La organización:

Según idalberto chiavenato, las organizaciones son extremadamente

heterogéneas y diversas, cuyo tamaño, características, estructuras y objetivos
son diferentes . Esta situación, da lugar a una amplia variedad de tipos de
organizaciones que los administradores y empresarios deben conocer para
que tengan un panorama amplio al momento de estructurar o reestructurar una
organización.

Para Terry, (1.980) La organización es un ente que reúne a las personas dentro
de un ambiente aceptable para realizar actividades interrelacionadas de forma
cooperativa y hacia el logro de objetivos específicos.

http://virtual.urbe.edu/tesispub/0054622/cap02.pdf

Sheldon: El proceso de combinar el trabajo que los individuos o grupos deben

efectuar, con los elementos necesarios para su ejecución, de tal manera que las
labores que así se ejecutan, sean los mejores medios para la aplicación eficiente,
sistemática, positiva y coordinada del esfuerzo disponible. Petersen y Plouman: es
un método de distinción de la autoridad y de la responsabilidad, y sirve para
establecer canales prácticos de comunicaciones entre los grupos.

http://admonitm.awardspace.com/Docs/OrganizacionOK.pdf

criterios de la organización formal e informal

Organización formal

Es la organización basada en una división del trabajo racional, en la

diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio
establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la organización
planeada; la que está en el papel.

Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través

de manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas, de
reglas y procedimientos, etc.

En otros términos, es la organización formalmente oficializada.

Organización informal:

Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas

que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que
establecen entre sí como ocupantes de cargos.
 Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del
surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en
cualquier otro documento formal.

La organización informal se constituye de interacciones y relaciones sociales

entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organización formal.

Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organización

formal para el desempeño de los cargos.

La organización informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que

no han sido planeados, pero que surgen espontáneamente en las actividades de
los participantes, por tanto, para funciones innovadoras no previstas por la
organización formal.

Etapas de organización del trabajo

Para ver el gráfico seleccione la opción ¨Bajar trabajo¨ del menú superior

Coordinación

Es la sincronización de los recursos y de los esfuerzos de un grupo social, con el

fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la
consecución de los objetivos.

División del trabajo

Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar

una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo de esfuerzo, dando
lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.

Jerarquización y departamentalización

Jerarquización:

Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango,

grado o importancia, agrupados de acuerdo con el grado
de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que
realicen.

La jerarquización implica la definición de la estructura de la empresa por medio

del establecimiento de centros de autoridad que se relacionen entre si con
precisión.

Reglas.
 Su observancia es indispensable cuando se jerarquiza.

1. Los niveles jerárquicos establecidos dentro de cualquier grupo social, deben ser
los mínimos e indispensables.

2. Se debe definir claramente el tipo de autoridad de cada nivel (lineal, funcional

y/o staff).

Para ver el gráfico seleccione la opción ¨Bajar trabajo¨ del menú superior

Departamentalización

Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades

específicas, con base en su similitud.

Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia:

1º Listar todas las funciones de la empresa.

2º Clasificarlas.

3º Agruparlas según un orden jerárquico.

4º Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.

5º Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las

funciones y los puestos.

6º Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.

7º El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán

relacionarse con el tamaño y las
necesidades específicas de la empresa y las funciones involucradas.

Tipos de departamentalización

1. Funcional.
Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades
análogas según su función principal.

Para ver el gráfico seleccione la opción ¨Bajar trabajo¨ del menú superior

2. Por producto.

Es característica de las empresas fabricantes de diversas líneas de productos,

la departamentalización se hace en base
a un producto o grupo de productos relacionados entre si.
Para ver el gráfico seleccione la opción ¨Bajar trabajo¨ del menú superior
3. Geográfica o por Territorios

Para ver el gráfico seleccione la opción ¨Bajar trabajo¨ del menú superior

4. Por clientes

Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes, y su

función consiste en crear
unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes.

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5. Por Proceso o Equipo

En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos departamentos

reportará eficiencia y ahorro de tiempo; asi
como también en una planta automotríz, la agrupación por proceso.

Para ver el gráfico seleccione la opción ¨Bajar trabajo¨ del menú

superior

6. Por Secuencia

Es utilizada en empresas productoras que trabajan sininterrupción los tres turnos,

para controlar cada uno de
los turnos; o cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de
números o letras.

