MANUAL DE

Manual de procedimiento

PROCEDIMIENTO

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 MANUAL DE
PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTO

es un

Instrumento

describe

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Actividades de
Secuencia lgica Ordenado
trabajo cotidiano
Manual de procedimiento

til en

Conocer el funcionamiento
interno de la organizacin

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respecto a facilita ayuda
Tareas
Capacitacin
Requerimientos Ubicacin Responsables Induccin
permite determina Auditora
Evaluar Fallas
lograr

Aficiencia y Eficacia
 Manual de procedimiento

1. INTRODUCCIN

Un manual de procedimiento es el documento

que contiene la descripcin de actividades que
deben seguirse en la realizacin de las funciones
de una unidad administrativa. El manual incluye
adems los puestos o unidades administrativas
que intervienen precisando su responsabilidad y
participacin.

Suelen contener informacin y ejemplos de for-

mularios, autorizaciones o documentos nece-
sarios, mquinas o equipo de oficina a utilizar
y cualquier otro dato que pueda auxiliar al co-
rrecto desarrollo de las actividades dentro de la
empresa. En l se encuentra registrada y trans-
mitida sin distorsin la informacin bsica re-
ferente al funcionamiento de las unidades ad-
ministrativas, facilita las labores de auditoria,
la evaluacin, control interno y su vigilancia, la
conciencia en los empleados y en sus jefes de
que el trabajo se est realizando o no adecua-
damente.

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2. CONCEPTOS BSICOS

MANUAL

ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO

MANUAL DE UNIDAD
PROCEDIMIENTO RESPONSABLE

OPERACIN

Manual: Un manual es un conjunto de documentos, que partiendo de los ob-

jetivos fijados y las polticas implantadas para lograrlos, seala en una forma
ordenada y sistemtica, informacin y/o instrucciones sobre historia, organi-
zacin, poltica y procedimiento de una empresa, que se consideran necesarios
para la mejor ejecucin del trabajo.

Manual de procedimiento: Es el instrumento administrativo que apoya la

realizacin del quehacer institucional cotidiano, contiene la descripcin de las
actividades que deben seguirse en las unidades administrativas mediante una
secuencia lgica y ordenada de las mismas.

Procedimiento: Presentacin por escrito, que narra una serie de actividades

relacionadas entre s y ordenadas cronolgicamente, que muestran la forma es-
tablecida en que se realiza un trabajo determinado, explicando de manera clara
y precisa en qu consisten, cundo, cmo, dnde, con qu y cunto tiempo se
hacen, sealando adems, los responsables de llevarlas a cabo.

Actividad: Es el conjunto de operaciones afines y sucesivas que son ejecuta-

das por una unidad responsable para la realizacin de un trabajo determinado.

Operacin: Cada una de las acciones fsicas o mentales necesarias para ejecu-
tar una actividad o labor determinada.

Unidad Responsable: Es el individuo, puesto o unidad administrativa que par-

ticipa en las actividades descritas en los procedimientos.

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3. UTILIDAD

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de

tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin.
Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del per-
sonal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Sirve
para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema. Interviene en
la consulta de todo el personal, que se desee emprender tareas de simplifica-
cin de trabajo como anlisis de tiempos, delegacin de autoridad, etc.

Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya

existente. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo
y evitar su alteracin arbitraria. Determina en forma ms sencilla las
responsabilidades por fallas o errores. Facilita las labores de auditoria,
evaluacin del control interno y su evaluacin. Aumenta la eficiencia de los
empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo deben hacerlo. Ayuda a la
coordinacin de actividades y evitar duplicidades. Construye una base para el
anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos
y mtodos.

2 3

CONFORMACIN
DEL MANUAL
4
Siga los
pasos 5
11
Seleccione
un nmero

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10 7

9 8

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4. CONFORMACIN DEL MANUAL

a) Identificacin

Este documento debe incorporar la siguiente informacin:

Logotipo de la organizacin.

Nombre oficial de la organizacin.

Denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en particular

debe anotarse el nombre de la misma.

Lugar y fecha de elaboracin.

Nmero de revisin (en su caso).

Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin.

Clave de la forma. En primer trmino, las siglas de la organizacin, en

segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la
forma y por ltimo, el nmero de la forma. Entre las siglas y el nmero
debe colocarse un guion o diagonal.
b) ndice o contenido

Relacin de los captulos y pginas correspondientes que forman parte del

documento.

c) Prlogo y/o Introduccin

Exposicin sobre el documento, su contenido, objeto, reas de

aplicacin e importancia de su revisin y actualizacin. Puede incluir un
mensaje de la mxima autoridad de las reas comprendidas en el manual.

d) Objetivos del procedimiento

Explicacin del propsito que se pretende cumplir con el procedimiento. Los

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objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y

evitar su alteracin arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores;
facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la evaluacin
del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes
conozcan si el trabajo se est realizando adecuadamente; reducir los costos al
aumentar la eficiencia general, adems de otras ventajas adicionales

e) reas de aplicacin y/o alcance del procedimiento

Esfera de accin que cubre el procedimiento. El procedimiento debe ser

clasificado, atendiendo al mbito de aplicacin y sus alcances, en procedimiento
macro y procedimiento sectorial.

f) Responsables

Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en el procedimiento en

cualquiera de sus fases.

g) Polticas o normas de operacin

En esta seccin se incluyen los criterios o lineamientos generales de accin que

se determinan en forma explcita para facilitar la cobertura de responsabilidad
de las distintas instancias que participaban en los procedimientos. Adems
debern contemplarse todas las normas de operacin que precisan las situaciones
alterativas que pudiesen presentarse en la operacin de los procedimientos. A
continuacin se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su
planteamiento:

Se definirn perfectamente las polticas y/o normas que circunscriben el

marco general de actuacin del personal a efecto de que este no incurra en
fallas.
Los lineamientos se elaboran clara y concisamente a fin de que sean
comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos
administrativos o con el procedimiento mismo.
Debern ser lo suficientemente explcitas para evitar la continua consulta a
los niveles jerrquicos superiores.

