4.

2 Requisitos de la documentación
4.2.1 Datos generales
La documentación del Sistema de Gestión de Calidad debe incluir:

 Una política de calidad documentada.

 El Manual de calidad
 Los Procedimientos documentados
 Los documentos identificados como necesarios para una eficaz planificación, operación
y control de nuestros procesos.
 Los registros de calidad.

Explicación
La norma identifica sólo seis puntos en los que es necesario un procedimiento documentado.
Su organización determinará qué otros procedimientos son necesarios para controlar sus
procesos. Se trata de un cambio con respecto al sistema de 1994, que exigía procedimientos
para las 20 cláusulas.

Acción
Los procedimientos que debe tener para satisfacer los requisitos de la norma son los
siguientes:

 Control de documentos
 Control de los registros de calidad
 Control de productos no conformes
 Acción correctiva y preventiva
 Verificaciones de inspección de calidad internas

4.2.2 Manual de Calidad

Es necesario crear y mantener un manual de calidad que incluya:

 Una descripción de la secuencia y de la interacción de los procesos incluidos en el

Sistema de Gestión de Calidad
 La identificación de las exclusiones admisibles

Explicación

El manual de calidad debe trazar las políticas, los procedimientos y los requerimientos del
Sistema de Gestión de Calidad. El sistema tiene que ser estructurado para cumplir con las
condiciones establecidas en la Norma ISO 9001:2000

En su manual de calidad también es necesario identificar todas las exclusiones admisibles. El

alcance y las exclusiones aceptables del sistema de administración de calidad se detallan en la
sección uno de el manual.
Acción:
La organización deberá establecer un manual de calidad que incluya:

 El ámbito del sistema de calidad, incluidos los detalles de justificación de toda

exclusión
 Los procedimientos documentados o una referencia a los mismos
 Una descripción de la interacción entre los procesos

La mayor parte de las empresas comenzará con un nuevo manual de calidad estructurado para
satisfacer los nuevos requisitos de la norma 2000 y de la organización. Además es posible
incluir ulterior información en un manual de calidad si el Sistema de Gestión de Calidad no
exige un procedimiento apto para describir una parte del Sistema de Calidad.

Dicho de otro modo, si usted considera que un procedimiento no es necesario como parte del
control de un proceso, puede incluir ulteriores detalles para describir el proceso dentro del
manual de calidad.

Su organización determinará cómo organizar los procedimientos y las instrucciones de trabajo

relativos al Sistema de Gestión de Calidad.

4.2.3 Control de documentos

Será necesario controlar los documentos y los registros de

calidad.
Deberá establecerse un procedimiento documentado para definir los siguientes controles:

 Aprobación de los documentos

 Revisión y actualización de los documentos
 Asegurarse de que estén identificados los cambios y el estado de revisión actual de los
documentos
 Asegurarse de que las respectivas versiones de los documentos estén disponibles en
el punto de uso
 Asegurarse de que los documentos se mantengan legibles e identificables
 Asegurarse de que los documentos de origen externo estén identificados y su
distribución esté controlada
 Impedir el uso involuntario de documentos obsoletos

Acción:

Algunas organizaciones pueden optar por rever todos los documentos regularmente, por
ejemplo una vez por año. Sin embargo, no existen requisitos para la revisión periódica sino
según la necesidad. La revisión podría realizarse:

 Con el uso regular, o bien

 Durante verificaciones de inspección internas

Si los empleados utilizan los documentos, deberían buscar aquellos que necesitan una
actualización y someterlos a revisión.

El programa de verificaciones de inspección internas mide la conformidad de la documentación

y también debería identificar las revisiones pedidas. Si los empleados utilizan el sistema, los
documentos se revén, revisan y actualizan constantemente.

4.2.4 Control de los Registros de Calidad

 Los registros de calidad se conservan para demostrar la
conformidad con los requisitos y el manejo eficaz del
sistema de administración de calidad.
Este procedimiento exige que los registros de calidad permanezcan legibles, fácilmente
identificables y disponibles.

Define los controles necesarios para la identificación, almacenamiento, protección,

recuperación, tiempo de permanencia y eliminación de los registros de calidad.

Explicación

Los Registros de Calidad deberán establecerse y mantenerse para suministrar pruebas de

conformidad del Sistema de Calidad.