Para ver el gráfico seleccione la opción ¨Bajar trabajo¨ del menú superior

Leer
más: http://www.monografias.com/trabajos11/worgfor/worgfor.shtml#ixzz54CYvrSb
9

Organigrama.

Según Ivan Thompson:

Los organigramas son la representación gráfica de la estructura orgánica de

una empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la
posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de
autoridad y de asesoría.
Por tanto, teniendo en cuenta que los organigramas son de suma importancia
y utilidad para empresas, entidades productivas, comerciales,
administrativas, políticas, etc., y que todos aquellos que participan en su
diseño y elaboración deben conocer cuáles son los diferentes tipos de
organigramas y qué características tiene cada uno de ellos, en el
presente artículo se plantea una clasificación basada en las
clasificaciones de dos autores, con la finalidad de que el lector pueda
tener una idea más completa acerca de los diversos tipos de
organigramas y de sus características generales.

Características del organigrama.

Un elemento (figuras)
· La estructura de la organización
· Los aspectos más importantes de la organización
· La naturaleza lineal o staff del departamento
· Las funciones
· Las relaciones entre las unidades estructurales
· Los puestos de mayor y aun los de menor importancia.
· Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en
cada departamento o sección.
· Las comunicaciones y sus vías
· Las vías de supervisión
· Los niveles y los estratos jerárquicos
· Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización
· Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
· Las unidades de categoría especial.

http://sistemasugma2009.blogspot.com/2009/11/caracteristicas-de-los-
organigramas.html

Importancia del organigrama.

La importancia como instrumento de análisis es que permite detectar las fallas

estructurales, ya que representa gráficamente las unidades y relaciones y
estas se pueden observar en cualquier unidad o relación que corresponda
con el tipo de actividad, función o autoridad que desempeña la unidad
entre sí y detecta falla de control de la Departamentalización. A través de
análisis periódicos de los Organigramas actualizados se puede detectar
cuando el espacio de control de una unidad excede a su capacidad o
nivel y en cualquier de estos casos recomendar la modificación de la
 estructura en sentido vertical u horizontal. Relación de dependencia
confusa. A veces se crean unidades sin estudiar primero su ubicación y
en el momento de actualizar los Organigramas se descubren dobles
líneas de mando.

http://sistemasugma2009.blogspot.com/2009/11/importancia-de-los-
organigramas.html

Ventajas Del Organigrama

El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que
sobresalen las siguientes:

Obliga a sus autores aclarar sus ideas (Leener, 1959)

Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de

trabajo en la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una
larga descripción (Leener op. Cit) Muestra quién depende de quién
(Leener op. cit)

Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una

compañía, sus puntos fuertes y débiles (Leener op. cit)

Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de

información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía
(Leener op. cit)

Son apropiados para lograr que los principios de la organización operen

(Melinkoff, 1990)

Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a

la organización (Melinkoff op. cit)

Desventajas Del Organigrama

No obstante las múltiples ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al

usarlos no se deben pasar por alto sus principales defectos que son:

Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por

fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de
información.
No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sería
posible construirlo con líneas de diferentes intensidades para indicar
diferentes grados de autoridad, ésta en realidad no se puede someter a
esta forma de medición. Además si se dibujaran las distintas líneas
indicativas de relaciones informales y de canales de información, el
organigrama se haría tan complejo que perdería su utilidad.

Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era, más
bien como es en realidad. Algunos administradores descuidan
actualizarlos, olvidando que la organización es dinámica y permiten que
los organigramas se vuelvan obsoletos.

Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el

status.

Tipos de Organigrama.

1. POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de

organigramas:

Microadministrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden

referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la
conforman

Macroadministrativos: Involucran a más de una organización

Mesoadministrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo

sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término
mesoadministrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el
sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado

2. POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de

organigramas:

Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan

con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como
información accesible a personas no especializadas.Por ello, solo deben
expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y
unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de
organizaciones de ciertas dimensiones
Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de
determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de
cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la
ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis
de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de
determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones
informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el
conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones

Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento

planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito
de su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima
se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio
de la S.A.

Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado

no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación

3 POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:

Generales: Contienen información representativa de una organización hasta

determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector
público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en
tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u
oficina

Ejemplo:
Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la
organización [2].
Ejemplo:

3. POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de

organigramas

Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades

administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o
dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales
son equivalentes

Ejemplo:

Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas,

además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de
gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma
general
Ejemplo:

De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos

y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada.
También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas
4. POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se
divide en cuatro tipos de organigramas:

Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del

titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en
forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por
lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo
Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al
titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de
columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por
líneas dispuestas horizontalmente

Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y

horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda
utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la
base
De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de
integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su
cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles
jerárquicos
Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor
jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno
de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el
centro hacia los extremos, y el último círculo, osea el más extenso, indica el
menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se
ubican sobre un
mismo círculo, y las
relaciones
jerárquicas
están indicadas
por las líneas que
unen las figuras
Símbolos utilizados en un organigrama
Por katelyn kelley

Los símbolos de un organigrama son formas geométricas que ilustran las

diferentes acciones que pueden ocurrir durante un proceso, programa o algoritmo.
Aunque los organigramas incluyen también descripciones textuales, los símbolos
del diagrama varían en tamaño para servir de ayuda visual al lector a la hora de
entender el diagrama. Sin ni siquiera leer el texto, el usuario puede entender
rápidamente el proceso basándose solamente en el orden de los símbolos.

Rectángulo redondeado con extremo cóncavo

El símbolo del rectángulo redondeado se conoce en un organigrama como el
"finalizador". Se usa para indicar el comienzo, la parada, el inicio o la finalización
de un proceso. Normalmente se encuentran en la parte de arriba y la de abajo de
un organigrama, pero pueden aparecer en el interior si un subproceso se desvía y
termina antes de la finalización general del proceso.
El símbolo de la flecha se usa para indicar el flujo de información a través del
programa. La flecha señala en la dirección en que se mueve el proceso de
principio a fin. Si una sección del organigrama indica que la información entra en
un bloque y vuelve a salir hacia un paso anterior en el proceso, la línea de la
flecha estará doblada en ángulos rectos, igual que un cuadrado, apuntando hacia
arriba y girando hacia atrás, señalando una sección anterior en el diagrama, con la
cual cosa ilustrará un "bucle" o paso que se repite. Si aparece una flecha doble en
un diagrama de flujo significa que un mismo dispositivo lee y escribe datos
digitales.
En un organigrama, un rombo indica una decisión. Puede señalar la aparición de
una sentencia condicional, por ejemplo, o cualquier cuestión en el proceso que
pueda tener múltiples resultados que lleven en nuevas direcciones en el proceso.
Una respuesta afirmativa a la pregunta del rombo puede llevar el proceso en una
dirección indicada por un punto del rombo. Una respuesta negativa, puede llevar el
proceso en otra dirección indicada por otro punto del rombo. No tienen por qué ser
puntos opuestos.
El rectángulo normal es uno de los símbolos más comunes en los organigramas y
se usa para indicar pasos o acciones individuales en el proceso, a menudo
directamente después del comienzo del proceso y tras cualquier símbolo de
decisión, para mostrar la siguiente acción que tendrá lugar.
Este símbolo se parece a una hoja de papel rasgada e indica que hay un
"documento" en proceso. Puede ser un documento físico creado durante el
proceso, como una impresión, o un documento electrónico, como un correo
electrónico, generado durante el proceso. La versión "amontonada" de este
símbolo indica la producción de múltiples documentos.
Este símbolo se utiliza para indicar que los datos de algunos procesos que
requieren un traslado a ciertos sitios se están almacenando. A continuación
aparecerá un símbolo final si el almacenamiento de los datos es el fin de una rama
concreta del proceso del diagrama.

https://techlandia.com/simbolos-utilizados-organigrama-sobre_10528/
Caso práctico de un organigrama.

file:///C:/Users/pc/Downloads/Los%20Organigramas.pdf
 Flujograma

EL Flujograma o Diagrama de Flujo, consiste en representar gráficamente

hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio
de símbolos.

Características de los Flujogramas

Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997:
 Sintética: La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá
quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas
extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser
prácticos.
 Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de
sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas
y confusas en su interpretación.
 De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar
todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un
diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografía aérea que contiene
los rasgos principales de una región, y que a su vez permite observar estos rasgos
o detalles principales.

Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993:

 Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos del
procedimiento.
 Dar las bases para escribir un informe claro y lógico.
 Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente
operará el nuevo procedimiento.

Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995:

 De uso, permite facilitar su empleo.
 De destino, permite la correcta identificación de actividades.
 De comprensión e interpretación, permite simplificar su comprensión.
 De interacción, permite el acercamiento y coordinación.
 De simbología, disminuye la complejidad y accesibilidad.
 De diagramación, se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticados.

