TEMA 18 

 
EL REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTOS. REQUISITOS EN LA PRESENTACIÓN DE 
DOCUMENTOS. EL ARCHIVO: CONCEPTO, CLASES Y PRINCIPALES CRITERIOS DE ORDENACIÓN. 
  
1.El registro de documentos: concepto y funciones. Presentación, recepción, entrada y salida de 
documentos.   
1.1. Concepto de registro 
Existen diversas definiciones del registro, entre las que cabe citar las siguientes: 
- “​Libro en el que se registran sucesivamente las actas, los documentos y las cuentas​”. 
- “​Libro en el que regularmente se contiene la inscripción de información homogénea 
ordenada cronológica y alfabéticamente​”. 
Dado que solo nos interesan los registros administrativos es necesario dar un concepto 
restringido de los mismos: 
- Los registros administrativos son libros en los que se hace constar, fundamentalmente, la 
entrada y salida de documentos en los organismos públicos. 
Las oficinas de registro son unidades administrativas con consideración de órgano administrativo 
por tener atribuidas funciones con efectos jurídicos frente a terceros. 
 
1.2. Tipos de registro 
Comunes a todos los Organismos Públicos: 
- Registro General. 
- Registro de Entrada de Documentos. 
- Registro de Salida de Documentos. 
Específicos, es decir, en virtud del objeto del mismo: 
- Registro de Personal. 
- Registro de Intervención. 
- Registro de la Propiedad, etc. 
 
1.3. Unidades de registro 
Cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General, en el que se hará el 
correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba. También se 
podrán anotar en el mismo, la salida de los documentos oficiales dirigidos a otros órganos o 
particulares. 
Los Organismos Públicos vinculados o dependientes de cada Administración podrán disponer de 
su propio registro electrónico plenamente interoperable e interconectado con el Registro 
Electrónico General de las Administración de la que depende. 
El Registro Electrónico General de cada Administración funcionará como un portal que facilitará el 
acceso a los registros electrónicos de cada Organismo. Todos ellos cumplirán con las garantías y 
medidas de seguridad previstas en la legislación en materia de protección de datos de carácter 
personal. 
Las disposiciones de creación de los registros electrónicos se publicarán en el diario oficial 
correspondiente y su texto íntegro deberá estar disponible para consulta en la sede electrónica 
de acceso al registro. Dichas disposiciones especificarán el órgano o unidad responsable de su 
gestión, así como la fecha y hora oficial y los días declarados como inhábiles. 
 
1.4. Contenido en la anotación registral 
Según el art. 16.3 LPA, en la anotación del Registro constará, respecto de cada documento: 
- Un número de orden. 
- Epígrafe expresivo de su naturaleza. 
- Fecha y hora de su presentación. 
- Identificación del interesado. 
- Órgano administrativo remitente, si procede. 
- Persona u órgano administrativo al que se envía. 
- Referencia al contenido del documento que se registra en su caso. 
Para garantizar la constancia de cada asiento que se practique se emitirá automáticamente un 
recibo consistente en una copia autenticada del documento de que se trate. 
Concluido el trámite de registro, los documentos serán cursados sin dilación a sus destinatarios 
y a las unidades administrativas correspondientes. 
Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida. 
 
1.5. Registros en los que se podrán presentar documentos dirigidos a la Administración 
1.5.1. Registro y otros lugares de presentación 
Los documentos que los ciudadanos dirijan a los órganos de las Administraciones Públicas podrán 
presentarse: 
a) En el registro electrónico de la Administración u Organismo al que se dirijan, así como en 
los restantes registros electrónicos de cualquiera de los sujetos del sector público. 
b) En las oficinas de Correos. 
c) En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero. 
d) En las oficinas de asistencia en materia de registros. 
e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes. 
Los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas, deberán 
ser digitalizados para su incorporación al expediente administrativo electrónico devolviéndole los 
originales al interesado. 
 
1.5.2. Los registros electrónicos 
Los registros electrónicos de todas y cada una de las Administraciones, deberán ser plenamente 
interoperables. 
Reglamentariamente, las Administraciones podrán establecer la obligación de presentar 
determinados documentos por medios electrónicos para ciertos procedimientos y colectivos de 
personas físicas. 
Las Administraciones Públicas deberán hacer pública y mantener actualizada una relación de las 
oficinas en las que se prestará asistencia para la presentación electrónica de documentos. 
 
1.5.3. Cómputo de plazos en los registros 
Cada Administración Pública publicará los días y el horario en el que deban permanecer abiertas 
las oficinas. 
El registro electrónico se regirá a efectos de cómputo de plazos, por la fecha y hora oficial de la 
sede electrónica de acceso. 
El funcionamiento del registro electrónico se regirá por las siguientes reglas: 
a) Permitirá la presentación de documentos todos los días del años durante las 24 horas. 
b) A los efectos del cómputo de plazo fijado en días hábiles, la presentación en un día 
inhábil se entenderá realizada en la primera hora del primer día hábil siguiente. 
c) El inicio del cómputo de los plazos que hayan de cumplir las Administraciones Públicas 
vendrá determinado por la fecha y hora de presentación en el registro electrónico. En 
todo caso, la fecha y hora efectiva de inicio del cómputo de plazos deberá ser 
comunicada a quien presentó el documento. 
La sede electrónica del registro de cada Administración Pública u Organismo, determinará, 
atendiendo al ámbito territorial en el que ejerce sus competencias el titular de aquélla y al 
calendario de días inhábiles a efectos de cómputos de plazos, los días que se considerarán 
inhábiles a los efectos expuestos. 
 