Los registros deberán mantenerse legibles, identificables y recuperables. Deberá haber

procedimientos para poder establecer el control para la identificación, la memorización, la
protección y la recuperación, y el tiempo de conservación y eliminación de los datos relativos a
la calidad.

Esto puede formar parte del mismo procedimiento, subdividiéndose en dos partes: una para los
documentos y una para los registros.’

Acción:

Será necesario un procedimiento para identificar cómo su organización identifica, memoriza,

protege, recupera y elimina los datos de la calidad. La norma identifica algunos registros
necesarios.

Su organización debe identificar otros que serán necesarios para su sistema de calidad, para
suministrar pruebas de conformidad a los requisitos y del funcionamiento efectivo del sistema
de calidad

https://sites.google.com/a/cetys.net/sistemas-de-gestion-de-calidad-iso9000/para-ocultar/4-
1-requisitos-generales/4-2-requisitos-de-la-documentacion

Documentar los requisitos del sistema

LIBP-0182 (LIBRO DE PAUTAS)

 Área: Desarrollo de requisitos de un sistema que satisfaga las necesidades de negocio

 Tipo de pauta: Directriz

 Carácter de la pauta: Obligatoria

El objetivo principal de la tarea de "documentar los requisitos del sistema" es continuar con la
definición del sistema software a desarrollar, tomando como punto de partida los requisitos
generales y los casos de usos en su versión inicial, y considerando los objetivos de negocio y
el modelo de negocio a implantar.
Los casos de uso que se considere necesario se van completando con más información y los
requisitos generales se van detallando en requisitos funcionales, no funcionales, de integración y
en restricciones técnicas.
Documentar los requisitos del sistema es una de las actividades que forman parte del
proceso Desarrollar los requisitos de un sistema software que satisfaga las necesidades de
negocio del proceso de Ingeniería de Requisitos.
 Diagrama de la tarea Documentar los requisitos del sistema software a desarrollar

Pautas

Título Carácte

Características que deben presentar los requisitos Obligator

Documentar los requisitos del sistema Obligator

Características que deben presentar los requisitos

Los requisitos a nivel general deben de presentar las siguientes características:

 Los requisitos deben estar bien redactados, de manera que faciliten la comprensión por todos los
participantes en el proyecto. Se deben usar términos del dominio del problema con los que
clientes y usuarios están familiarizados y que deben aparecer en el glosario de términos de la ERS.
 Los requisitos no pueden ser equívocos, su redacción debe ayudar a entenderlos de una y solo una
manera por todos los participantes en el proyecto
 Deben ser tanto gramaticalmente como fotográficamente correctos.
 Se redacta de forma que se pueden definir una o más pruebas, de coste y tiempo razonables, para
comprobar que el sistema software a desarrollar cumple el requisito en cuestión
 Existe trazabilidad hacia otros requisitos u objetos de documentación de nivel superior de los que
depende.
 Establecer requisitos que puedan implementarse mediante tecnología existente y con un coste
asumible dentro del presupuesto del proyecto.
Volver al índice

Documentar los requisitos del sistema

Es necesario elaborar un documento de especificación de requisitos siguiendo el modelo estructura
y contenidos de ERS especificados en MADEJA, es decir, contiene todas las secciones obligatorias,
el contenido de las secciones es acorde a lo especificado en MADEJA y se usan las plantillas
oportunas de forma correcta. que recomienda MADEJA
 Requisito funcional

Capacidad que debe tener un sistema software para que sea útil en la realiza
los procesos de negocio de una organización. Los requisitos funcionales se su
Definición
clasificar como casos de uso, requisitos de información, reglas de negocio y
requisitos de conducta.

Ejemplo El sistema deberá, a petición del usuario, imprimir el resumen de nóminas de

(conducta) empresa en un mes determinado.

Requisito no funcional

Característica de calidad que debe cumplir el sistema software en producción

Definición Según la característica de calidad que definan, se suelen clasificar como requ
de fiabilidad, usabilidad, eficiencia, mantenibilidad, portabilidad y seguridad.

Ejemplo El sistema deberá tener un tiempo máximo de respuesta de 5 segundos para

(eficiencia) cualquier operación de consulta.

Restricción técnica

Limitación tecnológica (hardware, software, redes, comunicaciones, etc.) qu

Definición cumplir el sistema software a desarrollar y que condiciona su desarrollo y
explotación.

