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E Ot 003manualsistemagestionintegralv8 PDF
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INTEGRAL
Código: E-OT-003 - Versión: 08 – Fecha: marzo 08 de 2017
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Índice de tablas
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1.1 OBJETO
El presente Manual tiene por objeto recopilar los elementos macro del Sistema de
Gestión Integral de la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional, APC-
Colombia.
1.2 ALCANCE
El alcance del manual aplica para las actividades que forman parte del Sistema de
Gestión Integral, establecidas en el mapa de procesos E-OT-002 y la caracterización de
cada uno de los procesos que corresponden a la gestión, orientación, y coordinación
técnica de la cooperación internacional, pública, privada, técnica y financiera no
reembolsable que reciba el país; así como la ejecución, administración y apoyo a la
canalización y ejecución de recursos, programas y proyectos de cooperación
internacional, atendiendo los objetivos de política exterior y el Plan Nacional de
Desarrollo.
1.3 EXCLUSIONES
Tabla 1. Exclusiones
Norma Numeral Asunto Detalle Justificación
En APC Colombia, no se realizan
actividades de diseño y desarrollo de
productos o servicios, la Agencia se
Diseño y
7.3 7.3 apega a la normativa aplicable en la que
Desarrollo
se establecen las características,
NTCGP1000: estándares y especificaciones de los
2009 y de la servicios que ofrece.
norma ISO Disponibilidad La Agencia no cuenta con equipos de
9001 y uso de seguimiento y medición que requieran
7.5.1.c,
7.5.1 equipos de calibración o verificación para garantizar
d, e
seguimiento y su precisión, y que estén relacionados
medición con el producto o servicio de la Entidad.
Control de Se hace seguimiento con el apoyo de los
equipos de equipos de cómputo, no obstante estos
7.6 7.6
seguimiento y no están destinados específicamente al
medición seguimiento y medición.
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3. PRESENTACIÓN DE LA ENTIDAD
En la década de los 90 el país fue clasificado en ingreso medio, lo cual generó el estudio
de la política Nacional de Cooperación Internacional, que recomendó la elaboración del
documento CONPES 2768 de 1995 e incidió en la creación de la Agencia Colombiana
de Cooperación Internacional - ACCI como un establecimiento público del orden
nacional adscrito al Departamento Nacional de Planeación, con personería jurídica,
patrimonio propio y autonomía administrativa, lo cual se dio mediante Ley 318 de
septiembre 20 de 1996.
https://www.cancilleria.gov.co/sites/default/files/Normograma/docs/ley_0318_1996.htm
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En el marco del Plan Nacional de Desarrollo "Cambio para construir la Paz", se consideró
la necesidad de cambiar la adscripción de la Agencia Colombiana de Cooperación
Internacional - ACCI al Ministerio de Relaciones Exteriores, lo cual se produjo mediante
Decreto 1320 de julio 13 de 1999.
http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/decreto_1320_1999.html
En el Plan Nacional "Hacia un Estado comunitario", en el que por primera vez se hizo
referencia explícita al tema de cooperación internacional, el gobierno determinó adscribir
la Agencia Colombiana de Cooperación Internacional - ACCI al Departamento
Administrativo de la Presidencia de la República – DAPR, lo cual se concretó
mediante Decreto 1540 de junio 6 de 2003.
http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/decreto_1540_2003.html
3.1 MISIÓN
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Ver anexo 5.
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El mapa de procesos evidencia una cadena de valor misional que recibe el apoyo de
todos los procesos. De tal forma que cada proceso es insumo para otro.
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4.4 DISTRIBUCIÓN
Copias No Controladas: De ser necesario entregar copias del manual y/o algunos
documentos del SGC, esto se llevará a cabo descargando directamente el documento
desde el sistema de información Brújula, bajo la responsabilidad de quien obtenga la
copia.
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5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
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Lo anterior se hará de forma que permita alcanzar las metas planificadas para la Agencia,
las cuales son analizadas con las áreas teniendo en cuenta todos los aspectos, aportes,
efectos e incidencias que estos puedan generar a la Agencia.
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En APC-Colombia, la alta dirección realiza mínimo una revisión anual formal del Sistema
de Gestión de Calidad para asegurarse de que este es conveniente, adecuado, eficiente
y mejora continuamente; de ser necesario se puede realizar más de una revisión al año.
