102030 ORGANIZACIÒN Y METODOS

ETAPA 2 RECOPILACION DE LA INFORMACIÓN

CAMILA TRUJILLO COD. 1.110.553.833

KEVIN ALEXANDER GARCIA
LUZ ANGELA FAJARDO
MARTHA VILLAZON
ROXANA HERRERA

GRUPO: 102030A_471

TUTOR (A):

LEIDY MILENA BELTRAN

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD

COLOMBIA, 9 de MARZO del 2018
 . OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Aplicar los conceptos adquiridos a lo largo de la presente unidad al proceso de

comercialización del caso de estudio, mediante herramientas y técnicas básicas del estudio de
organización y métodos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Diagramar una estructura de distribución de trabajo idónea que procure la mejor relación
método-tiempo empleado, para las actividades del proceso de comercialización referente al
caso de estudio.
Identificar falencias u oportunidades de aprovechamiento para mejorar los métodos y reducir
tiempos en el proceso inicial, priorizando la eficiencia y eficacia en su desarrollo.
Valorar el impacto de las causas anteriormente identificadas, enfatizando la distribución de los
métodos empleados y el consumo de tiempo que cada una de estas actividades demanda.
DIAGRAMA DISTRIBUCION AL TRABAJO

MATRIZ RESUMEN DE CAUSA

Y
DIAGRAMA CAUSA Y EFECTO

Matriz Resumen de Causas

Estudiante Camila Trujillo
 Tarea Funcionario(s)
identificada involucrado(s) en la
Redacte la Clasificación Efecto
tarea que ha
causa
identificado

recorre su ruta Registrar

visitando a los manualmente
clientes y los pedidos en el
registrando talonario de Pérdida de tiempo al
manualmente órdenes de momento de realizar
los pedidos en pedido. las facturas, ya que no
el talonario de se tiene certeza de la
orden de existencia de los
El Preventista #1 y Mano de Obra
pedidos, esta artículos, ya que en
#2
actividad le caso de no tener en
demora (7 existencia se deberá
horas) anular la factura,

Lleva al En la tarea #4, el realizar la corrección

Auxiliar de Aux. de almacén y volver a realizar, lo

Contabilidad las le entrega al que implicaría pérdida

órdenes de Auxiliar de Almacén Aux. de de tiempo en el

despacho, para # 1 y #2 contabilidad las registro de pedidos,

que proceda a la ordenes de revisión y distribución

Auxiliar de
elaboración de pedido sin antes de los productos.
Contabilidad # 1y #2
las facturas de verificar la
Métodos
cobro. existencia de los
artículos para
que este proceda
a realizar las
facturas.

Diagrama de Causa Efecto

  MANO DE OBRA
 METODOS Y
PROCEDIMIENTOS

EFECTO

Pérdida de tiempo al momento

de realizar las facturas facturas,
ya que no se tiene certeza de la
existencia de los artículos, ya que
en caso de no tener en existencia
se deberá anular la factura,
realizar la corrección y volver a
realizar, lo que implicaría pérdida
de tiempo en el registro de
pedidos, revisión y distribución
de los productos.

Matriz Resumen de Causas

Estudiante: (Roxana Herrera Oliviery)

 Funcionario(s)
involucrado(s) en
Tarea identificada Redacte la causa Clasificación Efecto
la tarea que ha
identificado
Ejemplo: Preventista#1 El Preventista #1 debe Maquinaria Este sistema
El Preventista #1, llega a dictar uno a uno los facturación ma
la Distribuidora XYZ, y Auxiliar de pedidos, y a su vez el de recolección,
le dicta uno a uno de los almacén #1 auxiliar de almacén está quedando
pedidos al Auxiliar de debe recibir estos obsoleto en el
Almacén #2, para que pedidos, esta mercado
este le realice el situación ocupa Ya están pasand
despacho de los mismo, demasiado tiempo. los softwares
en lo que se gastan una tecnológicos, c
hora de tiempo de trabajo la implementac
en ese proceso. SAP, han help.
Maquinas toma
Ejemplo: Preventista #1 Hace la toma de Materiales. pedidos. Celula
1. El Preventista #1 Registrar pedidos en un Medio Ambiente inteligentes con
recorre su ruta (de manualmente los talonario de orden de softwares para
acuerdo con la pedidos en un pedidos, esto conlleva de pedidos.
programación – talonarios es un a que haya un Que son utiliza
Cuadro 1) visitando a degaste de papel y desperdicio de papel, empresarialmen
los clientes en su tiempo que juega contaminación para reducir tie
totalidad y con el ejemplo Ambiental y desgate de toma de ped
registrando antes mencionado de tiempo. entrega de los
manualmente los en este cuadro. mismos. Y se b
pedidos en el Se relaciona con el protección al m
talonario de orden de ejemplo antes ambiente y se r
pedidos mencionado en este la contaminació
(7 horas) cuadro. mediante estos
procesos.

