Consultas básica y

consultas avanzadas en
MS Access

Informática
Ing. Jorge Eduardo Marmolejo Aguirre

Semana 15
Propósito
• El estudiante describe consultas en una base de datos, aplicando
consultas básicas y avanzadas para obtener información de una
base de datos .

Ing. Jorge Eduardo Marmolejo Aguirre

Agenda del día

1. Consultas en MS Access

2. Consultas básicas

3. Consultas avanzadas
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1.
CONSULTAS EN MS ACCESS

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Definición
• Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de
datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su función más
común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que desea ver
suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede
verlos en una sola hoja de datos. Además, puesto que normalmente no
desea ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar
criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee.
Las consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e
informes.
• Ciertas consultas son "actualizables", es decir, puede modificar los datos de
las tablas subyacentes mediante la hoja de datos de la consulta. Si está
trabajando en una consulta actualizable, recuerde que los cambios se
realizan en realidad en las tablas, no solo en la hoja de datos de la consulta.
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Tipos de consultas
Tipos de consultas
Consultas de
Consultas básicas
selección

Consultas de
resumen
Consultas de
eliminación
Consultas de
Consultas avanzadas
referencias cruzadas
Consultas de
actualización
Consultas de acción
Consultas de datos
anexados

Consulta de creación
de tablas

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2.
CONSULTAS BÁSICAS

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Definición
• Una consulta básica simplemente recupera los datos y los
pone a disposición para su uso. Puede ver los resultados de
la consulta en la pantalla, imprimirlos o copiarlos al
portapapeles. O bien, puede usar el resultado de la consulta
como un origen de registro para un formulario o un informe.
• Este tipo de consultas nos permiten:

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Seleccionar intervalos de valores en un campo

Criterios Resultado
>1000 Y <2000 Salario mayor que 1000 y menor que 2000
Entre 1000 Y 2000 Salario entre 1000 y 2000, incluidos
>=2000 Salario mayor o igual que 2000
>2000 Salario mayor que 2000

Criterios Resultado
> #01/01/2006# Fecha mayor que 01/01/2006
Entre #01/01/2005# Y #01/01/2006# Busca fechas entre 01/01/05 y 01/01/2006, incluidas
<= #01/01/2006# Fecha menor o igual que 01/01/2006

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Usar caracteres comodín
• El signo de interrogación (?) para sustituir un carácter por cualquiera en
esa. Posición. Por ejemplo, ?a busca aquellos valores que empiecen por
cualquier carácter y el segundo sea una "a".
• El asterisco (*) para representar cualquier número de caracteres situados
en la misma posición que el asterisco. Por ejemplo, *a busca aquellos
valores que empiecen por cualquier número de caracteres y terminen
por "a".

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Seleccionar los registros que no coinciden con
un valor
• Utilizaremos el operador Negado. Por ejemplo, podemos
introducir la expresión Negado M* para encontrar todos los
departamentos cuya localidad no empieza por M. Access
añade la palabra “Como”. Si ponemos Negado "*o", busca
los registros cuya localidad no termine en O; con Negado
"*A*" obtiene los registros que no contienen una A en el
nombre de localidad.

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Especificar varios criterios
• Para ello utilizaremos los operadores lógicos "Y" y "O". Si
para cada campo añadimos una condición en la misma fila,
éstas se unirán mediante el operador Y. Utilizamos O para
seleccionar valores que cumplan una condición u otra en el
mismo campo.

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Seleccionar registros que contienen valores o
no
• También se pueden seleccionar los registros dependiendo de
que contengan o no valores en una columna determinada.
Utilizaremos la expresión Nulo para buscar campos con
valores nulos y Negado Nulo para buscar campos que
contienen valores distintos de nulo.

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Creación de campos calculados
• En una consulta se pueden crear campos calculados de la
siguiente manera: en una columna nueva escribimos el
nombre del nuevo campo, dos puntos y el cálculo; si en el
cálculo intervienen otros campos de la tabla, lo incluiremos
entre corchetes [ ].

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Consultas de parámetros
• Las consultas de parámetros son útiles cuando se emplean
en los formularios e informes, en que se pide al usuario que
solicite el valor que interese para obtener el informe o
formulario que coincida con ese dato. Por ejemplo, obtener
un informe de ventas de un determinado mes; el mes sería el
parámetro.

