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Tema 25
Tema 25
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
EL REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTOS. REQUISITOS
EN LA PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS. DERECHOS DE LOS
CIUDADANOS EN SUS RELACIONES CON LA ADMINISTRACIÓN
PÚBLICA. DERECHOS DE ACCESO A ARCHIVOS Y REGISTROS
PÚBLICOS. CLASES DE DOCUMENTOS.
INTRODUCCIÓN
En este tema abordamos el estudio de los documentos administrativos, como base de la
actividad administrativa, centrando nuestro desarrollo en el registro de documentación,
su acceso, clases de archivos, ordenación de los mismos y derechos que asisten a los
ciudadanos en sus relaciones con la Administración.
Por tanto, en nuestro estudio de este tema debemos alcanzar los siguientes objetivos:
Comprender el concepto de documento administrativo y establecer sus
diferencias con los documentos de los ciudadanos.
Discernir los tipos de documentos administrativos presentes en un
procedimiento administrativo.
Establecer los requisitos que deben cumplir los documentos presentados por los
ciudadanos ante la Administración.
Comprender los distintos tipos de copias de documentos que pueden ser
emitidas por la Administración, estableciendo sus semejanzas y diferencias.
Entender el concepto de desglose de documentos.
Entender los sistemas de formación de expedientes administrativos.
1.1.Reglas generales
Se recogen en la Ley 30/1992,1 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las
Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, artículo 38, en
los siguientes términos:
Los órganos administrativos llevarán un registro general en el que se hará el
correspondiente asiento de todo escrito o comunicación que sea presentado o
que se reciba en cualquier unidad administrativa propia. También se anotarán
en el mismo, la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a
otros órganos o particulares.
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En el ámbito de la Administración General del Estado, la normativa básica se contiene en el Real
Decreto 772/1999, de 7 de mayo, por el que se regula la presentación de solicitudes, escritos y
comunicaciones ante la Administración General del Estado, la expedición de copias de documentos y
devolución de originales y el régimen de las oficinas de registro.
Los órganos administrativos podrán crear en las unidades administrativas
correspondientes de su propia organización otros registros con el fin de facilitar
la presentación de escritos y comunicaciones. Dichos registros serán auxiliares
del registro general, al que comunicarán toda anotación que efectúen.
Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de
los escritos y comunicaciones, e indicarán la fecha del día de la recepción o
salida.
Concluido el trámite de registro, los escritos y comunicaciones serán cursados
sin dilación a sus destinatarios y a las unidades administrativas
correspondientes desde el registro en que hubieran sido recibidas.
Los registros generales, así como todos los registros que las Administraciones
públicas establezcan para la recepción de escritos y comunicaciones de los
particulares o de órganos administrativos, deberán instalarse en soporte
informático.
El sistema garantizará la constancia, en cada asiento que se practique, de un
número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha de entrada, fecha y hora de
su presentación, identificación del interesado, órgano administrativo remitente,
si procede, y persona u órgano administrativo al que se envía, y, en su caso,
referencia al contenido del escrito o comunicación que se registra.
Asimismo, el sistema garantizará la integración informática en el registro
general de las anotaciones efectuadas en los restantes registros del órgano
administrativo.
Cada Administración pública establecerá los días y el horario en que deban
permanecer abiertos sus registros, garantizando el derecho de los ciudadanos a
la presentación de documentos.
Las Administraciones públicas deberán hacer pública y mantener actualizada
una relación de las oficinas de registro propias o concertadas, sus sistemas de
acceso y comunicación, así como los horarios de funcionamiento.
1.3. Funciones
Las oficinas de registro, tanto de carácter general como de carácter auxiliar, desarrollan
las siguientes funciones:
La recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a cualquier
órgano o entidad de cualquier Administración pública.
La expedición de recibos de la presentación de solicitudes, escritos y
comunicaciones.
La anotación de asientos de entrada o salida de las solicitudes, escritos y
comunicaciones; de acuerdo con lo dispuesto en los apartados 2 y 3 del artículo
38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las
Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
La remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones a las personas, órganos o
unidades destinatarias; de acuerdo con lo dispuesto en el apartado 2 del artículo
38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las
Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
La expedición de copias selladas de los documentos originales que los
ciudadanos deban aportar junto con una solicitud, escrito o comunicación así
como el registro de dicha expedición.
