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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LOS LLANOS

OCCIDENTALES EZEQUIEL ZAMORA
VICE-RECTORADO DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO SOCIAL
PROGRAMA CIENCIAS SOCIALES Y JURIDICAS
SUBPROGRAMA ADMINISTRACIN
SUBPROYECTO: AUDITORA ADMINISTRATIVA

MDULO II. METODOLOGIA DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA

La Metodologa de la Auditora Administrativa establece los pasos a seguir y determina la

programacin de cada uno de ellos. Lo que se debe contemplar para unificar criterios y
delimitar la profundidad con que se revisar y aplicar el anlisis administrativo.

Tambin cumple la funcin de facilitar al auditor, la identificacin y ordenamiento de la

informacin correspondiente al registro de hechos, evidencias, situaciones y
observaciones para su posterior anlisis y elaboracin de informe.

La metodologa de la Auditora Administrativa consta de cuatro etapas y es en este y los

posteriores mdulos donde se revisarn cada una de ellas.

Figura. 1. Esquema de la Metodologa de la Auditora Administrativa

Planeacin

Informe Metodologa de la Auditora Administrativa Obtencin de Informacin

Anlisis y Evaluacin de la Informacin

Fuente: Chavarra (2012)

Prof.: Jos Pimentel

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1.- PLANEACIN
En la etapa de planeacin se establecen los lineamientos a seguir durante la aplicacin de
la auditora administrativa, es decir, se desarrolla lo que ser el proyecto. En este punto se
delimitarn los factores a revisar, a partir de los resultados obtenidos en la investigacin
preliminar.

1.1.- Objetivo: es establecer las acciones que se deben realizar para llevar a cabo la
auditora en forma secuencial y ordenada. Hay que tomar en cuenta las condiciones que
puedan presentarse a fin de que se garantice la entrega de los resultados en tiempo y
forma.

Los factores a considerar para el estudio de la organizacin se determinan con base en dos
vertientes: el proceso administrativo y los elementos que forman parte de su
funcionamiento.

A continuacin se define el proceso administrativo, a fin de poder realizar un anlisis

lgico de la organizacin en todos sus mbitos.

Proceso Administrativo
Etapa Propsito Estratgico
Planeacin Definir el marco de actuacin de
- Visin - Procesos la organizacin
- Misin - Polticas
- Objetivos - Procedimiento
- Metas - Programas
- Estrategias/tcticas - Enfoques

Organizacin Disear e instrumentar la

- Estructura organizacional - Recursos humanos infraestructura para el
- Divisin y distribucin de - Cambio organizacional funcionamiento de la
funciones - Estudios administrativos organizacin
- Cultura Organizacional - Instrumentos tcnicos de
apoyo

Direccin Tomar las decisiones pertinentes

- Liderazgo - Manejo del estrs y conflicto para regular la gestin de la
- Comunicacin - Tecnologa de la informacin organizacin.
- Motivacin - Toma de decisiones
- Grupos y equipos de trabajo - Creatividad e innovacin

Control Medicin del progreso de las

- Naturaleza - Proceso acciones en funcin del
- Sistemas - reas de aplicacin desempeo.
- Niveles - Herramientas
- Calidad

Fuente: Franklin (2007)

Prof.: Jos Pimentel

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1.2.- Investigacin Preliminar: cuando ya se tiene bien definida la direccin de la

empresa y los factores que se auditarn, entonces se requiere hacer una investigacin
preliminar para determinar si realmente son alcanzables los objetivos planteados.

La investigacin preliminar implica revisar toda la informacin recopilada por la empresa y

que sta est relacionada con los factores predeterminados.

Dentro de la informacin a analizar puede ser necesario lo siguiente: los cambios que ha
sufrido la organizacin, la infraestructura, su esquema de operacin y nivel de desarrollo
tecnolgico. As como logros y expectativas no cumplidas, su posicin competitiva, entre
otras.

No podemos elaborar un proyecto de auditora si no se tienen bien definidos los objetivos

y menos si stos no son viables por las condiciones actuales de la empresa.

1.3.- Elaboracin del Proyecto de Auditora: un proyecto de auditora incluye una

propuesta tcnica y un programa de trabajo.

1.3.1.- Propuesta tcnica; especifica los siguientes aspectos: el tipo de auditora

que se pretende realizar, su alcance, antecedentes, auditoras o estudios previos que
soportan la propuesta, los objetivos a alcanzar, la estrategia, la justificacin, las acciones a
seguir, los recursos a utilizar, el costo y los resultados esperados.

1.3.2.- Programa de trabajo; especifica el nombre de la auditora, los

responsables, las reas de estudio, las actividades a realizar con su clave, el orden de las
fases, su calendarizacin y una representacin grfica, como la de Gantt, que describa las
acciones con fechas de inicio y trmino; y un formato para reportar avances.

