Taller Programa y Plan de auditora - AA2

EMPRESA: PROSOL SERVICIOS C.A.

Prosol Servicios es una empresa de outsourcing, encargada de contratar,
subcontratar, tercerizar o externalizar recurso humano.
El Outsourcing, llamado en espaol subcontratacin, tercerizacin o
externalizacin, es un proceso econmico en el que una empresa toma fondos
destinados a la ejecucin de determinadas tareas y se los entrega a una empresa
externa especializada que es quin se encarga de ejecutar estas tareas por medio
de un contrato.
Hay dos tipos fundamentales:
En los que se puede subcontratar slo el personal, aportando la empresa los
recursos que ocupe ese personal
Contratar tanto el personal como los recursos.
Usualmente se ha usado el trmino de outsourcing junto con el de offshore, en
este caso se refiere a cuando esta subcontratacin se da en sitios fuera del pas de
origen de la empresa.
No debe confundirse la subcontratacin con la contratacin de servicios de una
empresa externa. En el primer caso, se da un intercambio de informacin, confianza
y coordinacin, inclusive hasta una pequea parte de cesin de responsabilidades
corporativas, mientras en el segundo caso, la empresa contratante slo indica cual
es el trabajo que se desea contratar y la segunda lo ejecuta en un tiempo
determinado.
METAS DEL OUTSOURCING
Las metas principales son
Centralizacin en las actividades propias de la empresa
Entregar las tareas colaterales a empresas externas
Reduccin de costos.
Reduccin de riesgos
Reduccin de manejo de activos
 Reduccin de personal directo
a. Objetivos y alcance de la auditora.
Objetivos
Cumplir con requisitos externos, esto es cumplimiento de los requisitos para
la certificacin ISO 9001.
Comprender la importancia del proceso de la actividad de Auditoria Interna y
como a partir de este entendimiento genera valor el equipo de control interno
y/o auditoria.
Entender las principales etapas del Proceso Auditor con el fin de enfocar la
Auditoria a los Objetivos de la entidad y la administracin de riesgos.
Aplicar en la prctica una metodologa de auditoria basada en riesgos que
apoye el cumplimiento de los objetivos de la entidad.
Verificar conformidad con requisitos contractuales
Evaluar la compatibilidad y alineacin de los objetivos del sistema de gestin
con la Poltica del sistema de gestin y los objetivos generales de la
organizacin.
Determinar la efectividad del sistema de gestin.
Alcance
Realizacin de las auditoras a sistemas de gestin, as como servir de directriz
sobre la evaluacin de competencia de los individuos involucrados en el proceso de
auditora, incluyendo el personal que maneja el programa de auditora, los auditores
y los equipos de auditora.
Esta es aplicable a toda la organizacin que requieren llevar a cabo auditorias
internas o externas a sistemas de gestin o manejar un programa de auditora.
Se llevarn a cabo auditora por departamento, el equipo de auditora
determinar la fecha, hora de la auditora y comunicar al departamento asignado
la fecha de la realizacin de la auditora.
b. Procesos a ser auditados.
1. Sistema de Gestin de Calidad.
2. Reclutamiento y seleccin de personal.
3. Entrenamiento y Competencia del Personal.
4. Nmina y Servicios al Personal.
5. Contabilidad.
6. Cuentas por pagar.
7. Compra y proveedores.
8. Ventas y Facturacin.
9. Mercadotecnia.
10. Mantenimiento de infraestructura y transporte (Servicios Generales)
11. Crdito y Cobranza.
12. Control de Calidad.
13. Mejora Continua y Costos de Calidad.
14. Servicio a Clientes.
15. Salud Integral y Seguridad Laboral.
c. Criterios de auditora y documentacin de referencia.
El criterio de auditora seleccionado es la auditora vertical, donde el auditor
evala todos los elementos, pero en solo uno o varios departamentos.
Esta actividad se realiza con el objeto de verificar si estn bien redactados, si
son complejos y si cubren las actividades que deben cubrir; durante esta etapa se
preparan listas de verificacin, que le servir de gua al auditor en la visita al terreno.
Los documentos principales son:
- Una lista de verificacin (Check list).
- Formulario para informar lo observado.
- Formulario para documentar la evidencia que respalda las conclusiones del
auditor.
 d. Ubicacin, fechas, tiempo esperado y duracin de las actividades de
auditora.
N Requisitos/Proceso/Actividad Criterios Equipo Mes
o auditor
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1 Sistema de Gestin de Calidad ISO 9001:2015 Equipo A

2 Reclutamiento y Seleccin de ISO 9001:2015 Equipo B

Personal

3 Entrenamiento y Competencia del ISO 9001:2015 Equipo C

Personal

4 Nmina y Servicios al Personal ISO 9001:2015 Equipo D

5 Contabilidad ISO 9001:2015 Equipo E

6 Cuentas por pagar ISO 9001:2015 Equipo A

7 Compra y proveedores ISO 9001:2015 Equipo B

8 Ventas y Facturacin ISO 9001:2015 Equipo C

9 Mercadotecnia ISO 9001:2015 Equipo D

10 Mantenimiento de infraestructura y ISO 9001:2015 Equipo E

transporte (Servicios Generales)

11 Crdito y Cobranza ISO 9001:2015 Equipo A

12 Control de Calidad ISO 9001:2015 Equipo B

13 Mejora Continua y Costos de Calidad ISO 9001:2015 Equipo C

14 Servicio a Clientes ISO 9001:2015 Equipo D

15 Salud Integral y Seguridad Laboral ISO 9001:2015 Equipo E

e. Mtodos de auditora a utilizar.

