Stock Profiler de SKF

MANUAL DEL USUARIO

Autor: Miroslav Dub

Versión: 6.5.1
Fecha de emisión: 2014/02/24
Índice - Tabla de contenidos
1. Para comenzar .......................................................................................................................................... 4

2. Conectar .................................................................................................................................................... 5

3. Datos y parámetros necesarios para un análisis correcto ........................................................................ 6

3.1 - Ejemplo de parámetros importantes ajustables del Stock Profiler de SKF: ...................................... 6

3.2 – Archivo de Inventario ........................................................................................................................ 7

3.3 – Archivo de Historial de ventas .......................................................................................................... 7

4. Importación de datos ................................................................................................................................. 9

4.1 – Importar archivo de Inventario .......................................................................................................... 9

4.2 – Importación del historial de ventas ................................................................................................. 10

4.3 – Analizar datos importados .............................................................................................................. 12

4.4 – Explicación de las fallas de importación ......................................................................................... 13

4.5 – Detalles de datos importados ......................................................................................................... 13

4.6. Eliminar importaciones ...................................................................................................................... 14

5. Calcular reportes ..................................................................................................................................... 15

5.1 Calcular reportes de nuevos datos .................................................................................................... 15

5.2 – Calcular reportes desde datos ya importados ................................................................................ 17

5.3 Desactivación de los Cálculos ........................................................................................................... 18

Administración avanzada ............................................................................................................................ 19

6. Cambiar el perfil de su compañía ............................................................................................................ 19

7. Crear / Modificar cuenta de usuario ........................................................................................................ 19

7.1 – Cambiar contraseña ........................................................................................................................ 20

8. Crear mapeo de Importación por defecto................................................................................................ 21

8.1 - Importación de Inventario ................................................................................................................ 21

8.2 – Importar historial de Ventas ............................................................................................................ 22

9. Crear configuraciones de Aplicación por defecto .................................................................................... 22

9.1 - Filtro de Pedidos Grandes (LOF) .................................................................................................... 23

9.2 – Parámetros ABC ............................................................................................................................. 25

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 9.3 – Límites de tiempo ............................................................................................................................ 25

10 - Personalizar formato de Informes por defecto ..................................................................................... 26

10.1 - Properties ...................................................................................................................................... 27

10.2 – Saldo del inventario....................................................................................................................... 27

10.3 – Cobertura de alto stock ................................................................................................................. 28

11. Configurar información del proveedor ................................................................................................... 28

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1. Para comenzar

Antes de acceder y utilizar el Stock Profiler de SKF (SSP), es necesario que el usuario tenga una cuenta
registrada creada por el administrador de la aplicación. Para registrar y crear una nueva cuenta de
compañía, el usuario debe ir a www.skfstockprofiler.com y descargar un formulario de registración. Este
formulario completo se debe enviar a la persona de contacto con cliente en SKF, en la unidad SKF local.

En el supuesto de que ya exista su cuenta de compañía, debe contactar a su administrador de Cliente,

quien creará la cuenta de usuario para usted.

Sus detalles de conexión serán enviados por mail tan pronto como se cree su cuenta.

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2. Conectar

Ir a www.skfstockprofiler.com
Completar Nombre de usuario y Contraseña, que se recibieran por e-mail

Navegación básica:

Configuraciones Importación Visión general de

de aplicación y de datos y indicadores claves de
cuenta reportes stock

Menú de la izquierda
con otras opciones

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3. Datos y parámetros necesarios para un análisis correcto

Los informes del Stock Profiler de SKF (SSP) se basan en el historial de Ventas, en información de Stock
y en varios parámetros que el usuario puede personalizar. La configuración por defecto de cada país la
fija el administrador de País de la unidad SKF local.

3.1 - Ejemplo de parámetros importantes ajustables del Stock Profiler

de SKF:

Período del historial de Ventas 12 meses

Tiempo de entrega del proveedor
Ítems sin movimiento
Categorización ABC
Moneda
LOF - Filtro de Pedidos Grandes (LOF)
SKF – 5 días
12 meses sin venta
Ver detalles del informe de análisis ABC
Moneda de facturación local (EUR, CZK, SEK etc…)

Todos los parámetros se pueden modificar en el menú Administración / Configuraciones

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3.2 – Archivo de Inventario
Puede ser subido en formato CSV, XLS o XLSX

Campos obligatorios:
Designación del producto - En formato SKF, preferentemente
Cantidad - Cantidad actual en stock
Precio - Precio de compra SKF (un precio equivocado originará resultados incorrectos en
varios informes)