1.6. Las funciones del registro 
La razón de ser del registro es dar fe, dejar constancia del documento en un triple sentido: 
a) Positivo: el documento registrado ha entrado o salido del Organismo. 
b) Negativo: el documento no registrado se presupone que no ha entrado o salido del 
Organismo. 
c) Cronológico: se da fe de la fecha de presentación. 
Podrán definirse las funciones del registro como: 
a) Función de análisis o descripción del documento. 
b) Función de control y tramitación de expedientes. 
c) Función de garante legal para Administración y administrados. 
d) Función inventarial y estadística de los documentos. 
Las oficinas de registro desarrollan las siguientes funciones: 
a) La recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a cualquier órgano o 
entidad de cualquier Administración Pública. 
 b) La expedición de recibos de la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones. 
c) La anotación de asientos de entrada o salida de las solicitudes, escritos y 
comunicaciones. 
d) La remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones a las personas, órganos o unidades 
destinatarias. 
e) La expedición de copias selladas de los documentos originales que los ciudadanos deban 
aportar junto con la solicitud, escrito o comunicación así como el registro de dicha 
expedición. 
f) La realización de cotejos y la expedición de copias compulsadas de documentos originales 
aportados por los interesados. 
g) Cualesquiera otras que se les atribuyan legal o reglamentariamente. 
 
1.7. El registro y tratamiento de los documentos según el ROFEL 
1.7.1. El Registro General 
En todas las Entidades locales habrá un Registro General para que conste con claridad la entrada 
de los documentos que se reciban y la salida de los que hayan sido despachados 
definitivamente. 
El Registro General permanecerá abierto al público todos los días hábiles durante las horas 
prevenidas en la legislación de procedimiento administrativo común. 
 
1.7.2. Función y acceso 
El Registro General estará establecido de modo que garantice la constancia de la entrada y salida 
de todos los documentos que tengan como destinatario o expida la Entidad local. Los libros o 
soporte documental del Registro, no podrán salir bajo ningún pretexto de la Casa Consistorial. El 
acceso a su contenido se realizará mediante consulta de los mismos en el lugar en que se 
encuentren custodiados o mediante la expedición de certificaciones y testimonios. 
 
1.7.3. Contenido de los asientos 
Los asientos del Registro contendrán referencia exacta a cada uno de los documentos que se 
remitan desde las oficinas locales o que en ellas se reciban. 
 
A) De entrada 
Al efecto de los de entrada, deberán constar los siguientes extremos: 
a) Número de orden correlativo. 
b) Fecha del documento, con expresión del día, mes y año. 
c) Fecha de ingreso del documento en las oficinas del Registro. 
d) Procedencia del documento. 
e) Extracto, reseña o breve referencia del asunto comprendido en el cuerpo del escrito 
registrado. 
 f) Negociado, sección o dependencia a que corresponde su conocimiento. 
g) Resolución del asunto, fecha y autoridad que la haya dictado. 
h) Observaciones para cualquier anotación que en caso determinado pudiera convenir. 
 
B) De salida 
Los asientos de salida se referirán a estos conceptos: 
a) Número de orden. 
b) Fecha del documento. 
c) Fecha de salida. 
d) Autoridad, negociado, sección o dependencia de donde procede. 
e) Autoridad, Corporación o particular a quien se dirige. 
f) Extracto de su contenido. 
g) Referencia, en su caso, al asiento de entrada. 
h) Observaciones 
 
C) Modo de practicarlos 
Los asientos han de practicarse de forma clara y concisa, sin enmiendas ni raspaduras. 
 
1.7.4. Tratamiento de los documentos 
Los expedientes tramitados pasarán periódicamente al archivo y tendrán índice alfabético 
duplicado en que se exprese el asunto, número de folios y cuantos detalles se estimen 
convenientes. 
 
1.8. Especial referencia al Registro en el Ayuntamiento de Madrid 
El Título V de la Ordenanza de Atención a la Ciudadanía y Administración Electrónica del 
Ayuntamiento de Madrid, de 26 de febrero de 2019 (arts. 36 a 42), regula el funcionamiento del 
Registro Electrónico General del Ayuntamiento de Madrid, así como el papel que juegan las oficinas 
de asistencia en materia de registro. Adicionalmente se regula el cómputo de plazos en el 
registro y la aportación de documentos por parte de la ciudadanía al procedimiento 
administrativo. 
 
1.8.1. Registro Electrónico General del Ayuntamiento de Madrid 
El Ayuntamiento de Madrid dispone de un Registro Electrónico General. Los organismos públicos 
vinculados o dependientes podrán disponer de su propio registro electrónico plenamente 
interoperable e interconectado. 
El acceso al Registro Electrónico General funcionará como un portal que facilitará el acceso a los 
registros electrónicos de cada organismo e indicará la fecha y hora oficial así como la relación de 
los días declarados inhábiles. En este Registro se podrán presentar documentos todos los días 
del año durante las 24 horas. 
Las disposiciones de creación de los registros electrónicos se publicarán en el BOAM y su texto 
íntegro deberá estar disponible para consulta en la Sede Electrónica de acceso al registro. En la 
Sede Electrónica de acceso a cada registro figurará la relación actualizada de trámites que 
pueden iniciarse en el mismo. 
El Registro Electrónico General será complementado por las oficinas de asistencia en materia de 
registro. 
 
