Unidad Nº 20: Culminación y Cierre del proceso

Contable. Integración Conceptual.

20.1. Cierre del Proceso Contable.

Sistemas Contables
Parte del sistema de información del ente. Conjunto coordinado de
procedimiento y técnicas que proporciona datos sobre la composición del patrimonio a
un momento dado.
El mismo debe permitir:
 Registrar los ajustes de las variaciones del poder adquisitivo de la
moneda, de manera que la información contable que se brinde sea
eficaz y exprese la realidad económica.
 Emitir informes de distintas clases que contemplen las clases de
destinatarios y las distintas finalidades (impositivas, societarias, de
entidades bancarias y financieras, etc.).
 Conciliar con terceros, a través de la emisión de listados analíticos de
cuentas para dicha tarea.
 Control propio, debe tener inserto los controles en las distintas etapas
que aseguren la calidad de la información obtenida.
 Respetar todas las normas legales y profesionales.

Etapas del Proceso Contable

 Captación de los datos.
 Interpretación de los datos a consignar (trabajo previo).
 Lectura y conclusión (trabajo posterior), forman con la teneduría de
libros, la trilogía de procedimientos que constituyen el sistema contable.

Proceso de cierre
Conjunto de tareas previas e imprescindibles a la preparación de informes
contables, e inclusivas de los controles periódicos sobre los datos contables a ese
momento, distintos a los controles de saldos que siguen a cada registración en
particular.
Cuáles son ?:
 Transferencias de saldos seccionales (subdiarios).
 Asientos de consolidación (en empresas controlantes que deben
consolidar).
 Controles de saldos previos a la preparación de informes:
 Balance de saldos del Mayor General.
 Balance de sumas y saldos.
 Balance de saldo de Mayores Auxiliares.
 Inventario físico y diferentes procedimientos de control.
 Conciliaciones con terceros.
 Comparaciones con recuentos físicos.
 Análisis de la documentación legal.
 Análisis de saldos.
 Asientos de ajuste, refundición y cierre.
En las economías actuales, debido a las necesidades diversas que se presentan
en el contexto, las organizaciones a fin de ejercicio, ajustándose a sus recursos, deben
realizar una serie de procesos y técnicas, a través de las cuales se da una seguridad a
la dirección, a partir de la observación en el trabajo respecto a: si los controles
establecidos son mantenidos adecuada y efectivamente, si los registros e informes
reflejan las operaciones actuales adecuada y rápidamente en cada división,
departamento u otra unidad y si éstos se están llevando fuera de los planes, políticas o
procedimientos de los cuales la contabilidad es responsable.

20.1.1. Plan de Revisión y Ajuste. Su importancia en la etapa final.

Plan de revisión Ajuste

Es un detalle de la secuencia de pasos que deben seguirse para analizar si los
saldos de las diferentes partidas de un balance de saldos son correctos (son
razonables).
A partir de la necesidad de evaluar los errores y por la gran urgencia de suprimir
los efectos de los mismos y conociendo que muy pocas empresas tienen políticas y
planes conformados para evitarlos, surgen herramientas como el Plan de Revisión y
Ajuste, es decir, surge por la necesidad de mantener un control permanente y mas
eficaz dentro de la empresa.
Consiste en el examen o verificación de las transacciones, cuentas, informaciones,
o estados financieros, correspondientes a un período, evaluando la conformidad de las
disposiciones establecidas en el sistema de control interno y contable; es una forma de
pensar, de planificar, de delegar, de adoptar decisiones y resolver problemas, y de ver
la organización en su totalidad.
Es una manera de planificar por cuanto el Contador de la organización establece
una cantidad de controles a ejecutar por período de tiempo, con que elementos o
recursos se van a contar y quienes los elaborarán. Por medio de la delegación se
asignan quienes son los responsables de realizar los controles.
Nos permite asegurar las cualidades de la información contable al cierre; asegurar
vía el control, que las cuentas auxiliares se encuentren conciliadas con el mayor; que
todas las variaciones del ejercicio hayan sido registradas en el mismo; y así arribar a
información contable validada y actualizada.
El Plan tiene un carácter selectivo, solamente se controla aquello que incide, de
forma determinante, en el funcionamiento del sistema contable y, por lo tanto, en el
cumplimiento de los objetivos finales. Por ello deben estar claramente definidas las
variables a controlar y los valores o magnitudes esperadas de las mismas.
Para realizar el Plan se deberán tener en cuneta los siguientes elementos:
 Sistema de organización: poderes, responsabilidades, separación de
tareas y funciones, descripción de éstas.
 Sistema de documentación e información: procedimientos y soportes de
información.
 Sistema de pruebas: medios mecánicos o electrónicos de
comprobación de la fiabilidad de la contabilidad (control de
numeraciones, secuencia, totales, conciliaciones, etc.).
 Existencia de medios materiales de protección: controles de acceso a
los recursos y documentos.
 Utilización de personal cualificado: formación y control.

