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Términos de Referencia
República de Nicaragua
Ministerio de Hacienda y Crédito Público
Objetivo
Brindar nociones básicas sobre la
contratación de servicios de
consultoría, sus modalidades y generar
conocimientos que le permitan elaborar
Términos de Referencia (TDR)
pertinentes.
Términos de Referencia
Se aplican para servicios de carácter
intelectual y de asesoramiento,
provistos por consultores que cuentan
con la experiencia y destrezas para
evaluar, diseñar, asesorar, capacitar y
transferir conocimientos. Se
caracterizan porque predominan las
prestaciones de carácter intelectual.
Áreas donde aplica:
o Reformas institucionales
o Políticas sectoriales
o Reforzamiento institucional
o Reingeniería
o Análisis de avance y ejecución
de obra
o Desarrollo e implementación de
políticas públicas
o Elaboración de normativa y
procedimientos
Consideraciones generales
Es un mecanismo de transferencia de
destrezas y de actualización de los
conocimientos del contratante.
Tipos de consultores
No se requiere el soporte de una oficina.
La experiencia y calificaciones del individuo son la
consideración principal.
El trabajo en equipo o el enfoque
multidisciplinario no es necesario.
En general, se sugiere para prestar asesorías y
elaborar opiniones técnicas, donde el
conocimiento específico del especialista es clave.
Firmas:
Modalidades de la Selección de
Consultorías
Selección basada
en calidad y costo
Selección basada
en la calidad
Selección basada
en presupuesto fijo
Selección basada
en el menor costo
Selección basada en
Calificaciones
de consultores
Elaboración de Términos
de Referencia
PARA SU ELABORACION
Definición
Consideraciones generales
Responsabilidad de su elaboración
- Unidad técnica
- Unidad de adquisiciones
Presupuestos para elaborar TDR
Preparación de los funcionarios para elaborar
TDR
- Identificación de necesidad
- Mercado de consultoría
- Identificación de productos/resultados
- La “calidad” en consultoría
- Complejidad consultoría
Elementos básicos
Lo que no puede faltar en los TDR
Errores mas frecuentes al elaborar TDR
Minimizando riesgos.
Presupuestos
Preparación funcionarios
La elaboración adecuada y
pertinente de los TDR
implica un grado de
dominio mínimo de los
funcionarios responsables
técnicos en la materia o
ámbito de la consultoría.
Deben tener experiencia
en el trabajo a ser
contratado.
Identificación de la
necesidad
Identificar la necesidad a ser cubierta
por los servicios es esencial para la
elaboración de los TDR y el éxito de la
consultoría.
La identificación adecuada de la
necesidad también significa tener
conocimiento de la materia y del
ámbito donde se desarrolla la
consultoría.
Una vez identificada la necesidad es
necesario seleccionar el tipo o
variedades de servicios más adecuados
para satisfacer la necesidad.
Mercado de consultoría
Elementos
básicos
Deben indicar:
Contenido de TDR.
Antecedentes
Objetivos (General y
específicos)
Alcance del trabajo
Transferencia de
tecnología
Productos / Informes
Servicios locales, personal
y facilidades a ser
proveídas por el
contratante
Arreglos institucionales
Antecedentes
Resumir las principales características del
proyecto, describen los objetivos y
propósitos e
incluyen:
Nombre del Contratante.
Sitio de la consultoría y/o proyecto.
El propósito de la consultoría y/o
proyecto.
La historia del proyecto (lo realizado
hasta la fecha y por quién)
Lista de estudios y datos relevantes.
El motivo para usar consultores y los
problemas a ser resueltos.
Las actividades a cargo de los
consultores.
La fuentes de financiamiento.
Los arreglos para supervisión.
Objetivos
Describen los objetivos y los resultados
esperados del
trabajo. Objetivos típicos pueden incluir:
Preparación de planes de desarrollo.
Estudio de factibilidad.
Diseño de proyectos.
Preparación de documentos de
licitación.
Supervisión de obras.
Entrenamiento de personal.
Colección y análisis de datos.
Deberes institucionales
Servicios locales, personal y facilidades
a ser proveídos por el Contratante
Espacio de oficinas, vehículos, equipo
de computación, equipo de topografía y
telecomunicación.
A veces, el contratante no puede
proveer estos insumos por lo que
deben distinguirse en los TDR listados
separados para el contratante y el
consultor.
Definición contraparte técnica/personal
de apoyo
Arreglos Institucionales
El organigrama del Contratante y las
dependencias relacionadas al trabajo.
Otras instituciones relacionadas con el
trabajo.