Importancia:
Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997; es importante ya que ayuda a
designar cualquier representación gráfica de un procedimiento o parte de este , El
flujograma de conocimiento o diagrama de flujo, como su nombre lo indica,
representa el flujo de información de un procedimiento.
En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayorías de
las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales
instrumentos en la realización de cualquier métodos y sistemas.
Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993; es importante los flujogramas en
toda organización y departamento, ya que este permite la visualización de las
actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada, o
sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras otros
trabajan con mucha holgura.
Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995; los flujogramas o diagramas de flujo
son importantes para el diseñador porque le ayudan en la definición
formulación, análisis y solución del problema. El diagrama de flujo ayuda al
analista a comprender el sistema de información de acuerdo con las operaciones
de procedimientos incluidas, le ayudará a analizar esas etapas, con el fin tanto de
mejorarlas como de incrementar la existencia de sistemas de información para
la administración.

ventajas
1. Los diagramas de flujo ayuda a la comprensión del proceso al mostrarlo con
un dibujo. el cerebro humano reconoce fácil mente los dibujos.
2. Nos permite identificar los errores y nos da la oportunidad de alegrarlo y
mejorar el proceso.
3. es fácil identificar los procesos.
4. muestra las interfaces de cliente a proveedor y muestra las tracciones que
se realizan.
Desventajas
1. los diagramas complejos pueden ser muy laboriosos durante la planeacion
y el diseño del mismo.
2. puede ser difícil el seguimiento si el diagrama tiene diferentes caminos.
3. no tiene normas fijas para la elaboración de los diagramas de flujos.
https://redesybd.wordpress.com/2016/08/06/ventajas-y-desventajas-de-los-
diagramas-de-flujo/

Tipos de Flujogramas
Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997:
Según su forma:
a. Formato Vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba
hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda
la información que se considere necesaria, según su propósito.
b. Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de
izquierda a derecha.
c. Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una
sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápidamente
que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aun para personas no
familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal,
distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o
departamento que el formato vertical no registra.
d. Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma
o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los
 flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los últimos son
fundamentalmente representativos.

Por su propósito:
a. De Forma: Se ocupa fundamentalmente de una forma con muy pocas o
ninguna descripción de las operaciones. Presenta la secuencia de cada una
de las operaciones o pasos por los que atraviesa una forma en sus diferentes
copias, a través de los diversos puestos y departamentos, desde que se
origina hasta que se archiva. Retrata la distribución de múltiples copias de
formas a un número de individuos diferentes o a unidades de la organización.
b. Las formas pueden representarse por símbolos, por dibujos o fotografías
reducidas o por palabras descriptivas. Se usa el formato horizontal. Se retrata
o se designa la forma en el lado izquierdo de la gráfica, se sigue su curso al
proceso de progresión horizontal, cruzando las diferentes columnas
asignadas a las unidades de la organización o a los individuos.
c. De Labores (¿qué se hace?): Estos diagramas abreviados sólo representan
las operaciones que se efectúan en cada una de las actividades o labores en
que se descompone un procedimiento y el puesto o departamento que las
ejecutan. El término labor incluyendo toda clase de esfuerzo físico o mental.
Se usa el formato vertical.
d. De Método (¿cómo se hace?): Son útiles para fines de adiestramiento y
presentan además la manera de realizar cada operación de procedimiento,
por la persona que debe realizarla y dentro de la secuencia establecida. Se
usa el formato vertical.
e. Analítico (¿para qué se hace?): Presenta no solo cada una de las
operaciones del procedimiento dentro de la secuencia establecida y la
persona que las realiza, sino que analiza para qué sirve cada una de las
operaciones dentro del procedimiento. Cuando el dato es importante consigna
el tiempo empleado, la distancia recorrida o
alguna observación complementaria. Se usa formato vertical.
f. De Espacio (¿dónde se hace?): Presenta el itinerario y la distancia que
recorre una forma o una persona durante las distintas operaciones del
procedimiento o parte de él, señalando el espacio por el que se desplaza.
Cuando el dato es importante, expresa el tiempo empleado en el recorrido. Se
usa el formato arquitectónico.
g. Combinados: Presenta una combinación de dos o más flujogramas de las
clases anteriores. Se usa el flujograma de formato vertical para combinar
labores, métodos y análisis (qué se hace, cómo se hace, para qué se hace).

