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Asesora:
Ing. Reenaty Amanda Huatay Enríquez
Lima - Perú
2017
FACULTAD DE INGENIERIA
Carrera Ingeniería Empresarial y de Sistemas
Asesora:
Ing. Reenaty Amanda Huatay Enríquez
Lima - Perú
2017
2
INDICE
1. INTRODUCCIÓN ............................................................................... 7
1.1. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN .................................................... 8
1.1.1. Planteamiento del problema. ............................................................. 8
1.1.2. Formulación del problema. ................................................................ 9
1.1.2.1 Problema General ............................................................................. 9
1.1.2.2 Problemas Específicos .................................................................... 10
1.1.3. Justificación de la investigación. ...................................................... 10
1.1.3.1 Justificación Práctica ....................................................................... 10
1.1.3.2 Justificación Teórica ........................................................................ 11
1.1.3.3 Justificación Legal ........................................................................... 11
1.2. MARCO REFERENCIAL ................................................................. 12
1.2.1. Antecedentes................................................................................... 12
1.2.1.1. Antecedentes Internacionales.......................................................... 12
1.2.1.2. Antecedentes Nacionales ................................................................ 15
1.2.2. Marco teórico ................................................................................... 18
1.2.2.1. Definición de términos ..................................................................... 18
1.2.2.2. Definición de términos ..................................................................... 22
1.2.2.3. Marco legal y normativo................................................................... 41
1.3. OBJETIVOS E HIPÓTESIS ............................................................. 56
1.3.1. Objetivos ......................................................................................... 56
1.3.1.1. Objetivo general .............................................................................. 56
1.3.1.2. Objetivos específicos ....................................................................... 56
1.3.2. Hipótesis.......................................................................................... 57
2. MÉTODO......................................................................................... 58
2.1. TIPO Y DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN ...................................... 58
2.1.1. Tipo de la investigación ................................................................... 58
2.1.2. Diseño de la investigación ............................................................... 58
2.1.3. Metodología de la investigación....................................................... 59
2.1.3.1. ISO/IEC 9126 – Evaluación de la Calidad del Software ................... 59
2.1.3.2. NTP-ISO 15489-1:2004 – Información y Documentación. Gestión de
registros. Parte 1: Generalidades ............................................................................ 60
2.2. VARIABLES .................................................................................... 63
2.2.1. Identificación de variables................................................................ 63
3
2.2.2. Descripción de variables.................................................................. 63
2.2.3. Operacionalización de variables ...................................................... 65
2.3. PARTICIPANTES ............................................................................ 66
2.3.1. Población......................................................................................... 66
2.3.2. Técnica de Muestreo ....................................................................... 66
2.3.3. Muestra ........................................................................................... 66
2.4. INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN ......................................... 67
2.5. PROCEDIMIENTOS ........................................................................ 67
3. RESULTADOS ................................................................................ 69
3.1. PRESENTACIÓN DE RESULTADOS.............................................. 69
3.2. CONTRASTACIÒN DE RESULTADOS ........................................... 73
3.3. CONCLUSIONES ............................................................................ 78
3.4. RECOMENDACIONES.................................................................... 80
4. REFERENCIAS ............................................................................... 83
4.1. LIBROS, TESIS Y ÁRTICULOS....................................................... 83
4.2. PÁGINAS WEB ............................................................................... 85
5. ANEXOS ......................................................................................... 88
5.1. FORMATO DE ENCUESTAS .......................................................... 88
5.2. RESULTADOS DE ENCUESTAS .................................................... 96
5.3. NORMAS LEGALES...................................................................... 106
5.4. DOCUMENTACIÓN TÉCNICA ...................................................... 110
5.5. MANUAL DE USUARIO ................................................................ 136
4
INDICE DE FIGURAS
5
INDICE DE TABLAS
6
1. INTRODUCCIÓN
1
Es un aplicativo de uso interno que tiene como fin el seguimiento de la documentación que ingresa por
mesa de partes y es generada en la Institución.
2
Administrado: Persona natural o jurídica que gestiona un documento en la Municipalidad.
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Seguido en el Capítulo 1.3 se enumeran los objetivos y las hipótesis en el marco de la
presente investigación, siendo el Objetivo General el: “Determinar si la implementación
de Sistema de Trámite Documentario tiene relación con la Gestión Documentaria de la
Municipalidad Distrital del Rímac.”, para ello se ha preparado una hipótesis que
comprobamos y plantea lo siguiente: “Existe relación entre la puesta en marcha del
Sistema de Trámite Documentario y la Gestión Documentaria de la Municipalidad
Distrital de Rímac.”.
3
Personas que dejan algún documento de solicitud de trámite en las ventanillas de mesa de partes de la
Municipalidad Distrital del Rímac.
8
La Municipalidad Distrital del Rímac, presentaba problemas en la gestión
documentaria que lo desarrollaban de manera manual, en el afán de resolver el
problema de la gestión documental consideró el desarrollo e implementación de
un Sistema de Trámite Documentario Web (Ver Anexos: 5.3. Documentación
Técnica), cuyo objetivo es administrar los documentos, desde su registro, hasta su
resolución y derivación al archivo final. El sistema cuenta con herramientas de
registro búsqueda y digitalización de documentos (Ver Anexos: 5.4. Manual de
Usuario), que permiten mejorar la administración de los documentos, evita los
procesos redundantes y realiza una eficiente gestión de seguimiento de la hoja de
ruta de cada documento.
9
1.1.2.2 Problemas Específicos
Conocer los agentes que provocan una mala gestión de los expedientes permiten
definir estrategias que a posterior permitan optimizar los tiempos de atención de
cada procedimiento administrativo 4 ; por eso es importante realizar un correcto
mapeo de procesos, desde que el documento ingresa a la entidad hasta que se
da por resuelto el expediente, efectuando un correcto control y seguimiento de los
documentos. Estas acciones permitirán mejorar la atención que se le debe brindar
al ciudadano.
4
Procedimiento Administrativo: es el conjunto de actos que determina la actuación administrativa para
la ejecución de un fin en una entidad.
10
dirigido a la mejora de sus procesos empresariales. De esta forma, la ventaja
competitiva de las organizaciones radica en la forma de interpretar la información
y convertirla en un elemento diferencial. (García, 2012, p.145).
Beltrán, Carmona, Carrasco, Rivas & Tejedor (2009) sostienen que no se puede
considerar que un sistema de gestión tenga un enfoque basado en procesos si,
aun disponiendo de un “buen mapa de procesos” y unos “diagramas y fichas de
procesos coherentes”, el sistema no se “preocupa” por conocer sus resultados.”
(p. 25).
5
Decreto Supremo Nº 094-92-PCM publicado 02-01-1993, De los Textos Únicos de Procedimientos
Administrativos, Articulo 11°.
11
Esta investigación nos permitirá determinar si los procedimientos definidos en el
TUPA6 se están cumpliendo al hacer uso del Sistema de Tramite Documentario,
para la municipalidad es muy importante cumplir con los plazos de acuerdo a ley y
exigir la documentación requerida; ya que se encuentra obligada a respetar el
debido procedimiento administrativo de cada solicitud. Los procedimientos que
estén sujetos a la figura del Silencio Administrativo, se deben resolver efectuando
un pronunciamiento con carácter de resolución que pone fin al procedimiento, su
incumplimiento llevaría a la entidad a ingresar a escenarios poco favorables.
1.2.1. Antecedentes
Autor:
Rodríguez Ruiz María Dolores (2013), diseñó un trabajo master en "Gestión
Documental y Administración de Archivos".
6
TUPA: Texto Único de Procedimientos Administrativos, es un documento de gestión que contiene toda
la información relacionada a la tramitación de procedimientos administrativos.
12
Objetivo:
Contribuir a la gestión de la información de la Universidad Nacional de
Agraria (UNA) de Nicaragua, esto con la idea de preservar la memoria
histórica e institucional de la entidad, lo resaltante de la propuesta es
diseñar un procedimiento que organice gestión de documentos, la
elaboración de un Manual de Procedimientos que guie cada proceso y la
presentación de un Cuadro de Clasificación de documentos que permita su
ubicación física.
Tipo de Investigación:
El estudio se una investigación descriptiva en donde se diseñaron
(entrevistas y encuestas), encuestas dirigidos al personal que labore en las
aéreas donde se genere gran volumen de documentos y entrevistas
aplicadas a los directores de manera de focus group, en donde cada uno
pueda exponer sus opiniones y urgencias, permitiendo conocer las
necesidades y preocupaciones de las altas gerencias. Los resultados de
este estudio dieron las pautas para estimar la creación de un método
factible para poder acceder y disponer de la información pública de la UNA,
asimismo; se evidencio que no existe estandarización de los procesos de
almacenamiento, conservación y disponibilidad de la información entre las
sedes de la universidad, lo cual evidencia la situación desorientada de
manejar la documentación de gestión de la universidad.
b) Investigación:
"Implementación de un Sistema Documental para la Universidad Central
Marta Abreu de la Villas, Cuba”
Autor:
Font Aranda Odalys (2013), diseñó un trabajo de "Implementación de un
Sistema Documental para la Universidad Central Marta Abreu de la Villas,
Cuba".
Objetivo:
Mejorar la conservación y gestión de los documentos que se manejan en la
universidad, esto con la finalidad de contribuir en el incremento de las
13
capacidades en la entidad en realizar su rendición de cuentas de forma
transparente y responsable.
Tipo de Investigación:
La metodología empleada es de tipo no experimental, exploratoria-
descriptiva con un enfoque cualitativo, se puede clasificar como una
investigación aplicada ya que a partir de postulados teóricos, intenta
solucionar los problemas detectados, sentando las bases para la aplicación
inmediata de los resultados obtenidos, para esto se recopilaron un conjunto
de referentes teóricos conceptuales y metodológicos acerca de la gestión
documental, se elaboraron documentos de gestión documental como son:
cuadros de clasificación, calendarios de conservación y un manual de
Normas y Procedimientos para los archivos de gestión. Los resultados de la
implementación de la solución es que permitirá la conservación de los
documentos, dándole un flujo correcto en la atención de los mismos, esto
permitirá brindar un servicio eficiente con más con trol y organización de la
documentación que conllevará a desarrollar la mejora continua de la
institución y la excelencia en sus estándares de calidad.
