Código Mis.4.9Ins.

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REGISTRO DE USUARIOS EN LA SEDE
Fecha 01-abr-2018
ELECTRÓNICA PARA RADICAR
Versión 1
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Contenido
A. OBJETIVO ......................................................................................................................... 1
B. ALCANCE .......................................................................................................................... 1
C. GENERALIDADES.............................................................................................................. 1
D. REGISTRO DE USUARIOS EN LA SEDE ELECTRÓNICA ...................................................... 3
E. NORMAS RELACIONADAS CON LOS TRÁMITES DEL OCAD PAZ ...................................... 8
F. CONTROL DEL DOCUMENTO ........................................................................................... 9

A. OBJETIVO

El objetivo de esta guía es describir las actividades que debe realizar una entidad o persona
natural interesada en crear una cuenta de usuario en la Sede Electrónica del Ministerio de
Hacienda y Crédito Público.

B. ALCANCE

Las indicaciones mencionadas en este documento están dirigidas a usuarios interesados en

radicar trámites ante la Secretaría Técnica del OCAD Paz, la cual es ejercida por el
Viceministerio General del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

C. GENERALIDADES

¿Qué es la Sede Electrónica del MHCP?

Es la dirección electrónica o portal ciudadano, herramienta dispuesta para que los
ciudadanos puedan acceder a servicios on-line y realizar todo tipo de trámites
institucionales sin que tengan que dirigirse de manera presencial al Ministerio de Hacienda.

¿Qué trámites del Sistema General de Regalías (SGR) se pueden gestionar a través de la
Sede Electrónica?
Actualmente se encuentra habilitado el trámite 1. Convocatorias OCAD Paz. La Secretaría
Técnica del OCAD Paz, la cual es ejercida por el Viceministerio General del Ministerio de
Hacienda, adelanta la implementación de otros trámites del OCAD en la Sede Electrónica
que próximamente se pondrán a disposición de las entidades territoriales.

¿Qué tipo de autenticación puede tener una cuenta de usuario de la Sede Electrónica?
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Un usuario de la Sede Electrónica puede autenticarse mediante usuario y contraseña o

mediante certificado digital. Para el caso de los trámites del Sistema General de Regalías
del Ministerio de Hacienda, el mecanismo de autenticación será el de usuario y contraseña.

¿Qué es la carpeta ciudadana?

Es la sección de la Sede Electrónica que contiene información histórica de los trámites
gestionados por el ciudadano o entidad, a la cual el usuario tiene acceso privado una vez se
autentica en la Sede con su usuario y contraseña. El acceso a la carpeta ciudadana se
encentra en el menú de navegación de la parte superior del portal de la Sede Electrónica.
En la carpeta ciudadana encontrará las siguientes opciones:
Mis expedientes: Contiene todos los trámites presentados de forma electrónica y sus
expedientes electrónicos asociados.
Notificaciones electrónicas: se podrán aceptar o rechazar las notificaciones electrónicas
enviadas al usuario por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP);
suscribirse a trámites o darse de baja de las suscripciones y registrarse o darse de baja del
servicio. Para tener acceso a las notificaciones electrónicas será obligatorio el acceso con
certificado digital.
En representación: Contiene todos los trámites y sus expedientes electrónicos asociados,
presentados de forma electrónica, en representación de otra persona o entidad.
Mis radicados: Contiene todos los radicados de entrada tramitados de forma electrónica,
así como los radicados de salida (comunicaciones o notificaciones), que el usuario ha
recibido por parte del MHCP.
Mis avisos: Contiene todas las comunicaciones y avisos, así como los documentos asociados,
que el usuario ha recibido por parte del MHCP.
Configuración: Se pueden ver y modificar los datos de la entidad o usuario registrados en la
cuenta de la Sede Electrónica.
Mis documentos: Contiene todos los documentos entregados electrónicamente al
Ministerio durante las tramitaciones. Se podrán consultar los documentos generados para
el usuario por parte del MHCP y se podrán guardar documentos para futuras tramitaciones.

