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Introduccin........................................................................................................... 1
Referencias .......................................................................................................... 42
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Introduccin
Fuente: SENA
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Mapa conceptual
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1. La informacin y el flujo de informacin en las organizaciones
Fuente: SENA
Los tres tipos de flujo de informacin presentes en una compaa segn Porret
(2010), son:
Informacin descendente.
Informacin ascendente.
Informacin horizontal.
Cuando se crea la empresa se definen las polticas que indican cmo manejar el
flujo de la informacin. Por ende, la planeacin adecuada del flujo de la
informacin dentro de la compaa mejora: El desarrollo de los procesos, las
relaciones internas y externas, y las formas de solucin de problemas,
optimizando los recursos y tiempos de futuras estrategias a seguir.
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Tipos de flujo de informacin
Al definir las polticas que rigen la empresa, se especifica cmo ser el flujo de
informacin. No obstante, debe considerarse la planeacin del manejo de
informacin y su flujo dentro de la compaa, mejorando el desarrollo de los
procesos, las relaciones internas, externas y las formas de solucin de problemas,
optimizando recursos y tiempos en las decisiones y pasos a seguir; conociendo de
antemano cul es la ruta adecuada y destinada para hacerlo. Particularmente, se
menciona que el manejo del flujo de la informacin es tan importante como el flujo
de materiales en la compaa.
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Informacin horizontal: este tipo de informacin ocurre entre los miembros del
mismo nivel jerrquico, puede ser de diferentes departamentos o del mismo. Su
principal objetivo es la coordinacin.
Con lo anterior se puede inferir cul es la importancia que tiene el manejo de los
diferentes tipos de flujo de informacin por parte de un gerente.
Fuente: SENA
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ni necesarios en la compaa, lo cual puede traer inconvenientes a la
organizacin.
El manejo de informacin debe ser siempre por escrito, con ayuda de: formatos,
formularios, reportes, informes, medios magnticos, software ERP o
Planificacin de Recursos Empresariales (en ingls Enterprise Resource
Planning) y DCS Sistemas Centrados en Datos (en ingls Data Centric
Systems) para planeacin y programacin del sistema de informacin logstico.
(Se sugiere consultar el software libre Bonitasoft para manejo de informacin
por niveles y roles u otras aplicaciones similares en la web).
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Uno de los sistemas de informacin fundamentales para la direccin de las
organizaciones, est basado en los procedimientos de la misma, los cuales se
rigen por las polticas establecidas y permiten tener control del proceso productivo
u operacional. Ms adelante se estudia este tema, para concluir cmo los
manuales de procesos y procedimientos se convierten en la herramienta esencial
para crear y organizar este tipo de informacin que permite tener veracidad,
claridad y una base para la toma de decisiones.
Las polticas
Las polticas en una compaa son los fines, principios y objetivos trazados y
definidos desde los rganos directivos, imprescindibles porque sobre ellas se
estructura la misin, objetivos, visin, estrategias, poltica de calidad y metas,
entre las principales.
Las polticas deben ser claras, ya que son la forma en la que funcionar la
empresa, luego deben ser comunicadas, socializadas, entendidas y llevadas a la
prctica por todos los miembros que componen la compaa. Lo que se plasme en
ellas debe tener como base un estudio previo, no caben suposiciones de lo que
podra ser. Las polticas deben ser nicas ya que cada empresa posee las suyas
propias, pero adems deben ser flexibles, se deben revisar al menos cada ao o
cada vez que se realicen cambios significativos en procesos, tipos de direccin,
tendencias del mercado, u otras que pueden afectarlas; esto quiere decir, que
estn en constante transformacin y los ajustes siempre sern posibles. Existen
diferentes tipos de polticas y jerarquas, entre ellas, estn las polticas de
produccin, en donde se encuentran polticas de: inventario, reposicin de
equipos, control de calidad, control de produccin; o por ejemplo, en compras
tambin se pueden crear polticas.
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compaa, para hacerlo, tener presente que sea alcanzable, con lenguaje claro
para que todos puedan aprenderla, la tica y la filosofa de la compaa debe
quedar reflejada en ella. Cada uno de los actores de la compaa puede construir
desde sus posibilidades parte del crecimiento de la empresa y tener un sentido de
pertenencia y empoderamiento hacia la misma, esto motivar al empleado en el
fortalecimiento de su razn de ser en la compaa.