1.8.2. Funcionamiento 
En el Registro Electrónico General se hará el correspondiente asiento de todo documento que sea 
presentado o que se reciba en cualquier órgano administrativo del Ayuntamiento de Madrid y de 
los demás sujetos enumerados en el art. 3.1. 
La Ordenanza será aplicable desde el punto de vista subjetivo a: 
- El Ayuntamiento de Madrid. 
- Los organismos públicos y entidades de derecho público vinculadas o dependientes del 
Ayuntamiento de Madrid. 
- Las sociedades mercantiles y otras entidades de derecho privado vinculadas o 
dependientes del Ayuntamiento de Madrid quedarán sujetas a los principios previstos en 
los artículos 5, 6 y 7. 
- Personas o sujetos con capacidad de obrar ante la las Administraciones Públicas, de 
conformidad con el art. 3 LPA. 
También se podrá anotar en el mismo, la salida de los documentos oficiales dirigidos a otros 
órganos de las Administraciones públicas, de sus organismos o entidades vinculadas o 
particulares. 
Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los 
documentos, e indicarán la fecha del día en que se produzcan. 
El Registro Electrónico General del Ayuntamiento de Madrid y los registros electrónicos de sus 
entidades y organismos vinculados o dependientes garantizarán la constancia de: 
a) Un número o código de registro individualizado. 
b) La naturaleza del asiento. 
c) La fecha y hora de su presentación. 
d) La identificación de la persona interesada. 
e) La identificación de la persona que actúa como representante. 
f) El órgano administrativo remitente, si procede. 
g) La identificación del órgano al que se dirige el documento electrónico. 
h) La referencia del procedimiento con el que se relaciona, si procede. 
El Registro Electrónico General emitirá automáticamente un recibo consistente en una copia 
autenticada del documento electrónico de que se trate. 
El contenido del recibo será el siguiente: 
 a) El contenido del escrito, comunicación o solicitud presentada mediante el asiento en el 
Registro Electrónico General, siendo admisible a estos efectos la reproducción literal de 
los datos introducidos en el formulario de presentación. 
b) La fecha y hora de presentación que determinará el inicio del cómputo de plazos. 
c) El número o identificador del asiento en el Registro Electrónico General. 
d) La enumeración y denominación de los documentos que acompañen y se adjunten al 
documento presentado. 
e) El código de identificación del órgano al que se dirige el escrito, comunicación o solicitud 
presentada. 
No se tendrán por presentados en el Registro Electrónico General aquellos documentos e 
información para los que la normativa establezca otra norma de presentación. 
Se podrán rechazar documentos electrónicos que contengan código malicioso o dispositivo 
susceptible de afectar a la integridad de la seguridad del sistema. 
En ningún caso se derivarán consecuencias desfavorables para la ciudadanía, en particular 
respecto del cómputo de plazos, derivadas de incidencias en el funcionamiento del Registro 
Electrónico General, siempre que estas puedan ser acreditadas, de conformidad con lo 
establecido en el art. 35 de esta ordenanza. 
 
1.8.3. Presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones 
Los documentos que las personas interesadas dirijan a los órganos del Ayuntamiento de Madrid y 
demás sujetos enumerados en el art. 3.1, podrán presentarse: 
a) En el Registro Electrónico General del Ayuntamiento de Madrid o del organismo público o 
entidad vinculada al que se dirijan, así como en los restantes registros electrónicos de 
cualquier Administración pública. 
b) En las oficinas de Correos. 
c) En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero. 
d) En las oficinas de asistencia en materia de registros. 
e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes. 
Mediante esta ordenanza el Ayuntamiento de Madrid establece la obligación de presentar 
determinados documentos por medios electrónicos para aquellos trámites, procedimientos y 
colectivos de personas físicas que así se indique en el anexo. Dicho anexo se publicará en la 
Sede Electrónica del Ayuntamiento de Madrid. 
 
1.8.4. Oficinas de asistencia en materia de registro 
En las oficinas de asistencia en materia de registro se podrá recibir información y orientación 
acerca de los procedimientos, trámites y documentación necesarios para formular solicitudes y 
acceder a los servicios públicos. 
Además, las personas podrán presentar las solicitudes, escritos y comunicaciones que vayan 
dirigidos a las Administraciones Públicas. 
La Sede Electrónica del Ayuntamiento de Madrid publicará y mantendrá actualizada en todo 
momento la relación de las oficinas de asistencia en materia de registro, su horario, así como el 
acceso a la relación de personas de la función pública habilitadas para la asistencia en el uso de 
los medios electrónicos a las personas físicas interesadas. 
Tienen naturaleza de órgano administrativo de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 5 LRJSP. 
La creación, modificación o supresión de las oficinas de asistencia en materia de registro se 
efectuará mediante resolución del órgano competente que deberá publicarse en el BOAM. 
 
1.8.5. Funciones de las oficinas de asistencia en materia de registro 
Realizarán las funciones siguientes: 
a) La recepción y digitalización de las solicitudes, escritos y comunicaciones, así como los 
documentos que las acompañen devolviendo los originales a la persona interesada. 
b) La expedición de recibos que acrediten la fecha y hora de presentación de las solicitudes, 
comunicaciones y escritos. 
c) La anotación de asientos de entrada y, en su caso, salida de las solicitudes, escritos y 
comunicaciones. 
d) La remisión de solicitudes, comunicaciones y escritos a los órganos, servicios o unidades 
destinatarias. 
e) La emisión de las diligencias de constatación de las solicitudes, comunicaciones y escritos 
que se hayan presentado, en los términos previstos en el artículo 12 del Reglamento de 
Fe Pública. 
f) El ofrecimiento a la ciudadanía de la información y orientación acerca de los 
procedimientos, trámites y documentación necesarios para formular solicitudes y acceder 
a los servicios públicos municipales. 
g) La asistencia en el uso de medios electrónicos a las personas interesadas no incluidos el 
artículo 14.2 y 3 LPA, que así lo soliciten. 
h) La asistencia a la persona interesada por una funcionaria o funcionario con habilitación 
para la identificación y firma electrónica, y presentación de solicitudes a través del 
Registro Electrónico General del Ayuntamiento de Madrid. 
i) La tramitación del apoderamiento ​apud acta​ mediante comparecencia personal o 
electrónica en las oficinas de asistencia en materia de registro. 
j) La inscripción, revocación, prórroga o denuncia de poderes en el Registro Electrónico 
General de Apoderamientos a través de funcionarias o funcionarios con habilitación. 
k) La expedición de copias auténticas electrónicas de los documentos públicos 
administrativos o privados en los términos previstos en el artículo 12 del Reglamento de 
Fe Pública. 
 l) La realización de notificaciones con ocasión de la comparecencia espontánea de la 
persona interesada o su representante en las oficinas de asistencia en materia de 
registro y se solicite la comunicación o notificación personal en ese momento. 
m) La entrega a las personas interesadas del código de identificación del órgano, centro o 
unidad administrativa a los que se dirigen las solicitudes. 
n) La entrega de información sobre protección de datos correspondiente al tratamiento de 
los datos personales de las personas interesadas. 
Las funcionarias y los funcionarios con habilitación de las oficinas de asistencia en materia de 
registro deberán verificar la identidad de las personas interesadas en el procedimiento 
administrativo, mediante la comprobación de su nombre y apellidos o denominación o razón social 
que consten en el DNI o documento identificativo equivalente. 
 
