el software del MS Project 2005 o 2010.

Esta herramienta nos va servir como soporte informático, llegando ser el mejor
aliado para la administración y coordinación de proyectos. Para la metodología
propuesta nos facilitará el crear los planes del proyecto, ofreciendo una
coordinación de las actividades a realizarse por cada uno de los grupos de trabajo
del proyecto, ya sea en la prevención de problemas como en la comunicación de
información sobre el desarrollo del proyecto.

5.3.1 VENTAJAS

 Coordinar y administrar recursos y costos con más eficiencia.

 Controlar con mayor facilidad el ciclo de vida del proyecto.
 Compartir la información
 Comulación eficaz con los grupos de trabajo del proyecto.

HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO

Gráfico Nº 21

62
DIAGRAMA DE PERT

Gráfico Nº 22

63
PLANIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

Gráfico Nº 23

64
 6.1. COOPERACIÓN

La gestión de cooperación para proyectos informáticos en sistemas de información

como también para otro tipo de proyectos, conlleva a la adhesión de todo el equipo
de proyectos, teniendo siempre en cuenta que, el equipo de proyectos debe tener
conocimiento del objetivo del desarrollo el proyecto.

Los líderes o responsables del proyecto promoverán la confianza entre todos los
integrantes del equipo de proyectos, entender y captar lo que se comunica.
Haciendo que cada grupo o equipo de proyecto sea responsable de una actividad o
tarea asignada, trabajando de forma constante y coordinada. La cooperación en
equipo va ser un agregado más a lo que ya se le conoce como sinergia en equipo
donde la productividad alcanzada por un equipo eficiente debe ser s uperior a la
alcanzada por la suma de las productividades individuales de sus miembros,
existiendo una convergencia simultánea de la energía individual para la realización
del todo.

La modalidad de trabajo cooperativo en proyectos, genera un mejor ambiente

laboral para poder cumplir con los objetivos trazados para realizar el proyecto,
existiendo:
Asignación de roles, donde cada uno se responsabiliza de una tarea asignada.
Roles como:

Líder: Coordinador/motor/dinamizador del proceso.

Controlador del Tiempo: Controla el cronograma de tiempos establecido.
Secretario/a o Relator: Responsable de documentar todos los procesos en forma
escrita y asegurarse de que todos los conocen.
Utilero: Responsable de conseguir el material y/o las herramientas de acuerdo a
las necesidades del equipo para el desarrollo de las actividades y/o procesos.

65
 ENTRADAS HERRAMIENTAS Y SALIDAS
TÉNICAS
1.- Planteamiento de la 1.- Entregables del
gestión cooperativa. aplicativo webex
1.- Aplicaciones de
webex
2.-Desarrollo de la 2.-Información sobre el
gestión cooperativa. desempeño del Trabajo
2.- Aplicaciones de
google docs con google docs
3.- Aspecto del trabajo
cooperativo en
proyectos

6.1. PLANEAMIENTO DE LA GESTIÓN COOPERATIVA

Para realizar una buena administración del equipo e interesados del proyecto y
lograr concretar todo el trabajo requerido en el proyecto dentro del tiempo y del
presupuesto disponible, se tendrá en cuenta los siguientes puntos:

 Tener identificado las tareas asignadas para cada grupo de trabajo .

 Revisar el tipo de comunicación que se mantendrá durante el desarrollo de la

actividad.

 Mantener constante comunicación con los responsables del proyecto los

integrantes del equipo de proyectos y los otros grupos del proyecto.

 Tomar en cuenta las ideas de los demás integrantes.

 Contar con el grupo o equipo, que formara parte del trabajo del proyecto.

 Mantener la coordinación de las actividades, realizando una sincronización de

coordinación grupal.

 Predisposición para planificar el desarrollo del trabajo en cuanto a recursos,

plazos de ejecución y anticipación de dificultades y obstáculos.

66
  Tener presente el objetivo de concretizar el proyecto a pedido de o los
interesados.

 Estableciéndose estas normas dentro de los equipos de trabajo que intervienen

en el proyecto facilitara un rendimiento conjunto de todos , obteniendo los
resultados deseados.

6.2. DESARROLLO DE LA GESTIÓN COOPERATIVA

La propuesta de trabajo cooperativo, se entiende como una asociación entre

personas que van en busca de ayuda mutua en tanto procuran realizar actividades
conjuntas, de manera tal que puedan aprender unos de otros. Las nuevas
tecnologías de la información y de la comunicación, implican un cambio en las
formas de enseñar y aprender en un equipo de trabajo cooperativo.