En dicha reunión participan todos los líderes de proceso para revisar el estado de la
Agencia, y allí se toman de manera oportuna acciones de mejora que permite el
adecuado funcionamiento del S.G.C. Estas reuniones se encuentran soportadas con
actas en las que se evidencia la participación de todos los líderes de proceso.
La revisión incluye:
● La necesidad de un cambio en los objetivos o en la política de calidad de
acuerdo a las necesidades actuales.
● La coherencia entre la política y los objetivos de calidad actuales.
● El cumplimiento de los objetivos.
● La necesidad de realizar cambios en el sistema de gestión de calidad o las
oportunidades de mejora del mismo.
● Las acciones correctivas a las quejas y reclamos de clientes.
● El desempeño de los procesos y la conformidad del producto.
● El estado de las acciones correctivas y preventivas.
● Las acciones tomadas después de las revisiones anteriores.
● Las auditorías internas de calidad.
● Recomendaciones para la mejora.
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6.3 INFRAESTRUCTURA
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cumplimiento del plan de riesgos profesionales elaborado por la ARP, se tienen zonas
asignadas, debidamente demarcadas y dotadas del equipo necesario para responder en
caso de incendios, igualmente se ha realizado capacitación en cuanto a manejo de
extintores, evidenciada en el listado de asistencia correspondiente; se tiene establecido
un comité paritario para complementar el plan de riesgos laborales.
Adicionalmente se aplica una encuesta anual para medir el nivel de satisfacción del
cliente interno con el fin de conocer las necesidades y expectativas del personal y de
esta forma poder mejorar el ambiente laboral.
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Por otra parte, en los procesos misionales se han caracterizado los clientes teniendo
claridad sobre los servicios que la Agencia está en capacidad de ofrecer y cumplir.
Antes de iniciar cualquier actividad con los clientes y de pasar al siguiente proceso
misional ‘Preparación y formulación’ se verifica que los requisitos declarados por el
cliente sean acordes con la capacidad de cumplimiento de la Agencia.
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establecido diferentes canales y medios como correos electrónicos, página web, redes
sociales, cartas, carteleras, entre otros. En algunos de ellos se dispone la información
sobre los productos y servicios que ofrece la Agencia y que están determinados y
caracterizados en el portafolio de servicios E-OT-027. Otros medios como las redes
sociales, página web y correos electrónicos permiten la retroalimentación del cliente
frente a sus necesidades y que exprese sus peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.
Adicionalmente se tiene definida la estrategia de atención al ciudadano y los posibles
mecanismos de participación para los clientes y usuarios de APC- Colombia.
7.3 COMPRAS
La Agencia cuenta con procedimientos dentro de los procesos misionales en los cuales
se describen las formas para controlar la prestación del servicio, adicionalmente en estos
documentos se determinan las actividades relacionadas con la trazabilidad.
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Control de cambios
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11. ANEXOS
De esta manera y con base a las propuestas de Política de Calidad y la discusión de los
elementos comunes para el establecimiento de una propuesta integral por parte de los
asistentes a la reunión de la “Revisión de la Política y Objetivos de Calidad de APC-
Colombia”, se señaló la necesidad de capacitar a los Padrinos de los procesos en aras
de asegurar que estos repliquen y difundan esta información y se logré la concientización
por parte de todos los funcionarios de la entidad y de realizar una socialización general
que permita reafirmar reconocimiento de la Política y Objetivos de Calidad establecidas.
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Se entiende y se asegura que la política de calidad cumple con los siguientes propósitos
como lo solicita la norma técnica NTC GP1000:2009
Dado que la nueva norma habla de Partes interesadas se tendrá en cuenta este concepto
para referirse a los clientes o usuarios.
De otra parte, frente a las expectativas de los clientes, estas se considerarán pues no se
puede dar carta abierta a un compromiso de cumplimiento sobre todas las expectativas
que demanden las partes interesadas, es necesario establecer cuales son susceptibles
de ser incorporadas y de gestionar su cumplimiento por parte de la APC-Colombia.
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De otra parte, sobre los planes sectoriales (Plan Estratégico del Sector Administrativo de
Presidencia de la República 2015 – 2018) si bien no están explícitos en la propuesta si
se enmarcan implícitamente al mencionar los lineamientos del gobierno nacional.
Ahora bien, según lo establece el documento “Plan Estratégico Sectorial 2015 – 2018”
de la Presidencia de la República, el Gobierno Nacional a finales de 2012 expidió el
Decreto 2482 “por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración
de la planeación y la gestión” con el que se adoptó el Modelo Integrado de Planeación y
Gestión como instrumento de articulación y reporte de la planeación.