Autor:
Amaya León Sonia Haydée (2014), diseñó un trabajo de "Propuesta de
implantación de un Sistema de Gestión Documental informatizado en la
Universidad Francisco Gavidia del El Salvador".
Objetivo:
Plasmar los elementos y metodología necesaria para desarrollar un sistema
documental que permita organizar, clasificar y describir los documentos
para su adecuada explotación del servicio de gestión con la finalidad de
asegurar la disponibilidad de documentos.
Tipo de Investigación:
La metodología de investigación empleada es documental y descriptiva, se
realizará la selección y consulta de las publicaciones, documentos, normas
14
de carácter general sobre gestión documental y archivo que permitirá
ampliar los conocimientos sobre este tema, se efectuará un estudio de
campo basado en entrevistas a usuarios finales del sistema para conocer la
situación actual en gestión de documentos y archivos, en donde también
detallen sus necesidades y expectativas. Los resultados de la investigación
es que se pudo constatar que no existen normas que regulen la eliminación
de documentos de poca relevancia, no existen mecanismos de validaciones
de los documentos digitalizados que garanticen su autenticidad e integridad,
adicionalmente se constató que no existe un Archivo Central que conserve
el patrimonio documental institucional, según lo identificado estos
resultados sustentan la implantación de la propuesta planteada.
Autor:
Albert Félix Liberato Navarro y Nadya Elida Marcial Reynalde (2014), los
autores diseñaron un trabajo para la obtención del Título de Ingenieros
Informáticos, que se basa en el desarrollo de un "Sistema de Gestión
Documental, Fichas de Resumen y Listas de Publicaciones para el
Proyecto ProCal- ProSer".
Objetivo:
Garantizar la correcta gestión de la gran cantidad de documentos por parte
del Grupo de Investigación y Desarrollo de Ingeniería de Software (GIDIS)
de la Pontificia Universidad Católica del Perú, con el desarrollo de dicho
sistema se podrá soportar todas las necesidades requeridas por los
integrantes de GIDIS, que no cubre el actual portal web, que se encarga de
cierta manera de la gestión y publicación de la documentación, lo resaltante
de la propuesta es que con una búsqueda sencilla va poder referenciar a un
archivo común con cualquier tipo de archivo subido que tengan relación,
direccionarlo a un repositorio donde se encuentre la información
consolidada, esto permite optimizar el motor de búsquedas y maximizar los
resultados de coincidencias, además; permitirá gestionar los permisos de
15
accesos a los documentos, esto por motivos de propiedad intelectual o
confidencialidad, que solo puede ser brindado a algunos usuarios, entonces
con esta solución, solo los usuarios que sean autorizados por el
administrador podrán visualizar documentos que tienen carácter de
privados.
Tipo de Investigación:
La metodología de investigación utilizada en este proyecto es la técnica
descriptiva, el cual a base de reuniones y entrevistas con los usuarios del
GIDIS permitieron identificar los requerimientos a desarrollar y el alcance
que debe tener la propuesta. El resultado de la implementación del presente
proyecto es contar con un Sistema de Gestión Documental integrado al
Proyecto ProCal-ProSer, que cuente con los módulos de administración de
usuarios y grupos de trabajo en la gestión de documentos, que tenga un
módulo de publicaciones y fichas de resumen que apoyen el avance de los
trabajos y la interacción con los estudiantes. Finalmente se obtenga un
módulo de búsquedas avanzadas basada en etiquetas que optimice
rendimiento y visualización de las mejores coincidencias solicitadas.
Autor:
Caro Navarro Ricardo (2013), realizo un trabajo sobre "La Solución digital a
la Gestión Documental y procesos implicados usando tecnología Enterprise
Content Management - ECM", esto para la obtención del grado de ingeniero
de sistemas en la Universidad Nacional Mayor de San Marcos.
Objetivo:
Reducir la pérdida de tiempo a nivel administrativo agilizando los procesos
documentarios, con la finalidad de desarrollar una gestión documental
eficiente en las organizaciones, lo resaltante de la propuesta es que se
planea implementar la gestión del contenido empresarial (Enterprise
Content Management - ECM), que es una tecnología que permite manejar
la digitalización, almacenamiento, seguridad y conservación de documentos
y contenidos.
16
Tipo de Investigación:
La metodología a utilizar en su etapa inicial será de investigación
documental ya que primero se debe entender los conceptos de la gestión
documentaria, esta gestión abarca un conjunto de elementos que reúne
normas, técnicas y practicas usadas para administrar el flujo de
documentos, luego se realizara una investigación descriptiva de la situación
actual, que va permitir medir el nivel de criticidad de los problemas,
adicionalmente se realizara un trabajo consolidación de las fuentes
documentales en categorías de documentos en un formato de documento
llamado "Matriz Documental", que permitan identificar el tipo de información
a gestionar. Los resultados de la implementación de la tecnología permitirán
al usuario del software poder gestionar de manera eficiente la información
documentaria, ya que va permitir ubicar y dar seguimiento a los documentos
digitalizados, realizando búsqueda personalizadas por cada campo clave,
mejorando la disponibilidad de información.
Autor:
Juan Percy Rojas Cruz (2011), diseñó una tesis sobre "Implementación del
Sistema de Gestión Documental para gobiernos Locales bajo plataforma de
software libre".
Objetivo:
Contar una herramienta que permita brindar una respuesta a la necesidad
de los gobiernos locales de coordinar y controlar de forma sistemática,
todos aquellos aspectos relacionados con la creación, recepción,
organización, almacenamiento, preservación, acceso y difusión de los
documentos en una organización, para lo cual se ha propuesto desarrollar
un sistema de gestión documental que atienda la demanda de los gobiernos
locales que permita minimizar tiempos, esfuerzos y costos a favor de una
administración y servicios más eficientes.
17
Tipo de Investigación:
La metodología de investigación documental-descriptiva, siendo la
administración tributaria un modelo de negocio diferente a la administración
privada, se requiere entender dicho modelo, en cual se basará en el estudio
de los procedimientos y lineamientos de la gestión documental del gobierno
local, luego de fase documental se debe identificar los requerimientos de la
organización para esto se deben concertar sesiones de trabajo que
permitan recopilar información en base a reuniones, entrevistas, focus
groups, etc; con los usuarios finales. Para tener un apoyo y una guía del
establecimiento de los requerimientos se utilizarán especificaciones de
casos de uso que permitan documentar de forma detallada cada solicitud.
La implementación de la plataforma de software libre resulta viable, ya que
permite a la organización ahorrar costos en renovación de licencias de
software y su mantenimiento, lo cual nos da como resultado un ahorro muy
significativo si se observa a largo plazo, asimismo; logrará contar con un
sistema de gestión documental que permita agilizar el flujo de los
documentos, optimizar la disponibilidad de la información, permitiendo
brindar un servicio de eficiente y de calidad a cada ciudadano.
Gobierno Local
Institución pública del estado, responsable del gobierno de una jurisdicción
(provincias, distritos, centro poblados), se encargado de administrar los
ingresos tributarios y ejecutar la prestación de servicios a los ciudadanos.
Administrado
Es todo ciudadano recurrente que realiza la presentación de una solicitud de
acto administrativo frente a la Administración Pública. El administrado va a
ser en la mayor parte de los casos el sujeto pasivo de la relación jurídico
administrativa, ya que, la parte activa será la Administración.
18
Documento
El documento se pude describir como todo material que contiene
información, independientemente de su forma, características o medio en el
que fue creado, quedando como prueba fehaciente de cualquier acción o
suceso.
Documento Electrónico
Conjunto de datos basados en bits o impulsos electromagnéticos,
elaborados, generados, transmitidos, comunicados y archivados a través de
medios electrónicos, ópticos o cualquier otro análogo.
Documento Digitalizado
El documento digitalizado es todo documento que ha sido creado mediante
alguna aplicación informática creada por el grupo de desarrolladores del
proyecto o bien porque ha sido digitalizado mediante un software de escáner
implementado en la organización.
Sistema
Una composición integrada que consiste en uno o más procesos,
Hardware, software, instalaciones y personas, que proveen una capacidad
para satisfacer una necesidad establecida o un objetivo.
19
Procedimiento Administrativo
Es la aplicación de una serie de actos que se concreta con la actuación
administrativa para la realización de un objetivo específico; contempla
la garantía que protege al ciudadano, impidiendo que la
administración actué de modo arbitrario, sino siguiendo las reglas estrictas
del procedimiento administrativo.
Expediente Administrativo
Es el documento de solicitud de un procedimiento administrativo presentado
por Mesa de Partes, al ser recepcionado por la Oficina Tramite Documentario
asume la figura de expediente administrativo, permitiéndole iniciar su acto
administrativo dentro de la entidad.
Hoja de Ruta
Es un plan de acción que se hace referencia a una secuencia detallada de
pasos que tiene que seguir el expediente administrativo para alcanzar su
objetivo.
7
Ley de Procedimiento Administrativo General (Ley N° 27444 publicado 10-04-2001), detallado en el
artículo 29°.
20
La Hoja de Ruta describirá el recorrido del expediente por cada unidad
orgánica a la que haya sido derivada, esto dependiendo de su fuente y
destino; en este contexto puede ser entendida como una representación que
mapea todos los pasos seguidos por el expediente, desde que ingresa por
Mesa de Partes hasta que es dado por atendido. (Ver Figura N° 1).
Mesa de Partes
Plataforma de atención del administrado perteneciente a la Oficina de
Administración Documentaria, se encarga de verificar y recepcionar las
solicitudes de procedimientos administrativos presentados en las ventanillas
de la administración.
21
Registro
Para este término podemos encontramos con los siguientes conceptos: i)
Lugar; donde se centraliza la entrada y/o salida de documentos. ii) Libros u
otros medios; donde será anotada y referida toda la documentación de
entrada y/o salida que tiene lugar. La finalidad básica del registro es el
control de todos los documentos que entran y/o salgan en las diferentes
unidades orgánicas de la entidad.
8
Decreto Supremo Nº 094-92-PCM, Reglamento de las Disposiciones sobre Seguridad Jurídica en
Materia Administrativa, citado en el artículo 11°.
