Ministerio Fondo de Aseguramiento en Salud Equipo Funcional

PERÚ de Tecnologías
del Interior de la Policía Nacional del Perú - SALUDPOL
de la Información

MANUAL DEL APLICATIVO WEB

“GESTIÓN DE STOCK DE PRODUCTOS
FARMACÉUTICOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS PARA
LAS IPRESS PNP”

Código: EFTI-2016-003

Versión: 1.0

Fecha de la versión: 04/11/2016

Creado por: Ing. Olivera Ruiz, Gardyn

Aprobado por: Ing. Juan Carlos Cuzquen Quevedo

Nombre del archivo: EFTI-2016-003-Manual-de-Usuario-para-el-Aplicativo-
Gestion-de-Stock-de-Productos-Farmacéuticos-y-
Dispositivos-Médicos-para-la-IPRESS-PNP.docx

Nivel de confidencialidad: Baja

Historial de Revisiones

Fecha Versión Modificado/Creado por Descripción de la modificación

26/10/2016 1.0 Ing. Olivera Ruiz, Gardyn Creación de la versión 1.0 del
manual de usuario

04/11/2016 1.0 Ing. Juan Carlos Cuzquen Revisión de la versión 1.0 del
Quevedo manual de usuario

Aprobación

Fecha Nombre Cargo Sello y Firma

04/11/2016 Ing. Juan Carlos Equipo Funcional de

Cuzquen Quevedo Tecnologías de la
Información

Mejora Continua

Fecha Revisor/Auditor Resumen de Observaciones

 PRESENTACION

La Gestión de la Información es un proceso transversal dentro del Suministro de

Productos Farmacéuticos (PF), Dispositivos Médicos (DM) y Productos Sanitarios (PS)
en las IPRESS de la Sanidad de la Policía Nacional del Perú y juega un rol importante en
la disponibilidad, por ello se requiere contar con información completa, oportuna,
consistente y de calidad.

En este contexto, SALUDPOL y la Dirección Ejecutiva de la Sanidad de la Policía Nacional

(DIREJSAN) específicamente con la Dirección Ejecutiva de Operaciones de Servicios de
Salud (DIROSS) como IAFAS y como instancia técnica de la Sanidad respectivamente,
vienen desarrollando esfuerzos para la implementación de mejoras de la información con
características de calidad, consistente y oportuna que permita realizar análisis de la
situación de productos farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios
principalmente de la disponibilidad a nivel de las IPRESS PNP .

Por lo expuesto, el presente manual de uso permitirá que las IPRESS PNP utilicen el
aplicativo web de gestión de stock de productos farmacéuticos y dispositivos médicos que
les permitirá contar con información de consumo y stock diaria, quincenal, mensual, la
misma que será visualizada en el portal web de SALUDOL y de DIREJSAN, en forma de
reportes. Finalmente, la responsabilidad de la calidad y oportunidad de la información es
de las IPRESS PNP para lo cual contarán con la Asistencia técnica de la DIREJSAN y de
SALUDPOL.
 Índice

1. Objetivo del Sistema ................................................................................................ 5

2. Funciones del Sistema............................................................................................. 5
2.1. Presentación ................................................................................................... 5
2.2. Iniciar Sesión................................................................................................... 5
2.3. Cambiar Contraseña y Cerrar Sesión ............................................................. 6
3. Tipos de usuarios .................................................................................................... 7
4. Usuario con Rol de Dispensador ............................................................................. 7
4.1. Opción Stock Actual ........................................................................................ 8
4.2. Recetas ......................................................................................................... 10
4.2.1. Nueva Receta ......................................................................................... 10
4.2.2. Buscar Receta ........................................................................................ 16
4.2.3. Recetas Atendidas.................................................................................. 17
4.2.4. Buscar Receta ........................................................................................ 18
4.3. Reporte ICI (kardexs) .................................................................................... 18
5. Usuario con Rol Jefe de Farmacia ......................................................................... 19
5.1. Stock Actual .................................................................................................. 20
5.2. Recetas ......................................................................................................... 20
5.3. Reporte ICI (Kardexs) ................................................................................... 21
6. Usuario con Rol SaludPol y DIROSS .................................................................... 21
 MANUAL DE USUARIO

1. Objetivo del Sistema

Contar con información ordenada, automatizada, integrada, de calidad y oportuna que

permita monitorear oportunamente la gestión de stock de los productos farmacéuticos,
dispositivos médicos y productos sanitarios en las IPRESS de la Sanidad de la Policía
Nacional del Perú.