Campos adicionales:
Proveedor - Obligatorio en caso de que el archivo Inventario contenga productos de proveedores que
no sean SKF
Bandera de criticidad - Colocar “1” en aquellos productos que se tenga que mantener Stock para un
cliente. Se mostrarán en el análisis ABC como productos estratégicos.
Código de paquete – En caso que se diferencie distintas cantidades de embalaje en su sistema
Unidad de medida – Piezas, milímetros

3.3 – Archivo de Historial de ventas

Puede ser subido en formato CSV, XLS o XLSX

Campos obligatorios:
Designación del producto - En formato SKF, preferentemente
Cantidad - Cantidad facturada
Precio - Precio de compra SKF (un precio equivocado originará resultados incorrectos en
varios informes)
Fecha de facturación - Fecha cuando el producto fue vendido
Cliente- El nombre del cliente o número es importante para la correcta clasificación de los
productos en el análisis ABC.

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Campos adicionales:
Proveedor - Obligatorio en caso de que el archivo Inventario contenga productos de proveedores que
no sean SKF
Código de paquete – En caso que se diferencie distintas cantidades de embalaje en su sistema
Unidad de medida – Piezas, milímetros

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4. Importación de datos
Clic en Importar datos, en el menú STOCK PROFILER o en el menú a la derecha de la página del
Informe de gestión.

Describir datos importados, ajustar fecha de exportación de datos y seleccionar los archivos de inventario
e histórico de ventas:

La moneda puede ser

seleccionada únicamente durante
la primera importación de datos!

Descripción de los datos importados

4.1 – Importar archivo de Inventario

Cambiar si es diferente a la fecha actual

Las configuraciones de importación por

defecto pueden ser creadas / modificadas
en Administración / Configuraciones /
Mapeo de las importaciones

Seleccionar archive de inventario

Configuraciones de importación avanzadas –

ver detalle debajo

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Detalle de la configuración de importación:

Tipo de archivo: CSV, XLS, XLSX

Designaciones duplicadas en el
archivo de Inventario serán
consolidadas, la cantidad es sumada y
un precio ponderado es calculado.

Ajustar las columnas de acuerdo a su

archivo de inventario utilizando las
flechas

4.2 – Importación del historial de ventas

SKF Stock Profiler crea una base de datos de venta histórica continua. Para evitar líneas duplicadas, la
fecha de facturación de cada línea es un campo obligatorio. Stock Profiler filtra potenciales líneas
duplicadas, de todas formas se recomienda verificar cuál es la última venta existente en SKF Stock
Profiler (en menú STOCK PROFILER / HISTORIAL DE VENTAS) y cargar solamente las faltantes.

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Seleccionar archivo de historial de ventas y presionar IMPORTAR

Las configuraciones de importación por

defecto pueden ser creadas / modificadas
en Administración / Configuraciones /
Mapeo de las importaciones

Seleccionar archivo de ventas

Configuraciones de importación avanzadas – ver detalle

debajo

Detailed import settings:

Tipo de archivo: CSV, XLS or XLSX

Ajustar las columnas de acuerdo a su archivo

de inventario utilizando las flechas

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En caso que uno de los archivos importados contenga algún error en la estructura la importación será
cancelada y un mensaje de error será mostrado:

4.3 – Analizar datos importados

Los datos importados deben pasar la prueba de calidad de datos. Las líneas que no pasan la prueba de
calidad se excluyen del cálculo de Stock Profiler de SKF!

Resumen de errores de
importación

Detalles de los datos importados

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4.4 – Explicación de las fallas de importación
Historial de ventas
Ventas canceladas = El historial de Ventas contiene dos líneas idénticas, la primera con cantidad positiva
de Ventas, la segunda con cantidad negativa (devoluciones del Cliente)
Registros con cantidad o valor de precio negativos = Devolución del Cliente sin línea de ventas idéntica, o
error de ventas
Registro con cantidad o valor de precio cero = Información incompleta. Comprobar si se realizó
correctamente la exportación del archivo desde su sistema de manejo de inventario.
Línea duplicada = La venta ya existe en el histórico de ventas de SKF Stock Profiler.

Archivo de inventario
Registros con cantidad o valor de precio negativos = Producto devuelto o tarjeta de Producto configurada
erróneamente en el sistema de inventario
Registro con cantidad o valor de precio cero = Información incompleta. Comprobar si la información del
producto en el sistema de inventario es correcta. Si está OK, comprobar si se realizó correctamente la
exportación del archivo desde el sistema de manejo de inventario.
Registros duplicados = La designación del producto informado aparece varias veces en el archivo
Inventario con diferentes cantidades en stock o diferentes precios. La cantidad en inventario fue sumada
y se calculó un precio ponderado.

4.5 – Detalles de datos importados

Los detalles de líneas de error y duplicadas pueden ser analizadas en la opción de menú COMPROBAR
LOS DATOS IMPORTADOS. Todos los reportes pueden ser exportados a MS Excel.