22
expresará con relación a la UIT, publicándose en las entidades en
moneda de curso legal.
o Las vías de recepción adecuadas para acceder a los procedimientos
contenidos en los TUPA, de acuerdo a lo dispuesto por los Artículos 116°
y siguientes de la presente Ley.
o La autoridad competente para resolver en cada instancia del
procedimiento y los recursos a interponerse para acceder a ellas.
o Los formularios que sean empleados durante la tramitación del respectivo
procedimiento administrativo.
Silencio Administrativo
El Silencio Administrativo10 es una figura jurídica, que se expresa como un
mecanismo establecido a favor del administrado, frente a la ausencia de
manifestación expresa por parte de la administración pública, respecto a la
resolución de un procedimiento vencido el plazo establecido por ley. El
silencio administrativo surge únicamente dentro de los procedimientos de
evaluación previa, iniciados a pedido de parte, no aplica para los
procedimientos iniciados de oficio.
9
Ley N° 27444 – Ley de Procedimiento Administrativo General, detallado en el artículo 38°.
10
Figura jurídica establecido a favor del administrado, se encuentra regulado en la Ley N° 27444 de
Procedimientos Administrativos.
23
o Silencio Administrativo Negativo (SAN), El silencio administrativo
negativo surge por disposición de la ley, pero no se aplica de manera
automática pues dependerá de la voluntad del administrado recurrir al
proceso contencioso administrativo vencido el plazo establecido en la ley,
o seguir esperando a que la administración responda algún día su
petición o el recurso interpuesto en sede administrativa.
o Silencio Administrativo Positivo (SAP), Se produce de forma automática,
por voluntad expresa de la Ley, los procedimientos administrativos que
estén sujetos quedan automáticamente aprobados en los términos en
que fueron solicitados si transcurrido el plazo establecido la entidad no
hubiera comunicado al administrado el pronunciamiento.
La Gestión Documental
Se entiende por Gestión Documental que es “conjunto de tareas y procesos
técnicos orientados a obtener la mayor eficacia y rentabilidad en el
tratamiento de los documentos por parte de las unidades administrativas
productoras de la misma”;11 estas prácticas son usadas para administrar el
flujo de documentos de una organización, permitir la recuperación de
información, determinar el tiempo que deben guardarse, eliminar los que ya
no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más
valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
11
Definición de Gestión Documental expresado en el Modelo de Gestión Documental del Gobierno
Vasco (p. 6).
12
Definido en el Diccionario de Terminología Archivística del Consejo Internacional de Archivos (1988).
24
Otro concepto es el de la Norma ISO 15489-1:200113, que describe la gestión
de documentos como el "campo de la gestión responsable del control
sistemático y eficiente en la creación, recepción, mantenimiento, utilización,
preservación y evaluación de documentos, que incluye procesos para la
captura y mantenimiento de la evidencia de las actividades y operaciones en
forma de documentos, e información sobre éstas".
13
Definido en la Norma Internacional ISO 154489-1 Primera Edición de fecha 15-09-2001, en la sección
“Parte 1. Generalidades”.
25
Fuente: Canales, M. (2010). Gestor Documental en la Administración Pública y la
Plataforma SharePoint en base a Ley. Recuperado de
http://onlineticsharepoint.blogspot.pe/2010/11/gestor-documental-en-la-
administracion.html.
El ciclo de vida de la gestión documental abarca todas las fases desde que
se crea o se recibe las solicitudes en las ventanillas de Mesa de Partes de la
entidad hasta que se transfiere expediente para ser archivado o eliminado.
26
Teorías de Gestión de Documental
27
La teoría de las tres edades analiza el ciclo de vida del documento en
tres fases sucesivas:
Surgió en Canadá, a comienzos de la década del 90, del siglo XX, con el
objetivo de cambiar los viejos enfoques de evaluación según el contenido
de los documentos, por un planteo más amplio o macro, que mostrara las
funciones de los entes creadores, sus programas, acciones y
negociaciones, esto es, acentuar la conexión entre los documentos y el
motivo de su creación. 15 Cook (2003), uno de los más reconocidos
14
Adrian Cunningham y Robyn Oswald: “Algunas funciones son más iguales que otras: El desarrollo de
una estrategia de macroevaluación de documentos para los Archivos Nacionales de Australia”, en
Archival Science, 2005 5, Primavera 2006, pp. 163-184.
15
Silvia Schenkolewski-Kroll: “Macro Evaluación de Documentos”, en Anuario I, Escuela de Archivología,
Facultad de Filosofía y Humanidades, Universidad Nacional de Córdoba, 2009, p. 83.
28
teóricos de esta corriente define la macro evaluación como una
“combinación entre la teoría, la estrategia y la metodología de la
valoración de documentos”. (p. 87)
16
Terry Cook: “Macrovaloración y análisis funcional: la preeminencia de la interacción político-social
sobre el gobierno”, en TABULA Nº 6, 2003, p. 92.
29
La metodología orientada a procesos en primera instancia hace
referencia a los planteamientos del profesor Cruz Mundet, que expone
con suficiente claridad el panorama ideal para el enfoque orientado a
procesos, en el cual habla que “para controlar sus procesos las
organizaciones tienen a su disposición lo que se conoce como BPR17
18
(Business Process Reengineering) y BPM (Business Process
Management), y en los cuales el archivo puede desempeñar un papel
clave”.
17
BPR: “La idea básica consiste en que las organizaciones necesitan identificar sus procesos clave y
hacerlos tan claros y eficaces como sea posible, para mejorar aspectos críticos como el costo, la calidad,
el servicio y la rapidez” (C. Díez Carrera, 2002. Citado por: Cruz Mundet, 2006).
18
BPM: acrónimo de Business Process Management, que se traduce al español como gestión de
procesos de negocios. El concepto BPM ofrece una nueva perspectiva de percepción del papel de las
tecnologías al servicio de la gestión y competitividad.
19
Norma Internacional ISO 15489-1 Primera Edición, de fecha de publicación 15-09-2001, “Información
y documentación – Gestión de documentos”
20
Norma ISO 15489:2001, se trata de la primera norma internacional en el campo de la gestión de
documentos, la cual proporciona una guía sobre cómo gestionar los documentos de archivo.
30
para que su servicio administrativo sea útil para quienes lo utilizan.”
(Sierra, 2009, p. 167)
21
DIRKS: Acrónimo para Designing and Implementing Recordkeeping Systems, en español "Diseñar e
Implementar Sistemas de Registros", o Sistemas de Gestión de Archivo.
31
un enfoque nuevo y enorme - es una metodología basada en principios
tradicionales que se ha diseñado para ayudar a las instituciones a lograr
resultados significativos y aplicables.
DIRKS es un proceso en ocho pasos que pueden usar las agencias para
diseñar e implementar sistemas de recordkeeping que cumplan con la
norma AS 4390.22
Paso/Etapa Actividades
22
AS 4390: Norma Australiana (1996) para la gestión de registros electrónicos, la norma recomienda una
metodología para el diseño o rediseño de un sistema para la gestión de registros.
23
Descripción de los pasos para diseñar o implementar sistemas de gestión de registros que cumplan
con la Norma AS 4390. Recuperado de https://www.ecured.cu/DIRKS.
32
Objetivo: desarrollar un modelo conceptual de qué hace la
organización y de cómo lo hace, examinando cómo
interactúan los documentos con los procesos y las
actividades de la empresa.
Se puede proceder a identificar y analizar los procesos y
actividades de la organización y examinar los circuitos
documentales que se siguen para llevar a cabo estos
procesos. Es útil conocer:
33
Resultados: como resultado se puede hacer un inventario
de los sistemas existentes que evalúe el cumplimiento de los
requisitos documentales.
34
Objetivo: aplicar el conjunto de estrategias adoptadas
poniendo en marcha el plan de actuación diseñado en la
etapa anterior, con una alteración mínima de las actividades
diarias.
Satisfacción
La satisfacción refiere al nivel de conformidad de la persona cuando realiza
una compra o utiliza un servicio. Es posible definir la satisfacción de atención
como el nivel del estado de ánimo de un individuo que resulta de la
comparación entre el rendimiento percibido del producto o servicio con sus
expectativas. Los clientes satisfechos ofrecen a la empresa la promesa de
aumento de los beneficios y reducción de los costes operativos. (Dutka,
1998, p. 13)
Kotler (2001), define la satisfacción del cliente como "el nivel del estado de
ánimo de una persona que resulta de comparar el rendimiento percibido de
un producto o servicio con sus expectativas”. (pp. 40 y 41)
35
o Cien clientes satisfechos producen 25 nuevos clientes.
o Por cada queja recibida, existen otros 20 clientes que opinan lo mismo
pero que no se molestan en presentar la queja.
o El coste de conseguir un nuevo cliente equivale a cinco veces el de
mantener satisfecho al que ya está ganado.
Tal vez las cifras difieran de una a otra empresa o industria, pero el mensaje
es claro: los clientes satisfechos mejoran el movimiento del negocio y los
insatisfechos, lo empeoran.” (Dutka, 1998, p. 16)
36
al servicio que ofrece, tanto de manera externa como interna; externa porque
ofrece un servicio de atención continua orientada al ciudadano e interna
porque optimiza los procesos y reduce los tiempos de atención que se
realizan en las unidades orgánicas, esto redunda en el aumento de los
niveles satisfacción, percepción e imagen de la administración tributaria.
Productividad
Una definición formal de productividad es la que brindó en 1950 la
Organización para la Cooperación Económica Europea (OCEE): “la
productividad es el cociente que se obtiene de dividir la producción por uno
de los factores de producción” (Rojas y Ruiz, 2004, p. 22); esta definición
describe el concepto en términos prácticos.
Existen otras definiciones que nos permiten esbozar una idea más clara de lo
que es productividad, a continuación, se observará un cuadro donde distintos
autores otorgan diferentes enfoques del concepto dependiendo del tema a
tratar.
37
calidad.
24
La OIT es la institución mundial responsable de la elaboración y supervisión de las Normas
Internacionales del Trabajo.
25
Obtenido del Modelo de gestión Documental del Gobierno Vasco (pag. 6) – Dirección de Innovación y
Administración Electrónica
38
una función determinada por el mismo organismo y pertenecientes al
mismo grupo documental.