Se usa el formato panorámico para combinar varias formas y labores de varios

puestos o departamentos.
Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993: Existen tres tipos de Flujogramas o
Diagramas de Flujo
a. Diagrama de flujo vertical: También denominado gráfico de análisis del
proceso. Es un gráfico en donde existen columnas verticales y líneas
horizontales. En la columnas verticales están los símbolos o convencionales (
de operación, transporte, control, espera y archivo), los funcionarios
 involucrados en la rutina, el espacio recorrido para la ejecución y le tiempo
invertido.
b. El diagrama de flujo vertical destaca la secuencia de la rutina y es
extremadamente útil para armar una rutina o procedimiento para ayudar en
la capacitación del personal y para racionalizar el trabajo.
El Diagrama de flujo horizontal destaca a las personas u organismos que
participan en una determinada rutina o procedimiento. Es muy usado cuando
una rutina involucra varios organismos o personas, ya que permite visualizar
la parte que corresponde a cada uno y comparar la distribución de las tareas
para una posible racionalización o redistribución del trabajo.
c. Diagrama de flujo horizontal: Es diferente al anterior, al revés de la secuencia
que se traslada verticalmente, esta lo hace de manera horizontal; este utiliza
los mismos símbolos y convenciones que el vertical.
d. Diagrama de flujo de bloques: Es un diagrama de flujo que representa la
rutina a través de una secuencia de bloques, cada cual con su significado y
encadenados entre sí. Utiliza una simbología mucho más rica y variada que
los diagramas anteriores, y no se restringe a líneas y columnas
preestablecidos en el gráfico.

Los analistas de sistemas utilizan mucho este diagrama para representar los
sistemas, es decir, para indicar entradas, operaciones, conexiones, decisiones,
archivado, etc, que constituyen el flujo o la secuencia de las actividades de los
sistemas.
Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995:
Por su presentación:
a. De bloque: Se representan en términos generales con el objeto de destacar
determinados aspectos.
b. De detalle: Plasman las actividades en su más detallada expresión.

Por su formato:
a. De formato vertical: En el que el flujo de las operaciones va de arriba hacia
abajo y de derecha a izquierda
b. De formato horizontal: En el que la secuencia de las operaciones va de
izquierda a derecha en forma descendente
c. De formato tabular: También conocido como de formato columnar o
panorámico, en el que se presenta en una sola carta el flujo total de las
operaciones, correspondiendo a cada puesto o unidad una columna
d. De formato arquitectónico: Muestra el movimiento o flujo de personas,
formas, materiales, o bien la secuencia de las operaciones a través del
espacio donde se realizan

Por su propósito:
a. De forma: El cual se ocupa fundamentalmente de documentos con poca o
ninguna descripción de operaciones con poca o ninguna descripción de
operaciones.
b. De labores: Indica el flujo o secuencia de las operaciones, así como quién o
en donde se realiza y en qué consiste ésta.
 c. De método: Muestra la secuencia de operaciones, la persona que las realiza y
la manera de hacerlas.
d. Analítico: Describe no sólo el procedimiento quién lo hace, y cómo hacer cada
operación, sino para qué sirven.
e. De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una forma o una
persona.
f. Combinados: Emplean dos o más diagramas en forma integrada.
g. De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo de la información con textos y
dibujos.
h. Asistido por computadora: El flujo de información se hace con recursos
de software.

GOMEZ CEJAS, Guillermo.

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS, Análisis y Diseños.
Editorial Mc Graw Gil. Año 1.997.
Pág. 96 a la 103, 107 a la 117.
CHIAVENATO, Idalberto.
INICIACIÓN A LA ORGANIZACIÓN Y CONTROL.
Editorial Mc Graw Gil. Año 1.993.
Pág. 66 hasta 72.
La
GÓMEZ RONDÓN, Francisco.
SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.
Editorial Mc Graw Gil. Año 1.995.
Pág. 104 hasta 114

Caso Practico

ejemplo de un diagrama de flujo para una operación sencilla. Imaginemos que

tenemos una lámpara o bombilla y queremos hacer el diagrama de flujo para
saber que hacer cuando la lámpara no funciona.
Manuales:

Manual, según Múnera (2002), es la forma en la cual se gestionan, dentro de los

diferentes procesos de la empresa, mecanismos mediante los cuales se pueda
aprovechar de una forma inteligente todo el conocimiento que se maneja en la
organización. Otra definición que plantea Diamond (1983) de los manuales es la
siguiente “… son un medio de comunicación muy especializada y requiere de
habilidades de comunicación especializada, que se estructuran a través de pasos
simples y lógicos…”.