La realización de cotejos y la expedición de copias compulsadas de
documentos originales aportados por los interesados.
Cualesquiera otras que se les atribuyan legal o reglamentariamente.
2.1.Lugares de presentación
a) En soporte papel.
A este respecto, se entiende por registro del órgano competente para la tramitación
cualquiera de los pertenecientes al departamento competente para iniciar aquélla, con la
excepción de los correspondientes a sus Organismos públicos.
Cuando se estime conveniente para facilitar a los ciudadanos la aportación de los datos e
informaciones requeridos o para simplificar la tramitación del correspondiente
procedimiento, el órgano competente para su instrucción o resolución podrá establecer
modelos normalizados de solicitud. En todo caso, deberán establecerse tales modelos
cuando concurra la circunstancia señalada en el artículo 70.4 de la Ley 30/1992, de 26
de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del
Procedimiento Administrativo Común.
Los modelos a los que se refiere el apartado anterior podrán integrarse en sistemas
normalizados de solicitud que permitan la transmisión por medios telemáticos de los
datos e informaciones requeridos siempre que se garantice el cumplimiento de los
requisitos contemplados en el artículo 45 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de
Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo
Común, y en el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la
utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas en la Administración
General del Estado. Los sistemas normalizados de solicitud deberá establecerse por
Orden del titular del Ministerio correspondiente, previo informe favorable del
Ministerio de Administraciones Públicas.
En este supuesto, el órgano competente para expedir el recibo deberá verificar la exacta
concordancia entre el contenido de la solicitud, escrito o comunicación original y el de
su copia.
Los ciudadanos, en sus relaciones con las Administraciones Públicas, tienen los
siguientes derechos:
c) A obtener copia sellada de los documentos que presenten, aportándola junto con los
originales, así como a la devolución de éstos, salvo cuando los originales deban obrar en
el procedimiento.
i) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y funcionarios, que habrán
de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones.
Los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los documentos que,
formando parte de un expediente, obren en los archivos administrativos, cualquiera que
sea la forma de expresión, gráfica, sonora o en imagen o el tipo de soporte material en
que figuren, siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos terminados
en la fecha de la solicitud.
El acceso a los documentos de carácter nominativo que sin incluir otros datos
pertenecientes a la intimidad de las personas figuren en los procedimientos de
aplicación del derecho, salvo los de carácter sancionador o disciplinario, y que, en
consideración a su contenido, puedan hacerse valer para el ejercicio de los derechos de
los ciudadanos, podrá ser ejercido, además de por sus titulares, por terceros que
acrediten un interés legítimo y directo.
El ejercicio de los derechos que establecen los apartados anteriores podrá ser denegado
cuando prevalezcan razones de interés público, por intereses de terceros más dignos de
protección o cuando así lo disponga una Ley, debiendo, en estos casos, el órgano
competente dictar resolución motivada.
a) Los que contengan información sobre las actuaciones del Gobierno del Estado o de
las Comunidades Autónomas, en el ejercicio de sus competencias constitucionales no
sujetas a Derecho Administrativo.
b) Los que contengan información sobre la Defensa Nacional o la Seguridad del Estado.
c) Los tramitados para la investigación de los delitos cuando pudiera ponerse en peligro
la protección de los derechos y libertades de terceros o las necesidades de las
investigaciones que se estén realizando.
d) Los archivos que sirvan a fines exclusivamente estadísticos dentro del ámbito de la
función estadística pública.
.e) El Registro Civil y el Registro Central de Penados y Rebeldes y los registros de
carácter público cuyo uso esté regulado por una Ley.
El derecho de acceso será ejercido por los particulares de forma que no se vea afectada
la eficacia del funcionamiento de los servicios públicos debiéndose, a tal fin, formular
petición individualizada de los documentos que se desee consultar, sin que quepa, salvo
para su consideración con carácter potestativo, formular solicitud genérica sobre una
materia o conjunto de materias. No obstante, cuando los solicitantes sean investigadores
que acrediten un interés histórico, científico o cultural relevante, se podrá autorizar el
acceso directo de aquellos a la consulta de los expedientes, siempre que quede
garantizada debidamente la intimidad de las personas.
5. CLASES DE DOCUMENTOS