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4.6. Eliminar importaciones
En caso que los datos cargados tengan datos erróneos o corruptos, puedes eliminarla en STOCK
PROFILER / IMPORTACIONES / HISTORICO DE IMPORTACIONES. Ambos el histórico de ventas como
el archive de inventario serán eliminados, los cálculos que utilicen estos datos serán eliminados. (Puedes
reactivarlos en Histórico de Cálculos) .

1. Seleccionar importación que quieres eliminar.

2. Haz clic en Eliminar y confirmar la acción.

4.7 Eliminar líneas individuales en el historial de ventas en caso que se precise, ir a STOCK PROFILER /
HISTORIAL DE VENTAS, filtrar la línea utilizando el filtro de tabla y haz clic en Eliminar.

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5. Calcular reportes
5.1 Calcular reportes de nuevos datos

1. Seleccionar Configuración de aplicaciones (Configurado por default por el Administrador de País)

2. Seleccionar Fecha de inicio y Fecha de Término en el período de ventas. Lo recomendado es 12
meses antes de la fecha de exportación del archivo de Inventario utilizado para el análisis.
3. Especificar cuál importación de inventario debe ser utilizado para el análisis.
4. Puedes también seleccionar el Historial de ventas por la fecha de importación.
5. Opcional: En caso que se precise realizar el análisis solamente para un proveedor o Usuario
Final, lo puedes filtrar en el menú Filtro Adicional.
6. Haz clic en FILTRAR

El resumen del inventario e histórico de ventas filtrados es recalculado de acuerdo a lo seleccionado en el

Filtro. Controlar los valores, si es correcto, haz clic en CALCULAR.

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Apenas el cálculo se finalice, verifique los datos calculados que incluyen un resumen de las
configuraciones utilizadas. Si está correcto, continúe a los reportes.

Los reportes de SKF Stock Profiler están descritos en SKF Stock Profiler Guía de Reportes

Histórico de ventas Filtro de pedidos grandes (LOF)

Las líneas excluidas se muestran en el menú Histórico de Ventas LOF, en caso que el filtro LOF esté
aplicado. Las líneas filtradas serán modificadas de acuerdo a parámetros predefinidos en el menú
ADMINISTRACIÓN / CONFIGURACIONES / APLICACIÓN / Filtro de Pedidos grandes – ver sección 9.1 –
Filtro de Pedidos Grandes.

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5.2 – Calcular reportes desde datos ya importados

Es posible calcular reportes con diferentes configuraciones desde datos ya existentes, ir a STOCK
PROFILER / CALCULOS / CALCULAR DATOS.

También es posible importar un archivo de inventario y realizar los cálculos con un historial de ventas ya
existente o viceversa. Para esto tilde la casilla del archivo que quiera importar.

Ejemplo:
En este caso solo el archivo de Inventario será importado

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5.3 Desactivación de los Cálculos

Los cálculos pueden ser desactivados en el reporte de gerencia tildando la casilla correspondiente al
cálculo:

Puedes ver los cálculos activos / inactivos en el menú STOCK PROFILER / CALCULOS / HISTORIAL DE
CALCULOS. Las líneas inactivas aparecen con texto gris. Puedes Reactivar / Desactivar los cálculos aquí
haciendo clic en el ícono Activar/Desactivar.

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Administración avanzada

6. Cambiar el perfil de su compañía

Paso 1 – ir al menú ADMINISTRACIÓN / CONFIGURACIONES / COMUNIDAD DE USUARIOS /

CLIENTES

Paso 2 – Haz doble clic en su nombre de cuenta y presione EDITAR

7. Crear / Modificar cuenta de usuario

Paso 1 – Abrir menú CONFIGURACIONES / USUARIOS

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Paso 2 - Para crear un nuevo cliente, haz clic en tecla CREAR y completar información del Usuario

Paso 3 - Para editar cuenta de usuario existente, abrir detalles de usuario (doble clic) de la línea
seleccionada...

… y clic en EDITAR en el menú emergente.

Puedes usar el filtro en el menú Filtro de tabla (haz clic en la línea gris)

7.1 – Cambiar contraseña

Cada usuario puede cambiar su contraseña.
Paso 1 – Abrir ADMINISTRACION / MI PERFIL

Paso 2 – Completar la antigua contraseña y la nueva. Haz clic en GUARDAR para guardar los cambios.

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8. Crear mapeo de Importación por defecto
8.1 - Importación de Inventario
Paso 1 - Abrir menú CONFIGURACIONES / MAPEO DE IMPORTACIONES / INVENTARIO

Paso 2 - Clic en ícono CREAR para crear nuevo perfil para importar Inventario

Paso 3 - Configurar parámetros por defecto del archivo Inventario

Completar nombre del perfíl

Seleccionar tipo de archive por defecto

Consolida automáticamente las lineas

duplcadas.