Utilidad
 Asegurar que las cuentas auxiliares se encuentren conciliadas con la cuenta
colectiva del Mayor General.
 Que todas las variaciones de ejercicio hayan sido registradas en el período.
 Apareamiento de ingresos y egresos.
 Planificación de todos los procedimientos de control interno-contable, para
asegurar la corrección de los saldos conforme Normativa Contable interna y
externa.
 Verificar la confiabilidad o grado de razonabilidad de la información contable y
extracontable generada en los diferentes niveles de la organización, y la
integridad de los sistemas de información.
  Revisión de las operaciones para verificar la autenticidad, exactitud y
concordancia con las políticas y procedimientos establecidos.

La periodicidad del Plan es anual, se lo debe confeccionar oportunamente para su

posterior utilización en el mes de cierre de ejercicio. La duración que puede tener el
plan dependerá de diversos factores:
 Lo actualizadas que estén las registraciones.
 El funcionamiento del sistema de control interno a lo largo del ejercicio,
que determine la razonabilidad de las registraciones realizadas.
 La informatización que tenga el sistema contable.
 El personal afectado (suficiencia) y su capacitación y entrenamiento.
 Información que pueda llegar a necesitar de terceros para las tareas de
control.

Importancia en la etapa final

La importancia surge debido a lo práctico que resulta en medir la eficiencia y la
productividad al momento de implantarlo; en especial si se centra en las actividades
básicas que realizan las organizaciones.
Es bueno resaltar que la empresa que aplique un Plan de Revisión y Ajuste en
sus operaciones, conducirá a conocer la situación real de la misma, es por eso, la
importancia de tener una planificaron que sea capaz de verificar que los controles se
cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión.
La necesidad del plan surge a medida que la organización aumenta en
volumen, extensión geográfica y complejidad y hace imposible el control directo de las
operaciones.
Al cierre de ejercicio la importancia del Plan radica en:
 Sirve como HERRAMIENTA DE PLANIFICACIÓN de las tareas para
validar los saldos: se prevén tareas coordinadas, se originan
responsables, proyecta tiempos de ejecución, modalidad de trabajo y
contingencias, para llevar a cabo el cierre del proceso contable.
 Sirve como SOPORTE MATERIAL DE TARES DE REVISIÓN Y
AJUSTE: deja evidencia de las tareas realizadas, los tiempos
consumidos (costos), personal interviniente y responsable de cada una
de las tareas.
 Sirve como INSTRUMENTO DE CONTROL PARA EL SIC: que marca
actividad, seguimiento, retroalimentación y reproceso.

Pasos para su elaboración

 Establecer las actividades a realizar.
 Período en que se llevarán a cabo.
 Asignación de responsables de cada actividad para mantener un eficaz
control.
 Evaluación y seguimiento del cumplimiento el plan-

Ubicación dentro del proceso contable

Origen de datos Exposición de la
generados por los Procesamiento Información
eventos

PLAN DE
Comprobantes Cuentas y Libros REVISIÓN Y
Contable AJUSTE

Archivo

Estados
Contables
 20.1.2. Balance de Sumas y Saldos (Prebalance). Tareas de cierre.
Controles, ajustes y cierre de la contabilidad.

Conocido habitualmente como Balance de comprobación de sumas y saldos

(prebalance), y tiene como objetivo verificar la exactitud del total de débitos y créditos
de todas las cuentas del Mayor y la corrección de sus respectivos saldos.
Los datos relacionados con operaciones y hechos del contexto, captados por el
sistema contable y registrados en el libro diario, son ordenados temáticamente en el
Mayor General, el cual s un registro principal, no obligatorio legalmente, imprescindible
para la teoría contable y contiene todas las cuentas que fueron afectadas por las
transacciones y hechos del contexto. La información acumulada en el mismo durante
un periodo permitirá la confección de informes contables, producto final del proceso
contable; pero se debe analizar y controlar la razonabilidad de los saldos del mayor.
El Balance permite el control de la coincidencia numérica, el análisis conceptual
de los saldos y es el punto de partida para la confección de los EECC de fin de
ejercicio. Se puede preparar a cualquier fecha y en cualquier momento que sea
necesario comprobar los movimientos de débitos y créditos de la cuentas; pero
sistemáticamente la empresa, como mínimo lo debe preparar al finalizar la registración
de todas las operaciones del ejercicio, luego de realizados todos los asientos de
ajuste, o de efectuado el ajuste a moneda constante y valuación final de las partidas.