1.8.6. Cómputo de plazos en los registros 
El Ayuntamiento de Madrid publicará en su Sede Electrónica el calendario oficial de días inhábiles 
que será el único calendario que se aplicará a efectos del cómputo de plazos en los registros 
electrónicos. Asimismo, se publicarán los días y el horario en el que permanecerán abiertas las 
oficinas de asistencia en materia de registro. 
El Registro Electrónico General del Ayuntamiento de Madrid se regirá a efectos de cómputo de 
plazos, por la fecha y hora oficial de la Sede Electrónica de acceso. 
A los efectos del cómputo de plazos fijado en días hábiles la presentación en un día inhábil se 
entenderá realizada en la primera hora del primer día hábil siguiente. Los documentos se 
considerarán presentados por el orden de hora efectiva en el que lo fueron en el día inhábil. 
El inicio del cómputo de los plazos para resolver vendrá determinado por la fecha y hora de 
presentación en el Registro Electrónico General del Ayuntamiento de Madrid. 
 
1.8.7. Responsabilidad 
El Ayuntamiento de Madrid no responderá del uso fraudulento que las usuarias y los usuarios del 
sistema puedan llevar a cabo de los servicios electrónicos prestados en general, y mediante el 
uso de los servicios del Registro Electrónico General, en particular. 
En el caso de presentación de documentos electrónicos que contengan cualquier tipo de código 
malicioso o dispositivo susceptible de afectar a la integridad o seguridad del sistema, además de 
tenerse por no presentados de acuerdo con lo establecido en el art. 37.7, en el caso de probarse 
la intencionalidad dolosa en su envío podrá dar lugar a la exigencia de las correspondientes 
responsabilidades civiles o penales en su caso, así como a la exigencia de las indemnizaciones 
por daños y perjuicios que sean procedentes. 
No se derivarán consecuencias desfavorables para la ciudadanía respecto del cómputo de 
plazos, resultado de incidencias en el funcionamiento del Registro Electrónico General. 
 
2.El archivo de documentos: concepto y funciones 
2.1. Definición doctrinal 
Según el diccionario, la palabra archivo tanto puede referirse al edificio que contiene los 
documentos, al mueble que los guarda, es decir, el continente, como a los documentos en aquéllos 
conservados, es decir, el contenido. 
 
2.2. La definición legal de la Ley del Patrimonio Histórico Español 
Esta norma establece que, son archivos “​los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de 
varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus 
actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión 
administrativa​”. Asimismo, se entiende por archivos las “​instituciones culturales donde se reúnen, 
conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos 
orgánicos​”. 
Según el art. 61.2 de dicha Ley “​los Archivos, Bibliotecas y Museos de titularidad estatal y 
carácter nacional serán creados mediante Real Decreto​”. 
 
2.3. Funciones del archivo 
2.3.1. Adquisición o recogida de la documentación 
En una etapa prearchivística puede situarse la función de adquisición o recogida de la 
documentación. 
Esta etapa prearchivística implica dos momentos: 
- Uno de preparación, con una actitud activa por parte del archivero. 
- Otro de recepción, pasiva en su inicio por parte del archivero. 
Y dentro de la etapa propiamente archivística deben considerarse las funciones de: 
 
2.3.2. Conservación del documento 
Significa controlar el medio ambiente para crear un microclima artificial ideal para el documento y 
su porvenir. 
 
2.3.3. Difusión de la documentación 
Puede llevarse a cabo bien a través de programas de publicación por medio de sistemas 
tradicionales de diversos tipos de instrumentos informativos o bien creando sistemas 
informatizados para la descripción y difusión de la información archivística. 
Hay que recordar que la Constitución de 1978 incluye un precepto fundamental a estos efectos de 
la función informativa de los archivos. Dice el art. 105, apartado b), que la ley regulará el acceso 
de la ciudadanos a los archivos y registros administrativos. Esta regulación se ha llevado a cabo 
en la LPA y en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública 
y buen gobierno. 
 
 
3.Clases de archivos y criterios de ordenación 
3.1. Idea general de la tipología de archivos 

 
Existen en primer lugar los archivos privados que no revisten especial interés para nosotros. Nos 
interesan los archivos públicos. 
 
3.2. Criterios de ordenación de los archivos 
Los criterios de ordenación más frecuentemente utilizados son: 
- Orgánico: tiene en cuenta el órgano del que proceden los documentos. 
- Funcional: toma en consideración las diversas competencias o funciones de cada órgano. 
- Alfabético: suele ser muy utilizado por su sencillez. 
- Numérico: consiste en atribuir números de forma progresiva a cada documento o 
conjunto de documentos. 
- Decimal: es una variante de la clasificación numérica que combina la fórmula simple de 
ésta con una base ideológica. 
- Cronológico: se utiliza para las distintas divisiones del tiempo y en la Administración tiene 
prioridad sobre otras clasificaciones en los documentos de carácter económico. 
- Geográfico o topográfico: es una variante de la alfabética, tomando como base las 
divisiones de un territorio. 
- Mixto: es la que más se utiliza y la de mayor eficacia dado que combina distintos criterios 
de forma conjunta o sucesiva. 
 
3.3. Archivos históricos 
Son los que custodian documentos que tienen valor histórico en sí mismos. Son los únicos que 
recogen la documentación para siempre. Analizaremos los más importantes. 
 
A) Archivo Histórico Nacional 
Su origen estuvo en la necesidad de guardar y organizar la documentación procedente de 
instituciones religiosas, como consecuencia de la Desamortización eclesiástica del XIX. Con este 
fin se establece por Real Decreto de 28 de marzo de 1866, constituyendo aquella documentación 
su núcleo inicial. 
 