En la etapa de planeacin se establecen los lineamientos que regularn la auditora para

garantizar los resultados del proyecto. Consiste en constituir las acciones que se deben
desarrollar para instrumentarla en forma secuencial y ordenada, por lo que hay que tomar
en cuenta las condiciones que deben prevalecer para lograrlo en tiempo y forma.

Sin una buena planeacin no sera posible continuar con el proyecto de la Auditora,
puesto que en esta etapa se definen los objetivos y las bases que garantizan los resultados
esperados.

Prof.: Jos Pimentel

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Concluida la parte preparatoria y una vez definidos los objetivos que se van a abordar y
que se ha preparado el proyecto de auditora, entonces se procede a desarrollar las
siguientes etapas:

En esta sesin conocers la etapa de obtencin de la informacin, en donde se

seleccionan las tcnicas de recoleccin que se estimen ms viables de acuerdo a las
circunstancias.

2.- OBTENCIN DE INFORMACIN

Para continuar con la metodologa de la auditora administrativa, se requiere obtener
informacin que nos ayude a sustentar nuestras observaciones o propuestas, recuerda
que sin evidencia la opinin del auditor puede carecer de validez o parecer poco objetiva.

2.1.- Fuentes de Informacin: la informacin que comprueba sus hiptesis puede

provenir de dos fuentes de informacin: las internas y externas.

2.1.1.- Internas: se obtiene dentro de la misma organizacin y que puede

provenir de los socios y accionistas, personal en todos los niveles o de sus sistemas de
informacin.

2.1.2.- Externas: son fuentes de informacin que provienen del exterior de la

organizacin y de alguno de los siguientes: organismos o instituciones gubernamentales o
privadas, competidores, proveedores, clientes actuales y potenciales, y de las redes de
informacin.

2.2.- Tcnicas de Recoleccin: sin importar la fuente, en la informacin se pueden

utilizar diversas tcnicas para recabar los datos que necesitamos. La informacin se puede
recabar con una combinacin de las siguientes tcnicas:

a) Investigacin documental: consiste en localizar y seleccionar documentos que

puedan aportar elementos de juicio a los auditores. Las fuentes documentales
pueden ser igualmente internas o externas. Entre la primera estn por ejemplo:
polticas y reglamentos, convenios, oficios o circulares, descripciones de puesto,
inventarios, estados financieros, auditorias anteriores o investigaciones propias,
etc.

b) Observacin directa: Consiste en advertir directamente como y donde se desarrolla

el trabajo, en este caso para guardar evidencia se pueden video-grabar los hechos.

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c) Acceso a redes de informacin: Consiste en la revisin de la redes, para detectar

informacin de clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones del ramo
e intercambiar datos y mantener una relacin interactiva con el entorno. Algunas
de estas redes son gratuitas y otras implican una inversin.

d) Entrevista: consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas para

obtener informacin. Este medio es de los ms utilizado ya que se tiene contacto
directo con el entrevistado, del que adems de obtener respuestas se pueden
percibir sus actitudes. Para que una entrevista funcione hay que cuidar varios
aspectos, como: tener claro el propsito, elaborar una agenda de trabajo y
concretar la cita con anticipacin.

e) Cuestionarios: Consiste en recopilar informacin por medio de preguntas escritas.

La calidad de la informacin que se obtenga depender de su estructura y forma
de presentacin. Se deben hacer cuestionamientos claros y concisos, presentar un
orden lgico, con redaccin comprensible y facilidad de respuesta.

2.3.- Evidencias: la evidencia representa la comprobacin de los hallazgos

obtenidos durante la investigacin. Se puede clasificar de la siguiente manera:

2.3.1.- Fsica: se obtiene mediante inspeccin y observacin directa de las

actividades. Se presenta a travs de videos, fotografas, grficas, cuadros, mapas o
muestra de materiales.

2.3.2.- Documental: se obtiene por medio del anlisis de documentos. Est

contenida en cartas, contratos, registros, actas, minutas, facturas, resumen, etctera.

2.3.3.- Testimonial: se obtiene de toda persona que realiza declaraciones

durante la aplicacin de la auditora.

2.3.4.- Analtica: comprende clculos, comparaciones y razonamientos

matemticos de la informacin.

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MDULO III. ANLISIS Y EVALUACIN DE LA INFORMACIN

3.- ANLISIS Y EVALUACIN DE LA INFORMACIN

Una vez que se ha recopilado la informacin, sta debe ser analizada para determinar su
naturaleza, sus caractersticas y el origen de su comportamiento, as como su
interdependencia e interaccin con las partes entre s y con el todo.

3.1.- Procedimiento: consiste en determinar primero el hecho que analiza,

describirlo, descomponerlo en todas sus partes, revisar de manera critica cada parte,
ordenar cada elemento para encontrar similitudes entre ellos, definir las relaciones que
existen y tratar de explicar su comportamiento.