Teniendo una planificación de las actividades a realizarse por parte del grupo o
equipo de proyectos se procede con el desenvolviendo del grupo de trabajo a cargo
de los responsables del grupo o equipo.

Mantener la dirección de un grupo humano encargado de elabora r una parte del

proyecto informático en sistemas de información es una tarea de alta
responsabilidad donde todos los integrantes se interrelaciones en las actividades
asignadas, puedan expresar sus ideas teniendo confianza y comodidad para
aplicar sus concomimientos.

Va resaltar el trato personal que aplica el responsable del grupo para cada uno de
los integrantes del equipo y estos a su vez puedan responder con el cumplimiento
de las tareas encargadas.

6.2.1. EN SÍNTESIS PODEMOS PUNTUALIZAR QUE EN LOS

GRUPOS COOPERATIVOS:

 Se establece una interdependencia positiva entre los miembros en

cuanto que cada uno se preocupa y se siente responsable no sólo del
propio trabajo, sino también del trabajo de todos los demás. Así se
ayuda y anima a fin de que todos desarrollen eficazmente el trabajo o
tarea encomendado como también el aprendizaje propuesto.

67
  Los grupos se constituyen según criterios de heterogeneidad respecto
tanto a características personales como de habilidades y competencias
de sus miembros, lo cual propicia la complementariedad.

 La función de liderazgo es responsabilidad compartida de todos los

miembros que asumen roles diversos de gestión y funcionamiento.

 Se busca no sólo conseguir desarrollar una tarea sino también promover

un ambiente de interrelación positiva entre los miembros del grupo.

 Se tiene en cuenta de modo específico el desarrollo de competencias

relacionales requeridas en un trabajo colaborativo como por ejemplo:
confianza mutua, comunicación eficaz, gestión de conflictos, solución de
problemas, toma decisiones, regulación de procedimientos grupales.

 La intervención se ajusta a un feed-back adecuado a los modos de

interrelación mostrados por los miembros.

 Además de la evaluación grupal se implementa también una evaluación

individual para cada miembro.

VISIÓN AMPLIA DE COOPERACIÓN EN UN PROYECTO

Criterios de
calidad en Seguimiento y
base al Evaluación
seguimiento
del proyecto

Objetivos Actividad Resultados

Auto seguimiento

Fuente: Elaboración propia Gráfico Nº 24

68
 El gráfico siguiente nos muestra una visión amplia de las planificaciones
detalladas que se dan en cada uno de los bloques, que no son más que
las acciones del ciclo de vida de un proyecto, donde la cooperación
oportuna y responsable de cada uno de ellos es vital para el
cumplimiento de los tiempos en cada una de las actividades y asumiendo
el costo establecido para cada uno de los bloques, actividades e hitos.

6.2.2. ASPECTOS DEL TRABAJO COOPERATIVO EN LOS

PROYECTOS

INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA

Cuando el proyecto involucre a varios equipos, a cada equipo se le asigna una

parte del proyecto y los equipos deben complementarse adecuadamente para el
logro de los objetivos. Comunicando los avances de cada equipo.

LA INFORMACIÓN EN CONFLICTO

Cuando se presenta un contexto completo, una situación que requiera de una

decisión vital. A cada componente del grupo de proyectos se le pide una posición
frente a la situación. Luego se genera un espacio/tiempo para la discusión.

RESPONSABILIDAD COMPARTIDA

Todos los integrantes son responsables del “saber” del equipo. Cada uno
aporta una solución individual completa. Se realizan actividades de equipo
donde las soluciones deben ser presentadas y/o argumentadas,
procurándose a lo largo del proceso un consenso sobre la mejor solución,
combinando las mejores partes de cada aportación.

ANÁLISIS CREATIVO DE DOCUMENTOS:

Algunos elementos que deban ser trabajados sobre todo aquellos que por
su densidad o novedad o alcance tecnológico son un poco difíciles de
abordar- se encargan al equipo para su estudio, y no solo deben, analizar y
entender el documento sino buscar una manera creativa de compartir con
los demás sus conclusiones. Esta actitud de debatir y compartir ideas y
experiencias grupales conlleva a actividades enriquecedoras e innovadoras,
concursos acertijos juegos, debates, etcétera, haciendo interesante y
agradable el abordar y resolver temas complejos.

69
 6.2.3. VENTAJAS DE LA COOPERACIÓN EN PROYECTOS:

 La buena relación grupal.

 Auto motivación.
 Comunicación inter personal.
 Tratamiento de conflictos y negociación.
 Resolución de problemas.
 Toma de decisiones, planificaciones.