B) Archivo de la Corona de Aragón 
Es el primer Archivo español con partida de nacimiento conocida: una escritura del 25 de octubre 
de 1180. Está en Barcelona. Junto con el del Vaticano es el más completo e importante Archivo 
medieval del mundo. 
 
C) Archivo General de Simancas 
Fundado por Real Cédula de 1549 por Carlos V para custodiar la documentación del Reino de 
Castilla, que hasta entonces se recogía en Medina. 
 
D) Archivo General de Indias 
Con sede en Sevilla, fue creado por Carlos III, en 1785, con objeto de reunir en un sólo depósito 
toda la documentación de los organismos centrales de gobierno de las provincias de América y 
Filipinas. 
 
E) Centro Documental en la Memoria Histórica 
Creado por Real Decreto 697/2007, de 1 de junio, tiene la finalidad de reunir y recuperar todos los 
fondos documentales, testimonios orales y por cualquier otro medio relativos al periodo histórico 
comprendido entre 1936 y 1978, fundamentalmente para que sean puestos a disposición de los 
interesados. En él se integra el Archivo General de la Guerra Civil Española. 
 
F) Archivo de la Real Chancillería de Valladolid 
Recopila la documentación de este Tribunal de Justicia y tiene su sede en Valladolid. Creado a 
raíz de la convocatoria de las Cortes de Toro en el año 1371. 
 
3.4. Los archivos administrativos de la Administración General del Estado 
Son aquellos que conservan documentos de utilidad para el buen funcionamiento de la 
Administración y cuya organización corresponde a los servicios, entidades o instituciones que 
generan, reciben o gestionan los documentos que contienen. 
Los documentos administrativos forman parte del Patrimonio Documental y por ello deben ser 
conservados de forma ordenada al menos durante un tiempo determinado. 
Para cumplor este objetivo y para facilitar, además, la gestión existen los tipos de archivos 
administrativos que figuran en el siguiente cuadro: 
  
 
3.4.1. Archivos de gestión 
En estos archivos se custodian los documentos mientras dura la tramitación de los mismos; 
mientras el expediente al que pertenece el documento no ha sido resuelto y llevado a la práctica 
tal resolución. 
 
A) Características 
- Es un archivo que pertenece a la primera edad de los documentos. 
- Se trata de un Archivo de documentos corrientes. Está cerca del funcionario responsable 
de su tramitación.  
- Es un Archivo en que prevalece el valor primario o administrativo. 
- Es un Archivo en vías de formación. 
- Es una dependencia productora que hace transferencias al Archivo General. 
- Los documentos depositados en el Archivo de Gestión, tienen plena vigencia administrativa, 
por lo que su conservación ha de ser total, sin eliminación o expurgo alguno. 
- Los Archivos de gestión no son de libre consulta ya que a él solo pueden acceder los 
interesados en los procedimientos administrativos. 
 
 
B) La actuación sobre los documentos 
La actividad se centra sobre todo en las siguientes actuaciones: 
1. El expurgo o eliminación de documentos debe realizarse con aquellos que no deben 
transferirse a la siguiente fase de archivo. 
2. En los Archivos de gestión el expurgo no alcanza a los documentos originales, sino 
únicamente a las copias. 
3. Documentos tales como notas interiores, relaciones de envíos, duplicados, etc. pueden 
destruirse entre los 3 y 5 años de generarse. 
4. La documentación informativa puede necesitar de expurgos realizados con carácter 
periódico. 
El asesoramiento de expertos en archivística es preciso, ante la duda de destruir o no 
documentos originales. 
 
3.4.2. Archivos centrales 
A) Documentos que recibe 
El Archivo Central de cada Ministerio recibe la totalidad de los expedientes en que se hayan 
dictado actos administrativos de resolución que afecten de algún modo a derechos o intereses 
del Estado o de los administrados, cuando dichos actos hayan devenido firmes y se hayan 
practicado por la Administración las actuaciones conducentes a la total ejecución de sus 
pronunciamientos. Tales expedientes proceden de los Archivos de Gestión de las dependencias 
centrales e institucionales del Ministerios de que se trate. 
 
B) Periodicidad de remisión de la documentación 
La remisión de expedientes al Archivo central se producirá anualmente, en las fechas y forma 
que se determine por el Subsecretario del Ministerio. 
 
C) Tiempo de permanencia de los documentos en el archivo 
Los expedientes permanecen custodiados en el Archivo Central durante 15 años. En este sentido, 
señala el art. 3 del Decreto 914/1969 que la documentación de los Archivos Centrales de los 
Ministerios se trasladará al Archivo General de la Administración Civil al cumplirse los 15 años de 
su ingreso en los mismos. 
 
3.4.3. Archivos intermedios 
Son los encargados de recibir y tratar los documentos procedentes de los distintos Archivos 
centrales y custodiarlos hasta que pasen a los Archivos Históricos. En España son Archivos 
intermedios el Archivo General de la Administración, el Depósito Regional de Cervera y los Archivos 
Provinciales. 
 
 
 a) Archivo General 
- Periodicidad de remisión de la documentación 
Una vez que han completado 15 años de permanencia en el Archivo Central se 
remiten al Archivo General. 
- Tiempo de permanencia de los documentos en el archivo 
Los documentos que llegan a este archivo carecen ya de valor administrativo y se 
guardan en él hasta que se cumplen 25 años desde la fecha en que fueron 
extendidos. Transcurrido este plazo, los que tengan tal trascendencia que puedan 
ser calificados de interés histórico no se destruyen, sino que se remiten al 
Archivo Histórico Nacional para su conservación definitiva. 
- Creación del Archivo General y dependencias 
El Archivo General se crea por el Decreto, ya citado, 914/1969, de 8 de mayo y está 
en Alcalá de Henares. 
El art. 1 de dicho Decreto establece que se crea el Archivo General de la 
Administración Civil con la misión de recoger, seleccionar, conservar y disponer los 
fondos documentales de la Administración Pública que carezcan de vigencia 
administrativa. 
- Remisión de documentos al Archivo Histórico 
Por el Archivo General se formulará propuesta a la Subdirección para remitir al 
Archivo Histórico Nacional aquella documentación que con más de 25 años de 
antigüedad carezca de validez administrativa y tenga valor histórico. Este órgano 
resolverá en cada caso (art. 3) 
b) Archivos Provinciales 
Serán remitidos por los Archivos de Gestión de las diversas unidades administrativas al 
Archivo Provincial depositado en el Archivo Provincial y transcurridos 25 años desde que 
se elaboró el documento, se determinará o se remitirá, en su caso, al Archivo Histórico 
Nacional de Madrid (art. 5 del Decreto 914/1969) 
 
3.5. El Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid 
3.5.1. Concepto de documento de archivo 
Se entiende por documento de archivo a toda expresión testimonial de las actividades del 
hombre y de los grupos humanos en cualquier lenguaje y en cualquier tipo de soporte material. 
 