Mtodo de Evaluacin Objetivos Ejemplos

Revisin de registros Verificar los antecedentes del auditor Anlisis de registros de

educacin, entrenamiento,
empleo, credenciales
profesionales y experiencia en
auditora
 Retroalimentacin Proporcionar informacin sobre cmo Encuestas, cuestionarios,
se percibe el desempeo del auditor referencias personales,
recomendaciones, quejas,
evaluacin del desempeo,
evaluacin entre pares

Entrevista Evaluar los atributos personales y las Entrevistas personales

habilidades de comunicacin, para
verificar la informacin y examinar los
conocimientos y para obtener la
informacin adicional

Observacin Evaluar los atributos personales y las Actuacin, testificacin de

habilidades de comunicacin, para auditoras, desempeo en el
verificar la informacin y examinar los trabajo
conocimientos, y para obtener
informacin adicional

Examen Evaluar los atributos personales y la Exmenes orales y escritos,

aptitud para aplicar los conocimientos exmenes psicotcnicos
y habilidades

Revisin despus de la Proveer informacin sobre el Revisin del reporte de

auditora desempeo del auditor durante las
actividades de auditora, identificar
fortalezas y debilidades
auditora, entrevistas con el
lder del equipo auditor, con el
equipo auditor y, si es
adecuado, retroalimentacin
del auditado

Los procedimientos a aplicar podrn ser los siguientes:

a) Indagacin: Consiste en la averiguacin mediante entrevistas directas con el
personal de la entidad auditada o con terceros que tengan relacin con las
operaciones de sta (evidencias testimoniales).
b) Encuestas y cuestionarios: aplicacin de preguntas relacionadas con las
operaciones, para conocer la verdad de los hechos, situaciones u operaciones.
Deben estar debidamente intervenidas por los involucrados (evidencias
documentales, testimoniales).
c) Observacin: verificacin ocular de operaciones y procedimientos durante la
ejecucin de las actividades de la unidad. Se lo considera complemento del
relevamiento (evidencias fsicas).
d) Comparacin: anlisis entre las operaciones realizadas y las definidas para
determinar sus relaciones e identificar sus diferencias y semejanzas (evidencias
analticas).
e) Revisin selectiva: examen de las caractersticas importantes que debe cumplir
una actividad, informe o documento, seleccionndose as parte de las operaciones
que sern evaluadas o verificadas en la ejecucin de la auditora (evidencias
analticas).
f) Relevamiento: conjunto de actividades que permiten documentar la forma en la
que se ejecuta un procedimiento (evidencias documentales, testimoniales).
g) Rastreo: seguimiento de una operacin, a travs de la documentacin
respectiva, a fin de conocer y evaluar su ejecucin (evidencias analticas).
h) Revisin de clculos matemticos: verificacin de la exactitud aritmtica de
las operaciones contenidas en documentos (evidencias analticas y documentales).
i) Confrontacin: cotejo de informacin contenida en registros contra el soporte
documental para confirmar la veracidad, exactitud, existencia, legalidad y
legitimidad de las operaciones realizadas (evidencias analticas y documentales).
j) Mtodos estadsticos: seleccin sistemtica o casual o combinacin de ambas.
Estos mtodos aseguran que todas las operaciones tengan la misma posibilidad de
ser seleccionadas y que la seleccin represente significativamente la poblacin o
universo (evidencias analticas).
k) Confirmacin: corroboracin de la verdad, certeza o probabilidad de los hechos,
situaciones, sucesos u operaciones mediante datos o informacin, obtenidos de
manera directa y por escrito de los funcionarios que participan o ejecutan las tareas
sujetas a verificacin (evidencias documentales).
l) Comprobacin: confirmacin de la veracidad, exactitud, existencia, legalidad y
legitimidad de las operaciones realizadas por la organizacin auditada, mediante el
examen de los documentos que las justifican (evidencias documentales).
m) Conciliaciones: examen de la informacin emanada de diferentes fuentes con
respecto a una misma operacin o actividad, a efectos de hacerla concordante
(evidencias analticas).
n) Tabulacin: agrupacin de resultados importantes obtenidos en reas,
segmentos o elementos analizados, para arribar o sustentar conclusiones
(evidencias analticas).
o) Comunicacin: obtencin de informacin directa y por escrito de un sujeto
externo a la entidad auditada (evidencias testimoniales).
p) Anlisis: separacin de los elementos o partes que conforman una operacin,
actividad, transaccin o proceso, con el propsito de establecer sus propiedades y
conformidad con los criterios de orden normativo y tcnico (evidencias analticas).
q) Anlisis de tendencias y comparacin con los indicadores: permite medir la
eficiencia y economa en el manejo de los recursos, la eficacia y efectividad de los
bienes producidos o de los servicios prestados o el grado de satisfaccin de las
necesidades de los usuarios o beneficiarios (evidencias analticas).
r) Anlisis de soportes informticos: evaluacin de los elementos lgicos,
programas y aplicaciones utilizados por el auditado (evidencias informticas).
s) Inspeccin: examen fsico y ocular de activos tangibles o de hechos, situaciones,
operaciones, transacciones y actividades aplicando la indagacin, observacin,
comparacin, rastreo, anlisis, tabulacin y comprobacin (evidencias fsicas).
Adicionalmente podrn utilizarse mtodos auxiliares que complementen los
procedimientos ya citados, tales como:
01) Pruebas selectivas a criterio del auditor: se seleccionar una muestra
representativa del universo a analizar con el objeto de simplificar las labores de
medicin, verificacin o examen. La cantidad y caractersticas de las unidades
elegidas estarn vinculadas con el conocimiento que pueda tener el auditor del
control interno vigente.
02) Pruebas selectivas por muestreo estadstico: se aplicarn mtodos
matemticos para determinar el tamao mnimo de la muestra que permita
cuantificar el grado de riesgo que resulta de examinar slo una parte del universo.
El criterio profesional del auditor y su experiencia determinarn la combinacin
de prcticas y procedimientos, segn los riesgos y otras circunstancias, con vistas
a obtener la evidencia necesaria y la suficiente certeza para sustentar sus
conclusiones y opiniones de manera objetiva.
f. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor
Se conformarn Cinco (05) equipos de Auditoras de tres (03) personas, cada
uno con un Lider Auditor, un Asesor o expector tcnico y un observador.