Ejemplo
El sistema se desarrollará en un entorno Java EE
(software)

Requisito de integración

Capacidad que tiene que tener un sistema para integrarse en la arquitectura sof
y/o de servicios de la organización para la que se desarrolla. Normalmente expre
Definición
necesidad de la utilización de servicios o componentes ya existentes en el entorn
tecnológico del cliente.

El sistema deberá utilizar el servicio @firma para todos los aspectos relacionado
Ejemplo
validación y firma electrónica.

http://www.juntadeandalucia.es/servicios/madeja/contenido/libro-pautas/182
Fase de documentación- Fase inicial (fase 1a)

Esta sección está estructurada de la siguiente manera:

 Recopilación de los documentos de base

 Lógica del proyecto/programa
 Delimitación del campo
 Documentos de gestión
 Preguntas de evaluación
 Criterios de evaluación
 Reunión inicial
 Informe inicial
 Check-list

Cada etapa de la fase de preparación es descrita según el rol de:

El responsable de evaluación
El equipo de evaluación
La fase inicial comienza en el momento en que se contrata al equipo de
evaluación y su duración se limita a unas semanas.
.

Recopilación de los documentos de base

.
Uno de los miembros del equipo se encarga de recopilar una serie de documentos
de base, como por ejemplo:

 Los documentos de programación (por ejemplo, la ficha de proyecto) y sus

enmiendas en caso de haberlas.
 La evaluación ex ante.
 Los documentos de la CE que proporcionan el marco político en el que se
sitúa el proyecto/programa (política de desarrollo y relaciones exteriores
de la CE, política exterior de la UE, documento de estrategia país).
 El documento de estrategia del gobierno (DELP, o PRSP por sus siglas en
inglés).

.
 Lógica del proyecto/programa
.
El equipo de evaluación estudia el marco lógico elaborado al inicio del ciclo del
proyecto/programa. Si no existe tal documento, el responsable del programa
debe reconstruirlo en retrospectiva. En caso necesario, el equipo de evaluación
identifica los puntos que precisan ser aclarados y/o actualizados. Cualquier
aclaración o actualización se indicará de forma transparente.
El análisis lógico del proyecto/programa abarca:

 El contexto en el que se ha iniciado el proyecto/programa, sus

oportunidades y limitaciones.
 Las necesidades que deben satisfacerse, los problemas que hay que
resolver y las dificultades que habrá que superar.
 Las justificaciones oportunas para confirmar que esos problemas,
necesidades o dificultades no podrían abordarse mejor en otro marco.
 Los objetivos.
 El tipo de contribuciones y actividades.

La jerarquía de objetivos y su traducción en diferentes niveles de efectos

esperados son de especial importancia:

 Objetivos operativos en términos de resultados a corto plazo para los

beneficiarios directos y/o efectos directos (productos o servicios
tangibles).
 Objetivos específicos (finalidad del proyecto) expresados en términos de
beneficios sostenibles para los grupos objetivo.
 Objetivos generales expresados en términos de efectos ampliados.

Una vez realizado el análisis a partir de los documentos oficiales, el equipo de

evaluación comienza a interactuar con los informantes clave de la dirección del
proyecto/programa y con los servicios de la CE. Se recopilan los comentarios
sobre la lógica del proyecto/programa.
.

Delimitación del campo

.
El campo de la evaluación abarca todos los recursos movilizados y las actividades
ejecutadas en el marco del proyecto/programa (campo central).
Además, el equipo de evaluación delimita un perímetro más amplio (campo
ampliado) que engloba las principales acciones relacionadas, es decir:

 El resto de políticas, programas o proyectos de la CE y las políticas de la

UE.
 La estrategia del país socio (DELP), su política sectorial o programa.
  Las intervenciones de otros donantes.

Una acción queda incluida en este perímetro en la medida en que concierne a los
mismos grupos que el proyecto/programa evaluado.
.

Documentos de gestión
.
El equipo de evaluación consulta todos los documentos/datos de base en materia
de gestión y seguimiento para conocer el proyecto/programa en profundidad, es
decir:

 Identificación completa.
 Recursos programados, contratados y utilizados.
 Evolución de los efectos directos.
 Datos personales de los principales informantes.
 Valoraciones realizadas en el marco del "seguimiento orientado a los
resultados" (ROM).
 Disponibilidad de los informes de progreso y de evaluación.

Preguntas de evaluación

El equipo de evaluación establece la lista de preguntas de evaluación basándose

en los siguientes elementos:

 Los temas que hay que analizar, según se indique en los TdR.
 El marco lógico.
 Los siete criterios de evaluación, de modo que queden adecuadamente
reflejados.