3.5.2. Concepto de archivo 
Se entiende por archivo, también a los fines de la Ley, el Fondo de Archivo y el Centro de Archivo. 
a) Fondo de Archivo 
Es el conjunto orgánico de documentos generados por cualquier Institución pública o 
privada, persona física o jurídica, en el ejercicio de sus funciones, que son testimonio de 
 las actividades que realizan y que han de dar servicio a los ciudadanos por medio de la 
custodia e información de sus derechos e intereses, la buena gestión de las Instituciones 
y el fomento de la investigación que ayude al progreso y promueva la cultura. 
b) Centro de Archivo 
Es el lugar donde se custodian, organizan y sirven los documentos de diferentes fondos 
de archivo de una o diversas procedencias, dotado de instalaciones adecuadas y 
personal suficiente en los Centros de Archivo podrán ingresar, además de fondos de 
archivo, documentos, colecciones de documentos de archivo o colecciones de 
documentación de valor informativo que con el paso del tiempo hubiesen adquirido la 
condición de testimonio relevante. 
 
3.5.3. Concepto de colección de documentos de archivo 
Se entiende por colección de documentos de archivo la reunión de documentos del mismo o 
diferente origen que han perdido por diversas causas su carácter orgánico. 
 
3.5.4. Los tipos de documentos que forman el Patrimonio documental madrileño 
A) Documentos de toda época de la Administración Autonómica y Local de la Comunidad de 
Madrid 
Forman parte del patrimonio documental madrileño todos los documentos de archivo generados 
en cualquier época, producidos, reunidos o conservados en el ejercicio de sus funciones por: 
a) La Asamblea de Madrid. 
b) Todos los órganos de Gobierno y de la Administración general e institucional de la 
Comunidad de Madrid. 
c) Todas las Entidades de la Administración Local madrileña. 
d) Las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente la CAM, así como las 
personas privadas, físicas o jurídicas gestoras de servicios públicos en la CAM. 
e) Los documentos producidos, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por 
las personas físicas en el desempleo de los cargos públicos en cualquiera de los órganos 
de los apartados anteriores. 
 
B) Documentos de toda época de otras Administraciones y Organismos 
Forman parte, además, del Patrimonio Documental madrileño los documentos de cualquier época 
producidos, conservados o reunidos por: 
a) Los órganos de la Administración periférica del Estado en la Comunidad de Madrid. 
b) Los órganos de la Administración de Justicia de ámbito madrileño. 
c) Las universidades y demás centros públicos de enseñanza radicados en el territorio de 
la Comunidad de Madrid. 
d) Las notarías y los registros públicos del territorio de la Comunidad de Madrid. 
 e) Las academias científicas y culturales, los colegios profesionales y las cámaras de ámbito 
madrileño. 
f) Cualquier otro organismo o entidad de titularidad estatal que, radicado en el territorio 
madrileño, sea de interés para la Comunidad de Madrid. 
 
C) Documentos de más de 40 años de edad 
Forman también parte del patrimonio documental madrileño los documentos con una antigüedad 
superior a los 40 años producidos en el ejercicio de sus funciones por: 
a) Las Entidades eclesiásticas de carácter diocesano. 
b) Las Entidades y Asociaciones de carácter político, sindical o empresarial de ámbito 
madrileño. 
c) Las Fundaciones y Asociaciones culturales, científicas y educativas de carácter privado 
establecidas en la CAM. 
d) Las Empresas privadas establecidas en la Comunidad de Madrid. 
e) Cualquier otro tipo de Asociaciones y Sociedades radicadas en la Comunidad de Madrid. 
 
D) Documentos de más de 100 años de antigüedad 
Forman parte igualmente del patrimonio documental madrileño los documentos con una antigüedad 
superior a 100 años radicados en el territorio de la Comunidad de Madrid. 
 
E) Documentos que, sin reunir las edades anteriores, se incluyen como Patrimonio Documental 
El Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid podrá ordenar, previo informe del Consejo de 
Archivos de la CAM, la inclusión en el patrimonio documental madrileño de aquellos documentos, 
fondos de archivo o colecciones que, sin alcanzar la antigüedad indicada en los apartados 
anteriores merezcan dicha inclusión. 
 
3.5.5. El Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid 
A) Concepto 
Se entiende por sistema de archivos de la Comunidad de Madrid el conjunto ordenado de 
normas, medios y procedimientos con que se protegen y se hacen funcionar los Archivos sobre 
los que la Comunidad Autónoma tiene competencias. 
 
B) Los subsistemas que integran el Sistema de Archivos 
En el sistema de archivos de la Comunidad de Madrid se integran varios subsistemas.  
Entre los principales subsistemas de archivos de la Comunidad de Madrid deberán figurar, al 
menos, los siguientes: 
a) El subsistema de archivos de la Asamblea y del Consejo de Gobierno y la Administración 
de la Comunidad de Madrid. 
b) El subsistema de archivos municipales de la Comunidad de Madrid. 
 c) El subsistema de archivos de la Iglesia de la Comunidad de Madrid. 
d) El subsistema de archivos de Empresa de la Comunidad de Madrid. 
 
