PLANEACIÓN

Antes de comenzar con la ejecución de un proyecto, es necesario tomarse el tiempo para

desglosar el proyecto en tareas de manera que se pueda programar la ejecución de estas
tareas y determinar los recursos que deben movilizarse. Las siguientes herramientas y
métodos son los que generalmente se utilizan:

El cuadro de tareas: a veces denominado cuadro técnico del proyecto, permite desglosar el
proyecto en tareas elementales (listado de elementos).

El método Pert: permite organizar las tareas para optimizar su integración;.

La tabla GANTT: permite hacer una representación gráfica del desarrollo del proyecto y así
determinar su progreso.

Es responsabilidad del contratista implementar los procedimientos que asegurarán la calidad

del proyecto.

EJECUCIÓN

Esta es la etapa de desarrollo del trabajo en sí. Esta etapa es responsabilidad del contratista,

con la supervisión del cliente. Durante la ejecución del proyecto, se debe poner énfasis en la

comunicación para tomar decisiones lo más rápido posible en caso de que surjan problemas.

Así, es posible acelerar el proyecto estableciendo un plan de comunicación, por ejemplo, a

través del uso de un tablero que muestre gráficamente los resultados del proyecto,
permitiendo que el director del proyecto arbitre en caso de variaciones; un informe de progreso

que permita a todas las personas involucradas en el proyecto estar informadas sobre las

acciones en progreso y aquellas terminadas. Generalmente, "informar" incluye la preparación

completa y la presentación de informes sobre las actividades. Además, se deberán organizar

regularmente (una vez por semana, preferentemente) reuniones para administrar el equipo del

proyecto, es decir, discutir regularmente el progreso del proyecto y determinar las prioridades

para las siguientes semanas.

La presentación del avance del proyecto puede ser un Power Point o un reporte

con un formato pre-establecido, pero lo importante es el contenido, para lo cual

recomendamos contemplar por lo menos los siguientes puntos:

• Período a mostrar. Se requiere definir la fecha inicial y final correspondiente a la

presentación que se va a mostrar.

• Acuerdos del período anterior. Si en un periodo anterior hubo una

presentación de avance se deben conocer los acuerdos a los que se llegaron,

esto es para comenzar dando seguimiento a lo ya acordado.

• Indicadores. Es en este momento es donde se presentan las métricas de

avance, comparadas con lo planificado.

• Desviaciones y correcciones. Se pasa a hablar de forma detallada sobre

aquellas tareas que presentaron desviaciones, así como las correcciones que se
están implementando o se implementarán para corregirlas.

• Logros. A manera de lista se debe presentar los logros obtenidos en este

periodo.
• Incidentes y solicitudes de cambio. Es importante mencionar los incidentes

que de algún modo tuvieron alguna repercusión en el desarrollo del proyecto. Así

como también presentar las solicitudes de cambio junto con el impacto que
tendrán en el cronograma.

• Compromisos para el próximo periodo. Se presentan proyecciones de los

logros que se pretenden alcanzar en el siguiente periodo y los responsables de

cada uno de ellos.

• Riesgos para el próximo periodo. También es importante comentar los riesgos

que se alcanzan a proyectar en el siguiente periodo y que sin duda pueden

impactar en los compromisos.

La forma en que se presenten los avances de proyecto puede variar, pero de los

puntos anteriores podemos tomar algunas ideas para que la siguiente vez que nos

pregunten ¿Cómo va el proyecto? Nuestra respuesta sea: “Tengo una

presentación del avance que te quiero mostrar