Criterios de evaluación
.
Los siguientes criterios de evaluación corresponden a los estándares tradicionales
para la evaluación de la ayuda al desarrollo formalizados por el CAD de la OCDE
(los cinco primeros) y a los requisitos propios específicos de la CE (los dos
últimos).
Criterios de evaluación
Pertinencia

 Medida en que los objetivos de una intervención para el desarrollo son congruentes
con los requisitos de los beneficiarios, las necesidades del país, las prioridades globales
y las políticas de los asociados y donantes.

Eficacia

 Medida en que se lograron o se espera lograr los objetivos de la intervención para el

desarrollo, tomando en cuenta su importancia relativa.

Eficiencia

 Medida en que los recursos/insumos (fondos, tiempo, etc.) se han convertido

económicamente en resultados.

Sostenibilidad

 Continuación de los beneficios de una intervención para el desarrollo después de

concluida. Probabilidad de que continúen los beneficios en el largo plazo. Situación en
la que las ventajas netas son susceptibles de resistir los riesgos con el correr del tiempo.

Impactos

 Efectos de largo plazo positivos y negativos, primarios y secundarios, producidos

directa o indirectamente por una intervención para el desarrollo, intencionalmente o
no.

Coherencia

 Este criterio puede tener varias dimensiones:

1) Coherencia interna del programa de desarrollo de la Comisión.
2) Coherencia / complementariedad con las políticas del país asociado y con las
intervenciones de otros donantes.
3) Coherencia / complementariedad con las otras políticas comunitarias

Valor agregado comunitario

 ¿En qué medida se suman las ventajas aportadas por la acción de desarrollo a las que
habrían resultado exclusivamente de la intervención de los Estados miembros en el país
asociado?

Para cada pregunta se elabora un comentario explicativo en relación con los

puntos siguientes

 Origen de la pregunta y utilidad potencial de la respuesta.

 Aclaración de los términos empleados.
 Diseño metodológico indicativo (actualizado), dificultades previsibles y
viabilidad.

En este sitio se propone una lista de preguntas tipo asociadas a los distintos
criterios de evaluación.
.

Reunión inicial
.
En el plazo de unas semanas a partir del inicio de los trabajos, y tras una revisión
de los documentos de base complementada con entrevistas, el equipo de
evaluación define su enfoque general.
Dicho enfoque se presenta en el marco de una reunión con el responsable de la
evaluación y los miembros del grupo de referencia. Los temas que deben tratarse
incluyen:

 El marco lógico.
 Las preguntas de evaluación, ya sean las derivadas de los TdR o las
propuestas por el equipo de evaluación.
 El diseño metodológico indicativo.
 El acceso a los informantes y documentos y las dificultades previsibles.

La presentación se complementa con una serie de diapositivas y una lista

comentada de preguntas de evaluación. Si se considera oportuno, la reunión se
completará mediante una consulta por correo electrónico.
Orientaciones específicas en caso de:

 Programa multipaís

En caso de programa multipaís, la evaluación se construye a partir de una serie

de estudios de caso a nivel de país que deben seleccionarse lo antes posible y,
preferentemente, antes de finalizar la fase inicial.

 Evaluación participativa

El proceso de consulta inicial se amplía a algunos de los beneficiarios clave.

El grupo de referencia incorpora una proporción significativa (alrededor del 50%)
de personas externas, es decir, miembros capaces de explicar los puntos de vista
del conjunto de las distintas partes interesadas sin tener responsabilidad alguna
en la concepción o la puesta en práctica del proyecto/programa.
.

Informe inicial
.
El equipo de evaluación prepara el informe inicial, que refleja y formaliza cada
una de las etapas ya ejecutadas e incluye una lista de preguntas actualizada de
acuerdo con los comentarios recibidos.
A continuación, cada pregunta se amplía con:

 los indicadores que hay que utilizar para responderla y las fuentes de
información correspondientes,
 la estrategia de análisis,
 subpreguntas.