C) El órgano consultivo y asesor del Sistema de Archivos: el Consejo de Archivos 
● Concepto y funciones 
Dentro del sistema archivístico madrileño se crea el Consejo de Archivos de la Comunidad de 
Madrid como órgano consultivo y asesor en materia de archivos. 
Las principales funciones del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid serán las de: 
a) Proponer actuaciones e iniciativas dentro del marco de esta Ley. 
b) Canalizar informaciones sobre archivos. 
c) Emitir informes sobre cualquier asunto que la Asamblea, el Consejo de Gobierno o la 
Administración Autonómica sometan a la consideración del Consejo de Archivos así como 
en los supuestos previstos en esta Ley y en los casos de adquisiciones a título oneroso 
o gratuito. 
d) Informar las propuestas de valoración de los documentos y los plazos de conservación y 
acceso de los mismos. 
e) Informar las propuestas de las series documentales que deberán ser destruidas. 
f) Informar los reglamentos de los archivos de competencia autonómica. 
 
● Composición 
El Consejo Asesor estará formado por el Presidente, el Vicepresidente y los Vocales. 
Ejercerán la Presidencia y la Vicepresidencia del Consejo el Consejero y el Director general a 
quienes esté atribuida la competencia de archivos (actualmente el Consejero de Cultura y 
Turismo). 
Los Vocales serán nombrados por el Consejero, a propuesta del Director general, entre 
representantes de los municipios de la región, representantes de Archivos de titularidad privada, 
archiveros de cada uno de los sectores que integran cada subsistema y personalidades de 
especial relieve científico o cultural. 
 
3.5.6. Los Centros de Archivos propios de la Administración Autonómica y otros tipos 
A) Tipos 
Los Centros de Archivos de la Asamblea y del Consejo de Gobierno y la Administración de la 
Comunidad de Madrid que se crean en esta Ley serán por tanto, además de los Archivos de 
oficina: 
a) Los Archivos Centrales de las Consejerías. 
b) El Archivo Regional de la Comunidad de Madrid. 
c) Los Archivos de los Entes institucionales y Empresas públicas de la Comunidad de Madrid. 
d) El Archivo de la Asamblea. 
 
B) El Archivo Regional 
El Archivo Regional de la Comunidad de Madrid albergará también los fondos de Archivo de las 
instituciones antecesoras de la Comunidad así como los fondos de archivo, documentos a 
colecciones de instituciones o personas públicas o privadas que no pudiendo atender 
adecuadamente estos bienes ingresen en él mediante convenio de depósito, donación u otro 
régimen, si se considera oportuno. 
 
C) Otros Centros de Archivo 
El Consejo de Gobierno podrá designar otros Archivos de la Comunidad Autónoma para que 
cumpla esta misión de acogida. 
 
D) Archivos Estatales de Gestión Transferida 
Los Archivos de titularidad estatal de gestión transferida se integrarán en el Subsistema de 
Archivos de la Asamblea y del Consejo de Gobierno y la Administración de la Comunidad de 
Madrid. 
 
3.5.7. Las fases o edades de los Fondos de Archivo 
Los Archivos de la Asamblea, el Consejo de Gobierno y la Administración de la Comunidad de 
Madrid se organizan teniendo en cuenta las 4 fases que atraviesan los documentos del modo 
siguiente: 
 
A) Los Archivos de Oficina 
En los archivos de oficina se custodiarán los documentos de archivo generados por las 
diferentes unidades administrativas en tanto dure su trámite o su uso sea muy frecuente. En 
todo caso, la permanencia en ellos no será superior a 5 años desde el fin de su tramitación. 
 
B) Los Archivos Centrales 
● Documentos que reciben 
Los archivos centrales de la Asamblea, de las Consejerías y de la Administración institucional 
recibirán de sus oficinas, cumplido el plazo anterior: 
a) La totalidad de los expedientes en que se hayan dictado actos administrativos de 
resolución que afecten de algún modo a derechos e intereses de la Comunidad de Madrid 
o de los ciudadanos. 
b) Los expedientes o documentos en que no proceda dictar actos administrativos de 
resolución del carácter expresado, así como informes, estudios y otros cuando hayan 
producido la totalidad de sus efectos. 
 
● Tiempo de permanencia de los documentos en este archivo 
Los documentos de archivo permanecerán en los archivos centrales hasta 10 años, a partir de la 
fecha de su ingreso en ellos. 
● El Archivo Regional 
Al cumplirse el plazo anterior de 10 años los documentos se trasladarán a las dependencias del 
Archivo Regional donde durante un período máximo de 15 años recibirán el tratamiento 
correspondiente a un archivo intermedio. 
 
● El Archivo Regional como archivo histórico 
Transcurrido este plazo de 15 años, los documentos que tengan ya 30 años desde su génesis y 
que tengan valor histórico recibirán en el Archivo Regional el tratamiento correspondiente a tal 
valor. 
 
3.5.8. La organización de los Fondos de Archivo 
A) Tratamiento 
Los documentos se tratan, se clasifican, se ordenan y se transfieren en series documentales. 
 
B) Principios aplicables al tratamiento del documento en las fases de archivo 
Los archivos de oficina se clasificarán de acuerdo con el principio de respeto a la estructura en 
la que se generan los documentos. 
Los Archivos Centrales de la Asamblea de las Consejerías y de la Administración institucional y el 
Archivo Regional de la Comunidad de Madrid se clasificarán siguiendo los principios de respeto a 
la procedencia de los fondos y al orden original. 
 
C) Asesoramiento al archivo de oficina 
Desde los Archivos Centrales se asesorará al personal responsable y encargado de los Archivos 
de Oficina y se coordinará su organización. 
 
3.5.9. El análisis y la valoración de las series documentales 
A) Obligación general 
Dentro de la organización de los fondos de Archivo en las diferentes fases o edades de sus 
documentos se establece para la Administración autonómica el análisis e identificación de las 
series documentales con el fin que sean señalados sus diferentes valores y en consecuencia 
establecidos los distintos plazos de vigencia, acceso y conservación de los documentos. 
 
