Tecnología informática TI para Pymes

en México
Rosalío Alonso Linares Tecnología 10.07.2007 7 minutos de lectura

En la actualidad la empresa mexicana

esta compuesta en su mayoría por micros y
pequeñas empresas que conforman más del
95% del total de la industria, esto demuestra
la importancia que reviste este tipo de
empresas, que conforman una parte
fundamental en los procesos de
recuperación y de reordenación de la
economía nacional y en el cambio
estructural del aparato productivo que el
país requiere.

Resumen [1]

Entonces si muchas de estas PyMES son

familiares, tienden a contratar servicios
externos de contaduría, informática, entre
otros, sin embargo crear un departamento
de TI adaptable a la infraestructura de la
organización, que pueda contribuir al
desarrollo de la empresa optimizando
tiempo, dinero y esfuerzo y no ser
dependiente de un asesor técnico
informático.

La implementación de cobit se puede

realizar tomando solo lo más importante
para tener un departamento de tecnologías
de información excelente.

Introducción

Las PYMES son rubro importante de la

economía de todos los países y muy en
especial de México. Las PYMES Mexicanas a
diferencia de las Asiáticas, no han
participado de manera activa en el uso de
los sistemas de información, como lo son
SCM (Administración de la cadena de Valor),
E-Commerce (Comercio electrónico), EDI
(Electronic Data Interchange), etc. y corren
el riesgo de caer en una “brecha digital” de
la cual será difícil salir, y con esto perder
competitividad en este mundo globalizado.
[2]

Las tendencias en el mundo como la

globalización, desarrollo tecnológico y la
competencia llevan a las organizaciones a
redefinir sus estrategias para alcanzar sus
objetivos.

En un mundo de impresionantes avances

tecnológicos, especialmente en el área
computacional y en telecomunicaciones,
obliga a las organizaciones a estar a la
vanguardia en sus sistemas de información.
Para estas organizaciones la Tecnología de
Información (TI) puede ser una herramienta
muy poderosa para ayudarlas a definir sus
estrategias, optimizar su organización y
manejo de su información y así incrementar
su productividad. [3]

Concepto de TI

El acrónimo de TI es Tecnologías de
información pero una definición muy básica
de TI es el uso de tecnología computacional
(hardware y software) por parte de la
empresa. Otra definición de TI es el uso de
computadoras y telecomunicaciones para el
procesamiento y distribución de información
digital, audio, video y otros medios. [4]

Concepto de PyMES

La pequeña y mediana empresa (PyMES)

Una vez definido el concepto de TI, en
segunda instancia es preciso establecer la
forma como se clasifican las empresas en
México, para así considerar a una empresa
como micro, pequeña o mediana. [5]

PyMES y las TI

En la actualidad en muchos lugares hay

computadoras en la casa, en la escuela,
pequeñas, medianas y grandes empresas
sin importar si son públicas o privadas, para
diferentes usos claro pero no tiene sentido
tener una computadora o 10 si no son
herramientas afines a los objetivos de la
organización. A continuación se muestra una
idea de lo que puedes hacer para
implementar un departamento de TI en una
microempresa.
En este documento se muestran algunos
tips para implementar un departamento TI
en una pequeña o mediana empresa.

Hacer uso de cobit como marco de

referencia en y tomar de ahí algunos puntos
para aplicarlos a la pyme, ya que cobit
provee a la gerencia y a los propietarios de
los procesos del negocio, un modelo de
administración de Tecnología Informática (TI)
que ayude a comprender y administrar los
riesgos asociados con TI

Etapas

1 Requerimientos del negocio. El

departamento TI cuenta con los recursos
tecnológicos necesarios para cumplir los
objetivos de la organización. Se tiene que
planear y organizar cuales son los
requerimientos tecnológicos o informáticos
que la organización requiere para lograr sus
objetivos.
La propuesta es verificar con que cuento, en
infraestructura tecnológica y que necesito
para lograr mis objetivos como organización.