3.2.- Tcnicas: en la Auditora para analizar y evaluar la informacin se pueden

utilizar dos tcnicas administrativas:

3.2.1.- Las tcnicas cualitativas, son los modelos, teoras o tcnicas como: el
anlisis foda, benchmarking, cadena de valor, crculos de calidad, diagrama de Pareto,
Empowerment, diagramas de causa-efecto, e-business, etc.

3.2.2.- Las tcnicas cuantitativas, son modelos numricos como la

programacin lineal, muestreo, simulacin, teora de colas, etc.

Una vez analizada y evaluada la informacin, con la utilizacin de una o varias de las
tcnicas anteriores se elabora un diagnstico.

3.3.- Elaboracin del Diagnstico: un diagnostico consiste en traducir los hechos y

circunstancias en informacin concreta y susceptible de ser evaluada.

Un diagnostico se elabora al ubicar a la organizacin en su realidad, es decir, destacar los

factores ms relevantes de su funcionamiento, establecer la magnitud de sus necesidades
y determinar los recursos disponibles para resolver sus problemas.

Es importante relacionar las causas de su comportamiento, el impacto con los resultados

obtenidos y sobre todo guiarlos hacia las acciones necesarias que le permitan atender sus
necesidades.

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MDULO IV. INFORME DE AUDITORA ADMINISTRATIVA

4.- INFORME DE AUDITORA ADMINISTRATIVA

En este punto ya hemos hablado de tres de las cuatro etapas de la metodologa de la
auditora administrativa. Ya sabemos en qu consiste la planeacin, de dnde obtenemos
la informacin que sustenta nuestra investigacin y finalmente con esa evidencia se
elabora un diagnostico de la situacin de la empresa. En esta sesin aprenders a elaborar
un informe y a dar el seguimiento necesario a la auditora, a fin de poder analizar el grado
de avance de la misma.

4.1.- Contenido: es el documento que engloba los resultados de la auditora.

El informe define el rea, programa o proceso auditado e incluye los antecedentes y una
justificacin, los objetivos de la auditora, la duracin, el alcance, recursos y mtodo
empleado.

Adems, debe resaltar los hechos e incluir las recomendaciones y conclusiones del
auditor, todos ellos soportados con la evidencia suficiente y debidamente documentada a
fin de no dejar lugar a dudas.

4.2.- Lineamientos Generales: El informe debe presentarse de manera puntual, es

decir, no se deben perder de vista el o los objetivos de la auditora y destacar cada uno de
ellos.

Se deben analizar diferentes alternativas, a fin de que las recomendaciones que se

propongan sean las ms viables y estn bien fundamentadas. Es importante que este
informe se haga llegar a los responsables para que le den el valor adecuado a la auditoria
y realmente se lleve a la aplicacin. Finalmente, se establece la forma en que se le dar
seguimiento a las acciones.

Existen diferentes tipos de informes que varan dependiendo de su presentacin, de quien

lo solicito y del propsito.

4.3.- Tipos de Informe: Los tipos de informes son:

4.3.1.- El informe general: incluye el rea responsable, una introduccin, los

antecedentes, las tcnicas empleadas, el diagnstico, la propuesta, la estrategia de
implementacin, el seguimiento, las conclusiones, recomendaciones y los anexos.

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4.3.2.- El informe ejecutivo: incluye el rea responsable, el periodo de revisin,

objetivos, alcance, metodologa, resumen y conclusiones.
- El informe de aspectos relevantes es el que destaca, solamente, las reas que requieren
de atencin por su desempeo deficiente.

4.4.- Propuestas: En todos los informes se hacen propuestas o recomendaciones y

en ocasiones la organizacin puede no saber cmo implementarlas. Por lo tanto, es
necesario que se entregue un programa que describa las actividades a realizar, su
secuencia, duracin, la metodologa de la implementacin, los recursos requeridos y los
responsables de su ejecucin.

4.5.- Presentacin del Informe: Una vez que se tiene terminado el informe, ahora
es necesario convocar al grupo de auditores para asegurar que cumple con todos los
lineamientos y en su caso hacer ajustes antes de presentarlo a quien lo solicit, que
pueden ser los directivos de una organizacin o los responsables de un rea.

Esta presentacin se debe hacer de manera profesional y con el apoyo de material

audiovisual.

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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Franklin, E. B. (2007). Auditora Administrativa: Gestin estratgica del cambio. Mxico:

Pearson Prentice Hall

Arens.Alvin A. (2007). Auditora: Un enfoque integral. Mxico: Pearson Prentice Hall.

Mendivil, Escalante,V.M. (2010). Elementos de Auditora. Mxico: Cengage Learning.

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