Indicadores

El marco lógico engloba los "indicadores objetivamente verificables (IOV)" y las

"fuentes de información" que serán de utilidad para estructurar la labor de los
evaluadores. En la medida en que se sigan adecuadamente los IOV, con base de datos
incluida, se convertirán en una parte fundamental de la base factual de la evaluación.
Los indicadores también pueden obtenerse en el marco de la valoración del desempeño si
el proyecto/programa está vinculado a un marco de este tipo.
Asimismo, pueden desarrollarse en el marco de la evaluación como una parte de la
encuesta de cuestionario, un análisis de la base de datos de gestión o un análisis de series
estadísticas.
Los indicadores pueden ser cualitativos o cuantitativos.
Estrategia de análisis

Para responder a las preguntas de evaluación deben analizarse tanto los indicadores
como los otros tipos de datos.
Pueden considerarse cuatro estrategias de análisis:

 Análisis del cambio, que compara los indicadores a lo largo del tiempo y/o con los
objetivos.
 Meta-análisis, que extrapola las constataciones de otros estudios y evaluaciones tras
haber comprobado exhaustivamente su validez y su aplicabilidad.
 Análisis de atribución, que compara los cambios observados con un escenario "sin
intervención", también denominado escenario contrafactual.
 Análisis de contribución, que confirma o invalida los supuestos causales a partir de una
cadena de razonamientos.

La primera estrategia es la menos restringida y, en principio, permite responder a todos

los tipos de preguntas. Las tres últimas son más adecuadas para responder a preguntas
sobre las relaciones causa-efecto.
En esta fase del proceso, los indicadores, las fuentes de información y las
subpreguntas son provisionales. No obstante, el informe inicial incluye un plan de
trabajo detallado para la etapa siguiente. Para a la fase siguiente se precisa la
validación formal del informe.
El responsable de la evaluación recibe un informe inicial en el que se
concretan las preguntas de evaluación y se describen las principales
líneas del diseño metodológico, con los indicadores que se emplearán, la
estrategia de análisis y un plan de trabajo detallado para la siguiente
fase.
 La aprobación formal del informe consiste en una carta oficial que
autoriza la continuación de los trabajos.
Si la lista de las preguntas de evaluación ya está definida en esta fase,
pasa a formar parte de los TdR.
.

Check-list
Véase como base de inspiración la Check-list de las evaluaciones geográficas y
temáticas
https://europa.eu/capacity4dev/evaluation_guidelines/minisite/es-evaluaciones-de-
proyectoprograma/fase-de-documentaci%C3%B3n-finalizaci%C3%B3n-fase-1b%20

Fase de documentación - Fase inicial (fase1a)

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0 636

Esta sección está estructurada de la siguiente manera:

 Recopilación de los documentos de base

 Análisis de la razón de ser de la intevrención
 Análisis de la lógica de intervención
 Delimitación del campo ampliado
 Consulta de las bases de datos
 Misión piloto
 Propuesta de preguntas de evaluación
 Reunión inicial
 Finalización y validación de las preguntas
 Informe de inicio
 Check-lists

Cada etapa de la fase de preparación es descrita según el rol de:

El responsable de evaluación

El equipo de evaluación

Recopilación de los documentos de base

Se realiza el primer análisis de la intervención sobre la base de documentos

oficiales únicamente, sin interferencia con los servicios de la Comisión.
Documentos analizados:

 Documentos de diseño y programación de la intervención evaluada.

 Documentos de base de las políticas en las que se inscribe la
intervención (política de desarrollo, de cooperación o política exterior).
 Documentos pertinentes sobre la estrategia del país o países asociados.

Análisis de la razón de ser de la intervención

Reconstrucción de la razón de ser de la intervención:

 Contexto en el que se decidió la intervención, oportunidades y

restricciones.
 Necesidades a satisfacer, problemas a resolver, desafíos a tratar.
 Justificación de que no se pueden tratar las necesidades, problemas o
desafíos de manera más eficaz en otro marco (razón de ser).

Análisis de la lógica de intervención

Reconstrucción de la lógica de intervención:

 Prioridades políticas en las que se ubica la intervención.

 Objetivos, principios, prioridades.
 Categorías de actividades puestas en práctica.
 Traducción de los objetivos bajo la forma de realizaciones, resultados o
impactos esperados.
 Presentación de las actividades y efectos esperados, así como de los
supuestos causales deducidos de los documentos analizados.
 Comentarios sobre la lógica de intervención y análisis de su coherencia
interna.
 Propuesta de reconstrucción de los supuestos causales no presentes, si
fuera necesario.

Delimitación del campo ampliado

Identificación de las políticas conexas:

 Conducidas por la CE.

 Conducidas por los otros donantes.
 Conducidas por el país o países asociados.

