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VICERRECTORADO ACADMICO
ESTUDIOS DE POSTGRADO
REA DE CIENCIAS ECONMICAS
POSTGRADO EN FINANZAS PBLICAS
Presentado por
GABRIELA VELSQUEZ CASTRO
Para optar por el ttulo de
Especialista en Finanzas Pblicas
ASESOR
Econ. Jacqueline SOSA
Caracas, 2011
UNIVERSIDAD CATLICA ANDRS BELLO
VICERRECTORADO ACADMICO
ESTUDIOS DE POSTGRADO
REA DE CIENCIAS ECONMICAS
POSTGRADO EN FINANZAS PBLICAS
Presentado por
GABRIELA VELSQUEZ CASTRO
Para optar por el ttulo de
Especialista en Finanzas Pblicas
ASESOR
Econ. JACQUELINE SOSA
IV
Agradezco sinceramente,
A mis padres por darme todas las oportunidades posibles
A mis incondicionales hermanas,
A Ingrid y Wilma Velsquez por sus sabias orientaciones,
A Ana Guilln y Jacqueline Sosa por su valiosa asesora y
A la Universidad Pedaggica Experimental Libertador por su colaboracin.
V
INDICE
CAPITULO I................................................................................................................... 13
CAPTULO II.................................................................................................................. 19
2.1 ANTECEDENTES
2.1 ANTECEDENTESDE
DELA
LAINVESTIGACIN...
INVESTIGACIN ................................................. 19
2.2 BASES TERICAS ....................................................................................... 20
2.3 BASES LEGALES ......................................................................................... 22
2.4 DEFINICIN DE TRMINOS........................................................................ 29
2.4.1 ACTUALIZAR UN INVENTARIO: ......................................................... 29
2.4.2 ADICIONES Y MEJORAS...29
2.4.3 ALMACEN............................................................................................ 30
2.4.4 AUDITORA ......................................................................................... 30
2.4.5 BIENES INMUEBLES .......................................................................... 30
2.4.6 BIENES MUEBLES ............................................................................. 31
2.4.7 BIENES MUEBLES EN DEPSITO .................................................... 31
2.4.8 BIENES MUEBLES EN USO ............................................................... 31
2.4.9 BIENES NACIONALES ....................................................................... 32
2.4.10 COMPRAS......................................................................................... 32
2.4.11 CONSTRUCCION DE INMUEBLES .................................................. 32
2.4.12 CUSTODIO ........................................................................................ 32
2.4.13 DEMOLICIN .................................................................................... 33
2.4.14 DESINCORPORACIN ..................................................................... 33
2.4.15 DESINCORPORACIN POR DONACION ........................................ 33
2.4.16 DESINCORPORACION POR PERMUTA .......................................... 33
VI
2.4.17 DESINCORPORACION POR TRASPASO.33
2.4.18 DETERIORO ..................................................................................... 34
2.4.19 INCORPORACIN ............................................................................ 34
2.4.20 INCORPORACION POR TRASPASO ............................................... 34
2.4.21 INOPERATIVO .................................................................................. 34
2.4.22 INSERVIBILIDAD............................................................................... 34
2.4.23 INVENTARIO ..................................................................................... 34
2.4.24 MATERIALES DE CONSUMO ........................................................... 35
2.4.25 MATERIAS ......................................................................................... 35
2.4.26 MUERTE DE SEMOVIENTES ........................................................... 35
2.4.27 PRDIDA ........................................................................................... 35
2.4.28 SEMOVIENTES ................................................................................. 35
CAPITULO III................................................................................................................. 36
CAPTULO IV ................................................................................................................ 43
CAPTULO V ................................................................................................................. 46
CAPTULO VI ................................................................................................................ 51
En la Administracin Pblica todo tipo de proceso debe estar normado para que
sea cumplido de forma homologada por cada uno de los rganos y entes pblicos y
una vez analizadas las regulaciones establecidas actualmente en la materia, se
evidencia que en este aspecto en particular las directrices existentes, no orientan
de forma especfica este tipo de funciones. Revisados cada uno de los aspectos
legales que en la actualidad proporcionan algunas pautas consideradas para
normar estos procesos generalmente conllevan slo a la funcin contralora, mas no
abarca las funciones de gestin, ya que cada uno de los aspectos legales
revisados en funcin del tema no se ajustan para regular un control de bienes en
un sistema de administracin nacional integrado. La Universidad Pedaggica
Experimental Libertador (UPEL) no escapa de tal situacin, razn por la cual se
plantea la implementacin de una metodologa que estandarice los procesos de
forma tal que se unifiquen criterios en materia de gestin de Bienes Nacionales.