2. Funciones del Sistema

2.1. Presentación

El ingreso al aplicativo web “Gestión de Stock de Productos Farmacéuticos y

Dispositivos Médicos” es a través del sitio Web cuya dirección es:
http://app-gsf.saludpol.gob.pe:8092/

2.2. Iniciar Sesión

Para ingresar al sistema hacer clic en la opción “Iniciar sesión” y digitar la cuenta de
usuario y la contraseña del usuario. Es importante señalar que la relación de los
usuarios es manejado por la DIREJSAN-DIROSS, para lo cual el jefe de la IPRESS
deberá solicitar a dicha instancia la creación de un nuevo usuario, si el caso amerita
2.3. Cambiar Contraseña y Cerrar Sesión

Una vez que el usuario inicie sesión en el aplicativo tiene la opción de cambiar su
contraseña y cerrar sesión del aplicativo. Las opciones mencionadas se encuentran
en el menú que figura el nombre del usuario desplegándose las opciones.
3. Tipos de usuarios

El sistema tiene usuarios con roles específicos que se menciona a continuación:

N Roles
1 Administrador (EFTI)
2 Dispensador
3 Jefe de Farmacia
4 SaludPol
5 Diross

Cada usuario con un rol específico tendrá funciones propias en el uso del aplicativo,
a continuación el manual de usuario mostrara la funcionalidad específica por cada
usuario con un determinado rol.

4. Usuario con Rol de Dispensador

El usuario con rol Dispensador, es personal suboficial u oficial con el cargo de auxiliar
de farmacia y/o químico farmacéutico que se encarga de la dispensación de productos
farmacéuticos y dispositivos médicos de las recetas vales presentadas por el
beneficiario.
Una vez realizado el inicio de sesión por el usuario con Rol Dispensador se podrá
visualizar las siguientes opciones en el menú superior.

N Menú Superior
Opciones Sub opciones
1 Stock Actual
2 Recetas
3 Gestión de Stock Reporte ICI (Informe Consumo Integrado)
4.1. Opción Stock Actual

Esta opción permite al usuario visualizar el Stock Actual de la Farmacia de una

IPRESS. Cabe señalar que tiene como base el listado de productos farmacéuticos y
dispositivos médicos que maneja la IPRESS es decir se visualiza la relación total
señalando las cantidades correspondientes al stock físico y/o existente al momento
de la consulta, este reporte es exportable a formatos .xlsx(Excel).
Para facilitar, esta opción representa 3 situaciones: productos con stock, productos
sin stock y productos en riesgo de desabastecimiento, debiendo precisar que
conforme la IPRESS cuente con la información de consumo de mínimo 06 meses se
irá ajustando y personalizando la variable de riesgo de desabastecimiento, toda vez
que ello depende del perfil epidemiológico, morbilidad, consumo histórico, capacidad
resolutiva, demanda, entre otros y puede variar entre las IPRESS.

 Productos Farmacéuticos y Dispositivos Médicos con Stock

 Productos Farmacéuticos y Dispositivos Médicos sin Stock

 Productos Farmacéuticos y Dispositivos Médicos con Stock en riesgo de

desabastecimiento.
 Cada reporte se puede exportar a formato Excel dando clic en el botón “Imprimir
stock” ubicado en la parte superior derecha.

4.2. Recetas
Esta opción permite al usuario realizar todas las operaciones relacionadas con la
receta, y que a continuación se describen:

Opciones Descripción de la función

Nueva Receta Atender la dispensación de Productos Farmacéuticos y
Dispositivos Médicos de una receta
Buscar Receta Buscar recetas atenidas por DNI o Nro. de Receta
Recetas Atendidas Historial de recetas atendidas por usuario Dispensador
Resumen Diario Resumen diaria de recetas atendidas por Beneficiarios

4.2.1. Nueva Receta

La dispensación de recetas se puede realizar a través de 02 formas por DNI o Nro.

RUA (Registro Único de Atención).