39
documentación, permitiendo acortar al máximo los tiempos de espera y
obteniendo en tiempo real información del estado y lugar exacto de un
documento, así como del responsable de la gestión del mismo.
o Sin el manejo de archivos electrónicos se depende de una sola copia del
expediente de un trámite, que es transportada físicamente, en cada etapa
del flujo. En la mayoría de casos el flujo es inexistente, y el camino se
decide en cada proceso; siendo un riesgo potencial de que el expediente
o documento quede traspapelado.
o Al ser utilizado en una Intranet o en la Internet, se consigue la
independencia geográfica en la administración de los trámites
documentarios, permitiendo la disponibilidad de los mismos en cualquier
momento y desde cualquier lugar durante las 24 horas del día,
garantizándose que los datos que viajan por la web estén protegidos de
accesos no autorizados.
o Propicia la reducción de costos asociados a la Gestión Documentaria y al
uso del papel, contribuyendo con la Gestión Administrativa Digital – Cero
Papel, así como con la preservación del medio ambiente debido a su alto
índice de omisión de uso de papel.
o Al no omitirse el uso de papel de oficina se deben realizar cobros
adicionales para cubrir los costos del abundante material de escritorio
empleado.
o Los beneficios del uso de documentos electrónicos, los cuales se
traducen principalmente en: reducción de costos, procesos más
eficientes, mejor comunicación, coordinaciones y un trabajo en equipo e
incluso una nueva organización.
40
o Elementos de proceso de imágenes y datos: Base de datos, aplicaciones
de OCR26, entre otros.
o Elementos de almacenamiento: Discos ópticos, discos externos, discos
magnéticos, base de datos, entre otros.
o Elementos de recuperación, visualización y reproducción: Aplicaciones
front-end, sistema de copias de seguridad, herramientas ofimáticas y de
administración de base datos.
Esto quiere decir que esta ley pone los lineamientos que deben seguir y
acatar los ciudadanos para efectuar el trámite de un procedimiento
administrativo en una entidad del estado, que es, en otras palabras, la
presentación de un escrito en la Mesa de Partes en una entidad pública. Se
entiende por Procedimiento Administrativo al "conjunto de actos y diligencias
tramitados en las entidades, conducentes a la emisión de un acto
administrativo que produzca efectos sobre los intereses, obligaciones o
derechos de los administrados".27 (Ver Anexo: 5.2. Normas Legales)
26
OCR: De sus siglas en inglés Optical Character Recognition que se traduce como el Reconocimiento
Óptico de Caracteres, es el procedimiento que permite digitalizar un documento a través de un
dispositivo, pudiendo reconocer los caracteres escaneados como parte de un alfabeto.
27
Separata de Normas Legales, Diario El Peruano publicado el 11-04-2001, p. 201208.
41
En el numeral 76.2.2 del artículo 76° de la LPAG se manifiesta que las
entidades deben: “Proporcionar directamente los datos e información que
posean, sea cual fuere su naturaleza jurídica o posición institucional, a través
de cualquier medio, sin más limitación que la establecida por la Constitución
o la ley, para lo cual se propenderá a la interconexión de equipos de
procesamiento electrónico de información, u otros medios similares”.28
28
En el marco del “Deber de colaboración entre entidades”, p. 39, Sistema Integrado de Tramite
Documentario - SITD
42
Que conforme al numeral 38.1 del Artículo 38° de la Ley del Procedimiento
Administrativo General N° 27444, el Texto Único de Procedimientos
Administrativos (TUPA) de las entidades públicas es aprobado por Decreto
Supremo, por la norma de máximo nivel de las autoridades regionales, por
ordenanza municipal o por resolución del titular del organismo
constitucionalmente autónomo, dependiendo del nivel de la entidad de
gobierno.
Asimismo, el numeral 17.1 del artículo 17° del Decreto Supremo 079‐2007‐
PCM aprueba lineamientos para la elaboración y aprobación del TUPA y
establecen disposiciones para el cumplimiento de la Ley del Silencio
Administrativo, señala que el TUPA de las Entidades del Gobierno Nacional,
incluyendo a los de sus Organismos Públicos Descentralizados, Organismos
Constitucionalmente Autónomos y demás Poderes del Estado, deberán ser
publicados conjuntamente con las normas que los aprueben en el Diario
Oficial El Peruano.
29
Conducta omisiva de los funcionarios y entidades que forman parte del conjunto organizacional
conocido como administración pública. (Danós, 1996 ,p. 225)
43
por parte de las entidades de la Administración Pública; ante el ejercicio del
derecho de petición administrativa de los ciudadanos.
o Organización Documental
o Transferencia de Documentos
o Eliminación Documental
o Servicio de información
30
Aprobada por Resolución Jefatural N° 339-2013-AGN-J Municipalidades, el 12-08-2013. Se aprueban
las directivas emitidas por la Dirección Nacional de Desarrollo Archivístico y Archivo Intermedio, que
forman parte de la presente Resolución. “Procedimientos Técnicos Archivísticos para Municipalidades y
Universidades”.
44
Gestión Documentaria y Unidades Orgánicas de las municipalidades del
país.
45
Básicamente lo que esta norma nos provee una orientación en la gestión de
registros tanto a organizaciones públicas o privadas, con la implementación
de procedimientos que tienen como finalidad, garantizar la creación, captura
y gestión de los registros. Esta norma se puede resumir en 5 puntos
principales:
46
Revisión post implementación
o Procesos y controles de gestión de registros: La idea es definir procesos
y controles que permitan clasificar, mantener, regular y asegurar la
continuidad de la gestión de registros, así como brindar seguimiento a los
movimientos y usos de los registros dentro de todas sus fases y
actividades. Para esto se implementaron los siguientes puntos:
Determinación de documentos a ser capturados dentro de un
sistema de registros.
Determinación del tiempo de retención del registro
Captura de registros
Registro
Clasificación
Almacenamiento y manipuleo
Acceso y Seguimiento
Implementación de la disposición
Documentación de los procesos de la gestión de registros
o Monitoreo y auditoria: Lo que se evidencia en este punto es que el
monitoreo y auditoria de una implementación debe cumplirse
adecuadamente, con el objetivo de asegurar que los procedimientos y
procesos se estén cumpliendo según las políticas y requerimientos de la
organización, de esta manera contar con una retroalimentación que les
permitan mejorar su desempeño y satisfacción del usuario.
47
Fuente: Bustelo, C. (2013). Normas técnicas y estándares relacionados con la
gestión documental. Recuperado de
https://es.scribd.com/document/289344050/Analisis-Del-Contexto-Organizativo-
Modulo-4.
En esta norma se abordan los principios que sustentan y rigen los metadatos
para la gestión de documentos. Estos principios se aplican a lo largo del
tiempo en:
48
o Metadatos sobre el documento mismo.
o Metadatos sobre procedimientos, políticas y regulaciones.
o Metadatos sobre agentes.
o Metadatos sobre actividades de gestión o procesos de negocio.
o Metadatos sobre actividades de gestión de documentos.
49
relación con para definir procedimientos.
metadatos
Acceso y El acceso controlado Como enfoque, se ha de resolver en el
seguridad por metadatos plano tecnológico
Trazabilidad Entendiendo las En la 23081-2 hay muchas claves para la
pistas de auditoría correcta implantación
como unos
metadatos más
Modelo de Es necesario Las 23081 definen un modelo que se
metadatos establecer un modelo puede aplicar para la creación de
esquemas y para la implantación de
sistemas de gestión de documentos
electrónicos
Niveles de Los metadatos se Fija niveles como aportación práctica para
agrupación y asignan a distintos las cinco entidades del modelo
herencia niveles
Conceptos de Desde distintos Explicativa para la implantación en las
implementación puntos de vista herramientas tecnológicas
Gestión de Procesos alineados Útil para tener en cuenta en la definición
metadatos con 15489 de procesos. Una vez definidos hay que
(incorporación, implantarlo en las herramientas
acceso, tecnológicas
conservación)
Esquemas de Adoptarlos o En la creación y desarrollo de esquemas
metadatos construirlos de metadatos. Definición de elementos
comunes
Fuente: Bustelo, C. (2008). Presentación de la Normas UNE ISO 23081-1 y 2.
Metadatos para la gestión de documentos.
Esta normas se publicaron a finales del año 2011, la ISO 30300 Información
y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Fundamentos y
vocabulario e ISO 30301 Información y documentación. Sistemas de gestión
para los documentos. Requisitos; estas normas componen la serie de
normas ISO 30300 de Sistemas de Gestión para los documentos.
50
“La norma ISO 30300 tiene como propósito describir los principios del
sistema de gestión y definir los términos relacionados. Por su parte, la norma
ISO 30301 establece los requisitos de un sistema de gestión para los
documentos y el modo en que las organizaciones puedan desarrollar una
política de gestión documental. Los requisitos contemplan desde el diseño de
procesos y aplicaciones, hasta el control, medición y evaluación de
resultados dentro de una gestión acorde con el ciclo de mejora continua. Con
ello el cumplimiento de estos requisitos por parte de las organizaciones
permite a éstas, si lo desean, certificar el sistema de gestión para
documentos implementado de acuerdo a la norma ISO 30301.” (García,
2013, p. 1)
51
Figura N° 8. Familia de normas e informes técnicos para Gestión Documental.
Fuente: García, M. (2012). Serie de normas ISO 30300 ISO 30301, claves para su
implantación. Recuperado de http://www.mecd.gob.es/cultura-
mecd/dms/mecd/cultura-mecd/areas-
cultura/principal/novedades/archivos/2012/normas-iso-
30300/Jornada30300_alsina.pdf
52
Esta norma inicial no se aplica a:
53
o 9126-1: Modelo de Calidad
o 9126-2: Métricas Externas
o 9126-3: Métricas Internas
o 9126-4: Métricas de Calidad en Uso
54
En la figura se muestra la dependencia entre los distintos enfoques de
calidad que son: La calidad interna, calidad externa y en uso.
31
Proyecto adscrito al Plan Nacional de Gobierno Electrónico 2013-2017, que está alineado con las
Políticas Públicas en Gobierno Electrónico a que se refiere la Ley N° 29904, con las Políticas de
Modernización del Estado.
55
implementación de Sistemas de Tramite Documentario con uso de la Firma
Digital para las entidades públicas que lo requieran.