¿Si la entidad ya tiene una cuenta de usuario de la Sede Electrónica, debe crear una nueva
cuenta para los trámites del SGR?
En el caso que la entidad cuente ya con un usuario registrado en la Sede Electrónica o que
ya se haya registrado con Certificado digital (algunas entidades ya se han registrado con
Clave y usuario y/o con certificado digital debido a que ya han colocado trámites en la Sede
Electrónica para otras áreas del Ministerio), y si éste usuario ya registrado es el usuario
autorizado por el Representante Legal para que en adelante realice trámites de “1.
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Convocatoria OCADPAZ” a través de dicha Sede, este usuario NO tiene necesidad de

registrarse nuevamente en la sede electrónica.

La entidad debe informar al Ministerio, mediante correo electrónico

stocadpaz@minhacienda.gov.co, si requiere inactivar o eliminar algún usuario que tengan
habilitado (Registrado) en la Sede Electrónica y que la entidad desee que ese usuario ya no
está autorizado para colocar el trámite “1.Convocatoria OCAD PAZ”.

D. REGISTRO DE USUARIOS EN LA SEDE ELECTRÓNICA

Para que una entidad se registre y cree una cuenta de usuario en la Sede Electrónica por
primera vez, debe surtir los siguientes pasos:

1. Ingresar al portal web del Ministerio de Hacienda y Crédito Público,

www.minhacienda.gov.co. En la barra móvil que se encuentra debajo de la foto principal
de la página web, ubicar y seleccionar el ícono de la Sede Electrónica (ver 1 en siguiente
imagen):

2. Como la entidad no cuenta con una cuenta de usuario registrada en la Sede Electrónica,
al ingresar al subsitio debe hacer clic en Regístrate (ver 1 en la imagen siguiente), que
se encuentra en la parte superior de la pantalla.
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3. El sistema inicia el registro solicitando la información presentada en la siguiente imagen.

Ingrese el texto de la imagen (ver 1) en el campo habilitado para ello (ver 2), haciendo
distinción entre mayúsculas y minúsculas y valide que está seleccionado el recuadro
que indica que la cuenta de usuario que se va a crear no cuenta con un certificado
digital (ver 3), es decir debe estar diligenciado el recaudro con un check, ya que se
autenticará con usuario y contraseña. Por último, hacer clic en Continuar (Ver 4).
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4. A continuación, el sistema abre el formulario de Registro de Usuarios. Se deben

diligenciar todos los campos del formulario, inclusive los que no son obligatorios para
el sistema. En la imagen se presenta un ejemplo.

Datos del Usuario (tipo y número de identificación, nombres y apellidos): Datos de la

persona natural que utilizará la cuenta de usuario. Debe ser el representante legal de
la entidad o la persona que él delegue para radicar trámites “1.Convocatoria OCAD PAZ”
en la Sede Electrónica.

Datos del Domicilio (dirección, departamento, municipio): Dirección, departamento y

municipio de la entidad a la que pertenece la persona natural que utilizará la cuenta de
usuario.

Datos de contacto (fax, teléfono y celular): En particular, los números de fax y teléfono
deben corresponder a los datos de la entidad mencionada en el punto anterior.

Datos Complementarios (entidad, cargo, vocativo, género): En el campo Entidad, el

usuario debe seleccionar la entidad que representa para la radicación de los trámites y
a la cual está vinculado laboralmente. En caso de seleccionar “COMUNIDADES NEGRAS,
AFROCOLOMBIANAS, RAIZALES O PALENQUERAS” o “COMUNIDAD INDÍGENA” deberá
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especificar el nombre de la comunidad cada vez que registre un trámite en la Sede

Electrónica. El cargo, vocativo y género corresponden a la persona natural que utilizará
la cuenta de usuario.