Las responsabilidades de las personas
involucradas del contratante y de las
instituciones conexas.
La jerarquía y nivel de autoridad del
personal de contraparte.
El nivel de experiencia del personal del
contratante a ser integrado al grupo de
consultores.
Los requerimientos técnicos del
personal propuesto.
Estimación de costos y presupuesto
Consideraciones generales e importancia
La preparación de la estimación de
costos es un proceso interactivo
(mercado, entidad responsable,
BM/BID si hay financiamiento), que
busca que el trabajo se realice de
manera compatible con los objetivos
deseados y con los recursos
disponibles.
El costo estimado de una consultoría
tiene dos componentes principales:
- Remuneración u honorarios de los
consultores.
- Gastos reembolsables (directos y
necesarios).
La remuneración de los consultores, en
general, se calcula con base a su
dedicación (hora, día, semana, mes).
La cantidad de consultores y su
dedicación estimada deriva de las
actividades previstas en los TDR, por
ello estos deben ser lo más claros y
precisos cuando sea posible.
Una discrepancia entre el costo
estimado y las actividades previstas en
los TDR puede generar ofertas
inadecuadas.
La estimación de costos o su
actualización pueden llevar a la revisión
del alcance de los TDR.
Una estimación adecuada de costos es
una excelente herramienta a efectos de
la evaluación de oferta económica y
para la negociación (siempre que el
precio no haya sido factor de
evaluación, según BM/BID).
A los efectos anteriores también es muy
útil conocer los componentes de la
remuneración (varían conforme a la ley
aplicable o política de la industria o
sector del que se trate). Salario básico,
cargas sociales, utilidades, viáticos,
vacaciones, etc.
Transporte y traslados
Debe estimarse el número y tipo de vehículos, su
operación (combustible y repuestos) y costos de
mantenimiento.
En caso de relocalización del consultor debe
estimarse el costo del transporte de los efectos
personales al principio y al final de la consultoría.
Debe incluirse también el costo de hotel u
alojamiento, transporte local y misceláneos
(seguros, etc.).
En caso de consultorías cortas estos gastos se
pueden agrupar como viáticos.
En caso de consultores extranjeros
debe estimarse el costo del pasaje
aéreo en clase económica desde los
países que correspondan, impuestos y
traslados al aeropuerto.
Si la consultoría es por 6 o más meses,
debe calcularse un pasaje por
consultor cada 2 o 3 meses.
Los pasajes y transporte del personal
local o los traslados internos deben
calcularse conforme a las tarifas del
país.
Oficinas, equipamiento, comunicaciones y otros
insumos
Dependiendo del tipo de servicios deben estimarse
los costos de alquiler de una oficina, suministro de
insumos y equipos locales (papel, toner, hardware,
etc.). Estos conceptos se calculan bajo tarifas
locales.
Debe incluirse una cantidad por concepto de
comunicaciones locales e internacionales, según
tarifas locales.
Internet o teleconferencias pueden ser un medio
mas económico y permite sustituir traslados y
pasajes locales e internacionales.
Impuestos y tasas
Si bien los impuestos y
tasas locales no se
incluyen a los efectos de
la evaluación de la oferta
económica (no
representan un costo para
el Estado, ni son
financiados por el
BM/BID), es importante
incluirlos en el estimado
para el conocimiento y
consideración por los
consultores, pues si es un
costo para estos.
Los criterios de evaluación que se
adopten van a determinar la mejor
oferta que cumple con lo previsto en
los TDR para prestar el servicio con la
calidad requerida.
Los criterios deben garantizar la
objetividad.
Es buena práctica que aquellos que
intervinieron en la preparación de los
TDR, lo hagan en la definición de los
criterios de evaluación y su peso
relativo.
La evaluación requiere conocimiento de
los TDR, de los aspectos técnicos del
trabajo y de las calificaciones esperadas
de los consultores.
Principales criterios
- Experiencia específica
- Calidad de la metodología-plan de
trabajo
- Calificaciones personal clave
Dependiendo del trabajo a realizar
pueden agregarse los siguientes
criterios:
- Transferencia de conocimientos
- Otros (Participación de personal
nacional
CALIFICACION
Estas calificaciones deben ser definidas
con anterioridad para el criterio o
subcriterio. Ej. En el caso de
“Experiencia específica de los
consultores”:
- Pobre: Poca experiencia especifica,
personal insuficiente.
- Satisfactorio: Tienen experiencia en los
servicios, pero no los han prestado en la
región. Personal adecuado.
- Bueno: Tienen extensa experiencia en
los servicios y los han prestado en la
región. Personal especializado. La firma
cuenta con recursos adicionales.