Consulta de las bases de datos

Consulta de las bases de datos de la Comisión y recopilación de la información
disponible para cada una de las ayudas concedidas a título de la intervención:

 Identificación de la ayuda.
 Datos presupuestarios.
 Datos sobre el avance de las realizaciones.
 Coordenadas de los potenciales informadores.
 Apreciaciones presentadas en el marco del "seguimiento orientado a los
resultados" (ROM).
 Disponibilidad de los informes de avance y de evaluación.

Misión piloto

En esta etapa, y si la naturaleza de la evaluación se presta para ello, el líder del

equipo de evaluación puede conducir una serie de entrevistas en el país
asociado (o la región) a fin de:

 Establecer las relaciones de trabajo con los consultores nacionales /

regionales.
 Completar la recopilación de los documentos de base.
 Preparar las preguntas de evaluación.

Propuesta de preguntas de evaluación

El equipo de evaluación prepara una primera versión de las preguntas de

evaluación apoyándose en alguno de los siguientes elementos:

 Análisis de la estrategia de intervención (preguntas de pertinencia y de

coherencia principalmente).
 Análisis de la lógica de intervención (preguntas de eficacia y de
durabilidad principalmente).
 Expectativas de las personas con las que se reunieron.

Este sitio explica cómo derivar una pregunta a partir de la lógica de

intervención y cómo redactar las preguntas correspondientes a los
diferentes criterios de evaluación.
A esta altura, la cantidad de preguntas propuestas puede ser superior al
máximo indicado en los términos de referencia. Las preguntas propuestas
tienen en cuenta:

 La finalidad de la evaluación, tal como se la describe en los términos de

referencia.
 La necesidad de llegar a un juicio global de la intervención evaluada.
 La necesidad de no olvidar las preguntas de eficiencia y de durabilidad
que tienden a ser descuidadas.
Cada pregunta está sujeta a un comentario explicativo que trata todas o parte
de las siguientes cuestiones:

 Campo de la pregunta.
 Aclaración de los términos empleados.
 Modalidades de tratamiento que eventualmente incluyan las sub-
preguntas que el equipo de evaluación prevé tratar.
 Utilidad potencial de la respuesta.

Reunión inicial

El primer paso conduce al debate de los primeros trabajos realizados por el

equipo de evaluación externo en la reunión inicial del grupo de referencia. Se
presentan los siguientes elementos con la ayuda de transparencias como
soporte visual:

 Objetivos, principios, prioridades y desafíos.

 Traducción de los objetivos en efectos esperados y presentación de
la lógica de intervención in a diagram of expected effects.
 Análisis de la lógica de intervención y de su coherencia interna,
propuesta de reconstrucción de supuestos causales no presentes.
 Listas de preguntas de evaluación propuestas y comentarios explicativos
sobre cada una de las preguntas.

El responsable envía una copia de la presentación a los miembros del grupo,

incluso a los miembros asociados a distancia. Los miembros del grupo de
referencia disponen de una semana para hacer comentarios sobre los
elementos que obran ante sí.
El responsable transmite los comentarios recibidos al equipo de evaluación, que
los toma en consideración y finaliza la lista de preguntas. Los miembros del
grupo de referencia validan la lista de preguntas de evaluación, las que se
convierten en un anexo de los términos de referencia.

Situación(es) específica(s)
Evaluación a nivel país:

En el momento de la contratación del equipo de evaluación se acuerda que el

responsable contacte a la delegación para facilitar una visita piloto de varios
días al país asociado por parte del líder del equipo de evaluación. Dicha visita
puede llevarse a cabo inmediatamente después de la reunión de inicio.

Finalización y validación de las preguntas

Se prepara una segunda versión de la lista de preguntas en forma de nota,

sobre la base de los siguientes elementos:
  Comentarios recibidos durante y después de la reunión de inicio.
 Entrevistas con algunas personas clave en la sede de la Comisión y/o en
el país o países asociados.

Llegado este momento, la cantidad de preguntas respeta el número máximo

indicado en los términos de referencia.
Los miembros del grupo de referencia validan las preguntas, que luego se
transforman en un anexo de los términos de referencia.

Informe de inicio (inception)

El equipo de evaluación
El equipo de evaluación prosigue con sus entrevistas y análisis de documentos
y profundiza sus primeros trabajos con respecto a:

 El contexto y la estrategia de intervención.