1.3.1. Objetivos
56
1.3.2. Hipótesis
57
2. MÉTODO
58
2.1.3. Metodología de la investigación
59
o Precisión, provee de resultados o efectos acordados con un grado
estimado de precisión.
o Interoperabilidad, es la habilidad del software de intercambiar información
con más de un sistema.
o Seguridad, Se trabajó como una característica en la investigación.
o Conformidad de la funcionalidad, es la capacidad que tiene el software de
incorporarse a los estándares propuestos por la organización, así como a
las regulaciones y prescripciones referentes a la funcionalidad.
60
1: Generalidades), la presente norma presenta cambios referidos principalmente a
la terminología empleada propia del idioma español.
61
que garanticen su uso, fiabilidad, autenticidad y preservación de algún
manipuleo no autorizado (punto 9.6).
62
2.2. VARIABLES
Variable Independiente
X1: Sistema de Trámite Documentario.
Variable Dependiente
Y1: Evaluación de la Gestión Documentaria.
63
Tabla N° 5: Estructura variable independiente
Seguridad
VI = V1
Rendimiento Test de calidad de
Sistema de Calidad de uso uso de software
Trámite estándar
Funcionalidad
Documentario
ISO 9126-432
Usabilidad
b) Gestión Documentaria
Para definir la variable gestión documentaria, primero tendríamos que definir que
es “gestión documentaria”, el concepto de gestión documentaria apoyándonos en
la Norma ISO 33 , encontramos que es el “Área de gestión responsable de un
control eficaz y sistemático de la creación, recepción, el mantenimiento, el uso, la
disposición de documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener, en
forma de documentos, la información y prueba de las actividades y operaciones
de la organización.” (ISO 15489-1: Información y Documentación – Gestión de
Documentos. Parte 1: Generalidades, 2001, p. 4)
Tangibilidad
VD = V2
Fiabilidad Test de evaluación de
32
ISO 9126-4: Norma Internacional Estándar que evalúa la calidad de uso del software.
33
Definido en la Norma Internacional ISO 15489-1 Primera Edición de fecha 15-09-2001, en la sección
Parte 1: Generalidades “3. Términos y definiciones”, p. 4.
64
Gestión Capacidad de respuesta gestión documentaria
Documentaria
34
Garantía NTP-ISO 15489-1:2004
Empatía
34
NTP-ISO 15489-1:2004 (revisado el 2014), INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN. Gestión de registros.
Parte 1: Generalidades. 1ª Edición.
65
2.3. PARTICIPANTES
2.3.1. Población
02 Administrados 1250
TOTAL 1460
Fuente: Información entregada por la Municipalidad Distrital del Rímac.
2.3.3. Muestra
Para este estudio se utilizará un nivel de confianza del 95% y un error de 10%.
89.25
Quiere decir qué para nuestro estudio, se debe considerar una muestra de 89
personas que son los que interactúan con el Sistema de Tramite Documentario.
66
2.4. INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN
Estos cuestionarios serán elaborados para poder medir la calidad de uso del
Sistema de Trámite Documentario y el grado de satisfacción de la Gestión
Documentaria que perciben los usuarios finales, estos instrumentos permitirán
obtener información relacionada a sus indicadores.
2.5. PROCEDIMIENTOS
35
Insitu: Forma de estado presencial en el momento que se desarrollan las operaciones.
67
Aunque cada estudio tiene una identidad y unas características que la hacen
particular y diferente a las demás, a continuación, se detallará los pasos
realizados desde el inicio del estudio hasta la obtención de los resultados.
68
3. RESULTADOS
60%
50%
52%
% Porcentaje
40%
30%
35%
20%
10% 13%
0%
Deacuerdo Medio Desacuerdo
NIVEL DE EVALUACIÓN
69
Distrital del Rímac, seguido de un 35% de los encuestados que califican con un
nivel medio dicha implementación.
Satisfecho 40 45%
Medianamente 35 39%
Insatisfecho 14 16%
Total 89 100%
60%
50%
% Porcentaje
40%
45% 39%
30%
20%
10% 16%
0%
Satisfecho Medianamente Insatisfecho
NIVEL DE EVALUACIÓN
70
Los resultados obtenidos es que el 45 % de los encuestados estuvo satisfecho
con la gestión documentaria en la Municipalidad Distrital del Rímac luego de
implementado el Sistema de Tramite Documentario, seguido de un 39% de los
encuestados que se encuentran medianamente satisfechos con dicha gestión.
25
23
20
18
PERSONAS
15
13
10
10 9
9
5
4 3 0
0
Deacuerdo Medio Desacuerdo
Satisfecho 13 18 9
Medianamente 23 9 3
Insatisfecho 10 4 0
71
Tabla N° 11: Matriz de Correlaciones entre las Dimensiones de las Variables
CAPACIDAD DE
CORRELACIÓN ENTRE DIMENSIONES SEGURIDAD RENDIMIENTO FUNCIONALIDAD USABILIDAD TANGIBILIDAD FIABILIDAD
RESPUESTA
GARANTIA EMPATIA
Coeficiente de
correlación
1.000 .133 -.040 .086 .013 .185 .010 -.088 -.136
SEGURIDAD
Sig. (bilateral) .213 .713 .421 .904 .082 .923 .414 .205
Coeficiente de * *
correlación
.133 1.000 -.043 -.226 -.090 -.168 .017 -.204 -.247
RENDIMIENTO
Sig. (bilateral) .213 .691 .033 .401 .115 .872 .055 .019
Coeficiente de
correlación
-.040 -.043 1.000 -.070 -.005 .032 .020 .069 .138
FUNCIONALIDAD
Sig. (bilateral) .713 .691 .513 .965 .766 .853 .521 .197
Coeficiente de * *
correlación
.086 -.226 -.070 1.000 -.061 .033 -.049 -.075 .252
USABILIDAD
Sig. (bilateral) .421 .033 .513 .570 .756 .645 .484 .017
Coeficiente de *
Rho de correlación
.013 -.090 -.005 -.061 1.000 -.098 .048 -.183 -.231
TANGIBILIDAD
Spearman Sig. (bilateral) .904 .401 .965 .570 .360 .653 .085 .029
Coeficiente de * **
correlación
.185 -.168 .032 .033 -.098 1.000 .167 .254 .317
FIABILIDAD
Sig. (bilateral) .082 .115 .766 .756 .360 .119 .016 .002
Coeficiente de *
CAPACIDAD DE correlación
.010 .017 .020 -.049 .048 .167 1.000 .075 .238
RESPUESTA
Sig. (bilateral) .923 .872 .853 .645 .653 .119 .483 .025
Coeficiente de * *
correlación
-.088 -.204 .069 -.075 -.183 .254 .075 1.000 .220
GARANTIA
Sig. (bilateral) .414 .055 .521 .484 .085 .016 .483 .038
Coeficiente de * * * ** * *
correlación
-.136 -.247 .138 .252 -.231 .317 .238 .220 1.000
EMPATIA
Sig. (bilateral) .205 .019 .197 .017 .029 .002 .025 .038
*. La correlación es significativa al nivel 0,05 (bilateral).
**. La correlación es significativa al nivel 0,01 (bilateral).
Fuente: Elaboración propia
72
3.2. CONTRASTACIÒN DE RESULTADOS
Hipótesis General
AHo
0.95
73
Fuente: Elaboración propia.
Cabe señalar que se utilizó la Prueba de Asociación usando el Estadístico de
Prueba Rho de Spearman con una aproximación a la Distribución T de Student
con (n-2) grados de libertad, por motivo que dichas variables son de una escala
cualitativo ordinal, si hubiesen sido las variables cualitativas de escala nominal
ambas se hubiera recomendado utilizar la Prueba de Asociación utilizando el
Estadístico de Prueba Chi Cuadrado.
= ~( − )
( − )/( − )
74
Tabla N° 13: Variable Gestión Documentaria
*
Rho de TANGIBILID Coeficiente 1,000 -,098 ,025 -,165 -,259
Spearman AD de
correlación
Sig. . ,365 ,817 ,124 ,015
(bilateral)
N 88 88 88 88 88
* **
FIABILIDAD Coeficiente -,098 1,000 ,172 ,255 ,323
de
correlación
N 88 88 88 88 88
*
CAPACIDA Coeficiente ,025 ,172 1,000 ,099 ,222
D DE de
RESPUEST correlación
A Sig. ,817 ,110 . ,361 ,037
(bilateral)
N 88 88 88 88 88
* *
GARANTIA Coeficiente -,165 ,255 ,099 1,000 ,243
de
correlación
N 88 88 88 88 88
* ** * *
EMPATIA Coeficiente -,259 ,323 ,222 ,243 1,000
de
correlación
N 88 88 88 88 88
*. La correlación es significativa en el nivel 0,05 (2 colas).
**. La correlación es significativa en el nivel 0,01 (2 colas).
75
Fuente: Elaboración propia
Dado matriz de correlaciones entre las dimensiones de las variables, se puede
visualizar que existe una relación entre las siguientes dimensiones:
Regla de Contraste
76
Fuente: Bisquerra (2004), Metodología de la Investigación Educativa. Madrid, Trilla,
p.212
Sistema Gestión
**
Rho de Sistema Coeficiente de correlación 1,000 -,360
Spearman Sig. (bilateral) . 0,001
N 89 89
**
Gestión Coeficiente de correlación -,360 1,000
Sig. (bilateral) 0,001 .
N 89 89
**. La correlación es significativa en el nivel 0,01 (2 colas).
Fuente: Elaboración propia
Decisión
77
3.3. CONCLUSIONES
78
o Seguridad, en la actualidad vivimos en una sociedad que cuenta con
tecnología de la información y las comunicaciones, las preguntas
concernientes a evaluar el sistema en este punto se concentraron en
determinar qué tan seguro se percibe el sistema para los usuarios. Se
indica si el sistema cuenta con roles y perfiles de seguridad, así como la
custodia de contraseñas se acceso.
o Rendimiento, se mide el rendimiento del sistema en base al tiempo de
respuesta durante las consultas, se evalúa la calificación del usuario
midiendo la cantidad de ocurrencias detectadas.
o Funcionalidad, en este punto de la evaluación se pregunta acerca de la
calificación de los usuarios con respecto al diseño de software,
indicando si es que cumple las necesidades de la gestión.
o Usabilidad, según definición: la Usabilidad es la cualidad de la página
web o del programa informático que son sencillos de usar porque
facilitan la lectura de los textos, descargan rápidamente la información y
presentan funciones y menús sencillos, por lo que el usuario encuentra
satisfechas sus consultas y cómodo su uso. Corresponde en que
amigable puede ser el diseño del sistema para su uso,
79
o Empatía, es importante la forma de atender a los administrados, cuando
se cuenta con una herramienta de gestión moderna, se puede agilizar el
trabajo de brindar información y da como resultado que el trato y la
amabilidad de los usuarios sea el óptimo.