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h) Conceptos

Palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el procedimiento,

las cuales, por su significado o grado de especializacin requieren de mayor
informacin o ampliacin de su significado, para hacer ms accesible al usuario
la consulta del manual.

i) Procedimiento

Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las

operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qu consisten,
cundo, cmo, dnde, con qu, y cunto tiempo se hacen, sealando los
responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripcin del procedimiento es
general y por lo mismo comprende varias reas, debe anotarse a la unidad
administrativa que tiene a su cargo cada operacin. Si se trata de una descripcin
detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto
responsable de cada operacin. Es conveniente codificar las operaciones para
simplificar su comprensin e identificacin, aun en los casos de varias opciones
en una misma operacin.

j) Formulario de impresos

Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan

dentro del mismo o se adjuntan como apndices. En la descripcin de las
operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia especfica de stas,
empleando para ello nmeros indicadores que permitan asociarlas en forma
concreta. Tambin se pueden adicionar instructivos para su llenado.

k) Diagramas de Flujo

Representacin grfica de la sucesin en que se realizan las operaciones

de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se
muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos
que intervienen (procedimiento detallado), en cada operacin descrita.
Adems, suelen hacer mencin del equipo o recursos utilizados en cada caso.
Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda
una descripcin clara de las operaciones, lo que facilita su comprensin. Para
este efecto, es aconsejable el empleo de smbolos y/o grficos simplificados.

Para la representacin grfica de la secuencia de los procedimientos o actividades

que conforman el manual se utilizar los siguientes signos universales.

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Iniciacin o terminacin del procedimiento

Inicio o fin
al interior del smbolo.
En la parte Superior nombre del cargo
Empleado
del responsable de la ejecucin de la
responsable -
actividad, en la parte inferior el nombre
dependencia
de la dependencia a que pertenece.

Descripcin de Se describe en forma literal la operacin

la actividad a ejecutar.

Pregunta breve sobre la cual se toma

Decisin
alguna decisin.

Archivo Archivo del documento.

Indicando dentro del procedimiento el

Conector de
paso siguiente a una operacin. (lleva en
actividades
el interior la letra de la actividad).

Conector de fin Utilizado para indicar que el procedimiento

de pgina contina en la pgina siguiente.

Flecha Flecha utilizada para indicar la

indicadora de continuidad de las actividades dentro del
frecuencia procedimiento.
Para indicar por ejemplo un pedido,
Documento requisicin, factura, recibo, comprobante,
correspondencia, etc.

Bloque
Para indicar copias mltiples.
documentos

Remision
a otro Lleva el cdigo del procedimiento a seguir.
procedimiento
Cinta Utilizado cuando se genera un documento
magntica en disco blando (diskette).

Tira de Informacin que genera una sumadora

sumadora como parte de un proceso.

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6. GLOSARIO

Accin: Se aplica para establecer divisiones de trabajo o para distinguir o

diferenciar actos especializados.

Auditora: Tcnica que tiene como objeto la comprobacin, modificacin y

evaluacin de actividades, mediante la investigacin u observacin de hechos y
registros. Frecuentemente va acompaada de un adjetivo o de una frase des-
criptiva que indica el propsito y tipo de auditora.

Eficacia: Capacidad para cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad, las

metas y objetivos establecidos.

Eficiencia: Es el logro de los objetivos al menor costo.

Instructivo: Documento que contiene lineamientos especficos para reali-

zar una o ms actividades.

Lineamiento: Directriz que establece los lmites dentro de los cuales han
de realizarse las actividades as como las caractersticas generales que stas
debern tener.

Mtodo: Es la manera que se adopta para llevar a cabo un procedimiento, a fin

de obtener la mayor eficiencia posible para su ejecucin.

Metodologa: Disposicin lgica de los pasos tendientes a conocer y resolver

problemas administrativos por medio de un anlisis ordenado.

Tcnica: Procesamiento que la investigacin cientfica o la experiencia han

comprobado que es eficaz para alcanzar determinado propsito.

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7. RECURSOS BIBLIOGRFICOS

Franklin Fincowsky, Enrique Benjamn (1999). Organizacin de empresas, An-

lisis Diseo y Estructura. Mxico, FCA, UNAM. MCGRAW-HILL.

Franklin Fincowsky, Enrique Benjamn (1999). Manuales Administrativos: gua

para su elaboracin. Mxico, FCA - UNAM.

Gmez Ceja (1997). Sistemas administrativos. Mxico. MCGRAW-HILL.

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8. CONTROL DE DOCUMENTO

Procesos de soporte tcnico para el

mantenimiento de equipos de cmputo

Joselin Sanabria

Rafael Neftal Lizcano Reyes

Claudia Milena Hernandez Naranjo
Luis Fernando Botero Mendoza
Victor Hugo Tabares Carreo
Daniel Martnez Daz

Joselin Sanabria

Santiago Lozada Garces

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