Las Tareas de Cierre son:

 Verificar que las sumas de los saldos deudores y acreedores de las cuentas del
mayor sean iguales entre sí: Balance de Sumas y Saldos del Mayor General.
 Comprobación que la suma de saldos de cada mayor auxiliar coincida con el
saldo de la cuenta de control del mayor general. Requiere la realización de los
balances de saldos de mayores auxiliares. El saldo de la cuenta colectiva debe
ser igual a la sumatoria de saldos de sus cuentas simples.
 Comprobar los saldos contables (que surgen de la contabilidad – libro mayor –
del ente) con los saldos informados por terceros ajenos al mismo.
Hay quienes envían habitualmente cada fin de mes resúmenes de cuenta con
los movimientos realizados con la empresa, generalmente es el caso de
proveedores con los cuales se trabaja en cuenta corriente y entidades
bancarias quienes envían los resúmenes o extractos bancarios, inclusive de
ellos se sacan los gastos por débitos diversos.
En ocasiones es el propio ente quien solicita a sus proveedores que informen
el saldo que mantiene con ellos a través de un proceso que se llama
circularización. Es utilizado habitualmente también con clientes.
Si existen diferencias, entre saldos emergentes de nuestra contabilidad y lo
informado por terceros, tendremos que conciliar ambos importes pudiendo dar
origen a asientos de ajustes, para corregir errores u omisiones detectados con
motivo de tarea de control.
 Luego debemos comparar los saldos contables representativos de los bienes
tangibles en existencia – básicamente bienes de cambio, de uso, pero también
pueden ser inversiones – que surgen de los saldos de las cuentas respectivas
del mayor general (existencia contable) con los datos obtenidos por la tarea de
recuento físico o inventario de los mismos (existencia real). Dado que el
recuento físico representa la realidad económica; si de dicha comparación
surgen diferencias (faltantes, sobrantes, bienes deteriorados, etc.), se deberán
realizar los ajustes pertinentes para que los saldos queden de acuerdo a lo
confirmado con inventario físico, por cuanto la contabilidad debe reflejar la
realidad.
 El recuento físico se practica en:
1. bienes de cambio.
2. bienes de uso
3. inversiones
4. documentos a cobrar
Tiene un doble objetivo:
1. determinar la REAL EXISTENCIA de los bienes (en cantidades).
2. MANTENIMIENTO y estado de conservación.
 Se deberán también analizar las partidas componentes de los saldos contables
de las distintas partidas o cuentas y evaluar si dicha composición es razonable.
Por ejemplo no resulta razonable que la cuenta proveedores tenga saldo
deudor.

Elementos que intervienen en el proceso de cierre

 Materiales:
 Políticas contables que informan sobre la pautas a seguir.
 Normas contables.
 Recursos Humanos.
 Registros contables.
 Software, fuente de datos, medios de registración y emisión de informes
preliminares, luego definitivos.

Procedimiento de verificación y análisis de saldos

 Confirmaciones con terceros:
 Conciliaciones bancarias.
 Conciliaciones de acciones o títulos públicos depositados en
cajas de valores.
 Conciliaciones con saldos adeudados a proveedores o a
instituciones bancarias.
 Recuentos Físicos y Control de Contratos:
 Comparaciones de saldos contables con recuentos físicos:
moneda legal y extranjera, certificados de plazo fijo, documentos
a cobrar, bienes de Uso, etc.
 Otros: contratos de prestación de servicios, alquileres, seguros,
etc.

Ajustes Finales típicos

 Ajustes por errores u omisiones habituales.
 El RECPAM:
o Ajuste a los valores de mercado de las inversiones que cotizan
en bolsa, pasivos y activos en moneda extranjera en general.
o Ajuste por aplicación de valores corrientes, reconocimiento de
RxT.
o Ajustes por comparaciones con valores límites de los activos.
Cuando se deben realizar estos ajustes? Al momento de realizar los asientos de
cierre.

20.1.3. Informes contables. Análisis.

Integrados principalmente por datos obtenidos de SIC de un ente.

Adicionalmente, y para la generación de informes internos, tendrán el aporte de otros
subsistemas que conforman el sistema contable de un ente.
 Los informes contables constituyen el medio por el cual la información contable
es comunicada a sus usuarios, quienes los emplean como unos de los elementos para
la toma de sus decisiones económicas.
Los Informes Contables en cuanto a forma y exposición son de dos tipos de
categorías:
A Informes Contables Externos: informes que deben cumplir con
regulaciones legales y profesionales, son obligatorios como los EECC.
L Informes Contables Internos: no obligatorios, de procedimientos, y que
la empresa tiene discrecionalidad en cuanto a criterios para su emisión
y exposición, su finalidad es brindar información a aquellos que tienen
la responsabilidad de administrar y tomar decisiones dentro de la
organización.