Matriz Resumen de Causas

Fuente: Directora del curso
Nota: Les comparto la orientación de cómo debe diligenciar la Matriz Resumen de Causas.

1. Cada estudiante diligencia el “Cuadro Matriz Resumen de Causas” siguiendo los

siguientes pasos:
- A partir del DDT-Situación Inicial Identifique Dos (2) tareas que desde el punto de vista
de los métodos de trabajo, es decir, como se está desarrollando, considere puedan ser
realizadas de una forma más eficiente, o desde el punto de vista de los tiempos invierten
tiempos improductivos.
- Para cada tarea identifique el (los) funcionario(s) que participan en la misma.
- Para cada tarea identificada, redacte el por qué, o la razón, es decir, la causa que hace que
la tarea sea ineficaz, o ineficiente, en términos generales improductiva.
- Clasifique cada causa según las 5 M: Métodos, Mano de obra, Maquinaria, Materiales y
Medio ambiente.
- Registre el efecto negativo que genera sus dos causas.

Clasificación de las 5 M
Conceptos
A tener en cuenta en la Matriz Resumen de Causas y en el Diagrama de Causa – Efecto para
la clasificación de las 5 M

Las 5 M son:
Métodos
Mano de obra
Maquinaria
Materiales
Medio ambiente

Cuadro. Clasificación de las 5 M

Clasificación Si la causa está relacionada con…

Métodos La secuencia de las tareas y los funcionarios que intervienen. Las tareas deben
hacerse en forma organizada de acuerdo a lo establecido en el diagrama de
procedimientos, para que las tareas sean secuenciales y no se repitan, es decir, que
no haya duplicidad de funciones.
Las causas se clasifican según M …