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M ET A S
E S T R A T E G IA
E S T R A T E G IA
P LA N N A C IO N A L R E S P O N S A B LE S IN D IC A D O R
S E C T O R IA L M eta
D E D E S A R R O LLO A ño 1 A ño 2 A ño 3 A ño 4
c ut re nio
A gencia P residencial
Sisitema de info rmació n de Co o peració n
de Co o peració n 20% 100% 100%
Internacio nal
Internacio nal
Fo rtalecimiento de Departamento
la gestió n A dministrativo de Sistema de info rmació n integrado para lo s
25% 50% 75% 100% 100%
tecno ló gica y de P residencia de la diferentes pro ceso s de la entidad
B ue n G o bie rno
planeació n para la Republica
mejo ra de lo s tramite de campañas publicitarias
pro ceso s interno s APC 100% 100%
sistematizado
A VB
UNGR Fo rmulació n del plan SGSI 100% 100%
A CR
Evaluación, control
Gestión Financiera
Direccionamiento
Comunicaciones
Gestión Jurídica
Gestión Talento
y mejoramiento
Identificación y
Administrativa
Seguimiento y
Preparación y
Formulación
estratégico -
priorización
CAPÍTULO DE LA REQUISITO
Contractual
REQUISITOS
planeación
Gestión de
Gestión TI
NTC GP1000:2009 GENERALES PARTICULAR
medición
Humano
Gestión
Gestión
IDENTIFICACIÓN DE
PROCESOS
X
SECUENCIA E
REQUISITOS
GENERALES INTERACCIÓN DE X
PROCESOS
MÉTODOS DE
CONTROL
X
4. SISTEMA DE
ESTRUCTURA DE
GESTION DE LA
CALIDAD
LA X
DOCUMENTACIÓN
REQ. DE MANUAL DE
DOCUMENTACIÓ CALIDAD
X
N CONTROL DE LOS
DOCUMENTOS
X X X X X X X X X X X X
CONTROL DE LOS
REGISTROS
X X X X X X X X X X X X
COMUNICACIÓN DE
5. REQ. DEL CLIENTE X X X
COMPROMISO DE
RESPONSABILIDAD LA DIRECCION
Y LEGALES
DE LA DIRECCION POLITICA DE
CALIDAD
X X X X X X X X X X X X
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Evaluación, control
Gestión Financiera
Direccionamiento
Comunicaciones
Gestión Jurídica
Gestión Talento
y mejoramiento
Identificación y
Administrativa
Seguimiento y
Preparación y
Formulación
estratégico -
priorización
CAPÍTULO DE LA REQUISITO
Contractual
REQUISITOS
planeación
Gestión de
Gestión TI
NTC GP1000:2009 GENERALES PARTICULAR
medición
Humano
Gestión
Gestión
DISPONIBILIDAD DE
RECURSOS
X
DETERMINACIÓN
DE REQUISITOS X
DEL CLIENTE
CUMPLIMIENTO DE
ENFOQUE AL
CLIENTE LOS REQ. DEL X X
CLIENTE
EVAL. DE LA
SATISFACCIÓN DEL X X X X X X X
CLIENTE
ADECUACIÓN DE LA
POLITICA DE X
CALIDAD
POLÍTICA DE
COMUNICACIÓN Y
CALIDAD
ENTENDIMIENTO
X
REVISIÓN
CONTINUA
X
OBJETIVOS DE
CALIDAD
X
PLANEACIÓN
PLANIFICACIÓN
ESTRÁTEGICA
X
PLANIFICACIÓN DE
LA CALIDAD
X
RESPONSABILIDAD
Y AUTORIDAD
X
RESP.