B) Aprobación de la identificación de las series documentales, valores, etc. 
Una vez identificadas las series documentales, señalados los valores y establecidos los plazos 
de vigencia, se someterán a la aprobación del Consejero competente dando lugar a dicha 
aprobación a las actuaciones e instrumentos oportunos en cuanto a transferencias, expurgos y 
eliminaciones, acceso y servicios que se contemplan en esta Ley. 
 
C) Transferencia de los documentos 
Las transferencias de los documentos suponen tanto la entrega ordenada de los mismos de una  
fase a otra como el traspaso de las responsabilidades que les afecten. 
Las transferencias de los documentos de una fase a otra se ajustarán a los siguientes criterios: 
a) Se tendrán en cuenta los plazos previstos como fases o edades de los Fondos de 
archivo. 
b) Las transferencias se documentarán de modo fehaciente. 
c) Los Secretarios generales Técnicos de las Consejerías o responsables equivalentes en la 
Asamblea o en el organismo de la Administración institucional correspondiente velarán 
para que los documentos de las oficinas sean remitidos a los Archivos Centrales. 
 
D) Regulación del expurgo y eliminación 
Una vez valoradas las series documentales y de acuerdo con el informe calificador preceptivo del 
Consejo de Archivo de la Comunidad de Madrid, se regulará el expurgo y la eliminación de los 
documentos de archivo que habiendo perdido ya sus otros valores carezcan de valor histórico. 
 
3.5.10. Organización de los Archivos de la Asamblea y de la Administración Institucional 
Los Archivos de la Asamblea y de la Administración institucional autonómica se organizarán en 
sus dos primeras fases de acuerdo con lo establecido en esta ley para los Archivos del Consejo 
de gobierno y de la Administración Autonómica. Los documentos de la tercera y cuarta fase 
serán transferidas al Archivo Regional de la Comunidad de Madrid, o a otro Centro de Archivo de 
esta índole. 
 
3.5.11. El acceso a los documentos 
A) Destino principal 
El destino primordial de los documentos de Archivo es su consulta por parte de las instituciones 
que los producen y de todos los ciudadanos. Para ello, la Administración autonómica asegurará el 
acceso a los documentos de Archivo. 
 
B) El acceso libre y gratuito 
La Administración autonómica garantizará el acceso libre y gratuito de todos los ciudadanos a los 
Centros de Archivo de la Comunidad de Madrid. 
 
C) Obligaciones de los propietarios y poseedores de documentos 
Los propietarios y poseedores de documentos privados constitutivos de Patrimonio Documental 
madrileño habrán de permitir el estudio por los investigadores previa solicitud razonada de los 
mismos. 
Cuando los documentos o fondos de archivo privado no se hallen depositados en un Centro de 
Archivo el poseedor deberá establecer las medidas necesarias para asegurar la conservación de 
aquéllos incluso durante su consulta. 
 
 
D) Criterios de acceso a los documentos 
El acceso público a los documentos constitutivos de Patrimonio Documental madrileño se regulará 
reglamentariamente conforme a los siguientes criterios: 
Los documentos públicos cuyo trámite haya finalizado y desde el momento en que su ingreso se 
haya registrado en los Archivos Centrales serán accesibles a cualquier interesado. 
Cabrá solicitar autorización administrativa para tener acceso a los documentos excluidos de 
consulta pública. 
Los documentos referidos en los arts. 6, 7 y 8 de la presente Ley (de más de 40 y 100 años y 
los que sin tener esa edad se incluyan en el Patrimonio Documental) podrán ser consultados, 
una vez integrado el Centro de Archivo que los custodia en la Red de Archivos de Uso Público de 
la Comunidad de Madrid, desde la fecha en la que pasen a formar parte del Patrimonio 
Documental madrileño. 
Cuando la información contenida en los documentos afecte a la seguridad, honor, intimidad, propia 
imagen o cualesquiera otros datos cuya reserva tutelan las leyes no podrán ser consultados. 
 
 
 
 
3.6. El archivo electrónico en el Ayuntamiento de Madrid 
La Ordenanza de Atención a la Ciudadanía y Administración Electrónica del Ayuntamiento de 
Madrid, de 26 de febrero de 2019, desarrolla en su Título IX lo relativo al archivo electrónico. 
 
3.6.1. Archivo electrónico de documentos 
La constancia de documentos y actuaciones en todo archivo electrónico se deberá realizar de 
forma que se facilite el cumplimiento de las obligaciones de transparencia, debiendo permitir 
ofrecer información puntual, ágil y actualizada a la ciudadanía. 
Se almacenarán en su soporte original los documentos en soporte físico que no sea posible 
incorporar al expediente electrónico mediante copia electrónica auténtica, en los términos 
legalmente previstos. 
 
3.6.2. Sujeción a la normativa reguladora de la gestión de archivos 
El establecimiento de archivos electrónicos resultará compatible con los diversos sistemas y 
redes de archivos en los términos previstos en la legislación vigente, y respetará el reparto de 
responsabilidades sobre la custodia o traspaso correspondiente. 
Asimismo, el archivo electrónico único resultará compatible con la continuidad del archivo histórico, 
de acuerdo con la normativa estatal y autonómica correspondiente. 
La eliminación de documentos electrónicos deberá ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en 
la normativa aplicable. 
Las disposiciones del Reglamento del sistema integral de gestión documental y archivos del 
Ayuntamiento de Madrid serán de aplicación también a los documentos en soporte electrónico. 
 
3.6.3. Acceso a lo archivos electrónicos 
El acceso de las personas a los archivos electrónicos se regirá por lo establecido en la 
Ordenanza de Transparencia de la Ciudad de Madrid y demás normativa en materia de 
transparencia. 
El acceso de las restantes Administraciones Públicas a los documentos y archivos electrónicos 
regulados en la presente ordenanza se realizará con plena sujeción a los límites previstos en la 
legislación reguladora del derecho de acceso a la información pública, y siempre que la 
documentación no haya sido eliminada conforme a lo previsto en la normativa reguladora.