La confección del plan incluye un proceso complejo de tomas de decisiones que demandan gran cantidad

y calidad determinada de información sin la cual el proceso no es posible, al menos eficientemente. La

información necesaria en relación a un evento puede ser de muy diversos tipos y relacionada a factores de
importancia como[8]
 1. Comportamiento de eventos anteriores.
 2. Tendencias actuales de la realización del mismo.
 3. El Público al que se dirige.
 4. Su espacio físico.
 5. Fechas y duración.
 6. Presupuesto.
 7. Recursos humanos.
 8. Apoyos institucionales.
 1. Comportamiento de eventos anteriores.
En el caso de que se realice el plan para un evento efectuado con cierta periodicidad, es recomendable contar
con la información necesaria del comportamiento de los anteriormente realizados para, sobre la base de las
desviaciones y resultados positivos, confeccionar el nuevo plan
 2. Tendencias Actuales de la realización del mismo.
Conocer las tendencias actuales de la realización de eventos exitosos tanto en el país como el mundo, que se
encuentren dentro de la misma clasificación del que se está planificando, sería provechoso, en aras de que si
las condiciones de la organización lo permiten, poder incluir los aspectos positivos que incidan en
la eficiencia y eficacia del mismo.
 3. Público:
Se deben conocer las características de las personas que participaran en el evento (rangos, estatus, invitados
especiales, personalidades, líderes de opinión, jurado, prensa, expositores; participantes extranjeros,
participantes nacionales, los patrocinadores, competencia, crítica especializada, etc.) esto implica
un análisis minucioso de los gastos a sus necesidades, inquietudes e intereses por el evento.
4. Espacio físico.
Este es un elemento que tributa directamente a los resultados del evento por lo que es necesario conocer , las
características del lugar y las condiciones materiales en las que se desarrollará el mismo, se debe ser
exhaustivos en la búsqueda de sedes o locales que, ajustándose a nuestro presupuesto, brinden la mayor
comodidad y seguridad para que la percepción sobre el encuentro sea la más satisfactoria.
5. Duración.
La duración, es algo que también debe conocerse para a través de la planificación garantizar
el equilibrio necesario entre la duración y los intereses de los participantes, así como también la eficacia del
presupuesto de gastos asignado.
6. Presupuesto
El presupuesto constituye la expresión financiera de un plan, mediante esta expresión resulta posible
homogeneizar todos los elementos del plan, pues emplea una base de medida común que permite
hacer agregados.
Por medio del presupuesto se planifica y se ejecuta el financiamiento de los gastos según el evento que se
está planificando:
Gastos de imagen.
Gastos de imprenta.
Alquiler de locales.
Transportación.
Personal de apoyo.
Medios audiovisuales.
Ornamentación, Señalización e Indicadores.
Contratación de seguros.
Catering:
En los gastos personales se tiene en cuenta:
Alojamiento.
Obsequios.
Y otros que se consideren necesarios.
La conformación meticulosa de un plan de recursos financieros evitará que el evento se convierta en una
catástrofe económica. Lo que no se calcule en el presupuesto quedará fuera del plan de acciones, por lo que
se hace imprescindible considerar cada detalle por ínfimo que parezca.
7. Recursos humanos:
Es importante conocer como quedaran limitadas las responsabilidades de cada uno de los miembros del
comité organizador, para establecerlas dentro del plan así como delimitar los implicados en cada acción. La
 concentración de fuerzas en sólo unos miembros no ayuda a la eficiencia del trabajo. También es necesario
dejar definido el personal de apoyo que se contrata para trabajar en el evento.
 9. Apoyos institucionales:
El comité organizador debe estar muy bien informado acerca de cada una de las Organizaciones que apoyan
o patrocinan el evento y de la posible proliferación de connotaciones peyorativas que puedan disminuir el
prestigio del encuentro.
Proyección del plan (primer modelo)
Una vez que se tiene la información sobre el comportamiento de estos y otros aspectos que se consideren
necesarios, se procede a elaborar la primera versión del plan de acción para cada una de las etapas[9]Este
primer modelo no es el definitivo de la realidad que queremos alcanzar, sino una representación de las
primeras consideraciones a las cuales se ha llegado.
Evaluación de la proyección del plan.
El primer modelo confeccionado debe someterse al criterio de aquellos que deben participar en su análisis y
evaluación y a las autoridades (en este caso, la totalidad del comité Organizador) que deben decidir sobre la
continuación del trabajo hacia la confección del plan definitivo
10 Elementos a considerar 1.-Objetivo (Determinarlo te dará una idea de saber que tipo de
evento es) 2.-Lugar(Logística, Seguridad y Accesibilidad) 3.-Invitados ( Quien asiste te va a
dar la respuesta de que tipo de control requieres, que debes implementar y como tratar.)
4.Montaje.(tapanco,Presidium,banderas,escudos,sillas,espac ios,arreglos) 5.-
Precedencia.(Acomodo y trato) 6.-Discursos(Desde el Presidente hasta el padrino de XV años
) 7.-Seguridad en sitio y traslados. 8.-Anfitriones. 9.-Evaluación. 10.-Cierre del Evento.