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Crear consulta de Selección
• Al elegir la creación de consultas
en la Vista diseño se visualizan
dos zonas perfectamente
identificadas: la zona superior,
donde se mostrarán las tablas
que participan en la consulta, y la
zona inferior, la ventana
denominada cuadrícula QBE
(Query By Example), que se
activa al cerrar el cuadro de
diálogo de selección de tablas:
“Mostrar tabla”.

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Cuadrícula QBE
• En la cuadrícula QBE es donde se diseña la estructura de la
consulta y se definen los criterios de selección. Cada columna de la
cuadricula se corresponde con un campo. Si nuestra consulta tiene
cuatro campos, tendremos que rellenar cuatro columnas de la
cuadrícula. Cuanto más a la izquierda está la columna, más
importancia tiene a la hora de evaluar las condiciones de
selección. Acompañando a cada campo aparece una casilla de
verificación; si se activa el campo, se visualiza, y si no se activa, no
se visualiza, aunque sí interviene en la consulta. Igualmente se
podrá especificar que la consulta se presente ordenada por alguno
de los campos o por varios.

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Ejecutar
• Al terminar de elegir los criterios utilizaremos el botón
ejecutar que se encuentra en la pestaña diseño

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Consultas Multitabla
• El poder de las consultas reside en su capacidad para combinar
datos de varias tablas o consultas, o para realizar acciones con
ellos. Por ejemplo, podemos ver la información de un empleado y
los datos del departamento al que pertenece, para lo que
necesitamos datos de las tablas EMPLEADOS y
DEPARTAMENTOS. O los datos detallados de las ventas de
productos realizadas a clientes, en cuyo caso se necesitarían las
tablas CLIENTES, PRODUCTOS Y VENTAS.
• Cuando se utilizan varias tablas en las consultas, es necesario
asegurarse de que existe alguna relación entre los campos, para
que Access pueda saber cómo vincular la información.
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Consultas Multitabla

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Consultas Multitabla

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Tipos de combinación

INNER
JOIN

Combinaciones

RIGHT
LEFT JOIN
JOIN

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Tipos de combinación

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3.
CONSULTAS AVANZADAS

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Definición
• Este tipo de consultas, realizan una tarea con los datos.
Como resumir la información contenida en las tablas y
combinarlas mediante referencias cruzadas.
• Las consultas de acción se pueden usar para crear tablas
nuevas, agregar datos a las tablas existentes, o actualizar o
eliminar datos.

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Consultas de Resumen
Consulta 1 Consulta 2

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Consultas de Resumen
• Al activar los totales aparece en la cuadrícula QBE una fila
nueva con el nombre Totales, y en los campos de la consulta,
Agrupar por.

• La función SUMA
• La función PROMEDIO
• La funciones MIN y MAX
• La función CUENTA

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Consultas de Referencias Cruzadas
• Las consultas de tabla de referencias cruzadas permiten crear un tipo de
tabla en el que tanto los títulos de fila como los de columna se obtienen a
partir de los datos de una tabla o consulta. Se utilizan cuando se desea
representar una consulta resumen con dos columnas de agrupación como
una tabla de doble entrada en la que cada una de las columnas de agrupación
es una entrada de la tabla.

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Consultas de acción
• Consulta de eliminación
– Ésta elimina de una tabla los registros que cumplen ciertas condiciones. Es
conveniente hacer antes una consulta de selección para ver qué registros se
eliminarán al ejecutar la consulta.
• Consulta de actualización
– Modifica los registros que cumplen unos parámetros establecidos. Es útil a la
hora de actualizar los valores de un campo de varios registros utilizando la
misma expresión. Los datos se actualizan a partir del resultado de la
consulta.

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Consultas de acción
• Consulta de datos anexados
– Este tipo de consultas copia unos registros de una tabla a otra tabla.
• Consulta de creación de tablas
– Las consultas de creación de tabla son consultas que almacenan en una
nueva tabla el resultado de una consulta de selección. Se suelen utilizar para
crear tablas de trabajo, tablas intermedias, o para resolver un determinado
problema.

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Preguntas

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¿Qué hemos aprendido?

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Reflexionemos

Ing. Jorge Eduardo Marmolejo Aguirre

Gracias por su atención

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jmarmolejo@continental.edu.pe