Palabras Claves: Propuesta, Registro, Control de Bienes Nacionales,
Administracin Publica, Aspectos Legales, Sistema de Administracin, Nacional
Integrado, Estandarice.
INTRODUCCIN
El presente trabajo de grado tiene como finalidad presentar una propuesta para la
implementacin de una metodologa para el registro y control de bienes nacionales
de la Universidad Pedaggica Experimental Libertador, (UPEL).
13
(Asamblea Nacional, http://www.asmbleanacional.gov.ve, 10-08-2009 20:50),
se refiri a la importancia de establecer una legislacin ms slida y acorde
con la nueva concepcin del Estado, el nuevo orden socioeconmico que
permita la justa distribucin de los recursos y satisfacer las necesidades del
pueblo. En tal sentido, la Ley Orgnica de Administracin Financiera del
Sector Pblico establece en sus disposiciones finales la creacin de un sistema
integrado de bienes nacionales, y su rgano rector, los cuales se encuentran
an pendientes por elaborar. Este hecho ha generado en las instituciones del
Estado un vaco legal en cuanto a la adquisicin, conservacin, mantenimiento
y desincorporacin de bienes nacionales. Tal situacin origina que cada
institucin desarrolle diversas respuestas orientadas a la solucin de su
problemtica en relacin al manejo de los bienes, afectando con ello el
consolidado de la gestin del Estado en esa materia.
Esta institucin de ndole pblica y social posee una gran cantidad de bienes
entre ellos: edificaciones, mobiliarios, equipos electrnicos e informticos, los
cuales son registrados en el inventario de Bienes Nacionales. Los registros que
refleja la unidad datan de 1978 y se presentan en una base de datos, cuyo
respaldo reposa en los servidores de la Sede Rectoral. En la misma se
14
mantiene un registro sistemtico de las caractersticas del bien, serial, costo de
adquisicin, fecha, datos de la orden de compra y la factura con la cual se
produjo la adquisicin, as como el nmero asignado para el control de
inventario. Actualmente se encuentra en proceso de implementacin de un
sistema automatizado consolidado para sta y todas las funciones conexas
(contabilidad, adquisiciones y mantenimiento) de la UPEL y el resto de las
universidades.
15
1.2 OBJETIVO DE LA INVESTIGACIN.
16
lo cual debe existir un rgano Rector, con una normativa especfica que regule
esta gestin.
Por todas estas razones se hace imperativa la sancin de una ley que
conforme el Sistema Integrado de Administracin de Bienes Nacionales, que
pueda interrelacionarse con el resto de los sistemas bsicos que participan en
la Administracin Financiera del Sector Pblico.
17
normativa legal. Otro punto importante a destacar de la investigacin es la
relevancia desde el punto tcnico, administrativo y contable, por cuanto la
existencia de un sistema integrado que unifique los criterios en cuanto a la
adquisicin, conservacin, mantenimiento y desincorporacin de bienes a nivel
nacional repercute en un eficiente y eficaz manejo de los recursos.
18
CAPTULO II MARCO TERICO Y CONCEPTUAL
19
tales como carencia de personal, insuficientes reservas de insumos y equipos.
El objetivo fue Proponer un modelo de control de gestin para la optimizar el
sistema de almacenamiento e inventarios del Centro de Suministros en estudio.
Segn (Montesinos, 2007) Los activos son recursos controlados por las
empresas de los que se espera obtener beneficios econmicos futuros como
consecuencia de que poseen un potencial para contribuir a generar y producir,
de forma directa o indirecta, nuevos flujos de efectivo u otros medios lquidos
equivalentes para la empresa.... son en sustancia bienes o derechos
20
susceptibles de valoracin econmica que afloran en la empresa como
consecuencia de transacciones o acontecimientos pasados.