 Atención con DNI

En este caso se atenderá con DNI cuando la IPRESS PNP no cuente con el
“Sistema Gestión de Registros Únicos de atención - RUA”, digitando el DNI
del beneficiario se obtendrá los datos básicos del Beneficiario (Titular y/o
Derechohabiente), y los demás campos de la receta se tendrán que digitar.
Vamos a probar un derechohabiente Conyugue identificado con DNI
00000102 y nombre NACIMENTO DE VELA, JULIA ROSARIO.

Podemos visualizar el DNI, Apellidos y Nombres del TITULAR y

DERECHOHABIENTE, y los demás campos se deben digitar según la receta
vale física que trae el beneficiario, tales como:
Nro. Receta, consultorio, turno, grado del titular, fecha de expedición de la
receta, diagnostico (cie10), Medico Prescriptor, Historia Clínica.

Los Productos Farmacéuticos y Dispositivos Médicos se deben agregar uno

por uno según la receta vale a través del botón “+ Agregar producto”,
seleccionando el producto, digitando la cantidad prescrita, y dando clic en el
botón “Add” para abrir una ventana flotante y escoger el producto según su
lote y fecha de vencimiento para digitar la cantidad a entregar. Si no
seleccionaste el ítem correcto puedes eliminar dando clic en el botón
“Eliminar”.
El usuario Dispensador debe colocar la cantidad a descontar según el criterio
técnico establecido como por ejemplo “Primero que vence, es primero que
sale”, entonces seleccionará el producto cuya fecha de vencimiento es la más
próxima, luego dar clic en el botón “Agregar”.
Y por último una vez agregado los productos a dispensar con las respectivas
cantidades prescritas y a entregar se da clic en el botón “Registrar Receta y
Continuar”
 A continuación se mostrará una ventana confirmado la dispensación de los
productos de la receta atendida.

 Atención del Nro. RUA

En este caso la atención de la receta se realiza cuando la IPRESS PNP cuenta con
el “Sistema Gestión Registros Únicos de Atención - RUA” por el cual el
beneficiario obtiene un ticket de atención emitido en Admisión para luego pasar
por triaje, el consultorio donde será atendido por el profesional de la salud
(médico, odontólogo) y por último recoger sus productos farmacéuticos y
dispositivos médicos en Farmacia. El dispensador solicitará el ticket de atención
para digitar el Nro. RUA y realizar la atención de la receta. En este ejemplo
utilizaremos la atención con Nro. RUA 001-2963.
Podemos ver que a través del RUA ya obtenemos los datos del consultorio, DNI,
Nombre y apellidos del Titular y Derechohabiente, productos farmacéuticos y
dispositivos médicos prescritos, fecha de expedición, diagnóstico y médico que brinda
la atención; entonces solo faltaría digitar el Nro. Receta e Historia Clínica.

Para este caso solo falta ingresar las cantidades prescitas de cada producto
farmacéutico y dispositivo médico recetado y dando clic en el botón “Add” para abrir
una ventana flotante y escoger el producto según su lote y fecha de vencimiento para
digitar la cantidad a entregar.
El usuario Dispensador debe colocar la cantidad a descontar según su criterio
como por ejemplo el medicamento más próximo a vencer, luego dar clic en el
botón “Agregar”.
Y por último una vez agregado los medicamentos a dispensar con las
respectivas cantidades prescritas y a entregar se da clic en el botón “Registrar
Receta y Continuar”

A continuación se mostrara una ventana confirmado la dispensación de los

productos de la receta atendida.
4.2.2. Buscar Receta

En esta opción se puede buscar recetas atendidas de 02 formas:

 Por DNI: Se digita el DNI del beneficiario y clic en el botón celeste “Buscar”
se mostrara el historial de recetas atendidas del beneficiario. Luego para ver
una atención y que productos se dispensó en la receta dar clic en el botón
verde con icono de lupa.
  Por Nro. Receta: Se digita el Nro. Receta y clic en el botón amarillo “Buscar” se
mostrara la atención y que medicamentos se entregó en la receta.

4.2.3. Recetas Atendidas

En esta opción se puede visualizar las recetas atendidas por determinada fecha, se
selecciona la fecha y dar clic en el botón “Buscar”. Además se cuenta con la opción
de exportar las atenciones en lista en formato .xlsx (Excel) dando clic en el botón
“Exportar Reporte de Recetas Atendidas”.
4.2.4. Buscar Receta
En esta opción se puede visualizar las recetas atendidas por determinada fecha, se
selecciona la fecha y dar clic en el botón “Ver” y mostrara un resumen de atenciones
realizadas esa fecha segmentado por Titulares y Familiares PNP (derechohabientes),
Total de recetas atendidas y atenciones por consultorios.