 La lógica de intervención.
 Las otras políticas de la C.E., otros donantes y país o países asociados.

Se desarrolla cada una de las preguntas validadas según los siguientes puntos:

 La pregunta y su comentario explicativo.

 Criterio o criterios de juicio (también denominados "criterios de
evaluación razonada") relativos a la pregunta.
 Indicador(es) posibles para cada criterio.
 El método previsto para responder a la pregunta.

Esta guía explica e ilustra los pasos a seguir para pasar de una pregunta a un
criterio de juicio o varios y luego a un indicador o varios.
A esta altura, el equipo también busca afinar su método y en especial:

 Los supuestos sobre la posibilidad de responder a cada pregunta

fundándose en:
o El tratamiento de eventuales sub-preguntas.
o Los documentos y habilidades técnicas disponibles.
o Una recopilación de información específica con la ayuda de
herramientas adecuadas.
 La estrategia global prevista para la recopilación de información y
análisis, y la verificación de que esta estrategia permita:
o Cruzar varios tipos de datos para la respuesta de cada pregunta
según el principio de triangulación.
o Formular un juicio global más allá de la respuesta a cada
pregunta.
o Respetar el presupuesto y calendario previstos.
 El plan de trabajo detallado para recabar la información disponible en la
Comisión durante la etapa siguiente.
 El país a visitar si la evaluación cubre varios países.
 El borrador de la lista de acciones a estudiar en mayor profundidad
durante las etapas siguientes.
Se redacta una primera versión de su informe de inicio con el contenido
requerido y se lo somete ante un experto ajeno al equipo de evaluación a los
fines del control de calidad

Se prepara una versión final para tener en cuenta los comentarios recibidos.

El responsable de evaluación
En el transcurso de la segunda etapa, el equipo de evaluación termina la
producción de su informe inicial. Se redacta una carta oficial a fin de facilitar los
contactos del equipo de evaluación dentro de la Comisión y ante las otras
instituciones europeas que han de ser contactadas.
El informe inicial retoma los elementos ya validados, a los que se agregan los
siguientes:

 Recordatorio del contexto en el que se emprende la evaluación, con

especial referencia a la situación de las políticas relacionadas.
 Recordatorio de las preguntas de evaluación.
 El o los criterios de juicio relativos a cada pregunta (denominados
también "evaluación razonada").
 Los indicadores concebibles relativos a cada criterio de juicio.
 El método y el plan de trabajo para llevar a cabo la recopilación de
información disponible.
 La estrategia prevista para la recolección y análisis de la información.
 En anexo, la construcción del diagrama de efectos esperados y el
método para la elaboración de las preguntas, criterios de juicio e
indicadores.

El responsable de la evaluación verifica que el contenido del informe esté

correcto y que el nivel de calidad sea bueno.
Le pide a los miembros del grupo de referencia que formulen comentarios sobre
el informe, ya sea mediante el intercambio de emails o, si fuera necesario, en el
transcurso de una reunión, una semana después de la recepción del informe,
como plazo máximo.
El responsable transmite los comentarios recibidos al equipo de evaluación y
detalla su pedido de modificación. El equipo de evaluación dispone entonces de
una semana adicional para producir la versión final del informe.
El informe queda aprobado formalmente mediante una carta oficial que autoriza
la prosecución del trabajo.
Si en los términos de referencia no se precisan cuáles son los países a visitar, la
selección de los mismos se debe efectuar lo antes posible, a más tardar al inicio
de la fase de recolección de datos en la sede.

Situación(es) específica(s)
Evaluación a nivel regional/global sectorial o temática:

Si no se hubiera precisado qué países se habría de visitar en los términos de

referencia, la selección de los mismos se efectúa lo antes posible, a más tardar
al inicio de la recolección de información disponible en la Comisión, y
preferentemente dentro del marco del informe inicial.
 Check lists

Reunión inicial
Por lo general esta es la primera reunión del grupo de referencia.
Orden del día

 Presentación del marco regulatorio de la evaluación, de su contexto, de

los principales usuarios y utilidades esperadas.
 Explicación del rol del grupo de referencia, de la elección de los servicios
invitados, de las reglas de funcionamiento del grupo, de las relaciones
con los miembros asociados a distancia.
 Presentación de los primeros trabajos del equipo de evaluación externo
con la ayuda de diapositivas:
o Preguntas susceptibles de ser tratadas por la evaluación y
criterios de juicio correspondientes.