Es importante revisar con especial atención que los datos de contacto sean correctos,
como la dirección del domicilio y el correo electrónico, teniendo en cuenta que todas
las comunicaciones de gestión o respuesta al trámite, serán enviadas a dichas
direcciones y también serán enviadas a través de la Sede Electrónica. Se recomienda
que el correo electrónico sea el correo institucional del usuario o entidad interesada en
registrarse en la Sede Electrónica.
Datos de acceso a la cuenta de usuario: El nombre de usuario debe tener entre 4 y 10
caracteres. La contraseña debe ser alfanumérica, debe tener entre 8 y 13 caracteres y
al menos una letra mayúscula. Es muy importante no olvidar el nombre de usuario y
contraseña, ya que estos dos datos son los únicos que permiten colocar trámites de
“1.Convocatorias OCAD PAZ”.

5. Al final del formulario, en la parte inferior de la pantalla, se encuentran los Términos y

condiciones de uso de la Sede Virtual. Para poder continuar con el registro, el usuario
deberá aceptar dichos términos haciendo clic en “Aceptar y Continuar”:
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6. El sistema muestra el siguiente mensaje (Petición de alta en la siguiente imagen) en el

que informa que el usuario debe activar la cuenta de usuario creada, para lo cual usted
debe abrir el correo electrónico que registró en el formulario (numeral 4 de este
documento) y hacer clic en el enlace que aparece allí, con el fin de confirmar la cuenta:

7. En la siguiente imagen se muestra un ejemplo del correo electrónico que recibirá el

usuario. Debe hacer clic en el enlace Activar cuenta (ver 1 en la siguiente imagen):

8. Una vez confirmada la cuenta, el sistema muestra el siguiente mensaje en la página

principal de la Sede Electrónica. Hacer clic en Continuar (1 en la siguiente imagen):
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9. Aquí finaliza el proceso de registro de la cuenta de usuario de la Sede Electrónica. Para

iniciar sesión, debe hacer clic en Acceder, en el menú de navegación que se encuentra
en la parte superior de la pantalla principal de la Sede Electrónica (1 en la imagen de
abajo):

E. NORMAS RELACIONADAS CON LOS TRÁMITES DEL OCAD PAZ

Acto Legislativo 04 de 2017. Por el cual se adiciona el artículo 361 de la Constitución Política.
Crea la Asignación para la Paz y el Órgano Colegiado de Administración y Decisión Paz.

Ley 1530 de 2012. Por la cual se regula la organización y funcionamiento del Sistema
General de Regalías.
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Decreto 1082 de 2015. Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del
sector administrativo de planeación nacional.

Decreto 1534 de 2018. Por el cual se reglamenta el funcionamiento del Órgano Colegiado
de Administración y Decisión – OCAD Paz y la Asignación para la Paz a los que se refiere el
Acto Legislativo No. 04 del 8 de septiembre de 2017.

Decreto 413 de 2018. Por el cual se definen las reglas de priorización de las entidades
territoriales beneficiarias dela Asignación para la Paz del Sistema General de Regalías y se
dictan otras disposiciones relacionadas con la aprobación de proyectos de inversión del
OCAD Paz.

Acuerdo 45 de 2017 de la Comisión Rectora del SGR. Por medio del cual se expide el
Acuerdo Único del Sistema General de Regalías (SGR), y se dictan otras disposiciones.

F. CONTROL DEL DOCUMENTO

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Nombre: María Cristina
Rojas/Ciro Leonardo Martínez
Cargo: Asesores
Dependencia: Grupo de Regalías -
Viceministerio General
Fecha: 23-mar-2018
Nombre: Hernán Alberto
Velandia
Cargo: Asesor
Dependencia: Grupo de Regalías -
Viceministerio General
Fecha: 05-abr-2018
Nombre: Carolina Español
Cargo: Coordinadora
Dependencia: Grupo de
Regalías - Viceministerio
General
Fecha: 05-abr-2018