6.3. GROUPWARE

El término groupware hace referencia a los métodos y herramientas de software

que facilitan el trabajo en grupo, mejorando su rendimiento, y contribuyen a que
personas que están localizadas en puntos geográficos diferentes puedan trabajar a
la vez, ya sea directamente o de forma anónima, a través de las redes. Muchos
expertos coinciden en que los equipos son la unidad primaria de rendimiento en
cualquier organización.

Por lo tanto groupware hace referencia a las diversas y variadas aplicaciones que
contribuyen a una única y misma meta: permitir que usuarios separados
geográficamente trabajen en equipo. El trabajo en equipo puede ser llevado a cabo
compartiendo información o creando e intercambiando datos informatizados. En la
mayoría de los casos, groupware se refiere a las herramientas de mensajería
(instantánea o no) y a las diversas aplicaciones como:

 Agenda compartida
 Herramientas de intercambio de información (foros electrónicos)
 Documento del área de trabajo compartida
 Herramientas de administración de contactos

6.3.1. BENEFICIOS

Groupware se puede utilizar para comunicarse, para cooperar y para

coordinar. Las actividades de comunicación y coordinación de los miembros
del equipo son facilitadas por las tecnologías que tienden un puente sobre
las diferencias de tiempo, espacio, y el nivel de ayuda del grupo.

Algunos beneficios que se buscan al implementar groupware para el trabajo

en proyectos son: el groupware estimula la cooperación dentro de una

70
 organización y ayuda a las personas a comunicarse y colaborar en
proyectos comunes; el groupware coordina gente y procesos; el groupware
ayuda a definir el flujo de documentos y después definen el trabajo que se
debe hacer para terminar un proyecto; el groupware proporciona l os
usuarios una manera única para compartir información, construyéndola en
documentos estructurados. El documento se convierte entonces en el lugar
central en donde se almacena la información compartida

6.3.2. SOFTWARES O APLICACIONES COMO HERRAMIENTA DE

AYUDA.

En la tercera parte de la propuesta metodológica utilizaremos herramientas

tipo groupwere, estas herramientas aplicativas de tipo groupwere son el
google docs y cisco webex, ambas herramientas son sugeridas para realizar
las coordinaciones con todos los integrantes del equipo de proyectos,
aplicando y utilizando esta tecnología cooperativa se logrará mantener una
mejor gestión entre todos los grupos de trabajo destinados en las diferentes
fases del ciclo de vida del proyecto, relacionando el trabajo cooperativo con
la tecnología cooperativa y el aprendizaje cooperativo, acción fundamental
para la realización de un proyecto en sistemas de información.

¿QUÉ ES LO QUE PROPONE GOOGLE DOCS?

 Subir, descargar y convertir documentos de Word y archivos RTF, HTML o

crear documentos desde cero.
 Formatear documentos, corregir su ortografía, etc.,
 Invitar a otros usuarios por correo electrónico a editar over los documentos .
 Editar documentos online
 Ver el historial de revisiones de tus documentos y regresar a cualquier
versión anterior,
 Publicar documentos estén online para que disponibles para todo el mundo
 Enviar por correo electrónico los documentos como archivos adjuntos.

71
72
Gráfico Nº 25
73
Gráfico Nº 26
¿QUÉ ES LO QUE PROPONE WEBEX?

Aplicaciones para móviles

iPhone, iPad, Android o Blackberry.

En las reuniones

Presentar seminarios dinámicos web y eventos en línea

Ofrecer experiencias de formación en soporte electrónico y en línea
Proporcionar un excelente soporte técnico remoto
Desarrollar unas relaciones más fuertes con las experiencias de tele
presencia en persona que se proporcionan a través de la nube de
conocimientos.

Seguridad asegurada

Mediante la nube de Cisco WebEx. Esta red de reuniones escalable

cuenta con los niveles más altos de rendimiento y seguridad. Opciones
como la protección de la contraseña suponen una garantía adicional sobre
la seguridad del espacio de reunión.

Gráfico Nº 27

Fuente: www.webex.com

74
Fuente: www.webex.com Gráfico Nº 28

Fuente: www.webex.com Gráfico Nº 29

75
 CAPITULO IV

EVALUACIÓN TÉCNICO ECONÓMICO

4.1 EVALUACIÓN TÉCNICA

Para la aplicación de la metodología propuesta, básicamente se tendría con contar

solo con profesionales PMP’S y con un nivel de grado de experiencia en la
dirección, seguimiento y control de proyectos, siempre dependiendo de la magnitud
del proyecto que se va llevar a cabo.

 Para nuestro trabajo hemos tomado como medida la participación de 2

profesionales especialistas en Proyectos.