Este sistema facturación

Mano de Obra La forma como se desarrolla la tarea. El funcionario (operario)
manual debe desarrollar
de recolección, ya la
tarea en forma especializada, teniendo en cuenta unestá quedando obsoleto
componente en y/o
cualitativo
el mercado Ya están
cuantitativo. El funcionario puede desarrollar las tareas
pasando en aforma manual, semi-
los softwares
automatiza o automatizada. tecnológicos SAP que lo
Maquinaria El uso de maquinaria, equipos o dispositivos. Cuandoutilizan empresarialmente
la tarea requiere de
que permite gestionar y
maquinaria, equipos o dispositivos estos deben estar acordesloscon
planificar la acción
recursos de a realizar,
como también realizar los mantenimientos preventivostodasylascorrectivos
aéreas de respectivos
la
para el normal desarrollo del procedimiento. empresa y así ser más
eficientes en los procesos de
gestión. Al trabajar con un
Materiales Los materiales necesarios para desarrollar la tarea.método obsoleto como lo es
Es importante considerar la
escribir en talonario y dictar
calidad y el costo de los materiales involucrados enloslapedidos
tarea con el
es unafinsituación
de asegurar
productos, procedimientos y resultados que cumplan con los
obsoleta querequerimientos
hoy en día
estándar para minimizar esto está la
tecnología y la protección al
Medio
Con el cuidado del medio ambiente. Se analiza si el desarrollo de la tarea afecta el
medio ambiente. Y planificar
Ambiente
medio ambiente. La tarea se debe desarrollar con producción limpia, que implica
los recursos de todas
orden, limpieza y protección de los funcionarios involucrados. En términos
las aéreas de la
generales cumplir, con la Responsabilidad Social Empresarial RSE
empresa y así ser
más eficientes en los
Fuente: GARNICA SANDOVAL, Luz Stella. (2017). Clasificación de las 5procesosM a tener en
de gestión.
cuenta en la Matriz Resumen de Causas y en el Diagrama de Causa – EfectoAl trabajar con un
método obsoleto
como lo es escribir
en talonario y dictar
los pedidos es una
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que hoy en día para
minimizar esto está
la tecnología ejemplo
 utilizan
empresarialmente
que permite
gestionar y planificar
los recursos de todas
Diagrama de Causa Efecto las aéreas de la
empresa y así ser
Estudiante: (Roxana Herrera Oliviery) más eficientes en los
procesos de
gestión.eto como lo
El Preventista #2, llega a la
Distribuidora XYZ, y le es escribir en
dicta uno a uno de los talonario y dictar los
pedidos al Auxiliar de pedidos es una
Almacén #2, para que este
le realice el despacho de Software’s, situación obsoleta
los mismo, en lo que se maquinas, que hoy en día para
gastan una hora de tiempo celulares minimizar esto está
de trabajo en ese proceso. sistemas de
1. 2 El Preventista #1 la tecnología ejemplo
recorre su ruta (de
facturacion software SAP que lo
acuerdo con la utilizan
programación – Cuadro EFECT
1) visitando a los empresarialmente
clientes en su totalidad
OOOque permite
y registrando gestionar y planificar
manualmente los
pedidos en el talonario los recursos de todas
de orden de pedidos las aéreas de la
(7 horas) empresa y así ser
más eficientes en los
procesos de gestión.
método obsoleto
como lo es escribir
en talonario y dictar
los pedidos es una
situación obsoleta
MATRIZ RESUMEN DE CAUSAS que hoy en día para
Y DIAGRAMA DE CAUSA EFECTO minimizar esto está
la tecnología ejemplo
Matriz Resumen de Causas software SAP que lo
utilizan
Estudiante: Kevin Alexander García P. empresarialmente
que permite
Funcionario(s) gestionar y planificar
Tarea involucrado(s) en los recursos de todas
Redacte la causa Clasificación Efecto
identificada la tarea que ha las aéreas de la
identificado empresa y así ser
más eficientes en los
procesos de
gestión.rabajar con
un método obsoleto
lo es escribir en
talonario y dictar los
pedidos es una
situación obsoleta
que hoy en día para
minimizar esto está
la tecnología ejemplo
software SAP que lo
utilizan
empresarialmente
que permite
 los recursos de todas
las aéreas de la
empresa y así ser
más eficientes en los
procesos de gestión.
Actividad A En la Tarea 4, el Al trabajar con un
La estructura diagramada e
Tarea 4 auxiliar de método obsoleto
distribución de trabajo incu
almacén ya como en louna
es pérdida
escribir de ‘40 Minu
[El Auxiliar de cuenta con las que le toma
en talonario y dictaral Almacenista
Almacén lleva Auxiliar de órdenes de verificares
los pedidos la existencia
una de
al Auxiliar de Almacén despacho, una vez Método situación
productos y despachar pedi
obsoleta
Contabilidad la entrega al aux. que hoy en día puede
Acción que para elaborar
las órdenes de de contabilidad, simultaneidad,
minimizar esto está pues desde q
despacho, para podría llevarla al sale la orden de despacho c
la tecnología ejemplo
que proceda a la almacenista, tarea los productos transcurren 4
software SAP que lo
elaboración de que le tomaría 1 Minutos, hasta que llega a
utilizan
las facturas de minuto. manos del Almacenista. Si
cobro. empresarialmente
Auxiliar de almacén lleva l
que permite
orden al Almacenista,
A pesar que hace gestionar y planificar
inmediatamente después de
47 minutos se los recursos
entregadade todas de
al Auxiliar
Actividad B conoce la orden las aéreas de la le tomaría 1
contabilidad,
Tarea 9 de despacho, el empresa y así
Minuto, ser
pero se ahorrarían
almacenista Método más eficientes
minutos en el enproceso
los total.
[El Almacenista Almacenista verifica la procesos
(De nodeser
gestión.
posible el despac
verifica las existencia de los de productos sin la factura;
existencias y productos y así, este método ahorraría e
procede a procede a tiempo de verificación de
despachar los despachar. Labor existencia de los productos
pedidos] que le está los cambios en la orden de
tomando 40 despacho y factura, en caso
minutos. que no se hallen en existenc

Diagrama de Causa Efecto

Estudiante: Kevin Alexander García P.

EFECTO

En la Tarea 4, el auxiliar
de almacén ya cuenta
con las órdenes de
despacho, una vez la
A pesar que hace 47
minutos se conoce la
orden de despacho, el
almacenista verifica la
MATRIZ EVALUACION DE PUNTOS
La estructura diagramada
en la distribución de
trabajo incurren en una
pérdida de ‘40 Minutos’
que le toma al Almacenista
verificar la existencia de
productos y despachar
pedidos. Acción que puede
elaborar en simultaneidad,
pues desde que sale la
orden de despacho con los
productos transcurren 47
Minutos, hasta que llega a
manos del Almacenista. Si
el Auxiliar de almacén lleva
la orden al Almacenista,
inmediatamente después
de entregada al Auxiliar de
contabilidad, le tomaría 1
Minuto, pero se ahorrarían
40 minutos en el proceso
total.
(De no ser posible el
despacho de productos sin
la factura; aún así, este
método ahorraría el
tiempo de verificación de
existencia de los productos
y los cambios en la orden
de despacho y factura, en
caso de que no se hallen
en existencia).
 CONCLUSIONES

CAMILA TRUJILLO

Con el análisis de las tareas estudiadas de la Distribuidora XYZ, se pudo observar

mediante la Matriz DDT y la evaluación mediante puntos, que dentro de esta empresa
se presentan varias irregularidades, según el punto de vista de los Métodos De Trabajo
estas alteraciones están afectando la producción, la distribución y la rentabilidad de la
compañía.

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