 Debate del grupo de referencia sobre las preguntas y criterios de juicio

propuestos. Luego los miembros del grupo validan las preguntas de
evaluación.
 Debate acerca de las preguntas prioritarias.

Informe de inicio
Introducción

 Origen de la evaluación.
 Delimitación del campo central de la evaluación.
 Expectativas expresadas en los términos de referencia.
 Proceso de evaluación.

Texto principal

 Objetivos, principios, prioridades y desafíos.

 Traducción de los objetivos en impactos esperados y presentación de la
lógica de intervención en forma de diagrama de efectos esperados.
 Análisis de la lógica de intervención y de su coherencia interna,
reconstrucción de los supuestos causales no presentes.
 Preguntas de evaluación y comentarios explicativos sobre cada una de
las preguntas.
 Criterios de juicio relativos a cada pregunta.
 Indicadores previstos para cada criterio.
 Método y plan de trabajo para la recolección de la información disponible
en la Comisión.
 Estrategia prevista para la recolección de la información de terreno y su
análisis.
Anexos

(indicativo)

 Documentos utilizados.
 Términos de referencias.
 Siglas y abreviaturas.
 etc.

Calidad del informe inicial

1. Satisfacción de las necesidades

El informe expresa de manera clara y lo suficientemente completa la manera en

la que el equipo de evaluación entiende los elementos que se detallan a
continuación:

 Los requisitos que figuran en el marco regulatorio de la evaluación

(accountability).
 Las expectativas expresadas en los términos de referencia.
 Las solicitudes expresadas por los miembros del grupo de referencia.

Las preguntas de evaluación propuestas y los criterios de juicio

correspondientes reflejan los requisitos identificados y la utilidad potencial de la
evaluación.
Sobre estos diversos puntos, el informe señala los que quedan por aclarar, si
fuera necesario.
2. Pertinencia del campo

El informe presenta el campo central de la evaluación y justifica las elecciones

efectuadas a fin de delimitarlo. Especifica cuáles son las interferencias con las
políticas conexas que serán estudiadas y justifica dicha elección.
Las preguntas de evaluación propuestas y los criterios de juicio
correspondientes reflejan:

 Los resultados e impactos identificados durante la reconstrucción de la

lógica de intervención.
 Los diferentes sectores, temas e instrumentos.
 Los criterios de evaluación del CAD, sin olvidar la eficiencia y la
durabilidad, así como la coherencia y el valor agregado comunitario.

3. Justificación del método

 El informe describe el método de recolección y análisis de los datos que

se aplicará durante la fase de documentación, así como la estrategia de
recolección y análisis prevista para la fase de terreno.
 Muestra cómo este método va a permitir el tratamiento del conjunto de
preguntas de evaluación de manera adecuada, luego, a partir de ello, se
realizará una síntesis para emitir un juicio global. Se debaten las
elecciones hechas con respecto a otras opciones.
Recomendación

 La experiencia muestra que existe una tendencia a utilizar determinados

términos clave para definir los objetivos, redactar las preguntas o
delimitar el campo, sin asegurarse antes de que todas las personas los
entiendan del mismo modo (por ejemplo: entorno propicio para la
producción, educación básica, etc.).
 Los malos entendidos pueden permanecer ocultos durante las fases
subsecuentes y aparecer en el momento del debate del informe final, con
efectos devastadores sobre la calidad de la evaluación. Por lo tanto,
conviene asegurarse de que los términos clave estén definidos con gran
precisión.

https://europa.eu/capacity4dev/evaluation_guidelines/minisite/es-evaluaciones-
geogr%C3%A1ficas-y-tem%C3%A1ticas/fase-de-documentaci%C3%B3n-fase-inicial-fase1a%20

4.2.2. Manual de la Calidad

En UNISOL establecemos y mantenemos este Manual de la Calidad,

que incluye el alcance y las exclusiones del Sistema de Gestión de la
Calidad (SGC) de la empresa, una descripción de los procesos que lo
conforman y su interacción, la Política y Objetivos de la Calidady los
seis procedimientos documentados requeridos por la Norma ISO
9001:2008.

http://www.unisolinternational.com/manual_calidad/4.2.2manual_de_calidad.html
https://www.norma-iso.com/pagina_9001-2008/4-2-3-control-de-documentos/

https://www.norma-iso.com/pagina_9001-2008/4-2-4-control-de-registros/