Los informes contables se pueden clasificar desde distintos puntos de vista:

 Según los usuarios: Externos e Internos.
 Según su extensión: Integrales o Parciales.
 Según su periodicidad: Rutinarios o No Rutinarios.
 Según su grado de Análisis: Globales o Analíticos.
 Según su contenido: Información contable, datos operativos, relaciones
porcentuales o cuantitativas, análisis comparativos intersectoriales, etc.
 Según su forma de presentación: Formales o No Formales
(dependiendo de la existencia de normas legales o profesionales).

Emisión de Informes Contables para la gestión

La Contabilidad es el sistema de información que debe responder a todos los
requerimientos de los integrantes que tiene a cargo la función de administración y
debe permitir la emisión y organización de la información útil y oportuna.
La función administrativa aplicada a cualquier tipo de entidad económica,
comprende las actividades de planificación, coordinación y control. Dentro de este
contexto, entre los modelos mas difundidos de información contable de gestión se
encuentran:
 Información por segmento de actividad (por línea de producto, zonas
geográficas, NIIF 14: obligación de informar, etc.)
 Información sobre la base de costos variables.
 Información proyectada (NIIF 1: cierre de ejercicio para una empresa en
marcha, la información proyectada debe ser complementada).

Quienes están interesados en los informes proyectados?

 Los que otorgan financiación al ente. Pueden ser operadores que
actúan en los mercados de capitales, entidades financieras,
proveedores, etc.
 Así mismo, aunque con fines diferentes, también pueden estar
interesados los clientes, empleados y el Estado.

Utilidad de la Información Contable

Estará dada por la calidad de la información que provee el sistema y la
concreción de todos sus objetivos, y todas las necesidades a satisfacer de sus
distintos usuarios.
Cuanto mejor refleje la realidad económica de cada uno de sus “momentos”,
mejor será su utilización.
El SIC deberá brindar información optima para:
 Analizar la eficiencia de la dirección.
 Servir de base para determinar la carga tributaria y para otros fines de
política social y fiscal.
  Se utilizaba como una de las fuentes de información para la
Contabilidad Nacional.
 Para determinar la legitimidad de la distribución de ganancias y servir
como guía para la política de la dirección y de los inversionistas en esa
materia.
 Servir de base para la solicitud y concesión de créditos financieros y
comerciales.
 Servir de guía a inversionistas interesados en comprar y vender.
 Ser utilizado como base para la regulación de precios, tarifas, situación
crediticia, financiera, etc.
Los objetivos a cumplir por la información contable están en función de las
necesidades internas como externas.

20.1.4. Limitaciones de la Información de Cierre.

Limitaciones de la Información Contable de Cierre

En relación a los EECC:
 PRIMERO: son esencialmente informes provisionales y pueden
ser definitivos porque la ganancia o pérdida real solo puede
determinarse cuando se vende o es asegurada.
 SEGUNDO: raramente, si es que alguna vez sucede, el valor
manifestado de un activo representa el importe de efectivo que
podría realizarse en una liquidación, incluso el saldo en efectivo
se vería reducido por gastos inherentes al proceso de
liquidación.

Según Anthony: las principales fallas que tienen los EECC de cierre de ejercicio
son:
 Se limitan a la información que puede expresarse en términos
monetarios.
 En la Contabilidad no es común intentar el reconocimiento del valor
de mercado de los activos, excepto en la época en que se compran o
venden.
 Algunas cifras contables están influidas por acontecimientos futuros
que no pueden preverse y por lo tanto estas cifras son estimativas.

Causas que demuestran las limitaciones que tienen los EECC

 Las cifras no son precisas.
 No dan el valor de las empresas, salvo que se trate de un estado de
liquidación.
 No explican las condiciones en que se encuentra la empresa.
 No demuestra la existencia de un nuevo competidor.
 No refleja la aparición de un nuevo producto sustituto del que la
empresa comercializa.
 Algunos activos y pasivos contingentes no son reflejados.
 Así también problemas originados por situaciones coyunturales de la
economía.
 Problemas gremiales.
 Perdida de funcionarios claves.

Se ha hecho mención de la importancia y el avance que representan las notas

a los EECC como parte integrante de los mismos.
Constituyen un elemento de gran utilidad para el usuario externo, porque lo
ayuda a interpretar mejor la información que brinda el ente al cierre de ejercicio.