El evento Es un suceso importante y programado, el cual está motivado por la

celebración de algún acontecimiento o por la divulgación de algún hecho trascendente.

Es una reunión planificada, de carácter público o privado, que suele realizarse en el
contexto de una organización o en el entorno de una persona o de un grupo para
compartir alguna circunstancia especial. Puede ser de índole: social, académica, artística
o deportiva. El evento busca proporcionar a aquellos que participan de él, una
experiencia placentera que llene plenamente las expectativas que le dieron origen.
Eso significa que: Como todo proceso, tiene un principio, un medio y un final. Se hace
con un propósito Su realización tiene un costo. Alguien debe planificarlo, organizarlo y
llevarlo a cabo como toda actividad, un evento involucra 5 variables fundamentales:
Tiempo
Espacio
Personas
Materiales
Dinero
Son esas cinco variables las que el organizador (diseñador, asesor) debe administrar
para incrementar la probabilidad de éxito, es decir, la calidad de la experiencia que
tendrán las personas que participan en el evento. Debido al gran número de tipos de
eventos que se pueden dar, es a veces importante clasificarlos. Una clasificación Por el
número de participantes por el lugar por el propio sitio por la actividad por la
participación reuniones al aire libre privada cultural gratuita deportiva congresos bajo
techo comercial social paga política convenciones beneficencia informativa. En cuanto
a la organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de
congresos) , festivales, ceremonias, fiestas, cada una de las cuales puede tener diferentes
finalidades. Algunas de las tareas que incluye la organización de un evento , es la de
realizar el presupuesto y el cronograma), la selección y reserva del espacio en el que se
desarrollará el encuentro, la tramitación de permisos y autorizaciones, la supervisión de
los servicios de transporte, los servicios gastronómicos, la coordinación logística
integral, entre otros. Antes de iniciar la coordinación y organización de un evento
determinado es necesario tener en claro los siguientes aspectos: Se hace una clara
definición del por qué los objetivos de planificación y el papel del coordinador, público
beneficiario, presupuesto, formato y duración, asistencia prevista, programación, y lugar
de la celebración. Dependiendo del tipo de evento, también puede formar parte de la
gestión: el desarrollo de una línea temática, el registro previo y la acreditación de los
participantes, la coordinación de los oradores o conferencistas, la decoración del lugar,
equipamiento audio-visual, entoldados, servicio de seguridad, baños portátiles .los
objetivos: son el por qué y el para qué del evento. Deben ser claros y posibles de
alcanzar. Un vez se establecen los objetivos se determinan la importancia que revestirá
el acontecimiento y la proyección que se desea darle y con estos datos se podrá definir
el perfil de los invitados Decidir si el evento vale la pena: Es la auténtica razón por la
que quiere organizar el evento, porque ha de estar muy clara antes de emprender la fase
de planificación. Los eventos pueden representar mucho trabajo y ser muy costosos. Si
el objetivo del mismo es recaudar fondos, es necesario preguntarse: ¿El evento
representará un gasto económico mayor que los fondos que recaudará?
Papel del coordinador, Anfitrión o comité organizador: Nombra un coordinador que, si
procede, esté autorizado para tomar decisiones. O A fin de controlar gastos y precisar
detalles.