21
2.3 BASES LEGALES.
Los principales aspectos legales se presentan a continuacin en la Tabla N1:
22
INSTRUMENTO ARTICULO COMENTARIOS
(Ley de
Los bienes y rentas de las Universidades
Universidades.
Nacionales no se encuentran sometidos al
Gaceta Oficial N
N14 Rgimen de los bienes nacionales que
39.556 del 19 de
establece la Ley Orgnica de la Hacienda
noviembre de
Pblica Nacional. En su articulado vigente.
2010,)
23
INSTRUMENTO ARTICULO COMENTARIOS
24
INSTRUMENTO ARTICULO COMENTARIOS
Ley Orgnica de la
Contralora General
de la Repblica. Se establecen los procedimientos a seguir
Todo su
Gaceta Oficial N para la enajenacin, permuta, donacin y
articulado
37.347 de fecha 17 dacin en pago de los bienes.
de diciembre de
2001
25
INSTRUMENTO ARTICULO COMENTARIOS
26
INSTRUMENTO ARTICULO COMENTARIOS
Manual de Control
Interno Gaceta Establecer la normativa en trminos gruesos
Aparte de
Oficial N5275 para el registro, uso, mantenimiento,
Bienes
Extraordinario de conservacin, y custodia de los Bienes
Nacionales
fecha 17 de Nacionales
noviembre de 1998
Reglamento de la
Ley Orgnica de la
Se establecen los procedimientos a seguir
Contralora General
Todo su para la desincorporacin por enajenacin,
de la Repblica
contenido permuta, donacin y dacin en pago de los
Gaceta Oficial N
bienes.
3.169 de fecha 29
de marzo de 2001
27
INSTRUMENTO ARTICULO COMENTARIOS
Publicacin n9
Instrucciones y
Modelos para la
Contabilidad Fiscal
Establece todo lo relacionado a los procesos
de Bienes
de incorporacin, traslado, desincorporacin
Nacionales, Todo su
e inventario de los bienes para el Sistema
elaborado por la contenido
Integrado de Gestin y Control de las
Sala de
Finanzas Pblicas.
Centralizacin de la
Contralora General
de la Repblica en
el ao 1.961.
Instructivo (marzo
2.006) de la
Comisin para la Se establecen los procedimientos a seguir
Enajenacin de Todo su para la desincorporacin por enajenacin,
Bienes del Sector contenido permuta, donacin y dacin en pago de los
Pblico no Afectos bienes.
a las Industrias
Bsicas
28
INSTRUMENTO ARTICULO COMENTARIOS
Manual Funcional
para el Registro de Establece todo lo relacionado a los procesos
Bienes Muebles y de incorporacin, traslado, desincorporacin
Todo su
Semovientes de la e inventario de los bienes para el Sistema
contenido
Oficina Nacional de Integrado de Gestin y Control de las
Contabilidad Finanzas Pblicas.
Pblica (sin fecha)
Conciliar la existencia fsica con los registros contables, haciendo los ajustes
necesarios mediante los movimientos de entradas o salidas.
29
considerarn como adicionales y mejoras los gastos de reparaciones y
mantenimiento.
2.4.3 ALMACEN:
2.4.4 AUDITORA:
30
2.4.6 BIENES MUEBLES:
31
2.4.9 BIENES NACIONALES:
2.4.10 COMPRAS:
2.4.12 CUSTODIO:
32
2.4.13 DEMOLICIN:
2.4.14 DESINCORPORACIN:
Se registrarn por este concepto las donaciones que se hagan con fines
educativos o beneficios, expresamente autorizados por los organismos
correspondientes.
33
2.4.18 DETERIORO:
2.4.19 INCORPORACIN:
Son los bienes recibidos procedentes de otras oficinas nacionales, siempre que
el bien este registrado en el inventario, bien sea de Depsitos u otras
dependencias.