En las estrategias son tiles las matrices DOFA ya que permiten visualizar:
debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas, esto da una visin completa
del proceso. Teniendo en cuenta la DOFA, se pueden establecer criterios para fijar
lmites y alcances del proyecto. Teniendo claro los objetivos, la estrategia debe
establecer responsables, tiempos y recursos para lograrlos. Al tener estos
insumos disponibles, se pueden exigir resultados los cuales deben ser verificados
a travs de un seguimiento en cada una de las etapas o momentos establecidos
desde la planeacin.
Fuente: SENA
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Proceso: conjunto de actividades o eventos que buscan un resultado especifico a
travs de la transformacin de elementos de entrada.
Los procesos crticos: son aquellos que pueden afectar en gran medida que
los procesos clave se vean amenazados en cuanto a cambios en la calidad de
los productos o servicios, detencin de los procesos productivos, daos en
propiedad, equipos o personas. Por ejemplo, en el siguiente mapa de procesos
del SENA Gestin de Mercados Logstica y Tecnologas de la Informacin se
visualizan tres grandes procesos:
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Fuente: SENA
Proceso Subproceso
01. Identificacin de necesidades.
1. Procesos estratgicos 02. Planeacin.
03. Medicin, anlisis y mejora.
01. Diseo y desarrollo curricular.
02. Gestin y alistamiento de la Formacin
Profesional Integral (F.P.I.).
2. Procesos misionales
03. Ejecucin y seguimiento de la F.P.I.
13. Emprendimiento.
14. Normalizacin de Competencias Laborales.
01. Servicio al cliente.
02. Gestin del talento humano.
03. Gestin Financiera.
3. Procesos de apoyo
04. Contratacin administrativa.
05. Gestin de la Infraestructura.
06. Gestin Documental.
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En seguida se muestra con una descripcin grfica, el subproceso nmero 5
Gestin y alistamiento de la Formacin Profesional Integral.
Fuente: SENA
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Es importante tener en cuenta que los procesos y los procedimientos estn
ntimamente relacionados.
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o Nombre de la empresa con su logotipo.
o Fecha de elaboracin.
d. Objetivo general: expresa los propsitos que se pretende cumplir. Debe ser
conciso y claro. Se estructura con un verbo en infinitivo (Ar, Er, Ir) teniendo en
cuenta a qu y para que se realiza la accin.
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o Responsabilidades: se describen las obligaciones del rea y los cargos que
intervienen en el desarrollo del procedimiento.
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3. El proceso logstico
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En consonancia con lo anterior, en cada subsistema del gran sistema logstico, se
llevan a cabo diversos procesos, los cuales se deben identificar con el fin de
determinar los procedimientos a seguir para llevarlos a cabo. El siguiente es un
esquema de la relacin entre proceso y procedimiento:
Fuente: SENA
Una vez se han identificado los procesos que se deben realizar en los
subsistemas, se elabora el mapa del proceso.
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Fuente: Porret (2010)
Fuente: SENA
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Ya se pudo observar como los mapas de proceso son una herramienta muy til
para identificar el flujo de la informacin en cada uno de los procesos del rea
logstica de una empresa.
Fuente: SENA
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4. Diseo de procesos logsticos
Fuente: SENA
Antes de disear procesos logsticos, se debe realizar una etapa de anlisis con
base en los manuales de procesos y procedimientos de la empresa que es objeto
de su investigacin y, de acuerdo con el diagnstico de la situacin problmica en
gestin logstica, se debe revisar con los usuarios de cada proceso si hacen falta
actividades, si sobran tareas, si hay algn error en la secuencia lgica de las
tareas, si faltan o sobran recursos, si se est gastando mucho tiempo en la
realizacin de una labor, si se producen cuellos de botella, si no se estn
cumpliendo los resultados esperados en la ejecucin del proceso, entre otras
situaciones. Posteriormente, se debe realizar una nueva planificacin de los
procesos logsticos en cuestin y, para la nueva propuesta, es necesario tener en
cuenta las necesidades de los usuarios internos (empleados de la organizacin,
tecnologa utilizada) y los requerimientos de los usuarios externos (clientes,
proveedores, outsourcing).