Roles
Lider Auditor:
Persona calificada para manejar y realizar auditoras de calidad.
- Identifica y evalua los riesgos del programa de auditora;
- Establece responsabilidades de auditora;
- Establece procedimientos para programas de auditora;
- Determina los recursos necesarios;
- Asegura la implementacin del programa de auditora, incluyendo el
establecimiento de objetivos, alcance y criterios de auditora de las auditoras
individuales, determinando los mtodos de auditora y seleccionando el
equipo auditor y evaluando los auditores;
- Asegura el manejo y mantenimiento adecuado de los registros del programa
de auditora;
- Monitorea, revisa y mejora el programa de auditora.
- Debe asegurar que los resultados de la auditora de no conformidad, sean
documentados de forma clara, concisa y que estn respaldados por la
evidencia de la auditora.
- Debe considerar las limitaciones asociadas con la evidencia de la auditora
constatada durante sta y el reconocimiento de la fiabilidad en los resultados
 y cualquier conclusin de la auditora, se deben tomar estos factores en
cuenta al planear y ejecutar la auditora.
Asesor tcnico:
Persona que provee el conocimiento y la experiencia especifica al equipo auditor,
pero que no participa como un auditor.
Observador
Persona que acompaa al equipo auditor, pero no audita, no influencia o
interfiere con la realizacin de la auditora.
Conclusiones
La auditora es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizado por una
persona independiente y competente acerca de la informacin cuantificable de una
entidad econmica especfica, con el propsito de determinar e informar sobre el
grado de correspondencia existente entre la informacin cuantificable y los criterios
establecidos.
Su importancia es reconocida desde los tiempos ms remotos, tenindose
conocimientos de su existencia ya en las lejanas pocas de la civilizacin sumeria.
El factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el comercio, los
servicios pblicos, entre otros. Al crecer las empresas, la administracin se hace
ms complicada, adoptando mayor importancia la comprobacin y el control interno,
debido a una mayor delegacin de autoridades y responsabilidad de los
funcionarios.
Debido a todos los problemas administrativos s han presentado con el avance
del tiempo nuevas dimensiones en el pensamiento administrativo. Una de estas
dimensiones es la auditoria administrativa la cual es un examen detallado de la
administracin de un organismo social, realizado por un profesional (auditor), es
decir, es una nueva herramienta de control y evaluacin considerada como un
servicio profesional para examinar integralmente un organismo social con el
propsito de descubrir oportunidades para mejorar su administracin.
 Tomando en consideracin todo lo anteriormente realizado podemos concluir
que la auditoria es dinmica, la cual debe aplicarse formalmente toda empresa,
independientemente de su magnitud y objetivos; an en empresas pequeas, en
donde se llega a considerar inoperante, su aplicacin debe ser secuencial
constatada para lograr eficiencia.