Planear y organizar, tiene que ver con

identificar la manera en que TI pueda
contribuir de la mejor manera al logro de los
objetivos del negocio. Además, la realización
de la visión estratégica requiere ser
planeada, comunicada y administrada desde
diferentes perspectivas. Finalmente, se debe
implementar una estructura organizacional y
una estructura tecnológica apropiada. Este
dominio cubre los siguientes
cuestionamientos típicos de la gerencia:

• ¿Están alineadas las estrategias de TI y

del negocio?
• ¿La empresa está alcanzando un uso
óptimo de sus recursos?
• ¿Entienden todas las personas dentro de
la organización los objetivos de TI?
• ¿Se entienden y administran los riesgos de
TI?
• ¿Es apropiada la calidad de los sistemas
de TI para las necesidades del negocio?

Realice las siguientes actividades o procesos

de planeación operativa.

• Definición de un Plan Estratégico de

Tecnología de Información de acuerdo a sus
necesidades

• Definición de la Arquitectura de Información

• Determinación de la dirección tecnológica

• Definición de la Organización y de las

Relaciones de TI

• Manejo de la Inversión en Tecnología de

Información

• Comunicación de la dirección y
aspiraciones de la gerencia

• Administración de Recursos Humanos

• Aseguramiento del Cumplimiento de

Requerimientos Externos
• Evaluación de Riesgos

• Administración de proyectos

2. Recursos TI. Una vez que contamos con

los recursos se tiene que buscar la forma de
administrar e implementarlos

Adquirir e implementar. Para llevar a cabo la

estrategia de TI, las soluciones de TI
necesitan ser identificadas, desarrolladas o
adquiridas así como la implementación e
integración en los procesos del negocio.
Además, el cambio y el mantenimiento de
los sistemas existentes para garantizar que
las soluciones sigan satisfaciendo los
objetivos del negocio. Esta sección, por lo
general, cubre los siguientes
cuestionamientos de la gerencia:

• ¿Los nuevos proyectos generan soluciones

que satisfagan las necesidades del negocio?
• ¿Los nuevos proyectos son entregados a
tiempo y dentro del presupuesto?
• ¿Trabajarán adecuadamente los nuevos
sistemas una vez sean implementados?
• ¿Los cambios afectarán las operaciones
actuales del negocio?

Las siguientes actividades son

indispensables en adquisición e
implementación.

• Identificación de Soluciones

• Adquisición y Mantenimiento de Software

de Aplicación

• Adquisición y Mantenimiento de
Arquitectura de Tecnología

• Desarrollo y Mantenimiento de
Procedimientos relacionados con Tecnología
de Información

• Instalación y Acreditación de Sistemas

• Administración de Cambios

3. procesos TI. Los procesos que se

automatizan se entregan, se les da soporte
pero también se tienen que monitorear, para
evaluar su desempeño y saber si están
dando resultados esperados o no.

Entregar Y Dar Soporte se cubre la entrega

en sí de los servicios requeridos, lo que
incluye la prestación del servicio, la
administración de la seguridad y de la
continuidad, el soporte del servicio a los
usuarios, la administración de los datos y de
las instalaciones operacionales. Por lo
general aclara las siguientes preguntas de la
gerencia:

• ¿Se están entregando los servicios de TI

de acuerdo con las prioridades del negocio?
• ¿Están optimizados los costos de TI?
• ¿Es capaz la fuerza de trabajo de utilizar
los sistemas de TI de manera productiva y
segura?
• ¿Están implantadas de forma adecuada la
confidencialidad, la integridad y la
disponibilidad?

Tenemos que efectuar lo siguiente:

• Definición de Niveles de Servicio
• Administración de Servicios prestados por
Terceros
• Administración de Desempeño y Capacidad
• Aseguramiento de Servicio Continuo
• Garantizar la Seguridad de Sistemas
• Identificación y Asignación de Costos
• Educación y Entrenamiento de Usuarios
• Apoyo y Asistencia a los Clientes de
Tecnología de Información
• Administración de la Configuración
• Administración de Problemas e Incidentes
• Administración de Datos
• Administración de Instalaciones
• Administración de Operaciones

Para medir resultados del departamento TI,

así como la optimización del trabajo
automatizado, la calidad y el desempeño de
los sistemas implementados se tiene que
realizar lo siguiente:

MONITOREAR Y EVALUAR Todos los

procesos de TI deben evaluarse de forma
regular en el tiempo en cuanto a su calidad
y cumplimiento de los requerimientos de
control. La administración del desempeño, el
monitoreo del control interno, el
cumplimiento regulatorio y la aplicación del
departamento TI. Por lo general abarca las
siguientes preguntas de la gerencia:

• ¿Se mide el desempeño de TI para

detectar los problemas antes de que sea
demasiado tarde?
• ¿La Gerencia garantiza que los controles
internos son efectivos y eficientes? • ¿Puede
vincularse el desempeño de lo que TI ha
realizado con las metas del negocio?
• ¿Se miden y reportan los riesgos, el
control, el cumplimiento y el desempeño?

Como realizar el monitoreo:

• Monitorear el marco de trabajo de control

interno
• Revisiones de Auditoria Monitorear y
reportar la efectividad
• Excepciones de control Registrar la
información
• Auto-evaluación de control Evaluar la
completitud y efectividad de los controles
internos
• Aseguramiento del control interno
• Acciones correctivas Identificar e iniciar
medidas correctivas basadas en las
evaluaciones y en los reportes de control.

Esta información es obtenida de cobit, cabe

señalar que cobit se implementa
corporativos o empresas grandes y no por
eso una pyme no pueda hacer uso de él
solo que tenemos que adecuarlo a nuestras
necesidades, nuestra capacidad y analizar
nuestras soluciones, algunos de los
beneficios que obtenemos al implementar
cobit son:

• Define claramente roles y quién rinde

cuentas a nivel estratégico, táctico y
operacional.
• Facilita la auto evaluación del estado de la
TI en la organización.
• Es una herramienta de auditoría de los
controles de TI de la organización.
• Permite la medición gerencial por medio de
indicadores y del modelo de madurez.

A nivel gerencial

• Tomar decisiones relacionadas con la

inversión en TI
• Balancear los riesgos y los controles de las
inversiones en TI
• Llevar a cabo un análisis comparativo del
entorno para establecer el ambiente
adecuado de tecnología y de personas en el
futuro.

A nivel usuario

Obtener garantía del retorno de la inversión

sobre la seguridad, los controles y los
productos y servicios que ellos adquieren
interna y externamente.

A nivel auditoria

Soportar ante la Gerencia su criterio acerca

de los controles internos.
Preguntarse y responder: ¿cuáles son los
controles mínimos necesarios?

Conclusiones

Con la elaboración del presente documento

se pretende crear conciencia a las pymes la
importancia de tener su propio departamento
TI y no estar dependiendo de asesores
externos se demostró a través de una serie
de etapas como implementar un
departamento TI en una pyme con la
finalidad de optimizar sus procesos y estar al
nivel de competitividad de las empresas
internacionales. A continuación se
mencionan algunos de los beneficios que
puede obtener una pyme al implementar un
departamento TI

A) Aumento de productividad. Al usar las

TI en la empresa aumenta su productividad.
B) Coordinación de actividades. Se tiene
un mejor aprovechamiento en la realización
de actividades.
C) Ahorro de tiempo. Usando TI el tiempo
en la realización de procesos se optimiza.
D) Nivel de competitividad. Las TI siempre
permiten que sea mejor que la competencia
o por lo menos estar al nivel
E) Toma de decisiones. Se mejora la
efectividad y la eficacia en el proceso de
toma de decisiones por que los resultados
obtenidos se vuelven más precisos y
permiten realizar estimaciones.
F) Servicio. En cuanto a servicio la
satisfacción que reciben los clientes por la
calidad de servicios y las opciones
tecnologías que se implementan para lograr
que se excelente.

Consultas

[1]http://www.eumed.net/cursecon/ecolat/mx
/2005/afcd-mpymem.htm
[2]
[3]
[4].
[5]http://download.rincondelvago.com/peque
na-y-mediana-empresa-en-mexico
[6]https://es.wikipedia.org/wiki/Tecnolog%C3
%ADas_de_la_informaci%C3%B3n_y_la_co
municaci%C3%B3n