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subsistema de produccin, pertenecen los procesos logsticos de elaborar
programacin y control de la lnea de produccin, realizar la produccin, evaluar la
calidad del producto y sistema de produccin, realizar acciones de mejoramiento
al producto y al sistema de produccin. En el subsistema de distribucin, se
encuentran los procesos de elaboracin del plan operativo de distribucin, entrega
del producto al cliente, evaluacin de la entrega al cliente, entre otros.
Fuente: SENA
Para el diseo de los procesos logsticos, se debe tener en cuenta, por una parte,
lo relacionado con los clientes y los productos que ofrece la empresa. En efecto,
es importante contemplar las necesidades de los clientes, sus caractersticas,
niveles de satisfaccin, el tiempo de respuesta a un pedido del cliente, la
capacidad para realizar una entrega oportuna y al menor costo, la calidad de los
productos entregados, el nivel de competencia en el mercado, la demanda de los
productos ofertados, los costos de fabricacin, de almacenaje, de empaque, de
embalaje, de distribucin, de recursos humanos, de valor agregado, as como el
flujo de los bienes y servicios de la red logstica.
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Tipos de cliente
Fuente: SENA
Para determinar el perfil de los clientes, se deben tener en cuenta cuatro aspectos
especiales: las caractersticas geogrficas y sociales (perfil demogrfico), las
actitudes y creencias que el cliente maneja (perfil sico-grfico), el comportamiento
general del consumidor (perfil comportamental) y la reaccin que puede tener
hacia la publicidad.
Fuente: SENA
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A su vez cada elemento contiene aspectos relevantes para formar el perfil de los
consumidores como se muestra a continuacin:
Fuente: SENA
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Para realizar esta caracterizacin, se utilizan como mtodos de recoleccin de
datos cuestionarios, la entrevista y muchos otros sistemas de anlisis como los
mtodos multivariantes, entre los cuales se encuentran los estudios de
investigacin de mercados, diseos de muestreo probabilstico, tcnicas de
anlisis multivariables, anlisis de segmentacin estadstica y otras ms.
Perfil de proveedores
Por otra parte, los proveedores tambin juegan un papel fundamental en este
diseo, ya que ellos son los que proporcionan las materias primas para la
fabricacin de los productos y deben entregarlas en el momento oportuno con la
calidad requerida, con el mejor precio y en la cantidad solicitada. Los proveedores
deben cumplir normas de estandarizacin, normas de calidad y normas
gubernamentales que aseguren una buena calificacin de los servicios e insumos
que entregan en las bodegas para la fabricacin de los productos en la
organizacin. Por lo tanto, es fundamental elaborar un perfil de los clientes y de
los proveedores que muestre cules son las necesidades de la organizacin con
respecto a estos actores de la cadena logstica.
Nombre de la empresa.
Cargo de la empresa.
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Condiciones de entrega: mtodo, punto habitual de entrega.
Ofertas enviadas.
Condiciones comerciales.
Referencia y comentarios.
El perfil de los proveedores debe llevarse a cabo de acuerdo con los siguientes
criterios:
Clasificacin de proveedores
Muy confiable.
Condicional.
No confiable.
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Precio: Precio actual / Precio del ao pasado o media de los otros precios.
De acuerdo con la Fao Fiat Panis (s.f.), se pueden realizar los siguientes pasos:
Ficha de evaluacin 1
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Ficha de evaluacin 2
Escala
1 = Insatisfactorio Puntaje
Precio
5 = Muy satisfactorio
1 2 3 4 5
Experiencia
Estratgico
Personal
Equipo
Operacin
Servicio al cliente,
cumplimiento del plazo de
Comercial
entrega
Comunicacin con clientes
Planificacin
Respuesta frente a reclamos
TOTAL
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Ficha de evaluacin 3
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A continuacin se describen algunos criterios que puede usar para evaluar
proveedores:
Criterios de evaluacin
Concepto a evaluar Cmo
No encuentra soluciones: 1
Predisposicin encontrar
Encuentra soluciones: 3
soluciones (proactividad).