¿Como se organiza un evento deportivo?

 Planeación y organización

Al iniciar y ponerse al frente de la coordinacion de un evento deportivo como requerimiento

primordial se debe recopilar información de años anteriores, ésto, para obtener una óptica
general y clara de lo preestablecido y arrancar con el trabajo.
Es muy importante archivar y publicar en medios de difusión todos los detalles ya revisados y
puestos en marcha, esto para mantener la información de lo que está sucediendo durante
y al final del evento.
Como una meta a corto plazo hay que renovar y crear sobre lo preestablecido ideas simples e
inovadoras, no tener reparos al momento de proponer ideas.
Además se debe contemplar el número de asistentes al evento, competidores y público, asi
como cual será el caracter del evento formal o informal.

 Presupuesto
El presupuestodebe sujetarse a cotizaciones y calidad de servicio, se aconseja tomar en
cuenta los imprevistos en porcentajes que van del 25% sin base de años anteriores y 5%
en base del año anterior y conforme a la experiencia que se tenga.
Los ingresos como una de las dos partes importantes del presupuesto consta de la entrada
de dinero por:
 Inscripciones
 Concesionarios
 Porcentaje de ventas.
 Stans
 Publicidad
Los egresos por entendido son los gastos realizados por:

 Programas de inauguración y clausura.

  Arbitraje
 Personal de Apoyo
 Implementos Deportivos
 Trofeos
 Transportación
 Coordinación
 Imprevistos

 Organigrama

Es una manera de organizar las distintas áreas de organización, asi como los eventos, y
requerimientos de éste, además pueden utilizarse para organizar a los participantes e
indicar las posiciones de los mismos.

 Necesidades de material y equipo

Ampliar el panorama realizando un inventario completo y conciso de la implementación física

que se cuenta, establecer lo nuevo, lo viejo, lo inservible para renovar y/o reparar además
de tener reservas de los materiales que mas se utilizan. Respecto al espacio físico
tenemos que proyectarnos a mostrar servicio, seguridad y desempeño en todas las áreas.
 Jueces
Los jueces serán encargados de que las actividades se realicen conforme a las reglas
establecidas, además de que serán apoyo o encargados del arbitraje.

 Comité de honor y justicia

Serán encargados de revisar el estado de salud de los participantes, además de que su

participación sea limpia y apegada a las reglas.
 Adecuación de infraestructura
Se debe de tomar en cuenta en donde se celebrará el evento. Es posible que la desición la
tome un comité o el patrocinador, que puede ser preciso o no tan conciso.
El lugar del evento deberá ser amplio o en su defecto adecuarse a las necesidades de los
deportes o actividades que se vayan a realizar, debe de ser cómodo para el perfil de
participantes. Debe de ser accesible y estar bien comunicado. Además debe de ser
agradable al público.

 Convocatoria

 Sistema de competencia

El sistema de competencia dependerá de las actividades que se vayan a presentar, pero se

debe preparar un cronograma que sirva de apoyo a los organizadores.

 Ceremonia de apertura

Debe de ser agradable y comoda para los invitados, además de que varía para cada evento
y del carácter que este sea, pues pueden haber banderas e himnos que deben tener lugar
y tratarse con orden y respeto.

 Desarrollo

La ejecución como tal es la puesta en marcha de lo que esta en el papel al campo de acción
donde se desarrolla lo premeditado, esto debe estar supervisado por la coordinación.
Como es de suponerse, el arbitraje es el asunto mas controversial del evento, teniendo de
antemano que unos están con el juez pero otros no. En este caso el contacto que se haga
con el organismo a cargo del arbitraje deberá de ser con gente de experiencia y buen
rendimiento en el referato de instituciones.

 Premiación

La premiación debe de ser un momento solemne, pues es uno de los momentos más
importantes y tensos de una competencia, por lo tanto debe de fomentar el
compañerismo, además de que los recoocimientos y trofeos deben de hacer sentir a los
participantes como su esfuerzo se refleja y es bien recompensado, además de
satisfactorio.

 Ceremonia de clausura

Debe de ser agradable, rápida pero sin prisas, recreandonos en la finalización, con
posibilidades de despedida y de actos de compañerismo, además de hacer la entrega de
los premios