3.4. RECOMENDACIONES
80
determinada confirmando su identidad. Artículo 7º.- Contenido del
certificado digital Los certificados digitales emitidos por las entidades de
certificación deben contener a l menos: 1. Datos que identifiquen
indubitablemente al suscriptor. 2. Datos que identifiquen a la Entidad de
Certificación. 3. La clave pública. 4. La metodología para verificar la
firma digital del suscriptor impuesta a un mensaje de datos. 5. Número
de serie del certificado. 6. Vigencia del certificado. 7. Firma digital de la
Entidad de Certificación.
Artículo 8º.- Confidencialidad de la información La entidad de registro
recabará los datos personales del solicitante de la firma digital
directamente de éste y para los fines señalados en la presente ley.
Asimismo, la información relativa a las claves privadas y datos que no
sean materia de certificación se mantiene bajo la reserva
correspondiente. Sólo puede ser levantada por orden judicial o pedido
expreso del suscriptor de la firma digital.
Artículo 9º.- Cancelación del certificado digital La cancelación del
certificado digital puede darse: 1. A solicitud del titular de la firma digital.
2. Por revocatoria de la entidad certificante. 3. Por expiración del plazo
de vigencia. 4. Por cese de operaciones de la Entidad de Certificación.
Artículo 10º.- Revocación del certificado digital La Entidad de
Certificación revocará el certificado digital en los siguientes casos: 1. Se
determine que la información contenida en el certificado digital es
inexacta o ha sido modificada. 2. Por muerte del titular de la firma
digital. 3. Por incumplimiento derivado de la relación contractual con la
Entidad de Certificación. Artículo 11º.- Reconocimiento de certificados
emitidos por entidades extranjeras Los Certificados de Firmas Digitales
emitidos por entidades extranjeras tendrán la misma validez y eficacia
jurídica reconocida en la presente ley, siempre y cuando tales
certificados sean reconocidos por una entidad de certificación nacional
que garantice, en la misma forma que lo hace con sus propios
certificados, el cumplimiento de los requisitos, del procedimiento, así
como la validez y la vigencia del certificado.”36
Implementando dichas soluciones se lograría el ahorro del papel, así
como el mejorar en los tiempos de atención.
36
Fuente: Ley N° 27269 de Firmas y Certificados Digitales, 2000. Recuperado de
http://www.reniec.gob.pe/portal/pdf/certificacion/ANEXO6a.pdf
81
o Creación de tablero de control, los indicadores de gestión son muy
importantes en la actualidad, con ello podemos predecir escenarios en
la municipalidad y evitar algunos tipos de congestión al momento de
atender los expedientes. Existen solamente reportes gerenciales, pero
al trabajar con minería de data, data mart o warehouse pertirian.
82
4. REFERENCIAS
83
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Gobierno Vasco. (2011). Modelo de Gestión Documental del Gobierno Vasco
2.0. País Vasco, España.
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de Información, vol. 5, pp. 30-36.
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investigación 5ta Edición. México D.F., México: Editorial McGraw-Hill /
Interamericana Editores.
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D.F., México: Editorial Pearson Educación.
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Resumen y Listas de Publicaciones para el Proyecto ProCal- ProSer (tesis de
pregrado). Pontificia Universidad Católica del Perú, Lima, Perú.
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Bibliotecología, vol. 35, pp. 243-255.
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determinante en el manejo de la documentación de la facultad de ciencias
humanas y de la educación de la Universidad Técnica de Ambato (tesis de
pregrado). Universidad Técnica de Ambato, Ambato, Ecuador.
84
4.2. PÁGINAS WEB
85
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http://pepemizaoma.blogspot.com/2011/08/trabajo-de-que-es-
investigacion.html
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Portal EcuRed. (2013). La metodología DIRKS. Recuperado de
http://www.ecured.cu/index.php/DIRKS
Portal Preservando para el Futuro. Guía Cultura Cero Papel en la
Administración pública. Recuperado de
http://preservandoparaelfuturo.org/ceroPapel/Guia1-CeroPapel.pdf
Portal Red de Transparencia y Acceso a la Información. Modelo de gestión de
documentos y administración de archivos para la red de transparencia y
acceso a la información. Recuperado de http://mgd.redrta.org/modelo-de-
gestion-de-documentos-y-administracion-de-archivos-para-la-red-de-
transparencia-y-acceso-a-la-informacion/mgd/2015-01-23/093820.html
Portal Técnicas de Estudio. Metodologías de la Investigación - Diseños No
Experimentales de Investigación. Recuperado de http://www.tecnicas-de-
estudio.org/investigacion/investigacion37.htm
86
Prada, E. El reto en la génesis del documento administrativo – El ciclo vital del
documento. Recuperado de
http://www.monografias.com/trabajos33/documento-
administrativo/documento-administrativo.shtml.
RENIEC. (2000). Ley de Firmas y Certificados Digitales N° 27269.
Recuperado de http://www.reniec.gob.pe/portal/pdf/certificacion/ANEXO6a.pdf
RENIEC. (2011). Sistema Integrado de Trámite Documentario - SITD.
Recuperado de http://www.reniec.gob.pe/portal/pdf/03_sitd.pdf
87
5. ANEXOS
1 2 3 4 5
Totalmente En De Totalmente
Ninguno
Desacuerdo Desacuerdo Acuerdo en acuerdo
TANGIBILIDAD: 1 2 3 4 5
T1. ¿Los siguientes ambientes gestionados por la municipalidad
muestran una apariencia moderna?
T2. ¿Los servicios que ofrece la gestión documentaria de la
municipalidad cuentan con las instalaciones adecuadas en su
sector?,
T3. ¿El uso de los recursos destinados (equipos, formatos,
solicitudes, etc.) a su sector de parte de la Municipalidad ha sido el
adecuado para una buena productividad?
EFICIENCIA Y FIABILIDAD: 1 2 3 4 5
F4. ¿La Municipalidad ha cumplido con el compromiso de
bríndales los recursos necesarios para una mejor gestión de
tramite documentario?
F5. ¿La Municipalidad ha cumplido con el compromiso de
bríndales la instalación del sistema de trámite documentario para
el administrado?
F6. ¿La Municipalidad ha cumplido con los plazos establecidos
para la instalación del sistema de trámite documentario para el
administrado?
F7. ¿Crees que con la instalación del sistema de trámite
documentario para el administrado, mejorará su productividad?
F8. ¿Crees que es que el sistema de trámite documentario
implementado por la municipalidad facilitará el registro de la
documentación del usuario?
F9. ¿Estás de acuerdo con las consultas del estado de los
expedientes (por la web de la municipalidad, telefónica o de
manera presencial)?.
F10. ¿La municipalidad tiene la capacidad de solucionar algún
error o falla técnica que haya ocurrido con los servicios
gestionados en trámite documentario?
F11. ¿La municipalidad tiene la capacidad de solucionar las
incidencias de algún error o falla técnica si en caso haya ocurrido
con alguno de los servicios gestionados en trámite documentario?
88
CAPACIDAD DE RESPUESTA: 1 2 3 4 5
C12. ¿El funcionamiento del servicio de trámite documentario que
brinda la municipalidad es con rapidez?
C13. ¿La municipalidad le brida una buena atención en momentos
en los cuales necesita la ayuda/atención del personal por algún
problema de manera rápida y oportuna?
C14. ¿El personal que está a cargo de los servicios gestionados
por su municipalidad muestra algún interés en solucionar algún
problema que se le presente?
C15. ¿El tiempo de espera en solucionar algún problema que se le
haya presentado es el adecuado?
GARANTIA: 1 2 3 4 5
T16. ¿El personal muestra profesionalismo a la hora de brindar los
servicios gestionados por la municipalidad en su sector?
G17. ¿Las personas que laboran en los servicios que brinda la
municipalidad muestran la claridad y la precisión de la información
que usted necesita?
G18. ¿Las personas que laboran en los servicios que brinda la
municipalidad brindan toda la amplitud de la información de los
servicios que usted necesita?
G19. ¿Las personas que laboran en los servicios que brinda la
municipalidad muestran un conocimiento sólido para responder a
las preguntas que usted le hace?
G20. ¿Las personas que laboran en los servicios que brinda la
municipalidad muestran capacidad para trasmitir confianza
respecto a su trabajo?
EMPATIA: 1 2 3 4 5
E21. ¿Recibe usted un buen trato y la amabilidad correcta de parte
de las personas que laboran en los servicios que brinda la
municipalidad?
E22. ¿El personal de la municipalidad le brinda una atención
individualizada?
89
“EVALUACIÓN DE SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO POST
IMPLEMENTACIÓN”
SEGURIDAD
1. ¿El sistema cuenta con la opción de configuración de roles de usuarios? Marcar (X)
SI ( ) NO ( )
2. ¿El sistema cuenta con la opción de crear cuentas de usuario? Marcar (X)
SI ( ) NO ( )
SI ( ) NO ( )
4. ¿El sistema cuenta con la opción de asignar accesos a los usuarios? Marcar (X)
SI ( ) NO ( )
SI ( ) NO ( )
SI ( ) NO ( )
7. ¿El sistema cuenta con la opción monitorear las operaciones de los usuarios? Marcar
(X)
SI ( ) NO ( )
8. ¿El sistema cuenta con el registro de pistas de auditoria de las transacciones de los
usuarios? Marcar (X)
SI ( ) NO ( )
9. ¿El sistema cuenta con consultas que faciliten la ubicación de las pistas de auditoria?
Marcar (X)
90
SI ( ) NO ( )
10. ¿El sistema cuenta con opciones de aprobación de nivel superior al ejecutar una
operación importante? Marcar (X)
SI ( ) NO ( )
11. ¿Cómo calificaría usted las políticas de seguridad que presenta el sistema? Marcar
(X)
RENDIMIENTO
1. ¿El tiempo de respuesta del sistema ante una petición es el esperado? Marcar (X)
SI ( ) NO ( )
2. ¿Usted cree que el tiempo de respuesta ante una petición se mejoró en un 50%?