4.3. Reporte ICI (kardexs)

Esta opción muestra el reporte denominado REPORTE ICI que consiste en mostrar
un kardexs de todos los movimientos de entrada y salida de los medicamentos de la
farmacia del Establecimiento.
Este reporte se genera seleccionando una fecha de inicio y de fin para analizar los
movimientos en las fechas seleccionadas y luego dar clic en el botón “Buscar”.
 Además se puede buscar un determinado producto y analizar sus movimientos para
hacer la búsqueda dar clic en el botón “Buscar” y se habilitara una caja de texto donde
se debe digitar el producto a buscar.

Las variable de Consumo promedio mensual, consumo promedio mensual ajustado y

meses de provisión, se irá construyendo y ajustando con mayor información de
consumo (mínimo 6 meses)

5. Usuario con Rol Jefe de Farmacia

El usuario con rol Jefe de Farmacia, es personal oficial u suboficial Jefe de

Farmacia de una IPRESS PNP, que se encarga de Administración de la Farmacia.
 Una vez realizado el inicio de sesión por el usuario con rol Jefe de Farmacia se podrá
visualizar las siguientes opciones en el menú superior.

N Menú Superior
Opciones Sub opciones
1 Stock Actual
2 Ingreso Productos
3 Recetas
4 Gestión de Stock Reporte ICI
Requerimientos
Transferencias

5.1. Stock Actual

Esta opción permite al usuario visualizar el Stock Actual de la Farmacia de una

IPRESS. Incluye los reportes de productos farmacéuticos y dispositivos médicos con
Stock, con Stock mínimo y Stock agotado que son exportables a formatos .xlsx
(Excel). La funcionalidad es la misma que se muestra en el ítem 4.1.

5.2. Recetas

En esta opción se puede buscar recetas atendidas de 02 formas:

 La primera forma es buscar recetas atendidas en una determinada fecha y
cuantas fueron, se selecciona la fecha y dar clic el botón celeste lupa.
  La segunda forma es buscar una determinada receta de mucha formas como
por ejemplo:
- Por el DNI del Beneficiario
- Por Apellidos y Nombre del Beneficiario
- Por el Nro. Receta
- Por Tipo de Beneficiario
- Por Dispensador
- Por Fecha
La búsqueda se realiza digitando alguna de la formas ya mencionada en
párrafo anterior en la caja de texto como se muestra en la siguiente imagen.

5.3. Reporte ICI (Kardexs)

Esta opción muestra el reporte denominado REPORTE ICI que consiste en mostrar
un kardexs de todos los movimientos de entrada y salida de los medicamentos de la
farmacia del Establecimiento. La funcionalidad es la misma que se muestra en el ítem
4.3.

6. Usuario con Rol SaludPol y DIROSS

El usuario con rol SaludPol o rol DIROSS pueden visualizar las siguientes opciones
en el menú superior.
 N Menú Superior
Opciones
1 Stocks de Farmacias

La opción Stocks de Farmacias del menú para estos usuarios les permite observar
el Stock Actual, Reporte ICI (Kardexs - movimientos de entrada y salida) y Reportes
en General de todas las farmacias de las IPRESS PNP.

 Stock: Esta opción permite al usuario visualizar el Stock Actual de la Farmacia

de una IPRESS. Incluye los reportes de Medicamentos con Stock, con Stock
mínimo y Stock agotado que son exportables a formatos .xlsx (Excel).
 Reporte ICI (Kardexs): Esta opción muestra el reporte denominado REPORTE ICI
que consiste en mostrar un kardexs de todos los movimientos de entrada y salida de
los medicamentos de la farmacia seleccionado. La funcionalidad es la misma que se
muestra en el ítem 4.3.

 Reporte en General: Esta función te permite ver reportes en particular, los tipos de
reportes que se puede ver son:

- Por Demanda no satisfecha

- Por Diagnósticos
- Por Medico Prescriptor
- Por Consultorios
- Por Tipos de Beneficiarios

Para ver un reporte en particular se debe seleccionar una fecha inicial, fecha final y el
tipo de reporte y luego dar clic en el botón “Buscar”. Todo reporte se puede exportar
a un documento formato .xlsx (Excel).