2.4.21 INOPERATIVO:
2.4.22 INSERVIBILIDAD:
2.4.23 INVENTARIO:
34
2.4.24 MATERIALES DE CONSUMO:
2.4.25 MATERIAS:
2.4.27 PRDIDA:
2.4.28 SEMOVIENTES:
35
CAPITULO III MARCO METODOLGICO
36
si continuamos nuestra labor bibliogrfica a base de registros policiales,
estadsticas existentes, crnicas periodsticas que contengan datos fidedignos,
investigaciones anteriores, propias o ajenas, etc.
37
fenmeno. Como ejemplo de los mismos pueden citarse: libros, revistas,
peridicos, anuarios, memorias, registros, cdices, constituciones, etctera.
Las fuentes documentales segn Lpez (2002, p. 122) estn constituidas por el
acervo documental seleccionado en la fase de planeacin, as como por los
documentos descubiertos durante el trabajo emprendido.
Las fuentes documentales pueden ser entre otras: documento escritos, como
libros, peridicos, revistas, leyes, tratados, encuestas y entrevistas escritas;
documentos flmicos, como pelculas, diapositivas, flmicas; documentos
grabados, como discos, cintas y casetes, incluso documentos electrnicos
como pginas web.
38
3.2 PROCEDIMIENTO DE LA INVESTIGACIN DOCUMENTAL.
Arias (2006), explica que las tcnicas de Recoleccin de Datos son Las
distintas formas o maneras de obtener la informacin. Son ejemplos de
tcnicas: la Observacin Directa, la Encuesta, la Entrevista, el Anlisis
Documental, Anlisis de Contenido. (p.53). En el presente estudio los datos
se obtendrn de fuentes impresas, legales o navegacin por Internet. Otros
datos se obtendrn de entrevistas a expertos y anlisis cualitativos.
39
En cuanto a las tcnicas de anlisis de los datos, Tamayo (2001) plantea que
los datos tienen su significado nicamente en funcin de las interpretaciones
que le da el autor. De nada servira una abundante informacin si no se somete
a un adecuado tratamiento analtico, para el cual se pueden utilizar tcnicas
lgicas y estadsticas. (p.18)
3.5. PROCEDIMIENTO.
a.1) Los tipos de fichas que se utilizaran son las fichas de trabajo y las fichas
bibliogrficas, las cuales permitirn realizar anotaciones relacionadas con el
conjunto de datos que identifican la fuente de informacin documental.
42
CAPTULO IV MARCO ORGANIZACIONAL
Visin:
Nivel de Polticas
Consejo Superior
43
Nivel Ejecutivo o de Toma de Decisiones
Consejo Universitario
Consejo de Apelaciones
Consejo Rectoral
Rector
Comisin Central de Currculo
Vicerrectorado de Docencia
Vicerrectorado de Investigacin y Postgrado
Vicerrectorado de Extensin
Secretara
44
Nivel Ejecutivo Operativo
45
CAPTULO V DESARROLLO
46
administrar su presupuesto, as como el artculo de la Ley de Universidades
anteriormente expuesto. De esta forma nicamente sera necesaria la
aprobacin por parte del Consejo Universitario para desincorporar, donar o
enajenar bienes nacionales. Tal opinin fue hecha del conocimiento de la
CENBISP por parte de la DGAF, esgrimiendo la Comisin nuevamente
argumentos que avalan su opinin previa.
47
5.2.2 INSTITUTO PEDAGGICO DE BARQUISIMETO:
Cuenta con tres (03) funcionarios a cargo de la gestin y tiene espacio fsico
asignado. Sin embargo no hay un responsable, estas funciones son llevadas a
cabo por el Jefe de la Seccin de Contabilidad, razn por la cual urge
establecer personal que se desempee en dicho rol. No posee software y an
no emplea el Manual de Normas y Procedimientos vigente.
48
5.2.5 INSTITUTO PEDAGGICO DE MIRANDA JOS MANUEL SISO
MARTNEZ:
Cuenta con dos (02) funcionarios, entre ellos un (01) Jefe de Bienes
Nacionales. Posee un sistema de bienes nacionales y espacio fsico para la
oficina. Emplea actualmente el Manual de Normas y Procedimientos vigente.