Marcar (X)
SI ( ) NO ( )
SI ( ) NO ( )
SI ( ) NO ( )
5. ¿El sistema presenta problemas cuando existen muchas sesiones activas? Marcar
(X)
SI ( ) NO ( )
SI ( ) NO ( )
SI ( ) NO ( )
91
8. ¿Mejoro el tiempo de atención de expedientes en las áreas de la entidad? Marcar (X)
SI ( ) NO ( )
11. ¿Cuánto cree usted que se redujo el proceso de resolución de expedientes? Marcar
(X)
12. ¿Cuánto cree usted que mejoro el proceso de recepción de solicitudes? Marcar (X)
FUNCIONALIDAD
SI ( ) NO ( )
SI ( ) NO ( )
SI ( ) NO ( )
SI ( ) NO ( )
5. ¿El sistema cuenta con la opción de escanear digitalmente los documentos del
expediente? Marcar (X)
SI ( ) NO ( )
92
SI ( ) NO ( )
7. ¿El sistema cuenta con la opción resolver los expedientes pendientes de atención?
Marcar (X)
SI ( ) NO ( )
8. ¿El sistema cuenta con consultas que permitan conocer la ubicación y estado el
expediente? Marcar (X)
SI ( ) NO ( )
9. ¿El sistema cuenta con consultas que permitan visualizar la hoja de ruta del
expediente? Marcar (X)
SI ( ) NO ( )
SI ( ) NO ( )
SI ( ) NO ( )
12. ¿El sistema cuenta con la opción de archivamiento del expediente? Marcar (X)
SI ( ) NO ( )
13. ¿El sistema cuenta con reportes que detallen los tipos de tramites gestionados?
Marcar (X)
SI ( ) NO ( )
14. ¿El sistema cuenta con reportes que detallen la ubicación y trazabilidad del
expediente? Marcar (X)
SI ( ) NO ( )
15. ¿El sistema cuenta con reportes que informen la cantidad de expedientes según su
estado? Marcar (X)
SI ( ) NO ( )
16. ¿El sistema cuenta con reportes que informen la cantidad de días de expedientes
no atendidos? Marcar (X)
SI ( ) NO ( )
17. ¿La información que procesa o registra el sistema se actualiza en tiempo real?
Marcar (X)
SI ( ) NO ( )
93
18. ¿El sistema cuenta con un controlador de errores que informa mediante mensajes
lo acontecido? Marcar (X)
SI ( ) NO ( )
19. ¿El sistema cuenta con un procedimiento que almacene los errores en una
bitácora? Marcar (X)
SI ( ) NO ( )
20. ¿Cómo calificaría usted las nuevas opciones implementadas en el sistema? Marcar
(X)
21. ¿Cómo calificaría usted la información que se detalla en los reportes? Marcar (X)
22. ¿Cree usted que la información mostrada en los reportes es de gran ayuda? Marcar
(X)
23. ¿Cree usted que las opciones del sistema están operativamente integradas? Marcar
(X)
USABILIDAD
SI ( ) NO ( )
SI ( ) NO ( )
SI ( ) NO ( )
94
SI ( ) NO ( )
SI ( ) NO ( )
SI ( ) NO ( )
7. ¿El sistema cuenta con alertas o mensajes que faciliten su uso? Marcar (X)
SI ( ) NO ( )
SI ( ) NO ( )
9. ¿Cree usted que se eliminaron pasos que retrasaban las operaciones del sistema?
Marcar (X)
SI ( ) NO ( )
12. ¿Cuánto cree usted que mejoro la facilidad de uso del sistema en las actividades de
los usuarios? Marcar (X)
13. ¿Cuánto cree usted que mejoro el sistema en el cumplimiento de las actividades de
los usuarios? Marcar (X)
14. ¿En cuánto cree usted que se redujo la incidencia de complicaciones en el uso del
sistema? Marcar (X)
15. ¿Qué tan confiable piensa usted que es la información que ahora brinda del
sistema? Marcar (X)
95
5.2. RESULTADOS DE ENCUESTAS
96
97
ENCUESTA DEL GESTIÓN DOCUMENTARIA
98
99
CORRELACIÓN GENERAL ENTRA VARIABLES
100
CORRELACIÓN POR DIMENSIONES
101
102
103
104
105
5.3. NORMAS LEGALES
106
Figura N° 15. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
107
Figura N° 16. Ley del Silencio Administrativo.
108
Figura N° 17. Reglamento que regula el uso de tecnologías avanzadas en materia de archivo y
documentos.
109
5.4. DOCUMENTACIÓN TÉCNICA
1. Documentación Externa
La documentación externa se registra en un sistema semi automático
denominado Sistema de Tramite, que funciona desde el año 2005, y registra la
información de los documentos externos. El el sistema no se registra la hoja
de ruta, ni tampoco permite el registro de la documentación digitalizada. Que
cuenta con la base de datos Access y no se cuenta con documentación
técnica que lo referencie.
2. Documentación Interna
La documentación interna, se realiza de forma manual, cada área maneja sus
propios correlativos, no llevando un control de la secuencia de los documentos,
adicionalmente a eso, de la misma forma el seguimiento de un documento se
realiza de forma manual con cuadernos de cargo internos de cada área. Entre
los principales documentos se encuentran:
Memorándum
Informes Técnicos
Proveídos
110
MODELADO DEL SISTEMA
1. Requerimientos Funcionales
Los requerimientos funcionales del sistema los cuales fueron proporcionados por los
usuarios finales del sistema, son descritos en la siguiente tabla en donde se
especifica el código de los 31 requisitos, cada una con su respectiva y prioridad.
111
Código Requerimiento Prioridad
El sistema
RF.21 debe manejar estados para el trámite de Alta
documentos.
El sistema permite crear nuevo file o carpetas para
RF.22 archivar documentos. Alta
112
Código Requerimiento Prioridad
2. Requerimientos No Funcionales
A. Arquitectura
B. Backups
C. Otros Requerimientos
113
El sistema de administración documentaria debe apoyar el desarrollo de la cultura
que minimice el uso del papel. Para ello, hasta donde sea posible, deberá
hacer uso de las diferentes características de la tecnología, tales como
documentos electrónicos, imágenes digitales, buscando minimizar la
sobrecarga de las redes de transporte de datos.
Lista de relación entre los casos de uso del sistema y los requerimientos
funcionales
Mostrar mensajes
de trámite
CU02 pendientes a RF.12 Mostrar mensaje de tramit es
pendientes de recepción
recepcionar
(f rom Casos de Uso)
114
Código Caso de uso del Requerimiento Representación
sistema funcional
Adjuntar
CU04 RF.9 Adjuntar documento
documento
(f rom Casos de U so)
Agregar
CU05 RF.5
indexación Agregar indexacion
Generar reporte
de consulta
(from Casos de USOS)
Generar reporte
CU07
de consulta RF.17 Generar reporte de consulta
avanzada avanzada
(from Casos de Uso)
Generar reporte
CU08
de consulta de RF.29 Generar reporte de consult a de
archivados archivados
(fr om Casos de Uso)
CU10
Buscar trámite RF.3
Buscar tramite
115
Código Caso de uso del Requerimiento Representación
sistema funcional
CU11
Enviar trámite RF.23
Enviar tramite
Gestionar
CU12 RF.6,
documentos de
RF.20,RF.18 Gestionar doc umentos de tramite
trámite
(from Casos de Uso)
CU16
Archivar trámite RF.14
Archivar tramite
Gestionar
mantenimiento
(from Casos de USO)
Gestionar
CU19 mantenimiento de RF.15 Gestionar mantenimiento usuarios
Usuarios
(from Casos de Uso)
116
Código Caso de uso del Requerimiento Representación
sistema funcional
Gestionar
CU20
mantenimiento de RF.27
Gestionar mantenimiento sede
Sede
(f rom Casos de Uso)
Gestionar
CU21
mantenimiento de RF.8 Gestionar mantenimient o procesos
Procesos (f rom Casos de Uso)
Gestionar
CU22
mantenimiento de RF.26
Gestionar mantenimiento personas
Personas
(f rom Casos de Uso)
Gestionar
CU23
mantenimiento RF.10 Gestionar mantenimient o
documentario documentario
(f rom Casos de Uso)
Gestionar
CU24
mantenimiento de RF.25
Gestionar mantenimiento contactos
Contactos
(f rom Casos de Uso)
Gestionar
CU25
mantenimiento de RF.28 Gestionar mantenimiento de
Empresa empresa
(f rom Casos de Uso)
117
Lista de actores del sistema
Código Nombre Descripción Representación
AS01 Usuario Es el actor que gestiona
los trámites en cada área
Usuario
118
Caso de Usos del Sistema
Listar tramites
Adjuntar Agregar anexos
documento indexacion
empresa
Gestionar <<include>> <<include>>
mantenim iento <<include>> <<include>>
documentario <<extend>> <<extend>> Generar nuevo
proceso de t ramite
Gestionar mantenimiento
contactos
<<include>>
Gestionar mantenimiento
personas
119
2. Relación entre actores del sistema
La relación entre actores del sistema se puede observar en el Figura Nro. 5, el
cual muestra que los actores usuario y administrador, serán llamados Usuario del
Sistema, puesto que cualquiera de los dos pueden registrar y gestionar documentos
con la única diferencia de que algunos tienen habilitados algunos módulos más.
Usuario Administrador
120
3. El usuario presiona el botón Ingresar.
4. Si los datos ingresados son correctos el
sistema muestra el menú principal según tipo
nivel de acceso para administrador o usuario.
5. Si el usuario loqueado tiene trámites pendientes
a recepcionar el sistema .invoca al CU Registrar
Incidencias (extends).
Flujos Alternativos
1. Error de ingreso
Si el usuario ha ingreso un nombre de
usuario incorrecto o un contraseña incorrecta en
el punto 3 el sistema muestra en la parte superior
un mensaje “Error”, y el flujo continúa en el punto
Pre condiciones 1. Los datos del usuario o administrador deben
estar cargados en la base de datos del sistema
de gestión documental.
2. El usuario debe estar activo en el sistema de
gestión documental.