http://tesis.uson.mx/digital/tesis/docs/22008/capitulo2.pdfManuales
Administrativos
Los Manuales Administrativos son instrumentos que apoyan el funcionamiento de
una institución, por medio de la especificación de bases jurídicas, atribuciones,
estructuras, objetivos, políticas, determinación de campos de competencia,
deslindamiento de responsabilidades, funciones, actividades, operaciones o
puestos en general; en ellos se concentra información amplia y detallada acerca
del quehacer de la misma, sin embargo no son duplicados de los instrumentos
normativos o legales, tales como leyes, decretos, directrices o reglamentos. Los
manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las
organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y
operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación. El principal
propósito de los manuales administrativos deberá ser el de instruir al personal
acerca de aspectos como: funciones, relaciones, procedimientos, políticas,
objetivos y normas para lograr una mayor eficiencia en el trabajo.

Ventajas y Desventajas de los Manuales Administrativos

Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan
la importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de
ninguna manera le restan importancia.

Entre las Ventajas más importantes según Gómez (1994), se encuentran las
siguientes:

 Logra y mantiene un sólido plan de organización.

 Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del
plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
 Facilita el estudio de los problemas de organización.
 Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones
necesarias en la organización.
 Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y
compensación del personal clave.
 Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás
de la organización.
 Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.
 Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los
diversos niveles.
 La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la
evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada
quien.
 Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios
más antiguos.

Otras ventajas que pudieran resultar de la implantación del manual de

organización son las siguientes:

 Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.

 Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
 Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los
procedimientos, las funciones, las normas, etc.
 Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.
 Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a
través del tiempo.
 Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.
 Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.

Entre las desventajas más comunes podemos resaltar las siguientes:

 Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para

necesitar Un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus
integrantes.
 Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar
un manual y conservarlo al día.
 Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y
rigidez.

Otros inconvenientes resultantes podrían ser los siguientes:

 Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de

las operaciones.
 El costo de producción y actualización puede ser alto.
 Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.
 Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los
informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.

Clasificación de los manuales administrativos

Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración,
destacan el relativo a los manuales administrativos, ya que facilitan el aprendizaje
de la organización, por una parte, y por la otra, proporcionan la orientación precisa
que requiere la acción humana en las unidades administrativas, fundamentalmente
a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información en las cuales
se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la
realización de las tareas que se le han encomendado.

Depende de la información de las necesidades de cada institución o empresa

privada, para saber con qué tipo de manuales se debe contar. Se hace la
aclaración de que pueden abarcar dichos manuales a toda la empresa: una
dirección, un departamento, una oficina, sección, una mesa, un puesto, etcétera.

Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los

nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:

Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen necesidad de manuales

diferentes. El tipo de manual se determina dando respuesta al propósito que se
han de lograr. En ciertos casos, solo sirve a un objetivo: y en otros, se logran
varios objetivos.

POR SU CONTENIDO:

Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de
este tipo tenemos los siguientes:

Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el

organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual.
Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del
organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y
motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización.

Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la

estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos,
funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.

Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a

ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de
una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las
acciones.

Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite:

1. Agilizar el proceso de toma de decisiones.

2. Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles
intermedios.
 3. Servir de base para una constante y efectiva revisión.

Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como:

producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc.

Manual de procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos

administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del
organismo.

Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy
valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este
manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y
procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.

Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o

simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización
de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de
manuales. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos", el de
"historia y organización", en si consiste en combinar dos o más categorías que se
interrelacionan en la práctica administrativa. En organismos pequeños, un manual
de este tipo puede combinar dos o más conceptos, debiéndose separar en
secciones.

POR SU FUNCION ESPECÍFICA:

Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Dentro

de este apartado puede haber los siguientes manuales:

Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las

instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y
pronta solución. La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación,
inspección, ingeniería industrial, control de producción), es tan reconocida, que en
las operaciones de fabricación, los manuales se aceptan y usan ampliamente.

Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en

definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar
que afectan sus actividades.

Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las
rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas,
procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es necesario darle un
marco de referencia para tomar decisiones cotidianas.

Manual de finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades

financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas
instrucciones especificas a quienes en la organización están involucrados con el
manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.

Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la

contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal
interesado en esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales como:
estructura orgánica del departamento, descripción del sistema contable,
operaciones internas del personal, manejo de registros, control de la elaboración
de información financiera.

Manual de crédito y cobranzas: Se refiere a la determinación por escrito de

procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos más importantes
que puede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de
crédito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.

Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a

comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a
personal. Los manuales de personal podrán contener aspectos como:
reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el manejo
de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones,
capacitación, entre otros.

Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función

operacional determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la
unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para
el personal interesado en esa función. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico
de auditoría administrativa", y el "Manual técnico de sistemas y procedimientos".
Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos
miembros del personal de asesoría.

Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores,

los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente mas
detallados que un manual de procedimientos.

El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy
poco conocimiento previo de los temas cubiertos. Por ejemplo, un manual de
adiestramiento "explica cómo debe ejecutarse el encendido de la terminal de la
computadora y emitir su señal", mientras que un manual de procedimientos omitir
esta instrucción y comenzaría con el primer paso activo del proceso. El manual de
adiestramiento también utiliza técnicas programadas de aprendizaje o
cuestionarios de auto evaluación para comprobar el nivel de comprensión del
contenido por el usuario.

Otra clasificación aceptada de los manuales administrativos se refiere a las

necesidades que tienen las oficinas y de acuerdo a su ámbito de aplicación;
pueden elaborarse manuales con una cobertura mayor o menor.

GENERAL:
Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los
siguientes manuales:

Manuales generales de organización: Este es producto de la planeación

organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organización formal y
definiendo su estructura funcional.

Manual general de procedimientos: Este es también resultado de la planeación,

contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en un
organismo social, a fin de uniformar la forma de operar.

Manual general de políticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y

actitud de la dirección superior; para toda la empresa, estas políticas generales
establecen líneas de guía, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar
de acuerdo a condiciones generales.

ESPECIFICO:

Manual específico de reclutamiento y selección: Se refiere a una parte de un

área específica (personal), y contiene la definición uniforme respecto al
reclutamiento y selección personal en una organización.

Manual específico de auditoría interna: Consiste en agrupar lineamientos,

instrucciones de aplicación específica a determinados tipos de actividad, aquí se
refiere a la auditoría interna en forma particular.

Manual específico de políticas de personal: Este se enfoca a definir "políticas",

pero de un área específica de la organización, señalando las guías u orientación
respecto a cuestiones de personal, tales como: contratación, permisos,
promociones, prestaciones, etc.

Manual específico de procedimientos de tesorería: Consiste en elaborar los

procedimientos en el orden de importancia de un área específica, a fin de
capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por
ejemplo: ingresos a caja, pago a proveedores, etc.
http://manualesdejc.blogspot.com/2013/12/manuales-administrativos.html
Ejemplo de manual administrativo.

http://manualesdejc.blogspot.com/2013/12/manuales-administrativos.html
Diagrama de pert.

Es una técnica que permite dirigir la programación de un proyecto. Consiste en la

representación gráfica de una red de tareas, que, cuando se colocan en una
cadena, permiten alcanzar los objetivos de un proyecto.

 Es un grafo, o sea, un conjunto de puntos (nodos) unidos por

flechas.

 Representa las relaciones entre las tareas del proyecto, no su

distribución temporal.

 Las flechas del grafo corresponden a las tareas del proyecto.

 Los nodos del grafo, representado por círculos o rectángulos,

corresponden a instantes del proyecto. Cada nodo puede

representar hasta dos instantes distintos, el inicio mínimo de las

tareas que parten del nodo y el final máximo de las tareas que

llegan al mismo.

 Es una herramienta de cálculo, y una representación visual de las

dependencias entre las tareas del proyecto.

Tarea Predec. Duración

A - 2
B A 3
C - 2
D C 3
E DII+1 2
F BFI-1 3
G D, E, F 3
H GFF 2
http://www.iusc.es/recursos/gesproy/textos/03.03.02.01.htm

Ventajas del Diagrama de Pert .

representan el flujo de actividades a través de un proceso

resaltan todas las tareas dependientes y eventos

muestran la secuencia de eventos desde el inicio de un proyecto hasta su

terminación

resaltan la ruta crítica del proyecto

Las actividades se representan por cuadros, y los enlaces entre las diferentes
actividades están representados por flechas.