Encuentra muchas soluciones: 5
Entrega tarda: 1
Cumplimiento de plazo de Espordicamente cada 10 entregas incumple
entrega estipulado. una: 3
Siempre en plazo requerido: 5
No soluciona el reclamo: 1
Soluciona el reclamo pero no en el plazo
Respuesta ante reclamos. requerido: 3
Atiende en tiempo y forma el reclamo o no
hay reclamos: 5
Muchos (5 a 10): 1
Cantidad de reclamos. Pocos (hasta 5): 3
Nada (0): 5
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Variables crticas
Segn Callaba y Ojeda (2006), para identificar las variables crticas en los
procesos logsticos, estas se pueden agrupar e identificar en cuatro macro
categoras:
Con esta informacin y ayudados con sistemas de informacin se puede dar paso
a establecer y documentar los procesos dentro de la empresa. A continuacin se
analiza lo referente a los sistemas de informacin y cmo se puede hacer uso de
las herramientas que brinda la tecnologa para lograr este objetivo.
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5. Software para el diseo de procesos logsticos
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Fuente: SENA
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En esta fase de trabajo, se pueden determinar las actividades o tareas, el orden
de su ejecucin, las transiciones entre cada una, si hay tareas que son un
prerrequisito para la ejecucin de otra o si se pueden realizar simultneamente; es
posible establecer el tiempo de duracin de cada tarea y asignar recursos y
costos.
Los programas Pert y CPM se conocen como los mtodos de la ruta crtica, es
decir, el mnimo tiempo de duracin para todas las actividades del proceso.
Tambin existen otros software disponibles para este fin: Microsoft Project y Gantt
Project (software libre). Para complementar este tema, consulte el material
complementario en la plataforma con el nombre: Mtodos y tcnicas de
Programacin.
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fechas realistas de terminacin de tareas; tambin, indican si se pueden regresar
pedidos para completar operaciones; adems, permiten detallar el mejor uso de
los productos escasos, para mejorar los pedidos y el servicio al cliente. Un ejemplo
de estos programas es el software Express MRP.
6. Sistemas de informacin
Fuente: SENA
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Datos: un dato es una representacin simblica (numrica, alfabtica, entre
otra. El dato no tiene valor semntico (sentido), en s mismo; pero
convenientemente procesado se puede usar en la realizacin de clculos para
la toma de decisiones.
Entrada.
Almacenamiento.
Procesamiento.
Salida de Informacin.
Las unidades tpicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales,
las unidades de cd, los cdigos de barras, los escner, la voz, los monitores
sensibles al tacto, el teclado, el mouse, entre otras.
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Las unidades tpicas de almacenamiento son los discos magnticos o discos
duros, los discos compactos y las unidades de memoria flash.
Las unidades tpicas de salida son las impresoras, terminales, CDs, los
graficadores y los plotters, entre otros.
Una vez tratados los conceptos y los componentes del sistema de informacin se
puede hablar de cmo se arma el sistema de informacin.
La hoja de clculo Microsoft Excel es una aplicacin que permite manipular datos
numricos y alfanumricos dispuestos en forma de tabla, compuesta por celdas.
Las bases de datos en Microsoft Excel estn contenidas en dichas tablas, en las
cuales las filas son registros y las columnas son los diferentes campos.
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Diseo del sistema de informacin
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2. El control administrativo (mediciones del servicio al cliente, de la
produccin y de la calidad).
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Fuente: SENA
Los sistemas ERP facilitan las operaciones y generan informes para estipular
actividades que buscan el cumplimiento de los pedidos y el abastecimiento.
Adems, admiten bases de datos de la empresa y permiten establecer
transacciones que facilitan la planeacin, como la recepcin y administracin de
pedidos, la asignacin del inventario y el embarque (Machado y Marcano, p. 15).
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Sistemas de comunicacin
Fuente: SENA
Sistemas de ejecucin
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carga, la consolidacin y la administracin. El YMS registra el inventario en
los vehculos guardados en los patios de la planta. (Machado y Marcano,
p. 15)
Sistemas de planeacin
Para resumir este amplio tema que trata de las TIC aplicadas a la gestin de la
cadena de suministro, se considerar que en el sistema logstico se definen tres
procesos generales, como son: la logstica de entrada, logstica interna y logstica
de salida, asociados a los procesos de aprovisionamiento, produccin y
distribucin, respectivamente. Analizndolo desde este punto de vista, la siguiente
tabla muestra las aplicaciones ms conocidas existentes en el mercado para
gestionar la cadena de suministro en cada uno de sus procesos:
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Fuente: Correa y Gmez (2008)
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Referencias
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Control del documento
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