Post condiciones 1. Se muestra la interfaz de menú principal habilitada
de acuerdo a nivel de
acceso del usuario o administrador.
Punto de extensión
1. CU Mostrar mensaje de trámites pendientes a
recepcionar, en el paso 5.
Muestra un listado de documentos pendientes a
recepcionar del usuario loqueado.
121
ARQUITECTURA DEL SISTEMA
Arquitectura WEB
Para este proyecto se va a utilizar una arquitectura WEB basada en una arquitectura
de aplicaciones de tres capas, en donde se separa la presentación, la lógica del
negocio y el acceso a los datos, las cuales se describen a continuación:
Capa Descripción
Esta capa contiene la representación gráfica o visual
Presentación del sistema, gestiona la navegabilidad de la
interfaz gráfica de usuario, validación de datos de
entrada y el formateo de los datos de salida.
Esta capa contiene el conjunto de reglas y pasos
Lógica de
establecidos para representar las necesidades que el
negocio
negocio ha establecido. Es la base del sistema.
El usuario realiza alguna tarea con la pagina HTML, la cual puede realizar
algunas validaciones en el navegador utilizando javascript, que puede estar
incluido en la página HTML o en un archivo JS.
Desde la página HTML se realiza una petición HTTP. En el servidor
correspondiente responde el Servlet invocado, el cual crea una instancia de
acción que atiende la acción solicitada.
La acción obtiene una conexión a base de datos.
Las funciones se comunican con la base de datos al ejecutar los métodos que el
bean de acción les indique.
122
La información que luego debe ser presentada en el navegador WEB, es
guardada en el ámbito Request que será mostrado por el navegador WEB.
Usando los objetos recientemente almacenados en el ámbito del Request, permite
mostrar la página HTML de respuesta, la cual es enviada al navegador WEB que
inició el pedido.
DICCIONARIO DE DATOS
I. ESQUEMA: PUBLIC
1. Tabla: public.conten
La tabla Contenes un maestro de tablas y lleva el registro de tablas maestras
como tipo de predio, tipo de documento, estado civil, entre otros.
123
2. Tabla: public.person
La tabla persona, lleva el registro de los usuarios.
124
N° Columna Tipo de Tamaño Tipo Permite Auto Descripción
dato de nulos numérico
llave
varying
28 character 10 SI NO Teléfono móvil
ctelmov
varying
29 character 200 SI NO Correo electrónico
vcorreo
varying
30 character 250 SI NO observación
vobserv
varying
1. Tabla: tramite.conten
La tabla Contenes un maestro de tablas del esquema tramite y lleva el registro de
tablas maestras como Asunto, Tipo de Documento, etc.
2. Tabla: tramite.masunto
125
Es la tabla maestra de asuntos, que se genera a raíz de los cambios de TUPA o de
conceptos por asuntos diversos.
3. Tabla: tramite.dasunto
Es la tabla detalle de asuntos, contiene el campo MASUNTO, que es el campo que
enlaza con la cabecera MASUNTO, y además es la tabla que relaciona con
TRAMITE.MCONTEN, para extraer la descripción del asunto.
4. Tabla: tramite.mconfigdoc
Es la tabla de configuración de documentos, en donde se definen las estrucuras, como
por ejemplo en el MEMORANDUM, tiene como estructura, A:, DE:, ASUNTO,
CONTENIDO:, etc.
5. Tabla: tramite.mconfigdoc
126
Es la tabla de configuración de documentos, en donde se definen las estrucuras, como
por ejemplo en el MEMORANDUM, tiene como estructura, A:, DE:, ASUNTO,
CONTENIDO:, etc.
6. Tabla: tramite.mdocumento
Es la tabla MDOCUMENTO, es la cabecera de los documentos internos y/o externo.
127
N° Columna Tipo de Tamaño Tipo Permite Auto Descripción
dato de nulos numérico
llave
Documento
7. Tabla: tramite.ddocumento
La tabla DDOCUMENTO, es la cabecera de los documentos internos y/o externo.
8. Tabla: tramite.mruta
128
La tabla MRUTA, detalla la ruta por donde circula el documento, en el caso de ser un
documento múltiple, se guarda el idsigma del envió origen en el campo mruta y la tabla
se convierte en una tabla recursiva.
9. Tabla: tramite.druta
La tabla DRUTA, detalla la ruta por donde circula el documento dentro de un área
respectiva, detalla en nombre del técnico.
129
N° Columna Tipo de Tamaño Tipo Permite Auto Descripción
dato de nulos numérico
llave
documento al usuario
5 dfecrecep Datetime SI NO Fecha de recepción del
documento.
6 dfecdevol Datetime SI NO Fecha de devolución del
Documento
7 vobserv character 250 SI NO Texto donde se digita la
varying observación del envió
del documento
8 Ctipacc Carácter 10 FK NO NO Código del tipo de
acción a seguir el
documento, se
relaciona con
tramite.mconten
9 vusernm character 25 NO NO Nombre del usuario
varying
130
III. ESQUEMA: SEGURIDAD
1. Tabla: Seguridad.area
La tabla área, lleva los registros de área y estado en el esquema de seguridad
2. Tabla: Seguridad.Objeto_Tipo
La tabla objeto_tipo lleva los registros de cidtipo, estado dentro del esquema de
Seguridad
3. Tabla: Seguridad.objetos
La tabla objeto lleva los registros de vobjeto, acción, orden dentro del esquema de
Seguridad
131
N° Columna Tipo de Tamaño Tipo de Permite Descripción
dato llave nulos
1 Cidobjeto character 10 PK NO Identificador de objeto
varying
2 Vobjeto character 50 SI Objeto
varying
3 cidtipo character 1 FK SI Identificador de tipo
varying
4 cidobjetopadre character 30 SI Identificador de objeto
varying padre
5 accion character 60 SI Acción
varying
6 orden timestamp 6 SI Orden
7 estado SI Estado de seguridad
8 estación character 30 SI Host desde el cual se
varying realiza el registro
9 Usuario_registro character 60 SI Usuario que realiza el
varying registro
10 Fecha_registro timestamp 6 SI Fecha en que se
realiza el registro
4. Tabla: Seguridad.permisos
La tabla permisos
5. Tabla: Seguridad.usuario
En la tabla usuario se encuentra los registros de usuario y su clave asi mismo como el
área y el tipo de usuario.
132
N° Columna Tipo de Tamaño Tipo de Permite Descripción
dato llave nulos
5 usuario character 50 SI usuario
varying
6 clave character 50 SI Orden
varying
7 fecha_inicio timestamp 6 NO Fecha de inicio
8 fecha_fin timestamp 6 SI Fecha final
9 fecha_vencimiento timestamp 6 SI Fecha de
vencimiento
10 ultimo_acceso timestamp 6 SI Ultimo acceso
11 nrocaja character 4 Numero de caja
varying
12 estado character 1 Estado de usuario
varying
13 estacion character 30 NO Host desde el cual
varying se realiza el
registro
14 usuario_registro character 60 SI Usuario que realiza
varying el registro
15 fecha_registro timestamp 6 NO Fecha en que se
realiza el registro
6. Tabla: Seguridad.usuario_grupo
1. Tabla: registro.mpoblad
La tabla MPOBLAD, es un maestro de centros poblados, en donde se registrarán las
urbanizaciones, Asociaciones u otros más importantes de lima para tener una
estadística de donde es que vienen las personas.
133
N° Columna Tipo de Tamaño Tipo Permite Auto Descripción
dato de nulos numérico
llave
1 Idsigma character 10 PK NO NO Identificador del
registro
2 Ccodcen character 10 FK NO NO idsigma de la tabla
DRUTA
3 Vnombre character 250 FK NO NO Descripción del
varying Centro Poblado
4 Cdistri character 10 FK NO NO Idsigma de la tabla
MUBIGEO
5 Ctipcen character 10 FK NO NO Código del tipo de
centro poblado, se
relaciona con
public.mconten
6 Cidzona character 2 NO NO Codigo de la Zona,
varying es solo un dato
descriptivo
7 Dfecdes datetimie NO NO Fecha desde
cuando está
habilitado el centro
poblado
8 Dfechas datetime NO NO Fecha hasta cuando
está habilitado el
centro poblado
9 Nestado Int NO NO Estado del Centro
poblado: 0
Deshabilitado, 1
Habilitado
10 Vhostnm character 25 NO NO Estación de trabajo
varying desde donde se
hizo la
transacción.
11 Vusernm character 25 NO NO Usuario que realizo
varying la transacción
12 Ddatetm datetime NO NO Fecha y Hora de la
transacción
13 Nsector Int NO NO Número del Sector
donde está
ubicado el centro
poblado
2. Tabla: registro.mviadis
La tabla MPOBLAD, es un maestro de vía, en donde se registrará las vías más
importantes de lima, para obtener estadísticas de la ubicación de las viviendas de los
administrados.
134
N° Columna Tipo de Tamaño Tipo Permite Auto Descripción
dato de nulos numéric
llave o
3 Ctipvia character 10 FK NO NO Código del tipo de vía,
se relaciona con
public.mconten
4 Vnombre character 250 FK NO NO Descripción de la vía
varying
5 Dfecdes datetime FK NO NO Fecha desde cuando
está habilitada la vía
6 Dfechas datetime 2 NO NO Fecha hasta cuando
está habilitada la vía
7 nestado Int NO NO Estado de la vía: 0
Deshabilitado, 1
Habilitado
8 Vhostnm character Estación de trabajo
varying desde donde se hizo
la transacción.
9 Vusernm character Usuario que realizo la
varying transacción
10 Ddatetm datetime Fecha y Hora de la
transacción
3. Tabla: registro.mubigeo
La tabla MUBIGEO, es un maestro de vía, en donde se registrará las vías más
importantes de lima, para obtener estadísticas de la ubicación de las viviendas de los
administrados.
135
5.5. MANUAL DE USUARIO
Inicio de Sesión
Pantalla Principal
136
2.- Barra de Inicio de sesión: Muestra el usuario logeado, fecha actual y
configuración de contraseña.
Modulo Mantenimiento
Carpeta Documentaria
1 2
137
Hoja de Ruta
Documentos Adjuntos
1 2
1. Nuevo Documento
2. Editar documento
138
Nuevo Documento
Bandeja de Documentos
139
Recepciona el Expediente seleccionado.
1
140