Seleccionar las categorías por defecto y su

orden en el archivo de inventario.

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Paso 4 - Para editar el perfil existente, doble clic en el perfil y clic en EDITAR

8.2 – Importar historial de Ventas

Paso 1 - Abrir menú CONFIGURACIONES / MAPEO DE IMPORTACIONES / HISTORIAL DE VENTAS

Paso 2 - Seguir instrucción 6.3.1 - Archivo Inventario. La configuración es la misma

9. Crear configuraciones de Aplicación por defecto

Paso 1 - Abrir menú CONFIGURACIONES / APLICACIÓN

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Paso 2 - Clic en ícono CREAR para crear nuevo perfil de Aplicación

Paso 3 - Configurar parámetros por defecto

Ver descripción detallada de parámetros a

continuación:
- Configuración de LOF
- Parámetros ABC
– Límites de tiempo (Historial de ventas y
parámetros de Alto Stock)

9.1 - Filtro de Pedidos Grandes (LOF)

El Filtro de Grandes Pedidos identifica líneas del historial de Ventas que excedieron los límites
predefinidos. La cantidad vendida en estas líneas se puede modificar en caso de que se desee calcular
una cantidad Mínima y Máxima de Stock más cercana a la cantidad promedio vendida.

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Ejemplo: Cantidad excediendo el LOF
633 pcs

Cantidad original (3 800 pcs) reemplazado

por Cantidad Promedio vendida
EXCLUYENDO esta linea (12 pcs)

LOF 300% = 300% del Promedio mensual de

venta = 633 pcs

Paso 1 - Activar la ventana del filtro haciendo clic en REALIZAR ESTAS ACCIONES AL IMPORTAR

• Establecer el porcentaje de exclusion. El valor recomendado es de 300%.

• Configurar la cantidad seleccionada en los registros excluidos. Esta cantidad se utilizará para
calcular el stock mínimo y máximo. Elegir una de las 6 opciones. Se aconseja comenzar con el
segundo criterio.

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9.2 – Parámetros ABC

En caso de que los parámetros ABC predefinidos por SKF no coincidan con las configuraciones
preferidas, se pueden modificar en el submenú Parámetros ABC.

9.3 – Límites de tiempo

Es importante modificarlos siempre que su historial de Ventas cubra un período superior a 12 meses.
El límite de Alto Stock indica, en meses, la máxima cobertura de stock que se desea mantener.

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10 - Personalizar formato de Informes por defecto

Paso 1 - Abrir menú CONFIGURACIONES / INFORMES

Paso 2 - Clic en ícono CREAR para crear nuevo perfil de Informe

Paso 3 - Configurar parámetros por defecto

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10.1 - Properties
Clasifica los productos de los informes según la opción seleccionada en la clave de Cálculo:
DSGN + Prov = Designación + Proveedor
DSGN + Prov + PC = Designación + Proveedor + código de Paquete (se debe incluir en el archivo
Inventario)
DSGN + Prov + U/M = Designación + Proveedor + Unidad de medida (se debe incluir en el archivo
Inventario)
DSGN + Prov + PC + UM = Designación + Proveedor + código de Paquete + Unidad de medida (ambos
se deben incluir en el archivo Inventario)

10.2 – Saldo del inventario

Permite agregar gráfico con categorías limitadas incluidas en el saldo del Inventario.
Recomendación: Incluir un gráfico con todas las categorías y uno que excluya la categoría O9. Este otro
gráfico mostrará los datos del inventario sin incluir ítems sin movimiento.

Paso 1 - Clic en ícono CREAR para crear nuevo perfil de Informe

Paso 2 - Seleccionar categorías que desee incluir en el informe de saldo del Inventario

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10.3 – Cobertura de alto stock
Seleccionar la categoría de productos que se desea incluir en este informe y la clasificación de ítems en
el informe.

11. Configurar información del proveedor

En caso de que se ejecute el análisis por primera vez, o de que sus datos contengan un nuevo
proveedor, se tienen que configurar primero el Tiempo de entrega del proveedor y la CANT de Stock Máx.

Paso 1 - Ir al menú ADMINISTRACIÓN / CONFIGURACIONES / PROVEEDORES

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Paso 2 - Doble clic en Proveedor sin Tiempo de entrega. Configurar el tiempo de entrega real (tiempo
desde el pedido hasta la entrega) y la cobertura máxima de stock (el valor recomendado es 90 días = 3
meses = rotación objetivo del stock 4 / año).

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