REPRESENTANTE
AUTORIDAD Y
DE LA DIRECCIÓN
X
COMUNICACIÓN
COMUNICACIÓN
INTERNA
X X
INFORMACIÓN
PARA LA REVISIÓN
X X X X X X X X X X X X
REVISIÓN POR
LA DIRECCION RESULTADOS DE
LA REVISIÓN
X
DETERMINACIÓN
DE RECURSOS
X
PROVISIÓN DE
RECURSOS ASIGNACIÓN DE
RECURSOS
X X
COMPETENCIA DEL
PERSONAL
X
6. GESTIÓN DE FORMACIÓN X
RECURSOS EFICACIA DE LA
FORMACIÓN
X
RECURSOS
HUMANOS CONCIENCIA DEL
PERSONAL
X
INFRAESTRUCTURA X X
AMBIENTE DE
TRABAJO
X X X
PLANIFICACIÓN
DEL PROCESO
X
PLANIFICACIÓN DESARROLLO DE
DEL PRODUTO LOS PROCESOS
X
7. REALIZACIÓN
DEL PRODUCTO REQUISITOS DEL
PRODUCTO
X X
PROCESOS X X X
IDENTIFICACIÓN
RELACIONADOS
CON EL CLIENTE REVISIÓN X X X
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Evaluación, control
Gestión Financiera
Direccionamiento
Comunicaciones
Gestión Jurídica
Gestión Talento
y mejoramiento
Identificación y
Administrativa
Seguimiento y
Preparación y
Formulación
estratégico -
priorización
CAPÍTULO DE LA REQUISITO
Contractual
REQUISITOS
planeación
Gestión de
Gestión TI
NTC GP1000:2009 GENERALES PARTICULAR
medición
Humano
Gestión
Gestión
COMUNICACIÓN
CON EL CLIENTE
X X X X X
CLASIFICACIÓN DE
PRODUCTOS
X
PROCESO DE
COMPRAS
X
DEFINICIÓN DE
REQUISITOS DE X
LOS PRODUCTOS
COMPRAS
EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES
X
SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
X
VERIFICACIÓN DEL
PRODUCTO X
COMPRADO
CONTROL DE LA
PRODUCCIÓN Y/O
DE LA PRESTACION
X
DEL SERVICIO
VALIDACIÓN DE
PROCESOS DE X
PROD. Y/O SERV.
IDENTIFICACIÓN
PRODUCCIÓN Y
PRESTACION
DEL PRODUCTO X X X
DEL SERVICIO Y/O SERVICIO
TRAZABILIDAD DEL
PRODUCTO Y/O X X X
SERVICIO
PROPIEDAD DEL
CLIENTE
X X X
PRESERVACIÓN
DEL PRODUCTO O X X
SERVICIO
EVALUACIÓN DE LA
SATISFACCIÓN DEL X X X X X
CLIENTE
AUDITORÍA
INTERNA
X
ESTABLECIMIENTO
DE INDICADORES X
DE GESTIÓN
SEGUIMIENTO Y
SEGUIMIENTO Y
MEDICIÓN MEDICIÓN DE LOS X X X X X X X X X X X
PROCESOS
8. MEDICIÓN, SEGUIMIENTO Y
ANÁLISIS Y MEDICIÓN DEL X X X X X X X X X X X X
MEJORA PRODUCTO
CONTROL DE
PRODUCTO NO X X X X X X X X X X X X
CONFORME
ANÁLISIS DE
DATOS
X X X X X X X X X X X X
PLANIFICACIÓN DE
MEJORA
X
ACCIÓN
MEJORA
CORRECTIVA
X
ACCIÓN
PREVENTIVA
X
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Decreto Decreto
Cargos planta APC Código Grado 4884 2114 Total
dic22/2011 sep27/2013
Director general 0015 24 1 0 1
Asesor 1020 16 2 0 2
Asesor 1020 14 6 0 6
Asesor 1020 12 4 0 4
Secretario bilingüe 4182 24 2 0 2
Conductor mecánico 4103 17 1 0 1
Conductor mecánico 4103 15 1 3 4
Director técnico 0100 22 4 0 4
Profesional especializado 2028 21 2 4 6
Profesional especializado 2028 20 10 5 15
Profesional especializado 2028 18 12 1 13
Profesional especializado 2028 17 5 1 6
Profesional especializado 2028 13 2 0 2
Profesional universitario 2044 10 4 0 4
Profesional universitario 2044 08 4 2 6
Técnico administrativo 3124 18 2 1 3
Secretario ejecutivo 4210 24 1 0 1
Secretario ejecutivo 4210 20 2 0 2
Secretario ejecutivo 4210 19 1 0 1
66 17 83
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Código: E-OT-003 - Versión: 08 – Fecha: marzo 08 de 2017
Carrera 10 N°97A-13, Piso 6, Torre A Bogotá – Colombia. Conmutador (57 1) 601 24 24. www.apccolombia.gov.co
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Aportar a la protección del medio ambiente desde las actividades que desarrolla la
entidad.
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