Ventajas

 Organizar actividades.
 Calcular rutas de trabajo optimizadas.
 Tiene en cuenta las dependencias entre las tareas.
 Planificaciones más efectivas y realistas.
 Tiene en cuenta cada actividad de manera individual y su relación con las
demás tareas.
 Permite la identificación de cuellos de botella o nodos críticos en la ruta de
trabajo.
 Ayuda a cumplir plazos y presupuestos estimados.
 Mejora la toma de decisiones anticipadas y efectivas.
 Mejor integración y presentación de datos a los interesados del proyecto.

Desventajas

 No fomenta la planificación flexible. Es complicado re-planificar si aplicas

técnicas de PERT en la gestión de proyectos. Afortunadamente, existen
aplicaciones como Sinnaps que superan este límite para adaptar el métodos
PERT y CPM al mundo tan versátil en el que vivimos hoy.
  No disponemos de datos suficientes al crear el diagrama de PERT
online. Cuando realizamos la primera planificación o estimación del
proyecto, aún no tenemos una información exhaustiva y completa del mismo.
¿Cómo saber la estimación exacta de costes o plazos? De ahí, que
tengamos la necesidad de re-planificar y nos lleve a la primera barrera de
PERT: su estatismo.
 Supone un enorme esfuerzo realizar por nosotros mismos una red de
PERT de un proyecto medio. Las rutas de trabajo suelen contener varias
actividades, con varias dependencias entre sí. Debemos tener en cuenta
diferentes y múltiples nexos
 Único parámetro es el factor tiempo. Si falla algún dato sobre duraciones
de actividades, cambios de fechas, plazos u otra variación en la gestión de
recursos, toda la red PERT se vendría abajo. De ahí, la importancia de usar
apps que tengan en cuenta estas desventajas del Diagrama de PERT, y que
permitan planificaciones flexibles, como es el caso de Sinnaps.
 No es un método ágil. Por todo lo que hemos mencionado anteriormente, la
técnica de PERT es predictiva pero no es ágil. No permite una revaluación
constante de la planificación, alejándose así de una gestión realista. Sí
predice lo que sucederá en proyectos con un nivel de incertidumbre no muy
elevado.
https://www.sinnaps.com/blog-gestion-proyectos/diagrama-de-pert

Un diagrama PERT muestra claramente las relaciones y dependencias entre las

diferentes tareas de una actividad.

permiten a los administradores centrarse en tareas críticas (aquellas tareas que

son esenciales para el buen fin de una unidad, evento o tarea) con el fin de
acelerarlas. Este enfoque también hace que sea más fácil para los
administradores asignar los recursos con precisión y asegurar que se utilicen
eficazmente.

https://techlandia.com/ventajas-pert-cpm-lista_145477/

Diagrama de Gantt es una herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el tiempo

de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo
total determinado. A pesar de esto, el diagrama de Gantt no indica las relaciones
existentes entre actividades.

https://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_Gantt
Características de la Gráfica de Gantt

En este tipo de diagrama las actividades del proyecto se muestran siempre

de manera vertical, mientras que los tiempos aparecen representados de
manera horizontal.

En otras palabras, la gráfica de Gantt no es más que un gráfico de barras,

una estrategia de planeación que puede servir como una especie de guía a la
hora de poner en marcha todas las labores necesarias para ir de un punto A hasta
un punto B.

Ventajas de utilizar una Gráfica de Gantt

1. Brinda una perspectiva visual que facilita el entendimiento del proyecto a

desarrollar.
2. Permite ordenar eficientemente las actividades requeridas para la ejecución
del proyecto.
3. Facilita el control y supervisión de los procesos.
4. Da un estimado del tiempo que tomará cada actividad individualmente y del
tiempo que tomará la ejecución del proyecto en su totalidad.
5. Ayuda a conocer si el desarrollo de una actividad interfiere con la ejecución
de otra en términos de tiempo, permitiendo ajustar la duración de cada una
para una mejor distribución.
6. Es una herramienta bastante práctica que puede ser utilizada por casi
cualquier persona, desde los niveles más bajos en una jerarquía
organizacional hasta el nivel gerencial, y que puede elaborarse ya sea
mediante herramientas de uso informático o con la ayuda de un lápiz y un
papel.
 Ejemplo del Diagrama de Gantt

http://tugimnasiacerebral.com/herramientas-de-estudio/que-es-un-diagrama-o-grafica-de-
gantt#Caracteristicas_de_la_Grafica_de_Gantt