 Como es un proyecto de Sistemas Tecnología de Información, el resto del

equipo profesional-técnico es el mismo que la institución tiene para sus trabajos.

 Adquisiciones; entre las adquisiciones nuevas a complementarse tenemos las

de Microsoft Project 2010 como software de ayuda para la gestión de nuestra
propuesta metodológica.

 Tiempo de duración para aplicar la propuesta metodológica, es todo el tiempo

que demande el proyecto, es decir se aplicará la metodología durante todo el
proceso del proyecto.

76
4.2 EVALUACIÓN ECONÓMICA

Cantidad Descripción Costo/unit s/. Tiempo

Profesional especialista en Todo el tiempo que dure el
1 2000
Proyectos proyecto
Todo el tiempo que dure el
1 software ms Project 2010 320
proyecto
Adquisiciones
Todo el tiempo que dure el
1 googledocs gratuito
proyecto
50 € (3.27)= Todo el tiempo que dure el
1 webex
163,50 proyecto

Costo de la Metodología:

 El costo de la metodología no implicaría ningún gasto siempre y cuando se

cumplan con las buenas prácticas descritas en la metodología propuesta.

Costo de los Herramientas o Aplicativos de Ayuda:

 Software a utilizarse como herramienta de ayuda es el MS-Proyect.

 Tiempo de uso es todo lo que demande en realizar el proyecto de TI.
 La aplicación Webex tiene un costo de 50euros por permiso de licencia,
cotizado a la moneda actual el equivalente es de S/163.50.

Básicamente el costo de la aplicación metodológica va depender de lo bien que

apliquen la propuesta en cada uno de las fases del ciclo de vida del proyecto ,
teniendo siempre bien en cuenta la Comunicación desde un inicio de la
materialización del proyecto, definido muy bien este aspecto los otros dos
puntos son consecuencia de una buena comunicación ente todos los
interesados (stakeholders).

77
4.3. CONCLUSIONES

 La falta de comunicación durante el ciclo de vida de un proyecto es la

principal causa del porque un proyectos informático u otro tipo de proyecto no
se llega a terminar en el tiempo y costo asignado, en tal sentido se propone
poner en práctica esta actividad que muchas veces es un poco difícil de
realizar por parte de los profesionales encargados del proyecto.

 Conocer a los interesados (stakeholders) e ir desarrollando estrategias de

comunicación haciendo participar a todos los Interesados del proyecto.

 El generar conocimiento por cada experiencia que se tiene de nuestras actividades

laborales contribuye a una mejor preparación porque en la práctica van
conformándose habilidades y cualidades para cubrir muchos aspectos como el
orden, el control, las decisiones, entre otras.

 Que no siempre el real problema es la necesidad de realizar un proyecto de TI,

esto debido a que no se hace con la seriedad profesional un análisis de
requerimientos para implantar o llevar a cabo un proyecto de TI.

78
RECOMENDACIONES

 Ser siempre comunicativo en cualquier ámbito de la vida, puesto que sin una
buena comunicación las cosas que se deseen no saldrán de acuerdo a lo
planificado.

 Tener presente en todo momento que el usuario final o beneficiado del

proyecto es el último actor quien interactuara con el producto final, por lo tanto
el propósito de todo proyecto en sistemas de información debe estar orientado
siempre al cliente o usuario final.

 Demostrar e incentivar empatía grupal dentro y fuera del trabajo, logrando una
cohesión entre todos aquellos que nos rodean.

 Saber escuchar de las personas con mayor experiencia en el trabajo, compartir

sugerencias que aporten el desarrollo de la institución laboral.

79
BIBLIOGRAFIA

 GUIA DE LOS FUNDAMENTOS PARA LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS (GUÍA DEL

PMBOK)

 http://blogs.salleurl.edu/project-management/conferencia-coaching-cooperativo-en-la-
gestion-de-proyectos/

 http://marcelolasagna.bligoo.com/content/view/575340/Como-hacer-Proyectos-
Exitosos.html

 http://http-peru.blogspot.com/2008/03/porqu-fallan-los-proyectos-informticos.html

 http://ivanrivera-pmp.blogspot.com/2009/12/por-que-fracasan-los-proyectos-de-ti.html

 http://www.gravitar.biz/index.php/tecnologia_negocios/4-factores-exito-proyectos-ti/

 http://www.slideshare.net/rafoma/20101201-porque-fracasan-los-proyectos

 http://www.todomba.com/noticias/estrategia/por-que-fracasan-los-proyectos.html

 http://www.vingest.com/pdf/Herramientas/MecanismosCoordinacion.pdf

 http://www.webex.com

 http://www.wikipedia.org/

80
ANEXOS

81
82
83