Reporta a la Seccin de Contabilidad.
Tiene espacio fsico para oficina pero no para depsito. Cuenta con dos (02)
funcionarios a cargo de la gestin, un (01) Supervisor de Inventarios y una (01)
Secretaria. No posee software especializado, emplea Excel para el registro de
49
inventarios. Aplica el Manual de Normas y Procedimientos vigente. Reporta a la
Unidad de Administracin y Finanzas del Instituto.
Tiene espacio fsico para oficina pero no para depsito. Cuenta con cinco (05)
funcionarios, un (01) Jefe de Registro y Control de Bienes Nacionales, un (01)
Jefe de Inventarios, un (01) Supervisor de Inventarios, un (01) Jefe de Anlisis
y Procesamiento de Compras y una (01) Oficinista. Cabe destacar que el
funcionario Jefe de Anlisis y Procesamiento de Compras, tiene un cargo de la
estructura de la Unidad de Compras y Suministros. Posee un software
diseado para el registro de bienes nacionales, nicamente en la Sede
Rectoral. Aplica el Manual de Normas y Procedimientos vigente. Reporta a la
Coordinacin Nacional de Servicios Administrativos.
50
CAPTULO VI PROPUESTA METODOLGICA PARA EL REGISTRO Y
CONTROL DE BIENES NACIONALES EN LA UNIVERSIDAD PEDAGGICA
EXPERIMENTAL LIBERTADOR
6.1.2 PRESUPUESTO
6.1.3 INFRAESTRUCTURA
52
De igual manera debe contar con un espacio dedicado exclusivamente a
depsito (distinto al almacn) de aquellos bienes muebles que segn su
condicin sean almacenados con el objeto bien sea de ser reasignados a otro
Instituto, trasladados a otra dependencia o eventualmente desincorporados del
inventario de activos de la Universidad.
6.1.4 PROCESOS
53
Incorporacin: se trata del registro de un bien adquirido, bien sea por
donacin de otro ente o por adquisicin a travs de una compra por
parte de la UPEL. Los bienes sern identificados con un sistema de
etiquetas con nmero correlativo al ser registrados en el almacn.
54
todos los casos por el Director General de Administracin y Finanzas y el Jefe
de la Unidad de Registro y Control de Bienes Nacionales. Un original de
aquellas Actas que representen movimiento de patrimonio deber ser remitido
a la Unidad de Contabilidad.
55
subordinados para el cumplimiento de las funciones, razn por la cual las
Unidades de Administracin debern solicitar a la Direccin General de
Personal, la creacin de los cargos necesarios para garantizar el
funcionamiento mnimo, la cual ser efectiva a partir del ao 2012. ste
requerimiento debe ser de cumplimiento obligatorio para aquellas oficinas de
bienes nacionales que, tal como se evidencia en el diagnstico realizado,
cuentan con menos de cuatro (04) funcionarios.
6.2.2 PRESUPUESTO
56
En todo caso, anualmente debe realizarse un apartado presupuestario al
momento de la formulacin del presupuesto, destinado a la contratacin de
plizas de seguro de los bienes muebles e inmuebles existentes y de los que
sern adquiridos en el ejercicio presupuestario siguiente.
6.2.3 INFRAESTRUCTURA
57
6.2.4 PROCESOS
58
Deben fijarse criterios nicos de depreciacin a nivel nacional de forma tal que
los registros contables sean consistentes. Para ello se sugiere tomar como
mtodo el de lnea recta y emplear como tiempos de vida til probable, los
establecidos en el SIGECOF como marco referencial.
59
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
60
Administracin y no a las Secciones de Contabilidad, donde slo se consignar
la informacin requerida mensualmente, de forma tal que quede equiparada en
estatus y responsabilidades al resto de las unidades en el caso de la Sede
Rectoral y las secciones en los Institutos Pedaggicos.
61
BIBLIOGRAFIA
62
Ley de Universidades. Gaceta Oficial N 39.556, 19 de noviembre de 2010,
63
Universidad Pedaggica Experimental Libertador. (2011). Manual de Trabajo
de Especializacin y Maestra y Tesis Doctorales. Caracas: UPEL.
64